Correspondencia comercial

Cartas comerciales en español, francés e inglés. Tipologías textuales. Referencia. Encabezamiento epistolar. Membretes

  • Enviado por: Yomisma
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Análisis contrastivo de la correspondencia Comercial

Índice

Contenidos: Páginas:

1.-Introducción..................................................................................................1 2.-Tipología textual: La carta comercial.............................................................1 3.-Estilo comercial.............................................................................................3 4.-Estructura de las cartas comerciales...............................................................8 1.-El membrete............................................................................................9 2.-Las referencias........................................................................................9 3.-La fecha................................................................................................10 4.-La dirección del destinatario..................................................................11 5.-El encabezamiento................................................................................13 6.-El cuerpo o texto...................................................................................16 6.1.-La introducción............................................................................16 6.2.-El desarrollo................................................................................18 7.-La despedida.........................................................................................18 8.-La firma................................................................................................20 9.-Modelo de carta comercial en inglés......................................................22 10.- Modelo de carta comercial en francés.................................................23 11.- Modelo de carta comercial en español................................................24 5.-Aplicación del análisis contrastivo

a. cartas comerciales de pedido y reclamaciones..........................................25 6.-Conclusiones...............................................................................................27 7.-Glosario.......................................................................................................27 8.-Bibliografía.................................................................................................33 9.-Textos.........................................................................................................34 .


1.-Introducción.

Una lengua no consiste sólo en un conjunto de verbos, nombres y adjetivos con un valor constante y equivalente al de cualquier otra, sino que cada palabra tiene varios significados o matices según el tema, la frase o la intención del que habla o escribe.

La lengua es, en la práctica, un conjunto de frases hechas. Y basta con que se forme un grupo de individuos, una sociedad cualquiera, para que pronto surja un lenguaje particular, un argot en el que las palabras y las frases adquieran un significado convencional.

El lenguaje comercial no escapa a esta ley y, en efecto, se halla reducido en rigor a cierto número de frases hechas y voces técnicas. Este hecho, que en un primer momento constituye una dificultad, tiene como contrapartida una enorme ventaja a la hora de hacer un estudio lingüístico contrastivo y describir las semejanzas y diferencias de una tipología textual en diferentes idiomas; en nuestro caso el estudio contrastivo de la correspondencia comercial en inglés, francés y español.

La importancia de la correspondencia comercial es innegable. La carta comercial es la intermediaria entre las relaciones cliente-proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales. Debemos darle, pues, una vital importancia, ya que no es única y exclusivamente la imagen de la empresa la que se recibe por medio de una carta, sino que de ella depende, muchas veces, el buen éxito de un negocio, de una venta o de una operación. Así pues, este documento constituye una auténtica prueba del trato establecido.

2.-TIPOLOGÍA TEXTUAL: LA CARTA COMERCIAL.

Es difícil establecer una tipología textual que se adecue a todas las formas que puede adoptar la correspondencia comercial: pedidos, reclamaciones, solicitudes de trabajo, pagos, informes, circulares, etc.

Según la clasificación de Hatim y Mason, podemos decir que, en general, los textos comerciales suelen ser expositivos, aunque también pueden ser, en algunos casos, instructivos, por ejemplo las circulares que se envían a los empleados dentro de una misma empresa o las cartas de oferta que envían las empresas cuando sacan al mercado un producto nuevo.

Por otra parte, la funcionalidad de un texto sólo será explicable a partir de una teoría del contexto entendida como unión de las dimensiones comunicativa, semiótica y pragmática.

En cuanto a la dimensión comunicativa, en la correspondencia comercial el campo es el intercambio comercial, que no debe confundirse con el asunto, mucho más concreto, y que suele venir señalado en la propia carta de la siguiente manera:

Asunto: pedido material fungible.

En el caso en que los asuntos sean varios lo mejor es buscar el factor común y apelar a un concepto general: pagos, ventas, contabilidad o cualquier otro.

Como ya hemos comentado en la introducción, el modo es escrito y el tenor es formal.

En cuanto a la dimensión semiótica diremos que, en general, se utiliza un lenguaje preestablecido y poco espontáneo. Además, existen una serie de convenciones institucionalizadas dentro de cada lengua (como la utilización de Yours faithfully si el saludo ha sido Dear Sirs) que producen reacciones similares en sus receptores y que hay que tener muy en cuenta a la hora de realizar el análisis contrastivo.

Finalmente, en cuanto a la dimensión pragmática, este tipo de textos se guían por le principio de cooperación porque lo importante es que se llegue a una comunicación activa entre los participantes. Por ello, se han de cumplir las máximas conversacionales, puesto que cualquier transgresión, tanto voluntaria como involuntaria, podría desembocar en un malentendido y conducir a un fracaso en el intercambio comercial.

Muy relacionado con estas tres dimensiones está la caracterización que hizo James (1972) de las variables de todo acto de habla, que nos servirá para terminar de definir la tipología de la correspondencia comercial en el contexto en que aparece:

1.-El marco. Tanto el tiempo como el lugar concretos de la redacción de una carta influyen en su forma y contenido, puesto que en cada época y en cada país se adoptarán unas convenciones. Así pues, las cartas comerciales no serán iguales en todas las lenguas.

2.-Participantes. Son el remitente y el destinatario que participan en el intercambio comercial como emisor y receptor respectivamente.

3.-Propósito. Es la función del acto de comunicación y puede ser variado (informativa, exhortativa, etc.).

4.-Clave. Es formal, como corresponde a un acto comunicativo en el que prima la cortesía y el respeto.

5.-El contenido de la carta comercial dependerá del asunto que en ella se trate (pedido de un artículo, reclamaciones, etc.).

6.-Canal. Es escrito, puesto que las empresas siempre deben dejar constancia de los asuntos tratados con otras compañías.

3.-Estilo comercial

Cuando hablamos de estilo comercial no debemos entender estilo como idiolecto, sino como el modo convencional de expresión propio del intercambio comercial.

Existen expresiones peculiares en el mundo de los negocios que se usan en la correspondencia; sin embargo, éstas no constituyen en sí un idioma para tal fin. Al corresponsal se le exige que escriba ni más ni menos que como cualquier otra persona educada en unos sólidos principios sociales.

Los únicos términos comerciales que pueden permitirse en una carta de negocios son aquellos que se refieren al propio asunto, pues indudablemente existen nombres y vocablos determinados para distinguir ciertos objetos o mercancías o para designar términos de economía, finanzas, comercio, etc.. Por ejemplo, una carta puede ser acusada o confirmada.

El estilo comercial se caracteriza por los siguientes rasgos:

1.- La claridad.

Es la primera de las condiciones esenciales que debe reunir la correspondencia comercial, ya que quien recibe la carta no debe, ni por un momento, dudar de su significado. La lucidez del estilo es innata; el poder llevarla sobre el papel depende únicamente de conseguir previamente una ordenación clara de las ideas.

Por claridad de conceptos hay que entender un modo preciso de verter datos, hechos e ideas. Resulta preferible incurrir en la parquedad, antes que caer en la verborragia poco o nada significativa.

2.- La brevedad.

La manifestación más clara de este criterio de economía es el incalculable número de unidades léxicas compuestas que aparecen en los textos comerciales.

Por ejemplo, con adjetivos como general (general), actual (efectivo), gross (íntegro), net (neto), global (mundial), real (real), etc. ... se pueden formar muchísimos compuestos, algunos de los cuales están ya considerados como unidades léxicas mientras que otros son simples acuñaciones esporádicas.

Lo mismo se puede decir de los nombres que actúan con frecuencia en función adjetiva o atributiva, por ejemplo, con group, bank, cash, department, economy, etc., se pueden formar muchas unidades compuestas, las cuales están caracterizadas por su transparencia semántica, de tal manera que su significado es perfectamente deducible del significado de las palabras que la componen.

Otro ejemplo lo constituye el uso de prefijos como contra-, pre-, super-, sobre-, sub-, etc., en español y over-, pre-, post-, self-, etc., en inglés.

3.- La pertinencia o relevancia.

Podría definirse también como “propiedad”, por cuanto se refiere a la que en todo momento debe conservarse con respecto al asunto tratado. El corresponsal necesita tener un exacto conocimiento acerca de los hechos sobre los que va a tratar para poder hablar con propiedad de los mismos.

4.-La cortesía.

Toda relación comercial se basa en el trato cortés. Esto se ve reflejado en las fórmulas de cortesía preestablecidas con las que se comienza y se termina la carta.

La educación y las buenas formas serán norma esencial de la correspondencia comercial. Una carta descortés produce una reacción sumamente negativa en quien la recibe; nunca es excusable aunque se tengan motivos para estar enojado.

5.-La elegancia

Cuando se habla de elegancia del estilo, no se hace referencia a unos valores literarios idénticos a los que se pueden hallar en la correspondencia privada o “literaria” de grandes escritores. En el caso de la correspondencia comercial, habrá que tomar en cuenta dos factores:

a) Un vocabulario pertinente, sin términos ambiguos o equívocos, con un campo de significación precisa que, en general, se centra en algún ámbito técnico (acorde con la especialidad de la empresa: textil, metalúrgica y otras).

b) Una serie de fórmulas consideradas fijas en la redacción de cartas, que será útil conocer a fondo para poder utilizarlas cuando corresponda y de un modo adecuado. La preferencia por unas u otras fórmulas constituye, sin duda, un rasgo de estilo y en la selección quedará implícito el buen gusto de quien la haya hecho.

6-La pulcritud de presentación.

Éste es un tema primario y a la vez fundamental. Si se considera que un escrito es el reflejo de la claridad de pensamiento, será sencillo admitir que una carta sin borrones ni tachaduras es lo único admisible en materia de correspondencia comercial.

Por otro lado, el estilo comercial, tanto en inglés como en francés y en español ha ganado, en los últimos años, en naturalidad y simplicidad; es más personal y vivo.

Así, en francés, en vez de declarar a nuestro acreedor que nous prenons la liberté de lui demander s'il est à même de nous accorder un délai de 30 jours (tomamos la libertad de pedirle si está a bien de concedernos una prórroga de 30 días), escribiremos simplemente Pouvez vous nous accorder un délai de 30 jours? (¿Puede concedernos una prórroga de 30 días?).

De la misma manera términos como le dévoué serviteur (su atento servidor) son ya obsoletos.

En cuanto al inglés, podríamos decir que los americanos emplean un estilo mucho más conciso que los ingleses y se preocupan mucho menos por los formulismos y las tradiciones: sus escritos tienen muy a menudo un sello personal que no hallaremos en la correspondencia británica, más seria y reservada.

Los americanos son menos cuidadosos con la gramática o, por lo menos, su concepto de lo que es “correcto” no es el mismo. Esto se aprecia, especialmente, en los casos en que se usa will en la primera persona, en tanto que un inglés utilizaría el shall.

Un famoso autor de Correspondencia inglesa y americana ha ilustrado de una manera humorística la manera diferente de tratar a un mal pagador. Los ingleses _dice_ escribirían una carta de apremio así, más o menos:

Dear Sir,

As our previous letters of 3rd July, 12 August and 14th September, requesting payment of the outstanding amount of £15.13s.9d. have been ignored by you, we must now inform you that unless your check for the amount reaches us by the end of the month, we shall reluctantly be compelled to put the matter in the hands of ours solicitors.

Yours faithfully,

(Muy señor nuestro:

Como sea que ha hecho usted caso omiso de nuestras cartas de fecha 3 de julio, 12 de agosto y 14 de septiembre, por las que le reclamábamos el pago de la cantidad pendiente por valor de £15.13s.9d., nos vemos precisados a informarle que a menos de que el cheque por dicho importe llegue a nuestro poder antes de fin de mes, nos veremos obligados a poner este asunto en manos de nuestros abogados.

Atentamente,)

Los americanos habrían tratado este asunto con mucho más sentido del humor, así por ejemplo:

Gentlemen:

Will you please send us the name of a good lawyer in your district? We may want to sue you.

Sincerely,

(Señores:

¿Quieren enviarnos, por favor, el nombre de un buen abogado de su distrito? Podemos tener necesidad de demandarles.

Atentamente,)

En español también las fórmulas de despedida han ganado en naturalidad. Así, se han sustituido frases como q.e.s.m. (que estrecha su mano); q.b.s.m. (que besa su mano); su affmo. s.s. (su afectísimo seguro servidor); D.g.Vd.m.a. (Dios guarde a usted muchos años) por atentamente le saluda, un atento saludo, reciba nuestro atento saludo, cordialmente le saluda, etc.

4.-ESTRUCTURA DE LAS CARTAS COMERCIALES.

Las cartas comerciales se mecanografían sobre papel blanco tamaño holandés o DIN A4.

Por otra parte, las cartas comerciales se redactan siguiendo un esquema específico y tradicional en cada lengua. Normalmente, una carta de negocios está dividida en 8 partes principales:

1.- Membrete.

2.- Referencia

3.- Fecha.

4.- Dirección del destinatario.

5.- Encabezamiento.

6.- Cuerpo o texto.

7.- Despedida.

8.-Firma.

1.-El membrete.

Suele ir impreso en la parte superior de la hoja y contiene, en los tres idiomas, el anagrama de la empresa o marca comercial, el nombre, la actividad de la firma, el domicilio, teléfono, número de telex y, en muchos casos, las sucursales con que cuenta.

En la correspondencia comercial francesa se coloca además el número de identidad de la empresa o número SIREN (Système d'Identification ou Répertoire National des Entreprises, Sistema de Identificación o Repertorio Nacional de las Empresas), que se encuentra inscrito con un número de referencia en el registro comercial.

Ejemplo: Reg. Com. Paris 3775663321.

Da, por lo tanto, una visión bastante completa de lo que es la empresa.

2.-Las referencias.

En la mayoría de los papeles de impresos, y esto para los tres idiomas, existe un espacio especial destinado a las referencias y señalado junto al margen izquierdo del folio. En español se designa con las abreviaturas: s/ref.-n/ref., o bien: s/escrito- n/escrito, mientras que en inglés y en francés se escriben directamente sin previa alusión mediante ninguna abreviatura.

Normalmente, junto a estas indicaciones, se escriben las iniciales del nombre y apellidos de la persona que haya dictado la carta (en general, con letras mayúsculas), separadas por una barra de las iniciales de quien mecanografió el texto (en general, con letras minúsculas), separadas a su vez por una barra de unas cifras y letras que corresponden a un código de archivos.

Ejemplo: s/ref.: JDC/mv/327LA-n/ref.:LBO/rs/5567S.

En s/ref. se alude a una carta dictada por JDC y mecanografiada por mv. En n/ref. se alude a una carta dictada por LBO y mecanografiada por rs. Estos datos son muy útiles en el momento de ordenar y preparar el trabajo de uno o varios días dentro de la empresa, porque permiten saber sin demora quiénes son las personas que llevan cada asunto o transacción.

En algunas empresas importantes, sólo se utiliza un número o bien una combinación de números y letras que, proporcionados al ordenador, brindan toda la información necesaria acerca de quién o quiénes llevan el tema y acerca del asunto en sí mismo.

3.- La fecha.

Existe una gran variedad de formas para expresar la fecha en inglés. Los británicos, más formales que los americanos, hacen constar casi siempre la cifra del día en números ordinales valiéndose de la abreviación correspondiente. Los americanos, en cambio, ponen únicamente una coma a continuación de la cifra, si bien al leerla lo hacen también considerándola un número ordinal.

En cuanto a la colocación, en inglés americano la fecha puede ir tanto a la derecha como a la izquierda, directamente debajo del membrete, mientras que en inglés británico puede ir o bien debajo del membrete o bien debajo de la dirección del destinatario a la izquierda.

Ejemplos:

a) En inglés británico:

1st January, 1996.

b) En inglés americano:

June 16, 1996.

En español, la fecha generalmente se coloca en la parte derecha, debajo del membrete en cuanto a altura. Si en el membrete, como es de suponer, figura el nombre de la población, no hace falta repetirlo al escribir la fecha. El día se escribirá en números, el mes puede ir en minúsculas o mayúsculas e indistintamente en números o letras, aunque resulta poco elegante expresarlo en números. El año se escribe también en cifras.

Ejemplo:

27 de febrero de 1996.

Puede prescindirse de la partícula “de”:

27 febrero 1996.

En francés la fecha se coloca generalmente arriba a la derecha o a veces en la mitad de la hoja. Incluye el lugar de envío, el día, el mes y el año. El nombre del mes se escribe en minúsculas, aunque esta regla no se sigue siempre. Se emplea el adjetivo ordinal sólo para el primer día del mes.

Ejemplo: Lyon, 1er juillet 1996; pero se escribe Lyon, le 15 mars 1996.

4.-La dirección del destinatario.

En inglés, la dirección comprende el nombre y lugar de residencia del destinatario. El número de la calle precede siempre al nombre de la misma y en el caso de ciudades importantes no es necesario especificar la comarca pero sí lo es cuando la empresa se encuentra ubicada en una población pequeña.

Actualmente y cada vez con mayor frecuencia, se suprime la coma después del número de la calle y del número del mes, así como en la dirección.

Ejemplo: 501 Kingsway, London, W. C.

Además, cabe destacar dos cuestiones: la primera alude a la colocación de la dirección del destinatario, que es a la izquierda; la segunda, se refiere al uso de Messrs.(que es una forma abreviada de Messieurs, el nombre en francés de Gentlemen). Esta abreviatura no debe utilizarse cuando se alude al nombre de una sociedad limitada o al nombre de empresas que especifican cuál es su línea comercial. El término Messrs. se emplea, sobre todo, cuando la carta se dirige a comunidades de bienes.

Ejemplo: Messrs. Hamilton & Jacobs

265 High Holborn

London WC1 7GS

Puede aparecer también, después de la dirección y precediendo al encabezamiento, la frase Attn. Mr. D. .. (abreviatura de “Attention Mister”) seguida de un nombre, en referencia a la persona que se va a ocupar de la carta o asunto.

En las cartas comerciales francesas, el nombre y la dirección del destinatario se escriben a la derecha, por encima o por debajo de la fecha.

Ejemplo: Monsieur le Rédacteur en Chef

Le PARISIEN LIBERÉ

124, Rue Réaumur

75002 PARIS

Si el lugar de destino es París, será necesario especificar el distrito, y si no lo es, el código postal.

En la correspondencia comercial española, el nombre del destinatario se coloca en la parte izquierda, debajo o sobre las referencias, según sea el impreso.

La carta, puede ir dirigida a una persona o a una firma comercial. En el segundo caso, si se conoce el nombre de quien se hará cargo de la carta o del asunto, es aconsejable escribir, antes del encabezamiento, a la atención del Sr. ... o a la atención de D. ...

Ejemplo: Construcciones Bilna

Carretas, 34

28012 MADRID

A la atención de D. José Ibáñez

Si el nombre de la firma es un apellido, puede ponerse delante Sres.

Ejemplo: Sres. Sardá y Jové, S.A.

Con relación al cargo o títulos que ostente el destinatario, deberá encabezar la dirección: Excmo. Sr. D...

Iltre. Dr. D...

Dr. D...

Revd. D...

Si el destinatario ocupa algún cargo, se hará constar debajo de su nombre:

Ejemplo: Sr. D....

Director Gerente de...

Fuensanta, 98

CÓRDOBA

El nombre de la calle va precedido de una coma, espacio y el número de la calle y se colocará debajo del nombre, o del cargo.

Cuando el destinatario está en la misma ciudad que el remitente, se escribe, en lugar del nombre de la ciudad, la palabra “CIUDAD”.

El nombre de la población puede aparecer en mayúsculas o en minúsculas (la primera siempre en mayúscula, claro está). En el segundo caso, suele aparecer subrayado con el fin de que destaque, cosa que no es necesaria en el primer caso.

Si la localidad no es capital de provincia, ésta se escribe a continuación y entre paréntesis. Esto mismo sucede también en la correspondencia al extranjero, en la que el nombre del país aparece después del de la ciudad y entre paréntesis.

Ejemplo: Mr. J.K. Smith

17 Botolph lane

CAMBRIDGE (Inglaterra)

5.-El encabezamiento.

En inglés, el encabezamiento aparece debajo de la dirección del destinatario precedido, al menos, por un doble espacio. Cuando la carta comercial se dirige a la empresa y no a un individuo dentro de la misma, el encabezamiento más usual es Dear Sir.

A menudo sigue una coma a la forma de saludo, pero cada vez más las empresas la están eliminando, puesto que el espaciado cumple la función de la puntuación tradicional.

Una vez más, no existen “reglas”, sino que cada empresa propone su propia política.

A pesar de lo dicho anteriormente, en Estados Unidos, la forma de encabezamiento más utilizada es Gentlemen (y no Dear Sir) y no se sangra.

Cuando la carta se dirige a un individuo de la empresa, la forma más común de saludo es Dear Sir... (o Dear Madam...), Dear Miss... o Dear Ms..., seguido del nombre de la persona a la cual va dirigida la carta.

En los últimos años se ha extendido el uso de la forma Ms, que es la forma para dirigirse a una mujer sin hacer referencia a su estado civil (el equivalente del Mr masculino).

En cuanto al francés, en las cartas comerciales el encabezamiento se sitúa a la izquierda y sin sangrar. Las fórmulas más utilizadas son Monsieur o Messieurs. Cuando a estos términos les sigue el nombre del destinatario, las fórmulas pueden escribirse de forma abreviada. Así, Monsieur se puede escribir M.; Messieurs, MM; Madame, Mme; Mademoiselle, Mlle.

No se antepone la palabra Cher como lo hace la lengua inglesa (Dear), a no ser que a los participantes del intercambio comercial les unan lazos de amistad.

Cuando el destinatario ocupa un cargo especial, éste se especifica.

Ejemplos: Monsieur le Directeur, Monsieur le Président, Monsieur le Rédacteur en Chef, etc.

En cuanto al español, en las cartas comerciales puede suprimirse el encabezamiento en algunos casos y comenzar con la introducción, como en un pedido, una oferta, etc.

Son múltiples los encabezamientos que pueden aparecer, según a la persona a quien se dirija la carta o el escrito. Las más usuales son las siguientes:

Distinguido señor: (Cuando se trata de una persona con categoría social o intelectual).

Distinguido amigo: (Si la persona es, además, conocida del remitente).

Apreciado Sr. X: (Un poco decadente, pero útil cuando no se pueden utilizar las dos anteriores).

Querido amigo: (Si el remitente tiene bastante relación con el destinatario, sin llegar a ser íntima).

Querido X: (Cuando son amigos).

Querido Sr. X:/Querido D. (Si el destinatario es una persona mayor, de respeto, pero amigo del remitente).

En las cartas estrictamente comerciales no es frecuente ni correcto usar el calificativo de querido. Asimismo, tampoco suelen utilizarse las fórmulas Muy señor mío: o Muy señores nuestros:, las cuales han caído en desuso; y Señor: y Señores: seguidas del nombre y apellidos del receptor, las cuales son galicismos o anglicanismos.

Finalmente, cabe destacar que las fórmulas Sr. y Sres. van siempre seguidas del apellido y no del nombre de pila, el cual va precedido de D. (don). Sin embargo, si los receptores son más de una persona con el mismo apellido, como en el caso de hermanos, puede escribirse Sres. delante de los nombres.

Ejemplos: Sr. D. Eugenio Montes

Sr. González

D. Antonio Boada

Sres. Martín y Enrique Vidal.

6.-El cuerpo o texto.

Dentro del cuerpo de una carta podemos distinguir dos partes: la introducción y el desarrollo.

6.1.-Introducción

En la introducción se expone el asunto de la carta y en ocasiones se hace referencia a alguna carta o contacto anterior. Generalmente, está formada por frases hechas, que se eligen según el contenido de la carta o la oportunidad del momento.

A continuación daremos una lista de frases en las tres lenguas que suelen aparecer en la introducción:

Inglés

Francés

Español

-We have pleasure in...

-...quoting as follows for...

-...submitting the following quotation...

-...offering you the following goods...

-...enclosing our estimate for the supply of...

-...sending you our latest catalogue...

-You will be interested (in) (to hear that)...

-We are pleased to inform you...

-You will find enclosed with this letter a sample of...

-As a result of the favourable supply situation we are able to offer you firm, for immediate delivery...

-(We) Thank you for your letter of...

-Many thanks for your letter of...

-Comme suite à votre lettre...

-J'ai l'honneur d'accuser récep-tion de votre lettre...

-En réponse à votre courrier du...

-C'est avec un grand plaisir que...

-Je suis dans la pénible obligation de ...

-Il m'est malheureusement im-possible de...

-Je déplore le fait de...

-J'ai été étonné d'apprendre, par votre lettre du... que...

-J'ai le plaisir de...

-Je me permets de vous écrire pour vous demander quelques renseignements concernant...

-Auriez-vous l'amabilité de bien vouloir me renseigner sur...

-Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m'adresser votre documentation sur...

-En respuesta a su carta de...

-En respuesta a su atta. carta de...

-Confirmando nuestra carta de...

-En relación a su... (carta, cir-cular, pedido, etc.)

-Confirmando nuestra conversa-ción telefónica de...

-En relación a su... (carta, cir-cular, pedido, etc.)

-Confirmando nuestro acuerdo verbal del... (o sobre)

-Referente a su escrito de...

-Conforme a su pedido de...

-Agradeceríamos recibir informa-ción sobre...

-Les agradeceríamos nos infor-maran acerca de...

-Nos complace comunicarles...

-Nos complace anunciarles...

-Tenemos el gusto de comuni-carles...

Inglés

Francés

Español

-We were very glad to receive your order for...

-We have pleasure in informing you that...

-I am writing with reference to...

-Replying to your letter of... under ref. no....

-We are pleased to announce...

-Your agency has been recommended to me by...

-We have been given your name by...

-Referring to your advice...

-We are very pleased to have you enquiry...

-We are very grateful to you for....

-I am writing concerning...

-We thank you for your remittance...

-Further to our telephone conversation ...., I am writing to confirm that...

.In confirmation of our telephone conversation of...

-In connection with the matter of...

-From your reply to our letter...

-We write to inform you...

-You have still not given us any explanation for...

-We refer to the invoice for...

-We are writing to remind you ...

-We appreciate the confidence you show in us...

-Je prends la liberté de m'adre-sser à vous pour savoir si...

-Je vous écris pour vous annoncer que...

-Je vous écris pour vous confirmer...

- Je ferai tout mon possible pour...

-Je vous informe qu'à ce jour je n'ai toujours pas...

-Je vous prie de bien vouloir...dans les plus brefs délais...

-Veuillez me faire parvenir au plus tôt...

-Je suis en droit d'exiger réparation pour...

-À défaut de recevoir...dans un délai de ..., je me verrai dans

l'obligation de ...

-Je vous prie de bien vouloir

m'excuser de...

-J'espère que vous ne me tiendrez pas rigueur de...

-Je me permets de solliciter la situation actuellement vacante...

-J'ai lu votre annonce parue...

-En réponse à votre lettre du...

-Vous avez pu constater combien mon compte de ventes du mois...

-À la suite d'une annonce que nous avons fait paraître dans...

-Nous désirons adjoindre à notre commerce d'alimentation...

-Sentimos tener que comuni-carles...

-Lamentamos mucho tener que comunicarles...

-Nos complace enviarles...

-Con mucho gusto les remitimos...

-Con mucho gusto atendemos su..

-En respuesta a su demanda de...

-En respuesta a su atta. carta de fecha...

-Atendemos su petición de...

-Según lo convenido...

-Contrariamente a lo convenido...

-Contrariamente a lo acordado...

-Tenemos el deber de comuni-carle...

-Tenemos el deber de avisarle... (informarle...)

-Nos permitimos adjuntarle...

-Nos es grato comunicarle...

-Nos es grato adjuntarle...

-Consideramos oportuno comuni-carle...

-Nos permitimos enviarle...

-Tenemos el gusto de comuni-carle...

-Tenemos el gusto de ofrecerle...

-Con sumo gusto atendemos su...

-El objetivo de nuestra carta es...

-Hemos recibido su carta de...

-De acuerdo con las instruc-ciones...

-Agradecemos su atta. carta de...

-Agradecemos su informe sobre...

Inglés

Francés

Español

-We greatly appreciate your....

-On receiving your letter....

-We have received your letter, and must ask you to accept our apologies for...

- J'ai le plaisir d'accuser récep-tion de la commande...

-Je me vois contraint de vous faire savoir qu'il me sera im-possible de faire honneur à votre traite...

-Estamos muy agradecidos por su...

-Oportunamente llegó su carta...

6.2.-El desarrollo.

Es la parte esencial de la carta y en él se expone el motivo de ésta de manera clara, concisa y, a ser posible, breve. Si la carta trata más de un tema, cada uno de ellos aparece en un párrafo distinto, siguiendo un orden lógico, es decir, indicando primero lo más importante y a continuación detallando los pormenores ordenadamente.

7.-La despedida.

En muchos casos, la conclusión de la carta se encadena con la fórmula cortés de despedida.

En español observamos que si la despedida está escrita en tercera persona, irá seguida de una coma; si está en primera, de un punto. Esto se debe a que en el primer caso la frase no queda concluida; la firma, aunque separada, es la que le pone punto y final. En el segundo caso es ya una frase completa, aunque a veces se omita el verbo por sobreentenderse.

A continuación adjuntamos una lista de fórmulas convencionales de despedida en los tres idiomas.

Inglés

Francés

Español

-We are looking forward to hearing from you.

-We would appreciate a prompt answer.

-En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien porter à cette lettre...

-Avec mes remerciements anti-cipés...

-En espera de sus noticias le saludamos...

-Agradecidos por su atención, le enviamos un cordial...

Inglés

Francés

Español

-We hope to hear from you shortly.

--We look forward to the opportunity of being of service to you.

-Our whole experience is at your service. We hope you will make use of it.

-Our services are at your disposal.

-You may rely on us to give your requirements immediate atten-tion.

-An early reply would help us to help you.

-We should appreciate the opportunity of showing you how efficiently we can serve you.

-We look forward to your reply.

-We would be grateful for your answer as soon as possible.

-Yours faithfully1

-Yours truly1

-Yours sincerely,2

-Sincerely,2

-Sincerely yours,2

-Truly yours,1

-Truly,1

-Faithfully,1

-Faithfully yours,1

-En vous renouvelant mes excuses/mes remerciements/ mes félicitations...

-Dans l'attente de votre réponse...

-Dans l'espoir d'une réponse favorable...

-Je vous prie d'agréer, Madame, mes respectueux hommages.

-En vous priant de bien vouloir prendre ma lettre/ réclamation/ candidature/ mon offre...en con-sidération,...

-Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma respectueuse considération/ l'assurance de mon profond respect.

-Je vous prie d'agréer, Messieurs, l'expression de mes sentiments respectueux et dé-voués.3

-Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

-Je vous prie, Monsieur, de croire à ma haute considération 4

-Avec touts nos regrets, nous vous exprimons, Messieurs, nos sentiments distingués.

-Croyez, cher ami, en ma fidèle amitié.

-Veuillez croire, Monsieur, à

l'assurance de ma courtoise con-sidération.

-En la confianza de vernos favorecidos con...

-En espera de su respuesta...

-No dudando que será de interés para ustedes...

-Muy agradecidos por la atención que...

-Rogamos dé inmediata confor-midad...

-Agradecidos por su amabi-lidad...

-Esperamos su conformidad...

-En la seguridad de vernos favorecidos...

-Rogamos nos disculpen por las molestias que les hemos oca-sionado...

-Quedamos a su disposición por cuanto puedan necesitar....

-Les quedamos muy agradecidos por su colaboración...

-Confiamos en poder corres-ponder a sus atenciones en otra ocasión...

-Atentamente le saluda,

-Un atento saludo.

-Le saludamos muy atentamente.

-Reciba nuestro atento saludo.

-Un cordial saludo.

-Cordialmente le saluda.

-Atentamente,

8.-La firma.

En inglés, tradicionalmente, la fórmula de despedida y firma se mecanografiaban en el centro de la página, pero actualmente se prefiere colocarlo a la izquierda.

La secuencia seguida es la siguiente: Por debajo de la firma, se escribe el nombre de la persona que firma la carta. A continuación, en la línea siguiente, se especifica el cargo que ocupa o el nombre del departamento que representa.

Ocurre a menudo que la persona que ha dictado la carta no puede firmarla. En ese caso, lo hará en su lugar un empleado relacionado con el asunto y se escribirá la palabra for o las iniciales p.p. delante del nombre que aparecerá en la siguiente línea (la aclaración d la firma).

Si un anexo acompaña a la carta, este hecho se indica escribiendo la palabra Enclosure, o sus abreviaturas Enc. o Encl., a la izquierda.

En francés la firma se coloca a la derecha y por debajo de la fórmula de cortesía final.

En cuanto a la secuencia, aparece primero la firma, luego el cargo que desempeña el remitente en la empresa (facultativo) y a continuación el nombre del mismo, todo ello en líneas diferentes.

Si existe delegación de la firma, ésta irá precedida de las letras p.p. (par procuration, por poder).

Cuando se adjuntan facturas, referencias u otras copias, se añade en la parte inferior izquierda las letras P.J. (pièces jointes, documentos que se adjuntan) y a continuación se especifica la lista de los documentos que se adjuntan.

Ejemplo: P.J. 2 factures.

En español, la firma se coloca a la derecha siguiendo la siguiente secuencia.: nombre de la empresa, firma, nombre del remitente y cargo que ocupa, todo ello en líneas diferentes.

Cuando al firmante se le han delegado poderes, esto se debe indicar bajo el nombre de la empresa o razón social y delante de la firma con las iniciales P.P. o bien p.p. (por poder).

Si el firmante sólo tiene autorización, esto se indicará con las letras p.a. (por autorización) y en el caso de que no tenga más que una orden de firmar, también quedará indicado ese dato con las letras p.o. (por orden).

Cuando acompañan a la carta talones, cheques, facturas y demás, y para evitar su extravío, se aclara lo que se ha remitido colocando la palabra Anexo junto al margen izquierdo y anotando a continuación de qué se trata.

Ejemplo: Anexo: 1 letra.

Modelo de carta comercial en inglés.

The heading

The reference

The date

The inside address

Salutation

Opening

Body

Close

Ending

Firm

Signature

Name and position in firm

Modelo de carta comercial en francés.

En-tête

N/REF V/REF

Destinataire

Objet:

Lieu, date

Formule d'appel

Texte de la lettre

Signature

PJ

Modelo de carta comercial en español.

Membrete

S/REF.

N/REF:

Fecha

Destinatario

Encabezamiento

Introducción

Desarrollo

Conclusión

Despedida

(Empresa)

Firma

Nombre

Cargo

5-Aplicación del análisis contrastivo a cartas comerciales de pedido y reclamaciones

Para ejemplificar el análisis contrastivo hemos elegido, dentro de la tipología de la correspondencia comercial, las cartas de pedidos y de reclamaciones en los tres idiomas. En estos ejemplos, podemos observar diversas semejanzas y diferencias, que detallamos a continuación.

En cuanto a la forma externa de los textos, podemos decir que tanto en español como en francés predomina todavía el uso de la denominada carta marginada. En este tipo de carta, la línea inicial de cada párrafo se inicia cinco espacios más hacia la derecha con respecto al margen general.

En inglés, sin embargo, está más extendido el uso de la llamada carta tipo bloque por influencia del inglés americano. Como su nombre sugiere, en esta carta todo el escrito se presenta a modo de bloque, con un único margen izquierdo, sin sangrar los renglones iniciales de párrafo; la fecha, incluso, se escribe desde la izquierda sin dejar espacios. Se trata de un tipo de carta que ahorra tiempo y espacio.

Como curiosidad tenemos el texto en español número 20 en el cual se ha utilizado el tipo bloque debido a que el remitente es anglosajón, obviando el uso más extendido en español del sangrado.

El membrete es la única parte de la carta que no sigue una convención, sino que depende únicamente de las preferencias de la empresa. Cabe resaltar la vistosidad del anagrama cuya finalidad es crear una buena imagen.

En cuanto al destinatario, observamos que en español y en inglés su ubicación es a la izquierda, mientras que en francés siempre es a la derecha.

En los tres idiomas la fecha va a la derecha, a excepción del inglés cuando utiliza el tipo bloque en que la fecha va a la izquierda, como se puede observar en los textos 7 y 8.

La referencia, que es facultativa, va siempre a la izquierda en los tres idiomas y en un lugar destacado. En general, su localización en el idioma inglés es por encima del destinatario, mientras que en español suele aparecer al final de la carta.

En el cuerpo de la carta se observa un paralelismo en los tres idiomas en cuanto a la secuencia temática:

En la introducción se incluyen normalmente referencias a un contacto anterior mediante fórmulas convencionales de cortesía y/o se introduce directamente el asunto de la carta.

El desarrollo es una exposición clara y detallada del propósito de la carta. En el caso de los pedidos, en general, se tratará de un listado de los artículos solicitados en forma telegráfica, sin verbo ni conectores (textos 6, 11, 13, 17, 18 y 20). Además, en esta parte se suelen incluir todos los detalles que conciernen a la transacción (formas de pago, fechas de entrega, embalaje, condiciones, etc.)

En el caso de reclamaciones, se dan detalles del incumplimiento de la transacción (mercancías que han llegado en mal estado, que no han llegado en la fecha prevista, etc.) y se informa de las medidas que se van a tomar (anulación de pedido, exigencia de descuentos, etc.). Excepcionalmente, en el texto número 20, la exposición no sigue un orden lógico, puesto que primero se realiza el pedido y luego se hace referencia a un texto anterior.

Por otro lado, en todos los textos, la información está repartida en diversos párrafos cortos, de una o dos frases, para facilitar su lectura y comprensión.

En la despedida se realiza una conclusión en la que se expresa, con fórmulas tipificadas, el deseo de una pronta respuesta o solución a un problema planteado. En español y en francés, el saludo cordial y cortés final puede ir unido a dicha conclusión, formado un párrafo. En inglés, sin embargo, ambos irán separados, de modo que siempre aparecerán dos párrafos claramente diferenciados.

En cuanto a la firma, observamos que en español y en francés ésta aparece siempre a la derecha. Una excepción la constituye el texto 20 que, por estar escrita por un anglosajón, está a la izquierda. En inglés, la firma se escribe a la izquierda.

6-Conclusiones

Como hemos visto, esta tipología textual está regida por convenciones. En general, cada usuario de las distintas lenguas respeta estas convenciones dado que, al tratarse de un intercambio comercial, lo que verdaderamente importa es hacer que la información llegue al receptor de una manera clara y ordenada y causarle una buena impresión.

Para ello, el remitente hace uso de una fórmulas de cortesía y educación y cumple las máximas conversacionales siguiendo el principio de cooperación. Por tanto, se da una ausencia de implicaturas que podrían dar lugar a ambigüedades y confundir al destinatario.

Como hemos visto, la tipología de la correspondencia comercial, presenta semejanzas y diferencias en las tres lenguas, pero no tanto en la secuenciación lógica del contenido, sino en cuanto a la localización específica de algunas de las partes de las cartas.

7-Glosario

7.1.-Inglés.

EC European Community

IMF International Monetary Fund

GMT Greenwich Mean Time

EFTA European Free Trade Association

UNO United Nations Organisation

EMS European Monetary System

CBI Confederation of British Industry

BSI British Standards Institute

OECD Organisation for Economic Co-operation and Development

CAP Common Agricultural Policy

GNP Gross National Product

DTI Department of Trade and Industry

CIF o c.i.f. Cost Insurance and Freight

VAT Value Added Tax

DDP Delivered Duty Paid

ICC International Chamber of Commerce

NCV No Commercial Value

SITP Simplification of International Trade Procedures

SWIFT Society for Worldwide Interbank Financial Transfers

PIN Personal Identity Number

AGM Annual General Meeting

IOY I Owe You

AOB Any Other Business

PA Personal Assistant

VIP Very Important Person

PTO Please Turn Over

no. Number

Mr. Mister

Ltd. Limited

Co. Company

ono on nearest offer

asap as soon as possible

tba to be arranged

pt part time

pw per week

pcm per calendar month

pa per annum

c/o care of

vgc very good condition

wef with effect from

cc copies to

aae according to age and experience

ie that is

eg for example

nb note (well) that

viz namely

cf compare

etc. etceteras

re about, concerning

f.o.r. free on rail1

f.o.t. free on truck2

f.a.s. pot name3

f.o.b. export port named4

c. & f. destination named5

C.O.D. Goods to be paid for by buyer on delivery.

7.2.-En francés.

AR Accusé de réception

Av. Avenue

Blvd/Bd Boulevard

BP. Boîte postale

Rte. Route

CEDEX Courrier d'Entreprise à Distribution Exceptionnelle

CCP Compte Chèque Postal

cf. Confer (reportez vous à)

CV Curriculum Vitae

Fg/Faub Faubourg

Fco Franco

HT Hors Taxes

id Idem

i.e. Id. est (c'est à dire)

LR Lettre Recommandée

M Monsieur

Me Maître

MM Messieurs

Mme Madame

Mlle Mademoiselle

NB Nota Bene (Notez bien)

NR Notre référence

Orig. Original

PCV Paiement Contre Vérification

PJ. Pièces jointes

PR Poste Restante

PS Post Scriptum

PTT Postes Télégraphes Téléphones/ Postes et Télécommunications

réf. Référence

RIB Relevé d'identité bancaire

RSVP Répondez s'il vous plaît

Rte Route

RV Rendez-vous

SA Société anonyme

SARL Société à Responsabilité Limitée

s/c Sous couvert de

Sté Société

Tél. Téléphone

TTC Toutes Taxes Comprises

TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée

V Voir

VR Votre référence

v.v. Vice versa

7.3.-En español

a área

a/c. a cuenta

acept. aceptación

admón. administración

afmo./a afectísimo/a

ap. aparte

art. o art.º artículo

c/ cargo

C.ª, Cía., cía. compañía

cap. capital

c/c, cta. cte. cuenta corriente

Cf. o cfr. confer (compárese)

c.f.s. coste, flete y seguro

cgo. cargo

col. columna

ch/ cheque

D., Da. Don, Doña

dcha. derecha

desct.º descuento

d/f o d/fha días fecha

doc. documento

Dr. doctor

dupdo. duplicado

d/v días vista

ed. edición

Ef., ef. efectos

etc. etcétera

F.C. o f.c. ferrocarril

gral. general

ib. ibíd. ibídem

íd. ídem

ít. ítem

izqda. izquierda

Lic., Licdo. licenciado

l.c. loco citato (en el lugar citado)

m.n. moneda nacional

N.B. Nota Bene (nótese bien)

n.º, nº número

ntro., ntra. nuestro/a

p., pág. página

pp., págs. páginas

p.ª para

pdo. pasado

p.ej. por ejemplo

P.O., p.o., p/o por orden

P.P. por poder

pral. principal

pta., ptas. peseta/s

S.A. sociedad anónima

S.A.E. sociedad anónima española

s.e. u o salvo error u omisión

sig., sigs. siguiente/s

Sres., Srs: señores

Srta. señorita

U. o Ud. usted

Uds. ustedes

V. usted, véase

v. véase

Vd., Vds. usted, ustedes

Vda. viuda

V.g. o v.g. verbigracia

V.º B.º visto bueno

vol., vols. volumen, volúmenes

vro., vra. vuestro, vuestra

vta., vto. vuelta, vuelto

VV. ustedes

8-Bibliografía

-MAUGER, G. et CHARON, J. (1975): Le Français Commerciel-Manuel et Textes d'Etude (2 vol.), París: Larousse.

-GRAND, O. et MIKLES, C. (1991): La Correspondance Commerciale, París: CLE International.

-KING, F.W. and ANN CREE, D. (1989): English Business Letters, Singapore: Longman.

-STANTON, A.J. and WOOD, L.R. (1988): Commercial Communication, Hong Kong: Longman.

-ASHLEY, A. (1992): A handbook of commercial correspondence, Boston: Longman.

-GALIMBERTI JARMAN, B. AND RUSSELL, R. (ed.) (1994): Diccionario Oxford español-inglés, inglés-español, New York: Oxford.

-MUÑOZ, A (1987): La correspondencia comercial, Madrid: Gredos.

-RAMOS, P. (1988): El libro de la correspondencia comercial y privada en español, Madrid: Altaya.

1 Cuando el encabezamiento ha sido Dear Sirs/Sir/Madam.

2 Cuando el encabezamiento ha sido Dear Mr/Mrs/Miss/Ms seguido del nombre del destinatario.

3 Cuando el destinatario desempeña un cargo de responsabilidad o es una persona de edad.

4 Cuando un director se dirige a otro director o a otra persona que ocupa un cargo de responsabilidad.

1 El precio incluye la entrega en la estación.

2 El precio incluye cargar la mercancía en el camión.

3 El precio incluye la entrega en el lugar de carga del barco

4 El precio incluye la entrega en los muelles y cargar la mercancía en el barco.

5 El precio incluye todos los costes hasta en lugar de destino salvo el seguro.

Communication téléphonique payable par le correspondant