Control directo y preventivo

Desarrollo de administradores. Herramientas administrativas. Supresión de errores. Enfoque de sistemas

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CONTROL DIRECTO VS CONTROL PREVENTIVO

El Control Directo es la manera en que una empresa puede encontrar y eliminar de raíz los problemas que se vayan presentando en su administración. Actualmente hay varios tipos de entidades que basan sus operaciones con esas técnicas, pero cabe destacar que este tipo de control se basa mas en disciplina y no pone a prueba las capacidades del personal.

El Control Preventivo en cambio se basa en la correcta formación de administradores que apliquen todos sus conocimientos, técnicas y conceptos capaces de eliminar todos aquellos problemas y resultados que el Control Directo espera a que sucedan.

CONTROL DIRECTO

El Control Directo se enfoca en una serie de normas que nos sirven como estándar para comparar nuestra producción en términos monetarios y que por su naturaleza nos sirven para saber si los resultados son los que esperábamos o no. Por eso en el Control Directo hay 2 tipos de desviaciones a considerar y son:

  • Incertidumbre, esto se traduce como aquellos riesgos que no prevemos en un plan o proyecto, es decir, aquellas variables que por mas estudios estadísticos y de probabilidad aun no podemos controlar pues no están a nuestro alcance.

  • Falta de conocimientos, experiencia o juicios, es la característica mas importante con que debe de contar un administrador de alto nivel, pues sus decisiones deben de estar acompañadas de experiencia y conocimientos que una persona nueva no tiene. Estos atributos son los mas difíciles de encontrar pues los administradores de alto nivel son escasos y difíciles de encontrar en la actualidad.

A parte de los costos que la implementación del Control Directo agrega a la administración hay unos cuantos supuestos mas que lo acompañan y son:

  • El desempeño se puede medir, aunque actualmente sabemos que la implementación de Puntos Críticos de Control es una gran herramienta de la administración actual no debemos de esperar que ésta nos diga completamente como anda nuestro desempeño real.

  • Existe responsabilidad personal, no en todos los casos los errores se cometen por los administradores, hay ciertos aspectos que no podemos controlar como las tasas de interés o la inflación de nuestro país.

  • Se justifica el consumo del tiempo, aunque la solución de problemas a veces demande la utilización de tiempo de nuestros ejecutivos no siempre es razonable esta opción pues el llegar al problema nos puede tomar mas tiempo del que tomaría dejarlo a criterio de una sola persona.

  • Los errores pueden descubrirse con el tiempo, el único enemigo a la hora de ejercer un control es el tiempo y los errores que va arrojando nuestro sistema, la única manera de evitarlos es mediante el Control Anticipante que es una herramienta que en lugar de corregir nuestros errores los evita.

  • La persona responsable tomará medidas correctivas, no todos las actividades que realicemos se basan en aplicar nosotros la corrección sino que a veces estaremos a merced de la decisión de una persona con un puesto mas alto y por lo tanto no dependerá totalmente de nosotros la responsabilidad.

PRINCIPIO DEL CONTROL PREVENTIVO

El principio por el cual se basa este tipo de control es que cuando mas preparados y adaptados al cambio estén nuestros administradores mejor será su rendimiento y menos errores se cometerán en la empresa, además de que se eliminarán mas Controles Directos en la empresa.

La importancia del Control Preventivo se basa en tres supuestos que son:

  • Los administradores calificados cometen un mínimo de errores, es una mentira el creer que los mejores administradores no cometen ningún error, lo que si sucede es que cometen errores mínimos que no son comparables con errores de un mal administrador. Actualmente las características de un buen administrador radican en su capacidad de cometer errores que no comprometan el futuro de la empresa además de su capacidad de prevenir variables fuera de su alcance con un grado razonable de exactitud.

  • Los fundamentos de la administración pueden ser útiles para medir el desempeño, indudablemente la aplicación de los conceptos y teorías administrativas nos facilitarán en gran medida la manera en que nos desempeños a favor o en contra de las normas de la empresa.

  • Es posible evaluar la aplicación de los fundamentos de la administración, la mejor manera de evaluar a nuestros administradores es mediante los objetivos verificables, que son los logros individuales que cada administrador ha hecho durante toda su existencia en la empresa. Otra manera de evaluar mediante la aplicación de los fundamentos de las administración es la aplicación de evaluaciones que pongan en cuestión las capacidades de respuesta y análisis de nuestros administradores.

VENTAJAS DEL CONTROL PREVENTIVO

El Control Preventivo es una de las herramientas administrativas mas efectivas en la actualidad y que permite enfocarnos en la solución de posibles problemas y no en resolver los problemas existentes causados por los controles directos en una empresa.

Además crea en los administradores la responsabilidad de autoevaluarse y buscar las correcciones pertinentes a todas sus acciones, es decir, se adelanta a posibles evaluaciones y problemas que surjan del trabajo diario. El Control Preventivo es una herramienta para eliminar los controles directos que en ocasiones por ser tan restringidos no nos permiten adecuarnos a las necesidades de libertad entre los procesos haciendo estos más tediosos y cansados.

Por ultimo la relación de los subordinados para con su administrador se vuelve mas unida pues estos no se preocupan por la difíciles evaluaciones que éste les aplique en un determinado momento ya que comparten la responsabilidad del administrador que es la de buscar siempre la mejor manera de evitar los problemas de los controles directos y enfocarse en como evitarlos antes de que sucedan.

APLICACIÓN DE CONTROL AL ENFOQUE DE SISTEMAS

El enfoque de sistemas es una evaluación de todo nuestro proceso de control que implementamos en la empresa, es decir, la comparativa de los objetivos que nos propusimos al inicio de nuestro proceso y los resultados que obtuvimos al final, además de los problemas y desviaciones que nos encontramos en el camino y la manera en que estos fueron superados.

El conocimiento de todo el sistema de control en la empresa nos da una perspectiva mas amplia de el ambiente externo e interno de la compañía, pues el conocer estos aspectos nos brinda la posibilidad de saber nuestras fortalezas y debilidades competitivas y de esa forma podremos posicionarnos mas fácilmente en el mercado que hoy en día exige de mas calidad y menos errores por parte de la administración.

Un ejemplo claro es la evaluación anual de una empresa como IBM la cual por medio de sus sofisticadas redes de comunicación realizan un programa que les permite evaluar el desempeño y la administración de los centros de trabajo ubicados en varios países alrededor del mundo.

DESARROLLO DE ADMINISTRADORES DE EXCELENCIA

En la actualidad el desarrollo de administradores con excelencia es una tarea difícil de lograr debido a las diversas variables que ahora debe de lograr controlar como tarea principal, pero los principios en los cuales nos debemos de basar son los siguientes:

  • El deseo de aprender, es importante lograr entender que la escuela de la administración no tiene un titulo definitivo y que por lo mismo no podemos dejar de estar siempre al día con los grandes cambios que ésta ciencia supone.

  • Aceleración del desarrollo administrativo, con la creciente necesidad de incluir a todos en nuestro proceso de integración para el eficiente control surge la tarea de todo administrador de preocuparse por este hecho, la posibilidad de incrementar los seminarios y conferencias con nuestro personal les darán las herramientas para entender a donde queremos llegar y como lo lograremos.

  • Planeación de la innovación, las necesidades de adelantarse al mercado y a los consumidores son características que el nuevo administrador debe de poseer, la planeación de la innovación es una habilidad que toma las características de todos nuestros recursos para establecer nuevas formas de aprovecharlos al máximo para el beneficio de la empresa misma.

  • Medición y recompensa de la administración, uno de los problemas que acompañan a la administración es la forma de calificarla o evaluarla, es decir, que los nuevos administradores deberán de implementar nuevos y mejores métodos de evaluación del sistema de administrativo de la empresa para lograr que ésta siga los objetivos en lo que se basó su sistema inicialmente.

  • Adecuación de la información, el contar con la información cuando la necesitemos es una característica que en su momento nos da una gran ventaja no solo de nuestro mercado sino también en nuestra empresa, por ejemplo no podríamos mejorar cualquier proceso sin antes no saber su desempeño real o actual.

  • Ampliación de la investigación y desarrollo de instrumentos y técnicas, aunque el desarrollo de investigaciones en el área de la administración son realmente difíciles debido a su gran contenido poco verificable y muy cambiante siempre debe de mantenerse en la cabeza de todo administrador el de crear nuevas formas de administrar más eficazmente su empresa.

  • Las variables que nos afectan a la hora de realizar un estudio se enfocan generalmente al lado humano y al cambiante mercado actual, la mejor manera de elaborar un nuevo sistema es enfocarnos al nuestras necesidades especificas y hacerlo funcionar por nuestros propios medios y recursos, si la implementación es buena de ahí podremos compartir nuestros estudios y experiencias con otras entidades.

  • Creación de un sólido liderazgo intelectual, es la herramienta mas poderosa de un administrador, pues no solo de conceptos teóricos se puede lograr dirigir una empresa eficazmente. Los elementos prácticos y las experiencias laborales formaran a un verdadero administrador capaz de enfrentarse a las variables mundiales de actualidad además de que podrá ser capaz de aprovechar todos los recursos con los que cuenta una empresa para su correcto funcionamiento y administración.