Comunicación empresarial

Relaciones laborales. Economía. RRHH (Recursos Humanos). Empresa. Dirección de personal

  • Enviado por: Vigin
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 17 páginas
publicidad
cursos destacados
Graba audio con Apple Logic Pro 9
Graba audio con Apple Logic Pro 9
En este curso aprenderemos a realizar grabaciones de audio de calidad utilizando Apple Logic Pro 9. Exploraremos todo...
Ver más información

Iníciate en LOGIC PRO 9
Iníciate en LOGIC PRO 9
Vamos a ver de manera muy sencilla y en un breve paseo de poco más de una hora como funciona uno de los...
Ver más información

publicidad

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ESTUDIAR LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA?

Las personas y las sociedades, por primitivas que sean, experimentan la necesidad de comunicarse los unos con los otros, con el objetivo de poder intercambiar y relacionarse entre sí. El funcionamiento de las sociedades humanas se posibilita y evoluciona gracias a la comunicación.

La sociedad contemporánea ha comenzado, a partir de los años setenta, a tomar conciencia del fenómeno de la comunicación en la empresa y lo asume como un proceso de dos direcciones. La empresa sabe que el mayor valor añadido de la comunicación interna está en el diálogo con sus personas. La comunicación permite un cierto vínculo empresa-personas. Al hablar de comunicación hay que integrar dos significados clave:

  • Proceso por el que el emisor transmite información a un receptor.

  • Relación humana según la cual dos o más individuos logran entenderse.

Como bien señala Bayón (2002) citando a Thayer (1968) destacó que la gestión de la comunicación interna incluye las siguientes funciones básicas:

  • Información: conocimiento preciso sobre los objetivos, el modo de llegar a ellos, directrices de actuación…

  • Dirección y gestión: incorporando a las personas sus obligaciones en la empresa y todos los aspectos técnicos y profesionales precisos para el desempeño de su puesto de trabajo. Es una función de la comunicación específica y circunscrita a la tarea.

  • La influencia (persuasión): crear el ambiente adecuado para que el trabajador se concrete en la acción que precisa en cada momento la empresa para alcanzar sus metas.

  • La integración: cohesionar las personas entre sí y a éstas con la organización.

  • Por otro lado está la comunicación externa de la empresa que consiste en dar a conocer al público general, al exterior, nuestra empresa, a través de unos medios determinados y con unos soportes específicos que requieren, en la mayor parte de los casos, unas inversiones cuantiosas, a través de las cuales, daremos a conocer una serie de productos o servicios realizados de una forma diferenciada de los de la competencia, y ofrecidos a nuestros clientes con un estilo determinado.

    La mayor diferencia que hay entre la comunicación interna y la externa son los medios utilizados para difundirla, y aunque el estilo sea el mismo, el mensaje es diferente, ya que en el interior de la empresa no vamos a hacer publicidad de nuestros productos, pero si vamos a establecer, por ejemplo, un sistema de calidad que va a asumir todo nuestro personal.

    Si los canales de comunicación de una compañía, empresa u organización cual sea, funcionan adecuadamente, ésta debe tener éxito y garantizar su presencia en el entorno económico. Y para que la comunicación sea eficaz va a depender, en primer lugar, de que la alta dirección de la empresa acepte como propio el valor de la comunicación, pero esto entra de lleno dentro de los valores filosóficos de la compañía. Por otro lado, dependerá de la dirección de Recursos Humanos y de la Comunicación, si la hubiese. El mensaje en la comunicación interna debe de ser elaborado por las dos áreas funcionales, pero puesto en acción fundamentalmente por el área de Recursos Humanos, como responsable del sistema de comunicación interna de la empresa, de su diseño, vigilancia y explotación.

    La comunicación es eficaz cuando logra el objetivo propuesto, si cumple con su función desde luego que contribuye al éxito de los negocios de la empresa.

    DEFINICIÓN DE COMUNICACIÓN:

    Podemos decir que la comunicación es una manera de establecer contactos con los demás por medio de ideas, hechos, pensamientos y conductas en busca de una reacción del comunicado que se emite.

    Otros autores citados en Bayón (2002) p.277 han definido la comunicación como:

    • Mailhiot (1975): indicaba que no existe verdadera comunicación sino cuando entre dos o más personas se establece un contrato psicológico.

    • Moles (1975): hace depender la comunicación de la actitud del individuo de participar o no en la información percibida.

    • Robbins (1994): lo denominó “transferencia de significados”.

    • Anzieu (1973) y Mascaró (1980): hace depender la comunicación del diálogo.

    • Ongallo (2000): hace surgir un planteamiento humanista y proclama que la comunicación es ante todo un proceso de intercambio.

    Con todo ello, podemos decir que la comunicación es: una manera de establecer contacto con otras personas, a través de un intercambio o transferencia de significados, para así conseguir un diálogo. Por lo que, tanto el emisor debe dejar claro lo que quiere transmitir y el receptor debe descodificar de manera correcta el mensaje que ha recibido. La comunicación es importante puesto que nos ayuda a recibir información que no teníamos.

    Desde el punto de vista lingüístico, como nos señala Gago, Escalante (2006), la comunicación es un proceso en el cual una persona (emisor) envía un mensaje (información que se quiere transmitir) a un destinatario (receptor). De forma mas genérica la comunicación es el proceso a través del cual se da a conocer algo.

    Bayón (2002) página 286

    EL PROCESO DE COMUNICACIÓN:

    Bayón (2002)señala que la comunicación desde un punto de vista clásico es la transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor. Ongallo (2000) estima que la comunicación es un proceso de transmisión por parte del emisor, a través de un medio, de estímulos sensoriales con contenido explicito o implícito, a un receptor, con el fin de informar, motivar o influir sobre el mismo.

    En la actualidad al hablar de comunicación no solo nos podemos referir al proceso lineal emisor-mensaje-receptor; tenemos que tener en cuenta el conjunto de procesos psicológicos e implicaciones que se dan en la emisión y la recepción del mensaje, como el estado de animo, la intencionalidad, el tipo de relación de los interlocutores, la motivación, etc... (Gago, Escalante 2006).

    El proceso de comunicación se ha materializado de maneras muy diversas en las organizaciones; en ocasiones sin un planteamiento estratégico (provocando confusión, rumores, desinformación, falta de motivación...) en otras ocasiones orientándola hacia la administración, o hacia el liderazgo, hacia la solución de problemas o hacia la vinculación, como bien señala Bayón (2002); este mismo autor basándose en lo que dice Albert (1981) señala que la comunicación es un elemento de gestión y como tal ha de integrarse en las políticas generales de la empresa, y afirma que una empresa sin comunicación es una empresa muerta.

    El proceso de comunicación es una acción de doble dirección; en la que el emisor tiene unos objetivos de comunicación claramente definidos, toma los datos de los hechos reales y en base a sus conocimientos y experiencias y por un proceso de codificación de sus pensamientos e ideas elabora el mensaje; elige el canal, utiliza un código común al receptor para que sea efectiva la comunicación, y comprueba que el contexto, los ruidos y los filtros no distorsionen o modifiquen el mensaje. por su parte el receptor recibe el mensaje y a través de un proceso interno en base a sus experiencias y conocimientos lo interpreta dándole un significado (decodificación) produciendo un cambio en su actitud.

    Y por ultimo tanto el emisor como el receptor activaran la retroalimentación en función de los signos que perciben el uno del otro; con el fin de evaluar y controlar la calidad y el significado percibido de la comunicación; como bien señalan de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996).

    “Los elementos intervienen de forma dinámica y deben relacionarse entre si, creando una secuencia organizada durante el proceso de comunicación” de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) p.26; de no ser así “si faltase un elemento solo seria información” (Porret 2006 p.503).

    Los manuales consultados (Gago, Escalante (2006), Bayón (2002), de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) y Porret (2006) ) coinciden en que para conocer como se realiza el proceso de comunicación debemos conocer los elementos que intervienen en la comunicación, que son:

  • Emisor: persona o personas que emiten el mensaje, de él nace la comunicación. Debe elaborar un proceso personal interno, que consiste en codificar sus ideas y pensamientos al estructurar su mensaje, para posteriormente transmitirlo. La calidad de la emisión viene dad por la capacidad del emisor para expresarse, y esta condicionada por sus contenidos internos, la propia personalidad y apariencia, así como la capacidad que tenga de empatía.

  • En la emisión deben tenerse en cuenta los siguientes puntos: Evaluar la importancia de la información, situarse en la situación del posible receptor, elección de los símbolos y canal adecuados, elección del momento oportuno y esperar la reacción del receptor (Porret 2006).

  • Receptor: persona o personas que reciben el mensaje y lo decodifica. Puede darse el caso de que un mensaje sea interpretado de diferentes maneras. Una vez recepcionado el mensaje el receptor debe producir un proceso inverso al del emisor, primero recibe el mensaje y luego lo descifra para que sea entendido; para ello debe de estar en actitud de atención, ya que el contenido del mensaje puede llegar unido a ruidos del propio emisor, del canal o del receptor.

  • Los protagonistas de la comunicación, que establecen un dialogo son el emisor y el receptor.

    La eficacia de la comunicación reside especialmente en las capacidades de las personas para ser emisoras o receptoras de información. Y la eficacia en al recepción viene determinada por las variables del canal elegido, el grado de interés y conocimiento de lo comunicado y la capacidad de influencia y persuasión del emisor.

  • Mensaje: es el contenido ideológico o conceptual de la comunicación, el objeto de la transmisión, la información que el emisor transforma a través de un código y se simboliza mediante un soporte verbal o no verbal, o ambos a la vez. No tiene por que coincidir con el propósito de la comunicación, es el medio para conseguirlo.

  • El mensaje puede quedar afectado por el ruido; factor que perturba o confunde la comunicación, son alteraciones que se producen durante la transmisión del mensaje, en gran parte son debidas al deterioro del canal en su soporte físico; un ejemplo de ruidos son el sonido del trafico, las interrupciones visuales que se producen cuando el emisor tiene un tic nervioso... es esencial evitar los ruidos para elevar la calidad y fidelidad de los mensajes.

    El valor del mensaje reside en su coherencia (grado de alineación con los objetivos de la comunicación) y en su eficacia (posibilidad de su recepción, interés por conocerlo y decodificación).

  • Canal: medio a través del cual se transmite el mensaje, verbal o no verbal. En el mundo laboral la elección de un canal u otro depende de la información que se quiera transmitir, el numero de receptores, el tiempo...

  • Se pueden diferencial dos canales:

    • Canales físicos: soportes creados para transmitir directamente la información a las personas. Permiten asegurar los mensajes, la adecuada recepción y sus formas son múltiples; las tecnologías han incorporado nuevos y adecuados soportes.

    • Canales personales: afectos al emisor, cuyas diversas posibilidades abarcan desde canales simbólicos hasta el comportamiento expresivo individual; aporta un sentido humanista, que representa parte del alma de la organización.

    La eficacia de la comunicación además de residir en las capacidades del emisor y el receptor, también reside en la dificultad de la comunicación, de los elementos hostiles o no del entorno y de la técnica utilizada.

  • Código: sistema de signos y de reglas identificables por el emisor y el receptor, es el factor técnico por el que se transmite el mensaje. Los códigos están influenciados por presiones muy dispares, desde el sistema social de su entorno hasta la cultura del emisor o la disponibilidad del receptor. Si el receptor desconoce el código utilizado no habrá comunicación.

  • Pueden ser:

      • Lógicos: alfabéticos, acústicos, visuales, científicos...

      • Estéticos: subjetivos y relacionados con la personalidad del individuo.

      • Sociales: a través de los cuales se entienden los miembros de una colectividad, organización empresa o grupo.

    El más utilizado es el verbal (escrito u oral) pero existen otros códigos lingüísticos como el código Morse, la mímica o los códigos de señales, así como los códigos que se utilizan en la navegación con banderas, destellos o faroles.

  • Contexto: situación real en que se desarrolla la comunicación. Comprende elementos muy diversos que (antecedentes, intencionalidad supuesta, etc...), evaluados en conjunto hacen que el emisor le de un significado u otro al mensaje.

  • Los filtros son interferencias o barreras inherentes al emisor o receptor; no se ve ni se oye la realidad, sino en parte, lo que la persona desea ver u oír, porque las personas tenemos unos filtros mentales que se originan como consecuencia de nuestros valores, experiencias de vida, carga y nivel cultural, conocimientos técnicos... en función de cómo las personas seamos capaces de anular estos filtros nos acercaremos con mayor o menor exactitud al contenido del mensaje.

    Según Porret 2006, algunos de los filtros son: estereotipación, efecto halo, proyección, expectabilidad, percepción selectiva y defensa perceptiva.

  • retroalimentación: informaciones de vuelta que transmiten los receptores, que pueden ser verbales o no; indican si el contenido se ha recibido y el grado de aceptación del mismo. Si esta retroalimentación o feedback no se da, se dice que no hay comunicación, solo transmisión de información; supone por parte del receptor la percepción del mensaje, su decodificación, asimilación y sentido. Permite comprobar el grado de comprensión o aceptación de la comunicación y genera una relación de trabajo más cotidiana y estable. Es la forma más importante de control de lo que está ocurriendo en la comunicación.

  • Esta información reúne una serie de características que según de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) basándose en Núñez (1992) serian las siguientes:

    • Descriptividad: las reacciones no son evaluativas, se reducen así las tendencias defensivas del receptor y del emisor y se canaliza la comunicación de forma positiva y continua.

    • Especificidad: es especifica para cada uno de los impactos comunicativos que realiza el emisor; cada acto comunicativo requiere una retroalimentación especifica.

    • Contraste: el emisor puede valorar la respuesta ofrecida por el receptor, así como interpretarla en función de su experiencia y sus expectativas.

    Es importante saber interpretar las reacciones que los mensajes emitidos provocan en los receptores, eso nos ayuda a modificar la información que pensamos transmitir y la forma de transmitirla, facilitando así el proceso de comunicación.

    Mensaje emitido Señal emitida Señal recibida Mensaje recibido

    EMISOR ruido RECEPTOR

    Retroalimentación

    Fig.2.2 El Proceso de comunicación y sus elementos (Gago, Escalante 2006, p.41).

    Este gráfico representa el proceso de comunicación con todos sus elementos; pero no es el único que representa de forma fiel el proceso de comunicación, de forma más amplia de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) p.24 da este otro esquema.

    CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL:

    Partiendo de la idea de que la comunicación es un elemento base para que se desarrolle la vida en sociedad e imprescindible para la adaptación del hombre al medio en el que vive. Se comenzó a partir de los años sesenta a tomar conciencia del fenómeno en la empresa y se asumió como un proceso en dos direcciones, distinguiéndolo de la comunicación en una dirección que sería más una transmisión de órdenes de forma autoritaria y sin derecho a contestación. Sin embargo, la empresa sabe que el mayor valor añadido de la comunicación interna está en el dialogo con sus personas, y es que gran cantidad de empresas han comprobado que la clave para tener un buen programa de relaciones internas consiste en disponer de canales de comunicación que proporcionen a los empleados el acceso a información importante de la empresa, así como la oportunidad de expresar sus ideas y sentimientos.

    La comunicación interna está íntimamente ligada a la cultura de empresa, y de hecho es reflejo directo de ésta, se establecerá un plan de comunicación al servicio de la estrategia de la empresa, de la que formará parte, y servirá como instrumento de gestión. La pretensión pues, tiene que ser dual, la información deberá ser de calidad y fiable, pero además tendrá que fluir de forma rápida y llegar pronto al personal de la empresa en su conjunto, pues el paso del tiempo tiende a deformar y distorsionar la calidad del mensaje. Para que la comunicación obtenga la eficacia que se pretende, la recepción de la información y su correcta interpretación se encuentra amenazada por el “yo del receptor”, “por el entorno influyente” y por la “capacidad circunstancial o temporal”, encontrando en la percepción su punto más débil.

    En cuanto a las funciones, son varias las similitudes entre autores:

    En primer lugar, de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) exponen las siguientes:

  • De información, el interés de las personas por el desarrollo de su trabajo comienza cuando poseen una clara información sobre el desempeño de su labor, ya que así se sienten que importan y que cumplen una función real dentro de la empresa evitando la pasividad y desmotivación.

  • De explicación, todas las personas deben conocer y comprender, las razones de las órdenes que se les dan, así como las decisiones que se toman dentro de la organización. Así como los departamentos deben estar informados de la marcha y evolución de sus trabajos.

  • De interrogación, debe suscitar el hacer preguntas de aclaración, y abrir la posibilidad de dialogo entre las partes.

  • En segundo lugar, Thayer (1968) recogido en de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) destacó que la gestión de la comunicación interna incluye las siguientes funciones básicas:

  • De información, incluye el conocimiento preciso sobre los objetivos, el modo de llegar a ellos, directrices de actuación, relaciones internas y un sinfín de conceptos.

  • De dirección y gestión, incorporando a las personas sus obligaciones en la empresa, y todos los aspectos técnicos y profesionales para el desempeño de su puesto de trabajo.

  • De la influencia, encaminada a crear el ambiente adecuado para que el trabajador se concrete en cada momento en la acción que precisa la empresa para alcanzar sus metas.

  • De la integración, como resultado de una comunicación dirigida a cohesionar las personas entre sí y a éstas con la organización.

  • Por ultimo, Jesús García Jiménez (1989) como bien se señala en de Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) concibe de forma muy distinta las funciones de la comunicación:

  • Función Corporativa, considerando a la comunicación como un factor que contribuye a fijar la identidad y personalidad corporativa.

  • Función Operativa, permite compartir conocimientos técnicos para el mejor desempeño del puesto, ya que la comunicación actúa sobre conductas, tareas y relaciones con la empresa.

  • Función Cultural, como trasmisión de un concepto de creencias vivas, normas asumidas y valores no escritos, enseña y habitúa a “vivir la empresa”.

  • Función Estratégica, inestimable valor instrumental para la gestión. Programas de acción y estrategias de comunicación siempre unidos tanto para el planteamiento como para el desarrollo, aplicación y evaluación de la tarea.

  • TIPOLOGIA DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:

    Se pueden realizar diversas clasificaciones de la comunicación, según los aspectos que quieran destacarse.

    Según Gago, Escalante (2006) para empezar se debe distinguir en la comunicación empresarial dos tipos, la interna, que es la que se establece entre los trabajadores de una empresa y la externa, que enlaza la empresa con el entorno, su estudio forma parte del marketing, las políticas del mix.

    Teniendo en cuenta al dirección que recorre la información, la comunicación interna de una empresa puede ser vertical u horizontal.

    De Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) añade a esto dos tipos de comunicación más; la comunicación verbal y la no verbal; y también resalta la diferencia entre la comunicación unidireccional y la bidireccional.

    Bayón (2002) añade a estos tipos de comunicación la comunicación formal y la comunicación informal. Aunque no nombra la comunicación interna y la externa dado que solo se centra en la interna.

    Blanco (1995) destaca además de la comunicación vertical y horizontal, que más que tipos afirma que son sistemas de comunicación en la empresa, la comunicación oral y la escrita.

    Basándonos en todos ellos vamos a realizar la siguiente clasificación:

  • Según la forma de expresión; encontramos las formas más básicas de comunicación la comunicación no verbal y la verbal, en realidad ambas se dan simultáneamente; algunos estudios dicen que a la hora de comunicar se persuade según estos porcentajes: comunicación solo verbal (solo palabras) 10%, comunicación verbal afectiva (tono y ritmo de voz) 40% y comunicación no verbal (movimiento y expresión corporal) 50%. La comunicación no verbal, que se constituye por los mensajes que se transmiten paralela e independientemente al uso de las palabras (lenguaje hablado); unos ejemplos de comunicación no verbal es: el paralenguaje, las expresiones faciales, los movimientos corporales, la comunicación táctil, la comunicación visual, el espacio y los objetos.

  • La comunicación verbal es la comunicación lingüística, que se consiste en la transmisión de mensajes mediante el uso de las palabras. Las palabras son los signos que componen el lenguaje, representan o evocan en el entendimiento la idea de otra; tienen un significado especifico para las personas que comparten una misma cultura o están dentro de un mismo contexto social. Dentro de la comunicación verbal se diferencian por la forma de utilización del lenguaje dos tipos de comunicación; la comunicación oral y la escrita. La comunicación oral es el lenguaje verbal en el que los signos son palabras que constituyen un conjunto de sonidos articulados que expresan unas ideas. La principal desventaja de esta comunicación es que es volátil y mucho mas delicada y difícil de transmitir que la escrita; esta sujeta a una gran distorsión.

    La comunicación escrita es el lenguaje en el que se expresan unas ideas mediante letras o signos que forman palabras como son las cartas, los informes, las normas o los e-mails; en la empresa actual esta comunicación con soporte en papel coexiste con la telecomunicación escrita. Tiene a su favor la permanencia, y como desventaja que es muy lenta, se necesita más tiempo para su elaboración y transmisión.

  • Dependiendo de si existe o no retroalimentación; encontramos la comunicación en una dirección, comunicación unidireccional o en dos direcciones, bidireccional. La comunicación unidireccional es aquella en la que el receptor no puede expresar su reacción al mensaje; esta comunicación se caracteriza por ser más rápida, limpia y eficiente que la bidireccional, requiere menor esfuerzo personal, el receptor esta menos implicado y no se arriesga; pero los inconvenientes son: el resultado puede no coincidir con los objetivos previstos porque el receptor puede elegir no implicarse, el receptor no puede pedir explicaciones ni dar su punto de vista, además es menos precisa que la comunicación en doble dirección. Esta comunicación se emplea para dar ordenes, en comunicación grafica, emisiones de TV...

  • La comunicación bidireccional es aquella en al que el receptor utiliza la retroalimentación para aclarar ideas, implica un acto mediante el cual el emisor y el receptor establecen una relación en la que se transmiten información, originándose una simbiosis con la ventaja de que el intercambio de opiniones enriquece, y la desventaja es que necesita más preparación por parte del emisor; se caracteriza por ser más precisa, lenta, ruidosa y desordenada que la de una dirección, los receptores reproducen más fielmente el mensaje y se sienten más seguros de si mismos y hacen juicios más correctos; aunque el emisor se siente psicológicamente atacado por que los receptores captan sus equivocaciones y olvidos y se lo hacen saber originándose conflictos en algunas ocasiones.

  • Según el canal que se utiliza; podemos diferenciar entre la comunicación formal y la informal; ambas comunicaciones se complementan y son necesarias en la empresa, el pretender que toda información sea formal, si fuese posible controlarla, llevaría a una empresa burocratizada y deshumanizada, por el contrario una en la que solo se diera comunicación informal seria caótica e ineficaz. La comunicación formal se caracteriza por la utilización de canales oficiales, establecidos formalmente por la política de información de la empresa, y se desarrolla de acuerdo a unas normas y organigramas previstos, teniendo en cuenta la jerarquía establecida. Es rígida, sujeta a protocolos, jerarquizada, ordenada, impersonal estandarizada... adquiere más relevancia a mayor dimensión de la empresa, en las grandes empresas su planteamiento estratégico forma parte esencial de las políticas de actuación de la compañía.

  • La comunicación informal se caracteriza por la utilización de canales no oficiales, es toda información que se desplaza y desarrolla de forma no oficial entre las personas y los departamentos; surge de forma espontánea mediante las relaciones interpersonales y supera los niveles jerárquicos, es rápida, ágil, facilitadora, multicultural y no esta sometida a jerarquías; algunos ejemplos de los momentos en los que surge esta comunicación son la hora del café, las comidas... este tipo de comunicación cumple una serie de funciones: ofrece información que no ha sido transmitida por los canales oficiales, se transmite con rapidez, crea satisfacción social, aporta personalidad a la cultura de una organización y contribuye a formar grupos con ideas, valores o actitudes similares; sin embrago por ser una comunicación eminentemente oral puede dar lugar a rumores o distorsiones en el mensaje original.

  • Según el ámbito de actuación, es decir dentro o fuera de la empresa; encontramos dos tipos diferentes de comunicación la externa y la interna; la comunicación empresarial, tanto externa como interna, busca conseguir una imagen positiva y un clima adecuado para que se conozca su filosofía, sus productos así como sus objetivos empresariales. La comunicación externa o comercial compuesta por el mix de comunicación (marketing) es la comunicación que se realiza en el entorno, es decir su mercado (clientes, intermediarios, consumidores, prescriptores y organismos sociales), utiliza unos medios, los del mix de comunicación, que son, la publicidad, las relaciones públicas, la promoción comercial, el marketing directo y la venta personal.

  • La comunicación interna es aquella que se dirige a las personas que integran la organización, como los trabajadores, los accionistas, los propietarios y los directivos; su objetivo es crear una alta motivación entre las personas de la empresa y conseguir que exista una buena relación entre ellas; dentro de esta comunicación se diferencian dos tipos dependiendo de la dirección que recorre la información, la horizontal y la vertical (ascendente y descendente).

    La comunicación horizontal es la que se desarrolla entre personas de la organización que están a un mismo nivel jerárquico o la que se produce entre personas de distinto nivel pero sin dependencia directa y que se encuentran en diferentes departamentos; normalmente es espontánea, directa y más sincera al comunicarse entre iguales; su principal objetivo es conseguir integración y harmonización entre los diferentes servicios de la empresa y la coordinación interdepartamental para asegurar que no existen laguna, solapes o duplicaciones en el quehacer diario. Los procedimientos más usuales son: el comité de empresa, los círculos de calidad, grupos de trabajo, reuniones...

    La comunicación ascendente es la que circula desde la base de la organización, empleados, hacia niveles jerárquicos superiores, directivos, de este modo la dirección obtiene información de niveles inferiores, conociendo así las opiniones, problemas, ideas, sugerencias, quejas, información de lo que ocurre en la base y el entorno; de este modo los empleados se sienten integrados y motivados, creándose un buen ambiente laboral. Sin embargo es poco usual en el mundo laboral, suele canalizarse a través de encuestas, buzones de sugerencias, comités de empresa... aunque es tremendamente útil a la hora de tomar el “pulso” a la organización dado que es un reflejo fiel de lo que piensa el colectivo de trabajadores; aunque se da el riesgo de que el emisor actúe mediatizado por la autoridad del receptor, por respeto, miedo, timidez...

    La comunicación descendente procede de la dirección y progresa hacia abajo, cada persona responsable recibe la parte necesaria para desempeñar sus tareas; se desenvuelve en un innato ambiente jerárquico, su contenido se puede decir que es plural, dado que afecta a cuestiones globales de la empresa (políticas, objetivos, resultados...) y a cuestiones particulares del trabajo (normas sobre trabajo y clientes, formas de hacer las tareas...) su objetivo es transmitir instrucciones y ordenes en base a las actividades a realizar y objetivos a conseguir, se utiliza para motivar, coordinar e informar sobre las tareas, los objetivos y la política empresarial, los beneficios que ofrece la empresa, la situación económica... en la mayoría de las empresas esta bien estudiada y organizada, es la más normal y se produce constantemente en muchos casos se da por vía oral; Luis Puchol (1993) como bien se señala en Bayón (2002) considera que los procedimientos más utilizados son: la orden verbal, el memorando, el boletín o periódico de la empresa, circulares al personal, tablón de anuncios, folletos de acogida y funcionamiento, megafonía interna, cartas, boletines, correo interno, reuniones... La ausencia de la comunicación descendente crea situación de ansiedad o crispación social en la empresa.

    LAS REDES DE COMUNICACIÓN:

    La comunicación es la relación de un emisor con un receptor a través de un medio por el cual se trasmite una información, es un fenómeno que ha acompañado al ser humano desde el momento en que se relaciono por primera vez con otro.

    Las redes de comunicación son el conducto por el cual la organización se comunica entre si, con el entorno, con la administración y con los clientes. “La cultura de la empresa debe tener como base la comunicación, gestionada por los directivos y elaborada por el área de recursos humanos” (Porret, 2006 Pág.514).

    La comunicación será eficaz cuando logre el objetivo que se haya propuesto y el objetivo más importante de esta es la aplicación de los planes estratégicos para gestionar la empresa.

    La comunicación inadecuada en la empresa conduce al fracaso, este fracaso se puede deber a (Bayón, 2002 Pág.303):

    • Falta de credibilidad por parte del emisor.

    • Ausencia de compromiso o vínculo por parte del emisor o del receptor.

    • Ausencia de bases sólidas para establecer un sistema de comunicación informal (falta de creencias o que no se esta a gusto en ella).

    • Exceso o defecto de información: es tan malo mantener un sistema de información vacío como tener una saturación de información.

    Las redes de comunicación se dividen en dos grupos:

    1. Centralizadas: un líder organiza la empresa y el dispone. Es eficaz con tareas fáciles. Son inestables en el sentido de que les afectan en gran medida los cambios ya bien en la organización, que en las tareas de la misma siendo que hoy en día el entorno es cada vez más cambiante.

    2. Descentralizadas: las decisiones se toman en grupo lo que hace que haya una mayor implicación, se desarrollan trabajos más complicados y las soluciones también son más lentas.

    Según Porret (2006) p.514 existen cinco tipos de redes de comunicación en grupos pequeños:

    • Estrella: centralizada, es eficaz para la rutina, las decisiones las toma el del medio, que es quien conoce toda la información agilizando así la toma de decisiones. Bayón (2002) la llama red en rueda.

    • Formación en Y: una persona es la encargada de canalizar toda la información, de esta manera se agiliza la toma de decisiones, este tipo de comunicación, es más eficaz en una dirección que en otra. Bayón (2002) la llama red en racimo.

    • Cadena: es el tipo de red de comunicación en grupos pequeños que tiene menos posibilidades.

    • Circulo: es descentralizada, creativa, esto se debe a que todos disponen de la misma información.

    • Todos los canales: se trata del tipo de red de comunicación que cuenta con más posibilidades. Este tipo de red también lo llama red en varias direcciones (Gago, Escalante 2006).

    Las tecnologías están incorporadas en casi todas las empresas, estas afectan a las relaciones laborales y también a la comunicación. Estas tecnologías hacen que la comunicación sea mas directa e instantánea no solo de la empresa entre si, sino que también con los clientes. Las tecnologías también son muy importantes para comunicarse con trabajadores de la empresa ya bien que estén desplazados o que estén fuera de las infraestructuras de esta agilizando así la velocidad de respuesta.

    Internet en las empresas, administración y en los medios de comunicación se utiliza de forma habitual desde 1994. Para la comunicación interna se utiliza intranet que lo que hace es integrar los entornos de la empresa con Internet, además de ser una zona restringida a los de fuera de la organización dando así mayor seguridad a los datos de la empresa (Bayón 2002).

    Según el anterior autor Intranet tiene dos grandes ventajas:

    1. Reducción de costes en actividades tradicionales.

    2. Mayor acercamiento al cliente.

    Y dos ventajas sustanciales:

    • Simplificación en la gestión interna de la información.

    • Optimizar la comunicación interna de la información.

    La comunicación tecnológica tiene algunos riesgos:

    • Aislacionismo: la comunicación interpersonal cubre muchos de los riesgos de las decisiones unipersonales.

    • Confusión: entre comunicación e información. Lo que diferencia a la comunicación es el feedback.

    • La información no es en la empresa un fin si no un medio por lo que no debe suplir el debate, que será a través de la comunicación interna.

    BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN Y SOLUCIÓN A LAS MISMAS:

    “Las barreras son obstáculos interpuestos en el proceso de comunicación” (Bayón 2002). Para superar la barrera hay que detectarla y vencerla.

    “El principal problema que aparece en los grupos es el aislamiento o falta de comunicación de alguno de sus miembros” (Porret 2006).

    De Manuel Dasi, Martínez-Vilanova (1996) nos dicen que la percepción y comprensión de los mensajes están influenciados por nuestras experiencias y conocimientos personales. Tanto de los emisores como de los receptores, queremos ver las cosas desde nuestro punto de vista y no como son en realidad, aun cuando esta sea erróneo.

    Las barreras se pueden deber a:

  • Al entorno:

    • Ruidos.

    • Interrupciones.

    • Espacio físico.

    • Al emisor:

      • Falta de un código común con el receptor.

      • Imprecisión del mensaje o ambigüedad.

      • Falta de habilidad.

      • Actividad negativa hacia si mismo, al receptor, al tema tratado, así como hacia la situación o al contexto en que se da la propia comunicación.

      • Falta de empatía.

      • Querer explicar todo y todas las frases, resulta pesado y el receptor también puede pensar que lo estas tratando de tonto, menospreciando su inteligencia.

      • Al receptor:

        • Falta de atención.

        • Defensa sicológica.

        • Evaluación anticipada del mensaje.

        • Proyección de nuestras preferencias.

        • Falta de feedback.

        • Efecto halo: Impresiones positivas o negativas que nos produce el emisor.

        Para alcanzar una comunicación efectiva, es conveniente tomar en consideración cada uno de los puntos siguientes:

      • Planificar el mensaje (organizarlo).

      • Adaptar el código al receptor: adaptar el mensaje al nivel del otro.

      • Captar la atención del receptor.

      • Crear y mantener el interés.

      • Escuchar y observar: verificar que el proceso de comunicación se realiza en la forma y modo convenido.

      • Preguntar continuamente (a menudo): comprobar y asegurar que el mensaje llega completo y en los términos previstos.

      • BIBLIOGRAFÍA:

        • ALBERT, L. MICHAUD, Y. PIOTTE, R. (1981) La dirección de personal. Barcelona. Herder.

        • BAYON MARINE, Fernando. (2002) Organizaciones y recursos humanos. Madrid. Síntesis.

        • BLANCO BELDA, Javier. (1995) Del autismo a la comunicación. En Miguel Ordóñez Ordóñez (AEDIPE) La nueva gestión de los recursos humanos (223-248). Barcelona. Ediciones Gestión 2000 S.A.

        • DE MANUEL DASI, F. MARTINEZ-VILANOVA MARTINEZ, R. (1996) Comunicación y negociación comercial. Madrid. ESIC.

        • GAGO, L. ESCALANTE, E. (2006) Relaciones en el entorno de trabajo. Madrid. McGraw Hill.

        • ONGALLO C. (2000) Manual de comunicación. Guía para gestionar el conocimiento y las relaciones humanas en empresas y organizaciones. Madrid. Dykinson.

        • PORRET GELABERT, Miquel. (2006) Recursos humanos. Madrid. ESIC.

        17

        PENSAMIENTO

        CODIFICACION

        PENSAMIENTO

        DECODIFICACION

        CANAL

        Datos

        Hechos reales

        DECODIFICA

        EMISOR

        Objetivos del emisor

        Conocimientos

        Experiencias

        Ideas

        Pensamientos

        CODIFICA

        FILTROS Y RUIDOS

        MENSAJE

        CODIGO

        CANAL

        CONTEXTO

        FILTROS Y RUIDOS

        CODIFICA

        En función del mensaje cambio de acción.

        RECEPTOR

        Objetivos del receptor

        DECODIFICA

        Interpreta

        Conocimientos

        Experiencias

        FEEDBACK

        FEEDBACK

        DEFINICIÓN DE COMUNICACIÓN

        Un PROCESO

        De transmisión

        De estímulos .

        sensoriales con .

        contenido .

        Con el fin de:

        • Informar

        • Motivar

        • influir

        Por parte de un

        EMISOR

        A un

        RECEPTOR

        A través de un medio