Arxivística

Archivística # Disciplines i tècniques auxiliars. Gestió de la informació. Ordenació, conservació, gestió d'arxius. Finalitat

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TEMA 1: INTRODUCCIÓ A L'ARXIVÍSTICA

1. La gestió de la informació i el paper de l'arxivística

2. Definició d'Arxivística

2. 1. Cencetti

2. 2. Lodoni

2. 3. Plessi

3. Divisió de l'Arxivística

3. 1. Arxivística pura

3. 2. Archivoeconomía

3. 3. Arxivística legal

4. Disciplines i tècniques auxiliars

4. 1. Paleografia

4. 2. Diplomàtica

4. 3. Sigilografía

4. 4. Cronologia

4. 5. Història de les Institucions

4. 6. Dret administratiu

4. 7. Informàtica

5. Finalitat de l'Arxivística

5. 1. Ordenació, conservació, gestió d'arxius

1. La gestió de la informació i el paper de l'Arxivística

Per consens general l'època actual ha estat denominada com era de la informació, per la necessitat vital de qualsevol individu o entitat d'informació( per a poder desenrotllar una determinada activitat o per a mantindre una esfera de poder) i també per la facilitat de difusió i d'accés: premsa, ràdio, televisió, correu electrònic, internet...

Tota organització, siga quin siga el seu tamany, finalitat o activitat, té necessitat d'una sèrie de recursos per a existir, funcionar adequadament i desenrotllar-se. En este sentit es pot afirmar que la informació constituïx un element tan vital per a esta organització com els recursos humans, materials i financers, sense els quals no podria sobreviure ni funcionar. Naturalment, com tot recurs, la informació ha de ser gestionada eficaçment. Esta vessant de l'Arxivística estaria relacionada amb el Documentalisme.

Però al mateix temps, l'exercici d'estes funcions genera documents, genera informació, que com ja havíem dit abans, per a la continuïtat en l'exercici de les seues competències ha de ser conservada i gestionada eficaçment. Este és l'origen de l'arxiu: la conservació de la pròpia producció documental per a l'autodocumentació, i també el seu valor primari. Esta producció documental, o millor el dit producció d'informació, pot ser oral o plasmada sobre qualsevol suport material. Naturalment l'existència dels arxius es deu a la plasmació material d'aquella informació utilitzant un sistema intelegible: l'escriptura. Per esta raó no podem parlar d'arxius fins que els negocis, les activitats, l'exercici de certes funcions es plasmen per escrit i es conserven de manera estructurada o orgànica. En l'actualitat, amb els sistemes informàtics, que permeten acumular, gestionar, manipular, accedir, difondre... un gran volum d'informació en poc d'espai i en poc de temps, podem dir que hem assistit a una autèntica revolució informàtica; però al llarg de la història hi ha hagut altres revolucions, que pot ser que ara no ho pareguen, acostumats com estem des de fa segles a utilitzar certs recursos, però que en el seu moment van constituir un gran canvi, una revolució en el camp documental, com va ser la invenció del paper i la seua utilització com a suport.

L'Arxivística seria la disciplina que té com a finalitat gestionar i conservar esta vessant de l'acumulació documental que són els arxius. I entrem així en la definició d'Arxivística.

2. Definició

L'Arxivística és la disciplina que tracta de l'organització, del funcionament i de l'estudi dels arxius. Des de fa molt de temps existia la necessitat, tant per part de persones privades com per part de l'Estat, i per tots els nivells de l'Administració, de conservar els documents, que fan referència a l'adminstración i a les relacions jurídiques, en un lloc determinat i ben ordenats. Naturalment este procés s'ha consolidat i ha adquirit grans dimensions amb la difusió i generalització de l'ús de l'escriptura i per a la progressiva organització de l'administració i la seua burocratització. Per a conéixer el funcionament i organització d'un arxiu l'Arxivística estudia el seu origen i la seua formació. I a més també tracta sobre la utilització i la reglamentació jurídica que afecta i regula l'existència dels arxius.

Són diverses les definicions que s'han fet d'esta matèria, totes elles coincidixen a establir com el seu objecte els arxius. Des de les més simples, com la de MILLARES CARLO, que la definix com: “Ciència que estudia els arxius en general” a les que intenten partir del concepte d'arxiu.

-CASANOVA, autor d'un manual publicat en 1928, definix l'arxivística com:” Disciplina que s'ocupa dels arxius, no sols de la seua conservació , sinó també de la construcció i manteniment dels locals i dels documents i del seu cosultabilidad presente i futura”.

-TANODI en el seu llibre publicat en 1961 parla de “disciplina auxiliar o funcional de l'administració i la història, que fa referència a la creació, història, organització i fuciones dels arcivos i els seus fonaments legals”, és, en opinió de TANODI, més una disciplina tècnica que una ciència en el sentit estricte de la paraula, ja que li falten alguns elements propis de tota ciència.

-DELLA SACRA FAMIGLIA(1973) tracta d'ampliar la definició introducciendo la necessitat de conéixer, per un correcte tractament dels arxius, la seua història i definix l'Arxivística com ”Doctrina que trata els arxius i la seua naturalesa, història i ordenació i ens ensenya la seua gestió i administració.”

-VAGNONI(1979): ”Ciència que estudia l'origen, la formació, l'ordenació, i la conservació dels arxius, a més de les lleis que els regixen i tots els problemes que els afecten, i al mateix temps ensenya a conéixer la seua història, naturalesa i estructura.

D'estes definicions podem extraure els punts essencials de l'Arxivística:

ð Qual és l'objecte de l'estudi dels arxius: ordenar-los segons la seua naturalesa, a través de la seua història, que ens reflectirà com era en el passat la institució generadora del fons, que modificacions ha sofrit, quals han sigut les seues atribucions i competències, d'on es derivarà el mètode archivístico.

ð La finalitat de l'ordenació i conservació, que té una doble vessant, la més primària de caràcter administratiu, pràctic, i la secundària de caràcter històric o cultural.

ð Els mitjans tècnics i legals que garantixen la conservació i asseguren el seu manteniment, accessibilitat, uso i difusió.

Algunes definicions com la de TANODI, introduïxen una qüestió polèmica, no únicament pel que fa a l'Arxivística, sinó en general a totes les disciplines històriques, com és el del seu caràcter autònom o auxiliar, en el cas de l'Arxivística de l'Administració i de la Història. Sobre açò CENCETTI va revindicar per a l'Arxivística esta autonomia al plantejar la necessitat de vincular l'arxiu, el document, i la seua trajectòria amb la institució o persona que lo creo, donant-li un contingut científic. L'Arxivística tenia així els dos requisits essencials que ha de tindre tota ciència: un objecte d'estudi, un camp d'acció definit; i un mètode propi.

LODONINI(1984) ha aportat diferents reflexiones sobre la problemàtica del caràcter dels arxius i del mètode d'aproximació a la seua història i ha precisado que la sedimentació documental és la conseqüència del desenrotllament d'una activitat administrativa d'una col·lectivitat o d'una persona per tant l'Arxivística assumix dos aspectes:

1) en relació amb la institució que ha produït el fons documental, i que per tant es tractarà de facilitar el seu ús com a documentació d'una oficina administrativa, d'una institució viva.

2) en relació amb el seu interés històric, com a fonts històriques, com a memòria col·lectiva o personal, valor que adquirirà quan haja perdut el valor administratiu o legal.

L'un i l'altre seran objecte específic de l'Arxivística.

Finalment PLESSI(1990) definix l'Arxivística com la doctrina que estudia aquells complexos documentals, que llamammos arxius, que es formen com una memòria objetivizada en relació a activitats administratiu-jurídiques, desenrotllades per individus, grups, comunitats, institucions. D'estos complexos documentals l'Arxivística definix la naturalesa o concepte, considera l'estructura, la composició, l'ordenació amb un mètode propi i la tipologia. Examina les eventuals modificacions i alteracions del fons documental, siguen casuals o voluntàries. Establix la història particular de cada arxiu. Esbrina si són necessàries o almenys oportunes les seleccions i eliminacions de documents i dicta els criteris a seguir. Busca les tècniques de descripció i uso. I contribuïx a l'establiment de les normes legals que regulen l'existència dels arxius.

[En l'actualitat l'Arxivística té, per consens general, una funció propedeútica(ensenyança o coneixement preparatori d'una ciència) en la investigació històrica.]

3. Divisió de l'Arxivística.

L'Arxivística, tenint en cuenta el seu objecte i finalitat, la podem subdividir en tres apartats:

A)-Arxivística pura, que constituïx la part més elemental, bàsica, on s'estudien les nocions generals i teòriques que conformen la discilina i que afecten al tractament del material archivístico. Tracta d'elaborar els principis generals en els quals inspirar-se en els diferents moments de la formació dels arxius i de la seua organització. Establix els instruments de descripció que donen les indicacions per a localitzar un determinat document i sobretot estudia les qüestions relatives a la formació, ordenació, conservació i gestió dels documents, tant antics com moderns, que formen en l'actualitat dels arxius, al concepte d'arxiu, així com de la seua naturalesa,, història i estructura, ja siguen públics o privats, individuals o col·lectius. El mètode o principi en què es basa tota la teoria moderna de l'Arxivística és el principi de procedència o mètode històric. Com a exemple d'aplicació del mètode archivístico tindríem el principi general de mantindre els fons archivisticos íntegres, sense disgregar-los i no introduir aquells documents que no pertanguen al fons concret. Per tant el que vam denominar com a arxivística pura estudia el problema de l'ordenació de l'arxiu estudiant el seu propi mètode, criticant els seudo-métodos i proposant esquemes i organismes per a les diferents tipologies d'arxiu que després l'arxiver haurà d'aplicar adaptant-les al cas concret. Pertiendo sempre de la història de la institució que l'ha generat.

B)-Arxivística tècnica, que s'ocupa de de l'organització externa dels arxius i dels documents en ells conservats; dels edificis, de l'elecció de la seua ubicació, de la disposició i característiques del local, estudi del pes que suportarà l'edifici, estanteries, il·luminació natural i artificial, ventilació, humitat ambiental, temperatures, mitjos de conservació, mesures de prevenció i tècniques modernes de la instal·lació i restauració de la documentació. Mitjos mecànics de transport i adopció de sistemes pràctics per a facilitar l'accés.

C)-Arxivística jurídica que tràfic dels aspectes legals, conservació, selecció i eliminació de documents, termes de consulta....Estudia les normes que afecten a l'arxiu, des de les disposicions locals a les de caràcter internacional i que afecten a la consideració de l'arxiu, el seu concepte, conservació, accessibilitat, consulta, propietat i destí dels fons documentals.

Una valuosa contribució a l'accés i consultabilidad dels arxius l'ha aportat l'aparició de nombrosos sistemes de reproducció de documents: la fotografia, microfilm, microfitxa, fotocòpia, disc òptic, scaner... Tècniques que servixen tant per a la difusió i més fàcil consulta dels documents, com també per a preservar la seua conservació.

Objecte de l'Arxivística són per tant els arxius en general i els documents que formen part, ja siguen de l'època que siga i estan fets en qualsevol material, des del document tradicional manuscrit sobre paper o pergamí, fins als més recents, com els impresos, fotografies, pel·lícules... sempre que es tracten de documents d'arxiu, és a dir, relatius a l'activitat d'un ens o una persona i que es conserven amb una finalitat pràctica. L'Arxivística es pot definir també com una disciplina històrica jurídidca i tècnica, amb una part teòrica i una tècnica.

4. Matèries auxiliars.

L'Arxivística, encara que apareix com a disciplina auxiliar de la Història, al costat de la Diplomàcia i la Paleografia i altres disciplines afins, té unes característiques diferenciades, un objecte definit, una metodologia pròpia i una finalitat definida que configuren la seua independència i per tant podria consederar, com a auxiliars, totes aquelles ciències o disciplines de què fa ús.

Ja que l'Arxivística no és una ciència aïllada, sinó que naix unida a la Diplomàcia, estuida la història de l'escriptura, les seues característiques(diferents grafies segons èpoques i llocs, abreviatures, evolució, zones de difusió...) Els conocimentos paleogràfics són bàsics en el treball d'arxiu, no únicament perquè ens permet desxifrar un text antic, sinó perquè l'escriptura és un element crític molt útil a l'hora d'establir la cronologia i la procedència d'un document de qualsevol referenca temporal o geogràfica.

4 .2 La Diplomàtica. Etimològicament és la ciència que s'ocupa dels diplomes, és a dir, els documents. Estudiant la seua gènesi, estructura i clàusules per a establir les diferents tipologies, amb la finalitat d'analitzar la seua autenticitat. Tracta d'establir el mètode crític amb el qual el document ha de ser estudiat a través dels seus caràcters externs i interns, per a fixar l'autenticitat, datació, origen, trasmisión i fixació del text, per a determinar el valor del document com a testimoni històric. Tradicionalment la Diplomàtica únicament estudiava els documents de l'Edat Mitjana i aquells de caràcter jurídic, actualment, les noves tendències encapçalades per BAUTIER, DUMES i TESSIER, pretenen que la Diplomàtica no quede restringida a aquella època cronològica ni a un tipus determinat de document, sinó que abrace a tots, els públics i els privats, els històrics i administratius.

4 .3 La Sigilografía estudia els segells que apareixen acompanyant els documents com a element de validació.

4 .4 L'Heràldica que s'ocupa de l'estudi dels símbols distintius de famílies, comunitats, institucions i persones, establint les normes del seu ús.

4 .5 La Cronologia estudia els sistemes de datació en ús, en les diferents èpoques i llocs, i establix la manera de reduir-los al còmput actual.

4 .6 L'Ecdòtica o crítica textual que estudia els documents en la seua gènesi i difusió, tractant d'establir a través dels diferents testimonis conservats, el text original en el seu estat primigeni.

4 .7 Història de les institucions. Ja hem parlat del principi de procedència com a mètode d'ordenació de l'arxiu, i per a la seua correcta aplcación és necessari conéixer la història de les institucions. La sistematització de qualsevol fons documental haurà de partir del coneixement profund de la institució que el va originar: funcions: activitats i òrgans que l'integren o l'han integrat en el passat, ja que estos configuraran l'organigrama sobre el qual establirem la classificació de la documentació.

4 .8 Toponimia-Onomásatica. Esta disciplina restringia en un principo el seu objectiu a la recerca del significat, etimologia i evolució dels noms de lloc i de persona. En l'actualitat l'onomàstica en general i la toponímia en particular tracten d'estudiar els topònims a través de l'evolució dels seus noms i constatar la relació existent entre els noms d'un país i la llengua dels seus habitants, identificant els topònimos actuals en els documents antics i establir les regles evolutives de la fonètica que han ocasionat la seua transformació.

4 .9 Filologia. Estudia la llengua en totes les seues manifestacions, però en relació amb l'arxivística el que ens interessa és el seu estudi i interpretació dels textos antics i la seua relació amb les cultures que han servit de marc. Facilita la crítica documental ajudant a verificar l'autenticitat del document i també a datar-lo.

4 .10 Metrologia, es dedica a la definició de patrons i sistemes de mesura utilitzats al llarg de la història i les diferents característiques locals, donant les equivalències actuals.

4 .11Dret administratiu. El correcte coneixement de la documentació moderna, de la més recent, ens serà facilitada pels conceptes fonamentals del dret administratiu i per les línies generals dels seus procediments. Així, esta part de la ciència jurídica serà també un element auxiliar importantísmo, ja que ens ajudarà a estudiar la tipologia documental dels expedients que es produïxen en les administracions actuals, mostrant el seu funcionament, documentació que generen i delimitant per tant les diferents sèries que es formen en cada dependència de qualsevol institució.

4 .12Informàtica. amb la ntroducción de la informàtica i la computerización del treball d'arxiu s'ha produït un gran canvi en la gestió documental i en l'ús dels fons documentals. D'una banda ha creat uns nous arxius amb documentació en suports diferents al tradicional i d'altra banda ha obert la possibilitat d'introduir els vells documents en sistemes mecanitzats que faciliten la seua gestió i consulta.

4 .13Tècniques empleades en la conservació i restauració documental. Per ex. la Química.

5. Finalitat de l'Arxivística

Cal definir el sentit d'una arxivística integrada:

-Garantir la unitat i la continuïtat dels depòsits d'arxiu, establint el principi de les diferents etapes per les quals passa un document, al mateix temps que es valora conjuntament el valor primari i secundari d'este.

-Aconseguir una definició àmplia però al mateix temps extricta d'arxiu.

En conclusió amb el que s'ha exposat podem afirmar que en l'actualitat l'arxivística ha adquirit una doble funció d'estudiar i dictar els principis teòrics més apropiats per a una racional organnización dels arxius, així com de la recerca de les tècniques més apropiades per a la seua supervivència i establir els criteris més favorits per a la investigació científica, estudiant els problemes relatius a l'ordención de les sèries documentals, de la seua catalogació a fi d'assegurar la conservació i facilitar al mateix temps la consulta.

L'Arxivística té com a objecte l'arxiu, estudiant la seua formació i organització en un ambient determinat, les implicacions de l'arxiu i dels documents que l'integren en la societat, la seua composició i natural evolució a través d'una recerca metodòlogica dirigida a conéixer el seu origen, formació i evolució de les magistratures de la institució.

TEMA 3:EL ARCHIVO

  • Documento/documento de archivo

  • Nomenclatura del archivo a través del tiempo

  • Etimología del “archivum”

  • Definición de archivo

  • Sistematización de los archivos

  • Etapas de la vida del archivo

  • Documentalismo: Centros de Documentación

  • Tipos

  • Archivos y bibliotecas: diferencias

  • Documento/Documento de archivo

  • No todos los escritos tienen carácter documental y no todos los documentos constituyen “archivo”. Para que se pueda hablar de documento de archivo, este ha de haber sido producido en el curso o en el ejercicio de una actividad administrativa, en su accepción más amplia: administración del Estado, o cualquier otra colectividad organizada, de una hacienda, una familia, o la administración de sectores: políticos, financieros, militares, eclesiásticos, tecnológicos, científcos, industriales, recreativos, culturales, etc. Y tanto si son públicos como privados.

    La definición de archivo habla de que los archivos son el conjunto de documentos ,de cualquier fecha, cualquier soporte, producidos o recibidos por una persona física o moral(jurídica) y destinada al servicio de un organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. Esta definición excluye de entrada toda limitación temporal en la consideración de documento. Y así mismo rechaza cualquier restricción formal: un documento es un documento se trate de un rollo, un registro, un legajo, una hoja suelta, una microficha, etc. Esté escrito a mano, impreso, registrado por cualquier sistema mecánico y tampoco se establece ninguna restricción en cuanto a las dimensiones del documento; el documento puede tener como soporte el bronce, el plomo, el papiro, la tela, el pergamino, la tierra cocida, un disco, una película, una banda magnética, un CD-ROM, o un disco óptico.¿ Todo documento ha de ser necesariamente un documento escrito? La práctica archivística demuestra que los archivos están constituidos también por documentos que no conforman ningún texto, como las fotografías, los grabados... La narración de un cronista o el manuscrito de una obra literaria o científica, a pesar de estar redactados con la finalidad de trasmitir noticias, conocimientos o perpetuar la memoria o divulgar el pensamiento de su autor, y que el sistema de comunicación que utiliza es el escrito, no tienen carácter documental(no tienen carácter de documento de archivo), pero si son todos fuentes históricas.

    Así parece que cualquier producción humana podría ser un documento, y este término perdería significación propia. Es cierto que un artefacto cualquiera que conserve los rasgos de la actividad a la cual debe su textura, su forma y funciones, lo podemos considerar documento: podemos descifrar las huellas que lleva, nos muestra alguna cosa sobre su origen y las condiciones en las que fue fabricado. Por tanto forman parte de los documentos los restos y todas las huellas dejadas por el ser humano. Pero todos estos son documentos virtualmente, son documentos cuando se usan de manera diferente a la que estaban originariamente destinados, fuera de su contexto y estudiados como portadores de huellas, eregidos a la categoría de signos. Es lo que ocurre cuando los objetos pasan a formar parte de las colecciones arqueológicas. Y es allí, generalmente, donde adquieren el estatuto de documento, sin estar producidos como tales.

    El archivo nace de manera espontánea, es el resultado de la sedimentación natural de una actividad práctica, administrativa, jurídica. Está por tanto, constituido por un conjunto de documentos, ligados entre si por un vínculo originario, necesario y determinado, por el cual cada documento condiciona al resto. PLESSI ha afirmado que el archivo es la proyección objetivizada(materializada, plasmada) en los testimonios escritos de las funciones reservadas a la regulación de la vida humana.

    Por tanto, totalmente diferente del archivo, es la colección documental, formada por la voluntad del colector, del coleccionista, siguiendo unos criterios preestablecidos, es decir, sin espontaneidad. Ningún rasgo en común comparten el archivo y la colección, ya sea de libros(biblioteca), de pinturas(pinacoteca) o de documentos singulares(centro de documentación)

    No es posible por tanto construir de manera artificial un archivo. Así cuando se habla de archivos temáticos, como son los archivos literarios o los archivos de arte, se está designando, en realidad, colecciones documentales temáticas, configuradas siguiendo un criterio preestablecido, y por tanto no susceptibles de ser calificadas como archivos.

    En los años 20 y 30 PANELLA y CASANOVA criticaron vivamente la pretension de crear “archivos de la 1ª Guerra Europea” en diversos países, y posteriormente, la institución de archivos literarios y del arte se extendió a algunos países de Europa del Este. Generalmente, se acepta de buen grado que los documentos audiovisuales y sonoros constituyen material archivístico y por tanto deben ser conservados en archivos. Pero hay que aplicar en este caso la misma distinción que hemos tenido con cualquier documento creado por un sistema tradicional.

    Así, constituye material de archivo, el producido en el desarrollo de una actividad administrativa práctica. Son, por tanto, documentos archivísticos los registros de intercepciones telefónicas por orden judicial o los debates de una asamblea o de un interrogatorio. Y no son material archivístico, los films comerciales, los registros del cine o el teatro... que son el producto de una actividad profesional, y no de su regulación administrativa.

    En los archivos tiene lugar cualquier documento producto de una actividad, plasmado sobre el material que sea. Así encontramos entre estos materiales, no únicamente las bandas magnéticas, sino también las tablillas de arcilla del Antiguo Próximo Oriente, los papiros de Egipto, los osos chinos y los escritos sobre hojas de árbol, madera... naturalmente siempre con la limitación de que se trate de escritos con carácter documental, producidos en el ejercicio de una función bien definida.

    Por otro lado, hay que tener en cuenta que los archivos y su conservación está condicionada por el poder, ya que como memoria oficial de carácter burucrático responden a la lógica burocrática que está dominada por las estrategias del poder.

    La documentación que forma a los archivos está producida mayoritariamente por aquel que ejerce el poder, y por tanto su acumulación como memoria(primer auto-documental) dependerá de él mismo, que podrá conservarla o destruirla. Es decir que actualmente , y también en el futuro, la documentación archivística que disponemos es la que nos han dejado tener y este es un hecho que modifica el carácter espontáneo de la acumulación documental

  • Nomenclatura

  • Los complejos documentales que hoy denominamos archivos en la mayoría de idiomas modernos, han recibido históricamente diferentes nombres, que de alguna manera muestran lo que se entendía en cada momento por archivo.

    “scrinium, tabularium, sacranium, grafarium, chartarium, armarium...” términos de significado diverso, desde los que se refieren al lugar donde se escribían los documentos hasta el carácter sacro o secreto de los archivos. Pero el nombre que tendrá más éxito será el de archivo, del latin “archivum”.

  • Etimología de archivo

  • Diversas son las propuestas que se han hecho sobre la etimología de la palabra archivum de la que proceden las voces usadas en las principales lenguas modernas: italiano: archivio; francés: archive; inglés: archive; alemán: archiv; portugués: arquivio; catalán: arxiu.

    Tres son las propuestas que se han hecho sobre el origen etimológico de la palabra:

    • De arcanum : depósito donde se conservan los documentos y los objetos de valor, y que hace referencia a las cosas que se han de ocultar.

    • De “arjaios”(ðρððððσð: que en griego siginifica arcaico, antiguo.

    • Arjé y arjeion(ðρððððρððððððð que significan magistrado y sede de su magistratura(palacio donde ejercía su autoridad) y por extensión se daba este nombre a la documnetación que generaba.

    4. Definición de archivo

    Definir que es un archivo es una de las cuestiones que más han preocupado a los teóricos de la archivística, así cada manual o cada autor aporta la suya, veamos algunos ejemplos.

  • C.I.A:”Conjunto de documentos de cualquier fecha, forma o soporte material, elaborado o recibido por una persona física o jurídica, por un servicio o organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad y destinados por su naturaleza a ser conservados por esta misma persona”.

  • Escuela de archivística del Vaticano:” Conjunto de escritos recibidos o redactados por una institución sobre su actividad, que por su función están destinados a ser conservados”.

  • TADDEI:” Lugar donde se conservan bien ordenados los grandes depósitos de títulos, actas, escrituras, y en general todos los documentos de carácter auténtico, pertenecientes a una administración pública o privada”.

  • PECCHIAI:”Colección de documentos, volúmenes, protocolos, y registros que van acumulándose por cualquier causa de la vida social y que se conservan por su utilidad”.

  • CASANOVA:”Conjunto ordenado de actas de un ente o individuo, constituido durante el desarrollo de una actividad y conservado por motivos políticos, jurídicos y culturales que lo han producido”.

  • JENKINSON:” Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de asuntos de cualquier tipo, públicos o privados, de cualquier fecha, conservados para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión, o por sus sucesores.

  • SANDRI:”Conjunto de escrituras por las cuales se explica la actividad práctica de una institución o persona, ligados recíprocamente por un vínculo determinado por la naturaleza y competencias o funciones del organismo o persona a los que se refieren los documentos.

  • HEREDIA HERRERA:” Uno o más conjuntos de documentos, de cualquier fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los ha generado, a los ciudadanos o la historia.

  • PLESSI:”Conjunto de documentos producidos o adquiridos, según un espontáneo nexo originario de competencias y de contenidos, para una administración individual o colectiva en el ejercicio de su actividad, y que se conserva para una finalidad práctica y que plasma las propias funciones.”

  • CORTÉS:”Conjunto orgánico de documentos acumulados por una institución pública o privada, religiosa o laica, individual o colectiva en el ejercicio de una actividad, y que se conserva por una finalidad práctica o operativa, administrativa, política o jurídica, y que pasados los términos legales establecidos adquieren un valor histórico-cultural, pasando de constituir una memoria autodocumental, a una memoria histórica.”

  • La definición de TADDEI hace referencia al lugar y no a la documentación e introduce la noción de ordenado y auténtico, y efectivamente mientras el archivo no está ordenado no es más que una masa informe de papeles, como mucho una colección de documentos.

    La definición de PECCHIAI utiliza impropiamente el término colección.

    Y la de CASANOVA y HEREDIA HERRERA hablan de motivaciones culturales e históricas en su conservación, valores estraños en el origen del archivo. Esta función la adquiere el archivo a posteriori y no influye para nada en la acumulación documental.

    Los archivos a diferencia de otros centros de información documental, se caracterizan por conservar mayoritariamente testimonios escritos. Sus fondos en la actualidad contienen desde documentos tradicionales sobre papiro, pergamino, y papel hasta los impresos y mecanografiados, a los que se han unido más modernamente los documentos gráficos, fotográficos, y audiovisuales y los últimos años los documentos informatizados.

    En resumen los rasgos principales que caracterizan al archivo son:

  • Está compuesto por documentos en cualquier soporte, fecha o forma.

  • Los documentos están producidos por una persona física o jurídica, sea un individuo, una familia, o un organismo público o privado.

  • Los documentos son generados en el ejercicio de la actividad propia de la persona o institución.

  • La finalidad de su conservación es la propia información y la gestión administrativa.

  • Han de estar ordenados de manera orgánica, respetando el orden en que fueron producidos y disponer de un sistema que facilite su recuperación.

  • 5. Etapas de la vida de la documentación archivística o del archivo

    El archivo entendido como un todo indivisible, unitario. La información documental tiene una vida semejante a un organismo biológico; nace(momento de la producción), vive(vigencia administrativa) y muere( pérdida del valor administrativo). El documento pasa en su vida por diferentes fases: desde su elaboración y durante un periodo de tiempo variable, se utiliza de manera más o menos intensa para la resolución de los asuntos propios del productor; con el tiempo dejará de ser utilizado, perderá valor para el creador y finalmente se planateará su conservación permanente en un archivo o su destrucción. El mayor o menor valor primario del documento de archivo condicionará las etapas de su vida y su supervivencia. Las etapas por las que pasa la documentación son:

    • Archivo de Gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y uso directo de las unidades administrativas que los han producido. Por esta razón se les denomina también archivos de oficina. Tradicionalmente se considera que la documentación debe permanecer en esta fase durante 5 años una vez finalizada su tramitación. No obstante este plazo puede resultar escesivamente largo. Las razones para acortar este plazo serían que, en la actualidad la información útil para la gestión preescribe cada vez más pronto; en una oficina de cualquier nivel de administración en 5 años se produce tanta documentación que resulta imposible mantenerla en la misma oficina.

    • Archivo administrativo: Cuando la documentación deja de ser utilizada en las oficinas que las han generado, son trasferidas a un depósito donde permanecerán para ser utilizadas en caso de que haga falta. La tramitación está acabada, pero un recurso o la vuelta sobre un asunto puede hacer necasaria su utilización. Pasados los 15 años los documentos pasarían a la etapa siguiente.

    • Archivo intermedio: La documentación ha perdido practicamente la utilidad para la que había sido creada. En este momento se procede a la valoración, clasificación y selección, para decidir qué se ha de conservar de manera permanente y qué no. Este proceso se realiza cuando la documentación tiene entre 25 y 30 años de antigüedad.

    • Archivo Histórico: Toda la documentación que pasa al archivo histórico se conserva perpetuamente, con las condiciones técnicas y ambientales óptimas que permiten conservar la documentación y con garantías de libre accesibilidad.

  • Sistematización de los archivos.

  • Los archivos atendiendo a su origen y a su alcance territorial se agrupan en:

    • Archivos civiles: Generales o estatales(los de administración del Estado, ministerios...), autonómicos, provinciales(Generalitat, consellerias, diputaciones), judiciales, notariales, municipales, empresariales(comercio, industria, banca...)

    • Archivos religiosos: Los denominados archivos eclesiástico, pertenecientes a la iglesia católica, organizados siguiendo la jerarquía de estructura territorial eclesiástica en un archivo central(Archivo Secreto del Vaticano) y archivos metropolitanos, diocesanos y capitulares(dependientes del obispo, arzobispo, catedrales y colegiatas) y por último los parroquiales y los de de las órdenes religiosas y monásticas, cofradías... Dentro del grupo de archivos religiosos habría que incluir todas las religiones diferentes de la católica.

  • Documentalismo

  • Es un conjunto de técnicas dirigidas a la reunión, clasificación, y distribución de los documentos de todo tipo referidos a cualquier campo de la actividad humana. Actualmente el gran incremento de la producción de información científica, técnica, divulgativa... Ha dado origen a nuevos recursos y técnicas documentales, como las bases de datos o las redes documentales, y nuevos soportes de datos o documentos: fotográficos(fotografía, fotocopia...), microformas(microfilm, microficha), magnéticos(cintas magnetofónicas, de video, discos magnéticos) y ópticos(disco óptico). El tratamiento de la información y el servicio al usuario es asumido por las personas especializadas(documentalistas). La palabra documentalismo fue acuñada por Paul OTLET y Henri LAFONTAINE en la Décima Conferencia Internacional del Instituto Bibliográfico Internacional del año 1931 al proponer la sustitución de la palabra bibliografía por la de documentación. La herramienta básica del documentalista, teniendo en cuenta que su finalidad es la difusión de la información, es la telecomunicación. Estas colecciones de información se reunen en los centros de documentación.

    Los antecedentes del documentalismo hay que buscarlos en los organismos dedicados a la recogida y difusión de repertorios bibliográficos con una unidad temática.Uno de los más antiguos es el Instituto Bibliográfico de Sociología(1893), que comenzó por publicar repertorios bibliográficos sobre sociología y posteriormente amplió su campo al Derecho y se proyectaron 5 campos de trabajo:

  • Repertorio legal universal

  • Repertorio para las ciencias sociales

  • Repertorio clasificado de legislación comparada

  • Repertorio de estadística

  • Repertorio general de autores

  • Estos proyectos se basan en la idea de universalidad del trabajo científico. Se trata de reunir en un único fondo documentos de procedencia diversa: archivos, bibliotecas, prensa para ser conservados, automatizados y distribuidos entre todos aquellos que lo requiriesen.

    En 1985 se crea el Instituto Internacional de Bibliografía al entrar en contacto OTLET con Melville DEWEY, inventor de la CDU, ya que esta obra respondía a la idea de universalidad del proyecto de OTLET, es decir unidad de método, ya que permitía un ilimitado número de divisiones y subdivisiones en las materias. En 1943 OTLET publicó el Tratado de Documentación que establece basandose en la clasificación de DEWEY una tabla sistemática de materias. En la primera parte OTLET expone las líneas generales del concepto de documento y de documentación. En su concepción, libro es el término convencional para designar cualquier tipo de documento. Así bibliología, documentología y documentación son las tres denominaciones propuestas y utilizadas para la ciencia en general del documento, que tiene como finalidad:

  • Analizar, ordenar y sintetizar los datos, la información, adquiridas en el dominio del documento, y al mismo tiempo promover nuevas búsquedas.

  • Elaborar una serie completa de formas documentales en las que se plasmen los datos del pensamiento científico o práctico, desde el documento simple hasta las grandes colecciones, y las formas superiores como son el los tratados y las enciclopedias.

  • Elaborar los métodos para que la información pueda ser expuesta de manera racional y sistemática.

  • 7.1. Centros de Documentación: tipos.

    El desarrollo de los medios de comunicación y de la necesidad de información ha hecho aparecer y multiplicarse los llamados Centros de Documentación, que tienen como finalidad preparar información sobre un tema.

    Según la definición de LÓPEZ YEPES, documentalismo es la reunión de documentos sobre un tema preestablecido y el tratamiento y manipulación de aquellos para su difusión y uso.

    Después de la IIG.M. se creo la Federación Internacional de Documentación que entiende documentación como:” colección y conservación, clasificación y selección, difusión y utilización de cualquier información”. La definición de BRADFORD de documentalismo es muy aclarativa:” Arte de coleccionar , clasificar y hacer inmediatamente accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales”. El objeto de la documentación es el documento entendido en sentido amplio y recogido de manera albitraria por su contenido y clasificado por materias, sin tener en cuenta su origen. Así un Centro de Documentación puede integrar documentos sobre soportes muy variados, y tanto de carácter original como reproducciones.

    Uno de los ejemplos más antiguos de centros de información documental lo costituyeron las Sociedades de Amigos del Pais que comienzan a crearse en el s.XVIII como consecuencia de la Ilustración y de la difusión de las ideas científicas.

    Estas sociedades tienen como objetivo la difusión del conocimiento y de la comunicación científica de carácter colectivo, promoviendo el estudio de diferentes aspectos de la zona donde se creaban y su relación y difusión con otras sociedades. En cuanto a la documentación las sociedades conservan la generada por su propio funcionamiento y hacen recopilación de aquella que es de interés para su finalidad, documentación que era recogida en copias manuscritas y que procedía en gran parte de la prensa y de trabajos científicos. Al mismo tiempo se crean en el seno de estas instituciones bibliotecas especializadas en temas concretos:

    -Comercio, artes y oficios, agricultura, diccionarios de carácter técnico y científico, enciclopedias, obras legislativas...

    La característica de estas sociedades será la difusión y divulgación de los conocimientos cientificos para su aplicación en la mejora y el progreso de la sociedad, con la publicacion periódica de memorias.

  • Archivos y bibliotecas.

  • El mayor interés que las bibliotecas han despertado, ha determinado que en muchos casos se apliquen los prncipios de la Biblioteconomía a la Archivística(clasificaciones temáticas o siguendo la CDU). Uno de los elementos de distinción entre archivo y biblioteca es la relación entre fondo documental y su “progenitor”(institución o persona que lo ha generado), cosa que no ocurre en la biblioteca. Los archivos no son creados artificialmente como las bibliotecas. Los archivos se van formando de manera espontánea y natural, mientras que la biblioteca se forma y crece de manera albitraria, artificial, condicionada por la voluntad de su responsable. En realidad la biblioteca es una colección de libros. Las diferencias entre archivo, biblioteca y centro de documentación se resumen en la diferente formación y origen de cada uno de estos centros de información y en el carácter individual, y las relaciones de las piezas o unidades documentales que los integran.

    -La biblioteca crece y se configura por compra o donaciones, siguiendo la voluntad o el criterio de la persona encargada y limitada por un presupuesto económico.

    -El archivo se origina d manera natural y crece en proporción a la actividad que desarrolla la institución productora.

    -El centro de documentación se forma por recogida de materiales de procedencias diferentes: prensa, documentos archivísticos, libros... teniendo una materia preestablecida.

    La biblioteca está constituida por piezas individuales y el archivo por unidades interrelacionadas que forman secciones y series documentales. El centro de documentración es mixto y está integrado ,generalmente, por materiales en copias y que tienen procedencias muy diversas, y ninguna relación entre ellas que no sea la materia de la que tratan.

    Tema 4:Historia de los archivos

  • Los archivos en la época antigua.

  • Los archivos en la Edad Media y en la Época Comunal

  • 2. 1. Las consecuencias de las invasiones

    2. 2. Centros monásticos:”scriptoria”

    2. 3. Las ciudades

    2. 4. Formación de los grandes archivos europeos

  • Época moderna y contemporánea

  • 3. 1. Las monarquías absolutas: concentración de archivos

    3. 2. La revolución francesa: publicidad de los archivos

    3. 3. El intento de un Archivo Universal

  • Los archivos de la iglesia

  • 4. 1. Cancellería apostólica(s.III)

    4. 2. Organización administrativa(s.XII)

    4. 3. Desmebración por el cisma

    4. 4. Concilio de Trento(1546-63)

    4. 5. León XIII: apertura del Archivo Secreto del Vaticano

  • Los archivos en la época antigua

  • La historia de los archivos es en cierta manera paralela a la de la escritura: el origen de los archivos es contemporáneo a las primeras manifestacines escritas de la organización social y política de los diferentes pueblos , respondiendo a la necesidad de conservar la memoria de un hecho, escrito sobre materiales muy diversos. La historia de los archivos está ligada a la historia de la escritura y más exactamente a la historia de la difusión de la escritura y de los materiales escritos.

    El archivo es el espejo fiel del órgano o magistratura en el momento de su actividad y reproduce, a través de la documentación producida , sus articulaciones, su contenido, su comportamiento y finalmente las mismas personas que lo han gobernado.

    Para analizar esta evolución de los archivos en el tiempo la hemos dividido en 5 periodos:

  • Los archivos en la Antigüedad

  • La época medieval

  • La época de las monarquías absolutas

  • Desde la Revolución francesa hasta hoy

  • Los archivos de la Iglesia Romana

  • Los archivos en la Antigüedad:

  • Restos arqueológicos de archivos: Los más antiguos de los que tenemos noticia se remontan al 2500-3000 a.C. y pertenecen al Próximo Oriente, donde se han encontrado en escavaciones arquelógicas de grandes ciudades y de palacios, materiales escritos, especialmente tablillas de tierra cocida, y que evidencian la existencia de centros administrativos y de poder. Efectivamente es en los palacios donde se han descubierto el mayor número de documentos(tratados, correspondencia administrativa i diplomática, contabilidad y finanzas). El acceso a esta documentación era restringido a a funcionarios o personas con permiso especial otorgado por la máxima autoridad. De hecho, la conservación y uso de los documentos estaba vinculado a el ejercicio del poder. Acceder al archivo no era un derecho sino un privilegio. Las tablillas más antiguas conocidas se remontan al s.IV a.C. Sucesivamente, los archivos de los palacios de Lagash(+- 2900 a.C.) de Larsa, de Mari, de Ugarit, de Nínive, de Persépolis ilustran el carácter de los archivos en la Antigüedad. Según BRENNEKE, parece que se trata de un tipo particular de archivo, un archivo-biblioteca, y que la elección del material a conservar se hacía con criterios de propaganda política.

  • De los Hititas es fácil encontrar restros de la existencia de archivos en el sentido más próximo al concepto actual. Las excavaciones de Nínive nos enseñan el gobierno de Asurbanipal y de la escritura cuneiforme. Los archivos egipcios estaban en los templos y son los sacerdotes los que los conservan. De la misma manera que el Arca de la Alianza no es más que un depósito de documentos y constituiria el archivo de Israel, donde se depositaban los documentos de absoluta importancia para la comunidad: las leyes. Se sabe también que cuando se instauró la monarquía se habilitan locales especiales para reunir las escrituras relativas al gobierno. Este archivo estaba al cargo del “mazquir”(archivero). Los persas también dispusieron de archivos que en la mayor parte de los casos dependían de templos.

  • El mundo griego: desde los tiempos más antiguos en las poblaciones del Peloponeso se conservan algunos documentos que, escritos sobre tablillas de madera, metal o piedra, se habían expuesto en la plaza pública para que toda la comunidad tuviera conocimiento. Después se conservaban en el templo como memoria de la actividad legislativa y político-administrativa de la “ððððσ”. Pero archivos propiamente dichos no aparecen en Grecia hasta que no se desarrolla una organización interna de estado democrático y la figura del rey es sustituida por la del arconte(3 arcontes:ejército, justicia y religión). Una vez pasado el tiempo de su mandato, formaban parte del Aerópago(consejo aristocrático de Atenas que actuaba como un órgano consultivo del rey, regulaba la elección de los arcontes, ejercía como tribunal de garantías constitucionales y los asuntos religiosos). La documentación de interés colectivo generada por estos oficiales y por el Aerópago se depositaban en el templo de Ares.

  • En el s.IV a.C. ya existe un auténtico archivo en el ðððρððð, templo de Cibeles, donde se conservaban los documentos públicos: leyes, actas del consejo y de la asamblea popular, tratados... Comienzan a utilizarse otros materiales como soporte de escritura: papiro y pergamino, y los documentos hechos con este material, en forma de rollos, se conservaban introducidos en ánforas de tierra cocida. Se organizan los archivos con personal especializado y se le permitía a los ciudadanos la consulta.

  • Mundo romano: No existía una concentración de archivos como en Grecia. En el Aerarium(Templo de Saturno)se conservaban los documentos de carácter económico, las finanzas de Estado. En el año 73 se situaron en el Campidoglo documentos referidos a la administración del Estado: legislación, actas del Senado, decretos, correspondencia con los gobiernos provinciales, en el templo de Cesar la documentación de los ediles, en el Aedes Nimpharum(campo de Marte) los censos y al TabulariumCaesaris el catastro, en el Atrium libertatis, actas de los censores. Estos depósitos documentales estaban bajo la dirección de los cuestores. Durante el Imperio aparecen archivos ligados a las administraciones provinciales y a los cargos públicos que las controlan.

  • Archivos en la Edad Media

  • Durante al época medieval, después de las invasiones y la consiguiente desaparición del Imperio Romano de Occidente, los archvos dejaron de funcionar y de existir, gran parte del material se destruía o se perdía, bajo el efecto de las destrucciones provocadas por las invasiones y por la anarquía feudal que se generalizaba.

    De hecho durante el periodo entre la decadencia del poder romano y la nueva situación creada con las invasiones, se produce una auténtica decadencia de las funciones del archivo(precedida por una decadencia o desaparición de muchas instituciones). La invasión provocó una situación que llevó a la destrucción de la documentación existente, que además es inútil conservar(los títulos de propiedad, derechos o privilegios que no tienen ningún valor ante la implantación de un nuevo sistema de posesión de la tierra). En estas condiciones historico-políticas el carácter jurídico del archivo de la época imperial romana debía ceder paso a una nueva realidad. Así el archivo se convierte, no en la expresión de un centralismo político, sino en la expresión de una realidad patrimonial, espejo de los señores territoriales feudales, nacidos de la fracturación del imperio central. Los archivos son itinerantes. El señor feudal no tiene una sede fija y se traslada con aquellos documentos que le interesan y con el personal necesario.

    En los centros eclesiásticos, afectados también por los cambios generales, se produce paulatinamente un resurgir de los archivos, gracias a las tentativas de los monjes y clérigos de convertir los monasterios en centros de irradiación cultural, trabajando en la copia de libros y procurando su distribución. Se comienzan a conservar los testimonios y pruebas de los derechos de propiedad y privilegios en archivos donde se conserva el material documental en cartularios(registros donde se copiaban los documentos principales). Pero la auténtica formación de los archivos eclesiásticos medievales es en el s.XII, cuando la Iglesia procede a una 1ª reforma de sus instituciones. También en esta época se inicia la estabilización de los archivos señoriales, de manera contemporánea a la aparición de los archivos municipales. Se consolidan los grandes archivos europeos, ya que a lo largo de los sXII-XIV se organizan sus escribanías, estableciendo las diferentes competencias de sus funcionarios, entre ellos el de la corona de Aragón. El Archivo de la Corona de Aragón se fue formando alrededor de un nucleo constituido por los documentos de las escribanías de los primeros condes de Barcelona, desde el s.IX, y por los registros de la Real Cancilleria catalano-aragonesa desde mediados del s.XIII, que juntamente con las cartas reales constituyen el Archivo Real de Barcelona. De entre los inmensos fondos del ACA hay que destacar el “Liber Feudorum Maior”, cartulario de Alfonso el Casto(1164-1196)

    Uno de los hechos característicos de la Baja Edad Media es la formación de los archivos municipales, surgidos juntamente con la aparición de de las instituciones de gobierno municipal. A finales de s.XI, nombrosas fuerzas políticas sociales se enfrentaron a la autoridad central dando lugar a una transformación profunda de la sociedad agricultora. Esta renovación generó el surgimiento de una nueva organización, el municipio, con órganos de poder controlados por los propios ciudadanos; esta realidad comunal partía de la necesidad de crear una autonomía jurídico-administrativa en la misma ciudad. Los burgueses desean tener un lugar en la sociedad y exigen una libertad adminstrativa, un espacio social y jurídico donde poder desarrolar sus negocios. El primer paso, y el definitivo, fue la conquista de privilegios arrancados al señor, que serán la base de la autonomía de las ciudades. En palabras de PIRENNE:”Cada ciudad constituye un pequeño mundo aparte; su exclusividad y su proteccionismo no tiene límites. Cada ciudad hace lo posible por favorecer su comercio e industria y distanciarse de las otras ciudades. Cada una trata de abastecerse por si misma y de producir todo aquello que le es indispensable. Todas tratan de de extender su propia autoridad sobre el territorio vecino para asegurarse las necesidades básicas”. La adquisición de privilegios por parte de las ciudades será vital para su desarrollo. Así tratan de conseguir de los monarcas o de los señores feudales privilegios sobre la creación de cargos municipales, de protección de sus productos etc.(elección de jurados, justicia, derechos de deuda, pasaje...)

    Estudiar la historia de los archivos municipales puede ser suficiente para comprender esta transformación de la estructura político-administrativa feudal y comprender por qué las nuevas clases sociales comienzan a adquirir libre jurisdicción que luego se convertirá en permanentes y legales.

    Es por tanto la burguesía la que sentirá en este momento la necesidad de organizar archivos destinados a conservar y a custodiar aquella documentación que garantice los derechos y los intereses de autonomía municipal y por tanto son la expresión de los intereses de los ciudadanos.

    Hay que remarcar que estos documentos en un principio no tienen ningún orden y se conservaban únicamente como testimonio o memoria y será más tarde cuando se planteará la exigencia de tutelar con mayor atención los documentos y los estatutos municipales, estableciendo penas a aquellos que los destruyan o roben.

    A la sombra de los entes comunales o como consecuencia de la relevancia que adquieren las ciudades, aparecen los archivos notariales, producto de la figura de un notario, profesional que plasma por escrito los contratos entre privados, y que tiene, por concesión pública(rey, señor feudal, obispo, municipio), capacidad para dotar a dichos documentos de validez pública.

  • La época de las monarquías absolutas: la creación de archivos de Estado.

  • La concentración de los archivos en la edad moderna fue la consecuencia directa del surgimiento de las grandes monarquías que crearon una administración centralista. Serán los archivos de Estado los que concentrarán fondos archivísticos anteriormente esparcidos por el territorio.

    En Castilla, ya en el s.XV, Enrique IV intento crear un archivo general en el castillo de la Mota(Medina del Campo). Pero este intento tuvo más consistencia con los Reyes católicos, que en 1489 trataron de reuinir en la cancilleria de Valladolid los documentos repartidos por sus reinos y nuevamentre en 1509, estblaciendo el núcleo que daría origen al Archivo General de Simancas. Carlos V en 1545 transfirió los archivos de la Mota y del alcázar de Segovia a la fortaleza de Simancas. En cualquier caso aquella concentración fue parcial y no fue efectiva hasta 1568 cuando se trasladó a Simancas la documentación de todos los Consejos, Audiencias, Tesorerías, Secretarías, Capillas reales...

    [El archivo de Simancas contiene 61.505 legajos y 5.196 volúmenes. Las series principales catalogadas son: títulos de Castilla, de Flandes, de Italia y de Portugal; negociaciones con Inglaterra; registro de sellos. Otros fondos importantes son: manual del Estado y del patrimonio real, bulas, secretarios provinciales, guerra y marina, inqusición, patronato eclesiástico, cortes, casa real, gracias y privilegios, dirección general de rentas y consejo real.]

    En 1781 por orden de Carlos III se crea el Archivo de Indias en Sevilla, ocupando la antigua lonja de mercaderes del s.XV. anteriormente la documentación relativa a los descubrimientos, conquistas y la administracion de las antiguas posesiones castellanas de America y de otros territorios de ultramar estaban en gran parte en Simancas esperando una ordenación adecuada. El traslado a Sevilla y su posterior ordenación va ser obra de Juan Bautista Muñoz.(Entre los 14 secciones del archivo destacan: patronato real, contratación, justicia, audiencia, escribanías, arribadas y correos, con un conjunto de más de 35.000 documentos. El patronato real comprende bulas y derechos pontificios sobre creación de catedrales y otras iglesias y nombramientos de prelados. Figuran, principalmente, los descubrimientos, la descripción de territorios y poblaciones, así como la información de los méritos y servicios de los primeros descubridores, las reales cédulas de concesión de escudos de armas y el fondo de la Casa de Contratación.)

    Otro ejemplo de concentracion de archivos sería el depósito documental creado el 1886 en Madrid y que reunía diversos archivos del estado español y de otras procedencias civiles o eclesiásticas: el el Archivo Histórico Nacional. En este depósito se instalaron los documentos de los monasterios y conventos afectados por la desamortizaciones y los de señoríos suprimidos.[Actualmente contiene, entre otros, los fondos siguientes: secretaría de estado, casa real, embajadas, consejos de Aragón, Indias, Italia, Navarra y Portugal. Forman otras secciones los archivos procedentes de las universidades de Alcalá y de Sigüenza, el colegio de nobles de Madrid, inquisición, ultramar i ordenes militares(Montesa) y archivos señoriales(Osuna). Entre la documentación de origen monástico(más de 100.000 pergaminos, unos 100.000 legajos y unos 30.000 volúmenes) hay que señalar los fondos de Poblet, Scala Dei, Santas Cruces, Benifassà, Valldecrist, y San Miguel de los Reyes.]

  • De las grandes monarquías a la Revolución Francesa.

  • Una de las notas primordiales de los archivos nacionales era el carácter secreto de los documentos y su pertenencia a la persona del soberano, hecho que se mantiene hasta la Revolución Francesa.

    En el periodo jacobino la organización institucional francesa sufrió una fortísima reforma que afectó también a los archivos. El 25 de junio de 1794, la Convención promulgó un decreto con el que se establecía la “publicidad” de los archivo de la nación: las deliberaciones, las peticiones, los títulos de propiedad... podían ser libremente consultados, y que los documentos archivados en los depósitos franceses, es decir, los que procedían de las instituciones públicas, fueron puestos bajo la tutela directa del Estado, al mismo tiempo que se trataba de concentrarlos en París, en el Archivo Nacional que ya se había constituido el 29 de julio de 1789 . Así, los documentos procedentes de 10.000 depósitos archivísticos que había en aquel momento en Francia, deberían haber sido transferidos al Archivo Nacional. Pero debido a problemas de carácter práctico y a la falta de indicaciones precisas sobre la manera de llevarlo a cabo, la idea de la centralización, en un único fondo, no se llevó a cabo.

    Como consecuencia de la imposibilidad de trasladar todos los archivos, especialmente por falta de espacio, se inició una eliminación de documentos, al menos de todos aquellos que se consideraban inútiles. Esta eliminación fue confiada en un primer momento a la Agencia temporal de Documentos y posteriormente a una Oficina de Selección de Documentos, organismos integrados principalmente por eruditos, historiadores, y archiveros. Las pérdidas de documentos fueron cuantiosas durante los 10 años que funcionó esta oficina.

    Pero no va ser la cantidad de documentos lo que va obstaculizar una auténtica concentarción de documentos en un único depósito, varias fueron las circunstancias que modificaron el proyecto inicial: una disposición posterior estableció que se creara un depósito archivístico por cada departamento.

    Esta nueva disposición introdujo grandes cambios a la misma estructura de la archivística:

    • Publicidad de los documentos y el reconocimiento de su valor como patrimonio histórico y cultural.

    • La unificación de archivos locales en un archivo departamental y la confiscación de archivos privados.

    El proyecto de una concentración de archivoa en París va ser retomada por Napoleón en 1810. Napoleón consciente de que los archivos podían constituir una auténtica máquina de guerra, intentó no sólo concentrar los archivos franceses en un único depósito con sede en París, sino también los archivos de aquellas instituciones europeas sujetas a la autoridad francesa(se trata de la pretensión de crear un Archivo Universal). Si Napoleón se empeñó en reunir en París los archivos de Estados europeos anexionados o ocupados militarmente era, para privar al adversario de ciertas armas y utilizarlas él mismo para reforzar su política además de como medio propagandístico: equipos de estudiosos preparaban memorias sobre la política pontificia o se encargaban de elaborar libelos(escritos propagandísticos) sobre la violación del derecho de gentes en Inglaterra. Pero sólo llego a recoger una parte del inmenso patrimonio archivístico europeo(Viena, el Vaticano, Simancas), y que muchos años después de la caida del mismo Napoleón comenzó a ser restituida en 1941 durante el gobierno de Petain.

    Varias tentativas de concentración se realizaron a imitación de la francesa. En Gran Bretaña algunos depósitos archivísticos fueron reunidos en las capitales de Inglaterra, Escocia, Gales. En Italia, en Florencia, y Turín, pero tuvieron un carácter limitado y esporádico.

    Así se paso de los archivos secretos, a disposición únicamente de los soberanos, a los achivos públicos, accesibles en un principio a todos. Una nueva concecpión del archivo que tuvo, al menos teóricamente, una rápida difusión.

    5. Los archvos de la Iglesia Romana

    Como cualquier ciudad, persona privada o institución, la Iglesia, desde su nacimiento, ha conservado y organizado sus documentos.

    En primer lugar hay que aclarar que los archivos eclesiásticos son aquellos que se han generado en entes que forman parte de la ordenación administrativa y jurídica de la Iglesia a todos los niveles de su jerarquía, desde la Cancillería Pontificia, como archivo central, hasta los archivos parroquiales o monásticos.

    Una primitiva forma de archivo central de la Iglesia se puede encontrar a finales del s.III con el Archivo de la Cancillería Apostólica, donde se conservaron los documentos de los Mártires recogidos en el “Liber Diurnus”(formulario de documentación eclesiástica).

    Pero no será hasta el final del s.VI cuando se advierta una estructuración de la administración eclesiástica y por tanto unas condiciones para organizar sus archivos.

    A partir del s.VII se destina una sede permanente al archivo central de la Iglesia, la basílica de San Juan de Letrán, del que toma su nombre:”Sacrum Lateranense Scrinium”, aunque no se llevó toda la documentación, ya que, parte de ella permaneció en la Turris Chartularia, próxima al arco de Tito.

    Inocencio III(1198-1216) inició la serie initerrumpida de los registros papales y unió el archivo de Letrán y el de la Basílica de San Pedro, que se había convertido en la sede del papa y donde se había instalado la Cancillería Pontificia.

    Pero también a partir del s.XIII, con las luchas entre papado e imperio (¿otomano?) se inició la desmembración de los archivos centrales de la Iglesia. Con el papa Innocencio IV(1243-1254), por las disposiciones del Concilio de Lión en 1245 se trasladaron parte de los documentos pontificios a esta ciudad y lo mismo hicieron los papas posteriores.

    Durante los años que van de 1336-1339, a intancia de Benedicto XII(1334-1342) se intentó reunir en una sola sede, la de Aviñón, los documentos repartidos por todo el territorio, especialmente los de Agnani y Asís.

    Con la vuelta de la Sede Apostólica a Roma se inició una inversión de la tendencia. Los archivos vuelven en parte y se centralizan en el castillo de San Angelo(1518).

    Uno de los momentos más importantes de la Iglesia, que influyó decisivamente en los archivos eclesiásticos fue el Concilio de Trento(1545-1563). En algunas de sus disposiciones se reformó la jerarquía y estructura de la Iglesia, hecho que tuvo notables consecuencias archivísticas. En la sesión del 11 de Noviembre de 1563 se estableció la obligación por parte de los rectores parroquiales de plasmar por escrito y conservar los libros de registros de bautizos, matrimonios, defunciones...

    La gran obra de creación de un archivo fue efectuada por el papa Pablo V(1605-1621) que fundó el “Archivo Secreto del Vaticano” en 1610.

    Una nueva fase de la historia de los archivos eclesiásticos comenzaría con el papa Benedicto XIII(1724-1730), el cual aportó novedades en la estructura del archivo de la Santa Sede. Instituyó archivos parroquiales siguiendo los dictámenes del Concilio de Trento: ordenó que en cada parroquia existiera un “armarium” para conservar los documentos; indicó la manera de hacer los inventarios de archivo, inició la restauración de pergaminos y publicó normas archivísticas para la conservación y uso de los archivos eclesiásticos. Pero el gran mérito del papa archivero(como se le denominaba) fue la Contitución Maxima Vigilantia(1727), que es un auténtico tratado de archivística, ya que en ella, entre otras cosas, prescribe la creación por toda Italia de archivos eclesiásticos, la realización de inventarios de todos los fondos archivísticos, la apertura de los archivos al público, la inspección de estos archivos(para comprobar que se cumplían las normas de conservación y uso), la recuperación de documentación eclesiástica dispersa y el nombramiento de funcionarios especializados en archivos.

    Después de la Revolución Francesa hay un intento por parte de Napoleón de trasladar en 1810 el Archivo Secreto del Vaticano a París.

    En 1918 se promulga el Código del Derecho Canónigo donde se hace la distinción entre archivo público y archivo secreto,es decir, entre documentos que pueden ser consultados y documentos que no.

    Pablo VI, en 1976, reorganizó la Escuela de Paleografía, Diplomática y Archivística.

    [Actualmente el A.S.V. comprende como principales secciones las siguientes: cancillería(registros de bulas y de breves del Vaticano; registros de Aviñón, dataría(suplicas para beneficios, indulgencias o privilegios, registros de Letrán, breves, encuestas episcopales); cámara apostólica(administración fiscal, obligaciones); consistorio(deliberaciones); secretaría de estado(nunciaturas, correspondencia, negocios interores y exteriores).]

    TEMA 5: EL DOCUMENTO

  • El documento

  • Fuente histórica y documento archivístico.

  • Concepto de documento

  • Características externas e internas.

  • Documento público y documento privado

  • Clasificación diplomática.

  • Definición de documento público y privado

  • BRESLAU

  • GIRY

  • PAOLI

  • BROUARD

  • El proceso documental

  • Borrador

  • Minuta

  • Original

  • Copia

  • Originalidad, ingenuidad, autenticidad, veracidad y falsedad

  • El documento

  • El archivo es un complejo orgánico de documentos. Esta es la premisa sobre la que basa cualquier consideración sobre los archivos, la Archivística y los documentos archivisticos.

    En su significado principal la palabra documento indica “cualquier medio que trasmite la memoria de un hecho, provando la exactitud, y sobre todo, el acto jurídico que se concretiza en la escritura”.

    Pero documento significa también “ testimonio de cualquier clase(un escrito, un objeto, un monumento...) que, pertenece a un ambiente determinado, época o civilización, es su expresión y de alguna manera lo representa”. Podemos considerar documento “cualquier texto escrito, en su totalidad o en parte, o que utiliza otros medios para registrar la palabra o cierta información que pude ser utilizada como instrumeento de estudio, de consulta, de investigación o como complementario de determindas investigaciones, com son los testimonios gráficos, sonoros...

    Pero no todas estas definiciones pueden referirse al documento de archivo. La primera definición indica el objeto de estudio de la Diplomática y de la Archivística. La segunda definición identifica documento con “fuentes históricas”( y por tanto abarcaría tanto los objetos del archivo y de a biblioteca como del museo). La tercera definición contemplaría la diversidad de soportes que en la actualidad ha introducido en el campo documental los avances de la técnica.

    Podemos decir que etimológicamente la voz documento procede del latín docere , enseñar, pero que este es un significado poco preciso y la voz documento ha evolucionado hacia el significado de prueba.

    Los elementos que caracterizan el documento en general son:

  • El soporte: el material sobre el que se plasma el texto(sea escrito o utilice cualquier otro medio de expresión) e iría desde las antiguas tabletas de tierra cocida o arcilla hasta los modernos discos ópticos.

  • El contenido: la información que recoge.

  • El registro: el sistema de fijación de la información sobre el soporte(tinta, materiales químicos, impulsos magnéticos...)

  • Pero el documento archivístico tiene ciertos elementos que lo diferencian:

  • La génesis: son producto del ejercicio de determinadas actividades de una institución y reflejan su naturaleza, evolución y competencias.

  • El carácter seriado: licencias de obras, actas de reuniones, correspondencia, registro de nacimientos...

  • La exclusividad: los documentos son originales y únicos(al menos en términos generales).

  • La interrelación: existente entre los documentos que integran el archivo.

  • Como hemos dicho en un archivo nos podemos encontrar una gran variedad de tipologías documentales y una gran diversidad de soportes: manuscritos, impresos, fotografías, grabados, dibujos, cintas magnetofónicas, discos, planos, mapas, carteles... Las características de los documentos hacen referencia tanto a su estructuraa física como al contenido.

  • ateniendo al carácter externo podemos distinguir:

  • Clase: determinada por el procedimiento usado para trasmitir la información; y tendríamos documentos como:

    • Textuales(texto escrito, ya sea manuscrito, mecanografiado, impreso...). Son los más abundantes en los archivos por ser el procedimineto más utilizado en la administración en general.

    • Iconográficos(imagen, signos no textuales, colores...)

    • Sonoros: discos, cintas magnéticas, CDs...

    • Audiovisuales: combinan imagen en movimiento y sonido, videos, films, vidiodiscos...

    • Electrónicos o informáticos: fichas perforadas, CDs, CD-ROM...

    • Tipo: es una característica que revela la tipografía del documento(informe, ley, acta, registro, cuestionario, interrogatorio, informe, certificado, comunicado...)

    • Formato: está en función de la forma de reunir los documentos y el soporte: ligajos, volúmenes, DIN A3, A4, si es un disquete 5¼ o 3½.

    • Cantidad: nombre de unidades(volúmenes, libros, legajos, carpetas) y espacio que ocupan(metros lineales).

    • Forma: condición de original o copia y las diferentes variantes

    • atendiendo a los caracteres internos.

    • Productor: autor del documento

    • Orígenes funcionales: motivos que han hecho que se produciera el documento.

    • La fecha y el lugar de elaboración(datación tópica y crónica)

    • El contenido substantivo: el asunto o tema que trata

    • Documento público y documento privado.

    • La Diplomácia cuando estudia y clasifica los documentos de archivo tiende a separarlos en dos categorías que se corresponden con dos procesos distintos uno del otro, y que se refleja de manera evidente en el documento.

      En unos casos la acción jurídica es expresión de una voluntad soberana, el documento emana de una autoridad pública, la cual avala estos por la redacción y expedición en una cancillería u oficina pública. En otros casos el documento representa la voluntad privada y esta constituye la exposición o memoria escrita, redactada por un escribano, profesional de la escritura. La Diplomácia designa los primeros como documentos públicos, y los segundos como privados.

      De todas maneras la definición no resulta siempre satisfactoria, al no quedar claramente delimitados. Las definiciones aportadas por los diferentes diplomatistas intentan aclarar esta cuestión:

    • BRESLAU: indica genéricamente como documentos públicos los emanados por una autoridad independiente(restringiendo la autoridad a los emperadores, reyes, pontífices...) y como privados al resto

    • GIRY: define como privados todos aquellos relativos a materia de derecho privado y emanados de personas revestidas de un carácter público

    • PAOLI: es más preciso y atribuye el adjetivo de público a los documentos emanados de una autoridad pública, en forma pública, y los privados a los documentos relativos al derecho privado, redactados por un notario o escribano privado.

    • BOÜARD: concretiza más la definición, al hablar de “documentos públicos, como los que emanan de la autoridad pública, en el ejercicio de sus funciones públicas, mientras que los documentos privados son los emanados de personas privadas, personas públicas o instituciones públicas, que por su naturaleza derivan del derecho privado y por la forma son documentos privados.

    • El proceso documental

    • La Diplomática se ocupa también del iter documental, el proceso que sigue la documentación desde su génesis hasta el estadio final de documento completo. Y es por estas etapas por las que pasa el documento, como nos podemos encontrar con una infinidad de tipos, dejando de lado lo que serí a la tipología documental, atendiendo a la acción jurídica que refleja(ventas, testamentos, mandamientos, ejecutorias, órdenes, concesiones, privilegios, establecimientos, libros de contabilidad, procesos...). Así nos podemos encontrar con expedientes preparatorios, borradores, minutas, originales, copias....

    • Borrador: pre-redacción del documento, donde se toman los datos imprescindibles para la posterior confección definitiva del documento.

    • Minuta: es también un escrito preparatorio, muy breve, que es sinónimo de borrador, para confeccionar el documento original. El primer término utilizado para distinguir este paso fue la “scheda”(apunte) y “instrumentum in mundum redactum”. La práctica para la confección de minutas no fue siempre igual. En un primer momento el notario tomaba estas notas en la parte áspera del pergamino(pars pili) y en la otra(pars munda) el documento definitivo. La minuta, por tanto, resultó no ser más que breves notas, que después se dejaron de tomar estas notas en el mismo pergamino y se empezó a hacer libros independientes con las minutas. Las minutas no tienen validación y por tanto no tienen valor jurídico. Pero desde el punto de vista histórico tienen el mismo valor que el original, siempre que se tenga en cuenta que fue el proyecto que posiblemente nunca cristalizó en el documento.

    • Original: son los documentos hechos por la voluntad directa de sus autores y conservados en la materia y forma con la que fueron emitidos. Dos son las notas esenciales de esta definición:

    • su condición de primigeno

    • el carácter de perfeción y acabado

    • En el original se reunen estas características internas—texto y talante del documento—y externas---- marcas, señas de validación, soporte, tintas, incisiones, escritura

      Sin embargo el carácter de original se fundamenta principalmente en la suscripción o en otros signos de validación, como son los sellos y la propia escritura.

      Los originales pueden ser:

      -Autógrafos: escritos por el propio autor de la acción jurídica.

      -Heterógrafos. Proceden intencionadamente el autor de la acción jrídica, pero no han sido materialmente confeccionados por él.

      -originales múltiples: cartas partidas por A B C o por sistemas mecánicos o automatizados.

      -categorías intermedias:

      -pseudo-originales: son duplicados, revestidos de autenticidad por la autoridad competente, con variantes en cláusulas y otros datos. El ejemplo clásico sería el del documento de segunda expedición con formas más solemnes.

      -neo-original: se trata de documentos redactados en sustitución de originales, con fecha posterior y de manera legal, para suplir la pérdida o destrucción del original. Para garantizar su autenticidad se utilizan diversos procedimientos:

      -fe notarial: compulsada por parte del notario

      -firma de testimonio

      -firma del notario de la copia

    • copias: designadas en latín como: “sumptum, translatum, exemplum...” Su finalidad puede ser reproducir originales existentes o sustituir los perdidos. Pueden ser autógrafos, certificados, simples...

    • Originalidad, ingenuidad, veracidad y falsedad.

    • Los rasgos que definen el documento archivístico son la autenticida, originalidad y veracidad. Pero tanto en positivo como en negativo(“Van Gaal”). Se denomina ingenuidad documental la mayor aproximación a la fuente que expidió el documento. No siempre coinciden originalidad e ingenuidad: la minuta o incluso el borrador son ingenuos pero no originales, ya que constituyen el primer ejemplar del documento completo. La ingenuidad otorga el grado de autoridad al documento. Otro factor es la autenticidad, que no hay que confundir con veracidad. Un documento auténtico es el redactado por la persona que figura como otorgante en la fecha que es expresada y elaborado y expedido por la autoridad o funicionario competente, en el ejercicio de sus funciones, y que da fe por él mismo. Pero la autenticidad de un documento no afecta al contenido; un documento puede ser auténtico en la forma y falso en el contenido, como tambien verídico históricamente y apócrifo en cuanto la forma diplomática. Un aspecto que afecta también a la autenticidad es el de los traslados y las reestructuraciones documentales que pueden ser interpoladas. El documento puede consistir en una simple noticia o acta de un hecho, en la expresión exacta de una fecha, o puede tener una finalidad o función específica. La gama de funciones que, a través del tiempo, han tenido los documentos es muy extensa, y sus motivaciones responden a la estructura dinámica de una sociedaad determinada.

      -Documento auténtico(elaborado y expedido por la autoridad o funcionario competente en el ejercicio de sus funciones y que da fe por el mismo). Su contenido puede ser verdadero o falso.

      -Documento falso(elaborado por una persona no autorizada). Su contenido puede ser verdadero o falso.

      Tema 9: principios de derecho internacional en materia de archivos.

    • La captura de documentos.

    • Los archivos en caso de cesión o anexión de territorios.

    • Principio de procedencia territorial.

    • Principio de pertenencia territorial

    • Bases para la aplicación del principio de procedencia:

    • Territorialidad de los archivos

    • Archivos locales y regionales

    • Archivos centrales

    • Los archivos y la independencia de las colonias

    • La convención de La Haya(1954) y la U.N.E.S.C.O.: protección de bienes culturales en caso de conflicto bélico.

    • La captura de archivos en caso de conflicto bélico.

    • En un programa sobre teoría archivística no podemos dejar de lado una serie de problemas que afectan a los archivos de manera generalizada, originados por conflictos bélicos y contenciosos diplomáticos, y que han estado contemplados en el derecho internacional y en diferentes tratados y convenciones para evitar sus efectos perversos sobre los archivos.

      Los documentos y los archivos adquieren por primera vez relieve internacional por motivos bélicos o por contenciosos diplomáticos, que provocaron que fondos archivísticos fueran objetivo militar o capturados al enemigo o canviaron de manos por modificaciones de las fronteras; después de la I G.M. como consecuencia del nuevo panorama político y territorial muchos archivos fueron trasladados, desmembrados o anexionados a otros fondos. La posterior reflexión sobre el hecho va evidenciar la necesidad de establecer tratados internacionales sobre la custodia de los documentos y de los archivos.

      Pero esta práctica no es nueva. El caso de los archivos y documentos capturados al enemigo ha sido muy frecuente a lo largo de la historia y se puede rastrear hasta el s.XVIII a.C. en la apropiación por parte de Hammurabi de documentos en tablillas de arcilla pertenecientes al palacio de Mari, hasta los documentos capturados en Italia, Alemania y Japón por parte de los americanos, tras la II G.M.

    • Los archivos en caso de cesión o anexión de territorios.

    • En la época contemporánea casi todos los tratados y acuerdos internacionales relativos a cambios territoriales(canvios de fronteras) contienen cláusulas sobre el traspaso de documentos y de archivos.

      La cuestión tiene en realidad dos aspectos diferentes:

    • Uno que afecta a los documentos de la administración corriente, los títulos de propiedad, la gestión jurídico-administrativa, en definitiva

    • Otro que afecta a los archivos como bienes culturales o patrimonio histórico.

    • Haciendo una breve historia de la práctica habitual en estos casos se puede observar que los señores de la Edad Media elaboraban “cartularios”, donde se copiaban, para garantizar su conservación, los títulos de sus dominios y la documentación de sus derechos y privilegios. Los más importantes fueron llamados en Francia “tesoro de los documentos”, especialmente los de los monarcas y grandes feudatarios.

      En caso de adquisición de nuevos territorios, independientemente de la manera: conquista, tratado, compra, matrimonio, herencia, el cartulario del territorio adquirido era unido al del señor o soberano que lo adquiría, mientras que al contrario se producía en caso de cesión de un territorio.

      Hemos visto ya la aplicación del principio de procedencia en 1328 en ocasión de la renuncia por parte del rey de Francia a la corona de Navarra: en aquel momento del “tesoro documental” del rey de Francia fueron traspasadas a Navarra los documentos procedentes de Navarra, pero no los relativos a Navarra producidos en instituciones francesas. Se trata de todas maneras de un caso excepcional en la historia, almenos por lo que se refiere a épocas tan lejanas en el tiempo.

      Los tratados de siglos sucesivos, relativos a cambios territoriales, se encuentran a menudo cláusulas sobre custodia de documentos; lo que interesaba era documentación que constituía una prueba o un derecho, de manera que los documentos de esta clase podían o bien ser capturados o ser destruidos. En algunos casos se recogía la obligación de no utilizarlos para causar daño al enemigo.

      Pero estos tratados son excepcionales y la práctica común durante la época moderna fue considerar los archivos como legítimo botín de guerra o eran capturados con el territorio conquistado.

      Sin embargo, el concepto de “tesoro documental” que contempla los documentos de manera individualizada, ha ido sustituyéndose por la de archivo orgánico e indivisible. En Alemania se constituyó los “Samtarchive” que conservaban íntegros los archivos de instituciones comunes a territorios sucesivamente divididdos entre diferentes ramas de una familia principesca.

      Los tratados de los siglos XVII y XVIII contienen cláusulas relativas a los documentos y a los archivos, muchas veces no respetadas o aplicadas tardíamente, a causa de la diversidad de interpretación a que se prestaban.

      Uno de los casos más significativos que provocaron transferencias de archivos fueron las conquistas napoleónicas en Europa. Por ej. muchos documentos del archivo de Simancas fueron concentrados en París y fueron devueltos en parte, después de la Restauración, una nueva restitución se produjo en 1940.

      A mediados del s. XIX comenzó a establecerse una diferencia entre archivos centrales y archivos periféricos. Los archivos locales de territorios cedidos seguirían la suerte del territorio, mientras que la administración central tenía que ceder los documentos relativos al territorio perdido a la nueva administración.

      La primera afirmación explícita de los motivos científicos que se oponen a la desmembración de los fondos archivísticos aparece en el Tratado de Viena, entre Italia y Austria(30 de Octubre del 1866). Por este tratado Austria restituía a Italia los archivos de la República de Venecia, que habían sido trasladados a Viena.

      El final del Imperio Austro-húngaro(1918) provocó, entre otras cosas, que muchos de los estados sucesores del imperio de los Hasburgo quisieran aplicar el princiio anti-archivístico de pertenencia territorial para apropiarse de la documentación producida por los órganos administrativos centralizados durante el Imperio en Viena relativa a los nuevos estados.

      El principio de procedencia fue aceptado después de la I G.M. por casi todos los países, excepto por Polonia que reclamó la documentación relativa a Polonia de las administraciones centrales de Viena, Berlín y San Petesburgo de las épocas en que Polonia estaba bajo estos dominios. Y durante la II G.M. y la mayoría de los contenciosos bélicos contemporáneos, los archivos han sido, a pesar de su consideración de bienes históricos y patrimonio de la humanidad, objetivo militar.

      En caso de cesión o anexión de territorios, los tratados actuales aplican, al menos teóricamente los siguientes principios:

      • Los archivos públicos centrales continúan conservando los documentos relativos a los territorios cedidos. Los contenciosos que esto puede originar se pueden resolver actualmente gracias a los medios técnicos de reproducción documental.

      • Los archivos locales o regionales que tienen su sede en el territorio cedido, son cedidos al mismo tiempo que el territorio. Pero si los archivos o las administraciones regionales tienen un alcance más amplio, a través de un acuerdo diplomático se facilitan copias de aquellos documentos que son necesarios para la nueva administración

      En conclusión, dos son los principios que se han de aplicado a lo largo de los tiempos en relación con ls archivos que han sido objeto de contenciosos bélicos o diplomáticos en caso de canvios territoriales:

    • Podría definirse como principio de procedencia, según el cual los documentos se han de mantener en la sede de la administración de origen y en su unidad orgánica.

    • Podría definirse como principio de pertenencia territorial, según el cual los documentos pasan a la administración que desde ese momento regirá el territorio.

    • Los archivos y la independencia de las colonias.

    • Más delicado aun son los problemas jurídicos y políticos que planteó el destino de los archivos como consecuencia de la adquisición de independencia por parte de las colonias. Los archivos públicos, atributo de soberania y elemento de dominio público inalienable, plantean la siguiente cuestión: ¿Debe la metrópolis remitir al territorio que recobra o adquiere su independencia los documentos anteriores a ésta?

      Nos encontramos delante del mismo problema que en el caso de los territorios anexionados por guerra. Los archivos de las administraciones situadas en el territorio que se independiza serán del nuevo estado, mientras que la documentación de la administración central relativos a este territorio no se han de trasmitir a la nueva administración, y en caso de ser necesarios para el funcionamiento de la nueva administración se harán copias.

      Cualquier otra práctica sería archivísticamente inadmisible.

    • La convención de la Haya sobre protección de bienes culturales.

    • En la convención de la Haya, firmada el 14 de mayo de 1954 por 45 representantes de otros tantos países, en el artículo primero se habla de las restricciones de uso y consulta de documentos y de archivos durante los conflictos belicos, así como de los refugios y medios para evitar su destrucción.

      Los archivos a los que hace referencia el texto de la convención son los archivos considerados bienes culturales o los archivos históricos, pero no incluye los llamados archivos administrativos. Para los archivos administrativos sólo se establece la prohibición de que sean considerados botín de guerra o objetivo militar. El artículo cuarto prohibe también el pillaje o acto vandálico contra los bienes culturales.

      Finalmente, entre las normas establecidas en La Haya está también la aplicación del principio de procedencia en caso de conflicto internacional y cuando se ocupa un territorio total o parcialmente.

      La UNESCO en la XX sesión de la conferencia general de 1978 va recoger el principio de procedencia en relación a la trasferencia de archivos; pero al mismo tiempo introdujo una excepción: la aplicación en ciertos casos del principio de pertenencia(pertenencia funcional), excepción que ha sido muy criticada.

      Índice temático

      Índice estructural

      Archivo Secreto del Vaticano.

      (latín:iter-itineris)

      (pars-partis=parte;pilum-i=pelo)

      (pars-partis=parte;mundus-a-um=limpio, nítido)

      Samt=terciopelo; archive=archivo;