Análisis y descripción de cargos empresariales

Organizaciones. Organismos. Planificación. Trabajadores. Funciones. Requisitos. Condiciones de trabajo. Gerencia. Organigramas. Entrevistas. Cuestionarios

  • Enviado por: Kanuto
  • Idioma: castellano
  • País: Chile Chile
  • 26 páginas

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'Análisis y descripción de cargos empresariales'


'Análisis y descripción de cargos empresariales'

Cátedra:

Desarrollo Organizacional

Profesora:

María Llanca

Integrantes:

Patricia Abarzua

Ismael Cornejo

Fecha:

15 de Abril de 2002


Índice

Introducción 03

Objetivos Académicos 05

Marco Teórico 06

Metodología de Trabajo 13

Síntesis 17

Conclusión 19

Bibliografía 20

Anexos 21


Introducción

En el Siguiente trabajo, hablaremos y analizaremos los conceptos necesarios para el análisis y comprensión de cargos de una Organización.

A lo largo de los años se ha intentado hacer cada vez mas eficiente a las Organizaciones, dado a esto se han reformulado muchos datos y antecedentes, o simplemente se han mejorado. El tema de los Recursos Humanos que preocupa y esta pendiente en cada Organización, para optimizar los niveles Jerárquicos de esta y lograr así el buen funcionamiento.

Integrar es obtener y articular los elementos materiales humanos de la organización y la planeación sentaran como elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Las personas que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempatarla adecuadamente en otros términos: debe procurarse adaptar las personas a las funciones, y no las funciones a las personas.

Es claro que quienes carezcan de los requisitos físicos mínimos, intelectuales, sociales o morales para desempeñar un puesto o función, por sencillo que parezcan, lo realizará mal, de ahí “El personal adecuado para el puesto adecuado”.

Dentro de una Organización se presenta cada puesto para facilitar el logro de los objetivos de la organización, esto se logra coordinando el contenido de los puestos para llevar a cabo funciones o actividades en particular.

A continuación indicaremos y analizaremos los pasaos a seguir para el análisis y descripción de cargos.

Objetivos Académicos

Conocer los conceptos de, planificación del trabajo, cargos, análisis de cargos, descripción de cargos y especificación de los cargos.

Aplicar los conceptos mencionados.

Preparar una hoja de descripción de cargo, usando el formulario que hemos diseñado para este trabajo.

Marco Teórico

Las Organizaciones son conjuntos de personas, recursos materiales, monetarios y técnicos, organizados para el logro sus objetivos. Las organizaciones están estructuradas de manera que representen una forma organizada la manera de realizar el trabajo necesario para el cumplimiento de sus objetivos.

A partir de la división del trabajo y su agrupación en función de características comunes, se origina una estructura jerarquizada en atención a los grados de autoridad que se ejerzan en ella.

Para tener claro esto debemos decir que, el trabajo ha sido un factor fundamental de la conciencia del hombre desde época inmemorial. Desde el comienzo de la historia de la raza humana el trabajo ha sido una inquietud profunda para esta, los seres primitivos se preocuparon del trabajo indirectamente al pensar en que forma podrían sobrevivir, esto mismo hizo que la raza humana haya evolucionado a través de los tiempos ya que estos al intentar perfeccionarse cada vez más en su trabajo fueron avanzando cada vez más, desde que usaban puntas de piedras hasta que comenzaron a utilizar metales, incluso hasta ahora que se han fabricado nuevos materiales orgánicos. Cabe destacar que el reconocimiento real del trabajo como factor de desarrollo fue con la Revolución Industrial. Las teorías económicas y sociales de los últimos doscientos años se centran en el trabajo. Si Bien a pesar de esto, su verdadero estudio comenzó solo hasta las últimas décadas del siglo XIX con el primer hombre que se interesó por el trabajo para observarlo y estudiarlo sistemáticamente.

Trabajar es la actividad del trabajador; es una actividad del ser humano, y una parte esencial de su humanidad. No tiene una lógica, tiene dinámica y dimensiones las cuales deben ser tomadas en cuenta para crear la estructura jerarquizada de la organización.

El acto de trabajar tiene por lo menos cinco dimensiones. En todas el trabajador necesita realizar para ser productivo.

  • Diseño de la máquina y diseño humano.

  • Ante todo hay una dimensión fisiológica. El ser humano no es una máquina, y no trabaja como tal. El ser humano está organizado de modo muy distinto, se adapta mal a una sola tarea y una sola operación, carece de fuerza, no tiene fibra y se fatiga, trabaja mejor si puede variar con relativa frecuencia tanto la velocidad como el ritmo, estos varían mucho según los individuos, cada individuo tiene su propia pauta de velocidades y su propia necesidad de modificarlas. La ventaja del humano sobre la máquina es simple, puede realizar más tareas a la vez y maneja las máquinas.

  • El trabajo como maldición y bendición.

  • La siguiente dimensión del hombre que trabaja es sicológica. Sabemos que el trabajo es tanto una carga como una necesidad, una maldición y al mismo tiempo una bendición. Esta actitud frente al trabajo está condicionada a nosotros genética o culturalmente. Esto se ve tempranamente en la vida del hombre, cuando aprendemos a caminar e incluso a hablar estamos hablando ya del trabajo que implica el aprendizaje lo cual crea un hábito. También en el transcurso de la historia sabemos que el desempleo provoca graves perturbaciones sicológicas, no por obra de la privación económica, sino principalmente porque socava el respeto de uno mismo. El trabajo es una extensión de la personalidad. Si bien para muchos el ideal sería que no dedicáramos esfuerzo alguno para trabajar como sueño ideal, no ven las consecuencias de esto sobre la personalidad de la mayoría de las personas. Sin duda, es posible que frente a nosotros se perfile la sociedad sin trabajo de la utopía futurista. Mientras tanto, no hay el más mínimo hecho que justifique la predicción de la inminente desaparición del trabajo. Hasta ahora, la tarea continúa siendo el lograr que el trabajo sirva de necesidad sicológica del hombre.

  • El trabajo como vínculo social y comunitario.

  • El trabajo es un vínculo social y comunitario. En la sociedad los empleados y trabajadores se convierte en forma principal de acceso a la sociedad y la comunidad. El trabajo genera información sobre la posición en la sociedad y su función en la comunidad. Satisface las necesidades de pertenecer a un grupo y mantener una relación significativas con otras personas de su clase. Participa en varias sociedades y comunidades en las cueles puede tener diferentes funciones y grados de importancia. Para el hombre el trabajo significa una actividad de compañerismo, identificación grupal y su vínculo social. Las personas extraña su trabajo por los lasos que ha creado con sus compañeros. A diferencias con otros grupos el trabajo dentro de una organización es que no relacionan antipatías o simpatías no se plantean exigencias emocionales, se debería trabajar bien a pesar de esto.

  • La dimensión económica.

  • El trabajo es una forma de ganarse la vida. Tiene un componente económico tan pronto una sociedad adopta incluso la más rudimentaria división del trabajo. Apenas la gente abandona el estado de autosuficiencia y comienza a intercambiar los frutos d e su trabajo, este crea un nexo económico, y también un conflicto económico. Este no tiene solución. Para el trabajador el trabajo es el fundamento de su existencia económica mientras que, para la economía produce capital. Tenemos claro que para que la economía se mueva , esta necesita que exista trabajo , el cual entrega los recursos necesarios para satisfacer necesidades que crean demanda, la cual a la vez genera mayor producción , y por último al existir mayor producción se genera más trabajo, y así sucesivamente.

  • La dimensión del poder del acto de trabajar.

  • Siempre hay una relación de poder implícita en la actividad de trabajo dentro de un grupo, especialmente cuando se ejecuta el trabajo en el seno de una organización. La sociedad moderna es una sociedad de empleados y trabajadores, y conservara ese carácter. Ello significa relaciones de poder que afectan directamente a cada individuo y su condición de trabajador. La autoridad es una actividad esencial del trabajo. Es inherente al hecho mismo de organización.

    Una vez definida la estructura organizacional es necesario , para que esta funcione, establecer el número y tipo de personal en los puestos correctos y en el momento adecuado para realizar aquellas tareas en las cuales ellos son más eficientes. Para esto se debe generar una red de cargos adaptados a la estructura ya diseñada, para facilitar la determinación de esto es necesario realizar un análisis y descripción de cargos.

    El análisis de cargo es el proceso que consiste en obtener información acerca de los cargos determinados cuáles son los deberes, tareas o actividades de los mismos. El procedimiento conlleva a realizar una investigación sistemática de los cargos, siguiendo una metodología antes del estudio.

  • Fuentes de datos o información

  • Para esto se recurre a la cooperación de los empleados y supervisores de los departamentos que se están analizando los cargos. Estos supervisores y empleados son las fuentes de una gran parte de la información acerca de los puestos.

  • Recolección de información sobre el cargo

  • Se puede obtener información sobre los cargos de varias maneras. Los métodos más comunes para estudiar los puestos son las entrevistas, cuestionarios, observación y datos, los cuales dependerán del tamaño de la empresa.

    Entrevistas: Se pregunta a los empleados y supervisores acerca del puesto que está revisando. Tiende a ocupar mucho tiempo.

    Cuestionarios: Puede circular cuestionarios cuidadosamente elaborados para que los empleados y supervisores los llenen de forma individual. Se usarán estas formas para obtener datos en las áreas de los deberes y tareas que se llevarán a cabo en el puesto, el propósito del cargo, la distribución física, requisitos para realizar el trabajo, el equipo y el material que se utiliza y otras informaciones que se deseen obtener.

    Observación: Puede obtener información acerca de los cargos al observar y registrar en una forma estándar las actividades de las personas. Algunas empresas graban el trabajo para estudiarlo después en videocinta.

    Diarios: Se puede pedir a los ocupantes de los cargos que lleven un diario de sus actividades laborales durante todo un ciclo de trabajo. Normalmente se llenan los diarios en horas específicas del turno de trabajo y se mantienen durante un periodo de cuatro semanas.

  • Análisis de la información recolectada.

  • Deberá existir un análisis del cargo que incluya un análisis de las conductas laborales importantes requeridas par aun desempeño con éxito. Cualquier análisis del cargo debe concentrarse en las conductas en el trabajo y en las labores relacionadas con las mismas. Existen tres métodos populares para esto.

    Análisis funcional del puesto. Utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales que pueden constituir cualquier cargo. Existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base del sistema: datos, gente y cosas. El resultado final es un trabajo evaluado cuantitativamente. Puede usarse fácilmente para describir el contenido de los cargos y ayudar a escribir descripciones y especificaciones.

    Método del incidente crítico. El objetivo de este es identificar tareas decisivas del puesto. Estas son los deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al éxito. Esta se obtiene a través de entrevistas y por informes de los empleados. El Producto final serán las declaraciones escritas claras, completas y de fácil comprensión por las personas no familiarizadas con el cargo.

    Sistema de cuestionario de análisis de cargo. Para esta es necesario utilizar cuestionarios, los cuales entregaran la información que luego se procederá a tabular en una tabla y calcular la frecuencias de estos datos. Esto nos entregara la información que deberá ir en la hoja de descripción de cargos.

    Descripción del Cargo. Una descripción del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que incluyen. Como no existe un formato estándar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varían de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendrá por lo menos tres partes:

    Título del Puesto. Es importante la selección del título del puesto. En primer lugar, el título del cargo le da importancia sicológica y de estatus al empleado. El título del puesto también debe indicar el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarquía de la empresa.

    Sección de identificación del cargo. Incluye temas como la ubicación departamental del puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por última vez su descripción.

    Sección de los deberes del cargo. Estos aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar el peso, o valor, de cada tarea. También , por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el empleado para desempeñar su trabajo.

    Metodología de Trabajo

    La metodología empleada para realizar este trabajo fue guiada por la profesora en clases, la cual consistió en lo siguiente:

    Primero que nada, elegimos el área en que íbamos a concentrar nuestros esfuerzos, esta es el área estratégica o gerencial. Una vez que tuvimos claro nuestro objetivo precedimos a ver cuales eran nuestras fuentes de información, en clases fue sugerido que el medio con el cual íbamos a conseguir nuestra información era el cuestionario.

    El Paso siguiente fue diseñar el cuestionario, o sea, preparamos preguntas para obtener información sobre las tareas que se ejecutan, requisitos y características definidas. Para esto utilizamos la siguiente estructura:

    Identificación del cargo.

    Funciones.

    Requisitos.

    Condiciones de trabajo.

    Teniendo esta estructura generamos nuestro primer borrador en clases y recurrimos a la bibliografía dada por la profesora, en ella encontramos una estructura y guía que satisfacía a nuestras necesidades en la cual se establece un ejemplo claro de lo que debíamos obtener. Con esto, generamos nuestro segundo borrador que fue analizado y comparado en clases, y como resultado final corregido.

    El tercer Paso fue la última revisión de la profesora para proceder a realizar la encuesta en las distintas empresas que teníamos a nuestra disposición, para esto debimos esperar a que las personas que entrevistamos tuvieran tiempo disponible para nosotros, una de las entrevistas se realizo el día jueves y la otra al día siguiente.

    El cuarto paso es el referente al análisis de la información, para esto recogimos la información y procedimos a tabularla por items, como el ejemplo que se dio en clases, en la primera columna se coloco las diferentes funciones y en las siguientes las encuestas , sacando como resultado la frecuencia de los datos. Esta misma Operación se repitió en los ítem como es en Funciones, Requisitos y Condiciones Ambientales o de trabajo y por supuesto la identificación en algunas partes. La frecuencia de los datos nos indico que información deberá ir en nuestra hoja de descripción de cargos.

    El último paso, y el más importante ya que es la concreción de nuestro trabajo es la hoja de descripción de cargos. Para realizar esta utilizamos la estructura ya descrita en el marco teórico, utilizando la información que nos dio la tabulación en el paso anterior.

    Síntesis

    DESCRIPCIÓN DEL CARGO

    GERENTE DE CENTRO DE PROCESOS

    IDENTIFICACIÓN.

    Nombre del cargo: Gerente de Centro de Procesos M/X

    Departamento: División de Producción

    Cargo del Jefe Inmediato: Gerente de Producción

    Cargos bajo su responsabilidad: Jefe de área de producción de comercio Exterior, Jefe de área de mercado internacional, Jefe de área de Derivados y Comunicación internacional, Jefe de área de tesorería, Jefe de área Departamento de proyectos, Jefe de Control y Gestión.

    OBJETIVO

    Otorgar soporte operativo de excelencia a las áreas comerciales relacionadas (área de negocio y mesa de dinero), constituyéndose además en la contraparte de control por oposición a dichas tareas.

    NATURALEZA

    La persona que desempeñe este cargo debe tener iniciativa, Capacidad de juicio, creatividad y un uso de técnicas adecuadas de acuerdo a lo que desempeñara. Debe ser capas de trabajar bajo presión de sus superiores, organismos contralores trabajadores subordinados.

    FUNCIONES

    Principales o Frecuentes: Planificar, administrar y controlar.

    Periódicas: Seguimientos de proyectos, reuniones de planificación, coordinación de actividades, resolución de problemas, entrega de información, capacitación, evaluación de proyectos.

    Ocasionales: Actividades con RR.HH., atención a auditores, reuniones con organismos contralores, actualización normativa.

    REQUISITOS

    Características académicas: Universitario con mención en Comercio Internacional y Administración de Personal.

    Experiencia: mínima de cinco años.

    Sin distinción de sexo o edad cumpliendo los requisitos anteriores.

    Conclusión

    En el exposiciones antes hechas nos pudimos dar cuenta de la gran importancia que tiene el Análisis Y Descripción de un Cargo, ya que de este depende mucho le eficiencia de la Organización, en un nivel Jerárquico, en el caso que se requiera hacer una reestructuración de esta, porque este Análisis da las pautas dadas del perfil de la persona que se busca para dicho cargo.

    Entendimos también que es una tarea sencilla elegir a una persona en cargo sea cual en sea el nivel Jerárquico, desde el mas bajo hasta el mas alto, necesitan cumplir requisitos especificas para cada labor. En el caso de nosotros nos toco Analizar el nivel Directivo de la Organización, por lo cual podemos deducir, que esta persona debe cumplir con muchos requisitos y además muy específicos.

    Logramos aprender a Analizar y a Describir un cargo y lo que significa este en la Organización, a usar los Métodos que se ocupan para desarrollar esto, tal como: Encuestas o Cuestionarios, Hoja de Tabulación, Hoja de Análisis.

    Bibliografía

    * Sherman Gherber

    Administracion de Personal, Capitulo II

    * Peter Drucker

    La Gerencia en las Organizaciones, Capitulo XVI

    Anexos

    CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO

    1.- Identificación

    • Nombre del Cargo: ___________________________________________________

    • Departamento al que Permanece: ________________________________________

    • Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________

    _______________________________________________

    • Cargo Subalternos Inmediatos:

    a) _______________________________________

    b) _______________________________________

    c) _______________________________________

    d) _______________________________________

    e) _______________________________________

    f) _______________________________________

    • Objetivo del Cargo: ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    • Carácter de las funciones del Cargo:

    ___ Gerencial ___ Profesional

    ___ Técnico ___ Otro __________________

    ___ Administrativo

    2.- Funciones

    • Funciones Frecuentes:

    a) _______________________________________________

    b) _______________________________________________

    c) _______________________________________________

    d) _______________________________________________

    e) _______________________________________________

    f) _______________________________________________

    • Funciones Periódicas:

    a) _______________________________________________

    b) _______________________________________________

    c) _______________________________________________

    d) _______________________________________________

    e) _______________________________________________

    f) _______________________________________________

    • Funciones Ocasionales:

    a) _______________________________________________

    b) _______________________________________________

    c) _______________________________________________

    d) _______________________________________________

    e) _______________________________________________

    f) _______________________________________________

    3.- Requisitos

    • Cuales son las características académicas para desempeñar este cargo:

    ___ Enseñanza Media ___ Universidad

    ___ Enseñanza Técnico Profesional ___ Especialidades*

    *_______________________________________________________

    _______________________________________________________

    • Para desempeñar este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo:

    ___ Si Cuanto Tiempo ________________

    ___ No

    • Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado:

    Edad: ___ Si Edad Promedio ________________

    ___ No

    Sexo: ___ Si ___ Masculino

    ___ No ___ Femenino

    • Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo:

    ____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio

    ____% Creatividad ____% Uso de Técnicas

    ____% Atención ____% Otro ___________________

    ____% Lectura Prolongada

    4.- Condiciones Ambientales

    • Cuales son las condiciones mínimas ambientales para desempeñar su cargo:

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    • A que presiones Psicológicas esta sometido en este cargo:

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    • Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas:

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO

    1.- Identificación

    • Nombre del Cargo: ___________________________________________________

    • Departamento al que Permanece: ________________________________________

    • Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________

    _______________________________________________

    • Cargo Subalternos Inmediatos:

    a) _______________________________________

    b) _______________________________________

    c) _______________________________________

    d) _______________________________________

    e) _______________________________________

    f) _______________________________________

    • Objetivo del Cargo: ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    ___________________________________________________

    • Carácter de las funciones del Cargo:

    ___ Gerencial ___ Profesional

    ___ Técnico ___ Otro __________________

    ___ Administrativo

    2.- Funciones

    • Funciones Frecuentes:

    a) _______________________________________________

    b) _______________________________________________

    c) _______________________________________________

    d) _______________________________________________

    e) _______________________________________________

    f) _______________________________________________

    • Funciones Periódicas:

    a) _______________________________________________

    b) _______________________________________________

    c) _______________________________________________

    d) _______________________________________________

    e) _______________________________________________

    f) _______________________________________________

    • Funciones Ocasionales:

    a) _______________________________________________

    b) _______________________________________________

    c) _______________________________________________

    d) _______________________________________________

    e) _______________________________________________

    f) _______________________________________________

    3.- Requisitos

    • Cuales son las características académicas para desempeñar este cargo:

    ___ Enseñanza Media ___ Universidad

    ___ Enseñanza Técnico Profesional ___ Especialidades*

    *_______________________________________________________

    _______________________________________________________

    • Para desempeñar este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo:

    ___ Si Cuanto Tiempo ________________

    ___ No

    • Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado:

    Edad: ___ Si Edad Promedio ________________

    ___ No

    Sexo: ___ Si ___ Masculino

    ___ No ___ Femenino

    • Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo:

    ____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio

    ____% Creatividad ____% Uso de Técnicas

    ____% Atención ____% Otro ___________________

    ____% Lectura Prolongada

    4.- Condiciones Ambientales

    • Cuales son las condiciones mínimas ambientales para desempeñar su cargo:

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    • A que presiones Psicológicas esta sometido en este cargo:

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    • Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas:

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

    __________________________________________________________________

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    __________________________________________________________________

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    Análisis y Descripción de Cargos Desarrollo Organizacional

    25

    Universidad Tecnológica Metropolitana

    Facultad de Administración y Economía