Ambiente de trabajo

Empresas. Análisis empresarial. Clima laboral. RRHH (Recursos Humanos). Factores. Plan de comunicación. Problemas

  • Enviado por: Mara Etchaberry Arjiz
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 15 páginas
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1. SITUACION

1.1 Historia de la empresa

  • Nombre: Jouet S.A.

  • Sector: Juguetería

  • Localización: IBI (Alicante)

  • Tamaño: 650 empleados

  • Estadio: Fase de Madurez

  • La empresa se encuentra estancada. Ha llegado un momento en el que el rápido crecimiento generado por una política demasiado agresiva, ha hecho que la empresa no siga creciendo y está forzando un cambio drástico y a corto plazo para lograr su supervivencia.

  • Filosofía de la empresa:

  • Objetivo y fín último hasta ahora: incrementar la productividad y con ello los beneficios a costa de lo que sea.

  • Ser competitivos y no competentes”

    • Estructura de la empresa a nivel general:

    • Funcional, jerárquica y burocrática

    • 'Ambiente de trabajo'

      • Rígida planificación de actividades y tareas, consideradas como un deber necesarias para cumplir los objetivos o fines de la organización

      • Basada en el principio de jerarquía funcional (mando y subordinación)

      • Los límites están bien establecidos:

      • No se permiten iniciativas ni relaciones informales

      • Normas de arriba hacia abajo

      • Se actúa conforme a pautas de comportamiento formales previas

      • En general, rigidez, formalismo,etc.

      • 1.2 ¿Por qué hacer un estudio de clima en Jouet S.A.? (El Objetivo)

        • La Alta Dirección está percibiendo, en la situación actual de Jouet S.A., que sus juguetes están perdiendo la calidad y prestigio en los últimos ejercicios (Hasta hace dos años Jouet S.A. era la segunda empresa de juguetería que más vendía en el mercado nacional). Esta situación les ha hecho preguntarse a los directivos: ¿qué está pasando?, ¿es verdad que las ideas y los objetivos de nuestra empresa son conocidos y compartidos por todos? ¿se necesitará un nuevo estilo directivo?…

        2. METODOLOGIA DEL ESTUDIO (FASES)

        2.1 Entrevista con la Alta Dirección para la aprobación del proyecto

        2.2 Factores de Análisis

        2.3 Selección de la muestra

        2.4 Plan de comunicación

        2.5 Observación Directa

        Cuestionario

        Análisis de la información

        2.1 Entrevista con la Alta Dirección

        • Contratación de un consultor externo por parte de la Empresa Jouet S.A. para realizar el estudio del clima

        • Entrevista de la Alta Dirección con el consultor externo

        • Puesta en común del proyecto con el objetivo de:

        Involucrar a a la Dirección con el proyecto

        Explicar la metodología a seguir en el estudio:

        • la muestra que se va a seleccionar

        • las técnicas que se van a utilizar como cuestionarios, etc.

        • cúando se va a cabo (tiempo de duración)

        Adecuación de las partes (Alta Dirección y consultor externo) en el proyecto

        Obtener la aprobación de la Alta Dirección

        • Creación de un equipo de trabajo y seguimiento compuesto por algunos miembros de la Alta Dirección y el equipo de consultores

        • 2.2 Factores de Análisis

          • Se han tenido en cuenta los siguientes factores:

          Organización: se estudia para ver cómo los empleados del departamento de Marketing y Publicidad perciben la estructura de la organización.

          Planes y Objetivos: se evalúa la percepción que los empleados del departamento tienen sobre la planificación de la empresa.

          Información y Comunicación: se observa el grado de información que se proporciona al departamento a estudiar.

          Integración de la organización: se investiga la interacción del departamento de Marketing y Publicidad con los distintos departamentos para el logro de los objetivos corportativos.

          Recursos Humanos: se comprueba la percepción de los empleados del departamento hacia las políticas de personal que Jouet S.A. tiene.

          Retribución: se estudia la percepción de los empleados sobre la política retributiva de la empresa, si es equitativa, acorde con el mercado y motivadora .

          2.3 Selección de la muestra

          • Se ha escogido el departamento de Marketing y Publicidad por las siguientes razones:

          Por ser el más representativo

          Porque la Alta Dirección tiene especial interés que dicho departamento sea estudiado por ser el de mayor peso dentro de la organización

          El tamaño del departamento es de 50 personas

          2.4 Plan de comunicación

          • Se realiza un plan de comunicación previo con el fin de :

          Informar a los empleados del departamento de Marketing y Publicidad sobre:

          • ¿Qué es un estudio del clima?

          • ¿Por qué es necesario realizarlo?

          • ¿Cómo se va a llevar a cabo?

          • ¿Las ventajas que aporta?

          • ¿Qué resultados se consiguen?

          Concienciar a los empleados del estudio ya que la Alta Dirección está preocupa por la situación actual que está atravesando la empresa

          Inculcar que un estudio de este tipo no lleva consigo bucar culpables sino encontrar soluciones

          Informar que estudio está abierto a cuantas iniciativas y propuestas surjan por parte de los empleados, es decir, Participación.

          2.5 Observación Directa

          • El equipo de trabajo y seguimiento consideró que como una primera toma de contacto con el departamento se realizaría una observación directa para poder detectar los problemas más “palpables”.

          • Esta observación principalmente consistió en escuchar los comentarios que se hacián en el departemento. De ahí el equipo de trabajo y seguimiento indujo los problemas que existían:

          - “ Es imposible centrarse en el trabajo con este ambiente”-

          !

          Mala percepción del ambiente laboral

          2. - “Deberíamos cambiar nuestro spot de 1980”-

          !

          Poca preocupación por las campañas de publicidad

          - “Lo que haga yo poco importa, sólo la producción”-

          !

          Enfasis en los resultados y no en las actividades

          -“Es difícil ser creativo si tu jefe no tiene en cuenta ni defiende tus ideas”-

          !

          Poca iniciativa, todo impuesto desde arriba

          - “Sólo tenemos un objetivo, producir”-

          !

          Falta de interés en la Calidad, sólo importa la cantidad

          - “No sabemos las necesidades de nuestro target group (público objetivo)”-

          !

          Metodología incorrecta

          2.6 Cuestionario

          • Plan de comunicación con el departamento:

          Antes de repartir los cuestionarios

          Charla con todos los miembros de departamento para:

          explicar cómo rellenar el cuestionario

          cómo se va a evaluar

          las ventajas que tiene el cumplimentarlo ! concienciación de la importancia de la participación

          cuándo se va a repartir (en horas de trabajo)

          hacerles saber que el cuestionario es una herramienta más tenida en cuenta para la elaboración del plan de acción final cuyo objetivo es la solución de sus problemas

          Asegurar, además, una absoluta confidencialidad en las respuestas

          Resolver todas las dudas acerca del cuestionario

          • La segunda fase consistiría en repartir el cuestionario en el departamento de Marketing y Publicidad

          • El cuestionario estaba diseñado de la siguiente manera:

          50 preguntas cerradas nominales

          Utilizando terminología conocida por todos

          Se incluyeron los seis factores expuestos anteriormente

          Formulando preguntas sobre cómo se percibe lo que la empresa está realizando (No, si le gusta o disgusta la situación)

          De respuesta anónima

          • En una tercera fase, se les da un cuestionario a los directivos, diseñado de forma distinta para conocer las diferentes percepciones que existen entre el departamento de Marketing y Publicidad con éstos.

          Análisis de la Información

          • Se tabulan, ordenan y totalizan los datos obtenidos en los cuestionarios

          3. RESULTADOS GLOBALES (Perfiles de Clima)

          Resultados por Factores

          • El análisis de los factores ha tenido los siguientes resultados:

          Organización:

          • El 62% de los encuestados respondieron que la estructura organizativa de la empresa no permitía a cada persona de este departamento conocer de qué forma su puesto de trabajo contribuía a los resultados globales.

          • El 70% contestó que los niveles jerárquicos de la estructura organizativa no eran los más adecuados para este sector.

          • El 60% afirmó que la estructura no facilitaba que ser realizasen los cambios necesarios en los products para adaptarse a las necesidades de los clientes.

          • El 53% consideró que se daban repeticiones innecesarias de funciones en otros puestos.

          • El 90% reconocía que la normativa interna era conocida y “aceptada” por todos, pero el 55% consideraba que no era ni útil ni práctica.

          Planes y Objetivos:

          • El proceso de planificación era óptimo, aunque el 70% consideraba que la promoción del producto podía adaptarse mejor al mercado.

          Información y Comunicación:

          • El 80% afirmó que la calidad y la eficacia de la comunicación interna no era la adecuada, sólo existía comunicación descendente.

          Integración de la organización:

          • El 60% contestó no conocer las actividades y problemas de los demás departamentos.

          • La mayoría respondió que la competitividad entre las personas de la empresa no era estimulante.

          Recursos Humanos:

          • El 80% contestó que la empresa no se aprovechaban de forma eficaz sus capacidades personales.

          • El 70% afirmó no haber sido analizado su desempeño en los últimos cinco años.

          Retribución:

          • En comparación con la retribución de otras empresas el 75% se consideraba bien pagado

          • Con respecto a la equidad interna, el 90% se encuentra satisfecho.

          3. 2 Síntomas del mal clima en Jouet S.A

          • Una vez realizado el estudio del clima se determinaron los siguientes factores que provocan el mal clima en la organización:

          • Absentismo laboral, debido a la insatisfacción en la realización del trabajo ! Falta de Interés, monotonía

          • Deslealtad, debido al “favoritismo” !Falta de reconocimiento en el trabajo, etc.

          • Comentarios críticos a la Dirección y/o empresa debido a la insatisfacción general que existe.

          • Individualmente:

          • No se comprueba si los trabajadores están satisfechos (¿Losobjetivos personales coinciden con los corporativos?)

          • Colectivamente:

          • No existe una gran identificación con la empresa (no asunción de un esperítu corporativo).

            • Estilo de Dirección:

            • Burocrático:

            • Problemas de delegación

            • Rígida planificación de actividades y tareas y consideradas un deber para cumplir los objetivos o fines de la organización ! NO flexibilidad ni creatividad

            • No existe la participación en la toma de decisiones

            • Problemas de comunicación (sólo descendente) y de manera muy formal (No se modernizan los sistemas de información y comunicación a las necesidades actuales)

            • La organización está basada en el principio de jerarquía funcional (mando y subordinación):

            • No se permiten iniciativas

            • De esta creciente burocratización se derivan otros aspectos negativos presentes en Jouet S.A.:

            • Rigidez en el contenido de los puestos

            • Deficiencias en la comunicación

            • Baja rentabilidad (aunque actualmente es buena se podría sacar mucho más)

              • En Resumen:

              Fortalezas y Debilidades

              • El análisis de los diferentes factores permitió extraer las áreas más sobresalientes, donde Jouet S.A. presentaba sus fortalezas y deblidades más notorias. Éstas fueron las siguientes.

                • FORTALEZAS

                • ! La retribución en Jouet S.A constituía una de sus más mportants fortalezas, ya que los empleados se sentían bien pagados con respecto a otras empresas de su mismo sector, con respecto al mercado, etc.

                  • DEBILIDADES

                  • ! Losfactores que aparecen en el gráfico con un porcentaje negativo son considerados como debilidades, es decir, aspectos que causan insatisfacción y que, por lo tanto, es necesario mejorar.


                  • 'Ambiente de trabajo'

                  • CONCLUSIONES

                    • Modificar el clima organizativo, como ocurre en esta situación ficticia, depende fundamentalmente de varios aspectos:

                    • El clima organizativo consiste en definitiva en una serie de dimensiones o factores a analizar: ¿se pretende cambiar todos o solamente un área específica del problema?! En este caso, comprobamos que se han determinado seis factores o dimensiones y que se estudian en un área específica que es el departamento de Marketing y Publicidad.

                    • Es necesario el acuerdo de Alta Dirección.

                    • Formación a todos los empleados de las ventajas, en qué consiste esta técnica y para qué sirve! Es necesario un compromiso también por parte de los empleados (en este ejemplo, de los miembros del departamento de Marketing y Publicidad)

                    • Plan de comunicación y formación desarrollado y bien trenzado por que todo cambio implica:

                    • Inestabilidad

                    • Actitudes defensivas

                    • Rumores inciertos, etc.

                    • Realizar el estudio del clima permite detectar los problemas y debilidades que existen y que son suceptibles de mejora con el fin de ayudar a la empresa a ser más competitiva.

                    • El clima organizativo es como la “personalidad” de la empresa, que determina y condiciona el comportamiento de los individuos en la organización y el grado de satisfacción respecto de la actividad que los empleados desempeñan.

                    • Los Directivos deben modificar, una vez conocidos los resultados del estudio del clima, aquellas circunstancias que son negativas para los miembros de la organización, NO pueden cambiar a las personas en sí.

                      • Si se actúa correctamente, una vez realizado el estudio del clima, se obtendrá un triple resultado:

                      • = =

                      • ! ! !

                      • = =

                        • Nunca olvidar que las personas deben participar EN y DE los procesos de mejora de la empresa.

                        • 4. PLAN DE ACCION

                          • El estudio se le encargó al equipo consultor a primeros de marzo de 1997, con el objetivo de poder hacer frente a las necesidades de mercado de la campaña de navidad.

                          • Dada la urgencia, el equipo consultor decidió realizar el Plan de acción a corto plazo por las siguientes características:

                          • Los resultados obtenidos daban pie a que los factores más significativos como comunicación y organización sobre todo tuvieran prioridad a la hora de comenzar el plan de acción.

                          • Visibilidad del cambio, por parte de Jouet S.A., alta.

                          • Facilidad del cambio, alta.

                          • El Plan de acción incluiría las siguientes premisas:

                          Implicar de forma eficaz a la Dirección.

                          Establecer un sistema de comunicación sólido en todas las direcciones.

                          Conseguir fortalecer:

                          • El equilibrio entre la equidad interna con la externa.

                          • Sistemas de apreciación del desempeño a nivel individual y colectivo.

                          • El lema del Plan de acción a corto plazo sería:

                            • Este plan de acción a corto plazo, se iría implantando poco a poco a partir del primero de Junio de 1997 para que antes de la campaña de navidad del 97-98 queden solventados los problemas anteriormente definidos.

                            • El Plan de Acción también incluiría la implantación posterior de otros objetivos a medio y largo plazo, que derivarían por una parte de la evolución del plan de acción a corto plazo y por otra parte de aquellos aspectos que no fueron incluidos en esta primera fase.