TEMA 4: LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

4.1 Concepto

4.2 Servicios

4.3 Tipos de unidades de información

4.4 Gestión y planificación

4.1 CONCEPTO: UNIDAD ORGANIZADA QUE TIENE POR OBJETO LA PRODUCCIÓN, ANÁLISIS, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

• Bibliotecas

• Archivos

• Museos

• Centros de documentación

• Empresas informativas

- Atendidas por especialistas en información

• Sirven productos y/o servicios de información a las organizaciones donde se ubican

• Se encarga del sistema de información de las organizaciones: documentalista-gestor

4.2 SERVICIOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

Dos grupos:

1.- Servicios sobre demandas o de respuesta a demandas preformuladas

- Servicio de información referencial:

• Información general relacionada con la organización

• Información factual de respuesta rápida a preguntas concretas (fechas, cifras, autores, etc.)

• Información sobre organismos e instituciones

- Servicio de información bibliográfica:

• Necesidad de información sobre un tema concreto

• Búsquedas en bases de datos

- Servicio de acceso al documento primario:

• Pone a disposición de los usuarios los documentos localizados a través del servicio de información bibliográfica

• Necesidad de bibliotecas, centros de depósito o redes de bibliotecas

- Servicio de información elaborada o de Análisis de la información:

• Analiza y evalúa la información

• Usuarios muy especializados

2.- Servicios de difusión de la información (generadores de demanda)

- Servicio de difusión de la información de interés general para todos los usuarios

• Elaboración de catálogos del centro de documentación

• Boletín de novedades

• Elaboración de sumarios

• Página web

- Servicio de Difusión Selectiva de la Información -DSI-

• Perfil por usuario

• Formulario

• Tema específico

4.3 TIPOS DE UNIDADES DE INFORMACIÓN:

- Centros especializados en documentos primarios o fuentes de información primaria

• Acumulan documentos en función de distintos criterios

• Dedicados a la conservación

• Bibliotecas y archivos

- Centros especializados en la difusión de la información referencial:

• Seleccionan la información

• Analizan, indizan y desarrollan distintos servicios de información en función de los usuarios

• CINDOC

• Centros de empresas, periódicos, televisiones, etc.

- Centros para servicios especializados: realizan alguna de las funciones de la cadena documental

• Centros de orientación o referencia:

• No proporciona la información

• Orienta sobre dónde obtenerla

• Centros de depósito:

• Bibliotecas científicas

• Colección de documento primario especializado

• CINDOC, British Library Lending Division

• Centros de análisis:

• Analizan los documentos especializados en una disciplina

• Bases de datos comerciales: Index Medicus, Chemical abstracts

4.4 GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN

Factores que intervienen:

• Planificación: proceso mediante el cual se determinan los objetivos que se quieren conseguir y se identifican los caminos para alcanzarlos

• Organización: relacionada con el conjunto de técnicas conducentes a obtener una institución estructurada

• Dirección o ejecución: es el proceso en el que se pone en marcha el plan

• Control de resultados: comparación de la situación real y objetivos previamente fijados

Niveles de gestión:

Alta dirección:

• Se ocupa de la planificación

• Tareas de política y representación

Mandos intermedios:

• Concretan estrategias generales: programas y proyectos

• Elaboran informes para los mandos

• Coordinan los diferentes departamentos

Gestores de “primera línea”:

• Ejecutan programas y proyectos

• Gestión cotidiana de recursos para conseguir objetivos a corto plazo

Planificación:

Tiene por objeto la determinación de los objetivos a conseguir y las estrategias y acciones para lograrlos

Dos fases:

• Planificación estratégica: planteamiento de propósitos y objetivo que pretendemos alcanzar

• Planificación operativa: fase en la que se producen los hechos u operaciones que van a provocar el cambio de situación