ADMINISTRACION

Toma de Decisiones

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES

Un problema surge cuando el estado de cosas real difiere del estado de cosas cuya existencia se desea. Sin embargo, en muchos casos un problema puede no ser mas que una oportunidad disfrazada.

El proceso de detención de problemas

El proceso de identificación de problemas suele ser informal e intuitivo.

• Una desviación respecto a la experiencia pasada: este año las ventas no alcanzan el nivel del año anterior; los gastos se han incrementado de manera repentina, ha aumentado la rotación del personal.

• Una desviación respecto del plan: significa que no están cumpliendo las expectativas o proyecciones del administrador; las utilidades son menores que las previstas.

• Otras personas plantean problemas al administrador. Los clientes se quejan del retraso en las entregas.

• El desempeño de los competidores: cuando otras compañías desarrollan nuevos procesos a mejoras en los procedimientos de operación, el administrador debe reevaluar los procesos o procedimientos en su propia organización.

Identificación de oportunidades

No siempre es claro si la situación que enfrenta un administrador presenta un problema o una oportunidad. Así, las oportunidades no aprovechadas crean problemas para las organizaciones, y a menudo se encuentran oportunidades mientras se explora un problema.

El problema lo define como algo que pone en peligro la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos, en tanto que una oportunidad es algo que brinda la posibilidad de superarlos.

El método del Abogado del Diablo, es útil en la solución de problemas y en la identificación de oportunidades. En este método, el que toma la decisión determina las soluciones posibles y los supuestos en que se basan, examina la negación de todos sus supuestos y luego encuentra soluciones contrarias que se fundan en los supuestos negativos.

Este proceso, a su vez, pueden generar otras soluciones más útiles, asi como poner en primer plano oportunidades que hasta entonces habían pasado inadvertidas.

Las oportunidades constituyen la clave del éxito organizacional y administrativo. Druker observa que resolver un problema simplemente restablece la normalidad, pero los resultados “deben provenir del aprovechamiento de las oportunidades”.

Como decidirse a tomar decisiones

Establecer prioridades: Ningún administrador puede resolver cada problema que surja en la actividad diaria de los negocios. Es importante aprender a establecer prioridades en los problemas y delegar a los subordinados la responsabilidad de ocuparse de los de menor importancia.

Deberá hacerse las siguientes preguntas:

LA NATURALEZA DE LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS

Decisiones Programadas y no Programadas

Decisiones Programadas: Estas son aquellas tomadas de acuerdo con alguna política, regla o procedimiento.

Por ejemplo, decidir como manejar las quejas de los clientes en forma individual sería lento y costoso, pero una política que establezca que “las devoluciones se aceptarán en todas las compras en un plazo de 14 días”, simplifica mucho el procedimiento.

Decisiones no Programadas: Son aquellas que se ocupan de problemas no habituales o excepcionales.

A medida que ascendemos por la jerarquía organizacional, la capacidad de tomar esas decisiones adquiere mayor importancia.

Certidumbre, Riesgo o Incertidumbre

En el momento de tomar decisiones, todos los administradores deben de ponderar alternativas, muchas de las cuales implican sucesos futuros que resultan difíciles de prever: la reacción de un competidor a una nueva lista de precios, las tasas de interés dentro de tres años, la confiabilidad de un nuevo proveedor. Por esta razón, las situaciones de toma de decisiones se consideran dentro de una línea continua que va de la certeza ( altamente previsible) a la turbulencia (altamente imprevisible).

Certidumbre: Bajo las condiciones de certidumbre, conocemos nuestro objetivo y tenemos información exacta, medida y confiable acerca del resultado de cada una de las alternativas que consideremos.

Riesgo: Se produce el riego siempre que no somos capaces de preveer con certeza el resultado de alguna alternativa, pero contamos con suficiente información como para preveer la probabilidad que tenga para llevarnos a un estado de cosas deseado.

Incertidumbre: Bajo condiciones de incertidumbre es poco lo que se sabe de las alternativas o de sus resultados.

Turbulencia : Bajo condiciones de certeza, riesgo e incertidumbre, el objetivo final esta siempre claro, pero bajo condiciones de turbulencia incluso el objetivo puede ser poco claro.

La turbulencia también tiene lugar cuando el ambiente mismo cambia con velocidad o es de hecho incierto.

EL MODELO RACIONAL DE TOMA DE DECISIONES

Este es especialmente útil en la toma de decisiones o programadas y ayuda a que los administradores vayan mas allá del razonamiento a priori.

Consta de cuatro (4) etapas

Fase I: Investigar la situación - presenta tres aspectos:

DEFINICION DEL PROBLEMA. Las confusiones en la definición del problema se deben en parte a que los hechos que captan la atención del administrador pueden ser síntomas de otra dificultad más importante. Ejemplo: Un administrador se ocupará por el aumento de renuncias de empleados, pero ese incremento no constituirá un problema a menos que entorpezca el logro de los objetivos organizacionales.

Definir el problema en función de los objetivos organizacionales que están siendo bloqueados ayuda a evitar los síntomas y problemas de confusión.

DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS DE LA DECISION. Una vez definido el problema, el siguiente paso consiste en decidir una buena solución. Como parte de este proceso, los administradores deberán empezar a determinar que partes del problema han de solucionar y cuales han de intentar solucionar.

Si una solución nos permite alcanzar nuestros objetivos organizacionales, se trata de una buena solución. También es posible que el problema brinde la oportunidad de mejorar el desempeño organizacional en vez de simplemente reestablecerlo.

DIAGNOSTICO DE LAS CAUSAS. Las causas, a diferencia de los síntomas, rara vez son evidentes, y los administradores se ven obligados a recurrir a su intuición para descubrirlas. Las personas, cuya percepción de la situación está influida necesariamente por sus experiencias y responsabilidades, tal vez encuentran causas muy diferentes a un mismo problema.

Fase II: Desarrollo de alternativas

No se debe tomar ninguna decisión de importancia sino hasta que se han desarrollado varias alternativas. Algunos administradores recurren a una lluvia de ideas

Fase III: Evaluación de alternativas y selección de la mejor de ellas

1-¿Es factible esta alternativa? Cuenta la organización con el dinero y los recursos necesarios para implementar esta alternativa? El remplazo de todo el equipo obsoleto bien puede ser una solución ideal, pero no sería factible si la cia se encuentra cerca de la bancarota.

2-¿ Es la alternativa una solución satisfactoria? Los administradores deben darse cuenta tambien de la definición de “adecuada” puede diferir de una org. A otra y de una persona a otra, dependiendo de la cultura de la organización y de la tolerancia al riesgo de cada individuo.

3-¿Cuáles son las consecuencias posibles para el resto de la organización? Los administradores deben tratar de anticipar cómo es que un cambio en un área determinada va a afectar a otras areas tanto en el presente como en el futuro.

Etapa IV: Implantación y seguimiento de la decisión

Los administradores formulan presupuestos y programas para las acciones que han determinado. Eso les permite medir el avance en términos específicos.

COMO DEBERIAN TOMARSE LAS DECISIONES

El proceso racional de toma de decisiones.

El modelo racional tiene seis pasos: Empieza por definir el problema. Un problema existe cuando hay una discrepancia entre un estado de asuntos existentes y uno deseado.

Una vez que la persona encargada de tomar las decisiones ha definido el problema, necesita identificar los criterios de decisión. Aquí se incorporan al proceso los intereses, valores y preferencias personales de quien decide. Identificar los procesos es importante porque aquello que para una persona es relevante para otra podría no serlo.

El tercer paso requiere que quien toma las decisiones pondere los criterios previamente identificados para asignar a éstos la prioridad correcta en la decisión.

El cuarto paso requiere que el responsable de decidir genere posibles alternativas que pudieran tener éxito para resolver el problema.

Una vez que se han generado las alternativas, el encargado de tomar la decisión debe analizar y evaluar de manera crítica cada una de ellas. Esto se hace clasificando cada alternativa en cada criterio.

El paso final en este modelo requiere calcular la decisión óptima que se realiza mediante lo que se conoce como “valor esperado”

Definir el problema

Identificar los criterios de decisión

Ponderar los criterios

Generar alternativas

Calificar cada opción de acuerdo con cada criterio

Calcular la decisión optima

INCERTIDUMBRE Y RIESGO

En algunos casos, las decisiones se toman bajo condiciones de certidumbre. Esto significa que el encargado de tomar una decisión conoce por adelantado el resultado de su elección . son pocas las decisiones que se toman bajo condiciones de certidumbre.

Por mucho, la situación tipica es el riesgo. El encargado de tomar las decisiones es capaz de estimar la verosimilitud de las alternativas o los resultados. Esta capacidad de asignar probabilidades podría ser resultado de la experiencia personal o de información secundaria.

Un enfoque racional para evaluar las alternativas bajo condiciones de riesgo es el uso del valor esperado. Este es un concepto que permite a quien toma las decisiones asignar un valor monetario según las consecuencias positivas y negativas que podrían resultar de la selección de una alternativa en particular.

La condición bajo la cual resulta más difícil tomar decisiones es la incertidumbre. En esta situación, los responsables de tomar decisiones no cuentan con información suficiente para tener en claro las alternativas o estimar su riesgo.

Se basan ya sea en su intuición o en su creatividad.

CREATIVIDAD

Un responsable de tomar decisiones racional necesita creatividad, es decir, la capacidad de combinar ideas de una manera única. La creatividad permite ver problemas que otros no pueden ver.

ANALISIS CUANTITATIVO

Análisis del punto de equilibrio: Es una tecnica ampliamente utilizada en la toma de decisiones financieras que permite a quienes toman las decisiones, determinar si el volumen particular de ventas dará como resultado pérdidas o ganancias.

Rendimiento sobre la inversión (ROI) : Sirve para medir la productividad de los activos. Mediante el calculo de las ganancias como porcentaje del capital invertido, una organización puede determinar que tan bien se esta utilizando la inversión para generar ganancias.

Análisis marginal : Se ocupa de los costos adicionales de una decisión en particular más que del costo promedio.

Teoría de los juegos se usa para ayudar a los responsables de tomar las decisiones a licitar contratos, negociar acuerdos laborales, desarrollar planes de expansión y tomar un sinnúmero de otras decisiones.

La teoría de los juegos utiliza modelos matemáticos para analizar los resultados de toma de decisiones si todas las partes actúan de manera racional.

Programación lineal : utiliza técnicas gráficas o algebraicas para solucionar en forma óptima los dilemas de la distribución de los recursos.

Teoría de las colas: Si una decisión implica equilibrar el costo de tener una línea en espera contra el costo del servicio de mantener dicha línea, ésta puede facilitarse con la teoria de las colas

QUIEN DEBE TOMAR LAS DECISIONES

EL INDIVIDUO VS GRUPOS

Fortalezas de la toma individual de decisiones. Una ventaja es la rapidez. Un individuo no tiene que citar a una reunión ni consumir tiempo discutiendo. Las decisiones individuales también tienen una responsabilidad clara. Usted sabe quien toma la decisión y por lo tanto quien es responsable de su resultado. Una tercera fortaleza es que tienden a transmitir valores consistentes.

Fortalezas de la toma de decisiones en grupo. Los grupos generan información y conocimientos más complejos. Ofrecen una diversidad incrementada de puntos de vista. La evidencia indica que un grupo casi siempre rinde mas. De esta manera, los grupos generan decisiones de alta calidad. Por último los grupos conducen a una mayor aceptación de una solución.

Equilibrio entre las ventajas y las desventajas. Se prefiere a los individuos cuando la decisión carece relativamente de importancia.

En términos de efectividad los grupos son superiores. Generan mas alternativas y son mas creativos, mas precisos y llegan a decisiones de mejor calidad que aquellas tomadas por individuos.

NIVEL DE TOMA DE DECISIONES

Hay 4 niveles organizacionales. Estos incluyen los tres niveles gerencias - alto, medio y de primera línea -, mas los empleados operativos

En términos generales, las decisiones recurrentes y de rutina (decisiones programadas) se manejan mejor a niveles bajos de la administración. Por el contrario, las decisiones no recurrentes y únicas(decisiones no programadas) son mejor manejadas por la alta dirección. De manera semejante, la alta dirección esta mejor calificada para tomar decisiones estratégicas a largo plazo, tales como determinar cuál es el negocio de la organización, la dirección y los objetivos globales estratégicos de la misma y donde distribuir los recursos clave de capita y personal. Los gerentes de nivel medio están mejor equipados para coordinar decisiones con implicaciones a mediano plazo. Los gerentes de primera línea deberían enfocarse en decisiones departamentales más rutinarias. Por último los empleados operativos están mejor capacitados para tomar decisiones relacionadas con el trabajo.