Tema 7: La tipología documental propia de las Administraciones públicas

La actividad administrativa tiene un carácter documental. Toda actividad de la administración tiene que dejar un testigo: una función de constancia y una función de comunicación.

El soporte en el que se materializan los actos de la Administración, son los documentos. Los documentos son la forma externa de representar la forma de la Administración, tienen dos funciones:

• De Constancia: El documento al constituirse en un soporte material asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas y se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de mostrar su existencia, efectos, sus posibles errores y vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a esas informaciones.

• De Comunicación: Los documentos administrativos son el medio de transmisión de los actos de la Administración, y es un medio de transmisión que puede ser interno entre las unidades que componen la organización Administrativa o externo como forma de comunicación de la Administración con los ciudadanos.

Los documentos están condicionados por 4 elementos:

. Génesis: Los documentos nacen espontáneamente al gestionar el interés de las A.Públicas y por ello constituyen la memoria de las actividades administrativas y de su sujeción a las normas.

. Contenido: Sirven de testimonio los documentos de los derechos y obligaciones de la Administración y los ciudadanos, con una doble función:

• Servir de garantía y de justificación de la gestión adva.

• Servir como medio secundario de prueba.

• Carácter único: Cada documento constata un hecho jurídico único como consecuencia de una actividad o trámite en un procedimiento administrativo.

• Carácter seriado: Los documentos administrativos se producen en serie a partir de un asunto desde su inicio hasta su resolución reflejando secuencialmente las actuaciones del procedimiento administrativo.

Los documentos Administrativos tienen que tener 3 características:

Se suelen distinguir 3 tipologías específicas de documentos administrativos:

- Certificados: Documentos que aseguran la certeza de algún hecho bajo la responsabilidad de la persona de la Administración Pública que los autoriza.

Son documentos que acrediten la existencia de una información para que sirvan como prueba legal. Son declaraciones de conocimiento que ponen de manifiesto una constancia en un expediente o en un archivo y son documentos solemnes en los que quien realiza la certificación responde de su contenido.

• Notificaciones: Documentos por los que se comunica a los ciudadanos resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses. Tienen que dejar constancia de que se han practicado.

• Resoluciones: Documentos que ponen fin a los procedimientos administrativos solucionando las cuestiones planteadas en los expedientes y haciendo imposible su continuación.

• Acuerdos: Documentos de decisión que recogen decisiones unilaterales de órganos competentes sobre iniciación y tramitación de procedimientos con carácter previo a las resoluciones, y que se dictan previo informe o propuesta.

• Oficios: Documentos Administrativos rigurosos e informales para la comunicación de asuntos oficiales. Son documentos para transmitir.

• Notas interiores: Documentos de transmisión menos formales, que se diferencian de los oficios por el ámbito de actuación que normalmente es dentro de un órgano administrativo.

• Propuestas de resolución: Documentos que fundamentan el sentido de las resoluciones concretando en forma de propuesta cual debe ser su orientación y que normalmente se elevan por un funcionario a un nivel superior de decisión.

• Informes: Documentos que presentan sistemática o cronológicamente informaciones para que se pueda juzgar y evaluar una resolución. Los emiten órganos o funcionarios distintos de los que vana proponer o realizar la resolución. Son de distintos tipos: Preceptivos, Facultativos, vinculantes...

• Actas: Documentos solemnes que se redactan como constancia y para el control de actos, circunstancias, hechos o acuerdos de reuniones oficiales celebradas por un órgano colegiado.

• Solicitudes: Peticiones formales que se dirigen por los ciudadanos a una autoridad a un organismo. EJ: Instancia.

• Denuncias: Documentos en los cuales los ciudadanos voluntariamente o en cumplimiento de una obligación legal, comunican unos hechos originando un procedimiento.

• Alegaciones: Documentos de aportación de informaciones y elementos de juicio en procedimiento, que deben ser tenidos en cuenta para redactar la propuesta de resolución.

• Recursos: Documentos que expresan la disconformidad de los ciudadanos ante decisiones y resoluciones de la Administración, son documentos que sirven de garantía a los ciudadanos para poder enmendar o eliminar perjuicios.

• Cartas: Documentos de contenidos muy genéricos que dirigen por motivos personales los ciudadanos o la Administración.