Sistemas de Información

DEFINICION DE TERMINOS

• Tecnologías que resuelven problemas en gran escala.

• Conformadas por múltiples Agentes: Humanos, Artificiales, o ambos.

• Comprometidos en una o más tareas, las organizaciones son sistemas de actividades.

• Con un objetivo (que puede cambiar, podría no estar articulado, y no estar compartido por todos los miembros de la Organización).

• Capaz de afectar y ser afectada por el ambiente.

• Tener conocimiento, cultura, memorias, historia y distintas capacidades a partir de cualquiera de los agentes que la conforman.

• Tiene derechos legales distintos a los de los agentes que la conforman.

¿Por qué existen?

Para superar las limitaciones de los individuos (agencias individuales)

Desde este punto de vista hay 4 limitaciones básicas: cognitiva, física, temporal e institucional.

Organizaciones como Sistemas:

Las Organizaciones son Sistemas:

Heterogéneos

Complejos

Dinámicos no lineales

Adaptativos y

Evolutivos

Con el fin de modelar una Organización los siguientes factores se modelan a algún nivel de detalle:

Agentes: que comprenden la Organización.

Estructura: o diseño de la organización.

Tareas: que realiza la Organización.

Tecnología: aspectos como cualquier ambiente de la Organización y la tecnología para procesamiento y/o transformación del material.

Stressors: time pressure, deadline, turnover in government legislation.

Organizaciones Sociales: se puede definir como un conjunto de roles interconectados por canales de comunicación. En este nivel tenemos que preocuparnos del contenido y significado de los mensajes, de la naturaleza y dimensión de los sistemas de valores, de la transcripción de imágenes en los registros históricos, de las simbolizaciones del arte, música y poesía, y de todo el complejo de las emociones humanas. La unidad en las organizaciones no es el individuo sino el papel que desempeña.

Organizaciones: son sistemas diseñados para metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Las organizaciones están compuestas de subsistemas interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas, ejemplos de funciones típicas son: Contabilidad, Ventas, Producción, Administración.

Los principios de sistemas permiten adentrarnos en la manera en la que trabajan las Organizaciones. Es importante comprender la organización como un todo para definir de manera adecuada los requerimientos de información y diseñar Sistemas de Información adecuados.

Para continuar adaptándose y sobrevivir, las organizaciones deben ser capaces de importar gente, materias primas e información e intercambiar su producción con el mundo exterior.

• Comunicar

• Cooperar

• Coordinar

• Resolver Problemas

• Competir y

• Negociar

Las tecnologías Groupware son categorizadas conforme a dos dimensiones:

¿En qué se diferencia el diseño de Groupware del Diseño de Interface de usuarios Tradicional?.

El Diseño de Groupware involucra entender a los grupos y como se comporta la gente en grupos. También involucra tener un buen entendimiento de la tecnología de red y los aspectos de esa tecnología que pueden afectar la experiencia de los usuarios (retrasos, sincronizaciones en las vistas). También todos los aspectos del diseño tradicional de interface son relevantes porque se trata de Humanos.

El tamaño del grupo, una interface muy sencilla dado que en muchas ocasiones la aplicación acompaña el paso de la conversación o negociación.

Los aspectos de responsabilidad y confiabilidad se convierten en elementos muy significativos. Los Diseñadores deben comprender el grado de homogeneidad de los usuarios, de los posibles roles de las personas en el trabajo cooperativo, los tomadores de decisiones claves y que influencia tienen ellos.

El diseño de Redes pretender suministrar procesos cooperativos entre los sistemas (aplicaciones), las computadoras y las personas. Las Redes han experimentado un auge considerable en los últimos tiempos por:

• El tamaño o volumen de los negocios que se manejan.

• La tendencia a realizar negocios en lugares distantes, donde se ubican cliente y proveedores.

• La complejidad y tamaño de las organizaciones.

• Creciente incremento en el volumen de datos e información generada y utilizada.

Una red de Empresa: define los lugares detallados de trabajo, los recursos específicos disponibles en cada lugar y las necesidades de comunicación entre dichos lugares.

Red de Computadoras: es una disposición técnica que interconecta computadoras y periféricos de manera que puedan intercambiar datos y compartir recursos técnicos.

(pág. 73 figura)

Def: es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado - y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales que los sustentan - para optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización.

El enfoque de la reingeniería es hacia los procesos como opuesto a la estructura.

Tipos de actividades:

Def: reingeniería es el repensamiento fundamental y el rediseño radical de procesos del negocio para llevar a cabo mejoras dramáticas( resultados del orden de 10% no son reingeniería) en indicadores contemporáneos y críticos de la actuación, tales como costos (la reingeniería a menudo resulta en reducciones dramáticas en la fuerza trabajadora, y demanda más trabajo de aquellos restantes, cambios de gran magnitud podrían parecer a algunos como violencia en la organización), calidad, servicio y velocidad.

Def: el término reingeniería originalmente describía cambios significativos a los procesos básicos del negocio, que producían porcentajes de mejoras entre 50 - 100%. Es decir que creaba cambios de escalón en la función de las métricas corporativas como ventas por empleado, costo de producir bienes, tiempos de ciclo, reposición de inventario.

Ciertamente Reingeniería: el término fue aplicado originalmente a aquellos cambios barredores como nuevas ventas y mecanismos de entrega que incrementaban las ventas en un 60%, o reducir el tiempo de ciclo para procesar un pedido de 10 días a 10 minutos, o una nueva planta que produzca 10% más productos, en 25% del espacio usando 50% de la fuerza laboral.

Symmetrix, pionero de BPR (Business Process Redesign), cree fuertemente en reinventar solo los procesos críticos del negocio.

No todas las compañías desean hacer cambios masivos a sus procesos. Los cambios van en un rango desde ordenamiento hasta reinvención.

El reordenamiento de un proceso para hacerlo mas eficiente y eficaz implica hacer cambios incrementales al proceso actual para elevar la calidad, acortar tiempos de ciclos, o reducir costos. Reinventar un proceso del negocio significa desechar el actual y crear un proceso que realmente satisface las necesidades de la compañía, esto usualmente requiere de una visión fresca del negocio y de competencias fundamentales para servir a ese propósito.

Metodologías para Reingeniería: esperamos encontrar en ellas tanto facultades para los recursos humanos con alta utilización de informática como factores primarios del cambio radical.

La reingeniería comienza con la premisa que el trabajo ha cambiado radicalmente desde los tiempos de la revolución industrial, cuando la eficiencia y la productividad se alcanzaban dividiendo un cargo en pequeñas tareas individuales que podían ejecutar en forma repetida cualquier Obrero.

La jerarquía piramidal de administración que se necesitaba para supervisar y controlar a esos Obreros, resulta hoy totalmente ineficaz, habiendo aumentado capa por capa a medida que las organizaciones aumentaron el tamaño de la fuerza laboral de una sola tarea. Este tipo de organización administrativa y supervisión gasta la mayor parte de sus energías y de su tiempo en controles complicados y comunicaciones de un nivel a otro, con demoras inevitables en la Toma de Decisiones. La tendencia es a facultar a los empleados, bajar la toma de decisiones, las comunicaciones y el control al nivel donde se está efectuando el trabajo. Esto producirá mejoras espectaculares en el tiempo y en la eficiencia de los procesos.

No solo se quieren transformar los procesos de valor agregado (tareas, responsabilidades, secuencias, etc.) sino que son cambios significativos en el tiempo que se necesita para responder a las necesidades de Clientes y mercados. La Tecnología de Información es el principal medio de lograrlo.

Def -1:es un grupo de actividades requeridas para producir algo para un cliente.

Cualquier Compañía , sin importar su tamaño , estará conformada de 8 á 12 procesos claves del negocio. Cada proceso se divide en procesos más y más pequeños. Frederick Taylor dice, dada la naturaleza compleja e interdependencia de los procesos, las compañías a menudo definen una porción de un proceso como su meta para reingeniería, simplemente porque tomar todo es inmensamente difícil de emprender.

Para un Proceso de Pedidos, un operador toma un pedido cuando un cliente llama a un número 800. El Dpto. de Pedidos es responsable de hablar al cliente y entrar su(s) pedido(s) a la computadora. El sistema chequea el inventario para determinar si el bien requerido está disponible. Si es así, entonces produce una nota de envío para el personal de Almacén quienes la usan para armar el pedido, si la mercancía pedida no está en inventario, el sistema notifica al departamento de Compras que es el momento de reordenar y entonces se crea un pedido pendiente en el sistema que podría ser enviado cuando se reciba nueva mercancía.

El proceso atraviesa al menos tres departamentos en la estructura dela organización: Pedidos, Almacén, y Compras.

La Tecnología de información es un componente fundamental para lograr la reingeniería de procesos.

Las actividades de un proceso del negocio generalmente se acometen de manera secuencial. Un ejercicio extremadamente útil en entender un proceso es seguir el rastro del papel. Se trata de ir de escritorio en escritorio y observar a cada persona ejecutar su trabajo, esto se conoce como “cazar el conejo”.

Def-2: proceso es una serie de actividades relacionadas entre si que convierten insumos en productos. Los procesos se componen de tres tipos: los que agregan valor (actividades importantes para los clientes), actividades de traspaso (las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente funcionales, departamentales u organizacionales), actividades de control (las que se crean en su mayor parte para controlar los traspasos a través de las fronteras mencionadas).

Los procesos estratégicos son los más importantes para los objetivos, las metas, el posicionamiento y la estrategia declarada de una compañía; son una aparte integrante de la manera como la compañía se define a si misma. Los procesos de valor agregado son los procesos indispensables para satisfacer los deseos y las necesidades del cliente, y por los cuales se está dispuesto a pagar, suministran algo que el cliente aprecia como parte del producto o servicio que se le ofrece.

La mayoría de los negocios se pueden descomponer de 12 á 24 procesos, de los cuales aproximadamente media docena son a la vez estratégicos y de valor agregado. También en la reingeniería se revisan todos los sistemas (Sistemas de información, sistemas sociales y cultura organizacional), las políticas y las estructuras organizacionales que sostienen dichos procesos.

Gerencia: La gerencia se define como el proceso de convertir información en acción mediante la Toma de Decisiones.

La Información constituye, por lo tanto, el ingrediente esencial para la toma de decisiones en la ejecución de las funciones gerenciales.

Senn clasifica las funciones gerenciales como sigue:

La ejecución de las funciones gerenciales antes descritas se basa en un proceso continuo de detección y localización de Problemas y conflictos organizacionales, así como, la elección de alternativas que permiten corregir tales problemas y evitar así que la organización se desvíe del rumbo que le permite alcanzar sus objetivos.

Este Proceso se denomina Toma de Decisiones y constituye un proceso esencial en la solución de problemas organizacionales.

La Toma de Decisiones se define como el proceso de seleccionar entre diferentes alternativas un curso de acción que permite alcanzar un objetivo, resolver un problema o solucionar un conflicto.

La Toma de Decisiones incluye un conjunto de pasos:

La Toma de Decisiones ocurre en diferentes niveles de la Organización, en cada nivel la información que se requiere tiene características propias.

Razones para elegir Intranet:

• La arquitectura intranet permite a los usuarios finales correr aplicaciones dentro de la organización dentro del familiar ambiente del browser Web. La interfaz de hipertexto que provee el Web permite a los usuarios una forma de navegar intuitiva a través de las aplicaciones y localizar la información que necesitan. Los usuarios no necesitan emplear múltiples intefaces.

• La integración de aplicaciones ocurre dentro del browser, no dentro del sistema operativo del cliente. Los browsers proveen acceso común a todos los recursos internos y aplicaciones, y a la vez a recursos externos basados en internet.

• Al usar tecnologías como Java y Microsoft ActiveX los usuarios pueden lograr bajar e invocar aplicaciones dinámicas complejas simplemente haciendo click en un icono. Estas aplicaciones dinámicas tienen la capacidad de enlazarse a recursos externos tales como información en tiempo real, servidores de base de Datos, a través de API's tales como JDBC.

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Nivel de Operaciones

Nivel Táctico

Nivel Estratégico

Administración

Estratégica

Coordinación o

Supervisión

Operación