TEORÍA DE SISTEMAS

Introducción

La teoría de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Estudia las organizaciones como sistemas sociales inmersos en otros sistemas que se interrelacionan y se afectan entre sí.

La teoría general de los sistemas es un campo lógico matemático que se encarga de elaborar y generar los principios que son aplicables a los sistemas en general.

La teoría general de los sistemas abarca tres aspectos importantes. El primero es la ciencia de los sistemas, el cual implica la exploración científica de la totalidad. El segundo es la tecnología abarca las técnicas, los modelos y enfoques matemáticos. El tercero es la filosofía del sistema el cual es una reorientación del pensamiento y visión del mundo, que considera la introducción del sistema como un nuevo modelo.

Orígenes de la Teoría de Sistemas

La estructura de la teoría de sistemas parte del conocimiento de las escuelas anteriores para realizar un estudio completo de las organizaciones. Uno de sus representantes principales es Ludwing Von Bertalanffy un biólogo alemán que en 1940 llevo acabo sus estudios de los sistemas generales tomando como base el metabolismo, los estados estables, el crecimiento y los sistemas abiertos. Además dicho autor en un artículo publicado en 1951 uso el término de la Teoría de sistemas por lo que se le acredito el desarrollo de las bases de la teoría general de sistemas. Así fue como la teoría general de sistemas comenzó a desarrollarse.

Concepto de sistema

Existen varios conceptos de sistema pero opté por poner el siguiente:

Un sistema puede ser definido como un conjunto de elementos interactivos, cada uno de ellos relacionado con su entorno, de manera que forman un todo.

Características

C. West Curchman habla de cinco aspectos básicos en relación con el pensamiento de los sistemas.

1-Los objetivos del sistema total: son los fines o metas a las cuales está orientada y quiere llegar un sistema.

2-Entorno del sistema: es todo lo que se encuentra fuera del sistema. Existen dos elementos que caracterizan al entorno.

El primero es el “control” de los factores internos del sistema, es decir, el sistema puede o no hacer algo en cuanto al comportamiento del entorno. El segundo la “determinación” de la forma en que debe funcionar el sistema. Dichos elementos deben de trabajar al mismo tiempo.

3-Recursos del sistema: los recursos son todos los medios con los que cuenta el sistema para llevar a cabo actividades que le van a permitir alcanzar las metas establecidas. Unos ejemplos de ello son: dinero, personas, maquinarias, equipos, etcétera.

4-Componentes: Son todas las actividades que contribuyen a lograr los objetivos del sistema.

5-Administración: Churchman menciona dos funciones básicas la planeación y el control. Los administradores deben de estar al tanto de que los planes se lleven a cabo tal y como fueron establecidos, en caso de no ser así debe de ver que es lo que está sucediendo. Aquí se lleva a cabo el control. En cuanto a la planeación es plantear objetivos o metas que se van a alcanzar y los medios con los cuales se van a alcanzar dichas metas. Ambas están ligadas.

Dentro de las características de los sistemas están sus elementos estos son:

-Insumos: son los recursos que abastecen al sistema de lo necesario para alcanzar su objetivo. Estos pueden ser el dinero, recursos humanos, materia prima, etcétera.

-Procesos: esa la transformación de los insumos con ciertos método. Estos pueden ser los subsistemas de producción, ventas, finanzas, contabilidad, etcétera.

-Producto: es el resultado que se obtiene del proceso y ala vez es un insumo de otros sistemas. Estos pueden ser ventas, productos, ganancias, pagos de impuesto, etcétera.

-Retroalimentación: es recibir la evaluación de los productos o servicios por el medio ambiente para corregir ciertos procesos

Tipos de sistemas

Los tipos de sistemas se van a dividir de acuerdo a su constitución, estos pueden ser: concretos o abstractos.

-concretos: están compuestos por equipos, maquinarias, cosas reales.

-abstractos: están compuestos por conceptos como los números, idiomas, doctrinas filosóficas entre otras.

En cuanto a su naturaleza los sistemas pueden ser cerrados o abiertos.

-Cerrados: no tienen intercambio con el medio ambiente, por lo tanto no reciben influencia del medio ambiente. No reciben ningún recurso externo y no producen nada que vaya a ser enviado hacia fuera.

-Abiertos: sí tienen un intercambio con el medio ambiente, cambian materia y energía con él, por lo que adaptan para sobrevivir.

La teoría de los sistemas en las organizaciones

Bertalanffy hizo énfasis en la parte de teoría general de sistemas (TGS) que él llamo de los sistemas abiertos.

La base de su concepción es que un sistema abierto que mantiene un estado constante con respecto a la materia y a la energía, las cuales actúan para mantenerlo en transformación (esto es a lo que se le denomina equilibrio dinámico).

El entorno y el organismo se influyen de forma recíproca, por lo que se genera un estado de equilibrio dinámico donde hay un intercambio de elementos.

En los sistemas, la importancia se concentra en torno a la toma de decisiones, después en los sistemas de comunicación, la estructura de la organización, las cuestiones de crecimiento y los problemas que genera la incertidumbre.

La intención de dicha teoría en cuanto a las organizaciones, es desarrollar un entorno objetivo y comprensible para tomar decisiones, esto refiere a que si podemos proveer una estructura de trabajo explícita dentro del sistema en el cual los administradores toman decisiones, les resultará más fácil tomarlas.

Herbert A. Simon establece lo siguiente en cuanto a los sistemas:

-Las organizaciones serán construidas en tres estratos. El primero es un sistema básico de producción física y procesos de distribución. El segundo El segundo refiere a un estrato de procesos de decisiones programadas, para estar al tanto de los de los procesos de primer nivel, reproyectarlos y cambiar los valores de los parámetros.

-Las organizaciones conservarán su estructura jerárquica, serán divididas en grandes subpartes, cada una de ellas en otras partes y así sucesivamente.

Las organizaciones como sistemas abiertos

Daniel Katz y Robert Kahn, fueron de los primeros investigadores que defendieron la causa de los sistemas abiertos en sus estudios sobre las organizaciones.

Su modelo sobre la organización como sistema abierto destaca cuatro elementos:

-La naturaleza de los sistemas sociales.

En este punto se dice que los sistemas sociales son idealizados, las personas inventan complejos patrones de comportamiento y proyectan estructuras sociales que los representan, por lo que los sistemas sociales son más complejos. Las actitudes, las percepciones, creencias, hábitos, motivaciones y las expectativas de los seres humanos desempeñan un papel muy importante.

-Componentes

Dichos componentes son:

*comportamiento de los miembros.

*normas que prescriben y restringen estos componentes.

*los valores que entrañan los comportamientos.

-Descripción de los subsistemas

En este punto se describen cinco subsistemas.

*Subsistemas productivos: guardan relación con el trabajo que se realiza.

*Subsistemas de apoyo: para la obtención, disposición y relaciones institucionales.

*Sistemas de mantenimiento: para vincular a las personas con sus papeles funcionales.

*

Subsistemas de adaptación: estos están relacionados con el cambio organizacional.

*Subsistemas administrativos: en este punto los autores afirman que el funcionamiento de la organización debe ser estructurada en relación con el ambiente. De manera que los sistemas sociales dependen de otros sistemas sociales.

Organización es un sistema abierto, el cual presenta las siguientes características.

1-Entradas: La organización recibe insumos por parte del ambiente, por lo que depende de ella debido a que ninguna estructura social es autosuficiente.

2-Procesamiento: Los sistemas abiertos procesan y transforman lo recibido en productos terminados.

3-Salidas: Los sistemas abiertos exportan sus productos ya terminados para el ambiente.

4-Los sistemas son ciclos de eventos que se repiten: Esto es porque las organizaciones reciclan constantemente sus operaciones a lo largo del tiempo.

5-Entropía negativa: Es un proceso por el cual las organizaciones llegan al agotamiento, a la desorganización, desintegración y a su fin. Por ello para que una organización sobreviva necesita moverse para detener el proceso entrópico. Por lo que es dicho concepto es un proceso reactivo de obtención de reservas de energía.

6-Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: Los sistemas abiertos reciben del ambiente cosas tanto materiales como conceptuales, como la información. Estas proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre su propio funcionamiento.

7-Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: El estado de equilibrio de un sistema abierto lo logra manteniendo una constancia en el intercambio de energía importada y exportada del ambiente para asegurar su carácter organizacional y evitando el proceso entrópico.

8-Diferenciación: esto es a la multiplicación y a la elaboración de funciones, lo que trae también la multiplicación de papeles y diferenciación interna. Es una tendencia para la elaboración de estructura.

9-Equifinalidad: Esto quiere decir que, un sistema puede alcanzar los mismos resultados por medio de diferentes caminos.

10-Límites o fronteras: Esto refiere a que en un sistema abierto existen barreras entre el sistema y el ambiente. Los límites o fronteras definen la esfera de acción del sistema así como su grado de apertura con el ambiente.

Modelo de Kast y Rosenzweing

Estos autores conciben a la organización como un sistema abierto que hace intercambios con el medio, el cual influye en la forma en que el sistema organizacional realiza sus actividades.

Dichos autores también consideran la organización como un subsistemas de sistema ambiental, ya que de el obtienen recursos para llevar acabo sus actividades y a donde regresan los recursos en forma de productos.

Destacan que hay factores ambientales que influyen en la organización. Estos son:

-Culturales: ideas, valores y normas que prevalecen en la sociedad. También están las costumbres, creencias, y la naturaleza de las instituciones sociales.

-Tecnológicos: esto es el avance científico y tecnológico.

-Educacionales: grados de escolaridad y preparación para el trabajo productivo.

-Políticos: política en general.

-legales: legislación que afecta diversos aspectos de la interacción en las organizaciones con el medio.

-Recursos naturales: disponibilidad y condiciones climáticas.

-Demográficos: edades, sexo, cantidad y distribución de recursos humanos.

-Sociológicos: definición de papeles sociales y características de las instituciones sociales.

-Económicos: en cuanto a los estados de economía y acción de los agentes económicos.

Conclusiones

Podemos concluir que está teoría es importante para el mundo de las organizaciones debido a que hace énfasis en los sistemas abiertos y en la interacción que tiene con sus entorno, ya que dicha interacción es la razón de que las organizaciones puedan existir y sobrevivir porque tiene que adaptarse a dicho entorno en los cambios que lleguen a presentar. Además de que las organizaciones reciben recursos de su ambiente y dichos recursos procesados por la organización ya como producto, regresa nuevamente al lugar de donde vino que es su entorno.

Ya por último podemos decir que no existen sistemas cerrados por las razones cerradas, ya que sin ambiente y entorno las organizaciones no existirían

Bibliografía

* Reinaldo O. da Silva, Teorías de la administración, Editorial Thomson, México, 2007

* Sergio Hernández y Rodríguez, Introducción a la administración, Editorial Mc Graw Hill, 2007.

* Adalberto Chiavenato, Introducción a la teoría general de la administración, Editoria Mc Graw Hill, 2007.

1- Introducción

2- Orígenes de la Teoría de Sistemas

3- Concepto de sistema

4- Características

5- Tipos de sistemas

6- La teoría de los sistemas en las organizaciones (Daniel Katz y Robert Kahn)

7- Las organizaciones como sistemas abiertos

8- Modelo de Kast y Rosenzweing

9-Conclusiones

10-Bibliografía

Reinaldo O. da Silva, Teorías de la administración, Editorial Thomson, México, 2007, pp.352.