Trabajo Práctico de Técnicas Generales de la Organización

Sistema de información contable

La contabilidad tradicional es una tecnología que por medio de un sistema de registración (manual o computadora), en libros y fichas con rayados especiales permite conocer el estado del Patrimonio (bienes propios, derechos a cobrar y deudas) y el Resultado obtenido (Pérdidas o Ganancias) de un comercio o empresa.

Sus finalidades son: ser un medio de información y control a sus propietarios y personal para una correcta toma de decisiones, o ser un medio de información a los terceros que realicen operaciones con el comercio o empresa (Clientes, Proveedores, Organismos Estatales, etc).

La contabilidad gerencial es el proceso que en el ámbito de la empresa provee la información que habrán de usar sus ejecutivos y directivos en el planeamiento, la coordinación y el control de las actividades.

La contabilidad gerencial es aplicable a todas las empresas. Se emplea en todas las entidades que operan con fines de lucro, fabriles, comerciales, financieras y de servicios, así como también en las sin fines de lucro de todo tipo. Se usa el término contabilidad gerencial también para describir la información que se recolecta, se compendia, se consigna en estados y se analiza en el proceso de desarrollo de la contabilidad gerencial.

Un sistema de información contable tiene como función básica brindar información que permita planificar la gestión de la empresa y garantizar el control de las acciones que ejecutan los responsables de conducir la entidad.

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio.

Cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se debe ejecutar con tres pasos básicos: registro, clasificación y resumen. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Relación: el sistema de información contable ayuda a los administradores a verificar los hechos económicos que han sucedido en la organización, para que estos puedan planear, organizar y dirigir los negocios.

Los usuarios del sistema de información contable son: el directorio de la sociedad, o sea los gerentes, el presidente de la sociedad y toda persona dueña de un negocio que necesite del mismo.

Patrimonio: es el conjunto de bienes económicos derechos a cobrar y obligaciones a pagar de un Comerciante o Empresa.

Bienes Económicos: son los objetos materiales o inmateriales que tienen un valor en dinero (casa, autos, sillas, maquinarias, llave de negocio, etc.).

Derechos a Cobrar: son los créditos (derechos) a favor del comerciante o empresa.

Obligaciones a pagar: son las dudas (obligaciones) que tiene un comerciante o empresa a favor de terceros.

Las partes del patrimonio son: el activo, el pasivo y el patrimonio neto

Se conoce como procesamiento contable al sistema de selección, diseño de información financiera.

Una cuenta se denomina a la agrupación de conceptos con características similares que integran el patrimonio y los resultados. No se puede realizar ninguna registración en los Libros de Contabilidad, sin el elemento fundamental que es la Cuenta.

Un plan de cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables, es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable.

  Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura del sistema contable y el medio de procesamiento de la información.

Los aspectos a considerar para elaborar un plan de cuentas son:

• debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas

• Utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas.

• No generalizar demasiado las cuentas.

Para confeccionar un plan de cuentas hay que considerar:

• La actividad de la empresa

• La forma jurídica de la empresa

• La naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afectan (hipoteca, prenda).

• la forma en que se realizarán las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crédito)

• La dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales).

• La forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito

• El tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no).

• El medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrónico, permite mayor número de cuentas que uno manual.

• También deberías considerar los requerimientos de las normas contables

 El Plan de Cuentas debe estar ordenado y codificado, es decir, que tendrá asignada a cada Cuenta un Código, número o letra que permita una rápida ubicación.

Ejemplo:

Primer paso: le asigno número a las cuentas recompuestas:

1. activo

2. pasivo

3. patrimonio neto

4. ingresos

5. gastos

6. de movimiento

7. de orden

Segundo paso: se trabaja con los rubros:

1. Activo

1.1. Caja y bancos

1.2. Inversiones

1.3. Créditos

1.4. Bienes de cambio

Tercer paso: se numeran las cuentas colectivas:

1. Activo

1.1. Caja y Bancos

1.1.1. Caja

1.1.2. bancos

Cuarto paso: se codifican las cuentas simples:

1. Activo

1.1. Caja y Bancos

1.1.1. Caja

1.1.1.1. Caja

1.1.1.2. Fondo Fijo

1.1.2. Bancos

1.1.2.1. Banco XX cuenta corriente

1.1.2.2. Banco ZZ cuenta corriente

El plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas ya que contienen instrucciones para utilizar las cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que se refiere a qué operaciones o hechos se incluyen en cada cuenta, cuándo se debita o acredita y el significado de su saldo.

Los elementos patrimoniales son cada uno de los componentes que forman el patrimonio de una empresa.

Ejemplos: Activo: Elementos patrimoniales que representan los Bienes y los Derechos de la empresa, por ejemplo Edificios, Mobiliario, Clientes, Bancos, Caja, Vehículos, Efectos comerciales a cobrar, etc...

Pasivo: Elementos que significan una obligación para la empresa como: Letras por pagar, Deudas con proveedores, etc...

Neto Patrimonial: Formado por aquellos elementos que representan el valor de los fondos y aportaciones del empresario así como los beneficios aún no distribuidos. El Neto Patrimonial sé sub.-divide en Pasivo Exigible y Pasivo No Exigible

Los libros o registros que debe llevar una empresa son: Desde el punto de vista legal:

Libros obligatorios: ellos son por lo menos dos:

• Diario

• Inventario y Balances

Además de ellos, se deberán llevar todos aquellos libros que resulten necesarios para contar con un adecuado sistema de información contable. Será adecuado el sistema si de él surgen claramente las operaciones realizadas por el ente y su estado patrimonial.

Libros opcionales:

Desde el punto de vista contable:

Según la forma de registración:

Los estados contables básicos son: Estados de Situación Patrimonial, Estado de Resultados, Estado de Evolución del Patrimonio Neto, Estado de Variaciones del Capital Corriente o Estado de Origen y aplicación de Fondos.

-Provisiones
Surgen como consecuencia de cargos ciertos de cálculo exacto, que deben gravitar en los resultados del ejercicio, pero no constituyen obligaciones exigibles a la fecha del balance. Las características son: son la contrapartida de resultados negativos ciertos, se encuentran devengados en el período. Se distinguen de las deudas, en que éstas son obligaciones ciertas presentas y las provisiones son obligaciones ciertas futuras.

-Realizado
Es uno de los principios contables básicos: "Los resultados económicos sólo deben computarse cuando son realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciables aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa de lo "devengado".

-Prudencia
Cuando se debe elegir entre 2 valores para un elemento del activo, se debe optar por el más bajo, o que la operación se contabilice de tal modo que la alicuota del propietario sea la menor.  

-Costo Expirado
Son costos provenientes del Activo, cuya propiedad se transfiere, se consume o se desgasta, debiendo asignar al período como resultado negativo.

-Depreciación
Disminución del valor o precio de una cosa, ya sea con relación a la que antes tenía o comparándola con otras de su clase.

-Asiento Contable
Anotaciones efectuadas en los registros contables, de las operaciones realizadas por la empresa, aplicando normas de contabilidad. Implica la teneduría de libros con aplicación de normas contables para el registro relativo a la representación patrimonial.

Los usuarios de los estados contables son: los accionistas de la sociedad, el directorio, el banco y los acreedores.

Los estados contables son firmados por: el presidente de la compañía y un contador público. La firma es certificada por: El Consejo Profesional de Ciencias Económicas de capital o de provincia.

El organismo que dicta las normas y resoluciones técnicas de la profesión es: La Federación de Consejo Profesional. Es un organismo privado de control.

Bibliografía consultada:

file:///C:/WINDOWS/Archivos%20temporales%20de%20Internet

Libro: Contabilidad 1, A y L editores

Páginas: 5, 71, 75, 83,

http://www.southlink.com.ar/vap/plan_de_cuentas.htm

http://www.southlink.com.ar/vap/libros.htm

http://www.southlink.com.ar/vap/contabilidad.htm

http://www.mailxmail.com/curso/empresa/patrimonioempresarial/capitulo3.htm

http://www.mailxmail.com/curso/empresa/contabilidad/capitulo1.htm

Libro: Principios Contables, Robert N. Anthony, James S. Reece

http://html.rincondelvago.com/proceso-contable_1.html