TEMA 10. Las reuniones en la empresa

1. Concepto.

La reunión es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas.

Las funciones de las reuniones según la vertiente son:

• Vertiente vertical: Las reuniones son un medio esencial para difundir información o trabajar en equipo.

• Vertiente informal: Las reuniones satisfacen las necesidades humanas.

2. Fases de la reunión.

Existen dos fases en una reunión: la preparación y el desarrollo de esta misma.

• Preparación: En esta fase hay que realizar los siguientes pasos.

• Elegir un tema.

• Preparar la información.

• Determinar el numero de asistentes.

• Realizar la convocatoria de la reunión.

• Determinar el tiempo de la reunión.

• Desarrollo: Depende del tipo de reunión que se vaya a hacer. El principal recurso que tiene el moderador para iniciar es la utilización de preguntas, que pueden ser las siguientes:

• Preguntas generales.

• Preguntas directas.

• Preguntas abiertas.

• Preguntas cerradas.

• Reformulaciones.

3. Tipos de reuniones en la empresa.

La empresa puede ser clasifica según el tipo de información y pueden ser: descendente, ascendente, debate.

• Reunión de información descendente.

El moderador pretende transmitir la información a los asistentes.

Preparación: El número de participantes suelen ser 10-12 personas con intereses comunes.

Desarrollo: Se desarrollan dos etapas: transmisión de la información (en esta etapa el moderador empieza a justificarse y aclarando las razones de la reunión) y confirmación (confirmar que se han entendido las preguntas ).

• Reunión de información ascendente.

El moderador recaba información de los asistentes: opiniones, datos…

Preparación: El número de participantes debe de ser pequeño y de status homogéneo. Se requiere una preparación cuidadosa.

Desarrollo: El moderador debe fomentar un clima de mutua confianza. No debe mostrar una actitud desafiante y amenazadora. Es especialmente apoyarse en la comunicación no verbal como ayuda.

4. El debate entre profesionales.

El objetivo de estas reuniones es analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos. Todos los participantes tienen voz y voto.

Preparación: Debe cuidarse la elección del objetivo y de los participantes, y la disposición del local. El número ideal de asistentes a un debate es entre 5-10 miembros. Los asistentes a la reunión han de ser compatibles en cuanto a competencia profesional.

Desarrollo: Un debate tiene las siguientes etapas: acogida (breve presentación de los participantes), presentación del tema (se señala con precisión un objetivo claro), desarrollo del orden del día (se sigue el orden establecido, respetando los tiempos), y cierre (se resumen los acuerdos).

Los problemas que pueden surgir en un debate se pueden controlar atendiendo a las siguientes funciones:

• Función de producción: Consiste en determinar tareas comunes. La función de conseguir unos objetivos debe ser asumida por todos los participante.

• Función de facilitación: La tarea de facilitación se cumple cuando se propone el objetivo y el plan de trabajo, se replantea el problema yse proponen nuevos métodos.

• Función de regulación: Existen problemas psicológicos que dificultan la producción: el desinterés, la acaparamiento de la discusión por parte de algún miembro, la formación de grupos, las rivalidades.

La distinción entre la funciones mejoran su funcionamiento y permiten el control.

5. Tipología y tratamiento diferencial de los participantes de una reunión.

Las personas que asisten a cualquier reunión puede diferenciar las diferencias en las actitudes y la participación de las personas. Las personas que asisten a las reuniones pueden ser de varios tipos: el tímido, el distraído, el preguntón, el mudo voluntario, el liante, el discutidor, el obstinado, el sabelotodo.

TEMA 11. Las negociaciones en la empresa.

La negociación en la empresa es una alternativa al enfrenamiento y a la imposición para la resolución de tensiones. Esta situación no se percibe cuando las partes están de acuerdo, mientras que aflora cuando se está en desacuerdo.

La negociación es la mejor solución cuando existe un equilibrio entre dos opciones: el coste del acuerdo y el coste del desacuerdo.

La negociación es un proceso de interacción social en el que el objetivo de cada una de las partes es similar: aumentar sus ganancias y disminuir sus pérdidas.

La negociación no se limita a la negociación colectiva, sino a todas las situaciones de rivalidad profesional.

• Las partes en confrontación defienden unos intereses.

• Los protagonistas se encuentran de forma voluntaria para resolver las diferencias.

• Su extensión es universal y generalizada.

• La relación social entre las partes supone unos intereses comunes.

• Hay una relación de poder entre los protagonistas.

• Existe una relación de interdependencia.

• La finalidad es influir sobre la percepción y la evaluación.

• Cada parte debe tener un objetivo y un margen de actuación.

• Cada parte trata de ganar el máximo pero a la vez hay un deseo colectivo de lograr una solución equitativa.

• Según el modo.

• Negociación explícita: Es un intercambio de ofertas y contraofertas.

• Negociación tácita: Las partes no defienden la relación como negociación.

• Según la interacción.

• Negociación distributiva, competitiva, o de pérdidas-ganancias: Una parte gana lo que pierde otra.

• Negociación integrativa o cooperativa o de ganancias-ganancias: Las dos partes salen ganando.

• La negociación mixta: Combinan los dos tipos anteriores.

• Según los niveles de análisis.

• Negociación interpersonal: Las personas implicadas son dos personas con diferentes puntos de vista.

• Negociación intergrupal: Las partes son dos grupos que presentas unas preferencias o prioridades opuestas que dan lugar a conflicto.

• Según las partes implicadas.

• Negociación bilateral: Cuando hay dos partes.

• Negociación multilateral: Cuando hay mas de dos partes.

• Según la composición.

• Negociación directa: Actúan como individuos que defienden sus propios interese.

• Negociación a través de representantes: Los negociadores tratan de defender los intereses de las partes representadas.

• Según el ámbito.

• Negociación diplomática: Negociación internacional que se separa de otro tipo de negociaciones.

• Negociación comercial: compra-venta.

• Negociación social: negociación interpersonal cotidiana.

• La personalidad de los negociadores.

Las características personales de los negociadores intervienen en la efectividad del proceso.

Las actitudes de los negociadores pueden ser:

• La tendencia a confiar o desconfiar.

• El autoritarismo.

• El maquiavelismo.

• La tendencia a la conciliación.

• El autoconcepto.

• La ansiedad social.

• La asertividad.

• La negociación colectiva en la empresa.

La negociación colectiva es un proceso mas de la negociación en la empresa.

Se trata de una negociación explícita y formal, un intercambio de ofertas y contraofertas.

En la negociación colectiva intervienen dos partes: los representantes de los trabajadores y el patrón o su representante.

• Representante de los trabajadores:

• El comité de empresa.

• Los delegados de personal.

• Las representaciones sindicales.

• Los sindicatos, federaciones y asociaciones.

• Representantes de los empresarios:

• El empresario o sus representantes.

• Las asociaciones empresariales, federaciones y confederaciones.

TEMA 12. Estrategias de negociación en la empresa.

• Las fases de las negociaciones.

Existen 5 fases en la negociación.

• Preparación: Cada parte analiza y planifica los siguientes aspectos:

• La naturaleza del conflicto.

• Los objetivos de la otra parte.

• La estrategia y las medidas tácticas de ambas partes.

• Antagónica: Se establecen los límites y objetivos de la negociación. Como criterios generales, en esta fase es interesante:

• No dar toda la información al principio.

• Dejar claras las expectativas globales.

• Enfatizar en el interés de llegar a acuerdos y de mantener una postura de flexibilidad.

• Cooperativa: Es una fase que aparece después de un periodo de negociación distributiva.

• Presentación de alternativas: En un clima de cooperación empiezan a surgir propuestas, ofertas, contraofertas…

• Cierre: Es una fase breve pero intensa que culmina el proceso. Hay dos cierres:

• Cierre con concesión: concluir el proceso con una concesión que se considera relevante para la otra parte.

• Cierre con resumen: relatando los acuerdos e intercambios y enfatizando en el desarrollo positivo del proceso y en los acercamientos.

• Las estrategias negociadoras.

Las estrategias son las orientaciones básicas y generales de los negociadores mientras que las tácticas son acciones o conjuntos de acciones más concretas.

Los tipos de estrategias negociadoras son las siguientes:

• Estrategia resolutiva: Es una estrategia conciliadora y cooperativa. Las tácticas para desarrollar esta estrategia son:

• Ampliar los aspectos beneficiosos.

• Recompensar las concesiones del oponente.

• Hacer concesiones en aspectos no prioritarios para uno mismo.

• Desarrollar nuevas opciones mutuamente satisfactorias.

• Estrategia de rivalidad: Se procura persuadir a la otra parte para que acepte una alternativa. Las tácticas:

• Realizar peticiones inaceptables.

• Mantenerse y no alterar las proposiciones propias.

• Amenazar a la otra parte

• Actuar con la presión temporal.

• Estrategia complaciente o flexible: Implica una importante reducción de las aspiraciones básicas propias.

• Estrategia de inacción: Se da una mínima actividad negociadora, se malgasta el tiempo y se puede llegar a suspender o romper la negociación.

La elección de una u otra estrategia se hace en función a diversos aspectos:

• El interés por los resultados propios y el interés por los resultados del otro.

• La percepción de la viabilidad y los costes de la estrategia.

• El contexto organizacional o social en el que se desarrolla la negociación.

• Las tácticas negociadoras.

Las tácticas se definen como el conjunto de conductas que utilizan los negociadores para conseguir sus objetivos. La clasificación de las tácticas se hace entre:

• Tácticas cooperativas: Se hacen concesiones para avanzar. Las concesiones que hace un negociador afectan a las aspiraciones del oponente. Pueden ser de tres tipos:

• Táctica de concesiones mínimas: sólo debe hacer concesiones cuando el oponente no realiza ninguna.

• Táctica moderadamente dura: Se realizan concesiones de carácter menor con una frecuencia moderada.

• Táctica de reducción de la tensión: Se hacen concesiones unilaterales y anunciadas.

• Tácticas competitivas: Se utilizan argumentos persuasivos para convencer a la otra parte.

• Amenazas: Se comunica el intento de realizar daño a la otra parte si no se aceptan las condiciones.

• Posiciones irrevocables: Una parte advierte que va a mantenerse firme en una posición.

• Comportamientos agresivos: Se demuestra hostilidad, hay manifestaciones violentas, retención de personas.

• La negociación eficaz.

La eficacia de la negociación viene determinada por los siguientes elementos:

• Obtener resultados sustanciales.

La finalidad de la negociación consiste en minimizar los costes y maximizar los beneficios.

• Influir sobre el equilibrio de poder.

Hay que conseguir cierto equilibrio de poder para que la negociación tenga sentido, pero fortaleciendo la propia posición para conseguir una situación ventajosa.

• Desarrollar un clima negociador constructivo.

La comunicación debe de ser fluida y no deben aparecer grandes tensiones interpersonales.

• Lograr una dinámica flexible en relación con el proceso.

• Al principio buscan intereses comunes.

• En la fase central alternan acciones de presión limitada .

• Antes de finalizar, intentan combatir la rigidez final.