UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

FACULTAD CIENCIAS FISICO - MATEMÁTICAS

Computación

TÉCNICAS AVANZADAS PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS

2.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS

2.1.1 Conceptos básicos

Los documentos representan un medio de comunicación muy importante en los ámbitos académicos, laborales, empresariales, entre otros.

Los textos que poseen una buena presentación cumplen con la finalidad para la cual fueron escritos, transmiten el profesionalismo del autor e influyen positivamente en la toma de decisiones.

Un documento es cualquier tipo de material escrito en papel o en un archivo.

Los factores que determinan la calidad de los documentos son:

• Claridad: Es una cualidad decisiva para la comprensión de lo que se desea expresa

• Presentación: Considera el aspecto externo de los documentos, por le que debe ser ordenada y agradable a la vista.

La comunicación escrita constituye un registro permanente.

Para estructurar un escrito claro y concreto se deben considerar tres aspectos: qué se desea escribir, cómo hacerlo y la definición del objetivo. En el segundo aspecto se puede incluir “a quién va dirigido”.

Conocer y aplicar una mitología para la elaboración de documentos garantiza su eficacia y denota un alto nivel competitivo del autor.

Un escrito debe atraer la atención del lector, tiene que ser significativo y activador.

Una metodología para escribir:

La edición de textos y publicaciones se ve favorecida con el desarrollo de la tecnología computacional.

Si contamos con el apoyo de tecnología como procesadores de palabras, impresoras, escáners y cámaras digitales, sólo nos queda ser creativos y originales, lograr efectividad y productividad vinculando los siguientes puntos:

• Conocer y aplicar los conceptos básicos de redacción.

• Comprender las funciones avanzadas disponibles en los procesadores de palabras y desarrollar habilidades en su uso.

2.1.2 Estructura

El término estructura significa las partes que integran un todo, define la organización de los elementos que lo componen: títulos, subtítulos, párrafos, tablas, gráficos e imágenes entre otros.

Como primera etapa en la preparación de materiales escritos, definen que las ideas y los datos relacionados con respecto a la pregunta de lo que se desea escribir, de ordenar en forma lógica y marcar la separación en unidades y secciones.

La estructura de los documentos influye en su legibilidad.

Los elementos básicos con que expresamos nuestras ideas son palabras, frases y oraciones. Una o varias oraciones pueden constituir un párrafo.

Sugerencias referentes a la estructura:

• Constituir las frases con palabras cortas.

• Recurrir a frases cortas.

• Combinar palabras cortas con frases firmes o tajantes para enfatizar o transmitir un tono más concluyente.

• Mezclar las frases cortas y sencillas con otras largas y compuestas.

• Utilizar párrafos limitados a un solo pensamiento o idea para marcar diferentes conceptos.

• Formar los párrafos con tres a seis oraciones en promedio.

• Variar la longitud de los párrafos.

• Enfatizar conceptos importantes en párrafos de una sola frase.

2.1.3 Formato

El término formato se refiere al diseño de la apariencia general de los documentos. Con la edición electrónica de documentos es posible aplicar gran diversidad de formatos a caracteres, palabras, párrafos, tablas, gráficos y páginas.

Para hablar de este proceso tomaremos como base el procesador de texto Microsoft Word.

En la configuración de página, se establecen los márgenes, en la cejilla TAMAÑO DE PAPEL, se escoge el tamaño y orientación del mismo. En la cejilla DISEÑO DE PÁGINA se especifica la sección donde debe empezar, si los encabezados o pie de página se deberán mostrar.

Las posibilidades de formato de párrafo incluyen las sangrías y el espacio arriba, entre líneas y abajo; la alineación izquierda, centrada, derecha o justificada, su numeración o jerarquización y el uso de las viñetas.

Con respecto a los caracteres, se dispone de tipografía.

El formato es otro factor además de la estructura que afecta a la legibilidad.

La tipografía se refiere al diseño del conjunto de caracteres, el tamaño, el espacio entre caracteres y algunos atributos como negrita y cursiva En la edición de documentos por computadora se disponen de gran variedad de fuentes. Tipos como Comic Sans MS o Mistral sirven para escritos publicitarios o informales. Las fuentes serif dan la impresión de formalidad, mientras que las fuentes sans serif pueden ser adecuadas para reportes técnicos.

Independientemente del tipo de fuente que seleccione para su escrito, recuerde que deben reflejar profesionalismo.

Sugerencias referentes al formato:

• Los márgenes deben tomar en cuenta el espacio necesario para la encuadernación.

• Los márgenes determinan la longitud de la línea.

• El lector a quien se dirige el escrito determina la selección del tamaño de la fuente.

• Resalte los títulos o encabezados de párrafo con una fuente y tamaño diferente al del texto normal.

• Para diferenciar temas que se deban enumerar, recurra a las balas y la enumeración de párrafos.

• Incluya diagramas y gráficos como apoyo visual.

• El color se debe usar de preferencia en la portada y en los títulos.

• Los blancos sirven para resaltar gráficos e imágenes.

• Evite escribir todo el documento con mayúsculas.

Un formato bien diseñado invita al lector a leer de principio a fin un documento.

Sugerencias para documentos extensos

Cuando un documento integra más de tres páginas, es recomendable que incluya estos elementos:

• Portada.

• Índice de contenido.

• Numeración de páginas.

• Encuadernación.

• Imprimir en papel de dimensiones estándares.

• Seleccionar una cubierta atractiva.

2.2 TECNICAS AVANZADAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD.

Los procesadores de palabras son un tipo de software de aplicación diseñado para la aplicación diseñado par la edición de documentos.

Cuando los documentos son extensos, contienen elementos complejos o simplemente repetitivos, se deben modificar las técnicas de edición para utilizar opciones que tengan la potencia y flexibilidad necesarias a fin de automatizar las acciones que dan formato, éstas son la aplicación y diseño de estilos y plantillas.

2.2.1 Uso de estilos

Se llama estilo al conjunto de especificaciones de formato asignadas y grabadas con un nombre. Su aplicación agiliza la modificación de caracteres o párrafos en cualquier parte del documento. Los estilos pueden ser definidos o creados por el usuario.

Las ventajas que tiene al utilizarlos son:

• Permiten establecer varias especificaciones de formato.

• Cuando se modifica un estilo se refleja en todos los caracteres o párrafos.

Tipos de estilos:

Se pueden definir dos tipos de estilo: carácter y párrafo.

El uso de estilos automatiza las acciones para formar el texto, con lo que incrementan la productividad.

Estilos Predefinidos.

Todo documento tiene asociado un estilo. Por definición, al iniciar la edición el software asigna el estilo predefinido para documentos nuevos en blanco, el cual incluye los formatos considerados más comunes para caracteres y párrafos.

Los procesadores de palabras integran una gran variedad de estilos predefinidos asociados con documentos como cartas y faxes, memorandos, informes, publicaciones y currículos entre otros.

Diseño de estilo

La técnica diseño para crear nuevos estilos de párrafo, consiste en tomar como base un estilo para crear otro.

Los estilos con bloques de información de formato grabado con un nombre.