ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS:

A medida que las computadoras son empleadas cada vez más por personas que no son especialistas en computación el rostro del desarrollo de sistemas de información adquiere una nueva magnitud. Los usuarios emprenden ya el desarrollo de algunos sistemas que ellos emplean.

Éstas situaciones están representadas por tres distintos enfoques al desarrollo de sistemas de información basados en computadora:

Ciclo de vida clásico del desarrollo de sistemas:

Él método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas consta de las siguientes actividades:

Investigación preliminar:

La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones; El proceso se inicia siempre con la petición de una persona (Administrador, empleado o especialista en sistemas) en ése momento inicia la actividad de sistemas: la investigación preliminar. La cual consta de : aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobación de la solicitud.

Aclaración de la solicitud:

Muchas solicitudes no están formuladas de manera clara, por lo que débe de examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea. Si el solicitante pide ayuda sin saber qué es lo que está mal o en donde se encuentra el problema, la aclaración se hace más dificil. En cualquier caso, antes de seguir adelante, la solicitud debe estar claramente planteada.

Estudio de factibilidad:

Es importante determinar que el sistema solicitado sea factible. En la investigación preliminar existen tres aspectos relacionados :

El estudio de factibilidad lo lleva a cabo un pequeño equipo de personas (en ocasiones una o dos) que está familiarizado con técnicas de sistemas de información; dicho equípo comprende la parte de la empresa que participará (cliente) , y gente experta en los precesos de análisis y diseño de sistemas.

Aprobación de a solicitud No todos los proyectos solicitados son factibles. Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de sus empleados que sólo es posible atender unas cuantas. Sin embargo, aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los planes. En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque lo común es que los miembros del equipo de sistemas se encuentren ocupados con otros proyectos. Cuando esto ocurre, la administración decide qué proyectos son los más importantes y decide el orden en que se llevarán a cabo. Muchas organizaciones desarrollan planes para sistemas de información con el mismo cuidado con el que planifican nuevos productos y programas de fabricación. Despues de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal; con una información se determina dónde ubicarlo dentro de la lista existente de proyectos.

Más adelante, cuando los demás proyectos se han completado, se inicia el desarrollo de la aplicación propuesta.

Determinación de los requerimientos del sistema.

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender las facetas importantes de l parte de a empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguients preguntas clave:

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre porqé ocurren las cosas, las soluciones que proponen e ideas de cambio. Cuando no se puede entrevistar se emplean cuestionarios, en forma personal, a los miembres de grupos grandes dentro de la organización. Las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.

Conforme se van reuniendo detalles el analista identifica las características, determina la informacion que debe de producir el sistema, procesaos, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

Diseño del sistema

El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuecia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Luego determinar los datos específicos para cada reporte y salida. Es común que los diseñadores hagan unbosquejo del formato o pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se efectúa en papel o en la pantalla de una terminal utilizando para ello algunas de las herramientas disponibles para el desarrollo de sistemas.

El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los diseñadores seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de almacenamiento, tales como discos y cintas magnéticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos que se escriben indican cómo procesar los datos y producir las salidas. Los documentos que contienen las especifícaciones de diseño representan a éste de muchas maneras. La información detallada del diseño se proporciona al equipo de programación para comenzar la fase de desarrolloo de software.

Los diseñadores son los responsables de contestar preguntas, aclarar dudas y manejar los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las especificaciones de diseño.

Desarrollo de Software

Los programadores o Analistas programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales y son los responsables de la programación y documentacion de los programas en donde proporcionan una explicación de cómo y porqué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada.

Prueba de sistemas:

Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las pespecificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Es prefereible descibrir cualquier sorpresa antes de que la organización implante el sistema y dependa de él.

En uchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otras, que el software sea más confiable.

Implantación y evaluación:

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los carchivos de datos necesarios para utilizarla.

Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en un área de la emplresa (prueba piloto). Algunas veces se deja que los dos sistemas (El viejo y el nuevo) trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados. En otras circunstancias, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para comenzar a emplear el nuevo al diía siguiente. Cada estrategia de implantación tienen sus méritos de acuerdo con la situación que se considere dentro de la empresa. Sin importar cuál sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el sistema procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas.

Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchas años. Sin embargo las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones; realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos. Para satisfacer las nuevas decesidades de los usuarios. Los sistemas de información deben mantenerse siempre al dia. En este sentido, la implantación es un proceso en constante evolución.

La evolución de un sistema ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

• Evaluacion operacional

Valoracion de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

• Impacto Organizacional

Identificacion y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas (costos, ingresos y ganancias), eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información interno y externo.

• Opinión de los administradores

Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

• Desempeño del desarrollo

La evaluacion del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como iempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

Desafortunadamente la evaluación de sistemas no siempre recibe la atención que merece. Sin embargo, cuando se conduce en forma adecuada proporciona mucha información que puede ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones subsecuentes.

Método de desarrollo por análisis estructurado:

Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del an´+alisis estructurado tiene como filalidad superar ésa dificultad por medio de 1) la división del sistema en componentes y 2) la construcción de un modelo del sistema. El método incorpora elementos tanto de análisis como de diseño.

¿Qué es el análisis estructurado?

El análisis estructuradose cocentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. No se establece cómo se cumplirán los requerimientos o la forma en que implantará la aplicación. Más bien permite que ls personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.) Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado.

Elementos del análisis estructurado:

Los elementos esenciales son símbolos gráficos, diagramas de flujo de datos y diccionario centralizado de datos.

Descripción gráfica

Una de las formas de describir un sistema es preparar un pbosquejo que señale sus características, identifique la función para la que sirve e indique cómo éste interactúa con otros elementos, entre otras cosas. Sin embargo, describir de esta manera un sistema grande es un poroceso tedioso y propenso a errores ya que es fácil omitir algún detalle o dar una explicación que quizá los demás no entiendan.

En lugar de las palabras el análisis estructurado utiliza símbolos, o íconos, para crear un modelo gráfico del sistema. Los modelos de este tipo muestran los detalles del sistema. Si se seleccionan los símbolos y notación correctos entonces casi cualquier persona puede seguir la forma en que los componentes se acomodarán entre si para formar el sistema.

El diagrama lógico de flujo de datos muestra las fuentes y destinos de los datos, identifica y da nombre a los procesos que se llevan a cabo, identifica y da nombre a los grupos de datos que relacionan una funcion con otra y señala los almacenes de datos a los que se tiene acceso.

Diagrama de flujo de datos:

El modelo del sistema recibe el nombre de diagrama de flujo de datos (DFD). La descripción completa de un sistema está formada por un conjunto de diagramas de flujo de datos.

Para desarrollar una descripcion desl sistema por el método de análisis estructurado se sigue un proceso descendente (top-down). El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez más detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes detalles que permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se encuentra bajo investigación.

Diccionario de datos:

Todas las deficniciones de los elementos en el sitema (flujo de datos, procesos y almacenes de dats) están descritos en forma detallada en el diccionario de datos. Si algún miembro del equipoi encargado del proyecto desea saber alguna definición del nombre de un dato o el contenido particular de un flujo de datos, esta información debe encontranrse disponible en el diccionario de datos.

¿Que es el diseño estructurado ¿

Se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software. La meta del sdiseño estructurado es crear programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional.

El diseño estrcturado es una técnica específica para el diseño de programas y no un método de diseño de comprensión. Esta técnica conduce a la especificación de módulos de programa que son funcionalmente independientes. La herramienta fundamental del diseño estructurado es el diagrama estructurado, los cuales son de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su finalidad no es mostrar la lógica de los programas. Los diagramas estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interaccina con él. Estas especificaciones funcionales para los módulos se proporcionan a los programadores antes que dé comienzo la fase de escritura de código.

Empleo del Análisis estructurado con otros métodos de desarrollo:

El análisis estructurado se cobina, con bastante frecuencia, con el método ya presentado de ciclo de vida clásico de desarrollo de sistemas. Por ejemplo, los analistas pueden optar mas de flujo de datos como una forma para documentar las relaciones entre componentes durante la investigación detallada de algún sistema existente, Asimismo, se puede definir los archivos y datos en un diccionario centralizado de datos de acuerdo con las reglas de análisis estructurado.

Sin embargo muchas organizaciones optgan por no utilizar este método de desarrollo. Por ejemplo, los analistas deciden con frecuencia que el desarrollo de diagramas yesquemas es una tarea que consume mucho tiempo, sobre todo si el sistema es grande y complejo. (Es común que los diagramas tengan que dibujarse una y otra vez conforme se adquiere nueva información). Como se verá más adelante, se han desarrollado herramientas asistidas por computadora para superar este problema.

Otros analistas señalan que los elementos que faltan, tales como las personas y los procedimientos de control, son parte del sistema mismo y no pueden omitirse en la descripción de éste. Más adelante se considerará este aspecto tan importante.

Métodos del prototipo de sitemas

Este método hace que el usuario participe de manera más directa en la experiencia de análisis y diseño que cualquiera de los ya presentados. La connstrucción de prototipos es muy eficaz bajo las circunstancias correctas. Sin embargo, al igual que los otros métodos, el método es útil sólo si se emplea en el momento adecuado y en la forma apropiada.

¿Qué es un prototipo?

El prototipo es un sistema que funciona, no solo una idea en el papel, desarrollado con la finalidad de probar ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo sistema. Al igual que cualquier sistema basado en computadora, está constituido por software que acepta entradas, realiza cálculos, produce información ya sea impresa o presentada en una pantalla, o qyue lleva a cabo uotras actividades significativas. Es la primera versión, o iteración, de un sistema de información.

Lo usuarios evalúan el diseño y la información generada por el sistema. Lo anterior sólo puede hacerse con efectividad si los datos utilizados, al igual que las situaciones, son reales. Por otra parte, deben esperarse cambios a medida que el sistema es utilizado.

Razones para desarrollar prototipos de sistemas

Los requerimientos de información no siempre están bien definidos. Es probable que los usuarios conozcan sólo ciertas areas de la empresa donde se necesiten mejoras o cambios en los procedimientos actuales. Tambien es posible que reconozcan la necesidad de tener mejor informacion para administrar ciertas actividades pero que no est´¿en seguros cuaál de esta información será la adecuada. Los requerimientos del usuario pueden ser demasiado vagos aun al formular el diseño. En otros casos, es probable que una investigación de sistemas bien llevada necesite del desarrollo de nueva tecnología.

Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los encargados de diseñar e implantar sistemas no tienen información ni experiencia, o también donde existen situaciones de riesgo y costo elevados, y aquellas donde el diseño propuesto es novedoso y aún no se demuestra es la factibilidad de que los vendedores envíen ordenes de pedido al sistema de cómputo de la compañía desde el sitio donde efectúan la operación por medio de terminales portátiles enlazadas a teléfonos públicos. Para probar el concepto los administradores y encargados de ssistemas pueden optar por construir una versión en pequeña escala del software, adquirir unas cuantas terminales y seleccionar un grupo de vendedores. El prototipo proporcionará información preliminar sobre la funcoinalidad del concepto.

El prototipo es, en realidad, un modelo piloto o de prueba, en general, los analistas de sistemas encuentran que los prototipos tienen mayor utilidad bajo las siguientes condiciones :

• Los encargados de diseñar e implantar sistemas nunca han desarrollado uno con las características del sistema propuesto.

• Se conoce sólo una parte de las características esenciales del sistema; las demás no son identificables a pesar de un cuidadoso análisis de requerimientos.

• La experiencia con el uso del sistema añadirá una lista significativa de requerimientos que el sistema debe satisfacer.

• Las diferentes versiones del sistema evolucionan con la experiencia al igual que el desarrollo a´dicional y el refinamiento de sus características.

• Los usuarios del sistema participan en el proceso de desarrollo.

Los pasos a seguir en el proceso de desarrollo de prototipos son los siguientes:

Él analista debe de reunirse con los usuarios una o dos veces con la finalidad de identificar los requerimientos. El resultado de estas reuniones forma la base para la construccion del prototipo.

El desarrollo de un prototipo que funcione es responsabilidad del analista de sistemas, cuando el analista y el usuario deciden que cuentan ya con la suficiente información proveniente del proceso de construccion del prototipo, determinan cómo satisfacer los requerimientos ya identificados. En general se opta por una de las siguientes opciones :

Cada una de estas opciones se considera como un éxito en el proceso de la construcción de prototipos.

Métodos para el desarrollo de prototipos

Con los prototipos la velocidad de desarrollo es más importante que la eficiencia en el procesamiento. Un sistema prototipo se construye con rapidez, los sistemas prototipo pueden desarrollarse con métodos y lenguajes de programacion convencionales, quizá falten los controles de entrada y procesamiento y, en general, la documentoción del sistema es un punto que suele evitarse. Lo importante es ensayar ideas y generar hipótesis relacionadas con los requerimirntos y que la eficiencia y perfección alcanzadas.

La industria de computadora busca continuamente generadores de aplicaciones, programas que sirven para generar otros programas, para apoyar los espfuerzos de la construccion de prototipos. En algunos casos, aquellos donde el sistema será utilizado con poca frecuencia, el prototipo puede, dehecho, convertirse en el sistema terminado.

HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS:

En general, una herramienta es cualquier dispositivo que, cuando se emplea en forma adecuada, mejora el desempeño de una tarea, tal como el desarrollo de sistemas de información basados en computadora. En general las herramientas se agrupan en las siguientes catégorías : Análisis, Diseño y Desarrollo.

Herramientas para análisis:

Estas herramientas ayudan a los especialistas en sistemas a documentar un sistema existente, ya sea éste manual o automatizado, y a determinar los requerimientos de una nueva aplicación. Estas herramientas incluyen :

• Herramientas para recoleccion de datos

• Herramientas para diagramación

• Herramientas para el diccionario

Las herramientas con mayor utilidad, en cualquier categoría están siendo ya automatizadas tanto para mejorar la eficiencia del analista como para permitir obtener del esfuerzo de análisis, resultados más completos y exactos.

Herramientas para diseño:

Las herramientas para diseño apoyan el proceso de formular las caracteristicas que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades de análisis:

• Herramientas de especificación : apoyan el proceso de formular las caracteristicas que deben tener una aplicación, tales como entradas, salidas, procesamiento y especficaciones.

• Herramintas para presentación : Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre pantallas de terminales, reportes y otros medios de entrada y salida.

Los analistas han utilizado las herramientas para el diseño de sistemas desde el inicio de la era de las computadoras. Sin embargo, la reciente infusión de ayuda computarizada asi como la facilidad de generar gráficas de gran calidad están dando a estas herramientas un nuevo significado en el diseño de sistemas.

Herramientas para el desarrollo

Estas herramientas ayudan al analisis a trasladar los diseños en aplicaciones funcionales:

• Herramientas para ingeniería de software : Apoyan el proceso de formular diseños de software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.

• Generadores de código : Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

• Herrramientas para pruebas : Apoyan la fase de evaluación de un sistema o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del sistema así como el grado de perfección alcanczado en comparación con las expectativas.

La Infusión de procesamiento computarizado, aunado con prácticas de diseño sofísticadas, está cambiando en forma dramática la manera en que se trasladan las especificaciones de diseño en sistemas de información funcionales.