TEMA 5: Los Sistemas de Información en las organizaciones y en las administraciones públicas

Las organizaciones utilizan sistemas de gestión de la información, que son conjuntos de reglas y procedimientos mantenidos y desarrollados con la ayuda de tecnologías de la información con la finalidad de facilitar la información necesaria para la gestión de la información en las sociedades.

Gestión de la información supone, posibilidades de innovaciones, cambios estructurales que faciliten otros cambios necesarios para cualquier actividad desarrollada por cada organización.

Una gestión adecuada de la información supone la redistribución de tareas de conjunto de una organización para hacerla más operativa en su aspecto interno y en relación con el medio en el que actúa.

Para una organización la gestión de la información tiene 3 objetivos:

• Informar sobre aspectos relevantes de la gestión.

• Facilitar los procesos de toma de decisiones

• Suministrar información de calidad superior, prospectivas que sirvan de orientación para actividades futuras.

Elementos de la gestión de la información:

. Recursos Informativos: Se corresponden con la identificación, evaluación, el uso de datos informativos tanto internos como externos.

. Tecnologías: Medios que se ponen al servicio de los procedimientos documentales.

. Admón y la gestión del sistema: Se incluyen todas las actividades de planificación, comunicación, contabilidad, y relaciones externas.

CARACTERÍSTICAS de la información en las Admons públicas:

Las CATEGORÍAS De información útiles para la Admón pública:

• Información sobre la actividad pasada y presente de los propios poderes públicos.

• Informaciones constituidas por datos cuantitativos y estadísticos ya sea por medio de cursos o por la actividad normal cotidiana de la admón(sondeos)

• Información sobre personas y organizaciones

• Información sobre materiales y productos y sobre las propias fuentes de información.

La circulación de la información tiene 3 características que son comunes a los sistemas sociales complejos:

JERARQUIZACIÓN: La administración cuanto más extensa es un esquema jerárquico, más grandes son los peligros de deformación de las informaciones. Se produce en casos de pérdidas progresivas de la información.

ESPECIALIZACIÓN: Produce divisiones y rivalidades debidas a la importancia decisiva de expertos con capacidad técnica pero con una capacidad de decisión parcial.

CENTRALIZACIÓN: Las informaciones en la A.P tienden a centralizarse en sus niveles más altos que están demasiado alejados de las fuentes de información directas y acumulan tareas que impiden tomar decisiones prácticas.

Soluciones para que la Información funcione bien:

• Consejos consultivos: Que se utilizan como fórmulas para recibir información de la sociedad.

• Comisiones de encuestas especiales: Que se crean con objetivos precisos para obtener informaciones de personas que representan el conjunto de los ciudadanos o de las partes de la sociedad interesadas en un área de actividad.

• Libros Blancos: Son documentos que contienen propuestas para la acción en áreas específicas con la indicación de actuaciones concretas y como vehículos para su desarrollo.

• Libros Verdes: Comunicaciones sobre propuestas, actuación en áreas específicas.

Hay un Real Decreto 12/59 que regula las Cartas de Servicios, que son documentos que informan a los ciudadanos sobre los servicios que le corresponden a la Administración y los derechos de los ciudadanos en relación con estos servicios y sus compromisos de calidad.