SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES

EL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES: COMO ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS QUE PLANTEAN LOS MÉTODOS TRADICIONALES DE COSTEO SURGIÓ EL DENOMINADO COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. LA ASIGNACIÓN DE COSTOS POR ESTE MÉTODO TAMBIÉN SE DA EN DOS ETAPAS DONDE LA PRIMERA TAMBIÉN CONSISTE EN ACUMULAR LOS CIF POR CENTROS DE COSTOS CON LA DIFERENCIA QUE NO SOLAMENTE SE UTILIZAN MÁS CENTROS QUE EN LOS MÉTODOS TRADICIONALES SINO QUE ESTOS TOMAN OTRO NOMBRE: SE DENOMINAN ACTIVIDADES. EN LA SEGUNDA ETAPA LOS COSTOS SE ASIGNAN A LOS TRABAJOS DE ACUERDO CON EL NÚMERO DE ACTIVIDADES QUE SE REQUIEREN PARA SER COMPLETADOS.

 

EL ENFOQUE DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS POR ACTIVIDADES PARA LA GESTIÓN DE COSTOS DIVIDE LA EMPRESA EN ACTIVIDADES. UNA ACTIVIDAD DESCRIBE LO QUE LA EMPRESA HACE, LA FORMA EN QUE EL TIEMPO SE CONSUME Y LAS SALIDAS DE LOS PROCESOS. LA PRINCIPAL FUNCIÓN DE UNA ACTIVIDAD ES CONVERTIR RECURSOS (MATERIALES, MANO DE OBRA, TECNOLOGÍA) EN SALIDAS.

 

HISTÓRICAMENTE SE HA CARGADO LOS COSTOS A LOS PRODUCTOS ASÍ:

  

REALMENTE PARA PODER ELABORAR UN PRODUCTO SE NECESITAN UNOS COSTOS (RECURSOS) PERO ESTOS RECURSOS NO LOS CONSUMEN LOS PRODUCTOS SINO UNAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA PODER ELABORARLOS. EL PRODUCTO CONSUME ACTIVIDADES Y LAS ACTIVIDADES A SU VEZ CONSUMEN RECURSOS. CABE ACLARAR QUE BAJO ESTE SISTEMA, LOS PRODUCTOS NO SON SOLAMENTE SUSCEPTIBLES DE COSTEO, SINO TODO AQUELLO QUE CONSUMA ACTIVIDADES:

 

TODOS LOS RECURSOS DE UNA EMPRESA VAN ENFOCADOS A PRODUCIR ALGO, LUEGO ESE ALGO HAY QUE ASIGNARLE TODOS LOS RECURSOS Y NO SOLAMENTE LO QUE SE RELACIONE CON PRODUCCIÓN.

ADMINISTRACIÓN ABM. ES EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN BASADO EN ACTIVIDADES (ACTIVITY BASED MANAGEMENT), QUE UTILIZA LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR LOS SISTEMAS DE COSTEO ABC PARA FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES OPERATIVAS Y ESTRATÉGICAS INCREMENTANDO LAS ACTIVIDADES Y PROCESOS QUE GENERAN VALOR A LA ORGANIZACIÓN.

DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DEL ABC 

EL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, ABC COSTING, ES UN PROCEDIMIENTO QUE PROPENDE POR LA CORRECTA RELACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN Y DE LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS CON UN PRODUCTO, SERVICIO O ACTIVIDAD ESPECÍFICOS, MEDIANTE UNA ADECUADA IDENTIFICACIÓN DE AQUELLAS ACTIVIDADES O PROCESOS DE APOYO, LA UTILIZACIÓN DE BASES DE ASIGNACIÓN -DRIVER- Y SU MEDICIÓN RAZONABLE EN CADA UNO DE LOS OBJETOS O UNIDADES DE COSTEO. LOS COSTOS RESULTANTES DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA TRADICIONAL Y DEL SISTEMA DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES SON DIFERENTES Y LAS VARIACIONES CORRESPONDEN A ACTIVIDADES OPERATIVAS NO CUANTIFICADAS DEBIDAMENTE EN LOS SISTEMAS DE COSTOS TRADICIONALES Y CUYA FALTA DE PROPORCIONALIDAD ESTÁ DEFINIDA POR UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS: DIVERSIDAD EN EL VOLUMEN DE PRODUCCIÓN. DIVERSIDAD POR TAMAÑO DE PRODUCTO. DIVERSIDAD POR COMPLEJIDAD, EN EL SENTIDO QUE LOS PRODUCTOS COMPLEJOS PUEDEN CONSUMIR MÁS LABOR DIRECTA. DIVERSIDAD DE INSUMOS, EN EL SENTIDO QUE ALGUNOS REQUIEREN MÁS TIEMPO PARA SER MANIPULADOS O MAQUINADOS. DIVERSIDAD DE MONTAJE, QUE DEPENDE DEL PRODUCTO O SERVICIO QUE SE GENERA. POR DEFINICIÓN, ESTA METODOLOGÍA EXIGE LA ACUMULACIÓN DE LOS RECURSOS DE COSTOS IDENTIFICABLES Y DIRECTOS POR PRODUCTO, ACTIVIDADES O PROCESOS OPERATIVOS, DE SERVICIO O DE APOYO, DE TAL FORMA QUE PERMITE EVALUAR ADECUADAMENTE AL RESPONSABLE DE LOS COSTOS DIRECTOS CAUSADOS DURANTE SU PROCESO

ALGUNOS CONCEPTOS BASICOS PARA ENTENDER EL SISTEMA A.B.C.:

PRODUCTO: CUALQUIER BIEN O SERVICIO QUE LA EMPRESA OFRECE A LA VENTA. EJS: SERVICIOS ODONTOLÓGICOS, MÉDICOS, SEGUROS, PRÉSTAMOS BANCARIOS, COMPONENTES PARA AUTOMÓVILES, SERVICIOS DE CONSULTORÍA, PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE GASOLINA, PELÍCULAS, JUEGOS DE HOCKEY, LIBROS,ETC. CUALQUIER OTRO BIEN O SERVICIO GENERADOR DE INGRESOS.

 

RECURSOS: DEFINIDOS COMO AQUELLOS FACTORES DE PRODUCCIÓN QUE PERMITEN LA EJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD ESPECÍFICA. EJS:

 MATERIALES

MANO DE OBRA

TECNOLOGÍA, MAQUINARIA Y EQUIPO

SUMINISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SEGUROS

ACTIVOS FIJOS PRODUCTIVOS (PLANTA, MUEBLES Y ENSERES, VEHÍCULOS)

REPUESTOS

TERRENOS

CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y DE VENTAS

 

COMO SE PUEDE OBSERVAR LA CLASIFICACIÓN TRADICIONAL DE MATERIALES DIRECTOS, MANO DE OBRA DIRECTA Y CIF PARA UN SISTEMA DE COSTOS ABC PIERDE SU VALIDEZ.

 

LOS COSTOS DE LOS RECURSOS SE PUEDEN CLASIFICAR EN DIRECTOS E INDIRECTOS CON RESPECTO A CADA ACTIVIDAD:

 

DIRECTO: AQUEL PLENAMENTE IDENTIFICABLE CON LA ACTIVIDAD Y ASIGNABLE A ELLA DE FORMA ECONÓMICAMENTE VIABLE (MEDIBLE). EJ: SI LA ACTIVIDAD DE INSPECCIONAR DETERMINADOS MATERIALES REQUIERE 2 HORAS DE MO Y CADA HORA CUESTA $3.000, A ESTA ACTIVIDAD SE LE DEBEN ASIGNAR $6.000. LOS COSTOS DIRECTOS TALES COMO MATERIALES Y MANO DE OBRA SE PUEDEN ASIGNAR EN FORMA DIRECTA AL OBJETO DE COSTO.

 

INDIRECTO: AQUEL QUE ES COMÚN A VARIAS ACTIVIDADES POR LO CUAL ES DIFÍCIL DE INDENTIFICAR CON UNA ACTIVIDAD ESPECÍFICA Y MEDIR EL COSTO IMPUTABLE A CADA UNO EN FORMA INDIVIDUAL. EJ: ESPACIO, TECNOLOGÍA, SUMINISTROS, SERVICIOS PÚBLICOS, SEGUROS, IMPUESTOS, ETC. PARA ASIGNAR LOS COSTOS INDIRECTOS A LAS DIFERENTES ACTIVIDADES SE DEBEN SELECCIONAR LOS INDUCTORES DE COSTO MÁS APROPIADOS ANALIZANDO LA CAUSALIDAD EXISTENTE ENTRE RECURSO Y ACTIVIDAD

 

ACTIVIDADES: EXITEN VARIAS DEFINICIONES:

 

1. SON PROCESOS O PROCEDIMIENTOS QUE ORIGINAN ALGÚN TRABAJO

 EJ: DEPTO DE CUENTAS POR PAGAR:

* ACTIVIDADES:

- REUNIR Y ARCHIVAR LAS NOTAS

- COMPROBAR Y CONTRASTAR LAS FACTURAS CON LAS NOTAS DE RECIBO DE MERCANCIAS

- INTRODUCIR LOS DATOS AL SISTEMA

- DISTRIBUIR LOS COMPROBANTES POR GRUPOS

- REALIZAR LOS TRASLADOS DE COMPROBANTES AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

 

2. EVENTO O TRANSACCIÓN QUE OPERA COMO PROMOTOR O INDUCTOR DE COSTO, ES DECIR, QUE ACTÚA COMO FACTOR CAUSAL EN LA INCURRENCIA DE COSTOS EN UNA EMPRESA

 

3. TODO LO QUE IMPLIQUE ACCIÓN

 

4. TODO LO QUE CONSUME RECURSOS

 

5. CONJUNTO DE TAREAS PARA PRODUCIR ALGO

 

6. PARTE DE UN PROCESO QUE TIENE LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS O ELEMENTOS:

A) TIENE UNA ENTRADA: EVENTO POR FUERA DE LA ACTIVIDAD Y QUE ACCIONA LA EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD. EJ: RECIBIR UN PEDIDO (EVENTO) OBLIGA A ENTRAR EN ACCIÓN (ACTIVIDAD) QUE GENERA UN PROCESO PRODUCTIVO (PRODUCTOS O SERVICIOS)

 

B) TIENTE UNA SALIDA: LA ACCIÓN IMPLICA PRODUCIR ALGO (UN PRODUCTO, UNA ORDEN, UNA FACTURA, UNA NÓMINA, UN CHEQUE, UN CERTIFICADO, UNA NEGOCIACIÓN, ETC.) PARA UN CLIENTE INTERNO O EXTERNO

 

C) CONSUME UNOS RECURSOS: MANO DE OBRA, MÁQUINAS, SISTEMAS DE INFORMACIÓN, INFRAESTRUCTURA, , CAPITAL, TIERRA, INSTALACIONES, TECNOLOGÍA. OSEA LOS FACTORES DE PRODUCCIÓN EMPLEADOS PARA REALIZAR UNA ACTIVIDAD.

 

7. SON UN CONJUNTO INTERRELACIONADO DE OPERACIONES O TAREAS PROPIAS DE UNA EMPRESA QUE A SU VEZ CONSTITUYEN UNA CADENA DE VALOR QUE CONFORMAN LOS PROCESOS, LOS CUALES UTILIZAN UNOS RECURSOS Y LOS TRANSFORMAN PARA OBTENER UN PRODUCTO O SERVICIO.

  

CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

 

ACTIVIDADES REPETITIVAS O NÓ: LA REPETITIVA ES LA QUE HACE LA ORGANIZACIÓN SOBRE UNA BASE CONTINUA, ESTAS SE COMPONEN DE UNA ENTRADA, UNA SALIDA Y UN PROCEDIMIENTO. TALES ACTIVIDADES REPRESENTAN UN ÁREA DEFINIDA DE CONTABILIDAD. LA NO REPETITIVA ES AQUELLA QUE OCURRE UNA VEZ ESPECÍFICAMENTE PARA PROYECTO ÚNICOS Y QUE CON FRECUENCIA AFECTAN A VARIOS DEPARTAMENTOS.

 

PRIMARIAS O SECUNDARIAS:

 

A) PRIMARIA: CONTRIBUYE DIRECTAMENTE A LA MISIÓN DE UN DEPARTAMENTO O UNIDAD ORGANIZATIVA. EJ: DISEÑAR O MODIFICAR SON DOS ACTIVIDADES PRIMARIAS DE UN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA. SE CARACTERIZA POR QUE SU SALIDA ES UTILIZADA POR FUERA DE LA ORGANIZACIÓN O POR OTRA UNIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

 

B) SECUNDARIA: APOYA LAS ACTIVIDADES PRIMARIAS DE LA ORGANIZACIÓN. SON ACTIVIDADES DE CARÁCTER GENERAL QUE SE CONVIERTEN EN RECURSOS QUE SON CONSUMIDOS POR ACTIVIDADES PRIMARIAS. EJS

 

ACTIVIDADES PRIMARIAS	ACTIVIDADES SECUNDARIAS
LLAMADAS A CLIENTES ACTUALES	MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS
NEGOCIACIÓN DE PRÉSTAMOS	OPERACIONES DE PRÉSTAMO
FACTURAR AL CLIENTE	PREPARACIÓN Y LIMPIEZA MAQ.
ANUNCIAR EL PRODUCTO	ENTREVISTAS, ELABORAC. FORMAT.
PROCESAR EL PRODUCTO	TRASLADO MATERIALES A ESTANTES
SELECCIONAR Y CAPACITAR PERSONAL	TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMIN.

OBJETIVOS DE COSTOS: ES UN ELEMENTO O ÍTEM FINAL PARA EL CUAL SE DESEA UNA ACUMULACIÓN DE COSTOS, ES DECIR ES TODO AQUELLO A LOS QUE QUEREMOS MEDIR SU COSTO PROVISIONAL O FINAL. LOS OBJETIVOS FINALES DE COSTOS SON LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE UNA EMPRESA SUMINISTRA A SUS CLIENTES. EN UN ENTORNO PRODUCTIVO (INDUSTRIAL) PUEDEN SER ITEMS TALES COMO: PRODUCTOS, ACABADOS, UN PROCESO PRODUCTIVO, UNA HERRAMIENTA O INSTRUMENTO, UN SERVICIO DE INGENIERÍA, ETC. LOS PROVISIONALES SON OBJETIVOS CUYOS COSTOS SE ACUMULAN PARA LUEGO SER IMPUTADO EN TODAS LAS DIRECCIONES DENTRO DE LA EMPRESA. EJ:

 

* LA EMPRESA FABRICA UNA HERRAMIENTA QUE UTILIZARÁ PARA PRODUCIR PRODUCTOS. EL COSTO DE ESTA HERRAMIENTA SE ACUMULA COMO OBJETIVO PROVISIONAL Y LUEGO SE CAPITALIZA EN UNA CUENTA DE ACTIVOS FIJOS.

 

* INGENIERÍA DESARROLLA UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO. EL COSTO SE ACUMULA COMO UN OBJETIVO PROVISIONAL DE COSTO PARA MEDIR EL COSTO DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN, PERO ES CONTABILIZADO MENSUALMENTE COMO UN GASTO GENERAL Y ADMINISTRATIVO

 

INDUCTORES DE COSTO (DRIVES): SE PUEDE DEFINIR COMO AQUEL FACTOR CUYA INCURRENCIA DA LUGAR A UN COSTO, ESTE FACTOR REPRESENTA UNA CAUSA PRINCIPAL DE LA ACTIVIDAD, POR TANTO PUEDEN EXISTIR DIFERENTES INDUCTORES EN UN CENTRO DE COSTOS. TAMBIÉN ES FACTIBLE DEFINIR UN INDUCTOR DE COSTO CON UN FACTOR UTILIZADO PARA MEDIR CÓMO SE INCURRE EN UN COSTO Y/O CÓMO CONDUCIR A CADA OBJETO DE COSTO UNA PORCIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD QUE ÉSTE CONSUME. PARA LA SELECCIÓN ADECUADA DE UN INDUCTOR DEBE EXITIR UNA RELACIÓN DE CAUSA - EFECTO ENTRE EL DRIVER Y EL CONSUMO DE ÉSTE POR PARTE DE CADA ACTIVIDAD Y CADA OBJETO DE COSTO, ADEMÁS DE SER CONSTANTE DENTRO DE UN LAPSO DE TIEMPO ESPECÍFICO, SER OPORTUNO, DE FÁCIL MANEJO Y MEDICIÓN.

 

A CONTINUACIÓN SE DETALLAN EJEMPLOS DE LOS DRIVERS MAS UTILIZADOS EN LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS ABC:

 

RECURSOS	DRIVERS
MATERIAS PRIMAS (COSTO DIRECTO AL OBJETO DE COSTO)	* CANTIDAD * COSTO DE LOS MATERIALES
MANO DE OBRA (COSTO DIRECTO AL OBJETO DE COSTO)	* COSTO DE LA MOD * HORAS DE MOD * HORAS DE MO * NÚMERO DE TRABAJADORES
MAQUINARIA, EQUIPO Y TECNOLOGÍA	* HORAS MÁQUINA * COSTO DE LA MAQUINARIA, EQ. Y TEC. * TIEMPO DEL PROCESO * TIEMPO DE CICLO PRODUCTIVO
EDIFICIO E INSTALACIONES FÍSICAS (CAPACIDAD)	* AREA OCUPADA EN METROS CUADRADOS POR ACTIVIDAD
VEHÍCULOS	* COSTO DE LOS VEHÍCULOS * HORAS DE UTILIZACIÓN * KILÓMETROS RECORRIDOS
SUMINISTROS	* CANTIDAD * COSTO DE LOS SUMINISTROS
SERVICIOS PÚBLICOS	* CANTIDAD (SEGÚN TIPO DE SERVICIO)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN	* HORAS MÁQUINA
IMPUESTOS A LA PROPIEDAD	* AREA OCUPADA EN METROS CUADRADOS

 

 

ACTIVIDADES	DRIVERS
COMPRAS	* # DE COMPRAS
RECEPCIÓN DE INVENTARIOS	* # DE INFORMES DE RECEPCIÓN
INGENIERIA	* HORAS DE INGENIERÍA, * # EMPLEADOS
PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN	* # DE ORDENES DE PRODUCCIÓ * UNIDADES DE PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN	* TIEMPOS DE PRODUCCIÓN
CONTROL DE CALIDAD	* # DE INSPECCIONES
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL	* # DE EMPLEADOS
PROCESAMIENTO DE DATOS	* # DE REGISTROS ALMACENADOS * HORAS HOMBRE
ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS	* # DE PIEZAS, DE MATERIA PRIMA
CONTABILIDAD	* # DE TRANSACCIONES
SERVICIO AL CLIENTE	* # DE CLIENTES
MERCADEO	* # VISITAS A CLIENTES * # UNIDADES VENDIDAS
TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN	* # DE FACTURAS
MANTENIMIENTO	* # DE EMPLEADOS * HORAS DE MANTENIMIENTO

PASOS EN LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE COSTOS ABC:

EL SISTEMA CONSTA DE LOS SIGUIENTES PASOS A SABER:

1) ANALISIS DE LOS PROCESOS DE VALOR

ESTE PASO INICIAL EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS ABC, SE RELACIONA CON EL ANÁLISIS DE TODAS LAS ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA PRODUCIR UN BIEN O UN SERVICIO, PARA LO CUAL SE DEBEN IDENTIFICAR AQUELLAS ACTIVIDADES QUE AGREGAN VALOR O NO LO AGREGAN. SE ENTIENDE QUE UNA ACTIVIDAD AGREGA VALOR A UN PRODUCTO O SERVICIO CUANDO SU ELIMINACIÓN O LA DISMINUCIÓN DE SU FRECUENCIA PUEDE AFECTAR NEGATIVAMENTE LA SATISFACCIÓN DE LOS CONSUMIDORES (NO SUPERA LAS EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES). SE CONCLUYE ENTONCES QUE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO PRODUCTIVO AGREGAN VALOR AL PRODUCTO, MIENTRAS LAS ACTIVIDADES INTERMEDIAS TALES COMO: ALMACENAMIENTO, INSPECCIÓN, MOVIMIENTO DE MATERIALES, LIMPIEZA Y PREPARACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO, TRASLADO DE PRODUCTO TERMINADOS, ESPERAS, ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO, ETC; NO AGREGAN VALOR POR TANTO SE DEBE TOMAR LA DECISIÓN DE ELIMINARLAS O REDUCIR SU INTENSIDAD CON EL FIN DE OBTENER UN FLUJO DE PRODUCCIÓN MAS EFICIENTE, AHORROS DE TIEMPOS Y DINERO QUE CONLLEVAN A LA REDUCCIÓN DE COSTOS. DOS ACTIVIDADES SE PUEDEN LLEVAR A CABO EN ESTE PRIMER PASO:

 

DISEÑO DEL MAPA DE ACTIVIDADES O DIAGRAMA DE FLUJO: CONSISTE EN IDENTIFICAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE INTEGRAN LAS OPERACIONES EN UNA ORGANIZACIÓN Y ESPECÍFICAMENTE, CONSISTE EN DETALLAR CADA PASO EN EL PROCESO DE MANUFACTURA DESDE QUE SE RECIBEN LOS MATERIALES HASTA QUE EL PRODUCTO ES TOTALMENTE TERMINADO Y VENDIDO, LO CUAL IMPLICA ANALIZAR TODAS LAS OPERACIONES NECESARIAS QUE SE GENERAN EN LA PLANTA DE PRODUCCIÓN Y DEMÁS ÁREAS PARA LOGRAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. EL FLUJOGRAMA DEBERÁ CONTENER LOS DIFERENTES PASOS REPRESENTADOS POR CÍRCULOS, TRIÁNGULOS O CUADROS ADEMÁS DEL TIEMPO RELACIONADO CON CADA ACTIVIDAD IDENTIFICADA.

 

ANALIZAR SI CADA ACTIVIDAD IDENTIFICADA EN EL DIAGRAMA DE FLUJO AGREGA VALOR O NO: COMO SE INSINUÓ ANTERIORMENTE, SI LA ELIMINACIÓN O REDUCCIÓN EN LA INTENSIDAD DE LA ACTIVIDAD AFECTA NEGATIVAMENTE LAS EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES, ENTONCES DICHA ACTIVIDAD SI AGREGA VALOR Y NO SE PODRÁ ELIMINAR O REDUCIR; PERO SI OCURRE LO CONTRARIO SE DEBERÁ ELIMINAR O REDUCIR TAL ACTIVIDAD.

2) IDENTIFICACION DE LOS CENTROS DE ACTIVIDAD

 LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN ADELANTAR CON EL FIN DE IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES EN CADA ÁREA FUNCIONAL DE LA EMPRESA SON:

 

ENTREVISTAS CON LOS RESPONSABLES DEL ÁREA

CUESTIONARIOS DETALLADOS QUE DEBEN RESPONDER LOS RESPONSABLES DE CADA ÁREA

REPORTES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LOS RESPONSABLES DE UNA ÁREA EN UN LAPSO DE TIEMPO

 

POSTERIORMENTE SE DEBEN REAGRUPAR LAS ACTIVIDADES POR GRUPOS O TAREAS MÁS SIGNIFICATIVAS PARA RACIONALIZAR LA INFORMACIÓN DE GESTIÓN. EL AGRUPAR LAS ACTIVIDADES FACILITA EL PROCESO DE ASIGNAR SUS COSTOS A LOS PRODUCTOS YA QUE EN LA PRÁCTICA SERÍA DEMASIADO DISPENDIOSO TRATAR CADA ACTIVIDAD COMO UN CENTRO SEPARADO, POR TANTO; EL CRITERIO A UTILIZAR ENTRE OTROS SERÍA EL DE IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE ESTÁN ESTRECHAMENTE RELACIONADAS ENTRE SI Y CONFORMAR CON ELLAS UN CENTRO DE ACTIVIDAD QUE SERÁ CONSUMIDO EN FORMA MAS O MENOS IGUAL POR UN DETERMINADO OBJETO DE COSTO.

 

LAS ACTIVIDADES SE PUEDEN AGRUPAR EN CUATRO NIVELES GENERALES ASÍ:

 

ACTIVIDADES A NIVEL DE UNIDADES: SE RELACIONAN CON EL PROCESO PRODUCTIVO Y SE GENERAN A PARTIR DE UN VOLUMEN DE PRODUCCIÓN QUE FLUYE A TRAVÉS DE LA PLANTA DE PRODUCCIÓN. EJ: ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA MAQUINARIA Y EQUIPO Y ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA MANO DE OBRA. ESTAS ACTIVIDADES SON IDENTIFICABLES CON EL OBJETO DE COSTO Y SE DEBEN IMPUTAR A ÉSTOS CON LOS DRIVERS TRADICIONALES (HOMD, HMÁQ, UDS, ETC.)

 

ACTIVIDADES A NIVEL DE LOTE: SURGEN CADA VEZ QUE UN LOTE ES PROCESADO E INCLUYEN TAREAS TALES COMO: COLOCACIÓN DE ORDENES DE PRODUCCIÓN, DE COMPRA, PREPARACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO, RECEPCIÓN, TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO DE MATERIALES. LA CANTIDAD DE CENTROS DE ACTIVIDAD A NIVEL DE LOTE DEPENDE DE LA COMPLEJIDAD DEL PROCESO DE MANUFACTURA. LOS COSTOS PARA ESTE NIVEL SE ASIGNAN AL LOTE Y LUEGO AL OBJETO DE COSTO.

 

ACTIVIDADES A NIVEL DE LÍNEA DE PRODUCTO: SE GENERAN CUANDO SE REQUIERE APOYAR LA FABRICACIÓN DE UNA LÍNEA DE PRODUCTO ESPECÍFICA. EJS: CONTROL DE CALIDAD, DISEÑO, CONTROL DE INVENTARIOS, INGENIERÍA INDUSTRIAL, LISTA DE MATERIALES. PARA ESTAS ACTIVIDADES SE ASIGNA EL COSTO A LA LÍNEA Y LUEGO AL OBJETO DE COSTO.

 

ACTIVIDADES A NIVEL DE PLANTA O CAPACIDAD: SE GENERAN CUANDO SE REQUIERE APOYAR EL PROCESO GENERAL DE MANUFACTURA. ESTAS ACTIVIDADES SE RELACIONAN CON LA PRODUCCIÓN TOTAL Y NO CON UNIDADES O LOTES ESPECÍFICOS. INCLUYEN COSTOS TALES COMO: GERENCIA DE PLANTA, SEGUROS, IMPUESTOS, DEPRECIACIONES, ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS PÚBLICOS, ETC.

 

UNA VEZ DEFINIDAS LAS ACTIVIDADES SIGNIFICATIVAS SE DEBE OBTENER INFORMACIÓN PRECISA ACERCA DE LOS CONSUMOS Y EQUIPOS ADSCRITOS A CADA ACTIVIDAD

3) ASOCIACION DE LOS RECURSOS CON LOS CENTROS DE ACTIVIDAD:

 

LOS RECURSOS SE TRADUCEN EN COSTOS QUE SE DEBEN ASOCIAR CON LOS CENTROS DE ACTIVIDAD, PARA LO CUAL SE DEBEN DISTINGUIR DOS TIPOS DE COSTOS: DIRECTOS E INDIRECTOS. RECUÉRDESE QUE LOS COSTOS DIRECTOS SE IDENTIFICAN DIRECTAMENTE CON EL CENTRO DE ACTIVIDAD. EJ: SI EL ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO ES UN CENTRO DE ACTIVIDAD, AL EL DEBEN ASOCIARSE TODOS AQUELLOS COSTOS COMO: SALARIOS, PRESTACIONES, MATERIALES INDIRECTOS, DEPRECIACIONES, SEGUROS, ETC. PERO SI LOS COSTOS SON INDIRECTOS A LA ACTIVIDAD, ES DECIR QUE SON COMUNES A VARIAS ACTIVIDADES; ES NECESARIO EMPLEAR UN DRIVER DE RECURSOS (INDUCTOR DE COSTOS) PARA SER ASIGNADOS A ELLAS.

 

 4) ASIGNACION DE LOS COSTOS DE ACTIVIDADES A LOS OBJETOS DE COSTO (SELECCIÓN DE LOS DRIVERS O INDUCTORES DE COSTO):

 

ESTE PASO SE RELACIONA CON LA ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DESDE LOS CENTROS DE ACTIVIDAD A LOS OBJETOS DE COSTO. ESTO SE LOGRA MEDIANTE EL USO DE INDUCTORES O PROMOTORES DE COSTO (DRIVER DE ACTIVIDAD), ESTE ES UN FACTOR QUE SIRVE PARA CONDUCIR A CADA OBJETO DE COSTO UNA PORCIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD QUE ESTE CONSUME. PARA SELECCIONAR UN DRIVER DEBE TENERSE EN CUENTA LO SIGUIENTE:

 

FACILIDAD DE OBTENER INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL INDUCTOR

DEBE EXISTIR UNA MUY BUENA RELACIÓN DE CAUSALIDAD ENTRE EL INDUCTOR Y EL CONSUMO DE ÉSTE POR PARTE DE CADA OBJETO DE COSTO

PASOS EL BUEN FUNCIONAMIENTO

ESTOS PUEDEN SER ALGUNOS DE LOS PASOS QUE PUEDE APLICAR EN LA CONFORMACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTEO ABC DENTRO DE SU EMPRESA, AUNQUE DEBE TENER EN CUENTA QUE PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL MODELO ES NECESARIO APLICAR UNA SERIE DE CONOCIMIENTOS A PRIORI SOBRE COSTEO TRADICIONAL Y LOS FUNDAMENTOS ESENCIALES DEL ABC. 

1.     EN PRIMER LUGAR DEBEN UBICARSE DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN TODAS LAS ACTIVIDADES Y PROCESOS QUE SE REALIZAN EN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA.

2.     LUEGO SE CLASIFICAN SECUENCIAL Y SIMULTÁNEAMENTE LAS ACTIVIDADES SEGÚN EL VALOR QUE LE AÑADAN A LOS PROCESOS REALIZADOS.

3.     SE ELIMINAN LAS ACTIVIDADES QUE NO AGREGUEN VALOR AL PRODUCTO O AL SERVICIO FINAL.

4.     DESPUÉS SE HALLAN LOS COSTOS EN QUE SE INCURREN PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES Y LOS PROCESOS.

5.     TENIENDO CLARO LO ANTERIOR SE CLASIFICAN LOS COSTOS EN POOLS HOMOGÉNEOS. ESTO QUIERE DECIR EN UN CONJUNTO DE COSTOS GENERALES.

6.     LUEGO SE IMPUTAN LOS COSTOS UNITARIOS HALLADOS EN EL PASO ANTERIOR A LOS PRODUCTOS O SERVICIOS PRESTADOS.

LA EXELENCIA EMPRESARIAL:

 ES LA INTEGRACIÓN EFICAZ DE LAS ACTIVIDADES EN TÉRMINOS DE COSTOS DENTRO DE TODAS LAS UNIDADES DE UNA ORGANIZACIÓN CONDUCENTE A MEJORAR CONTINUAMENTE LA ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS AL CLIENTE. LA HABILIDAD PARA LOGRAR Y SOSTENER LA EXCELENCIA EXIGE LA MEJORA CONTINUA Y DELIBERADA DE TODAS LAS ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA (NO SOLO DE PRODUCCIÓN) INCLUYENDO LA INVESTIGACIÓN, DISEÑO, EL MARKETING, FINANZAS, PRODUCCIÓN, APOYO LOGÍSTICO Y LA DISTRIBUCIÓN Y VENTA.

  

FACTORES CLAVES DE LA EXCELENCIA:

• EFICACIA DE LOS COSTOS: LA EMPRESA DEBE SER UN FABRICANTE DE BAJO COSTO, ES DECIR QUE SU COSTO TOTAL SEA INFERIOR AL PROMEDIO DE SUS COMPETIDORES. SIN EMBARGO A VECES PELIGRA LA CALIDAD DEL SERVICIO, LA SATISFACCIÓN DEL PERSONAL Y LAS INVERSIONES FUTURAS.

• INTEGRACIÓN DE ACTIVIDADES: LA CLAVE REAL RADICA EN DIRIGIR LA ATENCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN A LA COMPETENCIA REAL DE MODO QUE LOS MIEMBROS DE LA EMPRESA PUEDAN CONCENTRAR SUS ESFUERZOS EN OTRAS EMPRESAS Y NO EN COMPETIR UNOS CON OTROS. POR EJ: LAS ÁREAS DE PRODUCCIÓN Y VENTAS SE PERCIBEN COMO ENEMIGOS, EL DEPARTAMENTO FINANCIERO ADOPTA LA ACTITUD DE PERROS GUARDIANES FRENTE A LAS DEMÁS ÁREAS. UNA COMPRENSIÓN ADECUADA DE LA INTERDEPENDENCIA DE LAS ACTIVIDADES ENTRE TODAS LAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN FACILITA UN FLUJO ARMONIOSO DE RECURSOS E INFORMACIÓN A TRAVES DE ELLA SUPRIMIENDO LAS BARRERAS ENTRE LAS ÁREAS E INCENTIVANDO LA INNOVACIÓN, LA CREATIVIDAD Y LA EFICIENCIA GENERAL.

• MEJORA CONTINUA Y COHERENCIA ENTRE LAS UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN: LA EXCELENCIA EMPRESARIAL REQUIERE MEJORA CONTINUA EN TODAS LAS ACTIVIDADES MINIMIZANDO LOS DESPILFARROS Y LAS ACTIVIDADES QUE NO AGREGAN VALOR DE FORMA COHERENTE ENTRE LAS DIFERENTES ÁREAS O DEPARTAMENTOS LOS CUALES TIENEN LA MISMA IMPORTANCIA UNOS FRENTE A OTROS.

• ENTREGA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS CONSTITUYEN LA ESENCIA DEL ENCUENTRO ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y EL MERCADO. EL DISEÑO DEL PRODUCTO DEBE OBEDECER A LOS GUSTOS Y PREFERENCIAS DEL MERCADO. LA EMPRESA DEBE APROVECHAR LOS OPORTUNIDADES DE MERCADO Y CREAR LAS CONDICIONES PARA FABRICAR A BAJO COSTO SIEMPRE BUSCANDO PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE LLEGUEN A SATISFACER AL CLIENTE.

• ASIGNACIÓN PRECISA DE COSTOS: UN ERROR COMÚN ES AGRUPAR LOS COSTOS GENERALES (CIF) Y APLICARLOS SIN RELACIONARLOS CON PRODUCTOS Y CLIENTES ESPECÍFICOS. LOS COSTOS TRADICIONALES IGNORARN LAS DIFERENCIAS ENTRE PRODUCTOS, SERVICIOS, MERCADOS Y CLIENTES; PRODUCIENDO COMO CONSECUENCIAS DISTORSIONES EN LOS COSTOS PONIENDO EN PELIGRO NEGOCIOS RENTABLES.

 

LA EXCELENCIA EMPRESARIAL EXIGE NUEVOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE COSTOS MEDIANTE EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN ACERCA DE: CÓMO SE EJECUTA EL TRABAJO, SI ESTE AYUDA A ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA EFICIENCIA EN LA PRODUCCIÓN.

 

LOS NUEVOS SISTEMAS DE COSTOS DEBEN IDENTIFICAR CÓMO CADA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA CONTRIBUYE AL ÉXITO CORPORATIVO Y FOMENTA UN COMPROMISO DE BÚSQUEDA PERMANENTE DE LA CALIDAD TOTAL.

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS ABC

UNA VEZ QUE LA EMPRESA HA DETERMINADO LA NECESIDAD DE MEJORAR LA CALIDAD DE

INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Y HA OPTADO POR LA PRESENTE METODOLOGÍA, SE

DEBERÁN SEGUIR LAS SIGUIENTES ETAPAS PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE COSTES BASADO EN LAS

ACTIVIDADES.

1. IDENTIFICAR Y DEFINIR LAS ACTIVIDADES RELEVANTES.

2. ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES POR CENTROS DE COSTES.

3. IDENTIFICAR LOS COMPONENTES DE COSTES PRINCIPALES.

4. DETERMINAR LAS RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES Y COSTES.

5. IDENTIFICAR LOS INDUCTORES DE COSTES PARA ASIGNAR LOS COSTES A LAS ACTIVIDADES Y LAS ACTIVIDADES A LOS PRODUCTOS.

6. ESTABLECER LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE COSTES.

7. SELECCIONAR HERRAMIENTAS APROPIADAS PARA REALIZAR LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE COSTES.

8. PLANIFICAR EL MODELO DE ACUMULACIÓN DE COSTES.

9. REUNIR LOS DATOS NECESARIOS PARA DIRIGIR EL MODELO DE ACUMULACIÓN DE COSTES.

10. ESTABLECER EL MODELO DE ACUMULACIÓN DE COSTES PARA SIMULAR EL FLUJO Y LA ESTRUCTURA DE COSTES DE EMPRESA Y DESARROLLAR LAS TARIFAS DE COSTES.

COMO TODO SISTEMA, LA APLICACIÓN DEL ABC ES UN PROCESO ITERATIVO, QUE SE VA

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR ABC/ABM

LOS BENEFICIOS QUE SE OBTIENEN AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ABC SON:

• AHORRAR TIEMPO Y DINERO.

• EVALUAR LOS PROCESOS DE NEGOCIO.

• CONTAR CON SISTEMAS DE MEJORA CONTINUA.

• IDENTIFICAR DESPERDICIOS.

• ENCONTRAR ACTIVIDADES DE VALOR EN LA ORGANIZACIÓN.

DESPÚES DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ABC/ABM EL IMPACTO EN LA TOMA DE DECISIONES ES EL SIGUIENTE:

 

EJEMPLO PRACTICO

EJEMPLOS DE INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR ABC/ABM

UN EJEMPLO DE LA INFORMACIÓN QUE PROPORCIONA UN SISTEMA ABC ES EL CASO DE UN DEPARTAMENTO DE VENTAS DE UNA EMPRESA CUALQUIERA. LA CONTABILIDAD TRADICIONAL NOS MUESTRA LO SIGUIENTE:

DEPARTAMENTO DE VENTAS:

CONCEPTO	IMPORTE
SUELDOS	1,350.00
SALARIOS	2,500.00
VIATICOS	1,450.00
GASOLINA	830.00
DEPRECIACIÓN	789.00
SEGUROS	1,539.00
NO DEDUCIBLES	280.00
REFACCIONES	145.00
PAPELERIA	230.00
TELEFONO Y FAX	1,090.00
TOTAL	7,929.00

MIENTRAS QUE EL COSTEO ABC NOS PROPORCIONA LO SIGUIENTE:

ACTIVIDAD	INDICADOR	DESEMPEÑO EN EL MES	COSTO TOTAL	COSTO POR INDICADOR
VISITA A CLIENTES "A"	# DE CLIENTES "A" VISITADOS	6	1,380.00	230.00
VISITA A CLIENTES "B"	# DE CLIENTES "B" VISITADOS	10	1,050.00	105.00
ELABORAR COTIZACIONES	# DE COTIZACIONES ELABORADAS	22	2,150.00	97.73
ACLARAR ENVIOS CON ALMACÉN	# DE ACLARACIONES	12	2,150.00	179.17
GENERACIÓN DE CLIENTES NUEVOS	# DE CLIENTES NUEVOS	6	1,199.00	199.83
			7,929.00

MÁS EJEMPLOS SOBRE  INFORMACIÓN QUE PROPORCIONA ABC ES LO SIGUIENTE:

• QUÉ ACTIVIDADES AGREGAN VALOR.

• CÚANTOS RECURSOS SE APLICAN A ACTIVIDADES VALIOSAS Y CUANTOS A ACTIVIDADES NO VALIOSAS.

• CÚAL ES EL COSTO DE LOS PROCESOS.

• QUÉ SE ESTA REALIZANDO CON LOS RECURSOS DE LA EMPRESA.

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ACTIVIDAD 8

ACTIVIDAD N

ACTIVIDAD 7

ACTIVIDAD 6

ACTIVIDAD 5

ACTIVIDAD 4

ACTIVIDAD 3

ACTIVIDAD 2

ACTIVIDAD 1

CENTRO DE SERVICIOS

INGENIERÍA, MANTENIMIENTO, TALLER DE HERRAMIENTAS,

ETC.

CENTRO DE APOYO A OPERACIONES

GASTOS GENERALES DE PRODUCCIÓN, CARGA DE

MATERIALES, CONTROL DE CALIDAD.

CENTRO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD, VENTAS.

CENTRO DE ACTIVIDADES OPERATIVAS

MONTAJE, MECANIZADO, ESTAMPADO, ETC.

PRODUCTO 1

PRODUCTO 2

PRODUCTO n

PRECIOS

INDUCTORES DE COSTO