TEMA: 3

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

3.1 Evaluación de las ofertas

Para desarrollar una buena política de compras es necesario analizar, valorar y comparar las ofertas solicitadas una vez que las hayamos recibido.

La petición de ofertas y presupuestos se puede enviar para adquirir un producto de comprar habitual o un nuevo producto.

No obstante, en ambos casos es importante evaluar factores como la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago y otros parámetros como la reputación del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposición, el servicio postventa, etc.

Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:

Los factores de selección

Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de servicio.

• Los factores económicos son precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.

• Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto, haciendo un estudio sobre las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc.

• Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como el plazo de entrega, el servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente, período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado, etc. Otras veces recopilando informes financieros y comerciales nos informamos mejor y evitamos una posible suspensión de pagos o una quiebra de la empresa.

3.2 Criterios de valoración

Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores (el factor económico, el factor servicio y el factor de calidad) en función de la importancia que tenga cada uno de ellos, para ello tenemos que establecer un baremo o criterio de evaluación, según el peso específico que sobre el total representa cada una de las variables consideradas.

El paso siguiente es calcular la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor o proveedores más idóneos.

3.3 Selección del proveedor

El análisis y valoración de ofertas indican el proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones. Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisión y solicitar el pedido.

El proceso de valoración de ofertas permite hacer una preselección entre los proveedores que transmiten a través de su oferta una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. No obstante, debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto.

Los factores del producto y el proveedor están relacionados con:

• Las características técnicas y la facilidad de uso.

• La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello.

• La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.

• La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido.

Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de comprar, el

riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de compra.

Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos enviar una carta o mensaje a cada uno de los proveedores que nos han enviado sus ofertas. A los proveedores no seleccionados pondremos la causa, y al proveedor seleccionado el porqué le hemos seleccionado.

3.3.1. Ficheros de proveedores

Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada, como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones, y también es imprescindible que el comprador tenga a su disposición toda la información posible sobre las empresas. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero:

• Que las fichas estén ordenadas, bajo un sistema de fácil localización.

• Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

• Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de un ficha de modelo estándar es el siguiente:

• Datos de identificación del proveedor: CIF, dirección completa….

• Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas….

• Condiciones comerciales: precio, descuentos,….

• Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

También hay fichas de productos, que tienen:

• Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.

• Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad.

• Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

Clasificación de las fichas

Las fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que más se utiliza son:

• El orden alfabético.

• El orden numérico o alfanumérico.

• El sistema mixto.

3.4 Negociación de las condiciones

La negociación es una práctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes mayoristas y detallistas comprar los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable.

Durante la negociación, además de ajustar los precios, también se establecen acuerdos sobre los descuentos, el plazo de entrega, las condiciones del transporte, los envases, embalajes y otros servicios.

3.4.1. Los descuentos

Los descuentos forman parte de la práctica habitual del comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a través de los descuentos.

Hay varios tipos de descuentos:

• Descuentos comerciales: es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor. Generalmente, el fabricante se lo concede al mayorista que realiza las funciones de almacenaje y distribución, en estos casos se conoce como descuento funcional.

• Descuentos por pronto pago: Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un periodo determinado. El proveedor utiliza estos descuentos para estimular el pronto pago, mientras que para el comprador supone adquirir el producto a un coste más bajo.

• Descuentos por volumen o rappels: Se conceden por parte del proveedor para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor número de artículos durante un período de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos:

• Rappels acumulativo: se calcula sobre el importe total de las compras o en base al número de unidades adquiridas durante un período.

• Rappels no acumulativos: el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.

• Descuentos de temporada: Se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Las compras anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la producción. El comprador, por su parte, además de beneficiarse con los descuentos obtiene productos de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.

• Descuentos de promociones: Es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del suministrador.

3.4.2 El plazo de pago

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída.

El comprador, siempre que pueda, negociará la fecha de pago o vencimiento por dos razones: para conocer el día que debe liquidar la deuda y porque los proveedores suelen ofertar descuentos por pago al contado.

Hay varios tipos de plazos de pago:

• Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura, que generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercancía.

• Pago con plazo postfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura.

• Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo de crédito.

• Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura.

• Pago con plazo a partir de RDP (recepción del producto): el plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura.

• Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase): el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercancía.

• Pago anticipado: para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.

3.4.2 Los gastos de transporte

los gastos de transporte se originan por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes

• Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril.

• Fletes: cuando el trayecto se hace en barco o avión.

Respecto a la entrega de la mercancía, las condiciones establecidas por el proveedor pueden ser: entrega en el punto de venta o entrega a domicilio. Las razones de esta negociación son:

• Los gastos de transporte incrementan el coste del producto.

• El coste del transporte siempre va unido al del seguro.

• El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste, aprovechando el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

3.4.4 Envases, embalajes y otros servicios

Los envases y embalajes son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma. Por el contrario, el embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial.

Normalmente, los artículos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del producto.

Otros factores o servicios que pueden suponer un coste para el comprador son los gastos de instalación y montaje de ciertos aparatos y máquinas.

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