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DESAFÍOS DE LA RELACIÓN CON EL PERSONAL

INTRODUCCIÓN

La calidad de la vida laboral de una organización es el entorno, el ambiente, el aire que se respira en una organización. Hay empresas que tienen un “buen ambiente” y otras que lo tienen “malo”. Por desgracia son demasiados los empleados y los profesionales de los recursos humanos que toman el ambiente de una empresa con la misma pasividad y resignación con que aceptan que caiga la lluvia o que haga frío en le invierno. En realidad son muchas las medidas que pueden tomarse para mejorar la vida laboral.

Los esfuerzos para mejorar la calidad de la vida laboral constituyen labores sistemáticas que realizan las organizaciones con el objeto de proporcionar a los empleados una oportunidad de mejorar sus puestos y sus contribuciones a la empresa en un ambiente de mejor confianza y respeto. Con excesiva frecuencia los dirigentes de una empresa se empeñan en obtener la colaboración pasiva y repetitiva de varias personas pero poco se preocupan por conocer las ideas que esas personas pueden aportar.

Como en el pasado las ideas de esas personas no solían tomarse en cuenta, el personal sentía poca responsabilidad por el éxito o fracaso que obtuviera el gerente con sus decisiones unilaterales. En casos extremos se llega incluso a situaciones de antagonismo, en la que equivocadamente se rechaza la cooperación y se trata de sustituir con reglas formales. En organizaciones de este tipo hay muy pocos casos de trabajo en equipo. Esos contados casos casi nunca incluyen a empleados de niveles diferentes.

Aún el mundo no se repuesto de la sorpresa que significo el ingreso y el predominio de una nación sin tradición industrial, desprovisto de recursos y carente de materias primas. Pese algunos reveses temporales en su economía, la avasalladora marcha de Japón ha causado profunda impresión en todos los campos. Prácticamente no hay área de la actividad industrial moderna en la que no destaque el imperio del Sol Naciente. Como en cualquier otro país existen hondas diferencias entre una y otra organización, salvo en un aspecto: el interés casi obsesivo que los dirigentes japoneses conceden a la calidad del entorno laboral.

Otras naciones, antaño a la cabeza del avance industrial, debieron enfrentar el desafío japonés en áreas casi inimaginables antes de la Segunda Guerra Mundial. Los competidores se vieron obligados a concluir que la competencia no se libra sólo en el nivel de las máquinas, la materia prima y los recursos técnicos, sino de manera primordial en el ámbito humano, que es, en esencia el más importante.

Más y más organizaciones están poniendo en práctica programas de mejoramientos de la vida laboral como forma de elevar su productividad mediante niveles más altos de motivación y satisfacción de los empleados, menor tensión y menor resistencia al cambio. Un programa de mejoramiento de la calidad del entorno laboral puede producir también muchos beneficios relacionados con el desarrollo de la organización.

MARCO TEÓRICO

EL ENTORNO LABORAL PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

La participación del departamento de personal en el mejoramiento de la calidad del entorno laboral varía mucho de una organización a otra. En la mayoría de los casos (incluso en las compañías muy grandes) la cúpula directiva está compuesta por números reducidos de personas, lo que hace necesario confiar en los servicios del departamento de personal en cuanto se refiere a al capacitación, retroalimentación de las encuestas sobre actitudes y varios puntos más. En muchas compañías la responsabilidad de mejorar el entorno laboral corresponde al departamento de personal.

APOYO DE LA GERENCIA

Es probable que la función más delicada y de mayor importancia del departamento de personal en el campo de la creación y fomento de un adecuado clima laboral, sea obtener el apoyo de los gerentes clave. El apoyo de los directivos -en especial de los que integran la cúpula del mando- es un prerrequisito prácticamente imprescindible para los programas que se proponen mejorar el entorno laboral.

Muchos directivos pueden tender a considerar que “están demasiado ocupados” o que el fomento de un adecuado clima en la organización en una tarea hasta cierto punto sin importancia. La realidad es profundamente diferente; en una organización en la que existe un compromiso claro, un aire de lealtad y un sentimiento de coherencia, los resultados son de todos los casos muy superiores que los que se obtienen en una organización dividida o con mínimo sentimiento de identificación con la organización.

MOTIVACIÓN INDIVIDUAL Y SATISFACCIÓN EN EL TRABAJO

Cuando existe un apoyo total en los niveles gerenciales y en especial de los que están en la cúpula directiva, los departamentos de personal de orientación activa buscan maneras de demostrar el éxito de programas parciales de mejoramiento del entrono laboral. Cuando es posible comprobar que se obtuvo tanto un mejor nivel de satisfacción del personal como ciertos logros financieros el departamento de personal tiene a su disposición argumentos de poderosa efectividad para convencer a los directivos que todavía abrigan dudas.

Este capitulo proporciona una perspectiva general de los conceptos que los programas de mejoramiento del entorno laboral contiene y analiza la forma en que la participación de los empleados en la toma de decisiones mejora tanto el clima de una compañía como su productividad. A continuación se presentan algunos enfoques de los programas destinados a mejorar estos aspectos, para concluir con una presentación de los obstáculos que tal vez surgirán en estos programas.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA VIDA LABORAL MEDIANTE LA PARTICIPACIÓN DEL EMPLEADO

La manera en que el personal juzga su propia actividad en la organización determina la calidad del entorno laboral. Aunque los seres humanos procuran objetivos variantes cuando deciden prestar sus servicios a una organización, las investigaciones sobre el particular realizadas durante las dos últimas décadas revelan dos importantes aspectos. En primer lugar, para lograr una mejoraría a largo plazo en la productividad es indispensable mejorar la calidad del entorno laboral.

La administración autocrática puede conducir a mejores niveles de productividad a corto plazo, incluso si lo hace a costa de las condiciones generales de trabajo. Sin embargo, a largo plazo los dirigentes autocráticos no pueden mantener progresos significativos en los niveles de productividad porque el deterioro en el entorno laboral lleva al personal a perder entusiasmo por su trabajo. Esa pérdida de entusiasmo se refleja no sólo en mayores niveles de ausentismo y tasa de rotación, sino también en la lentitud, el desgano y la indiferencia que caracterizan a las instituciones esclerosadas. El personal se retira psicológicamente de sus labores; predomina la actitud de cumplir nada más con el mínimo requerido.

La segunda conclusión a que llegaron las investigaciones recientes es que la mayor parte de las personas considera que disfruta de un entorno laboral de alto nivel cuando contribuye al éxito de la compañía en alguna forma significativa. El mero hecho de cumplir con su trabajo a menudo es insuficiente, si la labor que lleva a cabo la persona no le permite influir en las decisiones que la afectan.

Con base en estos hallazgos, tanto los dirigentes de la compañía como los profesionales de la administración de los recursos humanos se unen en la necesidad de crear en su organización un clima en el que se trate a las personas como verdaderos expertos responsables en sus puestos.

Ocurre un notable fenómeno psicológico cuando se confía una tarea determinada a un ser humano: los individuos mezquinos y apocados suelen generar una respuesta similar en quienes los rodean. Los individuos grandes, generosos, con metas elevadas, por lo general llevan a su altura a las personas que tienen bajo su liderazgo.

El departamento de recursos humanos ejerce efectos tanto directos como indirectos en los niveles de motivación y satisfacción del empleado. Como ilustra la figura 1 el departamento establece contacto directo con los empleados y los supervisores mediante la orientación, la capacitación, el desarrollo, la planeación de la carrera profesional y la asesoría que brinda. Al mismo tiempo estas actividades pueden ayudar a que el supervisor obtenga mayor éxito en la tarea de motivar a su personal.

Cuando los dirigentes de una organización descubren que sus integrantes desean contribuir al éxito común y se empeñan en buscar y utilizar métodos que permitan esa contribución, lo más probable es que obtengan mejores decisiones, más alta productividad y la calidad muy superior del entorno laboral.

Un punto de interés fundamental es determinar si la satisfacción laboral conduce a mejor desempeño o si por el contrario el mejor desempeño es lo que conduce a mejor a mejores niveles de satisfacción. La razón que dificulta determinar cual de estos dos factores se originan primero radica en que la relación entre el desempeño y la satisfacción es de naturaleza circular. La posibilidad de elevar el nivel de satisfacción depende de que las compensaciones y los estímulos se ajusten a las expectativas, como muestra en la parte inferior de la misma figura. Si un desempeño mejor conduce a compensación y estímulos más altos más altos y si en la opinión de los empleados la compensación y los estímulos son justos y racionales, el nivel de satisfacción subirá. Por otra parte, una política inadecuada de estímulos puede conducir a insatisfacción. En cualquier de los dos casos la satisfacción se convierte en retroalimentación que afecta la imagen propia y la motivación de continuar desempeñándose mejor. La relación total en el desempeño y satisfacción es un sistema continuo, circular, que dificulta la evaluación del efecto de un elemento sobre otro.

FIGURA 1: Influencia del departamento de recursos humanos en la motivación y la satisfacción

PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS

Uno de los métodos que más se utilizan para crear un mejor entorno laboral es la participación de los empleados. Ésta puede lograrse a través de la utilización de cierto numero de métodos sistemáticos que permiten a los empleados desempeñar un papel activo en las decisiones que los afectan, así como en su relación con la organización. Mediante estos métodos, los empleados adquieren un sentido de responsabilidad, de “pertenencia”, incluso, sobre las decisiones en las que participan. Para obtener éxito, sin embargo, las oportunidades aisladas de participar en algunas decisiones no son suficientes; es necesario que la práctica participativa se vuelva parte integral de la filosofía de la empresa.

El reto que enfrentan ahora los dirigentes de alto nivel de todo tipo de organizaciones consiste en la creación de una cultura corporativa que confiera de manera efectiva autoridad y responsabilidad a las personas que laboran en la empresa. Esta tendencia a la distribución más equitativa de la autoridad de una tendencia generalizada en el mundo moderno. En Europa, donde hay fuertes estímulos para implantar sistemas que compartan la autoridad efectiva dentro de la organización, esta filosofía se denomina la etapa de la democracia industrial.

Cuando finalmente se instaura un sistema efectivo de distribución de las decisiones y responsabilidades, es probable que en la empresa ocurra un fenómeno conocido como “el fenómeno Pigmalión”. El término deriva de una obra teatral de un conocido dramaturgo de principio de siglo y significa que (como ocurre al distinguido profesor que es el héroe de la obra) las personas tienden a corresponder a las expectativas que sus superiores tienen de ellas. A una expectativa de pobres resultados y mal comportamiento corresponde, por lo general, un mal comportamiento y pésimos resultado. Por el contrario, a una expectativa de alta calidad humana corresponde en la mayoría de los casos un esfuerzo óptimo por alcanzar los altos niveles de excelencia que se depositan en una persona o en un grupo determinado. Concluyó ya la era de los capataces, los “capitanes de industria” y los líderes carismáticos e incapaces de equivocarse; en el siglo XXI asistimos al advenimiento de lo que puede llamarse con toda propiedad la etapa de la democracia industrial.

TÉCNICAS DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA VIDA LABORAL MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

En los últimos años los departamentos de recursos humanos con filosofías activas unieron sus esfuerzos a los de varios dirigentes progresistas, en busca de nuevos enfoques para el mejoramiento del entorno laboral mediante la participación de los empleados. A continuación se presentan los ejemplos más destacados de ello.

Círculos de calidad

Los círculos de calidad están formados por pequeños grupos de empleados que se reúnen a intervalos fijos con su dirigente para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas. Cuando se inició la práctica de los círculos de calidad en el Japón, recibieron el nombre de "círculos de control de calidad" porque el foco de su atención era el mejoramiento de la calidad de los productos manufacturados en el país.

Origen de los círculos de calidad. Al término de la Segunda Guerra Mundial, en 1945, el devastado Japón carecía prácticamente de todo tipo de recursos, excepto de los humanos.

El Imperio del Sol Naciente -comprendido en un archipiélago pobre y remoto, más pequeño que el estado mexicano de Chihuahua o el departamento colombiano del Meta- advirtió cabalmente que para comprar los alimentos y las materias primas que necesitaba con desesperación debía encontrar la manera de exportar.

Sin embargo, durante muchos años después de la guerra la etiqueta "Made in Japan" significó que el producto era de baja calidad en opinión de la mayoría de compradores. Un fuerte prejuicio impedía la aceptación de sus productos.

Hacia 1960 empezó a gestarse en Japón una revolución que conquistó los mercados de todo el mundo. Gracias en parte a la ayuda que prestaron asesores estadounidenses como Demming y Juran, el concepto de los círculos de control de calidad se originó en varias industrias japonesas. Dicho concepto se basaba en gran medida en las investigaciones de carácter conductual que se habían llevado a cabo en industrias y universidades estadounidenses. Hacia 1980 la mayor parte de las compañías japonesas de tamaño medio o grande había puesto en marcha un sistema de círculos de control de calidad que funcionaba entre los obreros. El esfuerzo se inició como un programa para el mejoramiento de la calidad, pero después se integró a los procedimientos comunes de muchos directivos nipones y, en la actualidad constituye un elemento esencial en los programas de mejoramiento del entorno laboral en muchas compañías japonesas.

Los círculos de calidad demostraron su efectividad en la economía de varias naciones muy diversas; en la primera década del siglo XXI se aplican con éxito en diversos países asiáticos, en el Occidente industrializado, y en varias corporaciones que están logrando notables éxitos en países como Chile, Perú, Argentina, México y Colombia.

Codeterminación

Fue también en Alemania donde se diseñaron los primeros planes para llevar a cabo un sistema de la democracia industrial a gran escala. El programa llevó el nombre de coparticipación. Mediante sesiones formales realizadas junto con la cúpula directiva de la empresa, la codeterminación permitió que los representantes de los trabajadores discutieran y votaran sobre aspectos que afectan al personal. Esta forma de democracia industrial se extendió ya a la mayor parte de los países de la Comunidad Económica Europea. Uno de los resultados del sistema es que las decisiones de modificar o cerrar una planta industrial, por ejemplo, encuentran mayor resistencia que en otras áreas del mundo industrializado. En consecuencia, las compañías europeas se ven obligadas planear sus necesidades de recursos humanos con sumo cuidado. Otra consecuencia es que las empresas del área se enfrentan a constantes presiones para exportar sus productos e instalaciones a otras áreas del mundo. Para las profesiones del área de recursos humanos en el mundo de habla española, la codeterminación puede representar, hasta cierto punto, el futuro de la dinámica laboral.

Grupos autónomos de trabajo

Otro enfoque para la integración de equipos es la formación de grupos autónomos de trabajo. Estos grupos están integrados por obreros sin un líder formal designado por la empresa. En estos grupos se decide respecto a varios asuntos que por tradición se reservan a los supervisores. Es común que se decida la asignación diaria de las labores, el uso de la rotación de puestos, qué orientación se dará a los empleados nuevos, qué necesidades de capacitación se experimentan y los horarios que regirán. Algunos grupos llegan incluso a encargarse del reclutamiento, la selección y la disciplina.

Aún no es claro si esta nueva técnica constituye la avanzada de una práctica que se generalizará por todo el mundo industrial. Lo indudable es que estas innovaciones indican en forma inequívoca que existe una demanda de soluciones nuevas al balance eficiencia-elementos conductuales en el diseño de puestos. Deberá dedicarse creciente atención a la cambiante relación empresa-personal, para hacer frente a las nuevas expectativas acerca de los puestos, el entorno laboral y todo el modus operandi de las organizaciones modernas. El mejoramiento de la calidad del entorno laboral puede implicar cambios estructurales profundos.

La tendencia que predominará en el proceso actual será muy probablemente la demanda de mejor calidad del entorno laboral. Es muy factible que esta demanda surja como producto casi espontáneo de los mejores niveles educativos que están lográndose en toda América Latina; la ecuación: mayor nivel educativo igual a mayor demanda de autonomía probó su validez en todo el ámbito industrial de Occidente.

Si la población de América Latina continua experimentado tasas cada vez menores de crecimiento demográfico (Como ha sido el caso) se presentará una creciente escasez en la oferta de mano de obra, hecho que permitirá a los trabajadores del futuro ser más selectivos respecto a la organización en que deseen trabajar. Con toda probabilidad las empresas se verán obligadas a ofrecer mayores atractivos de varios tipos para capacitar a los indispensables recursos humanos que las manten­gan con vida.

Los departamentos de personal desempeñarán una función de creciente im­portancia en las organizaciones, dada la creciente presión social en favor de la au­tonomía. La rotación de puestos, su enriquecimiento y otras medidas similares se harán cada vez más frecuentes. La capacitación se convertirá en un tema de impor­tancia progresiva. Indudablemente habrá cambios incesantes de todo tipo, pero en la medida en que la economía de nuestros países logre superar los angustiosos retos que enfrenta en la actualidad, se logrará dignificar la labor, adecuarla a las aspiraciones humanas y convertirla en un elemento positivo y enriquecedor de cada experiencia individual.

Políticas de relaciones con los empleados

Al margen de las intervenciones estructurales que pueden efectuarse sobre la forma en que las personas trabajan dentro de una organización, casi todas las acciones' del departamento de recursos humanos tienen efectos directos o indirectos en la relación de la empresa con el personal. Muchas actividades atraen relativamente' poca atención de parte de los empleados, incluyendo por ejemplo el reclutamiento y la selección. Otras actividades afectan a todos los empleados de manera periódica y reciben mucha atención. La evaluación del desempeño y la administración de las compensaciones se encuentran en esta categoría. Asimismo, el departamento de recursos humanos ejerce un efecto directo en la calidad de la vida laboral mediante sus comunicaciones, su asesoría y sus prácticas disciplinarias.

Las actividades de comunicación con los empleados se comparten con los supervisores y gerentes de los demás departamentos porque en las complejas organizaciones modernas hay toda una gama de aspectos, incluso los administrativos y los legales, que requieren la coordinación de esfuerzos de personal especializado.

Antes varias de las funciones del departamento de personal las ejecutaban los supervisores. La función de contratación, por ejemplo, se realizaba a través de los supervisores y gerentes de los departamentos implicados, lo que conducía a resultados insatisfactorios. La solución moderna consiste en coordinar las aportaciones y los conocimientos del supervisor del departamento con los recursos y las técnicas del departamento de recursos humanos.

Como es obvio, al margen de estos cambios, los supervisores y gerentes de los distintos departamentos de la organización conservan muchas de sus funciones tradicionales, como la comunicación, la asesoría y la disciplina. Sin embargo, cuando surgen dificultades y obstáculos de carácter serio o cuando se planea tomar una acción disciplinaria importante, es común que el especialista en la administración de los recursos humanos de la organización desempeñe un papel fundamental en el proceso.

Comunicaciones con los empleados

La información constituye la fuente de energía que mueve a la organización. Información referente a la organización misma, su entorno, sus productos y servicios, y a las personas que la componen. Sin información los administradores no pueden tomar decisiones efectivas respecto a mercados, recursos, compras y ventas. Especialmente por lo que hace a los recursos humanos, la información desempeña una función esencial.

La falta de información puede causar tensión y falta de satisfacción entre el personal. La necesidad que experimentan casi todas las personas de mantenerse informadas se satisfacen en la organización mediante un sistema de comunicaciones.

Todas las organizaciones cuentan con un sistema de comunicaciones, sea éste formal o informal. En las empresas muy pequeñas o de bajo nivel tecnológico la comunicación puede ser informal y estar sometida a intervenciones gerenciales muy variables. Por otra parte, en los grandes complejos modernos es posible encontrar a especialistas en comunicación, que pueden dirigir departamentos enteros consagrados a este fin. La mayor parte de las organizaciones emplea un sistema mixto que va adecuando a sus necesidades. Estos sistemas pueden clasificarse también en sistemas descendentes, concebidos para transmitir información a los niveles inferiores de la organización, y sistemas ascendentes de comunicación, que tienen el propósito de llevar los niveles altos de información procedente de la base de la organización. La importancia de comunicar y estar abierto a la recepción de información es primordial en las empresas modernas.

Sistemas de comunicación descendente. Los departamentos de recursos humanos ponen en operación extensos sistemas de comunicación a fin de mantener informados a todos los integrantes de la organización. Tratan de facilitar un flujo abierto de la comunicación en dos sentidos. La comunicación descendente es la información que se inicia en algún punto medio o alto de la organización y que se disemina a niveles jerárquicamente inferiores. Este tipo de comunicación es necesario para poner en práctica decisiones y para informar a los empleados sobre determinados aspecto de la empresa.

Las organizaciones utilizan toda una variedad de métodos para la comunicación descendente porque si se emplean los diversos canales es más probable que el mensaje llegue a las personas a quienes se destina. Algunos ejemplos comunes de información descendente incluyen la publicación de boletines y periódicos internos, folletos informativos, pizarras con materiales varios, mensajes grabados y reuniones de carácter informativo con los empleados de diversos departamentos.

En las corporaciones de carácter internacional tiene especial importancia verificar que el contenido de las comunicaciones internas refleje adecuadamente las políticas de la compañía. Es asimismo esencial que la información aliente la comprensión y la identificación entre los integrantes de la compañía.

Sistemas de comunicación ascendente. Es posible que el área de la comunicación ascendente sea la que más urgentemente necesite mejoras en la mayoría de las empresas modernas. La comunicación ascendente se origina en niveles jerárquicos medios o bajos de la organización y tiene el objetivo de llegar a los niveles superiores.

En una empresa dada, es posible que ciertos tipos de comunicación sean satisfactorios, en tanto que otros no. Por ejemplo, puede ocurrir que un empleado tenga una buena relación con su supervisor en lo que se refiere al mantenimiento de los equipos y la revisión periódica de inventarios, pero es posible que el mismo empleado no se comunique de manera efectiva con su supervisor cuando el tema es su propio desempeño, la relación con sus compañeros de trabajo o sus posibilidades de promoción. Si el departamento de recursos humanos contribuye a efectuar una comunicación eficaz, debe proporcionar canales adicionales a través de los cuales puedan circular los mensajes. Aunque no existe una fórmula universal que se aplique a todos los casos, un elemento común en las comunicaciones ascendentes es el interés genuino por el bienestar del empleado, combinado con oportunida­des significativas para que las ideas fluyan hacia los niveles superiores de la corpo­ración.

Con base en la peculiar dificultad de la organización, un especialista en comu­nicación determina que el problema no radica en la comunicación ascendente o en la descendente, sino en una entidad que denomina comunicación lateral y que bási­camente consiste en la posibilidad de lograr la apertura del diálogo y la comunica­ción entre las diversas áreas de la empresa. Mediante el sistema de comunicación electrónica de que disponen todos los integrantes de la empresa a través de sus computadoras personales respectivas se ha abierto la posibilidad de la comunica­ción democrática a todos los niveles. Se elimina el antiguo sistema de estructura rígida, que disponía que la comunicación entre un empleado de grado 7 y uno de grado 12, por ejemplo, debía llevarse a cabo en todos los casos a través de la escala jerárquica. La nueva norma es que las personas que lo deseen pueden establecer comunicación dentro de parámetros de apertura y respeto. Los emisores de mensa­jes pueden dirigirse a la persona que deseen dentro de la empresa, pero son res­ponsables por las afirmaciones y comentarios que hagan.

Los canales más comunes de la comunicación ascendente incluyen: el mecanismo del rumor, reuniones abiertas, sistemas para la recepción de sugerencias y quejas, y las encuestas de actitudes.

El rumor no siempre es negativo o destructivo. Surge de manera espontánea de la interacción social de los integrantes de la organización y constituye un derivado normal y prácticamente universal de la convivencia humana.

El departamento de personal se interesa en los mecanismos de la comunicación informal y el rumor por varias razones:

• Constituye una fuente de comunicación ascendente.

• Afecta los niveles de satisfacción y motivación en el empleo.

• Proporciona valiosa retroalimentación sobre varios aspectos.

• En general, los supervisores no aciertan a evaluar este tipo de información en toda su importancia.

Ningún gerente instituyó en su organización los mecanismos de la comunicación informal. Ninguno puede eliminarla; ni siquiera controlarla. Ello significa que el rumor puede viajar a través de niveles de mando o de uno a otro departamento con tanta rapidez como una llamada telefónica. La posibilidad de eliminar el fenómeno es nula; siempre que se reúnen personas en diferentes circunstancias, desean intercambiar ideas.

Las reuniones abiertas pueden consistir en encuentros no estructurados entre personal de la gerencia y grupos de empleados, para discutir quejas, sugerencias, opiniones o preguntas. Esas reuniones pueden iniciar con informes que la gerencia decide compartir con los empleados, pero cuyo objetivo fundamental es obtener comunicación ascendente. A menudo se opta por dar a estas reuniones gran elasticidad en cuanto a los temas que se tocan, pues el objetivo es identificar los temas que preocupan al personal. En muchos casos estas reuniones conducen a sugerencias positivas.

Los programas de sugerencias constituyen un método formal para la generación, evaluación y aplicación de las sugerencias e ideas aportadas por los empleados. Si falta cualquiera de estos tres elementos -el elemento generador, el elemento evaluativo o el elemento de práctica el programa no podrá obtener éxito.

La figura 2 muestra los pasos clave para que un programa de sugerencias logre sus objetivos. Inicia con la idea del empleado y su presentación al supervisor. Entre ambos llenan un formulario diseñado para el efecto. El hecho de llenar este formulario no necesariamente indica que el supervisor comparta la idea o que la apruebe.

Una vez claramente formulada, a continuación se envía la sugerencia al comité de evaluación o a la persona que tenga a su cargo la toma de decisiones, en tanto el departamento de personal acusa recibo al empleado que generó la idea y hace un seguimiento de todo el proceso. En seguida se evalúa la idea, que es aceptada o rechazada, y se comunica al empleado la decisión. Si la decisión es positiva, se reconoce públicamente la aportación del empleado y se le otorga cierta compensación. Una práctica común consiste en determinar el monto de su aportación a la organización y en concederle una compensación igual a 10% del monto mensual que generará la idea.

FIGURA 2: Pasos clave en programa de sugerencias

Las encuestas de actitudes son métodos sistemáticos para determinar las percepciones de los empleados respecto a la organización. Estos estudios pueden desarrollarse mediante entrevistas personales, pero más comúnmente se llevan a cabo a través de cuestionarios anónimos. Una encuesta de actitud determina la opinión del personal acerca de aspectos como las condiciones laborales, la supervisión y las políticas de personal. Asimismo, es perfectamente válido incluir preguntas referentes a nuevos programas o temas de especial interés para la gerencia. La información resultante puede utilizarse para evaluar aspectos específicos, como la forma en que cada ejecutivo es percibido por sus subordinados.

Las encuestas de actitudes pueden ser frustrantes si no se comunica a los empleados resultado alguno. Es lógico que los empleados deseen saber a qué resultados Regó la encuesta. De otra manera, la respuesta a futuras encuestas tenderá a disminuir. En consecuencia, es necesario suministrar un resumen de la comunicación ascendente obtenida por este conducto; esta información recibe el nombre de retroalimentación proporcionada por la encuesta de actitudes.

No obstante, la retroalimentación no es suficiente. Se necesita acción, Los empleados necesitan confirmar que la encuesta se traduce en la solución de problemas. La retroalimentación de entre los resultados y la acción emprendida en forma directa sobre las áreas de conflicto hacen que la retroalimentación que se obtiene de las encuestas de actitud constituya una poderosa herramienta de comunicación. El proceso de suministrar esa retroalimentación de manera constructiva puede reque­rir considerable apoyo del departamento de personal, sobre todo en el caso de los supervisores de bajo nivel jerárquico que tienen poca experiencia en la conducción de reuniones y en la recepción de críticas provenientes de los empleados.

Las encuestas de actitud sólo son apropiadas en organizaciones que desean genuinamente el cambio, si la encuesta pone en evidencia un problema grave y se cuenta con los recursos y la posibilidad real de efectuar modificaciones. Por ejemplo, si una organización explora la actitud de los empleados acerca de los servicios de la cafetería, pero no cuenta con la posibilidad real de modificar ciertos aspectos, como la calidad de los alimentos o el nivel del servicio, el único resultado probable de la encuesta es agravar aún más la situación al centrar la atención de los empleados en una situación que no puede remediarse.

Asesoramiento a los empleados

La asesoría al personal consiste en el análisis y la exploración de problemas que pue­den afectar a un empleado determinado o a un grupo. El propósito de esta práctica es llevar a los empleados a que confronten y resuelvan ciertos obstáculos, con el fin de que se conviertan en personas más eficientes.

La teoría básica en que se apoya la asesoría establece que tanto la tensión como los problemas personales poseen el potencial de afectar tanto el desempeño co­mo el ajuste general de un individuo respecto a su entorno; es, por tanto, el mayor interés para el empleado, para la organización y para la comunidad que cada per­sona pueda explotar al máximo toda su capacidad.

Casi todas las personas que reciben asesoría son sencillamente individuos sa­nos que experimentan un grado alto de tensión y que necesitan ayuda para recupe­rar su nivel de bienestar. Las emociones constituyen un ingrediente necesario para la existencia de cada ser humano, pero en determinadas circunstancias pueden lle­gar a ser excesivas y llevar al individuo a ciertos actos que implican altos riesgos para él y para cuantos lo rodean. Un empleado que canaliza mal sus tensiones puede minar la moral de todo un departamento o llegar incluso a poner en peligro físico a varias personas, como ocurre con un conductor que llevado por un impulso incontrolable no aminora su velocidad cuando maneja dentro del patio de la em­presa.

En general todo supervisor, todo gerente de línea y todo administrador de per­sonal deben mostrarse abiertos a la posibilidad de ayudar al personal a mantener un equilibrio emocional aceptable y a canalizar sus emociones de forma constructi­va para que todos puedan laborar en forma armoniosa. La asesoría es una herra­mienta de gran utilidad que ayuda a lograr esta meta.

Disciplina

La asesoría no logra sus objetivos en todos los casos. La disciplina constituye la acción administrativa que se lleva a cabo para alentar y garantizar el cumplimiento de las normas internas vigentes. Es un tipo de capacitación que se propone corregir y moldear las actividades y la conducta de los empleados, para que los esfuerzos individuales se encaucen mejor, en aras de la cooperación y el desempeño. Existen dos tipos de disciplina: la preventiva y la correctiva.

La disciplina preventiva es una acción que se efectúa para alentar a los empleados a que cumplan las normas y los procedimientos con objeto de prevenir las desviaciones. El objetivo básico es alentar la autodisciplina, siempre preferible a los métodos impuestos por otras personas.

El departamento de personal tiene gran responsabilidad en el campo de la disciplina preventiva. Por ejemplo, diseña programas para prevenir el ausentismo o comunica al personal las nuevas normas en vigor. Proporciona también programas de explicación y apoyo de las nuevas normas; puesto que el ámbito laboral no es un cuartel y que en las compañías modernas no se impone la lógica militar, el personal de todos los niveles acepta mejor las normas que comprende y que considera racionales.

En ocasiones puede llegarse hasta la revolucionaria práctica de permitir que el personal mismo establezca las normas sobre ciertos aspectos por medio de la votación directa. La adherencia a estas normas suele ser muy alta, dada la certidumbre de todo el personal de haber participado directamente en el proceso de su acuñamiento de la norma.

El departamento de personal cuida de dar al reglamento y a la manera de comunicarlo un carácter positivo, que eluda en cuanto sea posible las prohibiciones puras y simples.

Por ejemplo, en vez de "No use esta parrilla sin guantes" (una prohibición que causa rechazo) es mejor "Utilice guantes para manipular esta parrilla". En vez de "No cargue este vehículo con más de 200 kilogramos" es preferible La capacidad de este montacargas es de 200 kilogramos" y así sucesivamente.

La disciplina correctiva es una acción que sigue a la desviación y ruptura de una regla. Se propone desalentar otras desviaciones y garantizar que las normas se cumplirán en el futuro. Por lo común la acción disciplinaria o correctiva constituye una sanción de cierto tipo suministrada a la persona que infringe una norma; por ejemplo, una advertencia o una suspensión sin goce de sueldo.

Generalmente la disciplina correctiva se rige y se administra de acuerdo con la estructura jerárquica de la organización. Se inicia en el supervisor inmediato del empleado, pero es frecuente que un ejecutivo de más nivel o el departamento de personal deban aprobar el procedimiento a seguir. El objetivo de esta práctica es garantizar la mayor equidad y justicia posibles, para que todos sepan que se aplican las mismas normas en toda la organización.

Los objetivos de la disciplina correctiva son:

• Modificar la conducta y la actitud de quien comete una falta.

• Desalentar en otras personas la ejecución de acciones similares.

• Mantener niveles coherentes y efectivos de cumplimiento de las normas.

Los objetivos de la disciplina correctiva son de carácter positivo; la administración moderna desechó desde hace muchos años la noción del castigo. El propósito es corregir, educar, alentar. El castigo produce excesivo número de efectos colaterales indeseables que incluyen apatía, ausentismo y temor al supervisor.

En la entrevista de reforzamiento de disciplina a menudo se sigue una secuencia de positivo-negativo-positivo; en otras palabras: se suele hacer primero un comentario positivo ("tu productividad es excelente, Tomás"), seguido por un comentario negativo ("desafortunadamente, no cuidaste de manera adecuada esta valiosa soldadora eléctrica y permitiste que se estropeara") y un comentario positivo final ("por lo que toca a precisión en soldaduras difíciles, eres el mejor del departamento"). El supervisor se concentra a continuación en las posibilidades de ambos para resolver el problema.

Terminación del contrato. La acción disciplinaria más enérgica consiste en la terminación del contrato de trabajo. Generalmente, cuando se procede a una medida así se estudia antes con detenimiento y a un nivel alto de la organización. Se ha dicho que toda terminación de contrato que obedezca a razones disciplinarias es evidencia de fallas administrativas y de recursos humanos, pero esa opinión no es realista. Ni los administradores ni los empleados son perfectos y en ocasiones hay problemas y conflictos que no se pueden resolver, lo que hace que la decisión de romper el vínculo laboral sea la mejor para ambas partes. En lo que toca al empleado, la separación puede verse como una oportunidad para buscar un empleo al que se ajusten mejor sus habilidades y su personalidad, que no armonizaron con cierta institución. Con frecuencia algunas personas que fueron rechazadas por una empresa han obtenido éxitos considerables en organizaciones diferentes.

Restricciones a la disciplina correctiva. En general las medidas disciplinarias pueden encontrarse sustancialmente restringidas por la acción sindical o por las leyes vigentes. Las limitaciones de ambas partes son benéficas porque tienden a establecer límites claros a medidas que podrían ir demasiado lejos.

Cuando una medida disciplinaria es confusa o no está bien establecida, el sindicato puede encontrar una oportunidad para proteger a sus miembros y demostrar que cuida los intereses de sus afiliados. No sólo los sindicalizados pueden constituir un límite efectivo a una acción disciplinaria. Debido al arraigado instinto de preferencia por la justicia que existe en todo ser humano, la imposición de medi­das arbitrarias o percibidas como arbitrarias aunque sean justas puede suscitar muy fuerte oposición.

Varias medidas disciplinarias son por completo desaconsejable y tienden a crear intenso conflicto y rechazo.

• Las que se originan con base en la raza, religión, sexo y edad de los empleados.

• Las que obstaculizan o desalientan las actividades sindicales legales.

• Las que castigan al empleado por no aceptar labores o riesgos potencialmente lesivos a la salud o integridad física.

• Las que castigan al empleado por negarse a un acto ¡lícito.

Tanto una acción disciplinaria como una terminación de contrato pueden lle­var a conflictos legales si son injustas, confusas o si no son igualitarias.

Como es obvio, el departamento de personal debe mantener un expediente actualizado de todas las acciones disciplinarias aplicadas a cada empleado. Con frecuencia la precisión y claridad de esos expedientes son elemento vital en los casos de conflicto que llegan a requerir acción legal.

Disciplina progresiva. La mayor parte de las compañías modernas utiliza una política de disciplina progresiva, lo cual significa que las sanciones se hacen más severas a medida que se repiten las faltas en un periodo determinado. El objetivo es dar al empleado una serie de oportunidades para corregirse antes de que se emprendan acciones severas. La disciplina progresiva también permite a la admi­nistración disponer de cierto tiempo para corregir las faltas conforme se producen y no hasta que cobran gravedad.

La figura 16-6 muestra un estructura típica de un sistema disciplinario progre­sivo. La primera falta conduce a una amonestación por escrito, con copia al expediente del empleado. Las faltas siguientes conducen a medidas más enérgicas, como un suspensión sin goce de sueldo, hasta llegar a la terminación del contrato. Por lo general, el departamento de personal se entera del proceso y participa en él a partir del momento en que se envía copia de una amonestación por escrito al expediente del empleado.

En muchas empresas se elimina del expediente del empleado una amonestación después de cierto tiempo; como es obvio, la ausencia de incidentes posteriores significa que se eliminó la dificultad. Mantener por tiempo indefinido en su expediente una nota sobre una falta cometida hace mucho tiempo no cumple ningún objetivo práctico y, comprensiblemente, creará resentimiento en el empleado, quien se sentirá incluso en una "lista negra" de la que es imposible hacer que se borre su nombre.

Cuando el empleado incurre en determinadas faltas, como la agresión física a otra persona, el consumo de estupefacientes dentro de las instalaciones de la empresa o el hurto de objetos de cualquier valor, suele hacerse una excepción a la disciplina progresiva y despedir al empleado de inmediato.

Nuevos desafíos de las relaciones con los empleados

La creciente diversidad demográfica de la fuerza de trabajo, aunada a su creciente globalización, constituye un factor de la mayor importancia. Las políticas y normas de los departamentos deben volverse a revisar teniendo en cuenta estos nuevos factores, que representan fuerzas de primera magnitud en la dinámica de la empresa.

Con el despunte del siglo XXI, los desafíos profesionales se extienden a áreas insospechadas hace tan solo pocos años. La convivencia con personas de origen extranjero, la actitud hacia grupos antes proscritos de los ambientes de trabajo (como las personas afectadas por una discapacidad física o las aquejadas por una enfermedad no contagiosa), la apertura a las nuevas ideas y las nuevas opiniones, y la preservación de los ideales y objetivos de la organización, son entre otros factores, campos de la mayor importancia para el administrador de los recursos humanos del nuevo milenio.

Resumen

Los programas para mejorar el entorno laboral son esfuerzos que realizan las organizaciones para dar a los trabajadores mayor oportunidad de influir en la forma en que efectúan su trabajo, así como en la contribución global que hacen a la efectividad de toda la empresa. Estos programas no son un sustituto de las prácticas de personal. Sin embargo, los programas para mejorar el entorno laboral pueden complementar otras actividades de personal y proporcionar mayor motivación a los empleados, lo que conduce a niveles más altos de satisfacción y a alicientes para la productividad.

El mejoramiento del entorno laboral tiene una íntima relación con el aliento a la participación de los empleados. Esa participación puede concentrarse en la solución activa de los problemas cotidianos o en la toma de decisiones acerca del contenido del puesto desempeñado, y confiere al personal la certidumbre de que sus opiniones cuentan y poseen valor. Al ser humano le gusta y le resulta necesario saber que se le identifica y se le toma en cuenta.

Existen muchas técnicas para mejorar el entorno laboral. Una de las más populares se originó en Japón y recibe el nombre de círculos de calidad. Los círculos de calidad están constituidos por un grupo pequeño de empleados provenientes de la misma área de trabajo, que se reúne periódicamente con su supervisor para identificar y resolver problemas laborales. Estos círculos dan una oportunidad para efectuar contribuciones significativas mediante la participación en problemas que afectan a sus miembros.

Los sistemas socio-técnicos se proponen el cambio estructural de las relaciones humanas y de trabajo que existen en una organización. Es muy común y deseable que los trabajadores participen en la gestión de estos cambios.

El proceso de coparticipación da a los trabajadores voz y voto formales en las tomas de decisiones de carácter administrativo. Los grupos autónomos de trabajo se integran con empleados que asumen en forma colectiva el papel del supervisor y deciden respecto a horarios, asignación de labores, aspectos disciplinarios y otros.

El apoyo de la gerencia y los dirigentes sindicales a estos programas y la adopción de una perspectiva a largo plazo son elementos esenciales en todo programa de mejoramiento del entorno laboral.

La función del departamento de personal en las comunicaciones en la organi­zación consiste en crear un flujo comunicativo en dos sentidos: en sentido ascen­dente y en sentido descendente. Parte del fundamento del proceso comunicativo de una organización consiste en la perspectiva que guarda la cúpula administrati­va respecto a todo el personal. Si en esa perspectiva se procura con toda honestidad facilitar el flujo ascendente y descendente de la comunicación y la información, el departamento de personal puede ayudar a desarrollar y mantener sistemas de co­municación idóneos.

Es posible que el proceso más difícil dentro de la comunicación de la organiza­ción sea el logro de un flujo ascendente adecuado. Los procedimientos para la re­cepción interna de quejas, las reuniones de establecimiento de diálogo, los sistemas de sugerencias y las encuestas de actitudes son técnicas que se usan con mucha frecuencia.

La asesoría consiste en la discusión de un problema con un empleado para ayudarlo a enfrentar y resolver una circunstancia específica. La realizan profesio­nales del departamento de personal, así como los supervisores.

Los programas de asesoría incluyen problemas tanto de tipo personal como laboral y en muchas ocasiones pueden llevarse a cabo en cooperación con las enti­dades especializadas que funcionan en la comunidad.

La disciplina consiste en una acción administrativa para poner en práctica las normas de la empresa y puede ser tanto preventiva como correctiva. La mayor parte de la acción disciplinaria es progresiva y las acciones correctivas se hacen progresivamente más severas. Algunos programas disciplinarios destacan en pri­mer lugar un enfoque de asesoría, pero en todos los casos se evita la noción del castigo, que ha caído en desuso en las organizaciones modernas.

BIBLIOGRAFIA

William B. Werther, Jr; Keith Davis “Administración de Personal y Recursos humanos”

Departamento de recursos humanos

Efectos Directos

• Orientación

• Capacitación y desarrollo

• Planeación de la carrera profesional

• Asesoría

EFECTOS INDIRECTOS

• Políticas de seguridad y salubridad

• Políticas de compensación

• Otras Políticas y practicas

CALIDAD DE LA VIDA LABORAL

Supervisión de los empleados

Motivación

Satisfacción

Idea del Empleado

Presentación al supervisor

Preparación de una forma

Envío al comité de evaluación

Estudio de la sugerencia

Aceptación o rechazo

Compensación para el empleado

Ahorros y o mejoras para la compañía

Reconocimiento al empleado

Puesta en práctica de la Idea

Comunicación al empleado