Fecha: 8 de octubre 1999

Nivel : VIII.

Ingeniería en Computación

Universidad de Aconcagua

INTRODUCCIÓN

REINGENIERÍA APLICADA A LOS RECURSOS DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Algunas técnicas de reingeniería proceden de la experiencia en el desarrollo de los sistemas de información, mientras que otras sugieren de la ingeniería industrial y otras ciencias administrativas. En este sentido, muchos proyectos exitosos calificados como de reingeniería han sido proyectos de sistemas de información en los cuales se ha aplicado, en cierta medida, la reingeniería a los procesos de negocios. Los nexos entre reingeniería y servicios de información pueden llevar a la conclusión errónea de que posicionamiento y reingeniería son metodología de la tecnología de información cuando, en realidad, son actividades de negocios. Es importante separar los conceptos de computación y de reingeniería; los proyectos de reingeniería deberán ser responsabilidad de los directores ejecutivos y de los gerentes de la línea, y no del departamento de servicios de información de la compañía.

La reingeniería no es un asunto de la tecnología de información, el negocio mismo depende en gran medida de los computadores, la aplicación de esta tecnología con el fin de mejorar la operación. La reingeniería en particular puede relacionar, en forma en forma directa, el uso de la tecnología con los procesos de negocio

La tecnología de la información es un factor en todos los niveles del modelo de cambio. Así, el apoyo de la tecnología actual y el diseño de una arquitectura total de la información corporativa se encuentran en el nivel de posicionamiento; los requerimientos para los nuevos sistemas de computación se desarrollan en el de reingeniería; la compra y programación de nuevos sistemas en el de infraestructura, y su implementación y aplicación en el de operaciones

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

Esto implica rehacer la empresa desde cero, olvidándonos de lo que se hacía y proponer un nuevo sistema de operación.

El pensar en una nueva estructura organizaciones nos hace ver una nueva serie de perspectivas para la empresa y sus empleados.

La preparación para el trabajo cambiará de entrenamientos para el mayor desempeño del puesto a procesos reeducaticos de fondo, se prevé que los enfoques de medidas de desempeño y compensaciones se desplazarán de reforzar las actividades a la compensación de los resultados en donde también cambiarán los criterios de acenso organizaciones, dependiendo cada vez más de que las personas a ascender en la organización cuenten con habilidades para el puesto.

Existe una importante tendencia al cambio de los valores organizacionales y de actitudes de tipo proteccionista a orientaciones productivas en donde el papel de los directivos cambien de supervisores a entrenadores de su gente, en donde las estructuras organizacionales serán planas desapareciendo las estructuras jerárquicas y la ambición y las habilidades de los ejecutivos cambien de "anotadores de tantos" a verdaderos directivos de transformaciones.

Los directivos de las empresas del futuro deberán apoyar a que el personal de los diferentes niveles tomen decisiones y por lo tanto estén debidamente facultados para ello.

La reingeniería no solo es automatizar procesos existentes, sino presentar nuevos procesos que rompan con los actuales, logrando mejorar la forma de hacer las cosas.

EN LA REINGENIERÍA SE HAN TOMADO COMO REFERENCIA LOS SIGUIENTES ASPECTOS

· Varios oficios se combinan en uno.

· Los trabajadores toman decisiones.

· Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural.

· Los procesos tienen múltiples versiones.

· El trabajo se realiza en el sitio razonable.

· Se reducen las verificaciones y los controles.

FUNCIONES DE LA REINGENIE

or ciento de sus ingresos o gastos; casi el 90 por ciento de los ejecutivos apelaran a la reingeniería si va a afectar al 25 por ciento de ingresos o gastos.

* Las metas de las empresas tales como aumento de rentabilidad, aumento de satisfacción de los clientes, disminución de costos y aumento de ingresos, son más importantes para los ejecutivos en la reingeniería que las metas de proceso tales como aumentar la precisión y la rapidez.

Desarrollo

¿QUE ES LA REINGENIERÍA?

Reingeniería es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales que los sustentan para optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización. Empecemos el examen de esta definición observando la definición de un proceso:

Un proceso es una serie de actividades relacionadas entre sí que convierten insumos en productos. Los procesos se componen de tres tipos principales de actividades; las que agregan valor(actividades importantes para los clientes); actividades de traspaso (las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente funcionales, departamentales u organizaciones); y actividades de control (las que se crean en su mayor parte para controlar los traspasos a través de las fronteras mencionadas):

 

Toda frontera crea un pase lateral y, por lo general, dos controles: uno para la persona que hace el traspaso y el segundo para la persona que reciba. Por tanto, cuanto más serpentino sea el flujo del proceso dentro de la organización es decir, cuantas más fronteras tenga que cruzar a su paso a través de una corporación mas actividades que no agregan valor se incorporan al proceso.

 

UTILIZAR LA TECNOLOGÍA EN LOS NEGOCIOS

Ha sido un problema creciente desde comienzos de siglo. En la actualidad, no solo existe confusión sobre cómo poner en funcionamiento la tecnología, sino respecto a cómo y cuándo aplicarla.

El costo de la utilización de las grandes unidades centrales de computo se ha justificado con cuidado, si bien parte de esa justificación se baso en la anulación de costos de nómina anticipados que nunca se ejecutaron. La aplicación de tecnologías de escritorios y en pequeña escala ha cambiado estas practicas ya que, generalmente, se adelantan pocos estudios cuando se compra un computador personal. Al reconocer esta situación, la gerencia se ha interesado más por la eficiencia de la tecnología de información. ¿Es una herramienta productiva o es un juguete?

Los estudios MIT, revelaron una relación entre los patrones de gastos en tecnología de información y mejoramiento en los valores mínimos de medida de las acciones de la empresa, lo cual indica que las compañías que gastan con precisión sus presupuestos de tecnología, obtienen más de la inversión. El factor de mayor importancia en el uso de computadores personales y la tecnología de oficina, en general, se manifestó como la relación entre la compra de sistemas de tecnología y la provisión de ayuda experta para los usuarios. Estos hallazgos añaden un respaldo empírico a la opinión ampliamente extendida de que lo importante no es cuánta tecnología se emplea sino qué también se aplica. Esta es la base para los beneficios que la reingeniería puede aportar al uso de la tecnología de los negocios, a través de las oportunidades que presenta para utilizar tal tecnología, luego, establecer la forma correcta para aplicarla en el trabajo.

UNA CLAVE PARA LA EFICIENCIA EN LOS PROCESOS DE NEGOCIOS

Aumentar la velocidad. La tecnología puede utilizarse para realizar una actividad en forma más rápida que una persona. Además, puede disminuir el tiempo empleado en la parte critica de un proceso.

Archivo y recuperación. La tecnología archivar información y recuperarla mas tarde con rapidez, organización capacidad de búsqueda necesarias, pero con costos crecientes para capacidades cada vez mayores. En esta área la tecnología puede realizar funciones que no pueden esperarse, de manera razonable, de ningún grupo de trabajo

Comunicaciones. La tecnología puede mover dat

é esta realizando con un conjunto de estándares, mientras se ejecuta el proceso o después que ha concluido. Así, pueden corregirse los problemas inmediatos que se detectan y la función de monitoreo puede someterlos a prueba nuevamente. Las estadísticas relacionadas con calidad, desempeño, uso de suministros y resultados del proceso pueden producirse y supervisarse por esta función.

Apoyo en la toma de decisiones. Los datos necesarios para la toma de decisiones de negocio pueden recopilarse y emplearse en una parte del proceso para ayudar al personal a tomar mejores decisiones.

Fabricación, manufactura y servicio de despacho. La tecnología puede desarrollar las etapas del trabajo actual en procesos de todo tipo.

Apoyo a las funciones de trabajo del proceso. La tecnología puede asesorar en diferentes formas a loa trabajadores para aumentar la velocidad y mejorar la calidad

Estas categorías son pocas, pero muchos productos y combinaciones de los mismos proporcionan al negocio las capacidades que cubre cada una de ellas. Sin embargo, ¿cómo seleccionara la gerencia la tecnología más apropiada? De otra parte, ¿cómo pueden evaluarse las propuestas de inversiones en tecnología? Las respuestas se hallan en la evaluación del aporte que cada producto tecnológico pueda hacer puesto que, en sí misma, la tecnología no tiene valor; sin conocerse el efecto preciso que tendrá en el trabajo no es posible evaluar su valor potencial. Si bien la mayor parte de los negocios utiliza tecnología de información, pocos cuentan con suficientes datos acerca de sus procesos de trabajo para analizar el impacto, razón por la cual, el beneficio de la tecnología en los negocios permanece aún hoy sin determinar

APOYO DE LA TECNOLOGÍA ACTUAL

ACTUALMENTE EXISTEN DOS TIPOS PRINCIPALES DE TECNOLOGÍA:

1-unidades centrales de computación o mainframes y 2-los computadores personales (PC) o de escritorio. Los primeros se utilizan mejor para procesar grupos de datos que están relacionados con un tipo de transacción de negocio: los mainframes, en especial, están mejor equipados para esta labor debido a su habilidad limitada para servir en un solo sitio de trabajo. En tanto, los PC se dedicaron a un usuario único y su software se ha especializado para trabajar con texto, gráficas y números, pero no con transacciones. En el futuro próximo, varios factores estrecharan las relaciones entre estas dos tecnologías, de modo que la tecnología de información de la próxima generación no será ni los PC ni los mainframes, sino que tendrá características de ambos.

La condición general de la tecnología de información de los negocios es saludable, en términos de inversión en tecnologías avanzadas; además, párese muy adecuada cuando se revisan las aplicaciones más exitosas. Sin embargo, por múltiples razones, el promedio de las empresa no esta en capacidad de contar con apoyo tecnológico para el trabajo que realiza en la actualidad. Así, mientras los costos de la unidad de tecnología disminuye, las inversiones aumentan y los retornos son cada vez más cuestionables. De igual manera los acumulados en el desarrollo de aplicaciones están creciendo a pesar da las mayores capacidades del nuevo equipo y del software respectivo. Los deferentes sistemas no trabajan muy bien entre sí; incluso, en algunas industrias, el desarrollo de nuevo sistema se ha detenido por completo.

Paradójicamente, no cabe duda de que a la mayor parte de los negocios le será imposible sobrevivir sin la tecnología, en general, y sin la tecnología de la información, en particular. Existe cierta justificación en la opinión de que los negocios sólo están evolucionando según el avance tecnológico se lo permite. Todos los éxitos palpables y los problemas que se pueden atribuir al uso de la tecnología en los negocios conducen a una conclusión: la tecnología, directamente en los procesos de negocios revisados, recomendándose con insistencia que el apoyo tecnológico se especifique durante el proyecto planteado bajo este enfoque.

DEFINIR EL APOYO TECNOLÓGICO EN LOS PROYECTOS DE REINGENIERÍA

El proyecto de reingeniería es el mejor lugar para definir la necesidad de información y de apoyo en tecnología de información, así como de nuevas tecnologías distintas da las de información. Los lugares donde puede aplicarse la tecnología serán evidentes para un experto en administración de computadoras cuando se analicen los diagramas de la actividad de negocio, creado para los procesos de negocio actuales.

Para proporcionar a los gerentes la orientación básica necesaria en el manejo de la tecnología de información. Se ha encontrado que para su trabajo, los gerentes de negocio no requieren conocimiento sobre computadores, excepto cuando necesitan utilizar sus propias computadoras personales con eficiencias.

El conocimiento en administración de computadores abarca las siguientes cuatro áreas:

1.- Capacidades. Qué puede hacer por el negocio cada tipo de información tecnológica. Es necesario conocer las capacidades funcionales específicas de las unidades centrales de computación, los mini computadores, los PC, los sistemas de comunicaciones, los sistemas de almacenamiento y otros, para tomar decisiones de administración en relación con el uso de la tecnología en situaciones de negocio.

2.- Limitaciones. Aunque poco discutidas, las limitaciones tecnológicas son el aspecto más importante ya que constituyen las fronteras de las capacidades de las tecnologías. Cuando las tecnologías llegan al limite de capacidad, qué funciones no se pueden realizar bien, qué tipo de cooperación se dificulta con otras tecnologías y qué dificultades experimentará el personal al emplearlas.

3.- Costos. ¿cuál es el costo total de comprar, instalar, aprender, utilizar, mantener y apoyar las tecnologías?

4.- Métodos. Los métodos mediante los cuales se utilizan las tecnologías, incluyen metodología de desarrollo de sistemas, enfoques de administración de centros de datos, métodos de contabilidad de costos y de acusación, método de administración de servicios administración de redes de área local y muchos otros.

El trabajo conjunto de la administración de computadores y la reingeniería aplicada a los procesos de negocios, es el comienzo del uso eficaz y controlado de al tecnología de información. Las actividades de posicionamiento brindarán una buena imagen del apoyo tecnológico actual, en donde se destacarán los aspectos relacionados con los sistemas de información. En esta etapa del esfuerzo se recomienda que un experto en tecnología de información se vincule al equipo del proyecto de reingeniería.

El análisis subsiguiente en las diferentes etapas y el desarrollo de planes tecnológicos eficientes hacen parte del proyecto de reingeniería:

1.-Valorar el apoyo de los servicios de información actuales y de la tecnología de oficina relacionadas con los procesos que se estudian.

2.-Encontrar las tareas y los subprocesos que tengan un rendimiento de información, especialmente critico, para la información y la tecnología de información,

3.-Determinar la forma de mejorar los procesos de negocios con la utilización de la tecnología de información y, además, cómo lograr los datos necesarios para lo toma de decisiones en los puntos críticos dentro del proceso.

4.-Definir la arquitectura da la tecnología de información, el apoyo tecnológico y los sistemas de información que se requieran.

5.-Implementar las tecnologías necesarias, utilizando los modelos de reingeniería como la base.

6.-Utilizar los modelos de reingeniería sobre una base rutinaria para controlar el flujo de información en la corporación.

EVALUAR LOS SISTEMAS ACTUALES DE INFORMACIÓN Y LA TECNOLOGÍA DE OFICINA

El primer paso en el aspecto tecnológico de la reingeniería de negocios es la evaluación de la información y de las tecnologías de oficina, actuales; evaluación que se basa en la información reunida durante el esfuerzo de posicionamiento y cuyo objetivo es establecer una guía básica para rediseñar un ambiente tecnológico y no para evaluar el desempeño del apoyo actual o la adecuación del personal vinculado a los servicios de información, personal que puede conducir buena parte del trabajador si su conocimiento técnico esta plenamente actualizado.

EVALUAR LA DOCUMENTACIÓN

La documentación para la aplicación de sistemas programados dentro de la compañía vararía de manera amplia. Sin embargo, en el común de los casos existirán, almenos documentos básicos como descripciones funcionales o definiciones disponibles de datos. Inclusive, la documentación más elemental. Puede ser útil el proyecto de reingeniería. Si los sistemas se han escrito utilizando descripciones estándar de proceso, pueden aportar una entrada valiosa a los archivos del proyecto. Algunas herramientas de la ingeniería de sistemas asistida por computador pueden brindar entrada directa a cualquier herramienta automatizada de reingeniería que se utilice.

La documentación de la tecnología actual puede incluir alguno de los siguientes aspecto:

Diagramas de procesos - diagramas de relación de datos - documentación del usuario - programas y diagramas de diseño de programas

EVALUAR LOS COMPONENTES DE LA TECNOLOGÍA ACTUAL

La siguiente etapa se fundamenta en la investigación del hardware y del software que se utilizan puesto que, si bien el enlace del interés del proyecto en el aspecto del software se limita a los sistemas de apoyo de los procesos donde se va a aplicar la reingeniería, todo el hardware utilizado por la corporación tiene un interés potencial.

Él mas alto nivel de diseño de la tecnología de información es la arquitectura tecnológica. Según los autores, todas las compañías cuentan con ella. Pero en pocas ocasiones la han formalizado, por tanto, puede que no exista una descripción de la estructura tecnológica de la información corporativa cuando se inicien los primeros esfuerzos de posicionamiento. En tanto uno de los objetivos del posicionamiento es la definición de esa arquitectura, esta se creara validara en cada esfuerzo.

La arquitectura describirá las principales categorías de la tecnología de la información y las relaciones entre ellas. Un experto deberá diseñarla para lograr la máxima ventaja posible de la tecnología existente y para brindar el movimiento más resistentes, cuando ellas lleguen a ser de utilidad. Aun cuando el trabajo que se dirige hacia el diseño de una arquitectura puede incluir aspectos técnicos complejos, los resultados deberán ser simples y comprensibles. Una de las funciones más importantes de la arquitectura es establecer el enfoque para que todas las partes de la compañía compartan datos y trabajen en forma interrelacionada, lo cual implica, de hecho, que el uso de los datos de la compañía debe influir en la arquitectura tecnológica.

-->[Author:CR]EVALUAR LA CALIDAD DE LOS DATOS

Unos de los fundamentos más importantes para el apoyo de la tecnología de información son los datos mismos. La calidad de éstos es, obviamente, de importancia básica si se tiene en cuenta que cualquier inversión en tecnología de información puede no tener ninguna recompensa o, lo que es peor, constituir un riesgo si los datos están errados.

Los datos cuya calidad debe evaluarse, incluyen no solo la información computarizada, sino todos aquellos que se utilizan en los procesos de negocios del proyecto, los cuales se encuentran en formatos, en las notas del departamento de marketing, en el equipo de producción automatizada, en algunos computadores personales aislados y en muchos otros puntos. La calidad de los datos que se encuentran en ciertos lugares puede ser difícil de determinar y, en consecuencia, depende de otras características diferente a la precisión como son el tiempo y la organización.

Para encontrar el problema de los datos debe comenzarse por considerar a los gerentes y al personal que utilizan la información en PC, cuyos reportes son fuertemente conscientes de los problemas de datos. En algunos casos, los sistemas mismos proveerán ayuda adicional en la evaluación de la calidad de tales datos, mediante revisiones especiales que dan por resultado informes acerca de la calidad de éstos.

Por lo general, corregir problemas de datos es más difícil que cambiar la forma como se transfiere la información original, ya que garantiza la calidad de los datos presenta los mismos desafíos que cualquier otro programa de mejoramiento de la calidad. Así, el mejoramiento de calidad de los datos exigir cambios básicos en la forma como se recopila la información, en el aspecto técnico del movimiento de datos y bases de datos modificarlas o nuevas, para archivos y recuperación. Estas actividades alteran los procesos de negocios mismos y deberán ser cubiertas por la estrategia de reingeniería. Por ejemplo, las pruebas de inferencia, en donde se comparan elementos críticos de los datos contra los valores de otros elementos de datos y no simplemente contra parámetros predeterminados, la cantidad de bienes despachados también debe ser superior al promedio; si esta relación no se comprueba en un test mensual de datos, el sistema deberá señalar que los datos están errados.

EVALUAR EL TRABAJO EN PROCESO

El área final de tecnología que se debe evaluar corresponde al trabajo que se realiza para mejorar los servicios de información de la compañía: trabajo en proceso, trabajo en ésta etapa de planeación y trabajo que sé a propuesto pero aún no se ha planeado. Esta ultima categoría, especialmente interesante, incluye aplicaciones genéricas, aplicaciones peligrosas y mantenimiento postergado.

Es necesario dar atención prioritaria a la implementación de un sistema de hardware o software y debe tomarse una decisión anticipada en cuanto a la continuación de estos esfuerzos. Además, si existen conflictos es posible modificar los esfuerzos que se están realizando para conformar el proyecto, en vista de que, en general, no es factible suspender los esfuerzos por servicios de información hasta que se conozca más acerca del esfuerzo de reingeniería. La decisión para detenerse o continuar se debe tomar y ejecutar; sólo ocasionará la pérdida del esfuerzo para continuar y luego cancelar los esfuerzos en una fecha posterior. Es frecuente considerar un nuevo sistema de información como una inversión sin utilidades en los procesos existentes; no obstante, éste puede ayudar el proceso de cambio dejando algunos procesos o datos bajo un mejor control; además, los nuevos sistemas tienden a ser muchos más fáciles de cambiar que los antiguos.

Las reservas de ideas, las respuestas, para sistemas que no se pudieron implementar, deben considerarse en detalle como una fuente rica en ideas para mejoramiento. Es frecuente suponer que las sugerencias no aceptadas están conformadas por ideas sin valor en dinero; sin embargo, muchas de las propuestas no aceptadas no se han consolidado por otras razones diferentes a la opinión generalizada de que la mayor parte de las compañías implementa con rapidez sólo las propuestas de alto impacto y bajo costo.

En algunos casos el costo de los cambios propuestos en los servicios de información era imposible de cubrir por la construcción o condición de los sistemas de computación existentes. Si estas ideas se cristalizan dentro del esfuerzo de reingeniería, pueden proporcionar beneficios significativos a muy poco costo.

ENCONTRAR ÁREAS GRÍTICAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

A medida que avancen los esfuerzos de Posicionamiento y reingeniería, tanto los diagramas de las actividades de negocios (bam) como los diagramas de relación revelarán requerimiento y oportunidades para el uso de información y tecnología. Los esfuerzos analíticos pueden servir para determinar las mejores formas de satisfacer los requerimientos y tomar ventaja de las oportunidades. Los resultados proveerán la base para el apoyo de la tecnología de información y, además, influirán en el diseño de los procesos de negocios.

USO DE LOS DIAGRAMAS DE LA ACTIVIDAD DE NEGOCIOS (BAM)

Los diagramas de la actividad de negocios son el primer lugar para buscar los puntos de los procesos en donde la información y la tecnología serán importantes. Los BAM de más alto nivel pueden identificar subactividades que tienen denominaciones similares a las de los sistemas de información más grandes en la compañía, sugiriendo que un gran sistema automatizado apoyará estas subactividades o todo el proceso. Sin embargo, los BAM de nivel de detalles aportarán información mucho más confiable sobre la naturaleza de los sistemas de información, los cuales serán el mejor apoyo para el proceso de trabajo. Dado que la tecnología puede y debe influir en el diseño de los procesos de negocios, el análisis de la tecnología debe hacerse al mismo tiempo que se diseñan los BAM, como parte del esfuerzo de reingeniería.

El analista del cambio debe conocer cuál información y cuál tecnología de apoyo puede brindar un BAM, antes de considerarlo. Los siguientes literales plantean los aportes de la tecnología al proceso de negocios:

Aumento de la velocidad.

Archivo y recuperación

Comunicación

Control de las tareas del proceso y mejoramiento de la calidad.

Monitoreo.

Apoyo en la toma de decisiones.

Servicios de fabricación y despacho los clientes.

Apoyo de las funciones de trabajo

La identificación de oportunidades para utilizar la asesoría tecnológica estará entre las metas primarias del analista quien, de manera adicional, identificará la necesidad de contar con información específica en cada punto del BAM. Las dos clases de requerimientos de tecnología (necesidades y oportunidades) que se identifican en el BAM deben obviamente ser compatibles y estar orientadas en conjunto por soluciones tecnológicas; junto a la aplicación, estos dos tipos de tecnología constituyen los puntos tecnológicos del esfuerzo.

En la práctica, es más fácil que el analista comience con los puntos de requerimientos de información porque son los más obvios. La información, empleada en los negocios, adopta diversas formas; la primera es la información operacional, aquella cuyo contenido no determina el flujo del proceso, pero debe manejarse de alguna manera. En forma análoga, los datos operacionales son como los materiales de producción en un proceso: contribuyen al producto pero no se utilizan en las decisiones. Por ejemplo, la información que constituye las facturas es la información operacional del proceso de cobranza, el cual coloca estos datos en forma de una cuenta (factura), pero no la considera ni toma acciones con base en tal información; los datos simplemente están en la cuenta y salen en ella.

A segunda forma de información se utiliza para las decisiones. A fin de definir muy bien los procesos, estas decisiones deben ser claras y tener criterios precisos, pero algunos procesos de negocios como el marketing y el desarrollo de nuevos productos pueden plantear decisiones confusas que requiere los de control que no deciden afirmativa o negativamente, sino que atienden a la cantidad; estos datos se utilizan en procesos de control como fabricación, ensamble, suministro de pedidos y despachos.

En la figura 8.3 se presenta un ejemplo de un diagrama de la actividad de negocios con las notas de un analista, en donde se identifican los puntos críticos de información y tecnología, y se mueven los usos potenciales de la tecnología, al igual que las entidades de información utilizadas por cada tarea en el proceso.

MEJORAR LOS PROCESOS DE NEGOCIOS EMPLEANDO LA TECNOLOGÍA

Cuando se han identificado la tecnología básica y los puntos de información del BAM, se da lugar a la etapa más importante, El analista sugiere, a través de la implementación de nuevas tecnologías, cambios en el proceso, cuyos objetos apuntan a simplificar el proceso, mejorar la calidad de los productos o servicios, reducir los costos del proceso, disminuir las demoras o establecer otras mejoras mensurables. Teniendo en cuenta que BAM incluye mediciones del desempeño y de los costos del proceso, deberá ser posible evaluar directamente el mejoramiento. Esto soluciona uno de los problemas más significativos, planteados por el uso de una nueva tecnología.

Los negocios: determinar la contribución de la inversión tecnológica. El método, en sí mismo, es muy simple: después del mejoramiento en tecnología los costos y los beneficios del proceso se comparan con los costos y beneficios del proceso actual o del proceso cuando estaba en su mejor configuración sin el mejoramiento tecnológico; las soluciones alternas de tecnología pueden compararse empleando esta misma metodología. Los métodos empleados para calcular los costos y la contribución a la rentabilidad de los procesos, mediante la utilización de los diagramas de la actividad, negocios, se analizan en el capítulo 7.

Los mejoramientos pueden lograrse en las operaciones y en los procesos de administración. Cada una de las formas como la información tecnológica puede apoyar los negocios (ya descritas) aporta un potencial para las mejoras, pero sólo un técnico experto que trabaje con el equipo de reingeniería puede juzgar en qué puede ayudar las tecnologías de información disponible. Los puntos para aplicar las mejoras se encuentran en donde se presentan actividades de información redundante y donde existen retrasos obvios como resultado de una errada ubicación de la información. Un buen ejemplo es un proceso de preparación de un documento que pasa por varias revisiones, en las cuales se producen varios cambios, reimpresión y redistribución. Si se realiza un mejoramiento tecnológico, el documento puede colocarse en un archivo con acceso a la red, de manera que todos los revisores puedan verlo de inmediato, así como sus respectivos comentarios.

Tan pronto como sé digitan, los cambios están disponibles constatándose de esta manera que con la aplicación de la tecnología el proceso completo puede reducirse de manera considerable al igual que los costos del papel y distribución.

Otra oportunidad para mejorar los procesos de negocios consiste en aumentar la eficiencia obteniendo información para decisiones, en punto son donde normalmente no se solicita información. En el BAM esta situación se verá como tareas que dirigen el flujo de trabajo hacia donde existe cierta información de decisión, en lugar de mover la información dentro de flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando los pedidos se envían para verificar a un grupo de crédito, el proceso o flujo de trabajo se mueve hacia los datos. En lugar de esto, la verificación del crédito puede introducirse en un sistema de tecnología (o, inclusive determinarse por adelanto con la tecnología), de modo que el pedido no salga nunca del departamento respectivo.

El proyecto de reingeniería puede visualizar los procesos de trabajo que contiene muchas soluciones tecnológicas alternativas y comparar los costos y beneficios resultantes. Las tecnologías propuestas y visualizadas no se limitarán a los sistemas tradicionales que el departamento de servicios de información de la compañía puede programar sino incluirá, además, los sistemas de tecnologías de oficina, las aplicaciones asequibles para los PC y los mainframes, las redes de área local, las redes amplias, las suscripciones a las bases de datos de información pública, servicios de noticias y, de hecho, el rango completo de las herramientas de tecnologías de información disponible. El proceso de modelamiento permitirá identificar las mejores soluciones tecnológicas.

DEFINIR LOS REQUERIMIENTOS PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

La reingeniería siempre debe utilizarse para definir los requerimientos de los sistemas de información. Un supuesto básico de la reingeniería dinámica aplicada a los negocios es la convicción de que los procesos de negocios y su apoyo tecnológico no pueden diseñarse por separados; por consiguiente, la reingeniería realiza para el trabajo involucrado en el desarrollo o compra de los sistemas de información. El análisis de requerimientos, la primera fase tradicional del desarrollo de los sistemas de información, se lleva a cabo mediante el proyecto de reingeniería; asimismo, los requerimientos para el apoyo tecnológico se detallarán en el diseño de reingeniería.

Los resultados del esfuerzo de diseño de la reingeniería dinámica aplicada a los negocios incluirán la completa definición de los requerimientos de apoyo tecnológico para el proceso. Es así como, para completar los sistemas descritos en el diseño de reingeniería, los analistas de los sistemas de servicios de información necesitan realizar las tares más técnicas de desarrollo de los niveles de especificación de detalles, definiendo la arquitectura de la información para el proceso, seleccionado los componentes de tecnología que se emplearán y, luego, programándolos e implementándolos.

DEFINIR LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN

Los diagramas de la reingeniería dinámica aplica a los negocios muestran los datos básicos que necesitan los procesos, dónde y quién los necesita. La siguiente etapa determina cómo se organizarán los datos desde el punto de vista tecnológico, es decir, la arquitectura de información. En breve tiempo esta función se ejecutará en forma automática, pero en la actualidad (1993)el hecho de no poder crear una definición de datos distribuidos constituye una de las limitaciones más significativas del diseño de bases de datos automatizadas. En la improbable circunstancia de que sea más efectivo mantener la información en un sistema de bases de datos (que implica automatizar toda la información), los productos de tecnologías están disponibles para aceptar la información como entradas en los diagramas de reingeniería y generar una base de datos por computador.

En general, un analista utilizará los diagramas de reingeniería, con las anotaciones de los usos de información, para establecer una arquitectura de información. La reingeniería dinámica aplica a los negocios, para usarlos métodos del desarrollo de los sistemas de relación (RSD), emplea un tipo especial de RSD, de diagrama de relación de interfaces jerárquica (es ingles, HIRD), para esquematizar la información básica, los sistemas y la arquitectura de tecnología. Con el fin de crear el HIRD, el analista examina los diagramas y ubica centros de datos tan cerca del trabajo como le resulte posible. Los requerimientos para compartir datos se satisfacen mediante acceso remoto o desplazando los datos hacia puntos centrales; de igual manera, la integridad de los datos y la s copias de respaldo (back up) deben también tenerse en cuente, durante la ubicación de los datos.

Esta habilidad para la distribución de datos y el procesamiento por computador está cambiando la manera como analistas y los diseñadores miran los sistemas. En el pasado, un sistema era un grupo de programas que se utilizaba como apoyo de una función común de negocios. En al contexto de la tecnología actual, es más probable que un sistema se defina como una base de datos o una agrupación de datos, asociados con otros programas dentro de un medio ambiente técnico.

DEFINIR LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA

El HIRD indica, además, las plataformas tecnológicas (el tipo de equipo de computación) en donde se hallan los datos y desde las cuales se construirán los sistemas. Esta arquitectura es más específica que las que la arquitectura de la tecnología corporativa ya que, mientras esta última puede indicar una posibilidad, el HIRD hace selecciones específicas. Sin embargo los dos diagramas no deben estar en conflicto; si un requerimiento muy nuevo o un avance tecnológico significativo necesita una arquitectura diferente para el proceso desde el que se diseño para la corporación, entonces la arquitectura corporativa deberá cambiarse formalmente.

El hird indicará las herramientas tecnológicas específicas, el hardware y el software que han de emplear en cada nivel de la estructura tecnológica y en cada computador, aunque no existe ninguna fórmula para esta determinación y a medida que avanza la tecnología, aumentan las opciones. Sin embargo, la arquitectura corporativa diseñada para garantizar la compatibilidad entre todos los componentes tecnológicos de la compañía y la habilidad para cambiar recurriendo a las modificaciones más avanzadas (state of the art.), encausará para cada proceso HIRD.

Si se necesitan nuevas capacidades tecnológicas, éstas se habrán propuesto durante el proceso de reingeniería y, generalmente, no presentarán problemas de elección para la construcción de los HIRD. En algunos casos no habrá ninguna razón técnica para escoger una tecnología en lugar de otra y, sólo en tales situaciones, los esfuerzos competitivos pueden determinar la elección. En general, la adquisición competitiva no es un buen enfoque para comprar tecnología, a pesar de la creencia muy extendida en sentido contrario.

¿ COMPRAR O CONSTRUIR ?

La definición de los sistemas de tecnología en el proceso de reingeniería, ayudara a determinar si es necesario construir o comprar un sistema. Es obvio que la cuestión surge sólo cuando en el comercio existe un sistema disponible que satisface un requerimiento de aplicaciones. Además ninguna compañía considerará la construcción de un software propio para los sistemas operacionales o para procesamiento de textos.

Al momento de tornar una opción, los resultados de reingeniería pueden ayudar a hacerlo, en dos formas: primero, los diagramas de reingeniería mostrarán los requerimientos de manera que podrán compararse con el software disponible en el mercado, brindando no solo los requerimientos funcionales para el sistema sino los requerimientos operacionales, es decir como utilizar el sistema en producción, lo cual permitirá una valoración más clara de las opciones en los sistemas de software. Segundo, los diseños de reingeniería mostrarán los aportes que se esperan de esta herramienta tecnológica, cuya habilidad será incuestionable si le otorga a la compañía una ventaja competitiva, ya que si alguien mas puede comprar el software ¿qué ventaja competitiva obtuvimos? En el pasado no se consideró la ventaja competitiva que podía lograrse con la compra del software, pero en la actualidad puede ser el factor más importante.

En la actualidad común de negocios, comprar software para aplicaciones de rutinas seguirá siendo una selección normal; Un buen ejemplo es el software de contabilidad básica. Sin embargo, la tendencia de aumento en el uso de software adquirido que comenzó en la década de 1970 parece haber completado su ciclo. Los nuevos desarrollos que disminuyen su costo según las necesidades del usuario, la ventaja competitiva que se convierte en un aspecto de interés creciente, y la reingeniería haciendo una gran parte del diseño, indican que la fabricación de programa de software bajo especificaciones se convertirá en la opción más común en la próxima década.

DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS DE PRESENTACIÓN

En años recientes, los diseñadores de sistemas se han concientizado de la importancia que tiene la presentación de los sistemas tecnológicos. Las nuevas tecnologías de escritorio han hecho presentaciones gráficas de las capacidades disponibles para el analista y el diseñador de sistemas. Estas capacidades gráficas han revolucionado la forma como la gente interactúa con los computadores y han producido sistemas más fáciles de usar y con mayor rapidez de aceptación. Así, la opción de la tecnología de presentación puede tener un impacto sobre el diseño de los procesos y ciertamente influirá en la implementación del nuevo sistema. Los métodos de presentación disponibles incluyen salidas para impresoras tradicionales, también o derivaciones, presentaciones que utilizan computadores personales y, otras, hechas directamente con equipos y computadores que desarrollan funciones del proceso de negocios.

En 1993, la opción más difícil en el diseño de apoyo de computación giraba en torno a utilizar terminales de lectura o como computadores inteligentes. La selección estaba predeterminada si la arquitectura de información ubicaba parte de las bases de datos en los PC. Sin embargo, dado que estos equipos no se emplean archivar datos, existen buenas razones para utilizar parte de su capacidad de computación en la administración de la presentación; un número creciente de buenas herramientas PC lo hace posible. Los factores determinantes serán la complejidad de interfaces entre los computadores y personal que los opera, y la capacidad de respuesta de la red; de tal manera que si la red es lenta debido a la necesidad de usar conexiones de larga distancia, el PC puede ejecutar buenas partes de la función de presentación de datos para mantener al operador disponible.

El diseño de presentación incluye la esquematización provisional de los formatos de pantalla actuales y el análisis de los mismos con que el equipo de reingeniería. Los formatos en pantalla y de informes brindarán especificaciones detalladas para los nuevos sistemas tecnológicos y darán al equipo un mejor sentido del nuevo proceso de negocio, desde el punto de vista del personal que en verdad realizará el trabajo. Además, es posible utilizar la técnica de prototipos para ayudar al diseño y comprobación de imagen de pantalla; sin embargo sería mejor dejar este tema a los técnicos en desarrollos de sistemas.

IMPLEMENTACIÓN

Cuando el proyecto de reingeniería maneje sus diseños en el departamento de servicios de información, buena parte del análisis y el diseño de sistemas, quizá todo, se habrá completado. El sistema estará listo para la implementación. Sin la aplicación de la reingeniería, las primeras fases de los esfuerzos de desarrollo de sistemas, resultaron la segunda parte más costosa de los sistemas de información durante los ciclos de vida, superados solamente por el mantenimiento que alcanza el 80%. Así pues, la programación, verificación e instalación, tares restantes, entre las primera fases y el mantenimiento, nunca demandaron la gran cantidad de esfuerzo y recursos que se pensó exigirán, puesto que cuando el esfuerzo del desarrollo de sistemas se reduce a estas fases, se torna manejable, puede disponerse de él riesgo se reduce también, casi al punto de quedar eliminado.

LA FASE DE PROGRAMACIÓN

Al utilizar la entrada desde reingeniería, los detalles adicionales agregados por métodos de diseño RSD y el apoyo automatizado dispuesto por un número de herramientas CASE, la fase de programación queda casi totalmente automatizada. Las herramientas CASE aportan los elementos necesarios para construir un programa a partir de los diagramas y las tablas del RSD y de la reingeniería dinámica. Los BAM contienen la lógica detallada del sistema, las acciones que los usuarios tomarán para ponerlo en funcionamiento y los escenarios en donde se van a poner a prueba. Las tablas de posicionamiento y las matrices contienen las reglas del negocio que se trasladarán al código del programa. Los diagramas de relación de datos incluyen las definiciones de los datos y las relaciones necesarias para crear bases de datos. Los HIRD describen la división del sistema entre las plataformas de tecnología (PC, mainframes, ect.) Por último, las definiciones de pantalla y de reportes contienen los formatos detallados para estos vehículos de entrada y salida.

Contando con todas las definiciones requeridas, el equipo de desarrollo de los sistemas está en capacidad de generar o codificar con mucha rapidez los programas necesarios. Las herramientas tecnológicas con que sé cuanta en la actualidad no pueden generar el 100% de los códigos de ninguna plataforma tecnológica o sistema de bases de datos y para algunas tecnologías no se podrá generar ningún código; Sin embargo, esta capacidad está en aumento. El código que no puede generarse, puede escribirse con relativa facilidad a partir de los diagramas RSD. La programación que utiliza los diagramas de estructura para definición constituye un enfoque establecido y deberá utilizarse en todos los esfuerzos de programación, incluso cuando no se utilizan herramientas CASE y no existen actividades de reingeniería o de posicionamiento de preparación. La mayoría de los departamentos de servicios de información tiene la capacidad para realizar bien este trabajo.

• REDISEÑO DE PROCESOS HABILITADO POR CAMBIOS TECNOLÓGICOS.

• En estos casos la necesidad y la motivación normalmente surgen porque se quiere eliminar alguna desventaja competitiva o bien agrandar una ventaja.

• El foco no es el negocio sino un proceso clave o una cantidad manejable de procesos.

• El rediseño abarca procesos operativos y administrativos y toma la estrategia como un insumo importante.

• La tecnología se elige después del rediseño pudiendo ser una solución ad-hoc o una aplicación existente en el mercado que cumpla con los requerimientos de los procesos rediseñado.

• No necesariamente se llega a cambios radicales.

• En muchos casos un proceso de mejora continua podría llegar al mismo resultado pero en mas tiempo.

• Tienen que hacerse muy rápido pero también son proyectos de largo tiempo (meses/años).

• Las inversiones que demandan son importantes.

• Hay riesgos de requerimientos de los participantes continuamente crecientes. Esta es una de las razones principales de retrasos o de extensiones en el tiempo.

• El cambio social, aunque parezca paradójico, es más difícil en estos proyectos que en las reingeniería puras.

• Las aplicaciones existentes en el mercado siempre se quedan cortas en el cumplimiento de requerimientos.

 

• IMPLEMENTACIÓN TECNOLÓGICA CON REDISEÑO DE PROCESOS IMPLÍCITO.

• Dado el avance tecnológico existen aplicaciones ya hechas que ofrecen mejores soluciones a las existentes en la empresa. La motivación para su posible implementación es la atractividad de dichas soluciones y las ventajas que puede ofrecer, no necesariamente estratégicas (mas exactitud, menos errores etc.).

• Ofrecen la opción de realizar una mejora importante en menos tiempo en comparación con un proceso de mejora continua.

• Estas aplicaciones contienen implícitamente (o "embeben") mejoras en procesos o en otras dimensiones.

• Tienen un riesgo alto de implementación mas no de diseño porque aunque tengan opciones estas tienen un límite.

• Requieren inversiones importantes.

• Normalmente se aplican en procesos operativos.

• Un error grave que se comete es pretender extender al máximo el alcance de la aplicación a procesos de mas alto nivel. Lo peor es pretender que se trata de una reingeniería.

• Los conflictos sociales dentro de la organización se pueden minimizar si el enfoque y alcance quedan muy claros.

• Requieren de tiempo; menor que el de los anteriores casos porque no se requiere tanta creatividad de diseño; la propia aplicación lo habilita (meses....).

 

• MEJORA CONTINUA.

• No se crea que esto es mucho más fácil y que no tiene muchos riesgos.

• En el corto plazo el riesgo definitivamente es menor, pero un programa mal llevado es lamentablemente tiempo perdido en el medio o largo plazo.

• Las mejoras son por naturaleza increméntales pero continuas e interminables.

• Pueden lograrse cambios importantes en mayor tiempo.

• Al final de una reingeniería, rediseño o implementación de una solución tecnológica, debe de instaurarse un programa de este tipo. Mas aún, la mejora continua es un imperativo independiente de los proyectos referidos.

• También requiere de inversiones aunque más distribuidas en el tiempo.

• Requiere de una organización, una mentalidad y una constante disciplina de trabajo.

• Tiene un mayor legado cultural -de largo plazo- que los otros proyectos mencionados alcanzable después de años de trabajo.

LAS FASES DE PRUEBA E INSTALACIÓN

Cuando los sistemas están diseñados para apoyar los procesos de negocios a los que se aplica un trabajo de reingeniería, todo entra en etapa de prueba. Los nuevos sistemas de verifican mejor sise rigen las normas de la reingeniería dinámica en lugar de aplicar los métodos tradicionales de desarrollo de sistemas. Los sistemas forman parte del proceso de prueba junto a los escenarios de prueba en concordancia con las funciones y el tiempo de los procesos de reingeniería de negocios. El aumento en los niveles de conocimiento detallado, desarrollados por la reingeniería, evita muchas de las sorpresas potenciales durante la verificación de los sistemas y aportar al usuario un completo marco de referencia en el cual evaluar los sistemas.

Sin embargo, la reingeniería no acorta la prueba de los sistemas de información, ya que al haber más elementos para verificar, la prueba puede ser más larga. En este sentido, puede considerarse en tiempo bien empleado, si tenemos en cuenta que las pruebas de los nuevos procesos no sólo asegurarán el apropiado funcionamiento de los sino la distribución de tiempo, la respuesta del sistema bajo la carga de producción total t la habilidad del sistema para alcanzar al total beneficio previsto.

El proceso de instalación, al igual que el de prueba, se facilita con la reingeniería. Tales ventajas se reflejan en los siguientes aspectos: el plan para introducir gradualmente el nuevo proceso de negocios incorporará la instalación de los nuevos sistemas de información, los usuarios tendrán un conjunto completo de nuevos procedimientos de operación; el medio ambiente de la reingeniería orienta los más serios problemas asociados, en el pasado, con la fase de instalación, entre ellos, el grado en que los sistemas cambian el trabajo de los usuarios. En un proyecto de reingeniería, tales cambios en el trabajo son el trabajo del esfuerzo; por ello, deberán estar bien planeados, bien administrados y totalmente afianzados en el personal, antes de la instalación de los sistemas.

MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS, BAJO LA REINGENIERÍA DINÁMICA

APLICADA A LOS NEGICIOS

Dado que el mantenimiento ha sido fase del ciclo de vida de sistema con él más alto nivel de costos, es apenas lógico que deba recibir la mayor atención cuando se trata de alcanzar la eficiencia. Las principales ventajas de las herramientas CASE se logran en esta fase, ya que si mediante estas herramientas los sistemas pueden generar a partir de los diagramas de diseño de su estructura, el mantenimiento puede diseñarse también basándose en este tipo de diagramas, ahorrando enormes cantidades de esfuerzo. La teoría CASE establece que si la labor de mantenimiento se conduce sobre los diagramas de diseños, éstos se mantendrán actualizados eliminando uno de los principales problemas de este trabajo.

La reingeniería va más allá del CASE en su impacto el mantenimiento de los sistemas de información; en primer lugar, reduce el componente de mantenimiento destinado a conservar los problemas en un nivel mínimo, debido a su más profunda definición de requerimientos y su verificación más eficaz. Este esfuerzo resulta en los sistemas actuales porque se construyeron sin un sistema base y no contaron con suficiente verificación. El segundo componente de la prueba, el mejoramiento de los sistemas, puede verse en dos formas: se ha facilitado en gran medida o se ha eliminado por completo. La reingeniería favorece ese mejoramiento al proveer un camino fácil para hacer cambios plenamente controlados en los procesos y en los sistemas de negocios. Éste es otro de la reutilización de los mismos modelos que se crearon para que el proyecto de reingeniería contara con sistemas amplios; reutilización de los modelos que beneficiará tanto como la primera aplicación de todas las herramientas de la reingeniería dinámica aplicada a los negocios.

La reingeniería considera en una forma más interesante que el mantenimiento quizá deje de existir. Después del primer ejercicio de posicionamiento y reingeniería, los sistemas y los procesos de negocios que emergen no tendrán un ciclo de vida mayor, en el sentido tradicional. Dado que la reingeniería se hará sobre una base de rutina, se aplicará al mismo tiempo en los sistemas de información; en consecuencia, estos siempre serán sistemas nuevos, nunca reparados o añadidos. Los costos de los nuevos sistemas se han reducido a una fracción de lo que pudieron ser debido al mejoramiento introducido con la reingeniería y con los CASE; indudablemente ello redundará en un gran aumento en el apoyo de esta área y el uso de sistemas antiguos y desactualizados podrá relajarse a la historia.

Una inversión multimillonaria en sistema s de computación que tomaron muchos años de desarrollo puede reemplazarse en unos cuantos meses a un costo modesto. Esta capacidad es otra razón para que descienda la cantidad de sistemas comprados; los costos internos con los cuales los sistemas comprados compiten, caerán verticalmente.

UTILIZAR LOS MODELOS DE DATOS DE REINGENIERÍA EN PRODUCCIÓN

Un beneficio inesperado de la metodología de la reingeniería dinámica aplicada a los negocios es el uso de los modelos de reingeniería en la operación diaria de los procesos de negocios modificados. Los modelos del proceso en sí mismo se utilizan para el control del proceso y como estándares de desempeño, según se describe en el capítulo siguiente. Los modelos de datos implementados en reingeniería y posteriormente en el desarrollo de sistemas que utilizan los métodos de desarrollo de los sistemas de relación, pueden apoyar la administración de los datos utilizados para controlar los procesos de negocios.

Los modelos de datos indican en dónde se halla la información, de manera que la necesidad ad-hoc de datos, necesidad que se encuentra en toda compañía, puede satisfacerse con más facilidad que cuando no se tiene los modelos. Los mismos modelos muestran el flujo esperado de datos, de modo que las comunicaciones puedan planearse y supervisarse bajo el control de las prioridades reales de negocios; estas capacidades no existen hoy.

Los modelos pueden usarse, además, como la base para la futura reingeniería y para el trabajo de sistemas en otras partes del negocio, donde se pueda realizar un trabajo similar o se puedan utilizar datos semejantes.

REINGENIERÍA EN LOS NEGOCIOS

 

Hoy en día, la reingeniería es un tema común en muchas empresas. Como toda actividad novedosa ha recibido diversidad de nombres, entre ellos, modernización, transformación y reestructuración. Sin embargo, e independientemente del nombre, la meta es siempre la misma: aumentar la capacidad para competir en el mercado mediante la reducción de costos. Este objetivo es constante y se aplica por igual a la producción de bienes o a la prestación de servicios.

 

  El reciente surtimiento de los esfuerzos de reingeniería no se basa en la invención de nuevas técnicas administrativas. Durante décadas, la ingeniería industrial, los estudios de tiempo y movimiento, la economía administrativa, la investigación de operaciones y los análisis de sistemas han estado relacionados con los procesos de negocio. El actual énfasis se debe casi por completo al reconocimiento reciente de una necesidad cada vez mayor de competir para que una empresa triunfe o, incluso, sobreviva en el mundo de los negocios.

 

La economía de mercados es la fuerza con mayor frecuencia motiva a la reingeniería. Los métodos de administración e ingeniería deben mantenerse a la par con las nuevas demandas del mercado. La mayor parte de las compañías no solo reconoce este hecho sino que esta emprendiendo acciones encaminadas a cambiar las rutas del pasado y a mejorar en todas las arreas.

 

  Las compañías ya han comprendido que la competencia cada vez mayor será el tema dominante en el mundo de los negocios, por lo menos, durante la próxima década. Las tres áreas en las que resulta esencial contar con una visión más amplios son los mercados de capital, la coordinación gubernamental y la planeación corporativa. Actualmente, tanto la búsqueda de negocios sólidos a corto plazo como las condiciones bajo las cuales se dispone de capital de riesgo, demuestran la falta de interés en desarrollar una ventaja competitiva a largo plazo.

 

 

¿SÉ ESTA PRESIONANDO A LAS EMPRESAS A CAMBIAR?

 

  No es una novedad decir que el mundo de los negocios está experimentando cambios fundamentales. Con todo, la transición de las empresas esta comenzando. El carácter y la extensión de los cambios están en duda; su naturaleza no se ha comprendido bien, pero el aumento de la competencia es claramente evidente.

 

Las compañías ya han comprendido que la competencia cada vez mayor será el tema dominante en el mundo de los negocios, por lo menos, durante la próxima década. EN respuesta a las presiones crecientes, muchas empresas han tratado de reducir sus costos para mantener su producto o el nivel de sus servicios en un nivel competitivo pero, en general, estos esfuerzos se han limitado a reducciones de staff y maniobran financieras con metas a corto plazo.

 

La presión para cambiar es real, se reconoce y sé esta tomando muy seriamente. Sin embargo, la respuesta ha sido limitada y no muy eficaz ya que lo más importante, la planeación a largo plazo como respuesta al aumento en la competencia, no es bastante evidente. Las tres áreas en las que resulta esencial contar con una visión más amplia son los mercados de capital, la coordinación gubernamental y la planeación corporativa.

Actualmente, tanto la búsqueda de negocios sólidos a corto plazo como las condiciones bajo las cuales se dispone de capital de riesgo, demuestran la falta de interés en desarrollar una ventaja competitiva a largo plazo. Los gobiernos de las naciones que son más competitivas apoyan el desarrollo industrial; el de Estados Unidos no esta entre ellos. Es muy importante comprender que la ventaja competitiva no vendrá por accidente en esta nueva era de los negocios; las corporaciones deben prepararse para enfrentarla, estructurarse para lograrla y continuar mejorando sus posiciones inclusive después de haberla alcanzado. Ninguna de estas tres áreas ha mejorado lo suficiente en las economías más antiguas del mundo, Tradicionalmente las mayores, desde que la nueva era de la competencia comenzó.

 

Al seleccionar productos o servicios específicos, han revisado sus procesos de negocios en diferentes direcciones para mejorar sus posiciones competitivas.

 

Él término reingeniería se deriva de la practica del desarrollo de sistemas de informacion.

Él término reingeniería puede ser erróneo porque implica que los procesos de negocios fueron producto del trabajo de ingeniería. Sin embargo, la mayor parte de los procesos de negocios es producto de una compleja serie de decisiones deliberadas y de evolución informal. Los procesos de negocios cruzan líneas organizacionales y el cambiar un proceso puede afectar a otros.

 

¿CÓMO CAMBIAR?

 

Algunas compañías progresistas han visto que su respuesta al desafío de la competencia debe ir mas allá de la reducción de los presupuestos. Han entendido que los cambios deben ser eficientes y que no solo deben disminuir los costos, sino que deben mejorar la calidad. Al seleccionar productos o servicios específicos, han revisado sus procesos de negocios en diferentes direcciones para mejorar sus posiciones competitivas. Este enfoque, que ha recibido el nombre de Reingeniería de negocios, aparece como la respuesta a la pregunta clave de cómo cambiar con los nuevos tiempos.

 

Él termino reingeniería se deriva de la practica del desarrollo de sistemas de informacion. Durante algún tiempo, quizás desde cuando los computadores incursionaron en los negocios, los profesionales de la tecnología han sabido que la mejor manera de utilizar los computadores consiste en usarlos para facilitar nuevos y mejores procesos de negocios antes que usarlos para automatizar los antiguos procesos. Por una afortunada coincidencia, los encargados de desarrollar los sistemas de informacion comenzaron a hacer progresos al implementar la reingeniería de los procesos de negocios cuando la necesidad de la misma se convertía en una prioridad. No obstante, la aplicación de la reingeniería no se basa necesariamente en la implantación de un nuevo sistema de tecnología de informacion.

  Él termino reingeniería puede ser erróneo porque implica que los procesos de negocios fueron producto del trabajo de ingeniería. Sin embargo, la mayor parte de los procesos de negocios es producto de una compleja serie de decisiones deliberadas y de evolución informal. Estos no se han diseñado creado por profesionales, cuyo proceso haya estado determinado por las especificaciones del diseño mismo. Quizás ingeniería administrativa es una mejor expresión pero, de hecho, no es de uso general.

En su actual etapa de desarrollo, la reingeniería, para ser eficaz, implica un alcance amplio y su implementación exige mucha destreza, lo cual constituye su aspecto más problemático. Los procesos de negocios cruzan líneas organizacionales y el cambiar un proceso puede afectar a otros. La reingeniería requiere expertos en trabajo de personal, ingeniería industrial y económica, el marketing, tecnologías de diferentes clases y, de hecho, en puerta, que conduce a muchas otras, y son pocos los gerentes que han visto que hay detrás de esas otras puertas.

 

 REINGENIERÍA EN LA TELEINFORMATICA

Es muy frecuente relacionar la reingeniería de los procesos de negocios con los servicios de información, sin embargo, es necesario aclarar que no se trata de una actividad de computación. Algunas técnicas de reingeniería proceden de la experiencia en el desarrollo de los sistemas de información, mientras que otras surgen de la ingeniería industrial y otras ciencias administrativas. En este sentido, muchos proyectos exitosos calificados como de reingeniería han sido proyectos de sistemas de información en los cuales se ha aplicado, en sierra medida, la reingeniería a los procesos de negocios. Los nexos entre reingeniería y servicios de información pueden llevar a la conclusión errónea de que pocisionamiento y reingeniería son metodológicas de la tecnología de información cuando, en realidad, son actividades de negocios. Es importante separar los conceptos de computación y de reingeniería; los proyectos de reingeniería deberán ser responsabilidad de los directores ejecutivos y de los gerentes de línea, y no del departamento de servicios de información de la compañía.

 

Si bien la reingeniería no e un asunto de la tecnología de información, la empresa misma depende en gran parte de las computadoras. Por tanto, la aplicación de esa tecnología con el fin de mejorar la operación, se considerara por lo general en los proyectos de reingeniería, dado que, en la practica, este tipo de proyectos examinan procesos de negocios en los cuales es frecuente descubrir nuevas y mejores aplicaciones para la informática y la tecnología. Además, la reingeniería en particular puede relacionar, en forma directa, el uso de la tecnología con los procesos de negocios. Por ello es apenas lógico que la tecnología de la información se emplee para contribuir al esfuerzo de reingeniería, mas si se tiene en cuenta que este novedoso enfoque hace énfasis en el uso de modelos automatizados de los procesos de la empresa y en las herramientas automatizadas que apoyan el pocisionamiento.

 

La tecnología de la información es un factor en todos los niveles del modelo de cambio (figura 1) así el apoyo de la tecnología actual y el diseño de una arquitectura total de la información corporativa se encuentran en el nivel de posicionamiento; los requerimientos para los nuevos sistemas de computación se desarrollan en el de reingeniería; la compra y la programación de nuevos sistemas en el de infraestructura, y su implementaron y aplicación en las operaciones.

EL LADO OSCURO DE LA REINGENIERÍA

<TBODY>Luego de un auge inicial, la reingeniería ha sido cuestionada internacionalmente por diversas razones. A mitad de la década, las empresas invertían en reingeniería cerca de 50 mil millones de dólares; hoy, en cambio, su popularidad ha experimentado un fuerte descenso en Estados Unidos.

«No ha sido la panacea prometida para los males empresariales», señala Patricio Donoso, experto chileno, en un reciente artículo.

No son pocos los expertos que ya cuestionan su idoneidad y es cada vez más extensa la relación de casos frustrados de reingeniería. Las causas son muchas: desde la forma en la que se aplicó el proceso hasta la escasa viabilidad de un sector económico.

Objeción de fondo. Pero en realidad los cuestionamientos de fondo giran en torno a una razón esencial: el olvido de la dimensión humana. Cientos de miles de individuos enfrentaron las consecuencias de estos procesos y la sola mención del término adquirió una oscura connotación para funcionarios y trabajadores.

Peor aún, en reiteradas ocasiones quienes quedaron en las empresas no estuvieron suficientemente preparados para desempeñarse en las nuevas actividades. Y en la mayoría de casos, las tareas ejecutadas sufrieron un incremento en su dificultad excesivamente radical, que desembocó en el aumento de las tensiones internas, la disminución de la calidad de vida y la multiplicación de las ausencias por enfermedad.

Todos estos factores complican el logro de las metas fijadas. Más aun, se han generado diversos conflictos sindicales que han conducido a varias experiencias directamente al fracaso, mientras que en otros casos han complicado la relación entre altos ejecutivos y gremios laborales.

Más allá de la reingeniería. De hecho, según el experto norteamericano Louis Stoddard, los proyectos exitosos no se imponen a un personal confuso y atemorizado.

No se predica místicamente la reestructuración como un dolor inevitable para expiar los errores de la empresa. Tampoco se sigue al pie de la letra las indicaciones de un consultor externo. Por el contrario, se debe convocar a la participación de la gente desde el primer día.

En realidad, el propio Michael Hammer admitió a finales de 1996 los límites de la reingeniería. Ha reconocido así que está lejos de ser la fórmula mágica y universal que a inicios de la década prometía convertir en exitosa a cualquier organización que se animara a practicaría. No obstante, ha resaltado el significativo poder del instrumento «reingeniería».

Para el futuro, Hammer ha pronosticado el reinado de los procesos. En su última obra, Más allá de la reingeniería, predice que luego de la reingeniería será el turno de las organizaciones centradas en los procesos.

Bibliografía.

Reingeniería: Como aplicarla con éxito en los negocios.

Daniel Morris y Joel Brandon

www.areaint.com

www.arnkis.es

www.geocities.com

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