CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR

Como no debe descuidarse ningún aspecto en alguna actividad protocolar, la correspondencia es muy importante, ya que implícitamente habla de la persona que la envía y nos da una imagen positiva o negativa de ella. Además de esto, existen diferentes tipos de correspondencia según la actividad a la cual se refiera y según el grado de formalidad que implica.

El ceremonial establece que el estilo de la correspondencia protocolar varía conforme el nivel de las personas que participa de ella y sus propósitos.

Las comunicaciones pueden ser de diverso tipo, pero las más comunes, son: la nota protocolar, la esquela y la tarjeta de invitación.

A continuación, daremos una reseña de cada tipo de correspondencia protocolar.

NOTA PROTOCOLAR

Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado.

También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides (sucesos especiales de algún día) o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos; y para expresar una condolencia.

ESQUELA

Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para:

-Agradecer atenciones recibidas

-Aceptar una invitación

-Excusarse por no poder asistir a ella

-Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos

-Para expresar una condolencia

TARJETA DE INVITACION

Es una comunicación formal, impresa en cartulina o en algún tipo de papel más grueso y con presencia, por lo general de tamaño sobre comercial, que lleva impreso el logotipo de la institución y establece un compromiso entre invitante e invitado.

Normas protocolares generales que debemos considerar al enviar tarjetas de invitación:

• La invitación de una acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.

• El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles, como mínimo, y veintiún días, como máximo.

• Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseños adecuados, reservando espacios relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano, como nombre del destinatario, hora y clase de reunión y demás pormenores que sean del caso.

• Toda invitación -sea tarjeta o nota protocolar- debe redactarse en tercera persona.

• La jerarquía del invitado determinará el modo de formular la invitación.

• Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.

• La respuesta a toda invitación que la solicite según la fórmula S.R.C. (Se Ruega Contestar), debe darse en el término de 48 horas o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.

• Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para recordar”, “To remind”, “Pour mémoire” o las iniciales “P.M.”), cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (“S.R.C.” o “R.S.V.P”).

• Para las comidas y almuerzos formales debe procurarse siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el equilibrio y distribución de la mesa.

• Para banquetes, comidas y otros actos formales es imprescindible llegar con exactitud a la hora indicada.

• Para los cóctel y vino de honor, en que se señala la hora de inicio y de término, el invitado deberá llegar y retirarse de ellos dentro de las horas señaladas.

• En aquellas invitaciones en que señalan el tipo de vestimenta que deberá usar el invitado, se debe prestar atención a los trajes de ceremonia:

• De noche: Frac se indica con la mención “Corbata Blanca” o “White Tie”. Las señoras deben usar traje largo y elegante.

• Smoking: Se indica con la mención “Corbata negra” o “Black Tie”. Las señoras también deben usar traje largo y elegante.

• De día: “Jaquette” (Chaqué) Frac con chaleco negro y corbata blanca para ciertos actos oficiales muy solemnes. Las señoras deben usar un traje elegante.

• En algunos casos es usual el llamado “Media Etiqueta”, que consiste en

pantalón rayado, chaqueta negra y chaleco negro.

• Cuando en las invitaciones no se haga ninguna indicación o se señale “Traje de Calle”, debe usarse ropa oscura y calzado negro, especialmente para almuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menos que la costumbre nos indique otro vestuario. Las señoras deben usar traje de dos piezas o camisero.

FELICITACION

Existen diversos motivos que originan una esquela o nota protocolar de felicitación. Entre las más usuales, se puede mencionar:

• Efemérides o aniversarios institucionales.

• Nombramientos o ascensos.

• Distinciones.

• Onomásticos.

Otras notas protocolares son los agradecimientos, saludos y condolencias, que expresan fundamentalmente sentimientos.