PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SEGUNDO A

BOGOTA

U. C.M.C.

FACULTAD DE ADMINISTRACION Y ECONOMIA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS COMERCIALES

1. PROCESO DE PLANEACIÓN

1.1. MISIÓN

C.I. C.I. Radical Faith Ltda. es una empresa dedicada a la comercialización de prendas de vestir femeninas y masculinas, que pretende promover la exportación de productos Colombianos en los mercados externos basados en calidad, diseño y excelente confección, ofreciendo a nuestros clientes un concepto de moda y un estilo de vida actual reflejado en nuestras prendas.

Mediante el desarrollo de sistemas organizacionales y productivos se aspira a un continuo perfeccionamiento comercial, encaminado a la formación integral del oferente, dando a conocer productos con óptimas condiciones.

La empresa orientará su actividad al cumplimiento estricto de las normas jurídicas y éticas para con el Estado, clientes, empleados, competencia y la comunidad en general, haciendo uso de valores adquiridos tales como respeto, eficiencia, honestidad, responsabilidad, pro actividad, humanización, siempre ofreciendo y brindando lo mejor de cada uno de los componentes de ésta, cuidando y preservando los recursos naturales y el medio ambiente.

1.2. VISIÓN

C.I. C.I. Radical Faith Ltda. busca ser la compañía de mayor reconocimiento en el sector de la comercialización de prendas de vestir, basada fundamentalmente en la excelencia y construcción de referentes económicos y éticas que promuevan tanto el desarrollo del país como la continua satisfacción de necesidades, posicionándose en el mercado nacional e internacional como una compañía líder y pionera en cuanto a innovación, comodidad, calidad, diseño y precios.

1.3. OBJETIVOS GENERALES

El objetivo general de la empresa es la compra de productos colombianos a fabricantes nacionales, logrando venderlos y posicionarlos en los mercados externos, con el fin de ir creando para la empresa un capital de trabajo sólido, destinando una parte para invertir en planes de promoción como la participación en misiones comerciales y viajes de negocios, publicidad, marca propia entre otros, que logren incrementar el número de clientes y la presencia de nuestra empresa en los diferentes países.

1.3.1. A Corto Plazo

• Buscar el posicionamiento de la marca C.I. Radical Faith, tanto a nivel nacional como internacional que le abra las puertas y permita un mejor ingreso a los mercados internacionales.

• Propiciar un marco normativo y de fomento adecuado para el desarrollo de la moda en Colombia.

• Competir dentro de los mas altos niveles de transparencia comercial con prendas de la más alta calidad.

• Basar nuestro mercado en la eficiencia y ética profesional, para lograr un posicionamiento sólido en los mercados nacionales y extranjeros.

• Generar empleo de una manera directa e indirecta.

• Incrementar el capital de trabajo y recursos financieros.

1.3.2. A mediano Plazo y Largo Plazo

• Fortalecer la imagen institucional, nacional e internacional de C.I. C.I. Radical Faith Ltda.

• Realizar misiones comerciales en los países escogidos como mercados potenciales.

• Participar en Ferias Comerciales a nivel nacional.

• Venta directa a través de la colonia colombiana en el exterior.

• Fidelización de la clientela.

• Ser una Comercializadora de sus propios productos en los mercados externos, contar con sucursales en cada uno de los diferentes países y una completa red de contactos y representantes en ellos.

1.3.3. A largo Plazo o “ESTRATEGIAS”

1.3.3.1. Estrategia de ventas

• Participar en ferias internacionales, para ventas directas al publico y el establecimiento de contratos comerciales.

• Realizar campañas de publicidad a través de medios impresos (revistas reconocidas, catálogos) en los países de interés y la participación en ferias de gran reconocimiento en dichos países.

• Mantener la calidad permanente en la distribución de nuestros productos, ofreciendo buenos precios y cumplimiento, para que nuestros compradores sean fieles clientes y gusten del producto.

• Ventas por catálogo, basándonos en el la excelente calidad, el buen gusto, la tecnología, una diagramación actual y un sistema ágil para el envió de pedidos de nuestros clientes.

• Tener en cuenta las temporadas comerciales de cada país (ej: día de la madre, el padre, san Valentín) para aplicar descuentos en los productos e incentivar la compra de los mismos.

• Realización de estudios de mercadeo periódicamente con miras a nuestra expansión, exploración de nuevas áreas de comercialización y aceptación del producto en la comunidad.

• Se realizaran campañas de promoción de nuestras prendas con previo acuerdo de nuestros proveedores donde se crearan campañas de divulgación y mercadeo de los mismos.

1.3.3.2. Estrategias de personal

Crear capacitaciones e inducciones para enriquecer la actividad del empleado; además promover espacios recreativos, culturales y psicológicos en busca de un desempeño eficaz para lograr los objetivos comunes en la organización, a su vez está encaminado a que el trabajador establezca el sentido de pertenencia y permita el mejor desarrollo de su labor.

1.3.3.3. Estrategias financieras

Manejaremos tres cuentas corrientes en cada ciudad una de ellas para el pago a proveedores, otra dirigida a el pago de obligaciones para con el estado y otra para el pago de nómina y posibles préstamos a nuestros trabajadores; esto con el fin de cumplir oportunamente con las cuentas por pagar.

1.3.4. Objetivos Generales del Departamento Administrativo

• Conformar una planta administrativa calificada que le permita a la compañía ir acorde con sus objetivos.

• Fortalecimiento del capital social de la empresa a través de la capitalización o el ingreso de nuevos socios.

• Analizar el punto de equilibrio de la compañía.

• Adquirir y administrar los fondos necesarios, con el objeto de cubrir los costos de distribución, administración y publicidad, sin pasar por impedimentos y falta de los mismos.

1.3.5. Objetivos Generales del Departamento Comercial

• Estructurar un sistema de distribución adecuado en los países de destino y en el territorio nacional.

• Contar con una gran lista de proveedores de prendas intimas de la mejor calidad.

• Ser los mejores representantes de ventas, conocedores del mercado en los países de destino.

• Promover nuestros productos y darle soporte comercial a los mismos.

1.4. OBJETIVOS ESPECIFICOS (METAS)

• Aumentar las utilidades de la empresa y fortalecer las diferentes divisiones, especialmente la comercial, con un incremento en su presupuesto del 5% el primer año, un 25% el segundo año, un 35% en el tercer año y un 45% en el cuarto año; metas proyectadas para un período de cuatro (4) años.

• Incrementar las ventas en un 12%, para el primer semestre.

• Reducir los costos administrativos en un 5% y los operativos en un 4%, por mejor utilización del los recursos.

• Incrementar la participación en el Mercado Nacional en un 25% al finalizar el segundo año de operaciones de la empresa y de un 15% en ventas en el exterior.

• Realizar operaciones en conjunto con cuatro (4) empresas del sector, para apoyar nuestra labor comercial.

1.5. POLITICAS

• Política de Atención al Cliente

Servir, asesorar y complacer a nuestros clientes, de manera que queden satisfechos con nuestros productos , ya que ellos son los que hacen posible que la empresa crezca y se consolide en el mercado.

• Política de Mercado

Comercializar prendas de vestir de optima calidad, logrando el reconocimiento a nivel nacional e internacional, llegando a todo tipo de compradores.

• Política de Calidad

Establecer contactos con proveedores que manejen los mejores insumos y materias primas en la elaboración del producto que nos dedicamos a comercializar, efectuando un control permanente sobre calidad de los mismos.

• Política Financiera

Establecer diferentes tipos de crédito en la adquisición de nuestros productos para nuestros clientes y distintas formas de pago con nuestros proveedores.

• Política de Control de recursos físicos

Administrar adecuadamente los recursos físicos de la organización de manera que podamos hacer uso de ellos en el momento pertinente.

• Política de Bienestar

Capacitar periódicamente a nuestros empleados, brindándoles seguridad, sentido de pertenencia y eficiencia de manera que puedan cumplir los objetivos del área en que se desempeñen.

1.6. PROCEDIMIENTOS

Proceso de Comercialización

Establecer contacto con el proveedor

Selección de mercancía a adquirir

Revisión de la calidad de la misma

Negociación de la mercancía

Compra de la mercancía

Establecer contacto con el cliente

Negociación de la mercancía

Distribución a nuestros clientes en el territorio nacional y en el extranjero

Proceso de Selección de Personal

Requerimiento

Reclutamiento

Selección

Contratación

Inducción

Remuneración

Capacitación

Higiene y Seguridad en el trabajo

Programas de bienestar de personal

Seguimiento y Control de personal

Programas de desvinculación

Proceso de Otorgamiento de Crédito:

Fotocopia del NIT de la Empresa

Referencia de Empresas proveedoras en donde se de fe del cumplimiento con sus obligaciones

Extractos bancarios de los últimos 6 meses

Fiador

1.7. REGLAS

• Horario de trabajo:

Personal de sede administrativo de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 PM y de 1:00 PM a 6:00 PM.

Representantes de ventas de lunes a sábado de 8:00 AM a 12:00 PM y de 1:00 PM a 5:00 PM.

• Obligaciones del Trabajador:

La utilización de carné en un lugar visible que lo haga partícipe de nuestra compañía.

Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.

Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural, los instrumentos y útiles que se le hayan facilitado.

Reportar e informar inmediatamente al Jefe inmediato cualquier daño, falta o accidente que le ocurra a los elementos, instalaciones o materiales de la empresa.

• Obligaciones de la Empresa:

Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de protección contra los accidentes y las enfermedades profesionales, en forma que garanticen razonablemente la seguridad y la salud.

Pagar la remuneración pactada en las condiciones, periodos y lugares convenidos.

Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad.

Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos.

• Se prohíbe a los trabajadores:

Sustraer de la Empresa los útiles de trabajo o mercancía sin permiso de la empresa.

Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo influencia de narcóticos o drogas enervantes.

Faltar al trabajo sin justa causa.

Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución de trabajo, suspender labores, promover suspensiones intempestivas de trabajo.

Incumplir órdenes e instrucciones de los superiores.

Salir de la Empresa durante las horas de trabajo sin permiso expreso y escrito del superior respectivo.

Crear o alterar documentos para su uso personal.

• Se prohíbe a la Empresa:

Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político o dificultarles e impedirles el ejercicio al derecho de sufragio.

Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los trabajadores o que ofenda su dignidad.

1.8. PRESUPUESTOS:

• Capital Inicial: $40,000,000.00 divididos en 2 partes sociales, aportadas por las Socias Liliana Chingaté y Diana Cárdenas c/u de $20,000,000.00

• Presupuesto de Obligaciones: actualmente contamos con $11,000,000.00 en nuestra cuenta del banco de Bogotá destinado para el pago de proveedores.

• Presupuesto de Cartera: contamos con una cartera morosa de $10,000,000.00 la cuál se aspira a recuperar el año en curso, mediante programas de cobro coactivo.

• Presupuesto de inversión: se manejará de acuerdo al porcentaje de ventas de la compañía, de esta manera se destinaran un 20% de las ventas semestrales para el mejoramiento de la planta física, y para la adaptación de una red sistemática interna que este acorde con la tecnología.

• Presupuesto de personal: mensualmente la empresa posee gastos de nomina por un valor de $6,550,000.00 , los cuáles se recaudan con las ventas de la compañía.

• Presupuesto de Inventario: actualmente contamos con $24,000,000.00 representados en mercancía para la venta y 33,000,000.00 en recurso físico.

2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Para darnos a conocer en el mercado e incrementar las ventas, comenzamos por la repartición de volantes, catálogos, la participación de desfiles de modas en los diferentes eventos de concurrencia social y la construcción de diversos almacenes en puntos estratégicos en la ciudad de Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Santa Marta y Cartagena y en el exterior, en Miami, Venezuela, México y Brasil en donde se encuentran nuestras principales sedes a nivel nacional y en el extranjero.

En cada una de las sedes de nuestra empresa contamos con un Administrador que coordina, dirige y controla dichas actividades para el cumplimiento de los objetivos y mensualmente pasa un informe con resultados de las tareas desempeñadas por cada uno de los empleados, además la estadísticas de ventas para aplicar los correctivos correspondientes a las posibles fallas que se presentaron durante el periodo.

Nuestro proceso de conformar los diferentes departamentos y que hacen parte de la estructura orgánica de nuestra empresa está dada por una agrupación organizacional territorial o geográfica debido a la diversidad de sedes ubicadas en varias ciudades a nivel nacional y en el extranjero (ver anexo No. 01).

Con la creación de una departamentalización de tipo territorial o geográfica hacemos énfasis en mercados y problemas locales, mejoramos la coordinación de cada región y aprovechamos las economías de las operaciones locales.

Para un mayor control en nuestra empresa de todas las actividades existe una coordinación de tipo vertical puesto que existe una total conexión entre las dependencias una subordinadas de otras para lograr así una mayor eficacia en el cumplimiento de objetivos a nivel de cada región.

Anualmente realizamos un cronograma de actividades para coordinar la ejecutoria de las tareas programadas por nuestra organización. (Ver anexo No. 02).

3. PROCESO DE INTEGRACIÓN DE PERSONAL

INTEGRACIÓN DE PERSONAL

C.I. Radical Faith Ltda, dentro de su estructura cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados, conocedores de los más exigentes métodos de selección del actual mercado laboral.

INVENTARIO DE CARGOS

1. Gerente

2. Contador

3. Revisor Fiscal

4. Recepcionista

5. Jefe de Cartera

6. Representante de Ventas

7. Mensajero

Nuestro PROCESO DE SELECCIÓN de personal inicia un trabajo conjunto encaminado a determinar cuáles serán las características que deben poseer los candidatos para ocupar el puesto que se pretende cubrir. Esto nos lleva desarrollar el perfil de exigencias del puesto de trabajo. Este proceso lo llevamos a cabo teniendo en cuenta tanto las exigencias del puesto, como nuestra cultura organizacional, metas y objetivos de la empresa, así como otros factores relevantes. Así obtenemos el "perfil del puesto" al que tendrán que ajustarse los candidatos seleccionados.

PERFIL GERENTE

• Experiencia dirigiendo empresas de tipo comercial

• Capacidad para trabajar en equipo.

• Habilidad para las relaciones interpersonales.

• Que cuente con buenas herramientas de comunicación.

• Facilidad para desempeñarse en contextos ambiguos y cambiantes.

• Pensamiento global

• Cualidades de iniciativa, auto confianza, liderazgo

Edad : Entre 25 y 45 años

Experiencia laboral: mínimos 2 años en el sector de Comercializadoras internacionales

Idiomas: inglés hablado y escrito

Estudios: Profesional en Administración de empresas con especializaciones

PERFIL CONTADOR

Profesional en contabilidad

Edad: entre 25 y 50 años

Experiencia laboral como Jefe de Contabilidad, mínimo de 2 años

Conocimientos en paquetes contables, manejo de sistemas, costos, estados financieros, declaraciones de renta, impuestos.

RASGOS DE PERSONALIDAD: Excelentes relaciones interpersonales; alto nivel de percepción, análisis y atención; capacidad para el manejo numérico; buen nivel de liderazgo; alto nivel de compromiso y actitud de servicio.

PERFIL REVISOR FISCAL

Edad: Entre 25 y 50 años

Estudios: Contador público, indispensable especialización en revisoría fiscal.

Mínimo 2 años de experiencia en el cargo

Preferiblemente con conocimientos en empresas comerciales

PERFIL REPRESENTANTE DE VENTAS

Edad: Entre 25 a 40 años

Profesional en administración de empresas o carreras afines

Experiencia comprobada en ventas

Experiencia y habilidad para establecer un buen nivel de relaciones con personas de diferentes sectores

Persona responsable , con excelente presencia, capacitada profesionalmente en ventas, con excelente manejo de relaciones interpersonales, manejo de grupo, creativo, dinámico, alta capacidad de negociación mostrando resultados. 

Buen manejo de paquete Office y dominio del idioma inglés

PERFIL RECEPCIONISTA

Edad: entre 20 y 35 años

Experiencia: mínimo un año como recepcionista en empresas del sector comercial Manejo de conmutador.

Excelente presentación personal, facilidad para establecer relaciones interpersonales, manejo de correspondencia y actitud de servicio al cliente. Bilingüe indispensable 100 %.

Debe de estar adelantando estudios universitarios  

PERFIL JEFE DE CARTERA

Edad: Entre 25 y 40 años

Responsable por el recaudo de cartera, estudios de crédito, análisis financiero, conocimientos en sistemas.

Profesional en contaduría publica o admón. de empresas mínimo tres años de experiencia en empresas del sector real 

PERFIL MENSAJERO

Edad: entre 18 y 30 años

Bachillerato Terminado preferiblemente que este adelantando estudios universitarios

Persona honorable, con alto sentido de pertenencia hacia la organización, dinámica, responsable, y con deseos de superarse

Tras esta fase, continuamos con el RECLUTAMIENTO, es decir, la búsqueda de candidatos que potencialmente puedan responder a las exigencias determinadas en la etapa anterior. En nuestra empresa manejamos el reclutamiento cuando determinando la vacante, pretendemos cubrirla con candidatos atraídos por las siguientes técnicas

• Contactos con sindicatos y otras organizaciones laborales.

• Contactos con universidades e instituciones tecnológicas

• SENA

• Anuncios en periódicos y en revistas.

• INTERNET: Portales de empleo, listas de correo, grupos de noticias, Anuncio en el "sitio WEB".

El objetivo es contar con un número suficientemente elevado de candidatos que permita asegurar que, entre ellos, se encuentran personas adecuadas al puesto. Este reclutamiento debe ser amplio, pero teniendo en cuenta que el objetivo es contar con personas que presenten perfiles interesantes.

El reclutamiento para los cargos mencionados anteriormente, se llevo a cabo el día 8 de Enero del presente año, se recibieron un total de 889 hojas de vida para los diferentes cargos, de la siguiente forma

Para el cargo de Gerente un total de 89 hojas de vida

Para el cargo de Contador un total de 97 hojas de vida

Para el cargo de Revisor Fiscal un total de 108 hojas de vida

Para el cargo de Recepcionista 177 hojas de vida

Para el cargo de Jefe de Cartera 100 hojas de vida

Para el Cargo de Representante de Ventas 125 hojas de vida

Para el cargo de mensajero 193 hojas de vida

Realizado el reclutamiento, continuamos con la PRESELECCIÓN: una primera selección de las candidaturas existentes. Ésta la llevamos a cabo el día 10 de enero mediante el análisis del historial académico y profesional

En este caso, para el cargo de Gerente se preseleccionaron un total de 13 personas para Contador un total de 21 personas, para Revisor Fiscal un total de 12 personas, para Recepcionista 24 personas, para Representante de Ventas 19 personas, para Jefe de Cartera 16 personas y para mensajero 20 personas.

Posteriormente trabajamos con los instrumentos y pruebas que aplicamos a los aspirantes seleccionados y que pretenden predecir cuál será el rendimiento de la persona evaluada en el puesto de trabajo. En definitiva, se trata de evaluar a los candidatos en aquellas características que se consideran clave para el éxito profesional. Estas pruebas fueron aplicadas el día 13 de Enero

Las pruebas aplicadas a los diferentes candidatos son:

Prueba de Inteligencia General : esta nos permite percibir la facilidad del individuo para deducir posibles consecuencias en una decisión determinada

Aptitud Verbal: Deduce la capacidad para comprender conceptos expresados a través de palabras y utilizarlos para generalizar y pensar de modo constructivo.

Relación con las personas: Prueba de atracción por las relaciones sociales, por el trato con los demás.

Capacidad de comunicación: Prueba de habilidad y competencia para llevar a cabo procesos de comunicación eficaces

Autocontrol: Capacidad para mantener el pensamiento, emoción y comportamiento propios bajo control, reduciendo la probabilidad de conflicto con los demás.

Obtenida la información acerca de los candidatos, decidimos cuáles de ellos han alcanzado el nivel mínimo exigible y quienes presentaran la entrevista

Luego de evaluar los diferentes aspirantes decidimos seleccionar a entrevista el día 15 de Enero

Para el cargo de Gerente

Emilia Alcázares Valenzuela, Diana Johana Salamanca, Diego Torres Ortiz

Camilo Díaz Lozano, Roberto Ardila

Para el cargo de Contador

Juan Carlos Ortiz Galeano, Arthur Niño Díaz, Gonzalo Posada, Liliana Bernal Pineda, Juan Felipe Santamaría

Para el cargo de Revisor Fiscal

Jesús Mantilla Páez, Lady Viviana Ortiz Ruiz, Andrea Serna, Natalia Paris Otoño, David Perez Angulo

Para el cargo de Recepcionista

Valentina Osorio, Mariana Riascos, Claudia de Hoyos, Ligia Bermúdez, Ana Sofia Henao, Diana Castañeda

Para el cargo de Jefe de Carteta

Juan Pablo Paredes, Manuel Gonzalez, Catalina Venegas, Rene Lopez, John Guarin

Para el cargo de Representante de Ventas

Carlos Mendieta, Tomas Núñez, Angélica Palacios, Felipe Andrade, Luisa Delgado

Para el cargo de mensajero

Juan Manuel Salamanca, Roberto Paredes, Oscar Londoño, Juan David Pimienta, Jorge Hoyos

El objetivo fundamental de la entrevista de selección es recoger datos que permitan elaborar un juicio acerca del candidato y tomar una decisión sobre su adecuación al puesto de la organización que deseamos cubrir. Además, la entrevista sirve para combinar los datos biográficos aportados, establecer con el aspirante una relación personal y permitirle plantear preguntas sobre el puesto y la organización. Al Finalizar la entrevista agradecemos a los candidatos el tiempo dedicado e informamos de los pasos que seguirán posteriormente en el proceso de selección.

Después de comprobar las referencias sobre los candidatos elegidos la empresa determino que los aspirantes a contratar serán

1. Gerente: Diana Johana Salamanca

2. Contador: Arthur Niño

3. Revisor Fiscal : Lady Viviana Ortiz Ruiz

4. Recepcionista: Ana Sofía Henao

5. Jefe de Cartera: Rene López

6. Representante de Ventas: Tomas Núñez

7. Mensajero: Juan Manuel Salamanca

Nuestra empresa considera conveniente incluir en el proceso de selección un examen médico del solicitante. Existen poderosas razones para llevar a la empresa a verificar la salud de su futuro personal: desde el deseo de evitar el ingreso de un individuo que padece una enfermedad contagiosa, hasta la prevención de accidentes, pasando por el caso de personas que se ausentarán con frecuencia debido a sus constantes quebrantos de salud.

Por último, tratamos de comunicar a los candidatos preseleccionados no seleccionados el resultado del proceso. Lo consideramos sumamente importante ya que quien opta a un proceso de selección, lo hace como respuesta a una oferta, le supone un esfuerzo y, en los casos en los que es sometido a un conjunto de pruebas, está cediendo parte de su tiempo a quien lleva a cabo el proceso de selección y brindándole su colaboración. Por tanto, es poco elegante (e incluso poco ético) olvidarse de estas personas, dejando que la respuesta la obtengan por el tiempo transcurrido, y no responder agradeciendo su amabilidad y colaboración. Además, la imagen que se obtiene de la empresa, cuando no se obtiene respuesta, en ningún caso puede ser positiva. No olvidemos que el hoy candidato puede ser un cliente potencial mañana.

Luego de haber concluido con el proceso de selección de las personas nombradas anteriormente se prosiguió con la contratación de las mismos, este proceso se llevo a cabo el día 17 de Enero. La remuneración salarial se formalizó este mismo día de la siguiente forma

Gerente: $1,400,000.00 Contador: $850,000.00 Revisor Fiscal: $ 750,000.00

Representante de Ventas: $ 700,000.000 Jefe de Cartera: $700,000,00

Recepcionista: $450,000.00 Mensajero: $450,000.00

El 20 de Enero se realizó con cada uno de ellos la inducción previa al cargo en mención. A cada empleado de nuevo ingreso se le proporciono un Manual de Bienvenida.:

Cada uno de los nuevos trabajadores son personalmente llevados y presentados con su jefe inmediato.  El jefe inmediato a su vez lo presenta con sus compañeros de trabajo, también le explica en que consiste el trabajo, cuáles serán funciones a ejercer, así mismo se brinda conocimiento sobre las normas que maneja la empresa, el código de ética y los beneficios que ya habían sido nombrados en el contrato se les reiteran, de forma tal que cada uno de ellos sienta amor y sentido de pertenencia hacia la organización, posteriormente se les enseña los sitios generales y se hace un recorrido por la empresa.

Capacitación del personal

Con el fin de brindar una mejor calidad de vida y un mayor nivel de conocimiento a nuestros empleados la empresa ofrece continuamente programas de capacitación

PROGRAMAS DE CAPACITACION

• Gestión de recursos humanos

• Comunicación efectiva y relaciones humanas (taller de relaciones humanas)

• Motivación al trabajo

• Liderazgo y motivación

• Calidad del servicio

• Técnicas para ser un buen vendedor

• Atención al público

• Atención integral al usuario

Higiene y Seguridad en el Trabajo

Nuestra empresa cumple con todas las normas vigentes legales de higiene y seguridad laboral, cada uno de nuestros empleados se encuentra afiliado a una caja de compensación familiar, a una e.p.s y una ARP, y así mismo sus familias. La comercializadora no produce ningún impacto ambiental, puesto que no genera procesos productivos.

Programas de Beneficio Social

Con el fin de que los empleados vinculados a la organización, adopten una actitud positiva y un alto grado de sentido de pertenencia, la empresa maneja una serie de programas de bienestar del personal, tales como:

• Cursos de ingles y sistemas para los hijos de los empleados

• Vendedor motivado (consiste en pagar una comisión extra a el vendedor del mes)

• Fondo de ahorro de empleados

• Bazares (un 50% de las ganancias va para el fondo de ahorro de empleados)

Programas de Desvinculación Laboral

Los programas de Desvinculación que manejamos son

• Plan de Retiro Voluntario

• Pensión Anticipada

• Prestamos a Ex empleados

Seguimiento y Control

Con el fin que los empleados de la organización alcancen una mayor eficiencia, nuestra empresa mensualmente, se reúne los integrantes de cada dependencia para evaluar el desempeño, así mismo la ejecución de sus metas que procesos se están llevando a cabo para el cumplimiento de las mismas y los correctivos necesarios si los hubiere, con el fin de prever posibles irregularidades

4. PROCESO DE DIRECCIÓN

4.1. Factores Humanos en la Administración

Actualmente contamos con diversidad roles y funciones en nuestra empresa para la eficacia en cada una de nuestras dependencias y a su vez generar empleo de una manera directa e indirecta y contribuir al mejoramiento de la situación actual del país.

El recurso humano es el eje central de nuestra compañía y por esto velamos por sus garantías, crecimiento técnico y cognoscitivo en la organización; constantemente capacitamos a nuestros empleados acorde a los cambios del mercado y requerimientos de los procesos productivos.

Nuestro Departamento de Desarrollo Humano se caracteriza principalmente en la búsqueda del bienestar de las personas que conforman la organización encaminado a el desarrollo de la motivación y sentido de pertenencia por parte de los empleados para el logro de las metas propuestas.

Velamos por la formación integral del personal con diversas capacitaciones y políticas de bienestar, a su vez priman las garantías del entorno laboral de todos y cada uno de nuestros empleados, basados en sistemas de seguridad industrial y bajo normas técnicas y de salud como la ley lo establece.

En nuestro Reglamento Interno de Trabajo se definen las obligaciones, derechos y garantías del trabajador.

Motivación y motivadores

Programas de Bienestar Social

En nuestra organización establecimos dichos programas con el fin de lograr un mejor desempeño, crear sentido de pertenencia por parte de nuestro recurso humano y hacer de nuestra empresa un lugar agradable de trabajo.

4.2.1.1. Programas de calidad en el trabajo

Nuestro personal tiene la oportunidad de ascenso dentro de nuestra organización, hacemos concursos y convocatorias para cargos de supervisión o administrativos, con previo estudio del perfil de nuestro empleado y comportamiento del mismo, además creamos capacitaciones e inducciones para fortalecer y enriquecer la actividad del empleado.

Tenemos en cuenta las opiniones y sugerencias de nuestro recurso humano ya que sus aportes han nos han servido como base a la ejecutoria de tareas y en la toma de decisiones; esto ha hecho que nuestra empresa se consolide cada vez más, sea pionera en la comercialización de prendas de vestir y tengamos reconocimiento a nivel nacional e internacional.

4.2.1.2. Incentivos

Los incentivos se trabajan a través de concursos, basados en los niveles en ventas mensuales con premios a el mejor vendedor.

Celebramos las fechas especiales para nuestros trabajadores en cuanto a cumpleaños, día de la secretaria, navidad y año nuevo encaminado a que el trabajador establezca el sentido de pertenencia y permita el mejor desarrollo de su labor.

4.2.1.3. Programas remunerativos

La remuneración laboral está dada por pagos mensuales y comisiones por ventas, aumentos salariales anuales, además fomentamos el ahorro mediante primas extralegales y prestamos con tasas bajas de interés para el momento en que lo necesiten.

4.2.1.4. Programas culturales

Promovemos espacios culturales en busca de un desempeño eficaz para lograr objetivos comunes en la organización, dentro de éstos mencionamos:

Festival de talentos: Los empleados demuestran todas sus habilidades artísticas como el canto, la danza e instrumental.

Eventos de Caridad: Éstos se organizan a través de conciertos en donde se busca la integración de todos los empleados.

4.2.1.5. Programas de recreación:

Los programas de recreación están dados a través de las Olimpiadas Deportivas en donde los empleados compiten entre departamentos. Entre dichas actividades mencionamos:

• Campeonato de Fútbol (masculino)

• Campeonato de Baloncesto (Femenino)

• Campeonato de Voleiball (mixto)

• Campeonato de Tejo (mixto)

4.3. Proceso de liderazgo

En nuestra organización contamos con líderes que tienen la necesidad de manejar los cambios en las actividades diarias, el creciente interés por dirigir bien los procesos y conocimientos y son capaces de descubrir las necesidades, formular objetivos y crear programas realistas para conseguirlos. Cada uno de ellos está obsesionado por sus metas, buscan a la gente, la escuchan y la ayudan a entender y resolver sus problemas. Nuestros líderes mantienen a sus seguidores porque imparten excitación y entusiasmo y encienden la chispa de la energía creadora en quienes los apoyan.

Nuestra empresa cuenta con los siguientes líderes:

• Presidente de la compañía

• Diez (10) Vicepresidentes (1 por cada Ciudad)

• 7 jefes de área por cada región

• 1 administrador en cada almacén (5 por ciudad)

PROCESO DE CONTROL

INSUMOS, MEDICION Y CORRECCION

NORMA

• Participar en ferias internacionales, para ventas directas al público y el establecimiento de contratos comerciales antes de terminar el mes de marzo

MEDICION DE DESEMPEÑO

El dia 3 de marzo, la empresa participo en el Top Fashion realizado en Sevilla (España) allí entablo relaciones comerciales con Camilo Diaz, gerente comercial de la empresa SEXY PLANET LTDA, con la cual se establecieron ventas de un 25% sobre las prendas brindadas en dicho evento

NORMA

• Realizar campañas de publicidad los dos primeros meses de apertura a través de medios impresos (revistas reconocidas, catalogos) en los países de interes y participación en ferias de gran reconocimiento en dichos países

MEDICION DE DESEMPEÑO

El 18 de febrero se estableció contacto con Daniela Mora, jefe del departamento de publicidad de la Revista Shock, en esta reunión se acordó la incursión de nuestras prendas en cada ejemplar de dicha revista durante el primer semestre del año

El 26 de febrero nuestro Representante de Ventas Juan Carlos Chingaté viajó a Paris para establecer comunicación con Lina Mendieta (Jefe de Prensa) de la Revista DELUXE en París la cual acepto nuestra petición de publicar nuestra marcas

NORMA

• Mantener la calidad permanente en la distribución de nuestros productos, ofreciendo buenos precios y cumplimiento, para que nuestros compradores sean fieles y gusten del producto

MEDICION DE DESEMPEÑO

Considerando los estándares de calidad que maneja la empresa (en cuánto a proveedores y control de calidad de la mercancía adquirida), consideramos que este objetivo fue cumplido en el primer semestre, ya que las ventas aumentaron cada mes un 2 %

NORMA

• Ventas por catalogo, inicialmente durante el primer semestre basándonos en la excelente calidad, el buen gusto, la tecnología, una diagramación actual y un sistema ágil de envió de pedidos de nuestros clientes

MEDICION DE DESEMPEÑO

El 3 de Marzo nuestra empresa, incursiono en la ventas por catálogo gracias a la colaboración brindada por Stay s.a., empresa encargada de elaborar los catálogos correspondientes a las nuevas colecciones. También se hizo un contrato con la empresa Servientrega, para que sea la encargada de enviar nuestros pedidos a los clientes mayoritarios.

CORRECCION

Este sistema se esta revisando quincenalmente, a partir de la fecha con el fin de prever posibles perdidas en caso de que la medida arroje resultados negativos

NORMA

• Tener en cuenta las temporadas comerciales de cada país (ej: Dia de la madre, dia del padre, san valentin) para aplicar descuentos en los productos e incentivar la compra de los mismos

MEDICION DEL DESEMPEÑO

Durante el 1 semestre del año en curso se aplico descuento a todas las prendas inferiores a $40,000.00 en las fechas especiales nombradas anteriormente, esto originó una ganancia del 5% el día de la madre y el padre, las ganancias en San Valentín fueron de un 1.4%, pero aun asi la medida no ocasiono perdidas para la compañía

Esta disposición podría ser implementada en otras fechas como el aniversario de la empresa; con miras a obtener mejores resultados en esta fecha

NORMA

• Realización de estudios de mercadeo periódicamente con miras a nuestra expansión, exploración de nuevas áreas de comercialización y aceptación del producto en la comunidad

MEDICION DE DESEMPEÑO

Durante la semana del 17 al 20 de Marzo, se llevaron a cabo estudios de mercadeo en la población entre 18 y 35 años, los cuáles expresaron sus ideas y opiniones acerca de la marca, gracias a esto se implementaron nuevas pautas en la elección de la ropa a comercializar, lo cuál generó un aumento en las ventas del mes y mayor aceptación en el mercado

NORMA

• Se realizaran campañas de promoción de nuestras prendas con previo acuerdo de nuestros proveedores donde se crearan campañas de divulgación y mercadeo de los mismos

MEDICION DE DESEMPEÑO

Las campañas implementadas por la empresa fueron llevadas a cabo en el periodo del 1 al 4 de Abril, un 80% de los proveedores estuvieron de acuerdo con estas campañas, fueron eventos positivos para la empresa pues se dieron a conocer nuevas colecciones

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

NORMA

• Conformar una planta administrativa calificada que le permita a la compañía ir acorde con sus objetivos

MEDICION DE DESEMPEÑO

El recurso humano con el que cuenta la organización es altamente calificado, ya que cada uno de los miembros de la empresa presenta un perfil acorde con las exigencias del cargo. Parte de este objetivo se pudo lograr gracias a el proceso de integración de personal que aplica la organización con cada uno de los candidatos

NORMA

• Fortalecimiento del capital social de la empresa a través de la capitalización o el ingreso de nuevos socios

MEDICION DE DESEMPEÑO

Podemos decir que el capital social de la empresa, durante este semestre ha permanecido constante, puesto que es un objetivo a largo plazo (mínimo 1 año), y tampoco se han vinculado nuevos socios, sin embargo no se descarta la posibilidad de capitalizar la compañía

NORMA

• Adquirir y administrar los fondos necesarios, con el objetivo de cubrir los costos de distribución, administración y publicidad, sin pasar por impedimentos y falta de los mismos

MEDICION DE DESEMPEÑO

En el primer semestre del año 2003, este objetivo fue cumplido en un 70%, ya que gracias a las ventas realizadas cada mes, se han podido mantener los costos de distribución y administración, sin generar perdidas en este sentido, el 30% restante fue negativo ya que la empresa invirtió una gran cantidad de dinero en publicidad y para ello tuvo que incurrir en un préstamo de 9 millones en el Banco Colmena, préstamo que esperamos poder cubrir con las ventas del segundo semestre.

CORRECCION

Para la recuperación de este Dinero se han realizado eventos como conciertos, bazares, y fiestas de integración de la empresa con otras del sector (estos eventos aparecen en el cronograma de actividades), podemos decir que hemos recuperado un 50% de la deuda con las ganancias adquiridas en estos eventos.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL

NORMA

• Estructurar un sistema de distribución adecuado en los países de destino y en el territorio nacional, inicialmente en los países donde la empresa posee sucursales

MEDICION DE DESEMPEÑO

Este objetivo se esta cumpliendo satisfactoriamente, ya que la empresa posee sucursales en los países donde realiza mayor numero de ventas y gracias a estos puntos de venta, los canales de distribución son los mas adecuados, considerando que la empresa es una comercializadora internacional, no tiene inconvenientes en tramites de aduana y exportaciones, en cuanto a lo referente al territorio nacional, los canales de distribución para el envió de mercancía a otras ciudades son inmensamente apropiados pues nuestros estándares de calidad permiten una distribución excelente. La distribución a los diferentes puntos de venta se hace quincenalmente, dependiendo del numero de ventas alcanzadas en este período, así mismo los representantes de ventas de cada sucursal se comunican con la sucursal principal haciendo los pedidos o aclaraciones correspondientes

NORMA

• Contar con una gran lista de proveedores de prendas intimas de la mejor calidad

MEDICION DE DESEMPEÑO

Actualmente C.I. Radical Faith Ltda. Cuenta con una numerosa lista de proveedores de la mejor calidad, dentro de los que podemos mencionar

• Laura Sherasi Ltda.

• Sakura S.A.

• If Jah

• Naf Naf

• Afronova S.A.

• Mesmerize

• Rugrats

• Paranoia

• MAX 300 Ltda

• Gas

• People

OBJETIVOS ESPECIFICOS (DIFERENTES DEPARTAMENTOS)

NORMA

• Aumentar las utilidades de la empresa y fortalecer las diferentes divisiones, especialmente la comercial, con un incremento en su presupuesto del 5% el primer año, un 25% el segundo año, un 35% en el tercer año, y un 45% en el cuarto año: metas proyectadas para un periodo de 4 años

MEDICION DE DESEMPEÑO

Hasta la fecha la empresa no ha generado perdidas, considerando que es una organización nueva, ha tenido gran aceptación en la comunidad, por este motivo las ventas han sido favorables y han permitido que el incremento del capital sea 2% hasta la fecha, esperamos poder llegar a la meta del 5% al culminar el año 2003. En cuanto a el fortalecimiento de las divisiones, consideramos que aun no es necesario, pues cada dependencia esta debidamente estructurada tecnológica y profesionalmente, este objetivo esta programado para el final del 2 semestre del año

NORMA

• Incrementar las ventas en un 12% para el primer semestre

MEDICION DE DESEMPEÑO

Gracias a las campañas publicitarias, a los desfiles, fiestas, y demás eventos

realizados por la empresa, nuestra marca se dio a conocer en la comunidad lo que genero un incremento en las ventas del 12% que era la meta que se había propuesto al iniciar el año, los descuentos en las fechas especiales fueron de gran ayuda ya que como se menciono anteriormente en estas fechas hubo un mayor porcentaje de ventas

NORMA

• Reducir los costos administrativos en un 5% y los operativos en un 4%, para mejor utilización de los recursos, para el primer semestre del año

MEDICION DE DESEMPEÑO

Los costos administrativos se redujeron en un 4% el primer semestre, ya que la empresa opto por aplicar medidas para ahorrar energía, papelería, y demás recursos, esto fue posible mediante el programa llamado Save it, el cual consistía en fomentar campañas de reciclaje para ahorrar papel, tratar de disminuir el consumo de energía en cada una de las dependencias e incentivar a los empleados con seminarios y capacitaciones para que se concienticen de la importancia de reducir los costos

NORMA

• Incrementar la participación en el mercado nacional en un 25% al finalizar el segundo año de operaciones de la empresa y de un 15% en ventas en el exterior

MEDICION DE DESEMPEÑO

La empresa esta trabajando para lograr esa meta, por lo tanto se programaron la realización de estudios de mercado del 23 al 28 de Agosto en ciudades donde no poseemos sucursales con el fin de ampliar nuestra cobertura, los estudios de mercado nos proveerán de la información para saber en que ciudades es rentable y en cuales no abrir nuevas sedes

NORMA

• Realizar operaciones en un conjunto con cuatro (4) empresas del sector, para apoyar nuestra labor comercial

MEDICION DE DESEMPEÑO

Esta meta se ha cumplido en un 100% durante el primer semestre del año, ya que nuestra empresa al ser una comercializadora, se encarga de promover los productos de los diferentes proveedores nacionales, conformando así una cadena de productividad donde obtenemos un beneficio mutuo, esperamos poder ampliar esta cadena con el fin de aportar al mejoramiento de la economía del país. Las empresas asociadas con las que hemos realizado operaciones han sido las nombradas anteriormente