II. Procedimientos no matemáticos en la toma de decisiones

En la toma de decisiones se requiere recoger información sobre un problema dado y para ello pueden utilizarse diferentes técnicas. También es posible consultar expertos en el campo específico y confiar en su experiencia para luego tomar la decisión.

A continuación se presentan técnicas de recolección de información para la toma de decisiones y técnicas de toma de decisiones sin utilizar cálculos estadísticos o matemáticos.

2.1 TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

2.1.1 Lluvia de Ideas

La lluvia de ideas es uno de los métodos más antiguos para la recolección de datos. Es sumamente efectivo en la generación de ideas.

A un grupo de personas reunidas se les es explicado detalladamente el problema y las reglas del ejercicio. Las más comunes se presentan a continuación:

Es necesario tomar nota de todas las ideas, por eso se deben de designar el numero de personas adecuadas para no perder ninguna.

Una vez que se han tomado nota de todas las ideas, es recomendable separarlas en categorías de las que se descartan y las que se van a utilizar. Se pueden combinar ideas para mejorar o descartar otras.

La lluvia de ideas es un método efectivo para involucrar a las demás personas, a parte del tomador de la decisión, en el proceso de la búsqueda de la solución a un problema. Sin embargo es un método que requiere de mucha habilidad por parte del líder para conducir al grupo y evitar que este se aleje del objetivo planteado. En las compañías actuales, el aplicar la lluvia de ideas es positivo cuando se empieza con el proceso de la toma de decisión con suficiente tiempo y se puede identificar a las personas que realmente pueden aportar algo.

2.1.2 Sinética

La sinética es un método moderno para generar información e ideas a través de una actividad de grupo. El proceso se ha diseñado para estimular las ideas creativas y utilizarlas para la solución de problemas.

Los pasos básicos de la sinética son:

La sinética, como aspecto positivo descarta las ideas y pensamientos al azar; por lo tanto, la parte del análisis que se asemeja a la lluvia de ideas, tiene un alcance más reducido. La parte negativa se debe a que el grupo requiere entrenamiento para utilizar estratégias tales como analogías simbólicas, y los expertos pueden rechazar ideas que aparentemente tienen poca importancia.

2.1.3 La técnica de Delphi

Este es un método para predecir el futuro utilizando expertos en el área a la cual pertenece el problema. Se agrupan expertos en el campo específico y ellos en forma independiente estiman los eventos futuros.

Se distribuye a cada miembro una serie de preguntas relacionadas con el área de especialización. Ejemplo:

Este ejercicio da como resultado un banco de datos de las opiniones de los expertos sobre cada pregunta formulada. Al analizar los cuestionarios, quien debe tomar la decisión, conoce las respuestas promedio que expertos en el campo dan a las diferentes preguntas.

Esta técnica tiene como desventaja la limitación de tratar problemas que requieran más respuestas de las formuladas en las columnas, además, algunas ideas individuales con importancia pueden desecharse por unirlas al consenso general.

2.1.4 Interacción Didáctica

Se utiliza cuando la decisión es del tipo si - no, se hace o no se hace y cuando la decisión final puede ser sumamente compleja y su investigación muy amplia. La técnica consiste en encargar a un grupo de personas a enumerar las ventajas de tomar un tipo de decisión y otra las desventajas para luego intercambiar sus opiniones acerca del tema. En una segunda sesión se les pide a los miembros de cada grupo que cambien de posición y vuelvan a discutir acerca del problema. A través de este intercambio es posible presentar y utilizar la información para solucionar el problema y llegar a una decisión final.

También se puede utilizar la técnica cuando existen dos grupos con opiniones encontradas y no se puede llegar a un acuerdo, en este caso se le pide a cada uno que sustente la posición encontrada, y de esta forma se darán cuenta de los aspectos positivos de cada uno.

Con la técnica de interacción didáctica hay que tener un manejo sumamente cuidadoso de la situación, porque si no la discusión se puede convertir en un enfrentamiento. Es necesario recordar que es una técnica para exponer los diferentes puntos de vista acerca de un problema y obtener la mayor cantidad de información sobre las ventajas y desventajas, no para tomar una decisión a diferencia de las expuestas anteriormente.

2.2 TECNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

2.2.1 La Pecera

Se le denomina “La Pecera” a esta técnica, puesto que los participantes se sientan en un circulo alrededor de una silla, en la cual se sentaran cada uno de los expertos o participantes (dependiendo de la modalidad) a exponer su punto de vista acerca del problema, y la posible solución que ellos proponen. Existen tres modalidades distintas:

Técnica Uno: El grupo es conformado por personas con conocimientos especializados (expertos) o no. Se le solicita a un experto que toma la silla del centro y que empiece la discusión. Esta persona expondrá su punto de vista acerca de la resolución del problema y la decisión que el cree que hay que tomar y contesta las preguntas de los participantes hasta agotar su posición. Los participantes no pueden hablar entre si. El mismo proceso se repite para todos los expertos del grupo.

Técnica Dos: La diferencia principal es que el grupo esta compuesto solamente por expertos y que se deja abierta el orden de ocupación de la silla del centro, hasta que todos los participantes hayan expuesto su opinión. Para la toma de la decisión, se vota por las diferentes propuestas.

Técnica Tres: Cuando el grupo es muy grande, se decide nombrar a un grupo de cinco a seis personas máximo que son los que ocupan los puestos en la discusión. Sin embargo el grupo puede permanecer en la sala y alimentar con ideas a su representante.

El problema de esta técnica es que necesita de mucho tiempo para establecer las discusiones, y de mucho respeto entre sus participantes. Además se puede perder el objetivo real de la discusión en el intercambio de opiniones. La técnica dos, de decidir por votación mayoritaria la toma de la decisión, puede ser algunas veces riesgosa.

2.2.2 Decisiones por consenso

Muchos expertos consideran que el sistema de las decisiones por consenso, se debe utilizar cuando los conocimientos sobre un tema en particular están repartidos entre varias personas; por lo que es la mejor forma de utilizar los conocimientos combinados.

La principal ventaja del sistema por consenso tiene dos aspectos: no es necesario que los miembros del grupo tengan experiencia en cosas tales como analogías simbólicas, y las decisiones por consenso no requieren el acuerdo total por parte de todos los miembros del grupo.

Las decisiones por consenso se obtienen de la siguiente manera:

Los miembros del grupo deben seguir las siguientes sugerencias: evitar discutir para defender una posición propia, no dejarse atrapar por el síndrome de ganar-perder, no cambiar de posición simplemente para lograr un acuerdo, evitar las soluciones simplistas, tal como la de lanzar la moneda, ya que éstas solamente conducen a finalizar el debate. En este tipo de método el generar diferencias de opinión puede ayudar a obtener una nueva visión del problema.

2.2.3 La negociación colectiva

La negociación colectiva implica enfrentar a dos grupos con puntos de vista contradictorios. Un ejemplo típico es la negociación de los sindicatos con el gobierno o la gerencia de la empresa.

Uno de los problemas más importantes es la falta de confianza entre las partes. Se pierde la idea de que todos pueden tomar la decisión y que todos serán beneficiados con esta.

Es recomendable fijarse los limites a las concesiones que se esta dispuesto a otorgar antes de empezar la negociación. Esto se denomina, negociación restringida. También antes de sentarse a la mesa de negociación se puede hacer un ejercicio de establecer las problemas que se van a discutir y crear tres propuestas que se considera que satisfaga a ambas partes ( aplicar al Teoria de las Necesidades). Es muy probable que alguna de las propuestas de ambas partes coincidan.

La duración de la negociación es importante en este caso. De cuanto sea el proceso, depende de ambas partes y su disposición hacia el punto de vista de la otra. Pero se debe de reconocer cuando se ha llegado a un punto muerto.

Otro ejemplo de esta técnica, son las negociaciones de Paz entre Israel y Palestina y El gobierno Colombiano y la FARC. Estos procesos evidencian que la teoría es mucho mas sencilla que la practica, al involucrar grupos de personas en las que no todas van a estar necesariamente de acuerdo con las propuestas.

2.2.4 Toma de decisiones racionales y negociadas

El proceso racional de la toma de decisiones implica:

• Identificar claramente el problema

• Determinar que y quienes están y su impacto en el problema

• Definir si es posible determinar la solución al problema

• Identificar las posibles alternativas y sus consecuencias

• La selección de la mejor solución

• La implementación de esta solución

• La recolección del feedback

Este proceso no es estático y se puede adaptar dependiendo de la empresa y la situación, y en el que se puede utilizar las técnicas de recolección de información antes descritas.

La toma de decisiones racionales y negociadas puede ser un complemento de la técnica anterior de negociación, al realizar ambas partes un estudio racional de las posibles decisiones y encontrar semejanzas. La diferencia entre ambas técnicas radica en que la negociación colectiva involucra dos partes con posiciones distintas que deben de llegar a un acuerdo.

Resumen Ejecutivo

Procedimientos no matemáticos en la toma de decisiones

Las métodos no matemáticos para la toma de decisiones, se centran en la interacción de los participantes. Varias de las aquí descritos son técnicas para la recolección de información para tomar una decisión y otras son para la toma de decisiones entre diferentes grupos.

La información es base para la toma de una decisión, algunas técnicas son:

Lluvia de Ideas:

Es un método sumamente participativo, en donde cualquier idea es bienvenida. Requiere de ciertas reglas y estructura para evitar que no se logren los objetivos. Es recomendable separar las ideas en grupos, esto para descartar en una discusión grupal las que se consideran que no aplican al problema.

Sinética:

Este es un método moderno para generar información e ideas a través de una actividad en grupo; este debe estar entrenado para utilizar estrategias analíticas, a diferencia de la lluvia de ideas. Este proceso se ha diseñado para estimular las ideas creativas y utilizarlas para la solución de problemas. Además, descarta las ideas y pensamientos al azar.

La técnica de Delphi

En este método se agrupan expertos en el área a la cual pertenece el problema. En un campo específico y de forma independiente estiman los eventos futuros. A cada miembro se le distribuye una serie de preguntas relacionadas con el área de especialización; esto da como resultado un banco de datos de las opiniones de los expertos sobre cada pregunta formulada, con lo que los tomadores de decisiones llegarán a una conclusión.

Interacción Didáctica

Esta es otra técnica de recolección de información para la toma de decisiones. Cuando se tiene una decisión de tipo excluyente (si-no) se le pide a dos grupos diferentes que investiguen acerca de un problema y que asuman posiciones favorables o desfavorables ennumerando las ventajas o desventajas de la toma de la decisión. Luego de un intercambio de puntos de vista entre el grupo, se les pide que asuman la posición contraria. El objetivo es delimitar a las ventajas reales y desventajas de la toma de la decisión.

La Pecera

La pecera implica la recolección de información mas especializada, por medio de expertos que plantean sus ideas acerca de un problema y la toma de una decisión luego de evaluar todos los posibles puntos de vista expuestos. Se denomina la pecera porque se hace un círculo alrededor de una silla que será ocupada por el experto. Cuando se hace el intercambio de ideas no se puede discutir más que con la persona que esta en la silla. Existen varias modalidades de la técnica, dependiendo del tamaño y composición del grupo.

Decisiones por consenso:

Este método se debe utilizar cuando los conocimientos sobre un tema en particular están repartidos entre varias personas; esta es la mejor forma de utilizar los conocimientos combinados. Las decisiones por consenso no requieren el acuerdo total por parte de todos los miembros del grupo, y generar diferencias de opinión puede ser de utilidad, ya que puede aparecer una nueva luz sobre el problema.

Negociación Colectiva

Esta técnica es de toma de decisiones entre grupos con posiciones radicalmente distintas acerca de un problema. Uno de los principales problemas a resolver es la desconfianza que puede existir entre las partes. Se pueden utilizar las técnicas de necesidades negociadas, que consiste en llevar a la mesa de negociación propuestas de resolución al problema que se espera que coincidan al menos en algo.

Toma de Decisiones Racionales y Negociadas

El proceso de la toma de decisiones racionales implica una definición detallada del problema, sus participantes y la forma en que se ven afectados, la identificación de posibles soluciones y sus consecuencias, la selección de la mejor solución, su implementación y la recolección de feedback.

Esta relacionada con la toma de decisiones negociadas porque este proceso puede ser aplicado para la propuesta de soluciones de ambas partes. Además se puede alimentar con las técnicas de recolección de información antes descritas.