MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Justificación

La necesidad de un estudio de procedimientos se basa en la de su necesidad eficiencia con el que se pretende lograr un objetivo determinado, la necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica en los siguientes casos:

-Que existan trámites que mantengan cierto grado de complejidad

-Que resulte convenientemente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con descripciones claras de los mismos

-Que se desee emprender tareas de simplificación del trabajo.

-Que se vaya a establecer un sistema de información o modificar el ya existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, proceso y salidas de información.

Objetivo General

Establecer un manual de procedimientos el cual nos proporcionara las tareas específicas de cada departamento de la organización esto es: cero duplicidades de actividades, cero tiempos muertos, cero duplicidades de mando, entre otros.

Y con ello poder brindar un eficiente desempeño laboral el cual traerá como consecuencia el crecimiento de la organización, de sus trabajadores y de sus clientes. Y de esa forma ser una empresa de calidad.

Objetivos Específicos

Gerente general

Supervisar y reestructurar continuamente las actividades especificas de cada uno de los departamentos a cargo dentro de la organización, y de si misma.

Departamento De ventas y mercadotecnia

La implementación de nuevos sistemas de venta, al igual campañas publicitarias, que nos brindaran un mejor y nuevo horizonte de las necesidades de nuestros clientes y con ello nos darán las herramientas necesarias para cubrir con las necesidades de estos.

Depto. De compras

Se establecerá nuevos métodos de compra que brinden el cuidado y subsistencia de nuestra empresa en un futuro, y con ello mantener y superar los niveles de calidad proveniente de nuestros consumidores.

Depto. De facturación

La implementación de software específicos y estratégicos que brinden un alto desempeño laboral y optimización de los recursos al igual se lograra un excelente control administrativo interno de nuestra organización.

Visión

Realizar acciones especificas de mejoras en todos los departamentos diseñados en la organización, con el fin de reestructurar en las áreas donde se detectaron errores o mal diseño de procedimientos para darle una resolución por medio de métodos y técnicas especificas diseñadas especialmente para los problemas antes detectados, y así esto nos conllevara a la excelencia. Lograr que las mermas producidas a causa del (los) mal manejo de los empleados, sea convertido en dinero que se pueda reinvertir, esto se llevara acabo por medio de la creación de manuales administrativos y políticas de operación, y esto traerá consigo mayores utilidades, mejora en la calidad del servicio y menores mermas.

Planeación del estudio (Propuesta técnica)

Determinación del factor de estudio

El elemento y variable que se estudia en la industria “Uniformex” la cual no cuenta con una organización bien estructurada y por consecuencia se encuentra en una desorganización interna y externa.

Fuentes de estudio

Fuentes internas

Nivel directivo y medio

El gerente general de la organización esta encargado de supervisar las actividades al igual contiene la facultad de corregir, anular o implementar un nuevo método o sistema de elaboración dentro de la organización.

Áreas afectadas u otras unidades administrativas

Los depto. De venta y mercadotecnia, compras y facturación, son áreas las cuales están en riesgo constante de una mala implementación de logística las cuales pueden ser advertidas y corregidas por su jefe inmediato.

Fuentes externas

Proveedores

Prestadores de servicio o suministradores de la materia prima, estos están encargados de abastecer los insumos a la organización para que esta pueda laborar tomando en cuenta calidad, producto y servicio brindado.

Cliente o usuarios

Es toda aquella persono u organización que recibe o consume nuestro producto o servicio prestado o brindado y es aquel que nos juzga.

Definición del estudio

Implementación de métodos eficientes, claros y seguros para el manejo de la organización y todos sus departamentos que la conforman.

Investigación preliminar

“Uniformex”, al ser una empresa familiar sin conocimiento alguno de cómo y por qué debe haber un manual de procedimientos el cual no existe dentro de la organización, se deberá realizar, presentar e implementar uno para la ejecución de las actividades dentro la de la organización y así esta pueda caminar de acorde con la demanda de sus consumidores y proveedores y de la sociedad que lo rodea.

Preparación del proyecto de estudio

Antecedentes: Uniformex es una empresa que se fundó con el objeto de crear beneficios para sus socios, clientes, empleados y proveedores y así a destacándose por ser una de las mas competitivas y con mayor experiencia en la manufactura de uniformes de uso industrial en la zona de Orizaba Veracruz, cumpliendo con todas las necesidades y expectativas de nuestros clientes, gracias a ello Uniformex a crecido y se a mantenido por 24 años en el mercado.

Uniformex cree firmemente en la filosofía de hacer negocios limpios y honestos, con calidad a un precio justo.

Así mismo esta es una empresa familiar y de colaboradores 100% mexicanos

Naturaleza: implementación de un manual de procedimientos dentro de la empresa

Justificación: La necesidad de un estudio de procedimientos se basa en la de su necesidad eficiencia con el que se pretende lograr un objetivo determinado.

Objetivos: Que cada empleado desempeñe sus funciones adecuadamente con sus especificaciones del puesto, para aminorar los errores y contratiempos y esto traerá como consecuencia el alza de utilidad en las ventas.

Acciones: Capacitación para el personal con el fin de optimizar las ventas.

Capacitación para el personal con el fin de mejorar el servicio.

Resultados: Optimizar al máximo el servicio y con esto crear una empresa con “0” errores y esto como consecuencia traerá un despunte en ventas, compras, desplazamiento de mercado, entre otros.

Alcance: El área de aplicación será los departamentos de correspondientes a la empresa

Recursos: -requerimiento humano

-Jonathan alamillo González

-Paola Alamillo González

-Blas m. González Pérez

-Requerimiento material

-Papelería (papel, lapiceros, adhesivos, fólder)

-Requerimiento tecnológico

-computadora

-proyector y cañón

Costo: $ 60,000.00 pesos m/n

Estrategia: Por medio de análisis exhaustivos del comportamiento de los trabajadores podremos llegar a las conclusiones y soluciones pertinentes que nos brindaran el éxito de los objetivos antes mencionados, es por ello que se cuantificaran los errores para ser corregidos.

Información complementaria: no existente

Programa del trabajo el cual deberá de complementarse

Identificación: implantación del manual de procedimientos la maquiladora “Uniformex”

Responsables:

Áreas: gerencia general, facturación, ventas, compras

Clave: indefinidas

Actividades: indefinidas (según las necesidades que surjan dentro de la organización)

Calendario: tiempo indefinido

Formato: la realización de las observaciones y anotaciones del comportamiento de la institución tanto interna como externa se encuentran almacenadas en la base de datos de la entidad al igual que de la consultaría a cargo.

Periodicidad: indefinido

Autorización para realizar el estudio

15/03/05

Por medio de la presente hago informar y constar que la presente investigación es oficialmente autorizada por el Gerente General CP. Nombre Apellidos. Representante legal de la compañía “Uniformex”.

Sin nada más que mencionar agradecemos su cordialidad, aceptación y entendimiento.

Problemas detectados dentro de la organización

Según los estudios y previas investigaciones realizadas a la empresa “Uniformex” nos da como consecuencia la falta de un manual de procedimientos el cual es fundamental para el buen y excelente funcionamiento interno y externo para cualquier organización ya que al no contar con estos manuales los departamentos internos y al organización en si sufriría un desastre organizacional dentro de esta lo cual podría traer serias consecuencia tales como: perdida, ,mermas, desempleo, rotativa de trabajadores, mala calidad, altos precios y eso traería como consecuencia estar fuera de mercado y la posible quiebra o finiquito de sus actividades laborales de la empresa “Uniformex”.

Soluciones e implantaciones a las problemáticas presentadas

La elaboración e implementación de un manual de procedimientos para cada departamento de la organización tales como: gerencia general, ventas & mercadotecnia y facturación.