CLASE 13.

Título: Presentación final de un documento en WORD.

Objetivos:

Emplear los métodos de corrección ortográfica y gramatical

Usar las técnicas para la generación automática de tablas de contenidos (índices).

Introducción.

Una vez que se terminó de capturar un documento en WORD y se aplicaron las técnicas de formato básicas, es interesante y muy útil pasar a una etapa final de diseño del documento, en la cual entre otras cosas se hacen las siguientes tareas:

WORD incorpora herramientas para automatizar cada uno de estos procesos, los cuales los practicaremos en esta clase.

Corrección ortográfica y gramatical.

En las primeras versiones de WORD (antes de la 6.0) el proceso de revisión ortográfica no se activaba de manera automática, las versiones más recientes de WORD tienen la opción de activarle el proceso de revisión ortográfica y gramatical de manera automática, de tal modo que cada vez que se termine de escribir una palabra, WORD la revisa para ver si está bien escrita, en caso de detectar algún error ortográfico, WORD marcará esta palabra con una línea de color rojo y de forma ondeada, si lo que detectó fue algún error gramatical, marcara la frase sospechosa con una línea de color verde.

Con este tipo de funcionamiento de las versiones recientes de WORD, al parecer todo esta hecho, sin embargo el problema se crea cuando necesitamos escribir documentos en varios idiomas (español e ingles, por ejemplo), en este caso WORD detectará todas las palabras escritas en ingles con errores ortográficos aunque estén bien escritas, para evitar este problema hay que activar la opción IDIOMA que se encuentra en el menú HERRAMIENTAS para cambiarles la definición del idioma a las palabras (o grupos de palabras, párrafos, etc.) que nos interesen en nuestro documento.

Por ejemplo, la siguiente frase está escrita en ingles y WORD la marcará con errores:

My name is George.

Sin embargo, si a este grupo de palabras le definimos el idioma ingles, no se presenta este problema, ejemplo:

My name is George.

Otros elementos del sistema de corrección ortográfico.

Otros detalles que se presentan con el corrector ortográfico de WORD es cuando trabajamos con palabras técnicas que no se reconozcan por el corrector ortográfico de WORD, en este caso, al activar el menú contextual encima de la palabra marcada con error, se observan dos opciones interesantes:

Agregar:

Permite agregar esta palabra al diccionario de corrección ortográfica de WORD, lo cual permitirá incorporarla en el sistema de corrección ortográfica de WORD para revisarlas en el futuro.

Omitir todas:

Permite cancelar la corrección ortográfica de WORD para esta palabra en concreto.

Generación de Índices y Tablas contenido.

La generación de índices y tablas de contenido de WORD permite automatizar el proceso de construcción y mantenimiento de este tipo de recursos, de tal modo que en nuestro documento podamos integrar tablas de contenidos (lo que generalmente aparece al principio de los libros de textos y que erróneamente le decimos índice), así como índices alfabéticos, tablas de figuras, tablas de ilustraciones, etc.

Para usar esto, basta con aplicar algunos recursos de WORD, que de manera general se conocen poco.

Uno de los recursos más importantes a trabajar para automatizar el proceso de generación de tablas de contenido es el uso de los ESTILOS DE EDICIÓN, lo cual se puede aplicar a través del menú formato o de la lista de selección de estilo de WORD:

Los elementos que formen parte de la tabla de contenido (generalmente los nombres de capítulos y sub-capítulos), se deberán marcar con estilos de tipo TITULO y el número dependerá del nivel del capítulo o sub-capítulo que estemos definiendo.

Por ejemplo, lo normal es que a cada nombre de capítulo se le defina el estilo Título 1, a cada nombre de sub-capítulo se le defina el estilo Título 2, a cada sub-tópico de un sub-capítulo se le defina el estilo Titulo 3 y así sucesivamente.

Ejercicios.

Nota: No lo haga en las siguientes líneas, sino en las líneas que muestran está información en este documento.

Objetivos

Introducción

Corrección ortográfica y gramatical

Generación de Índices y Tablas contenido

Ejercicios

Otros elementos del sistema de corrección ortográfico.

Menú Insertar│Índices y Tablas..., opción tabla de contenido.

Lista de selección de estilo