CARATULA

A mi familia

A mis compañeros y,

A mí querida universidad.

INDICE

INTRODUCCIÓN

CAPITULO I.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS EMPRESARIALES

PRESENTACION.

El tema del presente trabajo se origino toda vez que tengo mucho interés por conocer las políticas que pueden utilizarse para administrar una empresa, y como objetivo principal se plantea encontrar una respuesta a la siguiente pregunta ¿a que se le conocen como políticas administrativas y cuales son esas políticas?

HIPOTESIS DE TRABAJO.

Como una de las primeras hipótesis a la interrogante que origina el presente trabajo encontramos la siguiente: la aplicación de una política administrativa depende del tipo de empresa de que se trate. El buen uso de una política administrativa llevara al éxito a la empresa.

INTRODUCCION.

Cuando una persona estructura un proyecto, es importante que defina que estrategias utilizara para un mayor aprovechamiento de los recursos humanos y económicos, de tal forma que una buena planeacion y el uso de buenas estrategias que sin duda alguna lo llevara a buenos resultados. En cualquier empresa sin importar el lugar en la que se encuentre establecida es importante la aplicación de buenas políticas administrativas. En el trabajo que se pone a sus manos expongo con sencillez en atención al grado de estudio que curso en la actualidad, algunos conceptos de lo que son las estrategias y/o políticas administrativas. El objetivo principal del presente trabajo de investigación es exponer con cierta claridad sobre la importancia de las políticas administrativas en una empresa. Para un mayor entendimiento el presente trabajo se presenta de la forma siguiente: el tema lo he intitulado políticas administrativas empresariales y con la finalidad de no extenderme demasiado lo he desarrollado en un solo capitulo exponiendo en una primera parte lo que son los conceptos generales del tema, posteriormente entramos al estudio de los que son las políticas administrativas, como funcionan, el numero de ellas, sus características, identificamos las características de una buena política administrativa. Se realiza de la forma antes expuesta en razón a que su servidor encuentra gran interés en contribuir a que el lector pueda de una manera mas sencilla ir adentrándose al tema que se expone.

CAPITULO I.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS EMPRESARIALES

I. CONCEPTO DE POLITICA

Según el diccionario de Ciencias Sociales: la palabra política designa en general la acción política propiamente dicha. El término político sirve para adjetivar un contenido (poder político, instituciones políticas, etc.). el diccionario de la lengua española, atiende a su uso común y trivial, y defiende la política como el arte de gobernar los pueblos y la adjetivación político como perteneciente o relativa a la política.

En sentido muy general, desde el punto de vista científico, podemos definir como políticos los procesos, acciones o instituciones que definen polémicamente un orden vinculante de la convivencia que realiza el bien público.

Una cuestión se hace política a medida que se transforma en una cuestión polémica, cuya satisfacción se considera un bien público que se debe, que debe impulsarse o respaldarse por una agencia del poder. Es decir la política debe llevar el equilibrio de estos elementos.

En cuanto centramos es análisis en la política como “una forma de conducta humana, libre y polémica que se proyecta como poder sobre el orden vinculante de una comunidad para realizar el bien público”, presenta los siguientes caracteres:

Es actitud libre no sujeta a normas.

Es actitud polémica, o decisión que ajusta un conflicto.

Es unión que se proyecta como poder normativo.

La actividad política se proyecta como poder sobre un orden vinculante que se formaliza en normas jurídicas.

Orientación hacia la realización de fines y la selección de medios para alcanzarlos.

Otro concepto de política es:

Conjunto de instituciones (ideas, creencias, usos y prácticas sociales) relacionada con la administración y los asuntos públicos y con el poder. Se refiere a los gobernantes y a su autoridad y a las relaciones de estos con los gobernados

II. CONCEPTO DE ADMINISTRACION

Definición Etimológica

La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación. Si pues "magister" (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad el que ordena o dirige a otros en una función, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos.

CONCEPTO

Es un proceso que consiste en las actividades de planeacion, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.

Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas

Es una ciencia compuesta de principios, técnica y practicas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar losϖ esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar metas establecidas.

Consiste en planear, organizar dirigir, y controlar diversasϖ actividades que permite a cualquier organización alcanzar sus objetivos mediante la optimización de los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos.

Es un proceso que consiste en las actividades de planeacion, organización, ejecución y control desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados, con el uso de personas y otros recursos, el grupo dirige sus acciones hacia metas comunes, implica la aplicación de técnicas mediante los cuales un grupo principal de personas coordinan las actividades de otras

II. I. Definición de administración deacuerdo a algunos especialistas en la materia.

Dentro de los principales pioneros de la administración, encontramos a los siguientes, los cuales definen a la administración como:

1.- Henry Sisk Mario

Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr los objetivos establecidos.

2.- José A. Fernández Arena

Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo coordinado.

3.- George R. Terry

Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno.

II. II. La administración es ciencia y técnica.

La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de las mismas.

La administración es una ciencia fáctica, que tiene un objeto real (las organizaciones).

La técnica de la administración implica aceptar la existencia de unos medios específicos utilizables en la búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones. Incluye principios, normas y procedimientos para la conducción racional de las organizaciones.

II. III. Antecedentes Históricos

En toda su larga historia y hasta inicios de¡ siglo XX, la administración se desarrolló con una lentitud impresionante. Sólo a partir de este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable pujanza e innovaciones la actualidad, la sociedad de la mayor parte de los países desarrollados es una sociedad pluralista de organizaciones, donde la mayoría de las obligaciones sociales (como la producción, la prestación de un servicio especializado de educación o de atención hospitalaria, la garantía de la defensa nacional o de la preservación del medio ambiente) es confiada a organizaciones (como industrias, universidades y escuelas, hospitales, ejército, organizaciones de servicios públicos), que son administradas por grupos directivos propios para poder ser más eficaces. A diferencia de lo anterior, a finales del siglo pasado la sociedad funcionaba de manera completamente diferente. Hace 80 años las organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los artesanos independientes, las pequeñas escuelas, los profesionales independientes (médicos y abogados, que trabajaban por cuenta propia), el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de su administración es un capítulo que comenzó en época reciente.

III. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación. ¿Por qué surge la necesidad de disponer de políticas? La organización o la empresa está constituida por personas. Estas personas, que ocupan las diferentes posiciones que se han establecido en la organización, deben desempeñar las funciones que les han sido asignadas. Toda esa actividad tiene que conducir hacia el logro del objetivo o de los objetivos que se ha fijado la empresa.

Sin embargo, en muchos sentidos esas personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades, etc. Al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio. Entonces tendríamos hechos como los siguientes:

1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana.

2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejor hora de colación es a las 12 del día, en circunstancias que el jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a las 13 horas.

3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a horas distintas.

4. El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el día frente a las máquinas esperando la decisión de los encargados para su revisión.

5. Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién contratado.

6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos.

En todos estos casos es posible que las decisiones y la conducta de cada una de las personas mencionadas sean correctas; sin embargo, si bien es cierto que desde el punto de vista individual esto es válido, desde el punto de vista de toda la organización, la situación parece ser caótica y no es aventurado predecir que una empresa con esos problemas está condenada al fracaso. Se hace necesario aunar criterios, establecer guías generales de acción comunes para todos, con el fin de que la organización marche de una manera unitaria. Es necesario disponer de ciertas políticas generales que regulen la conducta de los individuos y los encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción. En los casos citados anteriormente, es posible solucionar los problemas presentados y armonizar la conducta de esa organización con las siguientes políticas:

1. Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzará a las 9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y tener todo listo para la recepción de los clientes.

2. Se establecen tres períodos de colación: la Sección A a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y la Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por la Cafetería, con el fin de tener la colación preparada.

3. Los capataces entregarán antes de las 9:30 las órdenes de requisición de materias primas. E1 jefe de Bodega las despachará todas juntas entre las 9:30 y las 10:00.

4. Las operaciones de mantenimiento llevarán a cabo fuera de aquellas áreas en que las máquinas se encuentran operando.

5. El personal que se contrate deberá pasar por un proceso de selección que compruebe que las personas que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que desempeñarán.

6. Se exige puntualidad en la hora de llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la oficina del Personal.

Las políticas que se han enunciado más arriba permiten, indudablemente, a los jefes o a las personas en general, tomar decisiones dentro de ciertas pautas generales. Cuando estas pautas son específicas, se transforman en normas o reglas. La política define la idea general, mientras que la norma define ideas concretas.

Estas políticas facilitan la conducta dentro de la organización. El personal, a cualquier nivel, puede actuar y saber cuándo actúa bien o cuándo actúa mal, ya que conoce las reglas del juego.

Otro aspecto importante es que las políticas aseguran una cierta uniformidad en la conducta. Por ejemplo, los conflictos producidos por la diferencia de criterios con que diferentes jefes enfrentaban el problema de los atrasos, serían eliminados al implantar una política que indicara que la empresa desea puntualidad en el horario, y que las sanciones ya no dependerán directamente del jefe, sino de la oficina del Personal.

Esta uniformidad, a su vez, es una ayuda considerable para la coordinación. Hemos indicado más arriba que la empresa es un conjunto de individuos particularmente diferentes entre ellos. Por otra parte, el objetivo global de una empresa (producir 1.000 pares de zapatos, por ejemplo) para poder ser realizado se ha dividido en sub-objetivos que han sido asignados a esas personas. Esta verdadera división del trabajo hace que el trabajo de una persona sea dependiente del trabajo de otra. Es necesario que se cumplan los sub-objetivos para que así se logre alcanzar el objetivo final. Esto requiere una gran labor de coordinación, la que se ve simplificada, si existen ciertas políticas generales que uniforman un buen número de decisiones.

Por ejemplo, tomemos urca política de adquisiciones de una fábrica de bolas de acero para los molinos de la minería del cobre. La materia prima principal es el fierro que proviene de Huachipato. La producción de estas bolas se lleva a cabo a través de un proceso continuo, es decir, la materia prima entra en la planta, pasa por diferentes procesos y, finalmente, salen las bolas terminadas. Una falla en el programa de adquisiciones tiene como resultado la paralización de todo el proceso productivo.

Por esta razón, se ha establecido una política de compras que señala simplemente que cuando la cantidad de fierro en bodegas llega a cierto límite, se procederá a hacer el pedido.

Esta política permite entonces que Producción pueda desarrollar sus propios programas sin tener que preocuparse de la disponibilidad de materiales, siempre que, desde luego, se mantengan éstos dentro de loa límites que le da esta política.

IV. ESTRATEGIA Y POLITICA

Tanto estrategias como políticas sirven de guía a los planes. Constituyen la estructura de éstos y sientan las bases para el desarrollo de tácticas y otras actividades administrativas.

Estrategia es la determinación del propósito o misión y de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, y en la adopción de los recursos de acción y de la asignación de recursos necesarios para el cumplimiento de esas metas.

Las Políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan las ideas de los administradores en la toma de decisiones.

Orientación: creación de la estructura de los planes

El principio de la estructura de estrategias y políticas es que cuanto más claras sean la comprensión de estrategias y políticas y su instrumentación en la práctica, tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de una empresa.

Necesidad de la planeación operativa: tácticas

Las tácticas son los planes de acción para la ejecución de las estrategias. Estas deben apoyarse en tácticas efectivas.

Proceso de la planeación estratégica

El modelo de planeación estratégica muestra el funcionamiento de este proceso. En él se identifican los elementos básicos del proceso y se indica la relación entre ellos.

• Insumos de la organización (personas, capital, habilidades administrativas y técnicas, metas de los grupos interesados: empleados, consumidores, proveedores, accionistas, gobiernos, comunidad, etc.)

• Análisis de la industria (evaluación de una industria mediante análisis de condiciones externas)

• Perfil empresarial (es el punto de partida para determinar donde se encuentra una compañía y hacia donde debe dirigirse)

• Orientación de ejecutivos, valores y visión (el perfil empresarial es producto de las personas, en especial de los ejecutivos de primer nivel, cuya orientación y valores son importantes para la formulación de la estrategia.

• Propósito, objetivos principales e intención estratégica (son los puntos finales hacia los que se dirigen las actividades de una empresa. La intención estratégica es la determinación de triunfar en un entorno competitivo.

• Desarrollo de estrategias alternativas (se desarrollan con base en un análisis de los ambientes externo e interno)

• Ambiente externo presente y futuro (debe evaluarse en términos de amenazas y oportunidades; esta evaluación gira en torno de la situación competitiva, tomando en cuenta los factores económicos, sociales, políticos, legales, demográficos y geográficos. También debe examinarse en función de avances tecnológicos, productos y servicios en el mercado y otros factores indispensables para determinar la situación competitiva de la empresa.

• Ambiente interno (es necesario auditar y evaluar este ambiente de la empresa, respecto de sus recursos y sus fortalezas y debilidades en investigación y desarrollo, producción, operaciones, adquisiciones, comercialización y productos y servicios. Otros factores importantes para la formulación de una estrategia y de obligada evaluación son los recursos humanos y financieros, así como la imagen de la compañía, la estructura, y clima de la organización, el sistema de planeación y control y las relaciones con los clientes.

• Evaluación y elección de estrategias (deben evaluarse cuidadosamente antes de hacer una elección, las decisiones estratégicas deben considerarse de acuerdo con los riesgos implicados)

• Instrumentación

• Planeación de mediano y corto plazos, instrumentación mediante la reingeniería de la estructura organizacional, liderazgo y control (aunque no forman parte del proceso de planeación estratégica, la planeación de mediano y corto plazo y la instrumentación de los planes también deben tomarse en cuenta en todas las fases del proceso.

• Prueba de congruencia y planeación de contingencias (esta prueba es esencial en todas las fases del proceso de planeación estratégica)

IV. I. Principales tipos de estrategias y políticas

Deben desarrollarse en áreas tales como crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos, o servicios y comercialización. Las estrategias componen una jerarquía, la cual va del nivel empresarial al de negocios y de éste al nivel funcional.

IV. II. Productos o servicios

La razón de existir de una empresa es proporcionar productos o servicios; éstos determinan qué es o será una empresa. Las preguntas básicas en esta área:¿Qué es nuestra empresa? ¿Quiénes son nuestros clientes? ¿Qué desean nuestros clientes? ¿Cuánto nos compran los clientes y a qué precio? ¿Nos interesa ser líderes de productos? ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva? ¿Nos interesa desarrollar nuevos productos propios? ¿Qué ventajas poseemos en la atención de las necesidades de los clientes? ¿Cómo debemos responder a la competencia, tanto real como potencial? ¿Qué más podemos hacer a favor de la atención de las necesidades de los clientes? ¿Qué utilidades podemos esperar? ¿Cuál debe ser la forma básica de nuestra estrategia?

IV. III. Mercadotecnia

Las estrategias de mercadotecnia son diseñadas para orientar a los administradores en el suministro de productos o servicios a los clientes y en la persuasión de los clientes para que compren. Estas estrategias están estrechamente relacionadas con las estrategias de productos, y por lo tanto deben entrelazarse con ellas y apoyarse unas a otras. Las preguntas básicas para el establecimiento de una estrategia de mercadotecnia: ¿Dónde se encuentran nuestros clientes y por qué compran lo que les ofrecemos? ¿Cuál es e patrón de compras de nuestros clientes? ¿Qué es lo que más nos conviene vender? ¿Tenemos algo que ofrecer que no ofrezcan nuestros competidores? ¿Nos interesa tomar medidas legales para desalentar la competencia? ¿Necesitamos y podemos ofrecer servicios de soporte? ¿Cuáles son las mejores estrategias y política de precios para nuestras operaciones? ¿Cómo podemos atender mejor a nuestros clientes?

V. JERARQUÍA DE ESTRATEGIAS EMPRESARIALES

La estrategia general de las compañías grandes y diversificadas puede constituir una jerarquía.

• En la cúspide de la pirámide está la estrategia corporativa. En este nivel los ejecutivos trazan la estrategia general de una compañía diversificada. Se toman decisiones respecto de las industrias en las que la compañía desea competir.

• En El segundo nivel de la jerarquía se desarrollan estrategias de negocios, usualmente a cargo del administrador general de una unidad de negocios. El director general revisa y aprueba o rechaza estas estrategias. El propósito de la estrategia de negocios es la obtención de una ventaja competitiva en un área de la línea de productos en particular

• En el tercer nivel jerárquico se desarrollan estrategias (o políticas) funcionales. En este caso se generan estrategias por departamentos u otras unidades organizacionales como finanzas, producción, comercialización, servicio, personal, etc. El objetivo es apoyar las estrategias de negocios y corporativa.

Análisis de la industria y estrategias Competitivas genéricas según Porter

Éste señala que la formulación de estrategias requiere de un análisis de la industria y de la posición de una compañía dentro de ella. Este análisis sirve de base a las estrategias genéricas.

VI. TIPOS DE PÒLITICAS ADMINISTRATIVAS

En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según sea la forma en que se originan. Estas son: a) Políticas impuestas en forma externa y b) Políticas formuladas internamente.

VI. I Políticas impuestas externamente. La empresa no se encuentra aislada, sino que vive rodeada del medio. La conducta de este medio afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.

La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos, formula ciertas acciones que tienden a ordenar su propio desarrollo. Concretamente, los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, establecen ciertas conductas que las empresas deben hacer suyas. Por ejemplo, a través de leves o decretos, la empresa se ve obligada a acatar y a implantar ciertas políticas. La ley, de Inamovilidad es uno de estos casos. La empresa al obedecerla, la hace suya y duelo implantada dentro de ella una política de inamovilidad, que todos los ejecutivos (de capataz a gerente) deben seguir.

La fijación de salarios mínimos es otro caso. La empresa debe tener como política de remuneraciones un salario mínimo, es decir, debe tratar de remunerar a su personal de tal forma, que le asegure una subsistencia mínima. Esta es una política que la empresa ha tenido que adoptar por factores externos a ella.

En cuanto a la producción, existen políticas sobre la calidad del producto que fabrica la empresa que también tienen su origen en forma externa a ella. Es el caso de los balones de gas licuado, en que existen exigencias concretas de calidad. Estas exigencias o standard de calidad son fijados y controlados por organismos ajenos a la empresa.

Otro ejemplo de política externamente impuesta lo encontramos en la política de seguridad de la empresa. Así, aquellas que utilizan calderas deben implantar ciertas medidas de seguridad y controlar cada cierto tiempo la salud de los fogoneros.

La empresa debe reconocer estas políticas y adoptarlas como suyas. Esto no significa, por supuesto, que no tenga libertad para mejorarlas. Es posible que, considerando que el salario mínimo se encuentra bajo el mínimo que ella estima, establezca una política de fijar sus salarios en una cantidad superior al establecido por los sistemas externos.

VI. II. Políticas formuladas internamente. Estas son las políticas que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales en un determinado campo.

Podemos subdividirlas en políticas generales y políticas particulares. Las primeras son aquellas que se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativas. Por ejemplo, el rápido crecimiento de la participación en la empresa lleva a la dictación de políticas generales que tienden a implantar diversos mecanismos participativos dentro de la organización. Así, una empresa puede establecer como política general que un determinado número de decisiones que afectan a Bienestar sean tomadas por comités formados por obreros y empleados.

Otras políticas se refieren a aspectos concretos de producción, ventas, compras, contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal, etc. En ventas, una empresa puede tener como política el desarrollo de una propaganda y publicidad agresivas. También puede establecer como política la ampliación del mercado, es decir, tratar de alcanzar con su producto todo el país, no sólo la zona central.

Como políticas particulares de personal se pueden establecer ciertos requisitos de admisión o contratación, de remuneración, de rotación de empleados, etc.

Observemos con mayor detalle las políticas particulares de cada una de las funciones de la empresa.

VII. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE VENTAS.

Quizás el aspecto más importante de la planificación de una empresa es el que tiene que ver con aquellos bienes o servicios que la empresa fabrica. Su éxito y la formulación (le la política que se deberá seguir en relación con el producto determinarán, más que ningún otro factor, la supervivencia misma de la empresa, pues el producto es el factor que determina (directa o indirectamente) la capacidad de la organización para llevar a cabo nuevamente el proceso de transformación.

La formulación de la política en relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y que se ofrecerá al mercado. Otro problema será la fijación de la política de precios, que comprende no sólo la determinación de los precios mismos, sino también los programas de descuentos y otros. Surge también la fijación de la política de distribución del producto: si se entregará a mayoristas, o se venderá directamente al público consumidor, o una mezcla de ambos canales.

Finalmente, deberá fijarse la política de ventas y la promoción de ella. En este aspecto debe considerarse la publicidad que se dará al producto, el empaquetado, la fijación de programas especiales, como concursos etc.

VIII. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN

Al igual que en la formulación de las políticas de venta, en la fabricación del producto también deben fijarse determinadas políticas generales. Entre ellas tenemos la de comprar o producir. Es decir, determinar si se debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza de ese producto. Por ejemplo, una empresa que fabrique muebles puede optar por tener sus propios maestros que trabajen en sus talleres, o bien, comprar la producción de diversos maestros independientes. Puede también optar por una política de especializar a los maestros en hacer determinadas piezas, en forma particular, llevando a cabo la empresa el ensamblaje o montaje de los muebles.

Otra política importante que debe fijarse en producción es el volumen del ritmo de producción. En algunos casos podrá trabajar a plena capacidad y tres turnos. Otras empresas pueden optar por la política de producir bajo la capacidad plena por los riesgos que trae el tener altos inventarios. En este caso, el pronóstico que hacemos de las ventas futuras será un factor determinante en la fijación de esta política.

La política de Inventarios es otro ejemplo de formulación de políticas en el área de producción. Debe tender a que la empresa no acumule grandes inventarios, es decir, no tenga almacenada una gran cantidad del producto que fabrica y, por otra parte, no tenga inventarios tan pequeños que no pueda disponer de productos cuando los clientes los pidan. En el primer caso, se corren riesgos de obsolescencia, pérdida de parte de los productos por el almacenaje mismo, etc. En el segundo caso, se corre el riesgo de la pérdida de clientes.

IX. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS FINANCIERAS.

Una de las políticas importantes en esta área es la referente a la obtención del capital y depende en alto grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la disposición de hacer uso de capital exterior, ya sea que éstos provengan de sectores nacionales o internacionales.

Otra política que es necesario diseñar en esta área es la relacionada con el uso del excedente o utilidad. Generalmente gran parte de este excedente se destina a nuevas inversiones y es una fuente importante de obtención de recursos financieros.

Un aspecto importante es la política que sigue la empresa en cuanto a la cantidad de dinero efectivo que mantiene en caja y las posibles inversiones temporales que pueda hacer si sube de ciertos límites. Especialmente en el caso de nuestros países en desarrollo, debido a la inflación, no conviene mantener mucho dinero en efectivo, pues, por el efecto inflacionario, éste va perdiendo valor.

La empresa debe fijar su política sobre la adquisición o arriendo de bienes físicos. Una empresa en expansión necesita más equipos y más edificios. Es posible entonces arrendar esos equipos y esos edificios o bien adquiridos. Una política general en este sentido determinará el tipo de acción que se llevará a cabo.

Finalmente, otra política importante en el campo financiero es el reparto del excedente (descontando aquella parte que se destina a la reinversión y que comentamos más arriba). Es posible que en el caso de las empresas del área social, esta política no sea directamente fijada por la empresa, sino que provenga de organismos superiores, cómo por ejemplo, una oficina de Planificación.

X. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS SOBRE PERSONAL.

En el trato con las personas, la empresa debe desarrollar una buena planificación con el fin de contar con participantes que no sólo sean idóneos para las funciones y tarea que se les asignan, sino también entusiastas y colaboradores en el proceso del logro de los objetivos. La empresa debe saber motivar a su personal, ya sea incentivándolo, escalafonandolo, impartiéndole cursos de superación personal y de actualización según la labor que desempeñe dentro y fuera de la empresa. La empresa y/o sus representantes administrativos deben interesarse más por su personal.

XI. OTRAS POLITICAS EN LA ADMINISTRACION

Política de selección y entrenamiento del personal. Esta es una política fundamental, ya que constituye la base para la formación de los cuadros humanos a través de cuyas conductas se desenvuelve la empresa. La política debe dar las pautas generales sobre las característica generales sobre las organización pide a sus integrantes (edad, experiencia, nivel de conocimientos, etc.).

Políticas de remuneraciones. Esta política fija los criterios de la organización para compensar a sus participantes directos. No sólo se refiere a los sueldos y salarios, sino que también toma en cuenta otros aspectos como participación en los beneficios, primas, bonificaciones y otros tipos de remuneraciones económicas. Se incluyen en ella las escalas de sueldos, tomando en cuenta las funciones y responsabilidades de los cargos.

Políticas sobre relaciones con sindicatos. El sindicato es una organización que vive dentro de la empresa. Es importante fijar la actitud de la empresa: frente a él en muchos casos su política consiste en adoptar una actitud de cooperación que muchas veces ahorra disgustos y dinero. Otro aspecto consiste en la manera de resolver las quejas. Algunas empresas establecen mecanismos especiales, árbitros imparciales, etc; otras tratan de solucionarlas directamente entre los directores y los subordinados, utilizándose los otros mecanismos en forma excepcional.

Políticas sobre Moral Interna. Tratan de aumentar el grado de compromiso de los trabajadores con la empresa y de entregar a éstos los beneficios sociales que les correspondan y que pueden solucionar muchos posibles conflictos. Así, existen políticas sobre vacaciones, licencias por enfermedad, pensiones de retiro, casino y otros aspectos de bienestar.

Las políticas que se han presentado más arriba son algunos ejemplos del tipo de políticas que debe tomar una empresa, tanto generales, o aplicables a toda la organización, como particulares, referidas a las diferentes áreas funcionales. Ellas establecen guías generales en su área respectiva, y permiten que los ejecutivos o administradores a diferentes niveles, puedan basar sus decisiones, las que, en la medida que se ajusten a las políticas generales, permiten esperar que la empresa pueda desarrollarse con un mínimo de conflictos, estableciendo una buena coordinación y delegación de autoridad entre las diferentes unidades administrativas.

Una política clara sobre contrataciones evitará problemas en determinar los requisitos que deben poseer los futuros participantes. No habrá problemas en decidir la aceptación o el rechazo de un postulante y, si todos cumplen con ella, se establecerán conductas similares entre las diversas unidades y los diferentes casos particulares que se presenten.

Finalmente, debe quedar en claro que las políticas no consultan todas las decisiones. Ellas dictan las líneas generales, y siempre quedará dentro del ámbito de la responsabilidad del ejecutivo un vasto campo de decisiones que se refieren no sólo a las materias en que no se ha dictado una política, sino que también a distintos aspectos de los cases concretos en que sí se han dictado políticas generales.

XII. CARACTERÍSTICAS DE UNA BUENA POLÍTICA

Para implantar una determinada política es necesario tener en cuenta algunos factores que deben cumplirse con el fin de que cumpla con el objetivo deseado. Entre ellos, los principales, a nuestro juicio, son: 1) La fijación de la política; 2) ha difusión de la política; 3) La coordinación de la política; 4) La implementación de la política: y finalmente 5) La revisión periódica de esta política. Observemos cada uno de estos factores con más detalle.

XII. I La fijación de la política. Generalmente las políticas de una empresa tienen su origen en costumbres y tradiciones. duchas de ellas no se encuentran escritas y se van comunicando oralmente de un participante a otro. Esto último puede traer serios problemas por las posibilidades de distorsión y de interpretación. A1 no existir un documento escrito que fije claramente la política, existen muchas probabilidades que su aplicación se haga en forma desequilibrada, de acuerdo con el interés que tenga en ella un determinado dirigente.

Por ejemplo, tradicionalmente la, vacaciones de los trabajadores de una empresa se han dada durante los meses de enero y febrero. Esta tradición ha pasador a constituir una política. Sin embargo, es probable que un jefe de departamento sea más flexible y determine las vacaciones de común acuerdo con los trabajadores, tratando en lo posible que se hagan efectivas en enero o febrero. Al no existir un documento escrito que establezca claramente el período de vacaciones, cada jefe seguirá aplicando su criterio particular. creando fuentes potenciales de conflicto.

Una política debe ser discutida y analizada por aquellos encargados de formularlas. Una vez definida, debe ser transcrita con el fin de mantener la información constante, sin distorsiones.

Así, en relación con la política de vacaciones, creemos que una buena enunciación de esta política sería: "Todo el personal de la empresa tiene derecho a un período de vacaciones anual, que se hará efectivo entre los meses de enero y febrero". Esta política escrita, guía efectivamente a los jefes de las unidades administrativas en cuanto a fijar las fechas de vacaciones, eliminando la idea de "algo tradicional" o "por costumbre". Así los jefes podrán de antemano programar el uso de las vacaciones y planificar el trabajo.

XII. II. La difusión de la política. Una empresa puede diseñar y formular excelentes políticas, pero éstas de nada servirán si no se informa a todo el personal. Su fin es orientar la acción; por lo tanto, es vital que aquellas funciones que intervienen en esa acción conozcan las políticas, sepan dónde y cuándo deben aplicarse.

Sin embargo, la comunicación de la política no significa solamente que las personas la entiendan y comprendan, sino que la acepten y estén dispuestas a implementarlas.

Es conocida la conducta que seguían los gobernadores españoles durante la Colonia en los países dominados por el Rey de España. Cuando éste enviaba sus políticas, esos gobernadores las recibían, las comprendían y las archivaban. Esto significaba que se hacía caso omiso de ellas en cuanto a su aplicación, primando, para bien o para mal, los criterios de los gobernadores.

Por supuesto que si esto ocurriera en una empresa, seguiría primando e1 criterio de cada superior o jefe, produciéndose justamente lo que la política tiende a evitar: el desorden, la descoordinación y el conflicto.

Con el fin de que una política sea comprendida y aceptada, es conveniente diseñar todo un mecanismo o sistema de comunicaciones. Aunque en capítulos posteriores hablaremos de comunicaciones y sistemas de comunicación, podemos adelantar aquí uno que ha dador, cuando se ha aplicada, excelentes resultados.

Este mecanismo establece todo un sistema de comités desde la cúspide de la organización, hasta la base. Salvo los operario. sin subordinados, toda persona en la organización forma parte de dos grupos: un grupo e encuentra compuesto por esa persona y sus subordinados y el otro grupo se encuentra compuesto por esa persona, sus colegas y su superior directo.

XII. III. Coordinación de la política. Como hemos visto hasta ahora, las políticas buscan la creación de criterios comunes dentro de la empresa. Por ejemplo, la política de vacaciones se define con el fin de que los diferentes Jefes de unidades administrativas tengan un criterio común para fijarlas. Sin embargo, también hemos señalado que las políticas son normas generales y no, normas concretas. Por esta razón se corre el riesgo de que algunos jefes las entiendan de un modo y otros jefes en un sentido diverso o contrario.

Con el fin de evitar este peligro es necesario explicar el alcance de la política y buscar un mecanismo que le dé una "validez oficial". En el caso de las vacaciones, la interpretación oficial de esa política podría ser, por ejemplo, el Gerente Director del Personal. Por supuesto, si las políticas se fijan de común acuerdo entre los participantes de la organización, la "voz. Oficial" sería el comité que definió esa política.

De todos modos, siempre pueden surgir dudas y malas interpretaciones en la aplicación de las políticas, aun en las decisiones o en las versiones oficiales que les dan los mecanismos antes señalados. Para evitar estos problemas es necesario establecer los procedimientos que implementarán la política.

Por ejemplo, volviendo a nuestra política de vacaciones, vemos que ella es general y habla de la necesidad de dar vacaciones al personal y que éstas deben concentrarse entre los meses de enero y febrero de cada año. Sin embargo, es conveniente "operacionalizar" esta política, y para esto se puede fijar un procedimiento. Este pudría ser el siguiente:

Las vacaciones serán fijadas, de común acuerdo entre el jefe de la unidad y el personal de ella, según sea la situación del trabajo en ese momento.

En casos excepcionales, la fijación del período de vacaciones la hará el jefe de la unidad, previo informe de la oficina del personal.

Como se puede observar, el procedimiento fija las pautas de cómo llevar a cabo la política y establece los mecanismos que deben utilizarse para resolver todos los casos, normales y anormales.

Desde luego, el ejemplo que aquí se ha desarrollado corresponde a una estructura teórica. Para establecer este sistema de comunicación habría que tomar en cuenta la estructura real de la organización en particular. Por ejemplo, en las organizaciones del área social habría que estructurar este sistema de comunicaciones incluyendo el Consejo de Administración, los Comités de Producción, etc.,

XII. IV. Revisión periódica. Es conveniente revisar periódicamente las políticas que ha establecido la empresa. Esto se debe a que normalmente el medio en que vive la empresa está cambiando. Estos cambios del "exterior" tienden a afectar a los objetivos y, por lo tanto, a las políticas que ha definido la empresa para alcanzar esos objetivos. Las leyes que se aprueban y que tienen que ver con las jubilaciones, por ejemplo, pueden llevar a la empresa a alterar su política de retiros.

Sin embargo, los objetivos de las empresas no cambian sólo por fuerzas externas. También se producen cambios internos que conducen a modificaciones de políticas. Por ejemplo, la política de créditos a los clientes bien puede ser modificada, acortando o alargando los plazos, debido a la situación financiera particular que puede estar viviendo la empresa.

La revisión periódica de las políticas permite mantener vigentes las que son necesarias y eliminar aquellas que se encuentran obsoletas. Este último punto es importante, porque las políticas tienden a formar tradiciones dentro de la organización, y es posible que se sigan ciertas conductas que eran convenientes en el pasado, pero que hoy día ya han perdido validez.

La fijación o definición operacional de la política, la difusión, la coordinación de su aplicación y

sus revisiones periódicas, son elementos importantes que deben tenerse presente en el momento de diseñar o definir una política.

También es conveniente tratar de medir, hasta donde sea posible, las consecuencias que puede traer una determinada política, no sólo desde el punto de vista de la reacción de las personas a las cuales dicha política compromete, sino también de su relación con otras políticas, para evitar contradicciones entre ellas. Por ejemplo, si definimos nuestra política de vacaciones durante los meses de enero y febrero, y si por otro lado existiera una política de producción que indicara que durante esos meses debería trabajarse al máximo con el fin de acumular productos para ser vendidos durante el otoño, tendríamos una contradicción clara. Por un lado debilitamos los recursos humanos (por las vacaciones) y, por otro, pedimos la máxima utilización del equipo productivo. Estos problemas se pueden evitar si las políticas son estudiadas en forma consciente antes de ser difundidas.

CONCLUSIONES

La política es aquella práctica que se ocupa de gestionar, de resolver los conflictos colectivos y de crear coherencia social, y su resultado son decisiones obligatorias para todos. El origen de los conflictos se sitúa en la existencia de diferencias sociales, que se convierten a menudo en desigualdades, puesto que no todos los miembros de la comunidad tienen acceso a los mismos recursos intelectuales, políticos, informaciones... Esto provoca una tensión y unas fracciones sociales que generan sentimientos de incertidumbre.

Las políticas buscan la creación de criterios comunes dentro de la empresa.

Para comprender mejor el concepto es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiestan la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida en cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales:

Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencia los tejidos y organismos, éste desarrolla plenamente las funciones que lo son inherentes. 

De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se administran cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determinan la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la cual se ejecuta todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante un periodo de estructuración.

Los actos administrativos constituyen una parte esencial de la administración pública, para el logro de los objetivos para el logro de los objetivos que esta pretende alcanzar siendo el Derecho Administrativo una rama del Derecho que busca brindar a la sociedad por medio de los servicios públicos para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Los actos administrativos, son herramientas utilizados por la actividad Administrativa.

La expresión actos administrativos esta referida a la actividad del Estado que ejerce una de las funciones fundamentales como es la función administrativa, cuya manifestación de voluntad se traduce a través de un conjunto de actos de administración, para alcanzar sus fines políticos jurídicos, económicos y sociales.

En sentido amplio el acto administrativo se aplica a toda clase de manifestaciones de la actividad de los sujetos de la administración publica; y en el sentido estricto, comprende y abarca a las "Manifestaciones de la voluntad del Estado para crear efectos jurídicos", particularmente esta ultima, de significación mas restringida y especifica, se constituye en el verdadero eje del derecho administrativo.

FUENTES DE INFORMACION.

Parra Manzano, Galsuinda. Manual de Derecho Administrativo General.

Editorial: Vadell Hermanos C. A. Año: Enero 2005. Valencia Venezuela

Lares Martines, Eloy. Manual de Derecho Administrativo. Décima Segunda Edición. Universidad Central de Venezuela Caracas Venezuela, 2001.

Peña Solís, José. Manual de Derecho Administrativo. Volumen II. Colección de Estudios Jurídicos Tribunal Supremo de Justicia. Caracas Venezuela 2002

Revista de Globalización, Competitividad y Gobernabilidad Versión 2009.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/adminelibe.htm.

Consultado el 2 de Junio del 2009.

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO

FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

POLITICAS ADMINISTRATIVAS

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