Enterprise Resource Planning (ERP)

Índice

Resumen ejecutivo 3

Introducción 5

Definición de ERP 6

Historia 7

Beneficios de implementar un ERP dentro de la organización 8

Desventajas y fracasos 11

¿Qué compone una decisión? 6

Ejemplo de software existente para la toma de decisiones 8

Ejemplo de literatura sobre la toma de decisiones 10

Ejemplo de empresa de consultoría de toma de decisiones 11

Caso de implementación de un ERP (SAP) en la compañía Nestlé 13

Conclusiones y recomendaciones 16

Bibliografía 17

Resumen Ejecutivo

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning que traducido al español quiere decir Planificación de los Recursos Empresariales. ERP es un término generalizado en el mundo del software bajo el que se engloban una gran variedad de paquetes software, generalmente multi-modulares, que ofrecen soluciones integradas diseñadas para dar soporte a múltiples procesos de negocio. Un ERP puede contener software para gestión de producción, gestión de clientes, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad general, facturación, gestión de inventario, recursos humanos o cualquier otra función que se tenga que desarrollar dentro de la empresa.

Los ERPs se consideran como un software empaquetado. Esto no quiere decir que cuando una empresa compra un ERP la empresa se tiene que adaptar al nuevo software en vez del software a la empresa. Básicamente el fabricante no lo adapta a las necesidades. Generalmente un ERP se compra junto con herramientas de desarrollo específicos que pueden ser usados por el cliente para alterar ese software empaquetado y adaptarlo a cada necesidad particular. Algunas incluso permiten el uso de lenguajes de programación estándar para realizar estas alteraciones. Igualmente, los distintos módulos que componen la ERP generalmente pueden interactuar con el resto del software usado por la empresa (el esfuerzo requerido para que esto sea realidad varía según el fabricante del ERP, el software existente en el entorno de la empresa y la habilidad del implementador).

Lo más importante que hay que tomar en cuenta cuando se plantea la adquisición de un ERP es que no se pueden usar simplemente corriendo un programa instalador y listo como por arte de magia después de unos clicks aquí y allá tenemos un ERP en la empresa. Los ERP requieren de muchos parámetros y modificaciones previas a su uso. Esto hace que normalmente cuando una empresa decide comprar un ERP también debe contratar a un implementador (generalmente se hace atreves de una empresa de consultoría, en otra palabra outsourcing) que la ponga en funcionamiento. El tiempo requerido para esta implementación varía mucho según el fabricante del ERP, los módulos implementados y el tamaño de la empresa. Pero si la empresa es grande y las necesidades de proceso complejas, implementar un ERP es por lo general, menos costoso que desarrollar una aplicación a medida.

Introducción

Desde hace ya varios años, se le ha ido dando cada vez mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar los procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.

Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.

Definición de ERP

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeación de recursos empresariales como un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.

Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning como "paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.

Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales como un sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa.

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

La estructura típica de una empresa con un sistema ERP:

Entre las ventajas de ERP más básicas y representativas tenemos:

• Integración total

• Corto periodo de retorno de inversión

• Gran flexibilidad

• Alto grado de modularidad

• Estandarización de Procesos Corporativos

Historia

Las ERP tienen su origen en el software empleado en entornos industriales de mediados del siglo pasado.

En los años 60, el principal uso de software en entornos industriales era para la gestión de inventario. Para aquel entonces, la mayor parte del software utilizado en estos entornos era hecho a medida y diseñado según los conceptos tradicionales de gestión de inventarios.

En los años 70 se empezó a prestar más atención al uso de software para lo que en ingles se conoce como MRP (Material Requirement Planning), lo que traducido al español seria Planificación de Necesidad de Materiales. Básicamente, lo que se esperaba de este software es que ayudase a planificar que materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición.

En los años 80, surge el concepto de MRP (Manufacturing Resources Planning = Planificación de los Recursos para la Producción / Fabricación) que rápidamente evoluciona al MRP-II incluyendo también la gestión de planta de fabricación y actividades relacionadas con la distribución de los artículos fabricados.

A principios de los 90, MRP-II fue ampliado aun mas para abarcar áreas como Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, etc.; es decir la totalidad de las funciones desarrolladas dentro de una empresa. Fue esta evolución lo que introduzco el concepto y el termino “ERP”.

Beneficios de implementar un ERP dentro de la organización

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización.

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

• Solo un sistema para manejar muchos(o todos) de los procesos comerciales

• Integración entre las funciones de las aplicaciones

• Reduce los costos de gerencia

• Incrementa el retorno de inversión

• Fuente de Infraestructura abierta

Éstos son simplemente varios beneficios que se pueden lograr al implementar un software ERP en una organización. Existen varias marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios particulares que ofrece cada unos de estos fabricantes.

Existen cinco razones fundamentales por las cuales las organizaciones implementan un ERP:

1. Integración de la información financiera: Los presidentes de las empresas siempre buscan tener información financiera lo más real posible. Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con ERP se eliminan las vueltas de hojas, todo se unifica.

2. Integración de la información de los pedidos de los clientes: Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que el cliente recibe la mercancía solicitada. En lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que normalmente se originan problemas de comunicación entre los sistemas.

3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: para las compañías manufactureras los sistemas ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir costos de operación, los cuales al final de la cadena financiera pueden resultar en un bajo costo del producto final y ser aun más competitivo dentro de su nicho o mercado.

4. Minimiza el inventario: Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro está que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, es necesario y básico implementar un sistema que administre esta labor con lo que se conoce como el punto de reabastecimiento con las empresas proveedoras, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.

5. Estandarización de la información de Recursos Humanos: Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.

La mayoría de los sistemas de ERP fueron diseñados para ser usados para compañías industriales. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa.

Desventajas y Fracasos

Los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, hay que tomar en cuenta que cada marca desarrolladora de ERPs ofrece diversas ventajas, lo recomendable antes de adquirir o implementar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren para la empresa, y luego hacer una prueba piloto del ERP que se desea implementar. No todo lo referente a ERP es bueno, también tienen sus desventajas, como por ejemplo:

1. Son muy caros.

2. Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.

3. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.

4. Hay pocos expertos en ERPs, y los que hay son exhaustivamente caros.

5. La duración de la implantación del sistema se prolongará más del tiempo inicialmente proyectado.

6. Por lo general habrán bugs peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionará deficiencias en la ejecución del sistema ERP.

7. Las nuevas actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP que ya ha sido implementado son extremadamente difíciles de aplicar, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerirán trabajo extra y reescritura del código fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versión.

8. La conversión de datos del sistema viejo al nuevo ERP, puede resultar bastante complicada y costosa si no se maneja adecuadamente. La conversión implica mover información corporativa, tal como registros de clientes y proveedores, datos de diseño de productos, entre otros.

En la historia de los ERP, existen casos muy sonados sucedidos a finales de la década de los 90, donde proyectos de implantación de ERP se han venido abajo, sin importar el tamaño de la empresa o el enfoque del sistema. Como el caso Hershey’s, el famoso fabricante de chocolates y alimentos norteamericano en el año 1999. El caso es bastante trágico, debido a una mala implementación, surgieron problemas operativos hubo retrasos tremendos para surtir mercancías tanto en Navidad como en Halloween, dos épocas clave para la venta de sus productos. El resultado: las acciones de la empresa cerraron el año un 27% por debajo del precio pico registrado en años anteriores. Sin duda alguna por tratarse de una empresa de gran tamaño y fama mundial, ha sido el fracaso más sonado (también por el hecho de que en millones de dólares). Sin embargo, otros empresarios y grupos han sufrido descalabros grandes por una mala implementación. Algo muy similar le paso al mundialmente conocido fabricante de electrodomésticos Whirpool.

Algunos especialistas afirman que el error fundamental al hacer una implementación de un sistema nuevo (no solo los ERP), está en el entrenamiento. Supuestamente el error es de concepto. Para poder lograr un manejo adecuado de cualquier situación nueva, se les debe de proporcionar a los sujetos el qué, el por qué y el cómo. La educación es el por qué, el quién y el dónde. El entrenamiento es el cómo. Tiene mucho mayor peso las variables enseñadas en el proceso educativo. Si el enfoque es únicamente en el cómo, se caerá en error. Aquí es donde se ha venido fallando en el concepto de entrenamiento. El primer error es pretender que donde como se está implementando un sistema tecnológico, el entrenamiento debe girar en torno a enseñarles a los empleados dónde llenar los campos y qué hacer en las pantallas, básicamente cómo funciona la herramienta tecnológica. Demasiado énfasis en el sistema tecnológico y prácticamente nada en las variables para fomentar su compresión completa y su pleno convencimiento de que el sistema es nuevo, es diferente, es mejor y de que dadas sus características, el buen desempeño humano al hacer uso del mismo o sus errores tendrán un impacto profundo y en ocasiones severo para la organización entera.

Caso de implementación de un ERP (SAP) en la compañía Nestlé

El grupo Nestlé firmó un contrato con SAP para la implantación de un sistema ERP. En este contrato, Nestlé se comprometía al pago de 200 millones de dólares por el servicio y 80 millones más por la parte de consultoría y mantenimiento. La empresa suiza de bienes de consumo diarios pretendía con esto integrar y centralizar sus más de 200 compañías y subsidiarias en 80 países.

Hasta el año 1991 Nestlé era simplemente una colección de marcas que operaban de manera independiente. En ese año se unificaron y reorganizaron en el grupo Nestlé. Los distintos departamentos todavía tenían a sus respectivas centrales dispersadas por la geografía mundial. Estos eran libres a la hora de tomar sus propias decisiones en el negocio, aunque ya informaban a la central en Glendale en vez de a Vevey (Suiza). La nueva compañía trato de introducir economías de escala y prácticas comunes, pero años de operaciones aisladas de la central por parte de los departamentos suponían un barrera difícil de romper.

En 1997, un equipo que examinaba los distintos sistemas presentes en la compañía descubrió entre otros problemas una redundancia masiva. Nestlé USA estaba comprando vainilla al mismo vendedor a 29 precios distintos. La razón por la que no había manera de comprobarlo, era que cada departamento tenia codificado el nombre de la vainilla de una manera distinta. Por ejemplo uno lo codifico con 1234 y otro tenía el mismo ingrediente bajo 7788, por eso no había forma de comparar todos.

Jeri Dunn, vicepresidente de Nestlé USA fue el que en 1997 comenzó a afrontar este problema. El proyecto presentado por Dunn se llamaba One Nestlé, under SAP. El caos en la compañía era tal que tenían 9 libros mayores y 28 puntos de entrada de clientes. Todos los altos cargos de la empresa estaban de acuerdo en implantar una solución de SAP. Dunn quería dejar claro que se trataba de una reingeniería de procesos empresarial (BPR – Business Process Reengineering) y que no podía hacer sin cambiar la forma de trabajar adoptada hasta entonces. Iba a ver mucho sufrimiento, sería un proceso lento y no sería un proyecto de software.

En 1997, un equipo formado por 50 ejecutivos y 10 profesionales seniors de la tecnología de la información seria los encargados de implantar el proyecto de SAP. La meta era alcanzar una metodología de procesos óptima para aplicar a todos los departamentos. En la parte técnica un equipo más pequeño estuvo 18 meses examinando cada bit de datos en cada departamento para introducir una estructura común para toda la compañía. Desde entonces la vainilla se codifico con 1234 para todos los departamentos. El sistema de SAP seria configurado uniformemente por todos los procesos de trabajo.

La crisis comenzó antes de que instalaran los módulos de SAP a finales de 1999. Había mucha rebelión y resistencia por parte de los empleados. El fallo data de mucho antes del comienzo del proyecto, ya que ninguno de los grupos que serian afectados directamente por los nuevos procesos y sistemas fueron representados en el comité del proyecto que dirigía el Vicepresidente Dunn. Dunn luego califico esto como un error fatal.

A principios del 2000 el proyecto se había colapsado y el caos reinaba por toda la compañía. No solo los trabajadores no sabían manejar los nuevos sistemas, sino que tampoco entendían los nuevos procesos. Los jefes de departamento perdidos igual que sus empleados no sabina que hacer. Dunn confirma que las llamadas al centro de atención al trabajador superaban las 300 diarias. Nadie quería aprender las nuevas maneras de hacer las cosas. La moral estaba por los suelos. No dejaban de surgir los problemas técnicos, a los ya existentes problemas del equipo del proyecto se le sumo la problemática de preparase preventivamente para el efecto del año 2000 sobre los sistemas, esto dejo de lado la integración total entre los módulos. De manera que por ejemplo si comercial del departamento de ventas introducía un descuento en la venta a un cliente, este no aparecía reflejado en el departamento de contabilidad. A la hora de pagar el cliente con su correspondiente descuento, le aparecía al departamento de contabilidad que solo había pagado una parte y por lo tanto el pago era incompleto. José Iglesias, director de sistemas de información y ayudante de Dunn, volvió a juntar al equipo del proyecto y les planteo el problema. Para solucionarlo deberían de implantar dos módulos más de SAP e integrarlos entre sí. Según Dunn los cambios en la última fase supusieron el 5% del coste total del proyecto.

A finales del 2001 se concluyo el diseño de la última fase. El equipo del proyecto obtuvo instrucciones detalladas a seguir. Tom James, director de cambio de procesos, se unió al equipo. Su única función era la de crear una comunicación e interactuar entre los departamento y el equipo del proyecto. El y Dunn comenzaron a reunirse con los jefes de departamento. También empezaron a realizar encuestas sobre como influían los cambios del nuevo sistema en los empleados. Así se asegurarían de no cometer el mismo fallo que les llevo anteriormente al caos.

Tras implantar SAP Nestlé ha conseguido a través de bases de datos y procesos de trabajo una proyección de demanda muy exacta para sus productos. Ya que todos los departamentos usan los mismos datos, han conseguido controlar la distribución por completo. Esto permite a la compañía a reducir inventario y el costo de redistribución que surgen cuando se lleva demasiado de un producto a un sitio y no suficiente a otro.

Con este caso de la compañía Nestlé se puede observar lo que puede ocurrir a la hora de implantar un sistema ERP. Como estuvieron en el caos durante bastante tiempo, pero como después de aprender de los fallos lograron implantar el sistema con éxito al segundo intento. Hoy en día Nestlé disfruta de grandes beneficios y ventajas con este sistema de SAP, y el retorno de la inversión se ha sido cubierto. Todo este proceso duro unos siete años aproximadamente. La cantidad ahorrada por Nestlé tras la implantación del sistema de SAP asciende a 325 millones de dólares. Por último una cita de Dunn que reconoce después de la experiencia vivida con este proyecto: “Hay una gran diferencia entre instalar software e implantar una solución.”

Tras este ejemplo se puede apreciar que implantar un sistema ERP en una empresa no es simplemente instalar el software adjunto. La implantación conlleva cambiar la manera de trabajo de todos empleados. Se está desafiando sus principios, sus creencias y su manera de hacer las cosas, adquirida durante varios años de labor continua.

Conclusiones y recomendaciones

Los sistemas ERP son una herramienta absolutamente necesaria para las grandes y medianas organizaciones. Señalo sólo estos dos tipos, ya que sabiendo el costo que tiene implantar sistemas como estos, es una buena inversión en empresas que mueven una utilidad anual con cifras razonables. Además, es aplicable de mejor manera en compañías que poseen varias plantas, sucursales, etc., repartidas geográficamente, y que cuidan y mantienen una importante relación Proveedor-Cliente.

Considerando la inversión en hardware, software, tecnología de información, personal, y muchos otros factores, el estudio previo a la implementación de estos sistemas debe ser bastante detallado, por lo que el primer costo asociado al sistema sería la asesoría y/o consultoría necesaria para una buena evaluación del proyecto.

Para las empresas preparadas en absorber el costo y el cambio asociado a la implementación de sistemas que ayuden en sus negocios, y que buscan rediseñar y optimizar sus negocios productivos, los sistemas ERP y sus aplicaciones pueden ayudar a lograr beneficios significativos.

Bibliografía

Para elaborar este resumen se tomo en cuenta estas páginas web como fuente de información:

1. http://ciberhabitat.gob.mx

2. http://unitec.edu.ve

3. http://www.sociedadelainformacion.com

4. http://www.gestiopolis.com

5. http://www.degerencia.com