PLAN EMPRESARIAL

ELECTIVA III

FACULTAD DE MATEMÁTICAS E INGENIERÍAS

INGENIERÍA DE SISTEMAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA KONRAD LORENZ

2008

Generalmente, el proceso de creación de empresas en nuestro país es demasiado informal y casi siempre se presenta como la materialización de una idea que surgió espontáneamente. Pocas veces se encuentran procedimientos precisos y estructurados que permitan observar cifras reales sobre las que se basa la decisión de crear una empresa.

No obstante, en la extensa literatura sobre el tema empresarial, existen muchos autores que intentan explicar mediante metodologías o pasos sencillos los requisitos mínimos que se deben considerar para proceder a analizar y dar forma a una compañía, teniendo en cuenta la mayor cantidad de variables posibles de acuerdo a la experiencia individual formada con los años de labor.

La intención de este escrito es desarrollar una serie de pasos orientados a generar una empresa con una base conceptual firme y no dejar todo al azar o a la bondad de la confluencia de las circunstancias.

Aplicar los pasos y principios planteados en el texto base [1] para crear una empresa que permita generar una opción de negocio válida para llevar a la vida real.

La empresa “Consultoría y Asesoría en Informática” tendrá como objetivo prestar servicios de consultoría integral en el área de informática, abarcando temas como implementaciones de software, hardware y redes de telecomunicaciones. Su domicilio principal estará en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia y buscará inicialmente una futuramente expansión en el mercado regional y nacional.

En principio, el grupo consultor estará conformado por el Tecnólogo de sistemas Cesar Gamboa y el ingeniero de Sistemas Javier Gamboa quienes aparte de ser los fundadores de la empresa, tienen conocimiento en áreas como la implantación de herramientas de apoyo institucional, consultoría en implementaciones de hardware local y análisis de tecnologías de comunicaciones.

La inversión inicial de capital para la creación de la empresa está estimada en una serie de activos pertenecientes a los socios y una inyección de capital de $ 7'000.000 de pesos colombianos que serán aportados en partes iguales por los dos socios iniciales. El origen de los fondos de esta inversión proviene de actividades legales y se tiene estimado utilizar el 60% de ellos en la consecución de equipos de cómputo y comunicaciones que permitan establecer una estructura básica para el buen funcionamiento de la compañía.

El área de la consultoría integral en sistemas de computación y comunicaciones tiene diferentes aristas que son válidas analizar. Al realizar una visión panorámica del mercado es palpable que la competencia presentada esta en un rango medio de ofertantes. Sin embargo, al entrar un poco en los focos de mercado que están cubiertos hasta ahora es posible detectar que la consultoría generalmente se realiza sobre áreas específicas y en pocos casos las compañías consultoras ofrecen soluciones integrales que brinden al cliente todas las herramientas necesarias para tomar la decisión de implementar una nueva tecnología que contemple cambios en diferentes secciones de su empresa.

No obstante, no es un secreto que el arma más fuerte en la negociación con los clientes respecto a los competidores directos es el precio de la consultoría. Para desarrollar completamente el tema de precio a clientes, en secciones posteriores se expondrán algunas estrategias que permitan captar la atención del mercado y que permitan introducir y dar a conocer los servicios prestados por la empresa.

Los servicios a prestar son los siguientes:

Consultoría y asesoría en la adquisición de sistemas empresariales tales como ERP, CRM, ERM entre otros.

Consultoría y asesoría en la implementación de sistemas de telecomunicaciones.

Consultoría y asesoría en la adquisición de equipos de cómputo y hardware de comunicaciones.

Asesoría en el montaje de centros de cómputo, estimación de posibilidades para la implementación de infraestructura de redes y montaje de redes LAN.

Asesoría en certificación de redes y de calidad en comunicaciones.

Consultoría en implementación de bodegas de datos.

Cabe anotar que estos servicios pueden ofertarse individual o grupalmente dependiendo de las necesidades y demanda de los clientes potenciales.

Geográficamente, los clientes de los servicios planteados estarán en todo el país y tendrán un trato comercial equitativo independiente del nivel en que se encuentre la empresa, es decir, no importará si es una pequeña, mediana o grande.

El principal factor que incidirá en la toma de decisión del cliente será el precio de nuestros servicios. Se busca ofrecer diferentes alternativas en la prestación del servicio, de modo que el usuario pueda solicitar asesorías esporádicas o puede establecer contratos de asesoría durante determinados períodos de tiempo.

Se aprovechará el constante cambio tecnológico, la evolución permanente y la escalabilidad de los sistemas informáticos y de comunicaciones como herramientas de mercadeo. Así mismo se intentará atacar un gran sector de las microempresas que no ha sistematizado sus procesos ni las relaciones con sus clientes y proveedores, con el fin de inducirlas a estas estrategias, siempre con el firme convencimiento de dar a elegir al cliente las mejores opciones dependiendo de las necesidades básicas a suplir.

Una empresa de nivel económico medio generalmente no invierte dinero en actividades de consultoría que les brinden el apoyo necesario para tomar una decisión. Algunas veces prefieren arriesgar una parte del presupuesto e implementar cualquier tecnología sin importar los resultados. Este fenómeno se presenta debido a que los costos presentados a las gerencias de las empresas que prestan consultoría y asesoría en procesos de mejoramiento o implementación informática son demasiado altos.

Otro factor que influye notoriamente es que este tipo de servicios son especializados y abarcan una pequeña porción del área informática, por lo que para obtener una buena solución una empresa debe contratar los servicios de más de una firma consultora. A lo anterior se suma la disparidad de criterios que se puedan presentar entre las firmas contratadas, lo cual genera bastantes perjuicios al cliente debido a que es éste último quien corre con los costos en dinero y en tiempo de los inconvenientes que puedan presentarse en el proceso.

Dado este escenario no es errado tratar de incursionar en el mercado con soluciones integrales y con una serie de planes de servicio que le permitan al cliente ver la obtención de un valor agregado a la inversión que está realizando.

Según algunos estimativos es posible que la empresa se ponga en funcionamiento en el segundo semestre del año dos mil nueve (2009) y se espera hacer un balance de la situación general respecto a las expectativas planteadas inicialmente de forma anual durante los primeros tres años de funcionamiento.

Como se ha planteado hasta ahora pretendemos ser líderes en precios respecto a los competidores y para ello se han realizado algunas consultas respecto a ofrecimiento de servicios similares. No obstante pretendemos dar mayor fortaleza al concepto de asesoría integral con el fin de motivar a los clientes a obtener todos los servicios que necesita para llevar a cabo su proyecto informático con nuestra compañía y no deje en manos de terceros algún ítem relacionado que pueda generar conflictos, retrasos o inconvenientes en la puesta en marcha del proyecto. Para esto se ha estimado una la lista de precios que a consideración nuestra es bastante competitiva, así como los diferentes descuentos en paquetes de servicios tal y como se ilustra a continuación:

Las formas de pago definidas para la anterior lista de precios son las siguientes:

Para cualquier servicio individual el pago se realizará en dos cuotas; la primera correspondiente al 70% del valor neto de la factura que se debe realizar en el momento de aceptar el documento legal de compraventa y la segunda por el restante 30% una vez se firme el documento de recibo y aceptación del servicio, el cual no puede ser superior a sesenta (60) días.

Para los servicios tomados en paquetes el pago se puede realizar en tres cuotas que cambiaran con la fecha de elaboración de la factura; la primera del 50% del valor de la factura en el momento de aceptación de la misma, la segunda a los treinta (30) días de la fecha anterior y la tercera a los sesenta (60) días de la fecha de la factura.

La estrategia de ventas que se plantea, pretende llegar a todo tipo de empresas en la ciudad de Bogotá D.C. Es muy importante dedicar mayor parte del tiempo de introducción a aquellas empresas que no tienen un área de sistemas especializada con el fin de indicar la gran importancia que en estos días representa las comunicaciones digitales en el posicionamiento de las empresas en el mercado y de proveer todo el conocimiento al cliente de modo que pueda desarrollar de forma eficiente la implantación del centro de cómputo.

Atacar este foco de mercado también permitirá mejorar continuamente en temas de calidad de servicio y permitirá dar a conocer la empresa entre un sector bastante grande como es la microempresa.

Una vez esté consolidada la empresa en Bogotá, es nuestro deseo instalar nuevas oficinas filiales que representen la compañía a lo largo de la región y del país.

La promoción se realizará de forma personalizada mediante la entrega de documentos que contengan información sobre los servicios prestado a los clientes que actualmente maneja la empresa C&P System de propiedad del tecnólogo Cesar Gamboa.

El atractivo de la promoción será los descuentos otorgados por número de servicios adquiridos por lo tanto esta información debe estar consignada en los folletos de introducción.

Debido a la naturaleza de la empresa y que se plantea la prestación de servicios, actuará como canal directo de distribución el consultor o asesor que preste el servicio en las instalaciones del cliente o donde este último lo demande.

Para llevar a cabo la prestación del servicio se solicitará una cita previa con el fin de establecer las necesidades reales del cliente, es decir, no solo se va a asesorar el cliente en cuanto al requerimiento específico, sino que se evaluará el grado de necesidad del mismo sobre el servicio a prestar. Los servicios prestados cuentan con una garantía de treinta (30) días contados a partir del día en el cual se firme el documento de aceptación a satisfacción del servicio, tiempo en el cual el cliente podrá solicitar asistencia telefónica con alguno de los consultores para resolver alguna inquietud respecto al servicio prestado.

Se garantizará que el máximo tiempo de prestación del servicio desde el momento en que se formalice su solicitud será de un (1) día hábil.

Para llevar a cabo cualquier tipo de servicio que sea solicitado por un cliente potencial es necesario indagar sobre las necesidades del cliente, como una forma previa de deducir el tipo de servicio que éste necesita, así como establecer de forma inicial la metodología de trabajo a seguir. Sin embargo, con el fin de establecer un procedimiento claro preciso, para cada solicitud de servicio que llegue a la compañía se debe seguir el ciclo de actividades descrito en la siguiente figura:

Cabe anotar que este proceso pretende tipificar el comportamiento de toda la compañía ante la solicitud de servicio de un cliente, sin embargo es posible que existan casos específicos que requieran una alteración o modificación al mismo. Estos casos se considerarán de forma especial y será necesario dejar por escrito cualquier cambio en el cronograma de actividades en los registros de aprobación del proyecto.

Con el fin de facilitar los desplazamientos a todos los sectores de la ciudad, la empresa tomará como domicilio una oficina en algún edificio en el sector de Galerías (Cerca al Estadio El Campín), la cual deberá contar con los servicios públicos domiciliarios básicos. Deberá poseer una infraestructura interna de comunicaciones en buen estado (Canaletas, cableado, entre otros) y la posibilidad de adquirir servicios de comunicación con cualquier proveedor, además deberá contar con la posibilidad de implantar sistemas de seguridad fácilmente. El área requerida para el desarrollo de las actividades propuestas para la empresa debe ser de 60 m2 como mínimo y se preferirá una ubicación en la planta física del edificio mayor al segundo piso.

Ante la inexistencia de una locación específica para el funcionamiento de la empresa, no es posible identificar una distribución exacta de la planta física de la oficina, sin embargo tentativamente la forma esperada de diseño de la oficina deberá ser algo muy aproximado a lo que se muestra en la siguiente figura:

En la empresa las diferentes compras que se presenten, deberán estar documentadas y justificadas por escrito y serán aprobadas única y exclusivamente por el gerente de proyectos o el gerente operativo en caso de no estar presente el primero. Las compras se orientarán en la adquisición de textos sobre informática, papelería en general, equipos de cómputo y cualquier tipo de bien o servicio que ayude a la prestación de los servicios ofrecidos.

La empresa será constituida legalmente y registrada en la cámara de comercio de Bogotá bajo el régimen de sociedad con responsabilidad limitada. Los socios capitalistas de la compañía serán Cesar Augusto Gamboa con un porcentaje de participación de 40% y Javier Mauricio Gamboa con el restante 60%. La organización de la empresa será inicialmente muy sencilla y se presentara como en la siguiente figura:

El Cargo de contador será desempeñado por Carolina Riaño contadora pública egresada de la Universidad de La Salle y estará vinculada mediante un contrato de prestación de servicios cuyo compromiso se extiende a presentarse dos veces por semana, cada uno con jornada laboral de 5 horas. Las funciones de la contadora estarán orientadas a llevar los libros contables, presentar los informes de estado de la empresa mensualmente, presentar los impuestos correspondientes y mantener al día los libros oficiales de la compañía.

La secretaría será contratada tiempo completo y se dedicará a manejar la recepción de solicitudes de los clientes y demás documentación que ingresa a la empresa, atención telefónica primaria, registro de la información contable, manejo de proveedores y expedición de documentos ante los clientes, proveedores y/o terceros que los soliciten.

Los activos fijos pertenecientes a los socios capitalistas y con los que iniciaría la compañía se describen a continuación:

Dado lo anterior, los gastos de inversión inicial estarán justificados por los siguientes ítems:

Los gastos para iniciar la empresa están estipulados en el cuadro anterior, sin embargo cabe aclarar que estos están representados básicamente en la adquisición de activos necesarios para la operación básica, textos de referencia y los gastos legales de apertura y constitución de la compañía.

Inicialmente se planteó una inversión inicial de $ 7'000.000 de pesos colombianos, de la cual se utilizarán $ 3'000.000 para creación legal de la empresa y la compra de los equipos necesarios. Dada la naturaleza de la empresa, se pronostica que los $ 4'000.000 restantes soportaran las actividades iniciales de la empresa, esto debido a que en las condiciones comerciales de venta se recaudará mínimo un 50% del valor de la factura lo que permitirá el desarrollo sostenible del proyecto.

Se realizó una proyección de un año para revisar el comportamiento de los ingresos con base en los precios de venta ilustrados en el plan de mercadeo, según esto se plantea el siguiente cuadro que está expresado en miles de pesos colombianos:

De igual manera que el presupuesto de ingresos se generó una proyección dad en miles de pesos del primer año de los gastos de personal de la empresa en su primer año de operaciones, los cuales están discriminados como se muestra a continuación:

Realmente no se realizó un presupuesto exacto de los gastos que se pueden generar espontáneamente como papelería, elementos de aseo y cafetería, gastos de transporte, gastos legales, entre otros, sin embargo se tiene estimado que estos gastos no pueden consumir más del 5% de los recursos mensuales totales de que dispone la compañía.

Como se comentó anteriormente es previsible que en principio el volumen de ventas es bastante bajo. No obstante el remanente de la inversión inicial aportado por los socios creadores permitirá tener una fluidez para solventar los pagos mensuales de estricta obligatoriedad, así como cualquier otro tipo de pago que se deba hacer y que no esté presupuestado dentro de los gastos anteriormente mencionados.

Durante el primer año de operación (Jul-2009 - Jun-2010) y según las cifras proyectadas, se espera obtener estados financieros como se muestran en las siguientes gráficas expresados en miles de pesos:

Una de las primeras conclusiones extractadas de la elaboración de este trabajo es que para crear una empresa de forma seria y organizada, es necesario llevar a cabo una serie de análisis, proyecciones y estudios que realmente permitan establecer la viabilidad y la factibilidad de que un nuevo proyecto de empresa llegue a feliz término.

De igual manera se pudo observar que el proceso realizado a pesar de no ser lo suficientemente profundo en cuanto a levantamiento de información en campo a través de encuestas, análisis de mercado y competidores, demandó una gran cantidad de tiempo. Lo cual indica que para formar una empresa no solo basta con tener una excelente idea, se debe tener cierto tipo de asesoría que permita obtener datos lo más preciso posible y así obtener un enfoque real del mercado y del ambiente en el cual se va a desarrollar el proyecto.

La realización de este trabajo, como ejercicio práctico fue bastante ilustrativo y permitió conocer una serie de variables que interfieren en el proceso de creación de empresas y que jamás se habían contemplado cuando aquellas ideas geniales aparecían.

En la medida de lo posible, sería bien interesante tratar de llevar a cabo el proyecto de empresa, con la idea de negocio tal y como se planteó, pero agregando un poco mas de exactitud a los datos con el fin de reducir las incertidumbres y establecer un ambiente real para el proyecto.

[1] Varela, Rodrigo. Innovación empresarial. Arte y ciencia para la creación de empresas. 2º Edición. Prentice Hall.

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA KONRAD LORENZ- FACULTAD DE MATEMÁTICAS E INGENIERÍAS

Recepción inicial de la solicitud de servicio

Programación de visita en las instalaciones del cliente

Orientar al cliente sobre el servicio requerido

Formalización de la propuesta ante el cliente

Propuesta aceptada

Enviar carta de disposición posterior

No

Si

Presentación del plan de trabajo

Puesta en marcha del proyecto

Presentación del informe de la consultoría y/o asesoría

Entrada del proyecto al tiempo de garantía o consulta postventa

Junta de socios

Gerente de proyectos

Gerente operativo

Contadora

Secretaria