CONSTITUCION, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

Las pequeñas y medianas empresas, además de las microempresas han existido desde siempre en el Perú. Su dedicación ha sido el comercio, industria y servicios. La mayoría se ha iniciado con capitales mínimos y poco a poco han ido consolidándose en el mercado.

Estas empresas siempre han tenido normas que han regido sus diferentes aspectos, pero ninguna ha logrado favorecer al sector en la dimensión que este requiere. Más adelante en el numeral se trata la Base legal, en donde se detalla la cronología de las normas y el papel que han desarrollado.

Las estadísticas del INEI 2005, indican que estas empresas son generadoras de empleo (más de 300 mil cada año). Requieren poca inversión por unidad de empleo generado (3 mil dólares frente a los 20 mil de la gran empresa). Tienen una alta contribución al PBI (entre 42% y 50%). Constituyen el principal número de unidades empresariales (98% del total). Se caracterizan por estar conformadas principalmente por grupos familiares donde las relaciones laborales no se rigen por acuerdos contractuales. Generalmente utilizan tecnología tradicional con pocos insumos importados. Los activos suelen ser de las personas naturales que la conforman y no de las empresas, gran parte de sus equipos se pueden constituir, por lo general, con materiales disponibles en la localidad.

Estas empresas requieren menos habilidad técnica, su sistema de distribución es simple porque sirven a mercados reducidos, etc. En su mayoría es informal.

Estas empresas carecen de una acción promocional eficiente por parte del Estado que haga más coherente las iniciativas que estén a cargo de los Ministerios y entidades públicas.

La constitución reconoce la importancia de este tipo de empresas para el desarrollo económico y social del país, por eso, determina que ellas deben tener tratamiento promocional.

NORMAS RELACIONADAS CON LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.

PROMOCION Y FORMALIZACION:

ASPECTOS GENERALES:

La Ley 28015, tiene por objeto la promoción de la competitividad, formalización y desarrollo de las micro y pequeñas empresas y por añadidura las medianas empresas, para incrementar el empleo sostenible, su productividad y rentabilidad, su contribución al Producto Bruto Interno, la ampliación del mercado interno y las exportaciones, y su contribución a la recaudación tributaria.

DEFINICION:

Las pequeñas y medianas empresas, son unidades económicas constituidas por una persona natural o jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión empresarial contemplada en la legislación vigente, que tiene como objeto desarrollar actividades de extracción, transformación, producción, comercialización de bienes o prestación de servicios. Para Figueroa (2000) las pequeñas y medianas empresas pueden definirse como entidades que operando en forma organizada utilizan sus conocimientos y recursos para elaborar productos o prestar servicios que suministran a terceros, en la mayoría de los casos mediante lucro o ganancia.

CARACTERISTICAS DE LAS PEQUEÑAS, MEDIANAS Y MICRO EMPRESAS:

Estas empresas deben reunir las siguientes características concurrentes:

ACCESO A LOS MERCADOS Y LA INFORMACION:

La Ley 28015, establece como mecanismos de facilitación y promoción de acceso a los mercados: la asociatividad empresarial, las compras estatales, la comercialización, la promoción de exportaciones y la información sobre este tipo de empresas.

INVESTIGACION, INNOVACION Y SERVICIOS TECNOLOGICOS:

El Estado debe impulsar la modernización tecnológica del tejido empresarial de estas empresas y el desarrollo del mercado de servicios tecnológicos como elementos de soporte de un sistema nacional de innovación continua. El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología -CONCYTEC- promueve, articula y operativiza la investigación e innovación tecnológica entre las Universidades y Centros de Investigación con este tipo de empresas.

ACCESO AL FINANCIAMIENTO:

El estado promueve el acceso de estas empresas al mercado financiero y al mercado de capitales, fomentando la expansión, solidez y descentralización de dichos mercados. El Estado promueve el fortalecimiento de las instituciones de microfinanzas supervisadas por la Superintendencia de Banca y Seguros.

El Estado, a través de la Corporación Financiera de Desarrollo -COFIDE- promueve y articula íntegramente el financiamiento, diversificando, descentralizando e incrementando la cobertura de la oferta de servicios de los mercados financieros y de capitales en beneficios de estas empresas.

INSTRUMENTOS DE FORMALIZACION PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD:

De acuerdo con la Ley 28015, el Estado fomenta la formalización de estas empresas a través de la simplificación de los diversos procedimientos de registro, supervisión, inscripción y verificación posterior.

La Municipalidad, en un plazo no mayor de siete (7) días hábiles, otorga en un solo acto la licencia de funcionamiento provisional previa conformidad de la zonificación y compatibilidad de uso correspondiente.

REGIMEN TRIBUTARIO:

De acuerdo con la Ley 28015, el régimen tributario de estas empresas facilitará la tributación de modo que permita que un mayor número de contribuyentes se incorpore a la formalidad. Para estos efectos el Estado debe promover campañas de difusión sobre el régimen tributario y la SUNAT deberá adoptar las medidas técnicas, normativas, operativas y administrativas, necesarias para fortalecer y cumplir su rol de entidad administradora, recaudadora y fiscalizadora de los tributos de este tipo de empresas.

REGIMEN LABORAL:

Mediante la Ley 28015, se crea un régimen laboral especial dirigido a fomentar la formalización y desarrollo de las microempresas. Las pequeñas y medianas empresas deben aplicar el régimen laboral común.

GESTION EFECTIVA DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.

Para que las pequeñas y medianas empresas puedan alcanzar competitividad, formalización y desarrollo; incrementar el empleo sostenible, su productividad y rentabilidad, su contribución al Producto Bruto Interno, la ampliación del mercado interno y las exportaciones, y su contribución a la recaudación tributaria; tienen que disponer de una gestión empresarial efectiva, de lo contrario siempre estarán en un circulo vicioso que no les permite crecer ni desarrollarse.

Analizando a Figueroa (2004), el autor coincide con la opinión de Gross Herbert (2000) que opina que el primer deber gerente o administrador de una pequeña y mediana empresa consiste en crear, y luego dirigir, toda una serie de relaciones entre su empresa y sus trabajadores, proveedores, bancos y clientes. El primer paso para la creación de las relaciones deseadas consiste en establecer objetivos, tratando esos objetivos que desea establecer con aquellas personas que deberán alcanzarlos. Al fijarse estos objetivos debe ser de tal forma que pueda enfocarse el resultado en términos mensurables. Cualquier modificación en ellos debe contar con los medios apropiados.

Finalmente es necesario ponerlos a prueba continuamente ya que su intención en determinado momento, puede no ser factible de alcanzarlo.

La organización de la pequeña y mediana empresa típica se suele establecer en función de las circunstancias. El propietario es el motor principal. La mayoría de las cosas que hay que hacer o son hechas por el mismo o bajo su directo control. Esto es cierto en los primeros años de vida de la empresa. Es de esperar que una persona empeñada en esta tarea no tenga que aplicar probados principios de organización a su negocio, cuando sean necesarios debido a la expansión del mismo y, en este sentido se llega a un punto que exceda las posibilidades de cualquiera para dirigirlo.

En cualquier caso, en toda pequeña y mediana empresa, llega un momento en que propietario o gerente tiene que delegar la responsabilidad de las decisiones en alguna otra persona. Es en ese punto cuando empieza a poner en práctica lo que se llama organización

La gestión efectiva de las pequeñas y medianas empresas se realiza en el marco de la planeación, organización, integración de los recursos, dirección y control de las actividades. Según Koontz & O”Donnell (2004), la planeación incluye la selección de objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos. La planeación, es por tanto, toma de decisiones, porque incluye la elección de una entre varias alternativas. La organización incluye el establecimiento de una estructura organizacional y funcional, a través de la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de la empresa y de cada una de sus partes, el agrupamiento de estas actividades, la asignación de tales grupos de actividades a un jefe, la delegación de autoridad para llevarlas a cabo y la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura de la organización. Algunas veces todos estos factores son incluidos en el término estructura organizacional, otras veces de les denomina relaciones de autoridad administrativa. En cualquier, caso, la totalidad de tales actividades y las relaciones de autoridad son lo que constituyen la función de organización. La integración es la provisión de personal a los puestos proporcionados por la estructura organizacional. Por tanto requiere de la definición de la fuerza de trabajo que será necesaria para alcanzar los objetivos, e incluye el inventariar, evaluar y seleccionar a los candidatos adecuados para tales puestos; el compensar y el entrenar o de otra forma el desarrollar tanto a los candidatos como a las personas que ya ocupan sus puestos en la organización para que alcancen los objetivos y tareas de una forma efectiva. En relación con la dirección y el liderazgo, un autor como Terry (2004) dice que aunque esta función parece sencilla, los métodos de dirección y liderazgo pueden ser de una extraordinaria complejidad. Los jefes inculcan en sus trabajos una clara apreciación de las tradiciones, objetivos y políticas de las instituciones. Los trabajadores se familiarizan con la estructura de la organización, con las relaciones interdepartamentales de actividades y personalidades, y con sus deberes y autoridad.

Una vez que los trabajadores han sido orientados, el jefe tiene una continua responsabilidad para aclararles sus asignaciones, para guiarlos hacia el mejoramiento de la ejecución y desempeño de sus tareas y para motivarlos a trabajar con celo y confianza.

Existe una coincidencia entre la opinión de Koontz & O´Donnell (2004) y el Instituto de Auditores de España - Coopers & Lybrand (2004), cuando se refieren al control como parte del proceso de gestión efectiva, al respecto indican que el control, es la evaluación y corrección de las actividades de los subordinados para asegurarse de que lo que se realiza se ajusta a los planes. De ese modo mide el desempeño en relación con las metas y proyectos, muestra donde existen desviaciones negativas y al poner en movimiento las acciones necesarias para corregir tales desviaciones, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes. Aunque la planeación debe preceder al control, los planes no se logran por sí mismos. El plan guía al jefe para que en el momento oportuno aplique los recursos que serán necesarios para lograr metas específicas. Entonces las actividades son medidas para determinar si se ajustan a la acción planeada

CONTROL EFECTIVO DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.

Así como es relevante la gestión efectiva para permanecer en el mercado y alcanzar competitividad, también lo es el control efectivo aplicado al uso racional de los recursos que utilizan las pequeñas y medianas empresas.

El Control es el proceso puntual y continuo que tiene por objeto comprobar si la programación y gestión de las pequeñas y medianas empresas, ejecutada por la gerencia se ha efectuado de conformidad a lo planificado y alcanzado los objetivos programados.

El control es puntual, cuando se aplica eventualmente a ciertas áreas, funciones, actividades o personas. El control es continuo cuando se aplica permanentemente. Comprende al control previo, concurrente y posterior.

El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones administrativas y operativas de la gerencia de las pequeñas y medianas empresas y además cuando se toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión empresarial.

Interpretando a Andrade(2004), determinamos la siguiente teoría: El control efectivo consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.

Para Bahamonde (1999), el control efectivo, es el proceso de comprobación destinado a determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación.

De forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo Caballero Bustamante, denomina “Control efectivo al plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para ayudar a la dirección en el mejor desempeño de sus funciones”

De acuerdo con el COSO, los sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de efectividad. De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos. Cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede considerarse un sistema efectivo. El control puede considerarse efectivo si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma razonable la información financiera, económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables.

Para el COSO, mientras que el control es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los estándares establecidos facilita la efectividad de la gestión empresarial. La determinación de si un sistema de control es efectivo o no y su influencia en la efectividad de la gestión de las pequeñas y medianas empresas constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión. Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a cumplirse.

Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz.

“La gestión efectiva está relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la gestión empresarial moderna”

“La gestión eficaz, es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas”

“Gestión eficaz, es el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa”

“Gestión eficaz, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.

ESTANDARES DE CONTROL APLICABLES A LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS:

Las pequeñas y medianas empresas necesitan indicadores para saber si están gestionando o controlando adecuadamente sus actividades. Son Estándares de control, los Manuales de: Políticas, Riesgos, de Organización y Funciones y Procedimientos; Reglamentos de: Control Interno, Auditoria Interna, Auditoria Externa, De Organización y Funciones; Plan Estratégico Institucional; Presupuesto; Programas de Inversiones, Programas de Financiamiento y otros documentos

Otros Estándares de control son los documentos fuente, libros principales y auxiliares, estados financieros y los estados presupuestarios, las Memorias de los Consejos Directivos, los Informes de Gerencia, etc.

Mención especial merece las políticas contables, como estándares del registro, formulación, presentación, análisis e interpretación de la información de las pequeñas y medianas empresas. Las empresas que no aplican políticas contables no pueden disponer de información fidedigna para los distintos agentes, por tanto pueden perder la confianza de los mismos; por tanto es necesario aplicar políticas contables que permitan obtener estados financieros que tiendan a otorgar credibilidad y confianza de los proveedores, clientes, acreedores, trabajadores, estado y otros sujetos de interés.

OPTIMIZACION DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

Las pequeñas y medianas empresas necesitan disponer de economía, legalidad, transparencia, eficiencia y eficacia tanto en la gestión como en el control empresarial; cuando alcancen esto estamos hablando de optimización empresarial.

Según la Enciclopedia Encarta (2005), optimizar es buscar la mejor manera de realizar una actividad. Los propietarios, directivos, gerentes, administradores o cargos similares, deben entender que la mejor manera de realizar sus actividades empresariales es mediante el cumplimiento de las formalidades establecidas, disponiendo de tecnología adecuada, procesos y procedimientos de trabajos simples y comprensibles; personal capacitado, entrenado y perfeccionado en el desarrollo de las actividades de la empresa.

Para Suarez (2003)optimizar es sinónimo de obtener productividad con el uso racional de los recursos asignados por los propietarios y socios de la pequeña y mediana empresa que desarrollan las actividades de comercio, industria y prestación de servicios.

Para Johnson, Gerry & Scholes Kevan (2004) la productividad, es la capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc. También es la relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.

Para efectos de este trabajo, la optimización, lo entendemos como el cumplimiento de la misión encomendada al Servicio de Intendencia.

La optimización de las empresas llega cuando las pequeñas y medianas empresas obtienen ventajas competitivas. Al respecto Figueroa (2000-A), dice que a pesar de los problemas, la pequeña y mediana empresa puede competir de manera satisfactoria en el mercado. Las razones que le permiten a estas empresas no solamente sobrevivir, sino también generar una adecuada ganancia para sus dueños de situaciones específicas que cada empresa próspera enfrenta. Sin embargo, existen ciertos factores comunes que han sido identificados en aquellas empresas que a pesar de su tamaño continúan operando y produciendo utilidades para sus dueños. Estos factores comunes con la flexibilidad en la administración, contacto personal con el mercado y aplicación del talento y especialización del propietario y sus dependientes.

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