ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS.

1.1. Introducción.

1.2. Objetivos.

2. GENERALIDADES SOBRE EL PROYECTO.

2.1. Características del proyecto.

2.2. Tipos de proyecto

2.3. Fases de un proyecto

2.4. El marco de la Gestión de Proyectos

3. ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE PROYECTOS.

3.1. Selección y organización del equipo encargado del proyecto.

3.2. Distribución del trabajo.

3.3. El Director de Proyectos.

3.3.1. Responsabilidad y autoridad del Director de Proyectos.

3.3.2. Características del Director de Proyectos.

3.4. El Manual de Coordinación.

3.4.1. Aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elaborar el Manual de Coordinación.

3.4.1.1. Normas y Reglamentos.

3.4.1.2. Información de suministradores y contratistas.

3.4.1.3. La organización de la documentación.

4. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS.

4.1. Planificación básica inicial.

4.2. Planificación y programación detalladas.

4.3. Métodos y Técnicas de Planificación y Programación de Proyectos.

4.3.1. Planificación y programación clásica.

4.3.2. Planificación y programación basadas en el uso de grafos.

4.3.2.1. El método CPM / PERT.

4.3.2.2. El método ROY.

4.3.2.3. El método GERT.

4.4. Estudio detallado del proyecto.

4.5. Aplicación de la teoría de grafos a la construcción de grafos o redes.

4.6. Estimación de la duración temporal de un proyecto.

4.7. Calendario de ejecución de un proyecto.

4.8. Actividades de duración aleatoria.

4.9. Criterios para la elaboración de las redes PERT.

5. OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS, TIEMPOS Y COSTES.

5.1. Optimización de recursos.

5.1.1. Métodos de nivelación.

5.1.2. Asignación óptima de recursos.

5.1.3. Métodos para la optimización de recursos.

5.2. Programación de costes y aceleración temporal.

5.2.1. Relación coste-tiempo.

5.2.2. Pendiente de costes.

5.2.3. Optimización de costes y tiempos.

5.2.4. Curva de Costes Totales.

6. ESTIMACIÓN DE COSTES Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO DEL PROYECTO.

6.1. Coste técnico y coste económico.

6.2. Análisis presupuestario.

6.2.1. Costes directos.

6.2.2. Costes indirectos.

6.2.3. Presupuesto de ejecución material.

6.2.4. Presupuesto de ejecución por Contrata.

7. CONTROL DE PROYECTOS.

7.1. El ciclo de control.

7.2. Control de la programación.

7.2.1. Informes de progreso.

7.2.2. Análisis, actualización y revisión de la programación.

7.3. Control presupuestario del proyecto.

7.3.1. Control de costes.

8. EVALUACIÓN DE PROYECTOS.

9. GESTIÓN INFORMATIZADA DE PROYECTOS.

9.1. Gestión integrada de proyectos.

9.1.1. Beneficios de Los sistemas de gestión integrados.

9.2. Fases en la gestión integrada de proyectos.

9.3. Software de Gestión de proyectos. El SuperProject de CA.

9.3.1. Características del SuperProject.

9.3.2. Ventajas del SuperProject.

9.4. Aplicación del SuperProject a la Gestión de Proyectos.

9.4.1. Aplicación del SuperProject a la gestión de proyectos.

9.4.1.1. Sistema de utilización y ayuda del SuperProject.

9.4.1.2. Las distintas Vistas del proyecto.

9.4.1.3. Los modos de operación.

9.4.1.4. Gráficos e Informes.

9.4.1.5. Planificación y Seguimiento.

9.4.1.6. Gestión de Recursos.

9.4.1.7. Funciones adicionales.

10. FUTURO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS.

11. CONCLUSIONES.

12. FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Y DOCUMENTALES.

1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS.

1.1. INTRODUCCIÓN.

Un proyecto es una empresa única e irrepetible. Debido a que cada proyecto es único, su resultado nunca puede predecirse con absoluta fiabilidad. La gestión de proyectos tiene como finalidad lograr los objetivos finales frente a todos los riesgos y problemas que van surgiendo en el proceso.

Las teorías, métodos y técnicas de gestión han ido evolucionando a lo largo del tiempo, experimentado un gran impulso con la aparición de diferentes herramientas informáticas que han permitido alterar, en gran medida, las tareas del proceso de gestión.

Los métodos y técnicas empleadas en la gestión de proyectos no son una panacea para resolver todos los problemas de gestión. En la mayoría de los cases, la mala gestión de un proyecto no proviene de los métodos, técnicas o herramientas utilizadas, sino de la imposibilidad de los directivos de aplicar los medios adecuados.

Desde hace unos años, la tecnología informática ha avanzado considerablemente. No hace mucho tiempo, los ordenadores eran máquinas caras y de gran envergadura, necesitando de operadores muy cualificados y de analistas que les proporcionaran entornos adecuados. La informática de gestión estaba totalmente limitada a los análisis de red, y muy pocos directores de proyectos hacían uso de sus posibilidades. Hoy en día los ordenadores son más pequeños, potentes y baratos, y eso junto a la aparición de entornos más integrales y versátiles, nos permiten solucionar todas las fases del proceso proyectual.

Aunque los principios de gestión son los mismos cualquiera que sea el proyecto, existen, por supuesto, diferencias de detalle y escala en los procedimientos de gestión según la naturaleza, tamaño y complejidad del proyecto.

E1 término "Gestión de Proyectos" proviene del concepto angloamericano "Project Management", que se ha traducido al español de múltiples maneras:

• Dirección Integrada de Proyectos.

• Dirección y Gestión de Proyectos.

• Planificación, Organización y Gestión de Proyectos.

• Organización y Gestión de Proyectos.

• Metaproyecto, etc.

En este orden de cosas nos centramos, en primer lugar, en la definición del marco conceptual y metodológico de la gestión de proyectos, para lo cual analizamos, el concepto de Proyecto, sus características y fases para, a partir de ello, fijar los objetivos y contenidos que se deberían poseer sobre Gestión de Proyectos para enfrentarse de forma metodológica a la resolución de problemas de la vida profesional.

1.2. OBJETIVOS.

• Delimitar el marco de actuación de la Gestión Proyectos en el ciclo de vida de un proyecto.

• Dar a conocer las bases metodológicas de la gestión de proyectos y los fundamentos teóricos de los sistemas de gestión.

• Desarrollar metodológicamente los aspectos principales que definen el proceso de gestión de proyectos, en particular, los métodos y técnicas que se utilizan para organizar, planificar, programar, controlar y evaluar un proyecto.

• Demostrar que los proyectos, sea cual fuere su naturaleza, pueden gestionarse adecuadamente y de manera eficaz, mediante la utilización armoniosa de una metodología capaz de integrar los aspectos técnicos de la gestión del proyecto (valores "hard") con los referidos al comportamiento de las personas que intervienen en los mismos (valores "soft").

• Desarrollar los contenidos de forma que se facilite el dominio terrninológico de los sistemas de gestión de proyectos y la aplicación de los conocimientos adquiridos a la resolución de casos prácticos, mediante las modernas herramientas informáticas.

2. GENERALIDADES SOBRE EL PROYECTO.

Bajo la óptica de la Teoría General de Sistemas [Gómez-Senent, 1994], el proyecto es un sistema abierto y dinámico, incluido dentro de otros sistemas de orden superior como son la empresa y la sociedad. Como tal, consiste en la combinación de recursos humanos y materiales, reunidos en una organización temporal, para conseguir un propósito determinado.

El Proyecto industrial, sea cual sea su tamaño y complejidad, se apoya en unas técnicas y tecnologías que son las que le dan vida y razón de ser. Y esas tecnologías no sólo deben conocerse y dominarse, sino ser utilizadas armónica y organizadamente para conseguir un buen proyecto, real y equilibrado.

De la Teoría de los Niveles Metodológicos de Asimow [Asimow, 1968] extraemos los siguientes niveles operativos que, según el autor, hay que tener en cuenta a la hora de abordar un proyecto:

El entorno, conjunto de elementos no pertenecientes al proyecto, pero que influyen en él y que, a su vez, se ven afectados por la acción del proyecto.

El Proceso Proyectual, que define el proyecto como un proceso interactivo de solución de problemas fundamentado en la transformación de la información disponible mediante el análisis, síntesis y evaluación de la misma para llevar a cabo el proyecto en condiciones óptimas.

Las fases del proyecto, que definen el proyecto como un sistema casi-descomponible, jerarquizable en su descripción (diseño) y en su desarrollo (ejecución), lo cual permite afrontar su solución mediante fases y etapas de acercamiento progresivo.

Las metodologías específicas, que expresan la gran diversidad de condiciones de diseño que diferencian unos proyectos de otros, derivados de las características de los límites, fines y recursos, puestos en juego y que conducen a la definición de una metodología especifica para cada proyecto.

La infraestructura, que es necesaria para llevar a cabo el diseño, ensayos, documentación y ejecución del proyecto.

A partir de estos cinco niveles operativos, surge de inmediato la cuestión: ¿qué mecanismos hay que poner en juego para coordinar todas las actividades que están implícita o explícitamente inmersas en estos niveles? La respuesta es obvia: se necesita activar un sexto nivel operativo para relacionar, organizar, coordinar, planificar y programar todas las operaciones proyectuales. Este nivel lo situamos en tercer lugar (sin que ello signifique prelación o dependencia alguna), y lo denominamos Gestión Integral de Proyectos.

De los distintos niveles operativos, los de mayor contenido tecnológico son los que se refieren al Diseño Básico y de Detalle, que normalmente son considerados como "Ingeniería del Proyecto", de contenido eminentemente técnico, mientras que la "Gestión del Proyecto" asume fundamentalmente las funciones de: Organización, Coordinación, Planificación, Programación, Control y Evaluación.

La Gestión de Proyectos está presente desde el mismo momento en que se concibe la idea hasta que el proyecto se concluye. Todas las actividades proyectuales precisan de medios humanos y materiales para su realización y la utilización de estos medios exige una estructura organizativa para aprovecharlos óptimamente. Esta estructura no pertenece ni al proceso, ni a la metodología ni a las fases. Está situada más allá de estos niveles metodológicos. No está por encima de ellos ni por debajo, sino que su función es manejar todos los niveles y optimizar su uso.

Habrá que determinar si el equipo de proyectos es suficiente o si será necesario ampliarlo. Habrá que definir qué personas han de participar, durante cuánto tiempo y con qué dedicación. Habrá, también, que fijar los medios materiales a emplear en cada momento así como la exactitud operativa exigible. Estas condiciones serán variables según la fase que se esté desarrollando. La coordinación de estas actividades y su optimización son funciones que corresponden a la Gestión de Proyectos.

Excepto en casos muy especiales (proyectos sencillos, de corta duración y muy parecidos a otros ya realizados) la Gestión del Proyecto está formada por un amplio y complejo conjunto de actividades, que no se pueden llevar a efecto sin una buena organización del proyecto. Además, en general, una misma organización proyectual ha de responsabilizarse no ya de un proyecto sino de un conjunto de ellos (programa), variable en el espacio, en el tiempo y en sus características, y de otras actividades complementarias.

En el contexto de la gestión, Proyecto es la realización de una actividad compleja susceptible de descomponerse en una serie de tareas interdependientes entre sí, en cuanto a su orden de ejecución. Esta característica, común a todo tipo de proyectos, ha propiciado que en el entorno de la Gestión de Proyectos se hayan desarrollado numerosos métodos y técnicas encaminados a optimizar todos los recursos puestos en juego, tanto para la ejecución del proyecto como de su objeto. Sin embargo, éstos métodos y técnicas no alcanzan su auténtica finalidad hasta que las nuevas tecnologías irrumpen en el proceso proyectual, permitiendo unas mejores condiciones de integración de todas las fases del proceso.

2.1. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO.

Un proyecto es algo importante que supone un esfuerzo y responsabilidad para la entidad que lo acomete, ya que normalmente requiere inversiones cuantiosas y porque está encaminado a obtener un resultado de consecuencias trascendentes para la empresa que lo acomete e incluso para la sociedad; considérese, par ejemplo, el impacto ambiental que puede ocasionar o el desarrollo de inversiones en nuevas tecnologías, posibilidad de creación de nuevos puestos de trabajo en un determinado entorno, etc.

A través de un conjunto de características podemos diferenciar el proyecto de otras actividades de tipo continuo que se realizan en las empresas. Estas podrían ser: influencias externas, objetivos, recursos disponibles (económicos, materiales y humanos), plazas, restricciones, tamaño, complejidad, irreversibilidad, etc.

Analicemos algunas de ellas:

• Influencias externas

El proyecto está sometido a fuertes influencias externas que el entorno social, político o económico ejercen. De lo expuesto se deduce que los proyectos suponen un riesgo, económico o social, por estar sometidos a parámetros difícilmente dominables. El proyecto puede fracasar por influencias del entorno, a veces difíciles de prever o de controlar.

• Recursos disponibles

El proyecto requiere una aportación de medios importante tanto humanos como materiales y económicos. Implica poner en juego un conjunto muy variado de recursos, lo que constituye no sólo una de las características más significativas de los proyectos, sino también uno de los elementos que más dificultan la gestión de los mismos par la coordinación que requiere.

Por ejemplo, la construcción de un edificio requiere emplear un conjunto de diversos especialistas tales como: albañiles, fontaneros, carpinteros, pintores, electricistas, etc. La complejidad en este caso deriva más de la diversidad de recursos que de la cantidad que se precise de cada uno de ellos. El grado de complejidad se incrementa por el hecho de que los diferentes recursos no se necesitan de una forma estable, sino que su disponibilidad varía a lo largo del proyecto. Cada recurso se necesita en mementos determinados y en cantidades precisas, siendo una de las condiciones de éxito que la intervención de coda recurso sea oportuna, lo que sólo es posible mediante una correcta planificación.

• Plazo

La estimación de tiempos de ejecución de las distintas actividades de un proyecto y su traducción en plazas es uno de los aspectos que más repercusión tiene en los costes totales de un proyecto y es uno de los factores más importantes a la hora de medir la calidad del proceso de gestión.

• Restricciones

El proyecto puede estar condicionado, entre otros, por los siguientes aspectos:

• Por el tiempo de duración.

• Por los costes totales asignados.

• Por requisitos de coordinación.

• Por normas, reglamentos, procedimientos o políticas.

• Por impactos, problemas y efectos del proyecto.

• Tamaño

La magnitud de un proyecto se puede identificar a partir de:

• El número de actividades que forman el proyecto.

• El número y la importancia de las unidades organizativas y/o personas afectadas por el proyecto, dentro y fuera de la organización.

• El tiempo y coste total requeridos para ejecutar el proyecto.

• Complejidad

La complejidad de un proyecto se puede describir por:

• El número y tipos de relaciones entre las actividades en el proyecto.

• El número de subproyectos y de niveles de subproyectos.

• Irreversibilidad

A lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones para hacer progresar y avanzar la operación, pero esas decisiones son generalmente irreversibles, o aunque no lo sean, la marcha atrás es a costa de importantes perjuicios económicos o en detrimento de los plazos de terminación del proyecto.

• Evolución

En el proyecto, a diferencia de otros trabajos continuos, se producen hechos imprevistos, se incorporan nuevos recursos o se retiran los que han cumplido su tarea, se terminan fases parciales y se acometen otras nuevas. En definitiva, se vive en una situación de inestabilidad permanente, con frecuentes cambios y con momentos en que se requiere un ritmo de actividad casi frenético.

2.2. TIPOS DE PROYECTO.

Se pueden establecer diferentes clasificaciones de los proyectos atendiendo a diferentes conceptos. Por ejemplo, se puede distinguir entre:

• Proyectos técnicos y no técnicos.

• Unipersonales y equipo de proyectos.

• Multidisciplinares o que intervenga sólo una especialidad.

• Monocontrato o multicontrato (se adjudica el proyecto a varios contratistas a los que hay que coordinar).

• Intangibles (un estudio económico, etc.) o que dé lugar a bienes materiales.

Los proyectos técnicos, atendiendo a su naturaleza, se pueden clasificar, a su vez, en proyectos de: Construcción, Investigación, Informática, Organización, Desarrollo, Comercialización, etc. Ejemplos de proyectos en estos campos serían:

• Construir una obra pública.

• Construir un edificio.

• Lanzar un nuevo producto.

• Construir una nueva planta de fabricación.

• Diseñar un sistema de mantenimiento preventivo.

• Realizar un plan de reorganización de una empresa.

• Concebir y desarrollar una aplicación informática.

• Lanzar un plan de desarrollo regional.

• Promover la creación de infraestructura para integrar a los discapacitados.

Atendiendo al carácter del cliente, también se podría establecer una clasificación entre: privado o público. Finalmente, considerando la magnitud (económica, geográfica, etc.) o la complejidad del proyecto, se podrían establecer otras clasificaciones.

2.3. FASES DE UN PROYECTO.

Una primera aproximación al ciclo de vida de un proyecto es la estructuración en fases. Se podría hablar de forma simplificada de las siguientes fases en un proyecto:

Definición conceptual.

Estudio de viabilidad técnica, económica y financiera.

Diseño básico.

Diseño detallado.

Ejecución material.

Puesta en marcha y funcionamiento normal.

Desactivación.

En base a los resultados obtenidos en cada una de las fases se toma la decisión de proseguir con el proyecto o no, la continuación se producirá únicamente cuando la rentabilidad económica o social del proyecto sea tal que produzca beneficios para la Institución que lo promueve. En el caso de seguir adelante, en la fase siguiente se comienza par una planificación de las tareas a desarrollar de acuerdo con los objetivos marcados en la definición del proyecto. Habrá que asignar medios para realizar las tareas y fijar unos plazos de tiempo.

Debe señalarse también que, en algunos tipos de proyectos, puede presentarse un solapamiento entre fases; por ejemplo, pueden realizarse simultáneamente actividades correspondientes al diseño y la ejecución del proyecto. Este es el caso de muchos proyectos de construcciones industriales en donde, por motivos tecnológicos y para ganar tiempo, se solapan ambas fases. Por ejemplo, en el proyecto de una nave industrial se van diseñando las soluciones constructivas del proyecto al tiempo que se ejecuta materialmente.

Los métodos y técnicas sobre gestión de proyectos que se desarrollan en los apartados siguientes son aplicables en cualquier fase del proyecto pero adquiere una especial dimensión en la fase de ejecución, ya que en esta fase las magnitudes horas de trabajo, recursos y coste alcanzan unos valores comparativamente más importantes respecto a las otras fases.

La fase de ejecución debe conseguir transformar las ideas propuestas en el diseño en hechos materiales, es decir, en una realidad industrial en funcionamiento. E1 trabajo técnico, que se desarrolla en esta fase, no es sólo intelectual, sino que hay que combinar tecnología y recursos materiales para hacer realidad el proyecto. Por tanto, participarán además de ingenieros, contratistas y suministradores.

2.4. EL MARCO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

La Gestión de Proyectos se compone de un conjunto de métodos y técnicas destinados a reducir el coste de las decisiones, mediante análisis de los objetivos del proyecto y la aplicación de reglas y procesos de formalización de la información disponible, y el compromiso de realización de las decisiones adoptadas.

Esta metodología permite identificar los elementos, funciones y procesos fundamentales de la gestión:

• Formalizar los objetivos deseados con un grado de precisión suficiente para poder ser medidos, evaluados y corregidos.

• Estimar la situación, incluyendo recursos disponibles y características del entorno del proyecto.

• Diseñar el proceso de actuación (económico, organizativo, legal, de recursos humanos, etc.).

• Seleccionar las posibles líneas de actuación, comprendiendo adquisiciones, asignación de recursos y prioridades.

• Evaluar los resultados e implementar las acciones correctoras si se producen desviaciones.

Podemos definir, pues, la GESTIÓN DE PROYECTOS como el conjunto de actividades, técnicas y metodologías que, utilizando todos los recursos disponibles, permite la obtención de los objetivos del proyecto.

Para ello consideramos necesario realizar previamente una aproximación metodológica a las teorías, métodos y técnicas que de alguna manera facilitan la comprensión conceptual del proceso de gestión en un entorno de ingeniarías concurrentes. El conocimiento práctico de esta metodología resulta esencial para la optimización del proceso de obtención de un bien o servicio a un precio competitivo, garantizando el mayor nivel de calidad.

3. ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE PROYECTOS.

Cualquiera de las alternativas elegidas para realizar el proyecto, una vez concluidos los estudios previos o de viabilidad, o una vez realizado el encargo del proyecto y el establecimiento del contrato correspondiente, ha de acometer de lleno las fases de diseño y de ejecución del proyecto.

Todas las actuaciones previas han sido importantes y necesarias para llegar a esta situación, pero es ahora cuando empieza a tomar cuerpo esa realidad industrial que es el proyecto.

3.1. SELECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO ENCARGADO DEL PROYECTO.

Establecer el equipo humano que va a realizar el proyecto dependerá, en primer lugar del tipo de organización de la empresa, del tamaño y complejidad del proyecto y de la importancia que se le dé al mismo.

Este equipo, la mayor parte de las veces, está formado por:

• Director del Proyecto.

• Ingeniero/s del Proyecto y/o proyectistas.

• Coordinadores de unidades funcionales (administrativo, compras, etc.).

En cualquier caso, el equipo del proyecto responderá a una estructura determinada, acorde con las características del proyecto y con los requerimientos, en su caso, establecidos en el contrato.

3.2. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

Lógicamente, el trabajo de realización del proyecto se distribuye de acuerdo con las funciones que han de realizarse y que, a su vez, se asignan a distintas personas o unidades funcionales. El Director del Proyecto, máximo responsable en cualquier caso, es el principal encargado de la distribución.

La realización de un proyecto es, en cada caso, una nueva experiencia, un auténtico "traje a medida". Por mucho que se sistematice, que se establezcan procedimientos y normas, las posibilidades del proyecto exigen un trato totalmente diferencial. El tamaño y complejidad del proyecto fijará las áreas y personas y la asignación de tareas a cada una de ellas.

El Director del Proyecto debe asignar tareas y objetivos concretos a todas las unidades y supervisar los distintos departamentos hasta la finalización de la ingeniería de detalle. Si el proceso incluye ingeniería de diseño y de desarrollo, ello será extensible a todas las etapas que éste comprende. La fijación de la planificación, programación y control es también tarea del Director del Proyecto, antes de proceder a la fabricación o construcción de lo proyectado.

3.3. EL DIRECTOR DE PROYECTOS.

Dentro de cualquier organización, permanente o temporal, que funcione y sea operativa, existe siempre en forma implícita o explícita una Dirección.

La función directiva (la dirección) puede definirse de muchas formas, pero una de ellas, especialmente adecuada a nuestro campo, es la de: "proceso de conducción del esfuerzo de la institución en la persecución de los objetivos del proyecto", definición que marca especialmente el carácter dinámico de las tareas directivas.

La función directiva tiene asignadas, universalmente, una serie de funciones y actividades que la enmarcan y configuran, y que hacen referencia, entre otros, a los siguientes aspectos:

• Obtención de objetivos.

• Organizar recursos.

• Coordinación de recursos materiales y humanos

• Planificar y programar

• Controlar las distintas fases del desarrollo del proyecto

• Evaluar resultados.

• Liderar (motivación).

La planificación y programación afectan tanto a los objetivos y estrategias del proyecto como a los recursos necesarios para su desarrollo, y aparecen enmarcadas en el área del DECIDIR.

Organización, coordinación y control son funciones propias del desarrollo del proyecto y de la puesta en ejecución de las decisiones tomadas en virtud de la planificación anterior. Pertenecen al área del HACER.

Finalmente, la motivación es más que una función, es casi un estado de ánimo encaminado a crear equipo, conciencia de grupo, entre todas las personas que intervienen en el proyecto.

La realización de estas funciones exige unas características del Director del proyecto y la realización de distintas actividades, unas internas, en el seno de la propia institución y otras en el exterior.

• Actividades internas

• Definición, clara y precisa, del alcance de los trabajos a realizar.

• División del trabajo y clara asignación de actividades a las distintas unidades funcionales.

• Fijación clara de objetivos a cada grupo de trabajo, que deben conocer lo más exactamente posible qué se espera de ellos.

• Programación general de trabajos y recursos, como base de una programación detallada (equilibrio tiempo-costes-recursos) y apoyo del sistema de control.

• Establecimiento del sistema de información y comunicación que permita controlar plazas, costes y calidades.

• Decisión y aplicación de acciones correctoras, en tiempo útil, y dentro de la autoridad concedida.

• Actividades externas

• Relaciones con otras Instituciones involucradas en el Proyecto (contratistas, suministradores, etc.).

• Gestiones ante los organismos públicos en todo lo referente al proyecto (autorizaciones, permisos, licencias, etc.).

La función directiva, en la situación actual, está sumida en un contexto de liderazgo y motivación hacia el grupo de personas que dirige. Lo que pretendemos poner de relieve es que los aspectos humanos y culturales del Director de Proyectos son imprescindibles para definir, comunicar y hacer asumir la filosofía del método y, en consecuencia, su aplicación eficaz conforme a lo planificado.

La metodología de dirección no es una teoría económica, ni social, tampoco técnica, es más bien una filosofía, una actitud frente a los problemas, que trata de encauzar, de resolver, con la ayuda de todas las técnicas a su alcance y con la idea clara de obtener unos determinados resultados.

E1 directivo, que obtiene resultados fundamentalmente a través del trabajo de otros, debe saber motivarles hasta conseguir que se adhieran y trabajen denodadamente par la consecución del objetivo básico del proyecto que es "crear un producto final" o lo que es lo mismo "una realidad industrial en funcionamiento".

La dirección del proyecto se le asigna a la persona que garantice integrar los esfuerzos, internos y externos, para dirigirlos hacia la ejecución con éxito del proyecto.

En definitiva, el Director de Proyectos es un gestor en el sentido que hemos definido la Gestión de Proyectos, con plena responsabilidad sobre la planificación, dirección y control de los recursos de la organización aplicados al proyecto.

Cuando los proyectos son pequeños, por su coste o complejidad, su ejecución puede ser realizada por unidades funcionales, sin que ello represente una pérdida de eficiencia.

Si el proyecto es grande, complejo y costoso, un desarrollo poco eficiente puede poner en peligro no sólo su éxito sino el de la empresa.

La complejidad y tamaño de la mayoría de los proyectos hace necesario enfrentarse al problema mediante nuevos métodos, nuevas técnicas de gestión y una nueva mentalidad. Así ha nacido, primero en EEUU y después en el resto del mundo industrializado, el concepto de "Project Management", que nosotros traducimos como "Gestión Integral de Proyectos".

3.3.1. Responsabilidad y autoridad del Director de Proyectos.

La principal obligación y, en consecuencia, responsabilidad del director del proyecto es finalizarlo con éxito.

La autoridad suele recibirla el director del proyecto par delegación, compatible con sus funciones y, en consecuencia, son su responsabilidad. La autoridad que debe disponer un director de proyecto alcanzará como máximo los siguientes aspectos:

• Dirigir, planificar y controlar el proyecto, dentro del presupuesto y de los plazos de entrega fijados previamente (en su caso).

• Definir las características básicas del proyecto y controlar la asignación de tareas a Las personas responsables, ya sea bajo su control o de Las unidades funcionales que intervengan.

• Exigir la calidad de los trabajos asignados, dentro de los presupuestos y plazos aceptados par los responsables directos de su ejecución.

• Dirigir, en los trabajos correspondientes al proyecto y con independencia de su situación en el organigrama, a las personas responsables de cada tarea adscrita al mismo.

• Tomar las decisiones técnicas y económicas necesarias para el buen desarrollo de los trabajos.

La actividad del director del proyecto puede ser de dos tipos: formal o legal; e Informal o real.

La formal o legal deriva de la propia estructura de la organización:

• Posición en la organización.

• Poderes delegados.

• Control económico.

La informal o real es puramente personal y precede de:

• Conocimientos técnicos.

• Capacidad negociadora.

• Capacidad organizativa.

• Experiencia.

• Prestigio personal.

• Relaciones humanas.

La autoridad efectiva es una combinación de las dos anteriores, siendo frecuentemente más importante su habilidad para desarrollar la actividad real, que la autoridad legal que posea.

3.3.2. Características del Director de Proyectos.

Las características que debe reunir un director de proyectos, tanto en el plano profesional como en el humano, son:

Experiencia: La dirección se percibe como una transmisión de experiencias, principios o escalas de valores y mecanismos de decisión.

Liderazgo: La capacidad para comunicarse, motivar e incentivar, es decir, habilidad para formar un equipo de personas fuerte y unido, seleccionando las personas más idóneas, determinando las funciones adecuadas para cada uno, darles los recursos necesarios y motivarlos. Es el factor principal que contribuye al éxito de un proyecto.

Dominio de la técnica: Debe de disponer de una amplia visión técnica y dominar las tecnologías implicadas en los distintos aspectos que abarca el proyecto.

Capacidad de gestión: Eficiencia en el empleo de los métodos y técnicas utilizadas para optimizar el funcionamiento de estructuras y procesos y habilidad parar establecer planes, programas y prioridades.

Capacidad para controlar: Debe ser capaz de controlar personas, actuaciones y fondos.

Capacidad para delegar autoridad y responsabilidad: Delegando en los miembros del equipo más idóneos para permitir dirigir su atención hacia un número reducido de indicadores, detectando y corrigiendo mucho antes los problemas.

Capacidad de análisis y síntesis: A partir de una visión amplia, debe captar lo esencial del proyecto y, aunque éste sea complejo, transformarlo en simple para transmitirlo a su equipo con indicaciones sencillas.

Capacidad de juicio: Debe ser capaz de compaginar las soluciones técnicas con los plazos, los costes y los factores humanos.

Identificación de problemas: Debe prever la existencia de problemas y tratarlos en la justa medida de su importancia.

Estabilidad, flexibilidad y adaptabilidad: Estabilidad para mantener la perspectiva y dirección durante un cambio rápido, flexibilidad para adaptarse a muchas y cambiantes circunstancias y adaptabilidad a las nuevas tecnologías, entorno social, circunstancias económicas, etc.

Un Director de Proyectos debe tener un buen dominio de los métodos de gestión, es decir, debe ser experto en las habilidades técnicas y metodologías para realizar previsiones, análisis y control de costes, negociación de contratos, etc. Todas estas técnicas y métodos son de desarrollo en los apartados siguientes, como apoyo a las funciones de la Dirección de Proyectos.

3.4. EL MANUAL DE COORDINACIÓN.

De todo lo expuesto se deduce que el Director del Proyecto va a mantener a lo largo de las distintas fases de realización del proyecto una serie de relaciones, internas y externas. De la existencia de estas relaciones nace la necesidad de un Manual de Coordinación del Proyecto.

La finalidad del Manual de Coordinación será regularizar, de la forma más clara y precise posible, las relaciones externas e internas del equipo del proyecto, estableciendo su organización, los métodos de trabajo, los circuitos de comunicación e información y los procedimientos de control.

El Manual de Coordinación permite conocer a todos los participantes en el proyecto, cuál es su papel específico en su realización y cuáles son las líneas maestras de éste. De alguna manera, el Manual de Coordinación revela lo que se espera de cada miembro del equipo que participa en el trabajo.

La redacción del Manual de Coordinación obliga a estudiar a fondo su organización, a planificarla adecuadamente y a establecer mecanismos de control.

Toda esta labor es enormemente fructífera, pares permite avanzar después mucho más rápidamente, sin discusiones estériles sobre responsabilidades, aprobaciones, etc.

La redacción del Manual de Coordinación es tarea fundamental del Director del Proyecto y de sus colaboradores más próximos, con las aportaciones que consideren necesarias.

3.4.1. Aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elaborar el Manual de Coordinación.

La correcta elaboración del Manual de coordinación depende en gran medida de los conocimientos y experiencia de los miembros del equipo del proyecto. Así como los conocimientos son fruto de su formación básica, y de la adquirida durante la vida profesional, la experiencia es fruto directo de esta última y tiene, entre otros, dos componentes fundamentales para el proyectista, ambos basados en el uso de la información:

• Conocimiento y manejo de normas y reglamentos.

• Conocimiento del mercado de suministradores y contratistas.

• Organización de la información.

El conocimiento y fluidez en el manejo de toda esta información permiten conseguir proyectos mucho más realistas y económicos, que las meras divagaciones técnicas. Como ya se ha señalado, este conocimiento es fruto de la experiencia, pero se van a tratar de marcar unas líneas maestras que faciliten su adquisición.

3.4.1.1. Normas y reglamentos.

Ciñéndonos, en primer lugar, a normas y reglamentos, hay que hacer una primera distinción entre lo que son las normas internas de la Empresa, de aquellas otras sancionadas par la práctica nacional e internacional, e incluso exigidas par la legislación vigente.

Las normas internas, que son de uso habitual en la mayoría de las Empresas, permiten acelerar muchos trabajos y establecer procedimientos repetitivos, que si bien restan originalidad, proporcionan rapidez y seguridad en los cálculos y diseños. Cuanto más especializada sea la Empresa, más fácilmente será normalizar "sus" productos, abaratando sus costes y ofreciendo una calidad constante.

En cuanto al otro tipo de normas, es necesario hacer una serie de precisiones: con frecuencia se habla de normas, "standars", códigos, especificaciones, etc., confundiendo conceptos básicamente distintos, aunque su uso indistinto les dé cierto carácter de sinónimos.

Norma es la traducción literal del anglicismo "standard". Código es una colección de normas, mientras que determinados escritos denominados normas, como las ASTM americanas, no son en realidad normas sino especificaciones de materiales.

Por otro lado, en España es frecuente y obligado el uso de "Reglamentos", que pueden considerarse como códigos, dedicados a determinados temas, y que recopilan una serie de normas que, habitualmente, son exigibles por la legislación vigente.

Para acabar de complicar la cuestión hay que añadir que todas estas expresiones se pueden referir a los materiales, a su manipulación para construir máquinas, equipos y obras, a las pruebas de esas construcciones y a su buen uso y mantenimiento.

Todo lo anterior hace difícil cualquier intento de clasificación profunda y, por ello, desde el punto de vista práctico, se hacen dos grandes grupos:

El de aquellas normas, códigos y reglamentos que son exigibles por la legislación vigente y cuyo uso es, en consecuencia, obligatorio.

El de aquellas normas y códigos sancionados por la práctica nacional e internacional, cuyo uso es exigido por muchos clientes o cuya referencia a ellos es unánimemente aceptada.

Atendiendo a esta clasificación tan poco ortodoxa, se deben incluir en el primer grupo un sinfín de disposiciones oficiales que bajo el nombre de Reglamentos, Ordenanzas, Normas Técnicas, Instrucciones Técnicas Complementarias (I.T.C.), Normas Tecnológicas, Pliegos de condiciones, Normas Básicas, etc. han sido publicadas por numerosos organismos oficiales y, especialmente, por el Ministerio de Industria y Energía y por el Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo.

Aquí cabe recordar que las Comunidades Autónomas, Diputaciones y Ayuntamientos, así como organismos autónomos (puertos, confederaciones hidrográficas, etc. ), tienen también sus propias normas y ordenanzas.

El segundo gran grupo es más susceptible de estudio y división. En primer lugar, debemos mencionar, a pesar de su escaso uso, las normas UNE, oficiales en España y establecidas por AENOR. En segundo lugar, mencionar que para determinados sectores industriales, y no sólo en España, sino también internacionalmente, se suelen utilizar normas americanas (ASTM, ASME), y normas ISO, DIN, etc.

3.4.1.2. Información de suministradores y contratistas.

Esta información constituye el segundo aspecto importante de la experiencia requerida para proyectar adecuadamente. Cualquier proyecto realista, que tenga exigencias normales de precio y plazo, debe utilizar los equipos y materiales disponibles en el mercado. El conocimiento de estos equipos y materiales por parte del proyectista es imprescindible para una selección adecuada.

El contacto con los posibles suministradores y el manejo y uso de sus catálogos, cada vez más completos y tecnificados, permite seleccionar en cada momento la solución más adecuada.

El contacto personal con fabricantes y vendedores es imprescindible para el proyectista. En muchos casos la solución "ideal" no se encuentra en catálogos, pero un intercambio personal y directo de puntos de vista puede aportar posibilidades de modificación y/o adaptación de los equipos normales a necesidades específicas.

El correcto suministro de planos de detalle durante la ejecución, y de los libros de operación y mantenimiento, es también del mayor interés y uno de los puntos de dificultad en el trato diario con suministradores y fabricantes. El conocimiento de contratistas capaces de construir y montar en plazo y coste las instalaciones proyectadas es también básico. Su experiencia anterior en temas similares, la posibilidad de discutir sistemas y métodos de construcción y montaje, es muy importante y permite eliminar riesgos innecesarios.

3.4.1.3. La organización de la documentación.

Para que el Manual de Coordinación sea de utilidad, no basta con que todos los documentos que en él se especifican, en sí, lo sean. Es necesario que cada documento tenga su distribución más apropiada, llegue a sus destinatarios en tiempo útil y sea correctamente archivado.

La distribución de documentos suele seguir dos circuitos: uno interno, en el seno de cada una de las empresas que intervienen en el proyecto; y otro externo, común a todas las empresas involucradas. En la distribución es importante estudiar la necesidad real de cada documento, evitando copias inútiles que sólo sirven para llenar el cesto de los papeles de muchos destinatarios que ni los leen, y aunque lo hiciesen no sacarían el más mínimo provecho para su actuación en el proyecto. En cualquier caso, las copias inútiles ocupan archivos y espacio y, sobre todo, cuestan dinero.

Los documentos que realmente son de interés están en muchos casos vinculados al tiempo. Si las actas de una reunión no se distribuyen antes de la siguiente, de poco van a servir. Es mejor hacer actas cortas y concretas, con una distribución rápida, que no actas minuciosas que nadie lea por su longitud y retraso en su recibo.

También es necesario destacar la necesidad de un buen sistema para el archivo de documentación. De poco vale una documentación clara, concisa y adecuada si a la hora de buscar un determinado documento éste es imposible de encontrar. En proyectos grandes y complejos es frecuente que en el Manual de Coordinación se incluyan tanto las normas de distribución de documentos como las básicas para su archivo.

En todo caso, hay que recalcar que los documentos NO son el proyecto, sino sólo un media más para su ejecución. En cualquier organización, cuanto menos se conocen las personas o cuanto peor se llevan hacen falta más papeles. Eliminemos papeles y relacionemos a las personas. Por lo menos servirá para el siguiente proyecto.

4. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS.

Se presentan a continuación, los procesos técnicos y herramientas utilizadas en la planificación y programación de proyectos, incidiendo sobre los sistemas y procedimientos independientemente de las peculiaridades y complejidad del proyecto.

No se trata de planificar los proyectos mediante el uso de técnicas muy costosas; en el fondo se trata de algo mucho más económico pero delicadamente complejo: aunar un conjunto de esfuerzos en pos de unas metas comunes claramente identificables y asumidas en la fase de planificación, mediante el uso de los sistemas y herramientas apropiadas a las peculiaridades de cada proyecto.

En este sentido, los procedimientos y herramientas de planificación y programación estarán dirigidas a la consecución de los tres objetivos elementales de cualquier proyecto, y que son, a fin de cuentas, los que como factores críticos del éxito servirán para medir el grado de efectividad del proyecto:

El resultado final del proyecto: consistente en la consecución técnica del proyecto conforme a lo definido y planificado en tiempo y dinero.

El coste final del proyecto: aunque en lógica puede parecer elemental, la gran mayoría de los proyectos no cumplen con los presupuestos establecidos. Sin embargo, un proyecto bien concebido está determinado par su viabilidad económica, siendo pues, por lo general, el primer factor condicionante en la toma de decisiones de acometer o no una obra determinada.

El plazo del proyecto: es el factor que mide el grado de calidad de la gestión del mismo. Independientemente del nivel de dificultad/complejidad/incertidumbre que supone la ejecución conforme a plazos, debido esencialmente a la imposibilidad de controlar todos los factores externos que pueden afectar en demora, el plazo es un objetivo esencial que tiene que estar concebido e identificado de forma muy explícita, par lo que supone de coherencia y catalizador entre los dos objetivos de resultado final y de coste.

Solamente se consigue el éxito en la gestión de un proyecto si se alcanzan los tres objetivos: terminar la obra conforme a las especificaciones, al coste previsto y dentro del plazo acordado.

Como se ha señalado en apartados anteriores, la necesidad de la planificación y programación de proyectos es tanto mayor cuanto de más tamaño y complejidad sea el proyecto en estudio. Las múltiples facetas de coda proyecto y el distinto número de actividades que envuelve obliga, desde las etapas más tempranas de su estudio, a identificar las distintas actividades involucradas, ordenarlas según su nivel de importancia y sus relaciones de dependencia, establecer las necesarias prioridades y distribuir su ejecución en el tiempo.

Toda esta labor de planificación es indispensable para la correcta ejecución de las distintas etapas del proyecto y el sólo hecho de estudiar el problema desde este punto de vista permite una mayor profundización en él, y una mayor clarificación en la forma y en los medios necesarios para resolverlo.

Planificar, en cualquier aspecto de la vida, es establecer actividades a ejecutar, darles prioridades, obligadas o subjetivas, analizar sus interrelaciones lógicas y ordenarlas secuencialmente en el tiempo. Cuanto más se desmenuce el proyecto, mejor se conocerá y más fácil será detectar las prioridades obligadas y establecer las subjetivas, de acuerdo con los objetivos del proyecto para, al fin, ordenarlas en el tiempo.

Frecuentemente se confunde la planificación con la programación y, en ciertos aspectos, son sinónimos. Sin embargo, desde nuestro punto de vista, la programación va más allá de la planificación.

La planificación ordena en el tiempo; la programación fija plazos para cada actividad, impone un calendario fijo y concreto (fechas) para lo que era una ordenación secuencial lógica. Esta distinción es importante y frecuentemente se olvida, hablando indistintamente de planificar y programar.

La labor de planificación es importante como ejercicio mental y práctico; la programación concreta los problemas en su realidad cotidiana y los identifica en el tiempo.

La importancia de la planificación en la organización del proyecto la convierte en la herramienta imprescindible para su dirección. Si toda tarea de dirección lleva consigo las funciones de planificar, programar y controlar, la dirección del proyecto con sus objetivos económicos y de plazo sólo puede tener éxito si está fundada en una planificación realista.

Sin embargo, para el director de proyectos no bastará con planificar, también le será imprescindible programar su realización, ya que el rendimiento de la inversión que todo proyecto representa está íntimamente ligado a su periodo de ejecución.

Contar con una buena planificación y con una acertada programación tampoco es suficiente, ya que ambas funciones, y especialmente la segunda, están ligadas a variables económicas, especialmente a través de recursos puestos en juego para la ejecución del proyecto. La programación fija plazos y fechas para la realización de las distintas actividades, dentro de unas hipótesis, coherentes con los objetivos generales del proyecto en cuanto a los recursos a utilizar.

La modificación de estos recursos, función a su vez de las disponibilidades económicas, es decir, del coste en que se está dispuesto a incurrir, alteraría considerablemente la programación. En este sentido se hace patente la interrelación de los objetivos primordiales del proyecto (coste, plazo y calidad) y, fijado un nivel de calidad, la relación biunívoca entre coste y plazo.

Es perfectamente intuitivo que una mayor utilización de los recursos disponibles, en cantidad o calidad, es decir, un mayor coste permite plazos de ejecución más cortos; todo ello con un límite inferior marcado por el punto en que, por muchos más recursos que se asignen existe la imposibilidad material de disminuir el plazo (costes indirectos).

También existe un limite superior por encima del cual, par mucho que se alargue la duración del proyecto, hay unos recursos mínimos de los que no podemos prescindir (costes directos).

Todo ello viene justificado par la conocida curve de costes totales, aplicable a cualquier operación industrial y que resulta de sumar las curves que representan los costes directos e indirectos, como aparecen en la figura 4.1.

Para una determinada estructuración y una asignación de tiempos a las distintas actividades, hay un punto de coste mínimo que, a su vez, representa el tiempo óptimo desde el punto de vista económico, para su realización.

Si el tiempo es objetivo prioritario y los recursos disponibles son ilimitados o muy abundantes, se puede reducir la duración a costa de unos mayores costes, asignando más recursos a determinadas actividades.

En esta forma, el punto se mueve sobre la curve de costes totales, desplazándose hacia el eje de ordenadas.

Todo este razonamiento se ha basado en conservar la misma estructuración del proyecto; también es posible mejorar los plazos modificando la planificación general, es decir, esa estructuración prevista. Esto puede hacerse realizando en paralelo actividades anteriormente previstas en serie: cambiando la tecnología; prescindiendo de determinadas actividades a costa de aumentar el riesgo, etc.

Todos estos cambios significan modificar la curva de costes totales, acercando su mínimo al eje de ordenadas, incluso a costa de un ligero desplazamiento vertical (mayor coste).

Todo ello revela la íntima relación coste-tiempo y como la planificación-programación es un excelente medio de conseguir los objetivos del proyecto.

Pero hay otra función indeclinable en las tareas de gestión, que es la de control. No basta conseguir una programación satisfactoria en coste y plazos, es necesario que se cumpla a lo largo de la vida del proyecto.

Esto es prácticamente imposible, y ante las seguras alteraciones de las hipótesis iniciales será necesario modificar, una y otra vez, la programación inicial para saber dónde se está y, lo que es más importante, como retornar a los objetivos previstos.

Un sistema de gestión no sólo debe ser útil para fijar la programación y planificación iniciales del proyecto, sino que debe permitir su más estricto control a lo largo de la ejecución.

4.1. PLANIFICACIÓN BÁSICA INICIAL.

Normalmente, una vez definidos los objetivos primordiales del proyecto, suele establecerse una planificación básica, teniendo en cuenta las principales operaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos definidos. Así, puede establecerse un gráfico de Gantt o un simple grafo orientado, que refleje el proceso a seguir, sus partes principales y la posibilidad de un encaje general de las duraciones estimadas con las fechas previstas.

Esta planificación es un elemento auxiliar que contribuye a una mejor definición del proyecto, que justifica la posibilidad de cumplir plazos y proporciona un esquema básico de lo que será la planificación detallada del proyecto completo. Las redes asociadas a la planificación básica inicial, no suelen tener más de 200 actividades y es frecuente plasmarlas en esquemas dimensionales, donde cada actividad se dimensiona proporcionalmente a su duración. Estas planificaciones resultan de gran utilidad para la elaboración de la planificación detallada, dado que muestran las principales actividades, sus dependencias y las fechas previstas para su realización.

4.2. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DETALLADAS.

Aprobado el proyecto y su planificación básica, se alcanza la situación en que puede ser necesario introducir en dicha planificación inicial cualquier condicionante derivado de esa aprobación. La planificación básica aprobada será el origen de la planificación detallada.

La planificación detallada comenzará por el establecimiento del grafo o red correspondiente, en el que aparecen todas las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto y al nivel que se haya establecido. El nivel de las actividades es función de la duración total del proyecto, de forma que actividades excesivamente cortas pueden ser inútiles de reflejar, mientras que otras muy largas podrá convenir desglosarlas para poder medir mejor su avance con posterioridad.

Las relaciones de dependencia, en gran parte, serán función del proceso seguido, ya marcado por la planificación básica, pero también de las tecnologías aplicadas en las distintas fases. Se alcanza así el momento de decidir muchos aspectos técnicos futuros, ya que ellos marcarán la estructura de la red representativa del proyecto. El asignar recursos y estimar duraciones permite pasar de la planificación a la programación. Habida cuenta de la relación recursos-costes, también habrá decisiones importantes que asumir en esta etapa.

E1 siguiente paso consistirá en la elaboración de la red y el establecimiento del camino crítico, con su correspondiente duración. Los resultados obtenidos podrán ser admisibles, aunque con mayor frecuencia será necesario reasignar recursos y modificar actividades, hasta conseguir una planificación óptima. E1 uso de sistemas informáticos para la realización de estas operaciones facilita mucho su ejecución y el estudio de alternativas antes de dar una programación como definitiva. Todos los ajustes, modificaciones y variaciones permiten familiarizarse con el proyecto y conocer mejor sus posibles puntos de conflicto o de retraso.

La aprobación de una programación que cumpla con los objetivos del proyecto, fija el fin de la etapa de planificación y programación e inicia la etapa de ejecución material del proyecto y la de su control.

4.3. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS.

4.3.1. Planificación y Programación Clásica.

La utilidad manifiesta de la planificación para la gestión de proyectos industriales y, en general, para todos aquellos procesos productivos no repetitivos, se plasma en la amplia utilización de los métodos de planificación lineal, representados especialísimamente por la aportación de Henrry Lawrence Gantt.

Desde su aparición, los diagramas de barras o gráficos de Gantt han constituido una de las principales herramientas en la planificación y programación de proyectos.

En esencia, los gráficos de Gantt representan la duración en el tiempo de cada una de las actividades realizables par hombres y/o máquinas, en que se divide cualquier proceso industrial.

En el gráfico de Gantt se realiza la planificación y la programación al mismo tiempo. Veamos un ejemplo de construcción de una maquina.

Necesitamos las siguientes actividades:

Acopios de material.

Fabricación de la máquina.

Construcción del embalaje.

Montaje y control.

Instalación y puesta en marcha.

Sin embargo, su uso directo no permite la existencia de conexiones cruzadas que muestren directamente cómo la duración de una actividad depende de otras, por lo que las relaciones secuenciales no quedan definidas completamente.

Tampoco permite conocer claramente la lógica utilizada en la planificación, par lo que las decisiones a tomar en caso de dificultades pueden ser erróneas. Además, no permite conocer el efecto de las acciones correctoras, aplicadas sobre una determinada actividad, en el conjunto de la planificación.

A pesar de estas limitaciones, los gráficos de Gantt han sido y son ampliamente utilizados y su uso tiene completa justificación para proyectos sencillos. Casos de aplicaciones típicas son las siguientes:

• Proyectos con pocas actividades a controlar (normalmente par debajo de las 200).

• Procesos de fabricación de productos con una secuencia o paralelismos fijos.

• Proyectos cuyas actividades no tienen apenas relaciones de dependencia entre sí (por ejemplo: un programa de compras).

• Realización de planificaciones básicas para ser utilizadas posteriormente como punto de partida para la aplicación de sistemas de planificación más sofisticados.

La utilización de los gráficos de Gantt exige conocer:

• Las actividades principales del proyecto.

• Estimación de los tiempos a emplear en el desarrollo de coda actividad en base a estadísticas y/o experiencias anteriores.

La necesidad de planificar y las limitaciones anteriormente expuestas, proporcionaron el desarrollo de nuevas técnicas como son las basadas en la utilización de grafos o redes.

4.3.2. Planificación y programación basadas en el uso de grafos.

La necesidad de la planificación, las limitaciones de los gráficos de Gantt, especialmente en cuanto a su relación secuencial, la facilidad con que la utilización de grafos orientados resolvía las interrelaciones, unidos al aumento en el tamaño y complejidad de los proyectos, propició el desarrollo de nuevos sistemas de planificación y programación.

Ya en 1941 G.E. Fouch, en la Goodyear Co., (U.S.A.), desarrolló el método de la "línea de equilibrio", mientras la industria estadounidense de aviación aplicaba, antes de la II Guerra Mundial, el "método de la curva de aprendizaje". Después de la guerra, la Armada de los EEUU utilizaba el "método de los hitos" (milestone method).

El creciente desarrollo de la Investigación Operativa, la utilización de la Teoría de Grafos o Redes en la solución de problemas secuenciales de proceso, por un lado, y la aceptación de la naturaleza probabilística de muchas actividades industriales (control de calidad, teoría de colas, etc.) por otro, fueron el caldo de cultivo para el desarrollo de nuevos sistemas.

4.3.2.1. El MÉTODO CPM/PERT.

Para adentrarnos en los detalles de la planificación y programación de proyectos, vamos a establecer las características y definiciones básicas de los principales sistemas que utilizan como soporte los grafos o redes.

Entre todos ellos destacan los sistemas CPM (Critical Path Method) y PERT (Program. Evaluation Review Technique) y no sólo por haber sido los primeros en el tiempo, sino también porque resumen los conceptos fundamentales en que se basan los distintos sistemas nacidos posteriormente. Por otro lado, el conocimiento y aplicación de los sistemas CPM y PERT desborda con creces el de otros métodos en uso.

El CPM y el PERT son sistemas semejantes en sus aspectos generales. Ambos utilizan los sucesos o acontecimientos como nudos de la red y los arcos que los unen son las tareas o actividades, orientadas en el sentido del desarrollo del proyecto. La principal diferencia teórica es que el CPM utiliza, para fijar la duración de las actividades, tiempos estimados establecidos en función de experiencias anteriores y de los resultados de proyectos similares.

Sin embargo, el PERT en sus orígenes estaba destinado a programar proyectos con porciones importantes de los mismos que estaban a nivel de Investigación y Desarrollo (I+D) y en consecuencia sin estadísticas anteriores y sin experiencias previas.

Para resolver esto en el sistema PERT se utilizan con amplitud distintos conceptos y métodos de cálculo procedentes del campo de las probabilidades y en función de ello se llegó a establecer una fórmula aproximada para el cálculo del tiempo previsto más probable de las distintas actividades.

Finalmente, hay que añadir que desde el punto de vista práctico, en ambos casos los tiempos hay que estimarlos con más o menos conocimiento de las experiencias anteriores y de forma más o menos sofisticada y esa es la razón de referirse en la práctica al método CPM/PERT. El hacer esas estimaciones de la manera más acertada será factor predominante en el éxito de la programación.

4.3.2.2. EL METODO ROY.

En Europa un grupo de ingenieros de Los Chantiers d'Atantique, la Seme y la Compagnie des Machines Bull, encabezados par Bertrand Roy empezaron a trabajar en 1958 en lo que seria el método de los potenciales, a partir de un estudio sobre el equilibrado de las curvas de cargo de las diferentes especialidades que intervienen en las operaciones de armamento de buques.

Aunque muy similar al CPM/PERT, el método de los potenciales, también conocido como método ROY o par las siglas MPM, emplea conceptos de tiempo mínimo, tiempo máximo y holgura, análogos a los del método CPM/PERT. Su diferencia fundamental radica en que las actividades se representan mediante los nudos del grafo y las relaciones de precedencia por flechas que van a cada nudo y emplea una representación gráfica diferente (PDM), permite el solapamiento de actividades, no es necesario construir el grafo para la aplicación del algoritmo de cálculo, y la preparación de los datos de entrada es más sencilla por no precisar de una numeración correlativa, admitiendo adiciones posteriores de actividades.

4.3.2.3. EL METODO GERT.

Uno de los avances más interesantes producido recientemente en los métodos de planificación y programación de proyectos es el GERT (Graphical Evaluation and Review Technique).

Mientras que el CPM/PERT permite la existencia de un elemento de incertidumbre en lo que respecta a las duraciones de las actividades, el GERT extiende esa incertidumbre a la propia programación. Como consecuencia de circunstancias imprevistas, los trabajos pueden cambiar, puede ser necesario reproyectar actividades, incluso formando bucles, lo que no es posible en la programación tradicional; o aparecer errores que impidan finalizar una actividad, también en contra del método CPM/PERT en el que es preceptivo terminar absolutamente todas las actividades.

Todas estas características permiten que el método GERT pueda considerar un número mucho mayor de situaciones de proyecto, haciéndolo especialmente válido para trabajos como: ofertas, programas de pruebas y puesta en marcha, estudios de viabilidad, programas de investigación con aproximaciones múltiples, etc.

Esta mayor flexibilidad del GERT se refleja en su desarrollo al admitir que las actividades precedentes de cada nudo sean de naturaleza determinante (si se consideran todas las actividades que de él se desprenden) o probabilista (si sólo se consideran algunas actividades, con determinadas probabilidades).

El GERT no solamente contienen actividades que deben realizarse, sino también actividades alternativas (y eventualmente excluyentes) con sus duraciones y relaciones de precedencia. La selección entre distintas actividades alternativas constituye trabajo importante para el Director de Proyectos, máxime si éstas son numerosas.

4.4. ESTUDIO DETALLADO DEL PROYECTO.

La aplicación de las distintas técnicas de planificación y programación basadas en el uso de grafos exigen un detallado estudio del proyecto y de las actividades que el mismo incluye.

Este estudio es anterior a la aplicación de cualquiera de los posibles sistemas utilizables y es una de las grandes ventajas de los mismos, ya que obliga al conocimiento detallado de todos los aspectos del proyecto.

Las conclusiones de este estudio deben proporcionar todos los datos necesarios para la aplicación inmediata del sistema de planificación y programación elegido.

Las etapas de este estudio son:

a / ESTABEECIMIENTO DE UNA DESCOMPOSICTÓN ESTRUCTURAL Y ORDENADA DEL PROYECTO.

Así, hay que fijar distintos niveles, cada uno de los cuales contemple mayor grado de detalle que el anterior.

Considerando el proyecto como un sistema, lo que se hace realmente es descomponerlo en distintos subsistemas y cada uno de ellos, a su vez, volver a descomponerlo hasta llegar al nivel de detalle deseado.

Esta descomposición ordenada suele asemejarse a un organigrama, encabezado en su parte superior por el título del proyecto. En cada uno de los niveles siguientes aparece una descomposición del proyecto en grupos cada vez más pequeños, pero definidos con más detalle.

Por ejemplo, se podrían considerar seis niveles de cálculo, que van desde el proyecto total, hasta las operaciones de fabricación individuales. El nivel de "actividad" corresponde aproximadamente a las actividades del diagrama de red. La riqueza de detalles en los dos niveles inferiores, no se pueden definir hasta que se hayan completado, posteriormente, en el programa de proyecto todos los esquemas de producción. Dichos niveles podrían venir dados por:

Proyecto total.

Principales divisiones (Subproyectos).

Actividades.

Operaciones.

Piezas fabricadas y componentes adquiridos.

Procesos de fabricación.

Estos niveles van estableciendo cada vez una descomposición más detallada y suelen corresponderse con los niveles de responsabilidad de la organización que realiza el proyecto.

E1 nivel de detalle a que esta descomposición debe alcanzar está ligado íntimamente con la naturaleza de los objetivos fijados en cada case.

b / DEFINICIÓN DE LAS ACT1VIDADES O TAREAS NECESARIAS PARA LA REALIZACIÓN.

Dentro de cada nivel de detalle seleccionado para actuar y de acuerdo con los objetivos, hay que definir las actividades o tareas que son necesarias realizar para su ejecución. Cada uno de los grupos, si la división está bien hecha, debe tener un contenido relativamente uniforme, lo que implica la conveniencia de utilizar una tecnología determinada para su ejecución.

Cada grupo podrá descomponerse a su vez en distintos bloques de trabajo, correspondientes a las distintas fases de elaboración del grupo de que se trate y que, mediante un nuevo proceso de análisis, permite fijar las etapas sucesivas que han de cubrirse para su cumplimentación. Estas etapas pueden definiese por un acontecimiento o suceso que marca su comienzo, una clase de trabajo o actividad con una duración temporal determinada y un momento que fija su terminación.

c / ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y PLAZOS DE EJECUCIÓN.

La duración temporal de cada actividad, es decir, el plazo de tiempo necesario para ejecutar el trabajo que esa actividad implica, depende de los recursos que apliquemos a su consecución. La fijación de estos recursos y la estimación de los tiempos correspondientes es uno de los aspectos más importantes para el buen éxito de la planificación y programación.

E1 tiempo de ejecución se traduce en un plazo que debe situarse en unas fechas de calendario, para lo que hay que tener en cuenta:

• Fechas de comienzo y terminación asignadas al bloque de trabajo.

• Recursos disponibles (materiales y humanos) y tiempos correspondientes.

• Relaciones de dependencia entre diferentes actividades.

d / DEPENDENCIAS SECUENCIALES ENTRE LAS DISTINTAS ACTIVIDADES.

Las dependencias se producen cuando una actividad requiere para su iniciación la cumplimentación de otra actividad.

El estudio y definición de dependencias requiere un conocimiento detallado de la totalidad del proyecto. La mayoría de las dependencias son de orden intrínseco al proyecto, aunque a veces se pueden producir por limitaciones en los recursos disponibles o por otras razones extrínsecas.

e / ESTABLECIMIENTO DE UN MODELO FUNDAM:ENTAL MEDIANTE UN GRAFO O RED.

Todo este proceso se puede materializar y sintetizar mediante un modelo que recoja todas las características fundamentales de la planificación y programación: actividades, sucesos, plazas, así como las relaciones secuenciales (dependencias) que existan entre ellas dando lugar a un grafo orientado o red.

El grafo resultante es, ya en sí, de gran utilidad para el Director de Proyectos, ya que le permite tener ante sus ojos la totalidad del proyecto y analizar con más profundidad posibles alternativas en la ejecución de algunas de sus partes.

4.5. APLICACIÓN DE LA TEORÍA DE GRAFOS A LA CONSTRUCCIÓN DE GRAFOS O REDES.

El desarrollo relativamente reciente de la Teoría de Grafos, apoyadas y sustentada par la Teoría de Conjuntos, no tiene cabida en nuestra exposición. Sin embargo, expondremos los conceptos básicos de la Teoría de Grafos, que nos permitan comprender los métodos modernos de planificación y programación de proyectos.

El concepto de grafo es bastante intuitivo. Prescindiendo de formalismos matemáticos, un grafo puede definiese por medio de dos conjuntos. E1 primer conjunto, que denominaremos "X", representa "n" puntos del plano, a los que llamaremos vértices. El segundo conjunto, que denominaremos "U", representa las relaciones que existen entre los elementos del conjunto "X", es decir, entre los vértices. Estas relaciones se representan por medio de arcos. Así, si un vértice "xi" está relacionado de alguna manera con otro vértice "xj", uniremos dichos vértices por medio de un arco "uij" que vaya desde el vértice "xi" al vértice "xj".

La estructura representada en la figura 4.5.1 corresponde a la de un grafo. En efecto, existe un conjunto "X" formado por siete elementos, que son los vértices del grafo. Por otra parte, cuando dos vértices del grafo están relacionados entre sí aparecen unidos por medio de un arco. Así, por ejemplo, al estar el vértice "x4" relacionado con el vértice "x5", existe un arco "u45" que une dichos vértices.

Un concepto de la Teoría de Grafos que resulta fundamental para poder establecer la estructura de Los métodos más avanzados de planificación y programación de proyectos es el de camino.

En un grafo, un camino se define por una sucesión de arcos tales, que si un arco uniera en el vértice "xi", el arco siguiente de la sucesión nace en ese mismo vértice. Alternativamente, el camino se puede definir por medio de una sucesión de vértices. Así, en el grafo de la figura, la sucesión de arcos "u12, u23, u35" constituye el camino que va del vértice "x1" al vértice "x5". De una manera alternativa, el camino anterior puede definirse por medio de la sucesión de vértices: "x1" x2, x3, x5". Si el vértice inicial coincide con el final, el camino se denomina circuito.

La estructura de un grafo puede servir para explicar un elevado número de situaciones y tener interpretaciones muy distintas: un coste, una distancia, un tiempo de ejecución, etc.

El de la vida real, por ejemplo:

• En la planificación y programación de proyectos.

• En la ordenación de las fases en los procesos de fabricación.

• En distribución o reparto, etc.

Se llama longitud generalizada de un camino a la suma de los valores numéricos asociados a los arcos que forman dicho camino. Los valores numéricos se pueden referir a un tiempo, coste, etc.

El tamaño del grafo depende del número de elementos que lo componen. Su representación en el caso de muchos elementos constituye una auténtica malla o red. De ahí la denominación frecuente de los sistemas de planificación y programación, basados en la utilización de grafos, del término red, con preferencia al de grafo.

El método CPM/PERT utiliza grafos conexos sin circuitos, y denomina:

• Sucesos, acontecimientos o etapas a los vértices.

• Actividades, tareas u operaciones a los arcos.

Cada actividad se designará, o bien por una letra mayúscula, o bien par dos números indicativos de los sucesos de origen y final de dicha actividad. (Así, se tendrá, por ejemplo, Suceso origen: i; Suceso final: j; Actividad: ij).

La numeración de los vértices se realiza de forma sucesiva, de manera que nunca pueda numerarse un vértice si no están numerados los correspondientes a actividades que confluyen en dicho vértice. Además, el grafo representativo del proyecto ha de tener un vértice o suceso inicial del que parten sucesivamente todas las actividades, que confluyen también en un vértice final único. Si entre dos sucesos existiera más de una actividad, surgen, para facilitar la representación, unos sucesos ficticios y actividades ficticias, a los que no corresponde significación real y, par lo tanto, su duración es nula.

Considerando el ejemplo de la figura 4.3.1.1, se obtendría la siguiente representación como grafo:

Las relaciones reflejadas en un grafo pueden representarse también en forma matricial, en función de los vértices de origen y destino. Así, el grafo de la figura 4.5.2. en su representación matricial correcta, quedaría:

4.6. ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN TEMPORAL DE UN PROYECTO.

La duración total de un proyecto dependerá de las duraciones tij de cada una de las actividades ij que lo componen. Evidentemente, la duración no será la mera suma de las actividades, ya que habrá actividades cuya ejecución puede ser simultaneada en el tiempo. La duración total del proyecto vendrá dada par el tiempo que transcurre entre la ejecución del suceso inicial y el final. Sin embargo, el estudio temporal del proyecto va más lejos que el mero conocimiento de su duración total. Interesa conocer para cada actividad cuándo es lo más pronto que se puede iniciar y cuándo es lo más tarde que se puede terminar sin que afecte a la duración total del proyecto.

A continuación, se establecen una serie de conceptos básicos y sus definiciones como elementos necesarios para acometer posteriormente la elaboración de redes CPM/PERT.

• Se denomina tiempo early o más temprano de un suceso j, (tj) dentro de un proyecto dado, a lo más pronto posible que se puede verificar dicho suceso, lo que implica que se ejecuten todas las actividades precedentes que sean necesarias. Por tanto, corresponde a la primera fecha del calendario en que se espera completar una actividad o producción de un suceso.

El tiempo early (tj) de un suceso j, se calcula asignando el valor cero al suceso de partida (t1 = 0) y sumando los tiempos previstos (tij) de todas las actividades que forman el itinerario más largo de la red desde el suceso inicial del proyecto hasta el suceso de que se trate. Entonces, designando por Uj al conjunto de arcos que inciden en j, se tendrá que:

tj = max ( ti + tij )

ij ð U

Sea el grafo de la figure 4.5.2 en el que los respectivos valores de tij están indicados en la columna 'Duración' de la tabla adjunta. El cálculo del tiempo early correspondiente a cada suceso queda entonces como se recoge en la misma.

• El tiempo last, o tiempo más tarde de realización de un suceso i, [ t*i ] será la última fecha en que se puede efectuar dicho suceso sin que afecte a la duración total del proyecto. Es, por lo tanto, la última fecha de calendario en que un suceso puede producirse o una actividad realizarse sin que se retrase el cumplimiento previsto del programa.

El tiempo last ( t*i ) de un suceso determinado se calcula restando del plazo o tiempo total acordado para el suceso final del proyecto, la suma de los tiempos previstos de todas las actividades que forman el itinerario más largo de la red desde el suceso de que se trata hasta el suceso final. Es decir, se obtendrá operando en sentido contrario, o sea, de fin a principio. Considerando que la fecha más alta correspondiente al último suceso, junto con el primero, o sea que:

t*n = tn y t*1 = t1

de aquí que denominando U*j al conjunto de arcos que parten de j, se tendrá que:

t*i = max ( t*j - tij )

ij ð U*j

De esta forma se podrán ir marcando los sucesos con los tiempos last hasta llegar al suceso inicial para el que se verifica: t*1 = t1 = 0. Así, para el grafo de la figura 4.5.2, la determinación de los tiempos last o fecha más alta será la reflejada en la siguiente tabla:

Se define como camino crítico aquel camino que uniendo el suceso inicial y el final supera en duración temporal a los restantes caminos, es decir, es la secuencia ininterrumpida de sucesos y actividades a lo largo de un itinerario de la red, que comienza en el suceso inicial y termina en el final y que exige para su cumplimentación el periodo de tiempo más largo. Cualquier retraso en las actividades que lo forman dará lugar, lógicamente, a un retraso en la duración total del proyecto. Las actividades y sucesos que forman parte del mismo, reciben también el calificativo de críticos.

El Camino Crítico será:

max ð tij , ð U* ð Un

ij ð U*j

siendo U* el conjunto de arcos que forman un camino entre los vértices inicial y final de grafo y Un el conjunto de caminos entre dichos vértices. La forma de calcular el camino crítico es determinar los tiempos early y last de cada suceso. A continuación, se toman los sucesos en que coinciden los tiempos early y last, y el camino crítico estará formado par las actividades que unen sucesivamente dichos sucesos.

Representando el grafo anterior en forma matricial, tendrá 6 filas y 6 columnas, es decir, igual al número de sucesos. Para cada actividad ij se hará figurar la cifra de su duración tij en el lugar correspondiente a la fila i y la columna j. Si no existe la actividad ij, la casilla correspondiente permanece en blanco, y si existiera una actividad ficticia se simbolizaría con un cero, lo que indica que el suceso j no puede verificarse hasta que se produzca el i, si bien la actividad que los une es de duración nula. Los tiempos early y last pueden obtenerse de la matriz de la misma forma que se han calculado anteriormente. Además, como complemento a la información dada por esta matriz representativa, ésta puede orlarse con una columna donde figuren los tiempos early y una fila donde figuren los tiempos last.

El camino crítico, sea cual fuere el procedimiento de cálculo de los tiempos early y last, se obtendrá mediante los vértices en que dichos tiempos coinciden.

Para completar el análisis temporal del proyecto, es conveniente conocer cuáles son los retrasos en el comienzo de las actividades o en su ejecución que pueden ser tolerados sin afectar a la duración del proyecto. Para ello, se realiza el análisis de las holguras de los sucesos y márgenes de las actividades a partir de los siguientes conceptos:

Se denomina Holgura (slack) de un suceso a la diferencia entre la última fecha permisible y la de máxima antelación ( Hi = t*j - ti ) del suceso considerado, expresada en unidades de tiempo. Una holgura positiva indicaría el exceso de tiempo de que se dispone para que el suceso en cuestión se produzca. Una holgura negativa indicaría que se había establecido un tiempo insuficiente para el suceso considerado.

En la representación gráfica, anotaremos en el círculo correspondiente a un suceso los siguientes datos:

Aplicando esta notación al ejemplo de la figura 4.5.2, obtendríamos la siguiente representación gráfica:

Se denomina Margen (float) de una actividad el exceso de tiempo de que se dispone para la realización de dicha actividad, sobre el tiempo de ejecución previsto para la misma. Es el resultado de deducir el tiempo previsto para su ejecución de la diferencia entre las fechas de cumplimentación del suceso final y del inicial de la actividad considerada. Además, podrá decirse que la holgura de un suceso es igual al margen de menor valor algebraico de entre las actividades que con él terminan.

• Margen total es el retraso máximo que puede sufrir el comienzo de una actividad ij, es decir, es el exceso de tiempo existente sobre el tiempo previsto para la realización de una actividad cuyo suceso inicial tenga lugar en la fecha de máxima antelación (tiempo early) y cuyo suceso final se verifique en la última fecha previsible (tiempo last), o sea:

MT = t*j - ti - tij

La calificación de 'total' obedece a que este margen incluye la totalidad de las posibilidades de ampliación del plazo para realizar la actividad considerada (su comienzo se realiza en el tiempo más corto y su final en el más largo).

• Margen condicionado es el exceso de tiempo existente sobre el tiempo previsto para la realización de una actividad ij cuyo suceso inicial tenga lugar en su tiempo last y cuyo suceso final se verifique, igualmente en su última fecha permisible, o sea:

MC = t*j - t*i - tij

La denominación de condicionado se justifica porque solo puede existir con la condición de demorar el suceso final hasta el último momento de su posible cumplimentación.

• Margen libre es el retraso que puede sufrir el comienzo de una actividad ij sin peligro de retrasar la fecha más baja o tiempo early del suceso j, es decir, es el exceso de tiempo existente sobre el tiempo previsto para la realización de una actividad cuyo suceso inicial tenga lugar en la fecha de máxima antelación (tiempo early) y cuyo suceso final se verifique, igualmente, en la fecha de máxima antelación o sea:

ML = tj - ti - tij

La denominación de 'libre' se justifica porque este margen puede librarse adelantando al máximo Las actividades que preceden a la considerada, aún cuando el comienzo de Las siguientes también deba ser adelantado al máximo.

• Margen independiente es el retraso que puede sufrir el comienzo de la actividad ij sin peligro de retrasar la fecha más baja o tiempo early del suceso j, cuando el suceso i se ha alcanzado en su fecha más alto o tiempo last, es decir, es el exceso de tiempo existente sobre el tiempo previsto para la realización de la actividad cuyo suceso inicial tenga lugar en la última fecha permisible y cuyo suceso final se verifique en la fecha de máxima antelación, o sea:

MI = tj - t*i - tij

El calificativo de independiente se justifica porque el margen se produce con independencia de las holguras de los sucesos inicial y final que no contribuyen, en absoluto, a la existencia de este margen.

El margen más exigente de los expuestos es el independiente, puesto que llegando a i en la situación más desfavorable, pretende alcanzar j en la posición más holgada posible. Le siguen en este orden el margen libre y, por último, el total, el cual, si es agotado en una actividad, convierte a las que le suceden en dirección al suceso final en críticas. Aunque es interesante definir todos los márgenes, en la práctica los que se utilizan realmente son el margen libre y el margen total. El conocimiento a priori de los datos expuestos permite el ejercicio de un control eficaz a la hora de la ejecución del proyecto.

Una actividad ij es crítica, cuando su margen total es cero. En consecuencia, todas las actividades del camino crítico son críticas (margen total cero) y los sucesos también (holgura nula).

En el grafo de la figura 4.5.2, que nos ha servido de ejemplo, se tendrán los siguientes valores para los correspondientes márgenes:

4.7. CALENDARIO DE EJECUCIÓN DE UN PROYECTO.

El proceso de cálculo que hemos desarrollado en los apartados anteriores de este capítulo proporciona una información de gran utilidad para el responsable encargado de la ejecución del proyecto. Por otra parte, de esta información puede deducirse fácilmente un calendario de ejecución del proyecto, que va a constituir la pieza básica para efectuar el control del mismo. En este calendario se establecen cuatro fechas para cada una de las actividades:

• La fecha de comienzo más temprana de una actividad ij, nos indica lo más pronto que puede comenzarse la actividad ij. Obviamente, dicha fecha será igual a la dada par el tiempo early del suceso inicio de la actividad, es decir:

ðij = ti

• La fecha de comienzo más tardía nos indica lo más tarde que puede comenzarse la actividad ij, de manera que la duración prevista del proyecto no se retrase en ninguna unidad de tiempo. Dicha fecha será igual a la dada par la suma del tiempo early del suceso inicial, y el margen total de la actividad, es decir:

ððij = ti + ððij

Teniendo en cuenta la fórmula del margen total, que hemos vista antes, esta expresión se convierte en:

ððij = tðj - tij

• La fecha de finalización más temprana de una cierta actividad ij nos indica lo antes que puede finalizarse la ejecución de la actividad ij. Dicha fecha será igual a la dada par la suma del tiempo early del suceso inicial y el tiempo previsto para esa actividad, es decir:

ðij = ti + tij

• La fecha de finalización más tardía de una cierta actividad ij, nos indica la fecha tope en que puede finalizarse la actividad ij, de manera que la duración prevista del proyecto no se retrase en ninguna unidad de tiempo. Obviamente, dicha fecha será igual a la dada por el tiempo last del suceso final de la actividad, es decir:

ððij = tðj

Las fechas de comienzo más temprana y más tardía para una actividad critica coinciden, ya que, al ser la actividad critica, su margen total es cero. Así mismo, las fechas de finalización más temprana y más tardía para una actividad critica también coinciden, par ser el margen total igual a cero.

Por otra parte, se puede comprobar, por simple sustitución, que la diferencia de tiempo existente entre las fechas de comienzo más tardía y más temprana es exactamente igual a la diferencia de tiempo existente entre las fechas de finalización más tardía y más temprana. Además dicha diferencia coincide con el valor del margen total de la actividad.

A partir de las fórmulas anteriores, se puede establecer fácilmente un calendario de ejecución de un proyecto. Así, vamos a calcular, a titulo de ejemplo, las fechas correspondientes al ejemplo de la figura 4.5.2, tomando como fecha de inicio el día 17 de octubre, no considerando ni los sábados ni los festivos. De esta manera, obtendríamos los dates de la siguiente tabla:

De la tabla se deduce fácilmente el diagrama-calendario de la ejecución del proyecto, que representaremos en la siguiente figura: