TEMA 4

ORGANIGRAMA BÁSICO DE UNA REUNIÓN U ORGANIZACIÓN DE UN OPC

Un OPC puede tener varios actos a la vez y cada acto tiene que tener su propio comité organizador

Constitución del comité:

Presidente

Vicepresidente

Secretaria (parte logística y operativa

Subcomités o comités técnicos (debe haber tantos comités como necesidades tenga la reunión como: azafatas, programa social, cenas, viajes, catering, salas, ponentes, etc. Hay dos comités importantísimos:

Comité Científico (seleccionado por la entidad que convoca)

Comité de Honor (es la selección de unas personas para que den prestigio y credibilidad al acto)

Cada proyecto tiene una organización interna, de medios, económica y técnica y cada una tiene recursos personales.

Cuando se organiza una reunión hay una serie de cualidades que se van a ver sometidas a prueba en el desarrollo organizativo, son las siguientes:

Imaginación

Previsión

Paciencia

Flexibilidad

Orden

Energía

Adaptabilidad

Buen humor

Condiciones físicas

El organigrama interno a nivel general está determinado por:

el organizador : es el que convoca, transmitiendo a un profesional las necesidades de llevarla a cabo, esta entidad se llama OPC, que asume todos los “roles” en la organización, asume responsabilidades de cobros, de pagos y de gestión. El OPC debe estructurarse en cada uno de sus proyectos son comités organizadores o de planteamiento y comités técnicos específicos en función de la dimensión del evento.

el director : la función de director recae sobre el presidente o junta elegida del comité organizador y asume la responsabilidad de los contenidos y objetivos del evento.

• Es el nexo de conexión con toda la parte operativa del proyecto, por consiguiente debe planificar el desarrollo y coordinación en toda su dimensión

• Es responsable de que se consigan los objetivos planteados

• En su mano está la firma del pacto de colaboración con la entidad que convoca a través del documento básico o memoria descriptiva

Características de los líderes eficaces:

• Inteligencia

• Iniciativa

• Aptitud supervisora

• Seguridad personal

Habilidades de los líderes de grupo:

Uno de los requisitos básicos para dirigir equipos de trabajo es tener la capacidad de formar y desarrollar un equipo eficaz, esto no sólo consiste en saber seleccionar a los miembros en función de sus conocimientos, experiencias, capacidades, sino saber emplear las habilidades necesarias para que se den las siguientes condiciones:

Debe conseguir objetivos y tareas claramente comprendidas por todos

Conseguir el compromiso de cada uno para conseguir el objetivo

Comunicación abierta, precisa y eficaz de ideas y pensamientos

Confianza aceptación y apoyo elevado entre los miembros

Aprovechamiento de las capacidades, conocimientos y experiencias de cada uno de los miembros

Distribución de la participación

Afrontamiento constructivo de los problemas

Para poder alcanzar el éxito en la dirección de un equipo el líder deba desarrollar las siguientes funciones y habilidades:

• Planificar

• Iniciar (tiene que dar el primer paso)

• Controlar

• Apoyar

• Informar

• Evacuar

Organización del comité de planteamiento u organizador

• Presidente o director de la reunión

• Vicepresidente

• Secretario

• Tesorero

• Comités técnicos:

• Comité científico: elegido por la entidad que convoca, está formado por un grupo de personas técnicas o expertas en el tema base de la reunión, su responsabilidad consiste en dar forma al programa de actividades tratando de conseguir los objetivos; también sugiere los posibles ponentes y las vías de contacto con ellos, el comité organizador es el que contacta con el ponente y marca las pautas de su intervención, es su responsabilidad dejar en manos del comité organizador la gestión y procedimientos del ponente y sus ponencias, como: tiempo disponible, extensión del documento escrito, el idioma, el tipo de auditorio, el nivel cultural la espaciación, el material necesario para su exposición, etc.

• Comité de honor: está formado por un grupo de personas nombradas por el comité organizador, cuya función es meramente honorífica, dando credibilidad o beneplácito al acto; las personas que aceptan ser miembros del comité deben aceptarlo por medio de carta o comunicado y pueden asistir o no al evento

TEMA 5

ORGANIZACIÓN OPERATIVA DE UNA REUNIÓN

La organización operativa se divide en cuatro organizaciones: organización de medios, interna, técnica y económica; cada una tiene una serie de recursos económicos, físicos y personales

Organización de medios

Cubre las sedes, los alojamientos, la restauración, medios audiovisuales, material técnico, traslados, servicios (a/a, seguridad, etc.)

Sedes

Para conseguir el éxito de una reunión es indispensable contar con buenas instalaciones, propias o contratadas.

Las sedes se deben escoger en función de:el número de participantes, recursos económicos, imagen que se pretende trasmitir, comodidad de accesos, posibilidad técnica...

Hay que tener en cuenta el tamaño, las características de iluminación y de ventilación, puntos de electricidad (220W y 125W), disposición de montaje (en cóctel es 1m2 por persona y por silla en aula 2,5 m2), hay que tener en cuenta las alturas y las puertas de acceso

Tipos de mesa:

• Mesa en T

• Mesa en U, en herradura o mesa redonda

• En peine

• Presidencial con mesitas

Medios Audiovisuales

Son medios de apoyo de la comunicación para las intervenciones orales, la elección de los mismo es la responsabilidad de la organización de común acuerdo con los ponentes o comunicadores. Los medios audiovisuales más utilizados son: diapositivas, transparencias o retroproyector, pizarra, rotafolios o fleepchap, proyección de películas, videos, grabación, cañón de proyección con ordenadores, paneles informativos, de soporte fijo y material escrito en toda su dimensión

Para detectar los medios necesarios en una reunión debe hacerse un estudio previo:

Predilección o necesidad del orador

Adecuación de la sala

Acondicionamiento de la sala con sus puntos de energía

Valoración del tiempo y exposición y proyección

Diapositivas

Ventajas

Buena visibilidad

Pueden presentarse sesiones continuadas

Son muy descriptivas y pueden proyectarse en colores

Se pueden combinar la imagen y la palabra

Inconvenientes

La sala requiere oscuridad

No pueden tomar nota

Se pierde el contacto visual con el asistente

Encarece la contratación la contratación de un técnico y de personal adecuado de recogida y distribución

Transparencias

Ventajas

Fácil elaboración

Se pueden realizar en colores

La sala no requiere oscuridad

No se pierde el contacto con el asistente

Es de fácil manejo

Se pueden superponer imágenes

Inconvenientes

Los desenfoques

No es apto para salas grandes

El ponente se debe desplazar por el escenario

Hay que ponerlas al contrario

Pizarra

Ventajas

Útil para representar problemas o esquemas inmediatos

No necesita oscurecer la sala

Es de fácil manejo

No necesita ni apoyo ni instalación técnica

Se pueden rectificar errores

Inconvenientes

No acumula información

La tiza o rotulador ensucia

Problemas de visibilidad en la distancia

Se pierde contacto visual con el asistente cuando da la espalda escribiendo

Hay que escribir con letra clara

Espacio muy reducido para escribir

Rotafolios o Papelógrafo

Ventajas

Conserva la información

No hay que oscurecer la sala

Se puede tener preparado con anterioridad

Es limpio

Óptimo en salas pequeñas

Inconvenientes

Mala visibilidad en salas grandes

Espacio reducido para escribir

Hay que escribir con letra clara

Se da la espalda al público

Video

Ventajas

Permiten movimiento

Se pueden reproducir tantas veces como se quiera

Son útiles para cosas reales para ilustrar temas

Buena visibilidad en todos los ángulos

Potencia el interés del oyente

Inconvenientes

Necesita sala oscura

Pantalla de proyección

Hay que especificar los videos

Necesita técnicos de sonido e iluminación

Tiene costes elevados

No puede hablar el ponente mientras se muestra el video

Ordenadores y Sistemas informáticos

Ventajas

Buena visibilidad

Se puede conectar por satélite por una base de datos

Modificar datos en información “in situ”

Inconvenientes

Costes elevados

Soportes informáticos

Ventajas

De ilustración e información

Inconvenientes

Costes elevados

Previo diseño e imprenta

Alojamientos y Restauración

La elección del alojamiento de los participantes es una cuestión muy importante que lleva consigo una serie de consideraciones

Presupuestaria

Categoría de los asistentes

Distancia de la sede

Necesidades

La elección del alojamiento y su comercialización se pueden gestionar de dos formas diferentes:

El bloque masivo de habitaciones con sus correspondientes reservas y riesgos en función de las expectativas

Comercialización de las distintas alternativas que el cliente reserva o bloquea y paga junto con la inscripción

El bloqueo de la restauración se debe ajustar a una serie de principios, por ejemplo:

Presupuesto

Hábitos, costumbres y cultura

Ligereza y buena digestión

Equipamiento y Material Técnico

Toda secretaría debe contar con un tipo de equipamiento adecuado a necesidades como: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, fax, otras líneas, comunicadores internos, cabinas de traducción simultánea, mobiliario, elementos de decoración y material fungible

CONTENIDO DEL DOCUMENTO BÁSICO

Asunto de la reunión o evento

Patrocinio y dirección de la misma

Objetivos que se perciben

Procedimientos a seguir

Viabilidad

Metodología del trabajo

Justificación del proyecto

Organización interna

Organización de medios

Organización técnica

Organización económica

Planificación

Presupuesto

Modelos de documentación

Formas de pago

TEMA 6

DOCUMENTACIÓN

La preparación de la documentación para una reunión es un proceso continuo y se extiende a lo largo del proyecto, el diseño se lleva a cavo en la organización técnica (secretaría técnica), esta documentación es un tema que se debe llevar con minuciosidad y controlando todos los parámetros de calidad tanto a nivel administrativo como metodológico, es importante que se siga una línea corporativa.

De forma genérica dividimos la documentación en:

• Interna, que se queda dentro de la organización, también podemos llamarla documentación administrativa

• Externa, es la que sale de la secretaría técnica hacia fuera, tenemos tres fases: antes durante y después

Documentación Interna

Formulario estándar o carta estándar solicitando reservas de viajes

Formulario estándar o carta estándar solicitando reserva de alojamiento

Formulario estándar o carta estándar solicitando reserva de transporte interno

Modelo de carta estándar solicitando subvenciones

Formulario de contratación de sedes y detalles

Formulario de biografía para los ponentes

notas administrativas internas

Formularios de recibos

Modelo de facturas

Modelo de carta en blanco

Modelo de carátula de fax

Fichero de asistentes o formulario

Fichero de proveedores

Formularios de control económico

Modelo de sobres en diferentes medidas

Modelo estándar de contrato

Modelo estándar internos de cartelería

Modelo de balance

Modelo de movimientos de caja

Modelo de inventario

Documentación Externa

Modelo de programa social

Modelo de programa científico

Modelo de circulares relativas y cambio en la reunión

Invitaciones para actos sociales, comité de honor, invitados especiales, etc.(Saluda A...o tarjetones)

Modelo de tarjeta de visitas

Notificaciones para rueda de prensa

Carta de convocatoria

Carta de agradecimiento

Modelo de inscripción

Modelo de cuestionario

Modelo de credenciales

Modelo de meseros identificativos

Modelo de cartelería externa identificativa

Modelo de certificados de asistencia (para asistentes y ponentes)

Modelo de documento básico o memoria descriptiva

Modelo de ponencias

Modelo de informe final o dossier

Modelo de programa preliminar

Modelo de relación de participantes (con sus características)

El participante recibe la documentación en tres fases:

Antes de la reunión

Carta de convocatoria---en plazos

en el último plazo: Carta de convocatoria (redactada detalladamente)

Programa preliminar

Boletín de inscripción

Soportes informáticos

Durante la reunión

Servicios contratados

Credencial (logotipo, nombre del evento completo, tratamiento, apellidos, nombre, en calidad de que asiste, debajo el código de barras, en la misma hoja van separados por una línea de puntos, van el credencial, y los vales de los servicios contratados)

Documentación general

Después de la reunión

Carta de agradecimiento

Formulario para pedir ponencias

Certificado de asistencia (dependiendo del caso)

TEMA 7

MODERADOR

La figura del moderador, conductor o presentador, desempeña una función vital en caminada a que la reunión marche hacia los objetivos previstos, controlando y dinamizando el acto

En las reuniones pequeñas el moderador puede ser el propio organizador y en las grandes reuniones es conveniente que el mismo moderador dinamice todas las reuniones

Funciones:

• Manifestar delante del grupo una seguridad psicológica y física

• Conocer el auditorio y prever las actitudes y posturas

• Hablar el mismo lenguaje que los asistentes y apelar a su interés

• Presentar los temas y materia de forma simple y concisa

• Presentar a cada ponente con una breve biografía o trayectoria profesional

• Abrir las sesiones de trabajo

• Ceder la palabra

• Estimular al auditorio para que pregunte e intervenga

• Moderar el coloquio

• Cerrar las sesiones

• Sacar conclusiones

HABILIDADES TACTO Y DESTREZA DEL MODERADOR

La autoridad legal que posee un moderador nos es suficiente para controlar la reunión, es necesario poner en práctica otros elementos , como el tacto, la habilidad la agilidad y la rapidez para ejecutar aquellos falsos movimientos que pueden alterar la buena marcha de la reunión.

Dentro de los movimientos diferentes hay que tener en cuenta dos aspectos fundamentales

• Intradirectos, que es la personalidad

• Directos, que es la conexión de los asistentes como grupo no como individuo

Intradirectos

Antes de entrar a la sala

El coordinador debe comenzar su actividad de autocontrol antes de entrar al auditorio, repasando de forma somera su guión

Abrir la reunión

El moderador debe abrir la reunión con capacidad de motivación, todo lo que proponga al inicio de la reunión será determinante para la creación de un buen ambiente y participación. La apertura debe estar cargada de aire positivo y de complicidad

Promover la participación

Se deben formular preguntas al auditorio cuando no responden a la invitación de participar, en estos casos se formula una pregunta general que apela o sensibiliza la inquietud del auditorio.

Moderar la discusión

Se debe evitar mostrar un sólo punto de vista, se deben controlar las formas y el trato entre los participantes y que los temas se ciñan al objeto de la reunión

Mantener la discusión en línea de objetivos

Esto es no permitir las divagaciones y apelar al objetivo u orden del día

Controlar el ritmo vital

Si las discusiones traspasan sus límites y se introducen en el terreno de la polémica, es necesario restablecer el ritmo señalando un descanso o introduciendo un nuevo elemento

Ajustarse a los horarios previstos

Es sinónimo de seriedad, conocimiento y eficacia comenzar y terminar en la hora prevista

Obtener acuerdos y conclusiones

Ninguna reunión se da por terminada o concluida si no se verbaliza una conclusión final, para ello el moderador a de resumir y hacer públicos estos conceptos

TEMA 8

COORDINACIÓN

Competencia general de la coordinación de A/A

Coordinar, supervisar y controlar las labores del equipo en el desarrollo de un acto, proporcionándoles los medios técnicos y materiales para el desarrollo de su labor y resolviendo las incidencias que se produzcan

Competencias profesionales

Planificación de las necesidades de los recursos humanos, de los técnicos y de los materiales

Comprobar el número de asistentes al evento y hacer la división proporcional de asistencia por grupos de azafatas. Las funciones de A/A deben estar planificadas detalladamente tanto en tareas simultáneas como en alternativas, esto es la gestión eficaz de los recursos

Elaborar y poner a disposición de las A/A todo el material y dossieres necesarios para su uso como: programas, rooming list, listado de los asistentes, listado de ponentes, detalles de transfer, cartelería relación de servicios, etc.

Dotar a las A/A de todo el material “in situ” para trabajar, y si fuera necesario todo el apoyo tecnológico en sistemas operativos

Transmitir información e instrucciones claras para la realización del trabajo, a ser posible celebrar alguna reunión previa

Supervisión y control de los medios técnicos y materiales para la realización del evento

Megafonía, aparatos de grabación, luces, proyectores, traducción simultánea o consecutiva, retroproyectores, pointers (puntros), megafonía portátil, videoconferencia, etc.(informar al personal del manejo)

Mantener contactos con las empresas de servicios técnicos para: supervisión diaria de los aparatos, gestión de reparaciones, cambios oportunos, etc.

Supervisión de la decoración, mobiliario y otros elementos en la sala

Distribuir los espacios adecuadamente de acuerdo con las instrucciones recibidas colaborando con la organización en caso de posibles variaciones por ejemplo:

• Paneles y elementos anunciadores de la sala

• El número exacto de aforo para los asistentes

• Distribución de personal adecuado

• Ventilación y calefacción de la sala,etc.

• Comprobación de los elementos materiales por ejemplo: identificadores o meseros de los ponentes, orden de intervención, composición de la mesa, agua documentación, papel, bolígrafos, rotuladores cargados, protocolo, banderas elementos corporativos...

• Capacidad de ajuste a variaciones en la planificación inicial como por ejemplo que haya más número de pax. De lo previsto, asistentes minusválidos, inclemencias meteorológicas, variación del programa por imponderables

• Control, supervisión y motivación del equipo

• Comunicar al personal objetivos y planes de la organización

• Motivar y delegar en el equipo haciéndoles partícipes de la decisión

• Supervisar el rendimiento de las A/A, dándoles información sobre sus resultados

Capacidades profesionales

• Comportarse con responsabilidad y autonomía

• Resolver problemas, quejas e incidencias de forma autónoma, estableciendo en caso necesario los canales a seguir en aquellos casos donde escape a su competencia

• Informar a su equipo de las directrices de la empresa comprobando que el mensaje ha sido recepcionado

• Organizar su propio trabajo de forma autónoma y establecer la planificación y la temporalización de la funciones de su equipo

• Coordinar las tareas de forma que no se solapen

• Efectuar la labor de seguimiento continuo de forma que el equipo se sienta seguro y respaldado en su trabajo.

• Asumir como propios todos los principios de calidad y atención al cliente

• Comunicarse con compañeros y superiores proporcionando y solicitando aquella información que permita una óptima organización de tareas

• Favorecer un ambiente de trabajo agradable y demostrar seguridad y control sobre si mismo

COMPLEMENTARIAS

COMUNICACIÓN

• La comunicación en su amplio aspecto

Es un proceso durante el cual se realiza un intercambio de ideas, pensamientos, información etc. Por medio de la palabra, de los gestos y de los símbolos que supongan una participación activa, a través de un canal

En la comunicación participan diferentes elementos:

EMISOR- RECEPTOR- RETROALIMENTACIÓN (feed-back)

• Características del mensaje informativo

• Claro

• Breve

• Ordenado

• Insistente

• Ilustrado

• Completo

• Retroalimentación (feed-back)

• Claves que apoyan la comunicación

La comunicación no es posible si no se acompaña de un comportamiento no verbal

El acompañamiento no verbal es imposible ocultarlo en un mensaje de comunicación, se pueden cuidar al máximo las palabras, la construcción del mensaje, el rostro, la mirada, pero el cuerpo es delator de los sentimientos.

Las claves son:

• La mirada: indica que se ha hecho un contacto con otra persona, se debe mantener la mirada dentro de lo posible durante la comunicación

• Expresión facial: nos referimos a la cara, al gesto. Es el principal sistema para mostrar las emociones y el área más importante y compleja de la comunicación no verbal. La expresión facial muestra un estado emocional,: es la postura del cuerpo, la forma de mantenerse en pie, la forma de indica una actitud hacia los demás y por íltimo modifica y completa lo que se está diciendo

• Postura corporal caminar refleja siempre una actitud. Existen categorías corporales:

• Acercamiento- es una postura atenta y con el cuerpo inclinado hacia delante

• Retirada- negativa y hacia atrás

• Expansión- orgullosa arrogante y con hombros muy erguidos

• Contracción-depresiva, hombros caídos, cabeza baja, tronco inclinado

• Los gestos: las manos, la cabeza y los pies producen una amplia variedad de gestos que se usan para una serie de propósitos y amplían la comunicación. Pueden tener tres posibles funciones:

• Ilustrar

• Remplazar la palabra

• Refleja estados emocionales no intencionados

• Distancia

• Íntima: contacto físico

• Social: donde se contacta pero sin contacto 1,5 metros aprox.

• Pública: ninguna referencia de contacto

• Voz: es el instrumento básico para la comunicación, esta puede crear confianza, seducir sugerir, influir...

En la voz debemos considerar el volumen, el ritmo, la cadencia, la inflexión...

Hay que cuidar el uso indiscriminado de las muletillas

• Barreras que dificultan la comunicación

• Percepción, que pude ser

• Subjetiva, ante un mismo mensaje dos personas pueden reaccionar de manera diferente

• Acumulativa, esto significa que a más señales mejor comprensión, de ahí la importancia de repetir las ideas claves una y otra vez y también la importancia de algún soporte audiovisual

• Condicionada: La percepción está influida, percibimos aquello que más necesitamos o lo que más nos interesa en ese momento e influyen acontecimientos personales o alguna experiencia previa

• Tiene estatus: la comunicación está mejor aceptada si viene de un experto que de un profano

• Estética: la forma física, la imagen de la persona, etc., la percepción será mejor

• Sentimientos: El estado anímico influye

• Negativismo

Actitud negativa o comportamiento negativo, donde el receptor no acepta el mensaje, las causas pueden estar atribuidas al emisor o al receptor siempre como único denominador común la palabra o las frases dichas

• F. negativas: son aquellas que empiezan con un “no” (para quedar bien pero no quiere hacerlo

• F. Con espina: pueden molestar al receptor subestimando su capacidad de comprensión (me entiendes?)

• F. Dubitativas: aquellas que introducen en el mensaje dudas (Creo que...)

• F. Negras: dan una sensación al receptor de que las cosas no está claras (no se preocupe que mañana lo tiene)

• F. Condicionales: es donde se introduce el verbo en forma condicional (si me hubiera...)

• F. De confianza: aquellas donde se intenta atraer al receptor a tu terreno hacedles cómplices (entre usted y yo...)

• F. De superioridad: siempre tienen el YO

• F. De Inferioridad: (bueno si usted...)

• Reglas para hablar bien en público

El hecho de tener que hablar en público produce gran ansiedad, sin embargo esta actividad como cualquiera se aprende y se perfecciona

Es necesario seguir una serie de pasos para llegar a prestar una comunicación eficaz

• Imaginar y conocer al auditorio, el tipo de colectivo al que vamos a dar el mensaje, su capacidad de escucha y si presenta o no alguna barrera de comunicación

• Construir el mensaje, la idea “fuerza” o mensaje final que deseamos grabar en la mente del auditorio se ha de exponer al principio y al final de la intervención, el mensaje se debe construir de la siguiente manera

• Una introducción

• Desarrollo

• Conclusión

• Pensar en términos emocionales, hay que considerar el mensaje desde el punto de vista emocional para que llegue, ya que las sensaciones se graban mejor que las ideas, es importante el empleo de anécdotas

• Vivir el mensaje mediante la expresión de todo el cuerpo

Para hablar en público es importante:

• Apoyar la mirada sobre aquellas personas que inspiran confianza

• Respirar profunda y correctamente, el oxígeno relaja

• Sonreír

• Pensar en algo divertido y positivo

• Usar los silencios para subrayar frases

• Construir un guión claro, ordenado y con letra legible

• Ser natural, transmitir confianza y confiar en uno mismo

• Hacer buen uso de los gestos y el cuerpo

• Exponer con voluntad y cariño

La intervención comienza con el llamado minuto inexorable, el proceso es el siguiente:

• Asegurarse de que su presencia es correcta

• Relajarnos, inspirar y dejar el aire en el estómago

• Moverse en el lugar de intervención para que le vean y para acreditar la predisposición

• Acomode y ordene sus papeles

• Mirar al auditorio, haga un barrido con la vista y tome su primer contacto visual

• Sonría porque la sonrisa crea buen clima

• Espere a que cesen los ruido y comience, olvídese de sí mismo y concéntrese

TRABAJO EN EQUIPO

Es un conjunto de personas relacionadas entre sí de forma organizada para conseguir un objetivo común en un tiempo determinado

Características

Tiene que ser / tener

• Dinámico y cambiante

• Intereses comunes, no personales ni particulares

• Buen clima de trabajo

• Deben conseguir resultados que implique responsabilidad

• Tiene que tener multidisciplinariedad, implica la unión de esfuerzos diferentes, personas con diversas formaciones y experiencias.

• Debe haber un mismo movimiento en sentido y dirección

• Tiene que ser temporal

Estrategias de trabajo en equipo

En contra de lo que mucha gente cree, existen muchas formas de trabajo en equipo

Uno solo- es una estrategia que se utiliza muchas veces y consiste en que cada miembro tiene asignada una determinada tarea y la realiza en solitario

Uno con Uno- en esta estrategia sucede lo mismo, algunas tareas las deben realizar dos miembros del equipo que trabajan juntos en un determinado momento

Uno con algunos- lo mismo que los anteriores pero puede ser indistinto

Uno con Todos - esta situación es en la que se piensa cuando decimos trabajo en equipo, donde todos los miembros están presentes en un mismo lugar, este es un enfoque que necesita de la colaboración de todas las personas

Todos con uno- los integrantes del equipo dirigen su atención a uno de los miembros

Tipos de equipos de trabajo

Dos aspectos importantes

• el contenido: es aquello a lo que el equipo aplica sus esfuerzos

• proceso: es la forma que utiliza el equipo para desarrollar el contenido

Aunque hay muchas formas posibles de agrupar los intereses de un equipo de trabajo, hay 5 combinaciones que 5 tipos más usuales de equipos de trabajo

Combinaciones

• Máximo interés por la producción y mínimo por las personas

• Mínimo interés por la producción y máximo por las personas

• Mínimo interés tanto por la producción como por las personas

• Grado medio de interés por ambas partes

• Alto interés por la producción y por las personas

Formación de equipos de trabajo

A la hora de formar un equipo de trabajo tenemos que tener en cuenta una serie de variables

• Características de personalidad de los miembros, ejerce una profunda influencia

• Tamaño del grupo, ligado al tamaño de la holgazanería

• Heterogeneidad del grupo, un equipo de trabajo exige diversas destrezas y conocimiento, estos grupos son los más eficaces

Rendimiento y Mantenimiento

Un equipo de trabajo para funcionar correctamente debe:

• Dirigirse hacia un objetivo (es rendimiento y producción)

• Mantenerse unido y coordinado, para ello han de reunir las siguientes características:

• Alta orientación a la larga, como resultado del una alta motivación de cada miembro

• Amplia participación de todos, no solo en la ejecución sino también en las deliberaciones, en aportar ideas nuevas

• Intenso intercambio de ideas, opiniones e información

• Tolerancia en las diferencias de caracteres y desacuerdos

• Apertura de todos y cada uno de los miembros a la crítica constructiva

• Clima general libre y relajado sin negar la disciplina

• Sensibilidad de los valores humanos de los compañeros no sólo como miembros del grupo sino como personas

• Delegación de tareas y funciones que fomenten la responsabilidad y el sentido de la importancia