MODAS

O.S.I

1.- Introducción.

Este documento analiza la estructura actual de una empresa ficticia llamada MODAS O.S.I. del sector textil y diseña un nuevo sistema para mejorar el rendimiento de la misma.

La división de este análisis se ha realizado en 3 partes:

1ª parte.

Presentación del proyecto y resumen general de los temas que se tratan en

el resto de este.

2ª parte

Descripción de la situación actual de la empresa, así como de los problemas que tiene y de las áreas y trabajadores afectados.

3ª parte

Solución propuesta y estudio detallado de la misma, haciendo referencia a presupuestos, costes y materiales.

2.- Situación actual.

2.1.- Organización.

2.1.1.- Descripción general.

MODAS O.S.I. es una empresa del sector textil de la provincia de Sevilla. Actualmente MODAS O.S.I cuenta con un total de 7 tiendas y un almacén central situado en la periferia, dichas tiendas se encuentran comunicadas entre si por un servicio de reparto propio que la empresa viene gestionando desde su creación.

En cada establecimiento contamos con un encargado de tienda y un Jefe de almacén, encargado este último en recibir las solicitudes de pedidos de las demás tiendas por teléfono, de supervisar a los trabajadores del almacén y de realizar los albaranes de entrega.

En el almacén, contamos con tres personas, que dirigidos por el Jefe de almacén, se encargan de mantener un orden de los artículos allí almacenados y a realizar otras tareas tales como carga/descarga de las mercancías que llegan al almacén para ser repartidas.

La empresa cuenta con dos repartidores que se encargan de llevar los productos a las tiendas que los requieran. Dichos trabajadores tienen la obligación de que se firme el albarán antes de realizar la entrega, que posteriormente será entregado al jefe de almacén.

El método empleado para el reparto es una furgoneta conducida por los trabajadores anteriormente citados.

Por último el Director General lleva acabo al final de la jornada la comprobación de la hoja de arqueo. Asimismo el Director también es el encargado de llevar a cabo el trato con los proveedores.

2.1.2.- Áreas afectadas.

En primer lugar las tiendas y posteriormente los almacenes son las areas que más se ven afectadas con este sistema.

2.2.3.- Usuarios afectados.

Los usuarios que se ven afectados por el actual sistema en mayor o en menor medida son los siguientes:

• Encargado de tienda.

• El Jefe de almacén.

• El director general de la empresa.

2.2.- Sistema de información actual.

2.2.1.- Descripción.

Cuando en uno de los establecimientos se realiza una venta de algún producto, se escribe en un papel lo que se ha vendido y se guarda hasta final de la jornada, también se expide una factura al cliente.

Si se produce una bajada de productos por debajo del stock mínimo se realiza en ese momento un pedido al almacén por parte del encargado de la tienda. El Jefe de almacén toma nota del pedido, realiza el albarán de entrega y prepara el envío a la tienda. Al hacerlo comprueba si bajan las existencias de los productos solicitadas por debajo del stock mínimo de almacén. Si es así realizará un pedido a los proveedores. Al estar preparada la mercancía la furgoneta de reparto la lleva a la tienda y en esta se firma el albarán de entrega.

Si un cliente nos devuelve una mercancía, junto con su factura, que no ha sido de su agrado se le devuelve el importe, la mercancía pasa de nuevo al stock y se anula la venta. Si la devolución se produce por desperfectos, el cliente puede solicitar una prenda nueva de las mismas características o bien la devolución de su dinero. En este último caso anularíamos la venta y en ambos el producto defectuoso se le devuelve al proveedor.

Al final de la jornada se recuenta el dinero de caja y se realiza el arqueo de la misma utilizando los papeles que hemos acumulado durante el día con las anotaciones de las ventas realizadas. Luego, todo se envía al despacho del Director General donde allí realizará una comprobación del material vendido y el dinero recaudado.

2.2.2.- Normas utilizadas.

A continuación se describen las normas generales utilizadas por la empresa para el correcto funcionamiento de esta y para evitar errores o malentendidos por parte de sus trabajadores:

• Obligatoriedad de entregar la factura a los clientes y de que estos no la

entreguen para cualquier reclamación.

• Firma del encargado de la tienda en el albarán de entrega.

• La hoja de arqueo tiene que ser firmada por el encargado de la tienda.

2.2.3.- Archivos utilizados.

• Ficha de cada articulo en el almacén donde vienen reflejadas las características (Nombre, descripción, precio de proveedores, precio de venta al público, proveedor que su ministra el artículo.) de cada producto así como la cantidad que hay en el almacén y en cada una de las tiendas, el stock mínimo y máximo.

2.2.4.- Documentos utilizados.

• Albaranes.

• Facturas.

• Papelitos de registro de venta.

• Hoja de arqueo de caja.

2.3.- Coste del sistema actual.

El sistema actual tiene un coste muy elevado en tiempo, las constantes transacciones que deben realizar los trabajadores tanto como los jefes de almacén suponen una perdida de tiempo que podría evitarse.

Los usuarios que se ven afectados por esta perdida son:

- El jefe de almacén al realizar el inventario del almacén.

- El encargado de la tienda realizando el arqueo de caja así como el vigilar el

stock mínimo y máximo de su tienda.

- Y el Director General al hacer la comprobación del arqueo de caja.

2.4.- Crítica del sistema actual.

El sistema actual tiene muchos puntos débiles que podrían solucionarse al mecanizar los procesos que requieren más tiempo y que son más engorrosos para el personal.

Por ejemplo, se pierde mucho tiempo en realizar funciones como el de arqueo de caja, relleno de papeles de venta y esto tiene al encargado de la tienda y al Jefe de almacén ocupados en la actualización de datos.

Otro punto negativo es que además de lo citado anteriormente, el Jefe de almacén ha de ocuparse de la recepción de los pedidos que llegan por parte de los proveedores, a causa de esto pierde un tiempo extra para atender a las llamadas que se produzcan por parte de las tiendas.

3.- Solución propuesta.

3.1.- Necesidades de usuario y requisitos básicos del sistema.

Procesos que desaparecerán tras la mecanización del sistema:

- La anotación en un papel de lo que se ha vendido.

- Los pedidos que debe realizar el encargado de la tienda cuando un producto

se encuentra bajo el stock mínimo.

- El arqueo de caja.

- Comprobación final del material vendido y dinero recaudado.

Resultados deseados:

Principalmente con la mecanización del sistema actual se persigue una

mayor comodidad para los empleados y sobre todo un considerable ahorro de

tiempo.

Al prescindir de tareas manuales que el nuevo sistema realizará

automáticamente los empleados se podrán dedicar por completo al desarrollo

de la labor que les ha sido asignada, siendo esto una mejora importante que

repercutirá favorablemente en la empresa tanto a nivel de eficacia como a

nivel económico.

Las horas extras y el tiempo que se le debe dedicar al arqueo de caja y a la

comprobación final del material vendido y sus importes desaparecerán casi

por completo.

El sistema utilizará una serie de ficheros para el almacenamiento de datos

y su uso constante.

Los ficheros serán:

- Fichero de almacén.

- Fichero de artículos.

- Fichero de ventas.

- Fichero de devoluciones.

- Fichero de proveedores.

- Fichero de clientes.

Datos de entrada:

- Datos de los artículos.

- Ventas realizadas.

- Devoluciones efectuadas.

- Datos de los proveedores.

- Datos de los clientes.

- Datos de administración de almacén.

Datos de salida:

- Que tienda vende más.

- Que artículo se vende más.

- En que tienda se han realizado más devoluciones.

- Cual es el artículo que más se ha devuelto.

- Que cliente es el que más compra.

- Que cantidad queda de un producto en el almacén de cada tienda.

3.2.- Restricciones del sistema.

Entorno de trabajo.

El sistema será por completo en tiempo real, para ello se contratará una

conexión On Line Punto a Punto con una empresa de telecomunicaciones.

Tnº: Terminal de la tienda nº.

Descripción de los equipos informáticos.

Los equipos que se utilizarán para formar la red serán equipos potentes y

fiables con las siguientes características:

- Pentium II 300.

- 3'5 HD.

- 32 Mb Ram.

- Tarjeta de red.

Las demás características del equipo serán la estandares buscando una

relación calidad-precio adecuadas y un nivel de eficiencia alto.

Sistema operativo.

Como sistema operativo se ha elegido Windows-NT por su fiabilidad y

robusteza, haciendole un excelente candidato para nuestro sistema, en el

cual se persigue sobre todo fiabilidad.

Interfaz de usuario.

Para la interfaz de usuario hemos elegido una presentación estándar:

- Tonalidades de grises como color predominante para la aplicación.

- Ventanas y botones estándares.

- Uso de las teclas de función para el manejo de la aplicación.

Limitaciones de tiempo.

El programa tiene un arranque muy rápido, siendo como único factor el

tiempo de arranque la máquina en cuestión.

El desarrollo de la aplicación se estima en un total de 3 meses a partir

de la confirmación del encargo.

Limitaciones económicas.

El presupuesto con el que cuenta la creación del nuevo sistema está

estimado en diez millones de pesetas.

Restricciones de calidad.

Los equipos informáticos son de una gama media-alta, siendo estos

fácilmente sustituibles en caso de querer alcanzar un rendimiento superior.

Estos equipos se han elegido pensando en un gasto económico moderado y

un rendimiento de acorde con el presupuesto con el que se cuenta.

3.3.- Diseño lógico del sistema.

3.4.- Implementación.

3.4.1.- Recursos necesarios del sistema.

Personal del sistema.

- 1 Jefe de almacén.

- 3 Peones de almacén.

- 2 Transportistas.

- 7 Encargados de tienda.

- 7 Dependientas.

- Director general.

Personal de desarrollo.

El grupo de desarrollo esta compuesto por 10 personas.

Hardware.

- Pentium II 300.

- 3'5 HD.

- 32 Mb Ram.

- Tarjeta de red.

Las demás características del equipo serán la estandares.

Software.

Windows NT y el consiguiente programa que se realice para este

sistema de información.

3.4.2.- Plazos.

El plazo de implantación y puesta en marcha del nuevo sistema de

Información se llevará acabo en 6 meses.

3.4.3.- Presupuesto.

8 Equipos informáticos. Cada uno de ellos con las siguientes características:

Placa base Asus p5a-b at AGP ························ 14.400 pts.

Microprocesador Intel Pentium II 300 Mhz ···· 37.300 pts.

Memoria Dim 64 MB SDRAM ······················· 11.900 pts.

Disco duro de 3.5 GB ······································ 18.400 pts.

Disquetera 3 ½ 1.44 MB ································ 2.550 pts.

Tarjeta gráfica ATI Expert play 4MB AGP ···· 10.300 pts.

Monitor 14” Digital ········································· 19.000 pts.

CD Rom 36x IDE ············································ 6.300 pts.

Tarjeta de red RDSI US Robotics interna ······· 12.500 pts.

Impresora HP 690 C. ······································· 24.100 pts.

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Coste de un equipo ······· 156.750 pts.

x8

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Coste de todos los equipos ······· 1.254.000 pts.

Contratación con Telefónica para establecer la red punto a punto de 100.000 pts mensuales.

Programación, instalación y puesta en marcha del sistema de información 8.000.000 pts.

IVA incluido.

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