Definicion y Estructura de la Empresa.

Hoy la empresa de computacion “Infinit” la forman 15 personas, las cuales trabajan para vender computadores al publico y empresas. Esta consta de una oficina en la cual esta el area de venta, un area de trabajo para el servicio tecnico y armado de computadores y el area de contabilidad. La empresa conta de un Gerente General el cual esta encargado de el area administrativa y de rendimiento de la empresa.

Area de Ventas:

Esta consta de 5 personas las cuales dos estan encargadas de la venta al publico, y dos encargadas de la venta a empresas, ademas una persona que esta encargada de la supervicion de las ventas como de la compra de partes de computacion ( Jefe de Departamento) las cuales son entregadas posteriormente a el servicio tecnico, esto es muy importante ya que el manejo de Stock es esencial en este ruburo de la computacion debido a su altos costos.

Los vendedores al publico crean opciones de armado de computadores para su posterior venta, la entrega del producto solicitado tiene una demora de entrega de alrededor de un dia en cual los tecnios estan encargados de su armado.

Los vendedores a las empresas buscan licitaciones de empresas las cuales requieren el servicio de la empresas, estos realizan presupuestos en los cuales consta todo lo que necesita la empresa que esta licitando para entregaer la mejor solucion tanto en sus precios como en sus servicios.

Tambien los vendedores tienen a su disposicion un chofer la cual esta encargada de la entrega de los productos a domicilio y en el caso que alguna persona necesitar un servicio tecnico a su casa, esta persona esta encargada de llevar algun tecnico deisponible para la inmediata solucion al cliente.

Area de Contabilidad:

El area de contabilidad consta de 3 personas las cuales estan encargadas de realziar todo lo respecto a la contabilidad. Una de estas personas (Contador) esta en completa relacion y constante comunicación con la persona encargada de la compra de los productos (Jefe de Departamento) debido a su dificultad de manejo. Estos tambien estan encargados de los pagos de los sueldos, manejo de impuestos,etc.

Area de Servicio Tecnico:

Esta area Servicio tecnico consta con 5 personas los cuales estan encargadas de armar todo lo solicitado por los vendedores como tambien la solucion de los problemas que se le podrian presentar debido al mal funcionamiento o errores que pueda tener un computador de algun cliente. Estos primero crean un diagnostico de estos computadores los cuales le informan a los vendedores o al vendedor el cual le entrego ese computador para que este cree un presupuesto y le entrege una solucion al cliente. Los técnicos tienen que tener una buena relacion con los vendedores para que exista una solución eficiente para el cliente. Existe un Jefe de Departamento para solucionar problemas que surgan de forma imprevista y es aquel que esta encargado de la supervicion de los técnicos.

Tambien hay que agregar que existe una secretaria que es recepcionista tanto de los llamados como de los clientes la cual esta a disposición de los vendedores como de el servicio técnico.

ORGANIGRAMA:

LA MISIÓN DE LA EMPRESA

La empresa a querido desarrollarse en un campo el cual todavía no es muy competitivo pero queriendo lograr ser la mejor y poder satisfacer todas las necesidades de la organización, las metas que se imponen son crear mayor volumen de venta e integrar a toda la gente al mundo actual asi poder interactuar de forma rapida y eficaz con el mundo entero. Otro objetivo bastante importante es de dar una imagen al publico de ser una empresa en la cual entrega un buen servicio y de productos de calidad para asi poder resaltar dentro de este ruburo.

FUNCION DE EMPLEO

Su objetivo principal es lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de acuerdo a una planeación de recursos humanos. Subfunciones:

RECLUTAMIENTO.- En esta primera etapa de la planeación de recursos humanos, la cual consiste en atraer personal idóneo a los cargos requeridos por la empresa, Infinit pone especial hincapié en el reclutamiento del personal de ventas. La empresa sabe que necesita de vendedores capacitados que entiendan las necesidades de sus clientes para ofrecerles los equipos adecuados a sus requerimientos. Ya que se trata de una empresa pequeña el método de reclutamiento común es el externo a través de avisos en el diario donde se exige experiencia y dominio en el tema como también búsqueda a través de agencias de empleo. El reclutamiento del departamento técnico se realiza a través de los métodos antes descritos con la salvedad de que se le pide al candidato estudios de computación y de preferencia ser técnico titulado.

SELECCIÓN.- analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuáles tienen el mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización.  El proceso de selección consistirá en dos etapas una etapa de entrevista en la cual se decidirá si continua en el proceso luego de su respectiva evaluación y luego una prueba de conocimientos, con lo que de esa forma obtendría una segunda decisión rechazo o aceptación. El cargo que se este solicitando por la empresa ya sea Técnico de Computación o Vendedor o Contador tendrá su respectiva prueba conocimientos, también se estudiara bien el cargo en cuestión para poder obtener los mejores resultados para su selección. La entrevista será preparada por el Gerente General con el respectivo jefe del departamento para analizar el cargo que se este solicitando, se realizara en un ambiente agradable, esta no podrá tener una duración muy larga y tiene que ser muy especifica, esta tendrá tanto los aspectos material como formal. Luego del termino de la entrevista al candidato se le dirá que hacer en el futuro, la evaluación de la entrevista será evaluada tanto por el Gerente General como por el Jefe de Departamento, luego de su evaluación ya se rechazo o aceptación será comunicado al candidato el cual si es aceptada la entrevista tendrá que ir nuevamente a la empresa para realizarle una prueba de conocimiento para el respectivo cargo, la cual de esa forma se obtendrá a la persona indicada para el cargo.

INDUCCIÓN.- dar toda la información necesaria al nuevo trabajador y realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización y viceversa. El ejemplo más claro en esta organización se visualiza al nivel del departamento de ventas y son los vendedores los encargados de enseñar al nuevo integrante el proceso de facturación, ordenes de compras, forma de realizar los presupuestos, etc. Los vendedores reciben una gratificación al hacer esta tarea. En el departamento de servicio técnico los trabajadores son los encargados de mostrar al nuevo técnico los equipos de prueba, los aparatos para chequear las memorias, etc.

INTEGRACIÓN.- asignar a los trabajadores a los puestos en que mejor utilicen sus características. Buscar su desarrollo integral y estar pendiente de aquellos movimientos que le permitan una mejor posición para su desarrollo, el de la organización y el de la colectividad.

 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.- En el caso del departamento de ventas el supervisor directo junto con los vendedores propondrán metas de ventas para cada trimestre, con esto se logra transparencia al momento de medir el desempeño de cada empleado. También se establece un Ranking entre los vendedores para determinar los más productivos e incentivarlos a vender más para lograr las primeras posiciones. En el caso de los técnicos una vez al mes se les mide el desempeño por el tiempo en que se demoran en armar un computador con esto se crean estándares con los cuales son evaluados. Tambien van a existir evaluaciones a través de formularios puestos a disposición para cada jefe del departamento, esta mas que decir que estos metodos tienen sus ventajas y desventajas por lo que puede ser posible que se tenga que realizar distintos formularios para distintos departamentos, por ejemplo realizar un formulario de evaluación de desempeño por el metodo de escala grafica para los vendedores y para el departamento de técnicos ocupar un formulariode elección forzada.

FUNCION DE ADMINISTRACIÓN A SALARIOS

Lograr que todos los trabajadores sean justa y equitativamente compensados mediante sistemas de remuneración racional del trabajo y de acuerdo al esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y condiciones de trabajo a cada puesto. Se realizaran unvestigacion de salario con empresas relacionadas al ruburo y sus metodos de remuneración, con la cual se tendra información en la cual servira para poder realizar de la mejor forma posible un metodo de remuneración ya se por comparación o por puntos.

ASIGNACION DE FUNCIONES.- asignar oficialmente a cada trabajador un puesto claro y precisamente definido en cuanto a sus responsabilidades, obligaciones, operaciones y condiciones de trabajo.

DETERMINACION DE SALARIOS.- asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que sean justos y equitativos con relación a otras posiciones de la organización y a puestos similares en el mercado de trabajo.

INCENTIVOS Y PREMIOS.- proveer incentivos monetarios a los sueldos básicos para motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos. En el departamento de ventas se realizan incentivos al mejor vendedor del mes, el cual recibe un premio relativo a porcentajes con respecto al volumen de ventas que realiza. Por parte del departamento de Servicio técnico la evaluación trimestral los ayuda tambien a crear incentivos para poder recibir premios. Todos los departamentos a traves de su sistema de evaluación les a permitido entregar incentivos para tener un aspecto de motivación y de grupo dentro de la organización. Ahora hablando de los beneficios sociales , tambien estan incluidos como servicio de restaurante, prima anual, vacaciones, pension, bonificaciones atraves de su desempeño. Hay que destacar que tambien estas medidas de desempeño ayudan para ver si el personal se a esforzado con lo que si asi ocurre se le entrega una bonificación sin que hubiera sido el primero.

CONTROL DE ASISTENCIA.- establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y sin percepción de sueldo, que sean justo tanto para los empleados como para organización, así como sistemas eficientes que permitan su control. Esto es bueno realizarlo porque aunque no lo parezca tambien es una herramienta mas para medir desempeño y disposición del trabajador hacia la organización.

RELACIONES INTERNAS

Lograr que tanto las relaciones establecidas entre la dirección y el personal, como la satisfacción en el trabajo y las oportunidades de progreso del trabajador, sean desarrolladas y mantenidas, conciliando los intereses de ambas partes.

COMUNICACIÓN.- En Infinit es importante tener una buena comunicación ya que con eso se pueden solucionar muchos problemas y llegar a ser mas eficiente. La comunicación es absolutamente una necesidad ya que todos los departamentos interactuan entre si el de ventas con el de contabilidad, el de ventas con el de servicio técnico, y el contable con el de servicio técnico, con lo que si no existe una buena relacion se puede tener muchos problemas. Tambien es importante la comunicación a nivel de departamentos ya sea en el de ventas debido a que se tiene que tener presupuestos mas o menos relacionados para el publico , en el departamento de Servicio técnico para poder facilitar el trabajo y poder hacer preguntas para poder realizar diagnosticos precisos y concretos, en el departamento de contabilidad es mas que necesaria porque la información que se maneja en ese departamento es bastante importante para la realización de las tareas dentro de la empresa.

DISCIPLINA.- desarrollar y mantener reglamentos de trabajo efectivos y crear y promover relaciones de trabajo armónicas con el personal.

MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.- desarrollar formas de mejorar las actividades del personal, las condiciones de trabajo, las relaciones obrero-patronales y la calidad de personal. Los incentivos antes mencionados representan un aspecto motivacional para la trabajadores, esta claro que se puede crear un ambiente de rivalidad pero tambien existen otros factores motivacionales en los cuales los trabajadores se esfuerzan para mejorarlo.

DESARROLLO DEL PERSONAL.- brindar oportunidades para el desarrollo integral de los trabajadores, a fin que logren satisfacer tipos de necesidades, y para que en lo referente al trabajo puedan ocupar puestos superiores. En el caso de los técnicos se debe buscar algunas clases o estudios que cionsita en mejorar y aumentar los conocimientos de estos para asi mejorar al técnico y dar asi tambien un mejor servicio técnico a los clientes. Tambien dar al trabajador las oportunidades para desarrollar su capacidad, a fin de que alcance las normas de rendimiento que se establezcan, así como para lograr que desarrolle todas sus potencialidades, en bien de él mismo y de la organización.

SERVICIOS AL PERSONAL

Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organización y tratar de ayudarles en problemas relacionados a su seguridad y bienestar profesional.

ACTIVIDADES RECREATIVAS.- estudiar y resolver las peticiones que hagan los trabajadores sobre programas o instalaciones para su esparcimiento. Por lo general en empresas pequeñas o con pocas personas se forman grupos bastante unidos con lo que de esa forma es mas facil realizar actividades para los distintos departamentos, lógicamente toda actividad que este dentro del presupuesto de la empresa y siempre estar abierto para cualquier petición de los trabajadores, asi se estartia dando un buen ambiente de trabajo y no uno desagradable.

SEGURIDAD.- desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

AREA DE TRABAJO.- el area de trabajo tiene que ser en un ambiente agradable por ejemplo el de los vendedores se encuentra a la vista del publico por lo que tiene que ser bastante limpio, seguro con buena iluminación y sistema de ventilación. El de Servicio técnico tiene que ser amplio con muy buena iluminación y ventilación ya que se trabaja con partes muy pequeñas, un lugar que este ordenado y bien organizado. En el area de contabilidad tener una oficina en la cual se puedan tener ficheros con buena iluminación y un lugar agradable de trabajo.

CONCLUSIÓN

La evaluación de la empresa y recomendaciones a aplicar como un sistema de Administración de personal para la mejora de la organización ya que uno entrega recursos para poder satisfacer tanto a sus integrantes como a sus clientes, lo cual es algo muy importante para el desarrollo de una empresa

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