ORGANITZACIÓ D'ARXIUS

Facultat de Biblioteconomia i Documentació

Universitat de Barcelona

1. CONCEPTES INTRODUCTORIS

El document d'arxiu

CIA/ICA =Consell Internacional d'arxius. Arxius té tres ascepcions:

• conjunt de documents: sigui quina sigui la data, forma, suport material, produits o rebuts per qualsevol persona física o servei o organisme públic o privat en l'exercici de llur activitat. Document que el seu productor conserva per a la seva pròpia necessitat o bé transfereix a la institució d'arxius competent.

• institució: responsable de la reunió, tractament, inventari, conservació i comunicació dels arxius competent.

• edifici: lloc on es conserven i es comuniquen els arxius dit també dipòsit d'arxius.

• Quan algú parla d'Arxiu Capitular de Barcelona és el terme alhora el fons documental d'aquesta institució eclesiàstica (el capítol de la Catedral de Barcelona) és l'arxiu generat o rebut en l'administració i funcionament d'aquesta institució.

La unitat servei d'aquest mateix capítol és responsable de l'explotació del fons

documental.

• Arxiu municipal de Terrassa, és per una banda el fons documental generat per

aquesta institució; és un fons documental obert; però alhora parlem com a servei institució d'arxius que acull altres arxius no municipals (a part del municipal)

• Arxiu Nacional de Catalunya, té una dinàmica completament diferent, és únicament el nom de la institució d'arxius creada als 80 que acull diferents fons.

Entre d'altres l'Arxiu de la Generalitat.

Documents joves, conservats per la mateixa institució que els ha produit, i documents vells. La bibliografia anglosaxona només parteix de documents històrics quan parla d'arxius ("archives"); als arxius de documents joves els anomenen "record" (amb una data i una vigència administrativa). Aquesta diferenciació ha produit dues especialitzacions diferenciades "archivist" i "records manager"

De qualsevol forma o suport documental. El que li dóna l'especificitat i restrinció és el "conjunt orgànic" de documents produits o rebuts per una persona o institució.

Un manual d'acords o llibre d'actes és un document d'arxiu perquè reflexa les activitats de la pròpia institució.

Característiques del document d'arxiu:

• origen: el document d'arxiu és testimoni material d'un fet o acte realitzat per una persona o institució en l'exercici de les seves funcions. Origen "natural", espontani, donat pel mateix desenvolupament del productor.

• unicitat: els documents d'arxiu són únics i "originals", no es manifesten en exemplars. És des d'una altra òptica, una font primària d'informació.

• seriació: el document d'arxiu és únic i original, però alhora són producte d'executar funcions/activitats repetides. En la unicitat se situa una agrupació de similars "sèries".

• organicitat: el document d'arxiu no té sentit aïllat-separat del seu contexte de creació, del seu productor, ja que perdria el seu valor informatiu i sobretot el seu valor de testimoni. Té valor per la seva pertenença a aquest conjunt.

• valor: afegit al valor genèric d'informació el d'arxiu afegeix el valor provatori i patrimonial.

Els documents d'arxiu no estan ordenats temàticament, sinó en sèries ordenades cronològicament. No es poden barrejar diferents fonts de també diferent natura.

VALORS DEL DOCUMENT

I

neix s'elimina o es conserva

creix o no creix

Durant la cadena vital es van desenvolupant els valors. Els valors inicials es van perdent i són substituits per uns altres més propis de la vida madura. En la primera

part el document està al local de la institució productora (l'oficina). Els documents de conservació permanent van a parar a un arxiu històric:

• valor primari: qualitat d'un document fonamentada en les seves utilitats/funcions d'origen.

-subvalor administratiu: els documents amb aquest valor materialitzen la gestió

administrativa d'una activitat. Són documents de recolzament a la gestió i informació administrativa. Vigència variable segons l'assumpte.

-subvalor legal, jurídic o probatori: els documents amb aquest valor són prova

d'un acte jurídic, aporten proves legals que fan respectar els drets i obligacions

de l'organisme productor. Vigéncia variable i regulada per un ordenament jurídic.

-subvalor financer o fiscal: els documents amb aquest valor aproven la procedència dels ingressos i el seu control. Vigència variable i regulada per un ordenament jurídic.

Els documents del registre civil tenen com a valor primari de materialitzar i documentar el control de la població exercit per l'estat.

• valor secundari: valor adquirit pel document, acabat el termini vital del procés

administratiu, diferent al valor original o, en tot cas, considerat definitiu-conservació permanent.

-subvalor de testimoni: els documents amb aquest valor testimonien el patrimoni del productor i, en darrera instància, del seu contexte històric i social.

-subvalor informatiu i de recerca: els documents amb aquest valor aporten informació per a la recerca tradicional científica i esdevenen un element de "valor" per al productor.

Les inscripcions del registre civil contenen un valor (secundari o corrent) demogràfic.

LES EDATS DEL DOCUMENT

• fase activa o corrent: període en què els documents (actius o corrents) són indispensables per al desenvolupament i recolzament de les activitats quotidianes de l'organisme.

Ús freqüent. Valor estratègic de la informació. Valor primari. Proximitat al productor. Arxiu de gestió.

• fase semiactiva: període en què els documents (semiactius) han de ser conservats per raons administratives i sobretot legals i financeres. Feble utilització. No proximitat=variables depenent del volum documental. Arxiu intermig.

• fase "inactiva" definitiva-històrica: període en què els documents no responen directament als objectius de la seva creació. Han estat avaluats com a "definitius" (conservació permanent). Valor secundari i valor primari "no prescriptiu". Arxiu històric ("in-out")

LES AGRUPACIONS DOCUMENTALS

fons: conjunt de documents d'arxiu produits o rebuts per una persona o institució. Conjunt de sèries d'una mateixa procedència.

secció: divisió funcional o administrativa de la institució. Part d'un fons.

sèrie: conjunt de documents produits per una persona en el desenvolupament d'una mateixa activitat administrativa i regulat per la mateixa norma jurídica i/o procediment. Subdivisió de les seccions.

unitat documental (o arxivística): element bàsic de la sèrie que pot estar cons- tituit per un sol document (u.d. simple) o per diversos (u.d. composta) formant un expedient o registre.

Es materialitza en un tipus documental concret, adaptat al cumpliment de l'activitat administrativa de la qual és reflexe.

No unitat d'instal·lació/conservació/física = es parla de la caixa, de la carpeta.

Tenir clar aquesta bastida, saber identificar els diferents conceptes.

el fons documental és l'agrupació superior. Integra la totalitat de la documentació d'arxiu produïda per una persona o institució.

-conjunt de sèries d'una mateixa procedència

-un arxiu-institució pot tenir aleshores més d'un fons d'arxiu? Sí, pot tenir més d'un fons. Dins del fons municipal pot haver un fons personal o empressarial, patrimonial...

El fons pot ser obert o tancat

obert: que l'organisme productor és encara viu i que són possibles noves transferències.

tancat: la mort d'aquest organisme, no aportació de nous documents.

Un mateix fons pot estar disseminat en diversos arxius sobretot el fons privat.

Cada fons constitueix una unitat i rebrà un tractament diferenciat.

secció: no és un terme que ha estat massa definit per l'arxivística. És una agrupació no tan clara com el fons. És el nivell següent i ho podríem definir per relació als altres: la part d'un fons; la divisió funcional o administrativa d'una institució.

sèrie: una subdivisió de les seccions.

unitat documental: l'element bàsic. Pot ser simple o composta ens referim al concepte d'expedient o registre.

CONCEPTE D'ARXIU

• L'arxiu al llarg de la història:

Ha tingut dues funcions bàsiques: 1)com a òrgan administratiu i jurídic, peça de

l'administració 2)com a element per a constituir la història, com a òrgan científic.

• Es poden considerar tres grans etapes en la història de l'arxiu:

civilitzacions mesopotàmiques fins al s.XIX

finals del XVIII-XIX i meitat del XX

a partir de la meitat del XX

La primera etapa està caracteritzada pel valor primari; la segona estaria marcada per l'aspecte històric de l'arxiu i la tercera etapa està equilibrada entre una i altra

funció ! gestió integral de la documentació.

• En la primera etapa l'arxiu va lligat a tres conceptes: a) concepte de lloc i espai físic de conservació i documentació; b) el concepte d'autoritat que crea i està al darrere d'aquest arxiu; c) la finalitat administrativa, jurídica, pràctica...En aquesta gran època l'arxiu també es construeix per conservar la memòria del poder.

Una primera fase dins d'aquesta etapa és anomenada "arxius de palau" (Michel Duchein) que serien els arxius de l'antiguitat fins a l'Imperi Romà. Es constata l'existència d'arxius, del seu tractament i de la seva conservació. Fa uns anys es va descobrir unes restes arqueològiques molt importants que va aportar moltes dades sobre els arxius a l'època sumèria, com les restes del Palau Ebla (actual

Síria) del 24 a.C. Es va descobrir un sistema d'arxius molt important; 1727 peces o tauletes d'argil·la i prop de 9500 fragments incomplerts. Era documentació d'arxiu, a part aquestes peces estaven ubicades d'una manera ordenada funcionalment i si eren molt petites abans en un cistell.

Lo important va ser trobat aquest dipòsit amb la seva estructura. En una altra ciutat d'aquesta època on també es van trobar dipòsits d'arxius va ser Ugarit. Hi havia 3 dipòsits diferents segons els tipus de documents (financera, diplomàtica i administrativa).

• La civilització grega contràriament la creació d'un arxiu es fa relativament tard (fins a l'època clàssica) respecte d'altres aportacions. El primer arxiu conegut és el del Senat (al s.V) i hem d'esperar al s.IV a que hi hagi tota una concentració d'arxius amb un de central al temple de Métrôon-Cibeles. L'arxiu s'anomenava

"archeion" i no tenia massa predicament en aquesta època i se'n feia servir un altre "chartophylackion" (el lloc de conservació de cartes i documents). L' "archeion" ens arribarà a nosaltres a través dels romans ("archivum")

• La civilització romana, el primer arxiu públic conegut és de l'any 509 a.C. i està ubicat al temple de Cronos-Saturn. Està institucionalitzat, és l'arxiu central dintre de tot una xarxa d'arxius. Dintre d'aquest hi havien marcades set seccions, del Senat, dels cònsols..., a l'època republicana no es deia encara "archivum" sinó

un terme que fa referència al suport "tabularium". Aquest arxiu participava de les característiques de la primera etapa. Al fòrum romà d'avui dia hi queden les restes d'aquest arxiu.

Etapa medieval

"Cartularis i registres" (XII-XVI)

Un primer element a destacar és l'època de les primeres pràctiques arxivístiques:

còpia en un còdex de documents importants (cartulari)

registrar també vol dir copiar abans d'expedir el document d'aquí es deriven una sèrie de volums que són còpies de documents per expedir.

-un segon element important en aquesta època és que es configuren els arxius reials. L'arxiu nacional francés es va crear durant una guerra entre França (Felip August) i Anglaterra (Ricard Cor de Lleó) al Felip August portava els arxius amb ell i arran de la pèrdua es van destruir els seus documents. Llavors va establir el que seria el futur Arxiu Nacional al Palau del Louvre. Va pendre el nom significatiu de

"Trêsor de Chartres". A Catalunya també veiem aquests elements, Alfons II és el primer que pren conciència d'aquest valor d'arxiu i una de les seves primeres accions és crear un d'aquests cartularis que s'anomena "Liber feudorum Maior".

Jaume I (s.XIII) és el que inicia la sèrie de registres de cancelleria. En aquesta línia l'últim monarca Pere III el Cerimoniós que acaba d'arrodonir el procés dient que tots aquests registres s'hauran de centralitzar en un dipòsit. Ja s'implanta el terme "archivum"

Etapa s. XVI-XVIII

Aquesta darrera fase la podem anomenar "l'arxiu com a arsenal de l'autoritat". És una època de gran concentració d'arxius centralització. Un exemple molt clars i un dels primers és Espanya a la Corona amb la figura de Carles V a 1545 concentra tota la documentació que afecta a Castella a Simancas (antiga fortalesa)

El seu fill Felip segueix amb el procés de centralització i l'arxiu apareix clarament com una eina d'afirmació dels drets de la Corona i dels seus estats. D'aquesta època el primer arxiver de Simancas Antonio Catalán té un perfil que ens dóna dades per conéixer el procés, era una persona que era secretari, diplomàtic, buròcrata. Al s.XVIII a Europa tornem a advertir aquesta concentració d'arxius. A

Espanya, Carles III reuneix tota la documentació d'ultramar a l'arxiu d' Índies creant un nou dipòsit central. A Aústria l'emperatriu Maria Teresa concentra a l'arxiu de Viena tots els dipòsits documentals dispersos pel seu Imperi. L'arxiu de Viena és un arsenal d'armes jurídiques per estructurar un imperi que era territorialment qüestionat i constitucionalment dèbil. Els arxius d'aquesta primera etapa tenien un caràcter de secretisme molt accentuat i eren d'accés restringit.

Funcions dels arxius i tasques dels arxivers

Les tasques de l'arxiver (Antonia Heredia) estan resumides en tres infinitius:

• guardar, conservar i preservar fins a la posteritat

• recollir

Si analitzem més detingudament aquest verbs se'ns van dibuixant tasques més concretes com:

• recollir i rebre la documentació (una posició més tradicional), si no intervé en la recol·lecció i creació de documents, intervenint en l'estructura i creant estàndards, formalitzarà els documents, que li facilitarà les operacions següents.// Fins i tot aquest "records management" podrà decidir el tipus de suport que aguantarà el document.// Quin circuit documental tindrà aquest document? (com circularan l'original i les còpies si n'existeixen)

• assegurar la transparència periòdica de documentació que ja ha perdut l'autoritat administrativa més directa; transferir-la a l'arxiu intermig.

• aplicar les regles de conservació i eliminació decidides per l'entitat, organisme.

• classificar la documentació d'acord als principis de l'arxivística. S'han de separar les operacions d'ordenar i classificar.

• descriure la documentació per tal de fer-la fàcilment accessible comporta l'elaboració d'instruments de descripció adequats.

• instalar adequadament tota aquesta documentació en un local i amb un equipament adequat de manera que garanteixi la seva conservació i accés.

• servir i comunicar tota aquesta documentació a tots els tipus d'usuaris.

• ha de parar atenció a límits jurídics que limiten l'accés a cert tipus de documentació (normalment pública)

Classificació dels arxius

La titularitat jurídica, segons aquesta tindrien arxius públics i arxius privats. El concepte és complicat per la dificultat de definir la línia entre arxiu públic i privat.

• arxiu privat:conjunt orgànic de documents produits i rebuts en l'exercici de les seves funcions per persones físiques o jurídiques en el transcurs de les seves activitats no regides pel dret públic.

• arxiu públic: conjunt orgànic de documents produits i rebuts en l'exercici de les seves funcions per persones físiques o jurídiques en el transcurs de les seves activitats administratives regides pel dret públic.

Normalment totes les lleis d'arxius intenten controlar tot el món privat d'arxius, sobretot els d'interés històric.

Segons l'organisme productor, tenim els arxius municipals, notarials, eclesiàstics (parroquials, monestirs, diocessans...), personals, d'empressa (mercantil o industrial), universitaris (institucions diverses), arxiu familiar o patrimonial.

Depenent de l'àmbit d'actuació, locals, provincials, regionals o autonòmics, generals o nacionals.

En l'estat espanyol, com a estat d'autonomies respon a aquest nivell d'arxius. Però hi hauran uns arxius de titularitat estatal (Indies, Histórico Nacional)

Depenent de l'edat dels documents, arxiu de gestió, intermig i històric.

* Un dels criteris de classificació importants és el que depén del productor:

-eclesiàstic, notarial

-personal: aquells arxius produits per una persona física en el decurs de la seva vida i activitat professional

-empresa: els fonts produits per una organització mercantil o industrial de caràcter públic, mixte o privat.

-patrimonials o familiars: fons reunit per una família i els seus membres derivat en gran part de l'administració i gestió dels seus bens o patrimoni.

-institucionals: els fons produits per institucions o persones jurídiques. Són institucions diverses.

* Un altre criteri de classificació és la titularitat jurídica. És un concepte difícil, ja que varia segons els sistemes arxivístics. La marca entre arxiu públic i arxiu privat està marcada en la legislació arxivística. Tot i això sempre hi ha un intent de controlar els fons d'arxius privats. El país que ha legislat de forma molt perfecta el control sobre els fons privats és Itàlia, ja que hi afegia un alicient fiscal. En canvi a Gran Bretanya hi ha poca força per controlar el fons privat (conjunt orgànic de documents produits o rebuts en l'exercici de les seves funcions per persones físiques o jurídiques en el transcurs de les seves activitats no sotmeses pel dret públic).

-La titularitat no afecta en l'accés a la documentació.

-L'àmbit d'actuació: arxiu local, provincials, comarcals, nacionals i internacionals.

Els antics arxius històrics provincials són de titularitat estatal, però amb gestió transferida a les autonomies.

* Un altre criteri és l'edat del document:

• de gestió: arxiu obicat a les oficines gestionats pels mateixos productors i sota control de l'arxiver. La seva funció és recuperar de manera ràpida i efectiva la informació que contenen.

• intermig: les seves funcions principals són descongestionar l'arxiu de gestió amb documents que aquest ja no necessita de manera tan freqüent, però que encara no han perdut el valor primari; i fer de plataforma amb l'arxiu històric, canalitzar la documentació que està devaluada.

Ens alguns casos s'ha vist desdoblat en dos arxius intermitjos:

-central administratiu: producte de la fase semiactiva primera, aquest tipus d'arxiu no s'allunya del productor, ja que conté documents que potser l'oficina encara pot necessitar.

-dipòsit de prearxivatge: producte de la fase semiactiva segona, aquest tipus d'arxiu intermig està més lluny del productor perquè no farà servir els documents que conté, però que encara no es poden llençar. Es portarà a terme les operacions d' avaluació i eliminació: determinar si és document històric o es pot eliminar.

A la xarxa d'arxius de la Generalitat els dipòsits se situen en locals annexes als arxius històrics.

• històric: és aquell tipus que acull la documentació ja seleccionada pel seu valor informatiu històric o cultural. Es conserva de manera permanent i en condicions òptimes que n'assegurin la seva conservació. La funció és la de condicionar els documents per permetre la investigació històrica, la difusió cultural, etc.

Arxivística

• concepte: és la ciència dels arxius que tracta dels aspectes teòrics i pràctics dels arxius i la seva funció. L'arxivística és una ciència relacionada amb els documents, però en el seu conjunt i procedent d'una institució productora.

• finalitat: la comunicació del document, la seva difusió. La connexió del document amb el seu usuari, sigui quin sigui. L'arxivística tradicional supeditava la funció de conservació dels documents.

• objecte: són els arxius en les tres ascepcions com a dipòsit, servei i conjunt.

• gènesi: la paraula "arxivística" no apareix en la literatura fins a la dècada dels 50-60. Es parla de "archivoeconomía", "archivología". En alguna de les bibliografies sudamericanes encara es fan servir aquests termes.Es va començar a desenvolupar com a ciència al llarg del s. XIX, com li passen a altres disciplines. Aquesta època té com a característiques relacionades amb els arxius la concepció historicista i cultural dels arxius, es creen les grans xarxes d'arxius que tenim ara i entre aquestes un lloc predominant, és també l'època en que es creen les primeres escoles de formació arxivística, la més emblemàtica és l' École de Chârtres.

La característica és que l'estructura en una línia molt pràtica, orientada en l'organització dels fons que han de servir per construir història. És una ciència supeditada a la història.

A la segona meitat del s. XX l'arxivística es consolidarà com a ciència i agafarà més autonomia respecte a la història. El que ha ajudat en aquest fet és que es dóna pas a una nova concepció de l'arxiu, basat en un tractament continuat de la documentació.Aquesta nova arxivística la podem anomenar "sistemes de gestió documental"

També es dispara la publicació professional, es creen les primeres institucions de caire internacional i els aspectes de normalització de termes.

• ciències afins: la reunió de documents en biblioteconomia i documentació és artificial mentre que arxivística és una reunió espontània i natural. Hi ha un fort lligam entre l'organisme productor i el document. Hi ha diferències en la funció de tractament documental en el sentit que en la biblioteconomia i documentació són tècniques força homogènies que s'adopten a gairebé tots els casos, en l'arxivística cada fons és específic i tindrà el seu tractament més adequat. Diferències en la funció de difusió en biblioteconomia i documentació l'accés és en certa maner "il·limitat" i per a "tothom", en l'arxivística aquesta difusió està filtrada pels tipus de documents del fons, per limitacions jurídiques. I finalment l'arxivística a part de les operacions típiques lligades a la cadena documental hi afegeix d'altres específiques que són gestió documental (controlar la producció de documents) i control del cicle vital (avaluació, eliminació i transferència).

2.LA LEGISLACIÓ ARXIVÍSTICA (fotocòpia Principals lleis que afecten els arxius)

Per què és important?

Repàs de les lleis

Quin és l'esquema de competències

Temes relacionats amb lleis :

concepte de document

definició d'arxiu públic i privat

quin és el cicle vital i quina xarxa d'arxius dibuixa

principis de tractament arxivístic

l'accés a la documentació

Per què és important la legislació?

a.- per garantir la intimitat de les persones, ja que els arxius contenen "dades sensibles". Regular doncs, l'accés indiscriminat.

b.- per garantir el funcionament de la documentació administrativa.

c.- per garantir la preservació i conservació del patrimoni documental

d.- garantir les tècniques arxivístiques: avaluació, eliminació...

e.- per organitzar la xarxa d'arxius del país

f.- marca la frontera entre l'arxiu públic i el privat; i té el control sobre els arxius privats que exerciran les institucions.

Esquema de competències

En l'estat espanyol les competències i atribucions en matèria d'arxius i documentació se la reparteixen l'estat i la Generalitat.

A través de l'Estatut (1978) Catalunya compta amb les competències exclusives de cultura, patrimoni artístic, monumental, històric i arquitectònic, arxius i biblioteques. O sigui la Generalitat tindrà potestat legislativa (fer lleis) i potestat reglamentària (desenvolupar les lleis a través de reglaments més específics) i potestat executiva (les pot fer complir) i potestat sancionadora (pot castigar el seu incompliment). Aquestes competències de la Generalitat afecten a :

• arxius i documentació administrativa autonòmica i local.

• a l'àmbit de la documentació privada catalana.

Basant-se en aquests dos àmbits, la Generalitat el segon que va fer va ser aprovar una Llei d'arxius (1985) que serà referent en l'ordenament arxivístic. És, però, una llei molt antiga i està sobrepassada per la realitat actual de l'arxivística i per això està molt qüestionada. Actualment, s'està plantejant una nova llei d'arxius.

L'Estat es reserva:

• uns tipus d'arxius no traspassats a la Generalitat. Són els arxius de titularitat estatal (ex: Arxiu de la Corona d'Aragó, els arxius històrics provincials (són de titularitat estatal, però la gestió s'ha passat a les autonomies))

• La documentació de les delegacions de l'administració central a Catalunya (la delegació d'Hisenda)

• La documentació de l'administració de justícia

• La competència en cas de perill d'exportació de béns integrants del patrimoni documental espanyol.

• La competència en cas d'expoliació (robatori), pèrdua irreverssible d'un bé.

3. Repàs de les lleis (fotocòpia)

A nivell estatal:

• Constitució espanyola (1978): Alguns articles aborden el tema dels arxius i la documentació. Per exemple, parla sobre la inaviabilitat indestructible i imprescindible dels documents públics com a béns de domini públic; marca la responsabilitat de tots els poders públics en la conservació i cura del patrimoni documental; marca el dret a la informació, a la comunicació dels documents; marca el dret a l'honor, a la imatge i a la intimitat personal, aquest donarà lloc a la Llei Orgànica (1982); preveu l'ús de la informàtica, és només una breu referència que serà ampliada amb una llei específica la LORTAD (1992); parla de la funció cultural de l'arxiu perquè marca com a dret de les persones l'accés a la cultura, a la investigació...

• Ley del Patrimoni Histórico Español (1985): (Promulgada poc després de la Llei d'Arxius catalana):el Real Decreto de 1986 desenvolupa la llei esmentant els òrgans que han d'incloure el sistema d'arxius estatals: Inclou una definició molt més àmplia i moderna de document respecte la Llei d'Arxius catalana. Aquesta definició més àmplia integra el valor administratiu amb l'històric. Deixa també força clara l'acció de l'estat en cas d'expoliació, exportació...dels béns, que passarà per sobre de l'acció de les institucions autonòmiques.

• Ley 30 de Régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común (1992): És clau per entendre:

-marca el funcionament de les administracions públiques

-l'accés a aquesta documentació (qui hi té dret, quins terminis...)

• Real Decreto 1010/1981 transferència de la gestió dels arxius històrics provincials de Tarragona, Lleida i Girona, de titularitat estatal. Conveni Estat-Generalitat d'integració dels 3 arxius a la Xarxa d'Arxius de la Generalitat: El mateix títol ja diu què tracta. Marcarà la xarxa d'arxius de la

Generalitat: - arxius de la Generalitat

- arxius comarcals

- arxius provincials

- arxius nacionals

A nivell autonòmic (Catalunya)

• Decret 201/1980 Creació Servei d'Arxius (Departament de Cultura): El Servei d'Arxius és un òrgan administratius dins del Departament de Cultura que s'encarrega de gestionar el sistema arxivístic català.

• Decret 314/1980 Creació Arxiu Nacional de Catalunya. Decret 2/1995 Reestructuració del ANC: L'Arxiu Nacional de Catalunya serà l'arxiu general de l'administració autonòmica i l'arxiu històric creat de Nova Planta.

• Llei d'Arxius (1985)+desenvolupament reglamentari: És la base del sistema d'arxius català, però aviat es canviarà. En el moment de la seva redacció va ser vist com un avenç important. Ha estat molt qüestionada (l'associació d'arxivers de Catalunya va enviar una carta al departament de cultura) perquè no ha sapigut adaptar-se a la nova realitat, és a més, una llei que només potencia el valor històric i cultural dels arxius. A més ha anat dibuixant el sistema d'arxius de la Generalitat quan hauria de resoldre tot el sistema d'ar- xius català. (*una proposta clau de la carta és traspassar la gestió dels arxius del departament de cultura a un altre més general perquè sinó es creuen que els arxius tenen només un valor històric)

Aquesta llei s'ha pogut anar arreglant a través d'un desenvolupament reglamentari:

• -Decret 110/1988 Creació i Organització Arxius Comarcals: Crea una peça clau= l'arxiu històric comarcal, específic de Catalunya.

• -Decret 340/1989. Modificat pel 76/1996 Organització i gestió dels arxius de la Generalitat de Catalunya: Organitza els arxius de la Generalitat de Catalunya.

• -Decret 117/1990. Modificat pel 128/1994 Avaluació i tria de la documentació i creació de la Documentació (CNATD). Ordre 15 octubre 1999 sobre Criteris generals d'avaluació i tria a els administracions públi- ques. Ordre 17 gener 1994 Aprovació de diferents Taules d'Avaluació Documental (TAD) Ordre de 8 febrer 1994 sobre Normes per l'aplicació de les TAD.

Òrgans de l'administració de l'Estat que ajudarien a desenvolupar la Ley del Patrimonio Histórico Español són el Consejo del Patrimonio histórico (reunió dels consellers de cultura de totes les autonomies); Junta de calificación,valoración y exportación de bienes culturales (ha anat funcionant); Junta Superior de Archivos (historiadors gairebé); Comisión calificadora de documentos administrativos (no s'ha constituit) i el CIDA Centro de Información Documental de Archivos.

• Llei del Patrimoni Cultural Català (1993): És un àmbit d'aplicació global. Els punts més importants són: - que recull una definició de document molt més àmplia i actualitzada marca el paper de totes les administracions i poders públics alhora conservar, vetllar aquest patrimoni documental i fins i tot els obliga a tenir els recursos humans i materials necessaris per complir aquesta responsabilitat.

- dóna capacitat d'inspeccionar i tutelar a la Generalitat per comprobar si aquests punts es compleixen, però a la pràctica no es fa perquè manca un reglament d'inspeccions i sancions perquè pugui executar aquesta funció.

4.Temes relacionats amb les lleis

*Definicions dels documents

<< ...s'entén per document tota expressió en llenguatge oral, escrit, d'imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l'home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d'investigació o de creació.>> article 19, Llei del Patrimoni Cultural Català (1993): molt semblant al concepte de document en la Ley del Patrimonio Histórico Español. En els darrers anys s'actualitza el concepte de document al compàs de les noves tecnologies i els nous suports documentals.

<< Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad diferenciada.>> article 3, Real Decreto Regulador de les tècniques electròniques, informatives i telemàtiques (1996): definició que integra la realitat de les eines electròniques.

* Concepte arxiu públic/arxiu privat

<<Són arxius públics o de propietat pública els conjunts de documents en qualsevol mena de suport material produïts per l'activitat política i administrativa de la Generalitat, de les corporacions públiques territorials i institucionals de Catalunya i dels òrgans, els serveis, les entitats autònomes i les empreses públiques que en depenen, o adreçats a les dites i entitats públiques.>> article 1, Llei d'Arxius (1985).

El concepte de públic o privat es defineix en funció de cada llei d'arxius i circumstàncies. Una manera de controlar l'àmbit privat és catalogar-los com d'interés històric.

Criteris:

<< Els documents de més de quaranta anys d'antiguitata produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions, per persones jurídiques de caràcter privat que desenvolupen llur activitat a Catalunya>> article 19 a) << Els documents de més de cent anys d'antiguitat produïts o rebuts per qualsevol persona física i els documents de menys antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cents anys, com és el cas dels àudiovisuals en suport fotoquímic o magnètic, d'acord amb el que sigui establert per reglament>> article 19 b) Llei del Patrimoni Cultural Català

* Cicle vital de la documentació i la xarxa d'arxius que se'n deriva << La documentació inclosa en l'àmbit d'aplicació d'aquest Decret es conserva, segons la data de la seva generació i el seu nivell d'utilització, en els arxius de gestió, en els arxius centrals administratius i en els arxius històrics.>>article 8, Decret 76/1996.

Sistema d'arxius de la Generalitat

arxius de gestió ! arxius centrals ! arxiu històric

(oficines) administratius

5 anys (a cada departament)

fase activa 6-15 anys

semiactiva 1

arxiu històric

dipòsit de "prearxivatge" arxiu històric

(arxiu històric) (arxiu històric ANC / HC)

! ! inactiva + 30 anys

ANC HC

semiactiva 2

16 - 30 anys

Sistema d'arxius de l'Ajuntament de Barcelona

arxiu de gestió ! arxiu municipal administratiu !

! arxiu històric de la ciutat

Aquesta caden és la que segueixen els documents de l'Ajuntament central. Pels districtes :

arxiu de gestió ! arxiu de districte

(funcions d'arxiu intermedi i històric)

*Avaluació de la documentació en l'Administració pública

- Decret 117/1990: <<l'Administració pública genera una massa documental creixent, la qual, passada la seva vigència administrativa, no és necessari ni convenient conservar en la seva totalitat. [...] els documents han de ser objecte d'una tria o expurgació, a fi de conservar-ne permanentment només aquells que tinguin interès per a la informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada se-gons la llei >>. introducció justifica el fet del Decret. A partir d'aquestes bases es construeix el ssitema d'avaluació de la Generalitat de la documentació de l'administració pública. S'aplica en l'àmbit de tots els arxius públics. Una conseqüència és l'elaboració de la CNATD qu té com a funció : << ...té per objecte elaborar i homogenitzar els criteris generals d'avaluació i tria de documentació, elevar-los a l'aprovació del conseller de Cultura i controlar-ne la correcta aplicació.[...] estableix les taules d'Avaluació Documental i controla els processos d'avaluació i tria de documentació >>. És un òrgan que dirigeix i regula aquest sistema d'avaluació documental. Estableix les TAD que són resultat de l'anàlisi i avaluació. Exemples de TAD (pàgina del dossier de legislació 138)

*L'accés a la documentació

No hi ha una llei completa sinó que l'arxiver s'ha de basar en diferents fragments d'altres lleis:

• Ley del Patrimonio Histórico Español: privacitat de les dades personals: << Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos >>

• ROF

• Freedom for Information Act

Hi han hagut tres conceptes d'accés:

1. fins a la Revolució Francesa: l'arxiu com a eina de poder i autoritat, d'acord amb aquesta concepció hi haurà un accés restringit.

2. a partir de la Revolució Francesa: concepció de l'arxiu de forma més pública, s'obre a la investigació històrica que facilita l'accés als estudiosos i erudits.

3. mitjans del segle XX: accés obert i públic a tota la societat perquè els estudis històrics s'obren a nous interessos i la societat democràtica que es basa en el dret a la informació. Aquest dret és una senyal de les societats democràtiques i és garantia de la transparència d'aquestes administracions. Aquest dret és contrarrestat al mateix temps pels "obstacles jurídics" que són dos de bàsics que esmenta la Constitució: protecció de la vida privada, intimitat personal // protecció dels interessos legítims dels estats i dels poders polítics.

• Constitución Española: (art.105) << La ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del estado, la averiguación de delitos y la intimidad de las personas >>

Les lleis que afecten a l'accés a les dades són:

• Decret llei 5/1981 sobre dades fiscals: aquest decret es va promulgar pel segrest d'un industrial que es va produir el 1978 per la publicació de les seves dades fiscals.

• Llei orgànica 1/1982 sobre el dret a l'honor, intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge.

• LORTAD

• Ley de Secretos Oficiales (1968)

• Real Decreto regulador de las técnicas electrónicas, informativas y telemáticas

• Llei General Sanitària: dret a la confidencialitat de les dades sanitàries personal

Els arxius resolen la balança en el conflicte en l'accés és parlar de terminis d'accés, és a dir, retenen els documents per un període de temps que un cop passat ja esdevenen públics. Aquest període de temps és de 30 anys: (art.23 Llei d'Arxius 1993): << La difusió amb finalitat d'estudi i d'investigació és condició inherent als documents regulats per aquesta Llei. 2. No obstant això, com a regla general, els documents públics i històrics es consideren reservats mentre no hauran transcorregut trenta anys des de la data de creació, salvant allò que disposa l'article 3.3 i el dret dels interessats a consultar els documents pertanyents a organismes públics dipositats als arxius històrics en les mateixes condicions que tenien establertes els arxius d'on procedien. Igualment han de respectar les condicions fixades en aquest número els particulars que donin o dipositin documents de llur propietat als arxius de la xarxa >> Quan es tracta de dades personals que puguin afectar l'honor, la intimitat o la vida privada de l'individu el període de retenció és superior (art. 57, Ley del Patrimonio Histórico Español )

Exercici del dossier

• Reglament d'arxiu

1) Quines són les tasques de l'arxiver i del servei de l'arxiu que s'esmenten, d'acord a les seves atribucions de recollida, selecció, conservació, custòdia, difusió i servei del patrimoni documental municipal?

- rebre, conservar i custodiar de forma correcta la documentació; facilitar l'accés a la documentació als investigadors i estudiosos fent catàlegs, repertoris, índex, propostes per a la seva classificació i ubicació; col·laborar amb l'administració pública facilitant documentaci´; eliminar la documentació d'acord amb la legislació; vetllar per al bon funcionament de l'arxiu.

2) Quin cicle de documents, amb els terminis/edats i arxius dibuixa un dels punts del Reglament?

- departaments, seccions ! arxiu municipal

o de negociats

tramitació administrativa ! arxiu administratiu

vigent (si no superen els 30

anys)

+ 30 anys ! arxiu històric

3) Quines altres vies d'accés -a part de les transparències oridinàries procedents de l'Ajuntament- poden aportar fons/documents a l'Arxiu municipal? (sempre segons aquest reglament)

- Es podran custodiar fons documentals provinents de dipòsits, donacions o d'altres procedències, prèvia acceptació de la Corporació que haurà d'acordar les condicions sota les quals es realitza.

4) En el servei/funció de consulta, quins tipus d'usuaris s'esmenten? Els ciutadans poden consultar els expedients "sempre..." (busca la continuació d'aquest articulat)

- distingeix entre les consultes fetes per administracions i les dels ciutadans. "Els expedients podran ser consultats sempre que la seva tramitació hagi finalitzat"

5) Esmenta els casos en què es preveu la sortida de documents del seu lloc de custòdia- l'Arxiu municipal.

- les consultes externes amb finalitats culturals, científiques o d'investigació es portaran a terme omplint prèviament nacionalitat, la professió, el domicili, el número de DNI, passaport o carnet d'investigador, les dades d'investigació o tem sobre el qual s'investiga; la data d'inici del treball.

"Dilema privacitat-accés"

1) Per què creus que és preocupant la notícia de la privatització de la gestió de les històries clíniques de l'Hospital Doce de octubre de Madrid?

- És preocupant perquè l'INSALUD posa en mans d'una empresa privada les dades personals que contenen les històries clíniques justificant-ho amb la rendibilitat i l'eficàcia sense tenir en compte la privacitat.

2) Què simbolitza el terme "Gran Hermano" esmentat en els articles?

- Simbolitza la imatge d'un èsser que ens vigila constantment mitjançant els moviments que fem amb les targetes de crèdit, les nostres aficions, càmares...

3) Casos reals explicats en els articles que t'hagin sorprés o que vulguis comentar, en aquest tema de la privacitat.

- La similitud entre el cas d'espionatge de Microsoft i el govern estadounidenc, i el cas d'espionatge de la pel·lícula "The Net". En aquest cas l'empresa informàtica posava a la venda un programa de seguretat de les dades que en realitat els hi obria una porta per consultar-les i fins i tot modificar-les.

4) Què és la APD?

- És un organisme oficial que controla els intents de violar l'entrada a dades personals i íntimes dels ciutadans.

5) I la LORTAD?

- És una llei que es va aprovar l'any 1992 que reglamenta el desenvolupament tecnològic vers les dades sensibles i personals.

6) Busca la referència legislativa a què fa referència l'article de les dades bancàries en un contenidor.

- "... obliga al responsable de un determinado fichero de datos, en el soporte que sea a garantizar su seguridad"

"Carta de l'AAC"

Extreu de la carta els principals defectes que a parer d'aquesta associació professional té la Llei d'Arxius Catalana del 1985.

Només té en compte la documentació històrica i els arxius històrics.; hi ha una manca sancionadora de la Generalitat i no queda clar com ha de ser el seu control i les seves sancions; no es marca el dret d'accés dels ciutadans a la documentació administrativa, només es marca a la documentació històrica.

En el marc d'un arxiu històric per limitar l'accés quines implicacions ha de tenir l'arxiver:

• si una persona privada llega el seu arxiu a un d'història signa un contacte on pot condicionar el donador l'accés als documents. Per exemple: El fons que Tarradellas va deixar al monestir de Poblet amb una sèrie de condicionants per filtrar-hi l'accés.

L'accés a la documentació administrativa conquerit al s. XX a partir del dret a la informació es regula de la següent manera: la dificultat és que no hi ha només una llei d'accés sinó diverses. Ens hem de basar en diferents articulats. L'accés a la documentació es diferencia segons els usuaris:

• administració: Sí que tindrà dret a consultar els documents administratius ja que n'és la productora. Però en sentit estricte la que està més legalment autoritzada és la unitat administrativa, la que l'ha generat. Quan sigui un altre departament en prinicipi hauria d'estar recolzada per una autoritat/cap jeràrquic. (Una llei que esmenta aquest cas és la ROF en els articles 14, 15 i 16)

• el mateix interessat: en el document i procediment administratiu, o sigui el que surt al document (llei 30/1992 art. 31): <<1.Se consideran interesados en el procedimiento administrativo: a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos. b) Los que, sin haber inicia-do el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte. c) Aquéllos cuyos intereses legítimos, indivi-duales o colectivos puedan resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva. 2. Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales, serán titulares de intereses legítimos colectivos en los términos que la Ley lo re-conozca. 3. Cuando la condición de interesado derivase de alguna relación jurídica transmisible, el derechohabiente sucederá en tal condición cualquiera que sea el estado del procedimiento. >> Té dret a consultar el document administratiu fins i tot si no s'ha resolt, a demanar una còpia encara que no s'hagi tramitat. Això és contrari al dret del ciutadà que no podria consultar el document administratiu si no està tancat i tramitat (art. 35 i 37)

• ciutadà: podrà accedir al document quan ja estigui resolt i tancat. Sempre que no quedi desprotegida la intimitat de les persones directament relacionades amb el document.

• investigador: és una categoria d'usuari molt privilegiada per la legislació espanyola en el tema de l'accés. En la Constitució Espanyola hi ha un article on s'estimulava la recerca històrica, ja que ho considerava un bé comú i social. L'investigador pot accedir a expedients administratius que haurien de ser innaccessibles per altres tipus de ciutadans.

3.INTRODUCCIÓ AL TRACTAMENT TÈCNIC I LA PRESERVACIÓ DELS DOCUMENTS

Funcions de l'arxiver:

Arxiu de gestió: L'acció a qui dependrà molt del model arxivístic en el qual es situiï, perquè si estem en un model molt tradicional (arxius històrics) la intervenció aquí serà molt nul·la, ara bé, des d'un punt de vista contemporani en un sistema de gestió de documents la intervenció de l'arxiver aquí és clau. Operacions:

1. Control de la producció documental: l'arxiver pot arribar a decidir quins tipus de documents ha de produir la seva institució (prèviament analitzades les funcions de la institució) i també quina forma o estructura tindran aquests documents i també quin suport. El resultat més directe d'aquesta operació és la creació d'estàndards que uniformitzen totes les pràctiques. Ex: stàndard de carta/ d'instància. Aquesta operació és la que identifica als Record's Management.

2. Elaboració de pautes sobre descripció documental (de cara a la identificació i la recuperació: Aquestes pautes impliquen la prèvia elaboració d'una fitxa on s'analitzen els camps que ha de tenir aquesta fitxa descriptiva.

Elaboració de pautes sobre classificació de documents: Un document dins d'un arxiu formarà part d'un nivell de classificació i això vol dir, tenir prèviament un quadre de classificació.

Elaboració de pautes sobre instal·lació física dels documents: Seria com gestionar l'espai a l'oficina.

Arxiu intermedi/administratiu. Operacions:

1. Planificar, regular i controlar el pas de l'arxiu de gestió a l'intermedi (=transferències: Això vol dir regular qui les farà, quan les farà i com, això implica tenir un full de tranferència on s'expliquen tots aquests passos.

2. Instal·lció dels documents semiactius ja transferits. Designació de signatura topogràfica (que haurà d'estar recollida en un instrument de descripció):

3. Dissenyar sistema de prèstec i consulta: Encara que els documents s'han donat perquè ja no s'utilitzen, és possible que la oficina creadora encara els necessiti en algun moment.

4.Aplicació de les TAD (Taules d'Avaluació de Documental): Ens indiquen el destí final del document (conservar o eliminar) Les TAD estan molt relacionades amb un calendari de conservació.

Dipòsit de prearxivatge

Control de la producció documental: analitzar la producció de documents i decidir el catàleg de documents i implicar-se en la producció. El resultat d'aquesta operació era la producció d'estàndards això afavoreix la racionalització de la producció administrativa, estalvi de temps i diners (conseqüència directa pel organisme intern). A nivell extern també és beneficiós per la imatge de l'empresa.

Pauta sobre la descripció de documents: l'arxiver crea una fitxa descriptiva on hi hagin tots els elements que ens interessi extreure. Servirà per identificar, descriure i recuperar i localitzar el document. Ha de formar el personal administratiu perquè sàpiguen descriure el document. S'intenta que en el moment de produir el document ja ompli molts espais d'aquesta fitxa.

Pautes sobre la classificació de documents: classificar vol dir situar el document en un grup d'homogenis. El grup de classificació serà un element més de la fitxa descriptiva. Per classificar-lo, l'arxiver prèviament ha fet un quadre de classificació

Ubicació física: totes les operacions físiques per situar el document.

Arxiu històric

Ingressos ordinaris: els documents arriben per sistemes de transferències. Ha de controlar les transferències i controlar molt bé les procedències, per no barrejar els documents constituint fonts.

Ingressos extraordinaris: altres vies d'accés dels documents a l'arxiu històric com figures jurídiques (llegats, donacions, adquisicions). S'han de controlar, preveure i sistematitzar contractes adequats on es formalitzin aquestes vies d'accés. Dintre d'aquest element, també l'arxiu històric ha de potenciar aquests ingres-sos extraordinaris, política d'obertura de l'arxiu.

Aprofundir els intruments de descripció per posar-los a disposició dels usuaris externs.

Instalar físicament els documents, acondicionar-los en un espai. És una política diferent a la de l'arxiu intermedi (ja que aquest és un arxiu de pas), no tindrà els mateixos requeriments que l'arxiu històric. L'arxiu històric ha de tenir en compte i preveure tots els elements de preservació i conservació (arquitectòniques, espai, ambientals, temperatura, llum, mesures contra els organismes vius, plans d'emergència i seguretat)

Dissenyar la política d'accés i comunicació dels documents: Una normativa d'accés, de consulta (com s'efectuarà la consulta i el prèstec de documents); es dissenyarà una butlleta per demanar els documents, reserves a aquest accés en determinats documents. La política d'accés tindria un subcapítol que seria el tema de les fotocòpies i reproduccions, hi hauran materials que no es podran reproduir. Això es pot contemplar des d'una altra perspectiva, la de preservació, fer un nou suport (microfilm) no només com a consulta sinó per a preservar el document. Un altre instrument de control que està relacionat amb l'accés als documents és el registre dels usuaris. Les memòries serien el resultat d'una compilació de dades sobre els usuaris, què materials es consulten i per què.

Política de difusió de l'arxiu: Afavorir les entrades dels ingressos extraordinaris, fer conéixer l'arxiu en el seu entorn; organitzar activitats culturals, exposicions, visites comentades i tot el que es coneix com serveis educatius i pedagògic dels arxius com tallers d'història, de paleografia...

LA DESCRIPCIÓ ARXIVÍSTICA DELS DOCUMENTS

És una feina fonamental en el servei d'un arxiu, ja que la finalitat bàsica d'un arxiu és comunicar i fer accessibles uns documents. Aquest accés als documents no seria possible sense una prèvia feina d'identificació i descripció dels documents. Per tant la descripció arxivística ha d'integrar tots els elements bàsics d'informació presents en els documents i ha d'esdevenir com una mena de referència del contingut del document. La descripció arxivística sempre comportarà un element de recuperació que permeti localitzar el document, o sigui una nota ? bibliogràfica. També es pot introduir descriptors que serveixin d'índex que t'indiquin altres documents que tractin el mateix tema. La descripció arxivística sempre segueix la classificació en el sentit que es descriu des de lo general al més concret seguint les diverses agrupacions documentals (fons, secció, sèrie, expedient o document). Precissament depenent d'en quin nivell et moguis (agrupació documental que descriguis) en resulten els diferents instruments de descripció ( de major a menor = general o específic):

• guia, inventari i catàleg

guia: es mourà a nivell de generalitats, al nivell de fons. Parlar d'una guia d'arxiu és fer-ho d'un instrument de descripció que presenta els fons d'arxiu sense aprofundir-hi. Instrument de referència de cara a l'usuari, bàsicament dirà quins tipus de documents tindrà l'arxiu, quins serveis ofereix, quines normatives d'accés té, horaris... Un altre element que pot formar part d'una guia és la informació genèrica sobre les activitats i publicacions, dades útils i la història de l'arxiu com a institució (què és, quan va ser creat...) i quins fons té aquest arxiu.

inventari: descriu les sèries. La seva finalitat és conéixer que hi ha a l'arxiu com està organitzat i informar sobre el contingut dels documents i la seva localització i recuperació. És un dels instruments de descripció més usats perquè és el punt mig entre les generalitats i l'especificitat. La literatura arxivística marca diferents tipus d'inventari. Bàsicament tenim l'inventari sintètic i l'inventari anàlític. La diferència és que l'inventari sintètic és menys precís i l'analític és més específic. La diferència clara és que el sintètic té com a nivell de descripció la sèrie, però aprofundeix en la seva descripció; en canvi a l'analític l'interessa les unitats documentals (expedient i document) integrades a la seva sèrie.

Inventari. Elements o camps

Sintètic

Títol (de la seva sèrie) + codi de classificació

Dates

Volum

Signatura localitzadora

Analític

Títol del doc. o exp. + títol de la seva sèrie + codi de classificació

Dates

Volum

Signatura localitzadora

L'inventari descriu les sèries seguint l'ordre que aquestes tenen en el quadre de classificació. I aquesta és la relació que té l'inventari amb la classificació. Hi ha un inventari per a cada tipus de fons d'arxiu.

Ex: Fons municipal (de l'arxiu del districte de Sants-Montjuïc)

Antic municipi de Sants

Administració general

Llibres d'actes

Finances

Rebuts

Obres i urbanisme

Llicència d'obres

2. Fons patrimonials

Patrimonials (personatges)

Entitats i institucions

4. Fons cartogràfics i gràfics

Cartells

Administració municipal

Plànols

Generals de Barcelona

El fons cartogràfics i gràfics és l'únic cas en que l'arxivística deixa classificar per temes.

Catàleg: és l'instrument que arriba a un nivell de descripció absolut. Agafa l'última agrupació documental, o sigui la unitat documental concreta que pot ser simple o composta a la qual se li pot dir també expedient: conjunt ordenat de documents que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa.

En la realitat, el catàleg i l'inventari no estan normalitzats i ens podem trobar una barreja de tots dos.

La descripció doncs es veu en totes les fases del document:

• arxiu de gestió: la descripció serveix per identificar i recuperar la informació

• arxiu central: la descripció servirà com a base per a la consulta i l'accés d'aquesta documentació

• arxiu històric: serveix per contactar en un primer moment l'usuari amb l'arxiu i serà gràcies a ella que l'usuari demanarà una informació.

La normalització en els arxius

És gairebé nul·la (com en la terminologia arxivística). En els últims anys (80-90) s'ha fet un important esforç de normalització en el camp descriptiu, o sigui, una fitxa de descripció normalitzada internacional, és la ISAD (G). El CIA/ICA és l'autor: l'any 1990 va crear una primera comissió sobre estàndards de descripció que va començar a treballar en aquest projecte. El primer resultat va ser l'any 1994 ( primera versió) i al setembre del 1999 (segona versió lleugerament modificada).

La ISAD (G) parteix de 2 objectius:

formular descripcions compatibles apropiades, que tinguin sentit per elles mateixes

facilitar amb aquesta norma la difusió, l'intercanvi d'informació sobre arxius a nivell internacional.

Aleshores, la ISAD (que té molt poc cos teòric) es planteja com una fitxa de 26 elements/camps agrupats en 7 àrees d'informació. Aquests elements poden ser combinats per fer una descripció a qualsevol nivell, dependrà del nivell agafar uns elements o uns altres, no obstant la primera àrea la d'indentificació és obligatòria.

ISAD (G)

Àrea de menció d'identitat

• codi de referència (signatura)

• títol

• data (tòpica i cronològica)

• nivell de descripció (fons, sèrie, unitat documental)

• extensió i suport de la unitat de descripció (quantitat, espai, tamany)

• àrea essencial que inclou la informació essencial per identificar la unitat de descripció (fons, sèrie...)

Àrea de context

• nom del productor

• història institucional/biogràfica (dades sobre el productor a nivell històric, institucional, biogràfic...)

• història arxivística (canvis de propietat, custòdia, ...significatius)

• font d'adquisició o tansferència immediata (forma d'ingrés: transf, donatiu...)

• ens dóna l'origen

3. Àrea de contingut i estructura

• "alcance" i contingut (resum, regest)

• informació sobre l'elaboració, eliminació i calendari de conservació (ressenyar dades significatives sobre alguna actuació d'aquestes)

• tranferència (serveix per informar a l'usuari de possibles increments quan és una unitat oberta)

• sistema de classificació i organització (quadres de classificació de la unitat de descripció)

• aporta informació sobre el tema principal i l'organització de la unitat de descripció

4. Àrea de condicions d'ús i accés

• condicions que regeixen l'accés (estatus legal (públic o legal) i condicions de restricció)

• condicions que regeixen la reproducció (a partir de l'estat de conservació)

• característiques físiques i requeriments tècnics (estat de conservació)

• instruments de descripció (altres instruments de descripció elaborats que inclouen aquest document)

* la norma ISAD no substitueix aquests instruments tradicionals sinó que els complementen.

• sobre la disponibilitat de la unitat de descripció

5. Àrea de materials relacionats

• existència i localització dels originals (camp que només es fa servir quan el que describim és una còpia)

• localització i existència de còpies

• unitats de descripció relacionades (altres fons o sèries relacionats amb el què descrivim ja sigui per procedència o qualsevol altra cosa )

• nota de publicació (totes les publicacions que tractin sobre el què describim o que es basin en allò com a fons d'investigació)

• dades sobre la documentació que tenen relació important amb la unitat de descripció

6. Àrea de notes

• notes

• informació complementària que no hem pogut situar a cap àrea anterior

7. Àrea de control de la descripció

• nota de l'arxiver

• normes o convencions

• data (s) de la descripció

• és una àrea nova. Identifica qui ha fet la descripció i quan

Característiques de la ISAD (G)

• no substitueix els elements de descripció tradicionals sinó que els components

• es pot explicar a dos nivells:

descripció mononivell: descriu a un nivell (fons, sèrie o unitat). És una norma molt vàlida a nivell de fons, és molt apropiada per ser una guia.

descripció multinivell: descriu al mateix temps els fons i les seves parts. És la opció de la ISAD menys desenvolupad, malgrat ser la opció més atractiva.

La classificació dels arxius

És una operació una mica complexa. Classificar és una operació que juntament amb la d'ordenar i instalar formen part del que en arxivística s'anomena organització d'un arxiu.

Organitzar un arxiu respon a dues neccessitats:

• proporcionar una estructrura lògica al fons per tal que l'estructura esdevingui representació del fons

• localització dels documents

O sigui, organitzar el fons d'arxiu és donar una estructura que reprodueixi el contexte dels documents (funcions, competències, òrgans, activitats...) i facilitar la localització dels documents.

Això seria el que hi ha darrera de l'organització d'arxius, però consta de 3 operacions:

classificar un arxiu es realitza a 2 nivells. En un primer nivell vol dir que el que hem de fer és identificar els fons classificant-los. El resultat directe d'aquesta operació serà el quadre general de fons. En un segon nivell vol dir classificar cadascun dels fons localitzats en el pas anterior. El resultat serà un quadre de classificació de cada un dels fons.

ordenar els documents, situar-los dins de cada grup o dins de cada sèrie, trobada en l'anterior operació. Ordenem els documents dins d'un grup a través d'una unitat d'ordre (serà ordenar amb 3 criteris: alfabèticament, cronològicament i numèricament). Aquesta unitat d'ordre situa al document en el seu camp.

instalació física dels documents classificats i ordenats en un dipòsit (en unes caixes...) i fer-los localitzables a través d'una signatura topogràfica, que l'haurem de situar en l'inventari.

Classificació dels documents

1r.nivell

Identificar els fons classificant-los i això és el primer que s'hauria de fer per organitzar un arxiu. Has de veure quants fons es poden anar delimitant; marcar els fons que poden existir sempre tenint present un principi de l'arxivística, el de la seva procedència (l'organisme o persona que hi ha al darrere). Aquesta primera operació ens lliga al principi de procedència i al concepte de fons ("aquella unitat documental superior i és el conjunt de documents produïts o rebuts per una persona física o jurídica en l'exercici de les seves activitats").

De totes aquests fons es fa un quadre general de fons on surten tots els tipus de fons trobats.

2n nivell

El resultat és el quadre de classificació de cada un dels fons trobats en el primer nivell. Classificar en segon nivell consisteix en agrupar jeràrquicament els documents d'un fons que s'establiran tenint en compte un altre principi el de respecte a l'ordre original o l'estructura interna. Aquests grups s'establiran d'accord al mateix contexte on s'han produït els documents que volem classificar.

Per crear els primers grups resultants de la classificació ens bassarem en aquests criteris:

• l'estructura orgànica de l'organisme productor (organigrama)

• la funció de l'organisme

• per matèries o temes (criteri antiarxivístic)

Aquests criteris crearien els nivells superiors del quadre de classificació. En arxivística els nivells superiors s'anomenen "seccions/sub-seccions"; o bé en una altra tipus de literatura "classe/sub-classe". Venen determinades a partir dels criteris. Aquest nivell de grups el podríem fer sense tocar ni veure els documents perquè ho fem mitjançant els 2 primers criteris i desenvolupant-los amb investigació.

Hi ha dues categories de classes:

• de gestio són aquelles que en principi serien exercides per tots els organismes (funcions comunes)

• d' explotació seran les funcions específiques de cada organisme.

Els nivells inferiors del quadre de classificació és ocupat per la pedra clau (important) de la classificació: la sèrie documental.

SÈRIE: Conjunt d'unitats documentals (simples o compostes) o documents que testimonien una activitat desenvolupada per un òrgan de la institució i que responen normalment, a una mateixa tipologia documental. Aquest conjunt de documents tindran característiques estructurals homogènies i seran regulades per la mateixa norma de procediment.

*Elements de la definició sèrie:

* òrgan/unitat productora (qui?): Comunitat de Madrid

Consegería de Educación y Cultura

Dirección General de Patrimonio Cultural

Servicio de Promoción del Patrimonio Histórico

* funció (activitat derivada del Conservación de Edificios de interés

seu exercici, què fa?): arquitectónico y cultural

* serie documental (producte Expedientes de conservación de edificios de

de l'activitat anterior): interés arquitectónico y cultural.

* normes que regulen el Ley 30/1992 Régimen Jurídico

procediment: Ley de Contratos del Estado

Ley 16/1982 Patrimonio Hº Español

* unitats documentals "Expediente de Conservación de la Iglesia parroquial" 1992

"Expediente de Conservación del Palacio" 1992

" Expediente de Conservación del monasterio"

Un cop identificada la sèrie; respectada la seva coherència com a unitat arxivística, aquesta sèrie s'integrarà dins la carcasa anteriorment dibuixada ( = quadre de classificació).

Aquest dos nivells explicarien els dos passos inicials i claus alhora d'iniciar un quadre de classificació:

establir, definir les funcions/àrees d'activitat de l'organisme productor, com també els seus òrgans administratius, organigrama, etc... Estudiar l'organisme productor [ que es podrà fer sense tocar encara els documents, mirant la memòria, organigrama, etc...]

identificar en el fons concret les sèries documentals. Trobar el testimoni documental de les activitats derivades de l'estructura anterior. (Classificar un document = trobar-li la seva sèrie en l'estructura)

Aqueste sèries s'agruparan en els nivells superiors, ja fets anteriorment (sota la seva funció)

ex: una sèrie d'expedients de personal, en un quadre d'expedient funcional, s'agruparà sota la classe de gestió de recursos humans (al costat de les sèries de contractes, nòmines, etc...)

ex: en un quadre de gestió orgànic aquesta sèrie s'hauria d'agrupar d'acord a l'estructura orgànica de l'entitat.

En un quadre de classificació orgànic, aquesta sèrie d'expedients de personal s'hauria d'agrupar d'acord amb les divisions o estructura orgànica de l'entitat.

Avantatges

En un quadre de classificació orgànic els nivells superiors han sortit de les mateixes divisions de l'entitat; per tant les sèries s'agrupen seguint les diferents divisions.

Inconvenients

En alguns casos, els quadres de classificació orgànics has de baixar per tota l'estructura fins arribar a la sèrie.

Un altre problema són quadres molt sotmesos a les variacions de noms, d'estructures organitzatives de les empreses. Són adequats si els crees, o poden usar-se en fons amb escasa evolució organitzativa o bé en fons molt contemporanis (de poca durada), o bé també en fons que estan ja tancats (no poden variar les seves estructures organitzatives)

El sistema de classificació funcional és el més adequat; és un criteri més objectiu ja que les actes, funcions, competències... deriven dels mateixos objectius i funciona de l'entita productora; és un criteri més estable. Les funcions poden variar d'importància, magnitud, però són força permanents en el temps.

*ex: tros de quadre de classificació municipal (és funcional)

Gobierno

Administración/ Administración de servicios

Administración de servicios

Agua potable

- expediente de...

- funciones de...

Función financiera

Presupuestos

Contabilidad

ex: quadre de classificació Museu d'Art

• Gestió de patrimoni museístic

- ingressos del fons museístics

compra

donació

dipòsit

- documentació del fons

registre

expedients d'obres d'art

instruments de descripció del fons

- control del fons

moviments d'obres

valoracions

- protecció seguretat fons

- conservació i restauració

- alineació i prèstec

L'ordenació dels documents

Per tant classificar era separar i dividir en grups, en canvi ordenar vol dir agrupar i situar els documents en el seu grup ja creat.

La ordenació pot seguir uns criteris d'ordre:

- alfabètic

- cronològic

- numèric

Hem de mirar d'adaptar aquests criteris d'ordre a totes les sèries. Per exemple:

- alfabèticament la sèrie de llicència d'obres municipals s'adapta molt bé, seria d'alfabètic de carrers.

- numèricament s'agafa un número concret de l'expedient, com el de control d'entrada o el de registre de l'expedient.

Evidentment la ordenació ve després de la classificació.

La instalació dels documents

És encara més física. Podríem dir que seria la ubicació física dels documents en unitats d'instalació (primer carpetes, després caixes) i la ubicació o situació d'aquestes en un dipòsit. Aquesta operació dóna cabuda a operacions mecàniques molt diverses. La primera seria identificar l'expedient a través de la seva coberta que hauria de contenir una mínima identificació de l'expedient. S'hauria d'apostar per una normalització de les cobertes. La segona seria donar una signatura topogràfica a cada una de les caixes, per tal de situar-les en el dipòsit i poder-les recuperar. Aquesta signatura topogràfica és un element de l'inventari. La signatura topogràfica dóna lloc a la localització física, però la localització conceptual serà la situació de l'expedient dins del quadre de classificació.

• Vist que l'arxivística és important la separació entre la classificació intel·lectual i la situació física, pot ser que en una mateixa unitat d'ubicació hi hagi expedients de diferents sèries. No cal reflexar el quadre de classificació als prestatges, ja que això produiria buits i mancança d'espai.

Posar en relació les tres grans funcions de l'arxiver amb tres grans zones de l'arxiu:

• conservar ho farà el dipòsit

• recollir i organitzar ho farà la zona de treball intern (des del taller de restauració a l'oficina del cap d'arxiu)

• comunicar ho faran les sales de consulta i polivalent.

En un arxiu històric és on es veuen tan clares les relacions entre les funcions i les zones. Veure la diferència i les jerarquies entre conservar, preservar i restaurar:

• conservar és mantenir la integritat física del document

• preservar és prevenir els mals que poden afectar el document per no haver restaurar

• restaurar és ja restituir, curar

El dipòsit de l'arxiu és una peça clau per la seva funció de conservar i preservar els documents. És una peça que s'haurà de tenir molt en compte a l'hora de construir-lo i dissenyar-lo. Ha de ser una peça aïllada respecte a les altres àrees de l'edifici amb l'objectiu de mantenir aquesta conservació. Sobretot respecte la de l'usuari. Aïllament també físic, ja que en el dipòsit de nova planta es demana que els materials ajudin a aïllar els factors o agents externs que poden deteriorar els documents. També ha de ser una peça exclusiva, una àrea d'accés restringit al personal de l'arxiu i envoltada de mesures de seguretat, com per exemple que cada dipòsit no excedeixi de 200 m2, o sigui un espai controlable. Si es necessita més espai es poden crear subdipòsits. L'alçada dels compartiments estancs haurien de ser de 2.10-2.20 m., o sigui que la última lleixa no excedeixi dels 1.80 m. Els finestrals no haurien de superar el 20% del mur, i n'haurien d'haver poques d'obertures. Un altre capítol important són les condicions ambientals que envolten el dipòsit, com per exemple la humitat, microorganismes, el foc, l'aigua, la llum i la temperatura.

Una de les primeres premises per mantenir un bon ambient és conservar unes xifres de temperatura i humitat concretes. Ja que cada suport documental viurà millor marcat per unes xifres concretes. Aquestes xifres difereixen segons la literatura que consultem, les següents són les dites per Michel Duchein que és el millor especialista:

• 1r grup: paper i pergamí: es recomana mantenir un ambient estable de 18ºC amb un grau d'oscilació (+-1) relacionada amb una humitat relativa del 55% (+-5). S'ha de dir que el pergamí necessitaria més humitat si estigués separat del paper.

• 2n grup: documents fotogràfics en blanc i negre (s'inclouen microfilms i microfitxes): 12ºC (+-1) i 35% d'humitat relativa.

• 3r grup: documents fotogràfics en color: 5ºC (+-1) i 35% (+-5) d'humitat relativa.

• 4r grup: suports òptics i magnètics: 20ºC (+-1) relacionada amb una humitat relativa del 40% (+-5).

Lo més important és fer un estudi de cada clima o ambient i mantenir les tases, per fer-ho disposem de diversos sistemes:

• sistema de climatització artificial, és el sistema més eficaç i ràpid. Reprodueix un microclima. Però també comporta problemes, ja que és molt costós i també que porta moltes complicacions afegides com el manteniment.

• sistemes més tradicionals com la construcció de murs més grossos que siguin aïllats, i altres.

La llum també fa malbé els documents si estan exposats molt de temps als raigs solars. L'acció més eficaç per contrarrestar els efectes dels rajos solars és reduir els finestrals. Pel que fa a la llum artificial es recomana el fluorescent i que no se sobrepassi la xifra de 100 lux.

També és convenient l'ús de revestiments de materials sintètics en la construcció, que no produïsin pols.

• Solucions contra el foc

Materials no inflamables en la construcció, portes tallafocs, sistema de detecció automàtics, sistema d'extinció del foc, es feien servir uns gasos que desplacen l'oxígen = el gas halon i gasos carbònics (però s'ha prohibit la seva utilització pel negatiu impacte ambiental). Actualment es recomana un sistema d'aspersió d'aigua, o nebulització d'aigua per columna seca "sprinklers", extintors manuals de pols seca.

• Faunes, flora i plagues bibliòfagues

Fongs i bacteris (és a dir, microorganismes que viuen de la cel·lulosa del paper). Aquests bitxets deixen taques de rosades i liloses fins a negres. Esborren la tinta i debiliten el suport. Són molts habituals en el nostre clima (d'humitat elevada i temperatures càlides).

Insectes que afecten el paper i el pergamí.

Són 3 famílies en concret que són:

lepismes, el més conegut és el peix de plata que menja la cel·lulosa del paper i el nitrat de plata de les fotografies. Menja superficialment sense escarbar el paper, o sigui no fa galeria.

coleòpters, el més habitual és l'escarbat ataquen el paper, pergamí i enquadernacions deixant escrements.

tèrmits, ataquen des del paper fins a la fusta. Poden actuar des del material arxivístic fins a qualsevol element de fusta. Una altra perillositat és que treballen ocults i els seus efectes només es veuen quan són molt evidents.

Són especialment actius en climes tropicals i templats.

Rossegadors, mengen molt i ràpid, però normalment la lluita contra elles és bastant exitosa. Sovint l'acció continuada dels productes químics, que en alguns casos s'aplica sobre el suport o en l'ambient, deixa efectes negatius en el suport com taques al paper, dureses en el pergamí i poden arribar a retenir més brutícia que abans. Les solucions més senzilles, econòmiques i inoqües seran una bona neteja i bona circulació de l'aire. Sempre tenir en compte que les temperatures i humitat elevades provoquen un clima propici per a aquestes plagues. Es recomana també fer revisions periòdiques sobretot a l'inici de la primavera.

Circuit de la documentació

1.Sala de desinfecció, recepció o transferències

Primera àrea de l'arxiu on arribaran les transferències dels diferents arxius. On es guarden els documents abans que passin definitivament al dipòsit. En aquesta sala, es preveuen les mesures de neteja, desinfecció, mai podran entrar al dipòsit documents malalts perquè podrien danyar a tots els altres. Un cop netejats, s'haurien de verificar als fulls de transferències. Es troba a la planta baixa, amb obertures... per facilitar l'ingrés dels documents.

2.Sala de treball o de tria i orgó

Local on es realitza la selecció de documents: els que es conservaran o els que es destruiran en un termini concret o bé immediatament. També és on s'organitzen els documents per passar a la següent fase. Espai comfortable, aire acondicionat, taules grans i tot els treballadors i passen moltes hores.

3.Tallers tècnics o de reprografia

En la majoria d'arxius petits no existeixen i s'anomenen tallers externs.

4.Despatxos pel personal de l'arxiu

5.Àrea de consulta, àrea pública

Hi trobem dos grans sales:

sala de consulta: hi trobaríem lectors microfilms, taules, terminals d'ordinador, equipsments especial, biblioteca auxiliar, servei d'informació...

sala polivalent: zona que canalitzaria la funció de difusió de l'arxiu, inaccessible des del carrer, aïllada dels dipòsits i sala de lectura.

Instalació

Zona de treball intern

Les zones d'aquesta àrea es poden explicar seguint el circuit / l'entrada dels documents en l'arxiu: recepció, verificació, neteja/tractament, restauració, suports de substitució...

Àrea pública

On es consulten els documents demanats per l'usuari i on es fan les tasques de difusió de l'arxiu (per preveure diferents activitats) Entorn del 10-12%

Dipòsit (70%)

Emplaçament idoni d'aquest edifici

Hauríem de tenir en compte uns elements o consideracions mínimes de 3 tipus a tenir en compte:

• evitar emplaçaments potencialment perillosos perquè són zones inestables, sobre terrenys humits, fàcilment inundables, sobre terrenys contaminats.

• terrenys que tenen veïnatges perillosos com zones militars, industrials (per la polució), amb una forta comunicació acústica...

• zones que permetin el creixement de l'arxiu. Preveure que l'arxiu pugui créixer i expandir-se.

A partir d'aquestes consideracions generals cada arxiu haurà de tenir altres consideracions depenent de la seva tipologia. Per exemple: en el cas d'una cadena d'arxius com la de l'Ajuntament de Barcelona, el dipòsit de prearxivatge està a les rodalies. Per tant les consideracions sobre l'emplaçament depenen molt de la funció última de l'arxiu i de la seva tipologia.

Dilema vell-nou: restauració d'edificis o construcció

En el nostre país hi ha una llarga tradició en la rehabilitació d'edificis històrics com arxius. Un dels primers seria el de Simancas que a mitjans del s. XVI es va instalar a una fortalesa. Aquests edificis són molt diversos des de castells, fortaleses, palaus, monestirs, hospitals, presons, casernes o altres edificis similars.

Pros i contres

A favor de la rehabilitació

de cara al patrimoni històric és bo per adecuar-lo, ja que segurament té un interés per a la ciutat. S'aprofita la inversió per fer dos projectes.

també té un prestigi, raó més política. Se li dóna una pàtina cultural a la proposta.

En contra

els espais són molt concrets i limitats. En un edifici ja construit costarà molt la readaptació als nous perquè s'ha de fer reordenació interna, deixant només l'estructura externa.

aquesta readaptació és molt costosa i pot pujar molt el pressupost.

L'ideal per tant seria un edifici de nova planta que estigui ben plantejat, ben dissenyat que permeti la nova concepció dels arxius i la seva funció. Un edifici que es construeixi expressament per a ser un arxiu. Algunes vegades s'han combinat les dues opcions. Per exemple: l'arxiu de Valladolid ha construit expressament la zona de dipòsit que és la que requereix més atencions i l'àrea pública i de treball intern s'ha habilitat un edifici antic.

Avaluació i tria

L'eina resultant de l'avaluació i tria és el calendari de conservació. La postura tradicional seria situar l'arxiver a l'arxiu històric per avaluar. Però en principi no controlarà que els documents arribin en bon estat... i el que és molt important no ha pogut avaluar-los anteriorment. Una altra postura postura és que l'arxiver estigui a l'etapa intermèdia.

SIGEDA ! Sistema integral de gestió de documents. Les tres eines bàsiques resultants són inventaris (altres sistemes de descripció), quadre de classificació i calendari de conservació ! avalua els documents i els situa en el cicle.

Concepte d'avaluació i tria

“És una selecció per tal de separar en un conjunt documental determinat els documents que tenen un interès permanent o històric d'aquells que només tenen un ús administratiu, financer o d'interès temporal”.

Està relacionada amb diferents conceptes bàsics de l'arxivística com la teoria dels valors del documents i el cicle de les edats del document.

En el pas de la segona edat a la tercera edat és quan s'aplica la definició anterior. Llavors l'avaluació i tria s'efectua a la tipologia d'arxius intermedi.

NO pot entrar cap document en un arxiu històric sense haver estat avaluat. L'eina resultant d'aquest procès tècnic és el calendari de conservació. El concepte de calendari de conservació és “el conjunt de regles i normes fixades a partir de l'avaluació administrativa, legal, fiscal i històrica dels documents tot establint uns terminis de permanència en les seves successives etapes ( o sigui des de la seva creació o recepció, la seva vida i recorregut pels diferents arxius fins a definir la seva disposició final)”. La disposició final pot ser conservació, eliminació i conservació parcial. En la disposició final també es pot decidir un possible suport de substitució. També s'haurien de marcar unes normes d'accés sobre la sèrie que s'ha avaluat, i dir si la sèrie és un document essencial que són aquells que es valoren com a imprescindibles per al funcionament diari i permanent de la institució. Per tant sobre aquests documents s'hauria d'elaborar una política de còpies.

Si el calendari de conservació marca la vida i el recorregut a les diferents etapes, implica el procès de transferència (“ el conjunt d'operacions o procediments mitjaçant els quals la documentació es trasllada de l'oficina productora a l'arxiu i després entre els arxius” ).

Per tant cal integrar les transferències en el calendari de conservació. També cal planificar-les perquè no pot ser que de forma sobtada arribin un grup nombrós de transferències a un arxiu i així no es produeixin col·lapses. També cal fer fulls de transferències ! documentar els recorreguts dels documents.

Aquest full de transferència serà garantia del circuit documental, ja que es traspassa la custòdia dels documents.

Quin paper té l'avaluació i tria en l'arxivística

El concepte d'avaluació prendrà força a l'arxivística contemporània (3ª etapa). Si el concepte d'arxivística actual és que l'arxiver ha d'estar dins de l'administració per tractar, instalar i localitzar bé els documents, doncs és evident el paper de l'avaluació de documents. Una de les noves causes de la nova arxivística és que generen molts documents, es produeix una explosió documental. Davant de la inflexió de documents, l'arxivística aplica aquest concepte per avaluar els documents i eliminar aquells que ja no són útils per a l'administració. Es potencia més la vertent de l'arxiver com a eliminador selectiu. Aquesta imatge de l'arxiver li agrada molt a l'empresari.

Objectius i beneficis que té una bona política d'avaluació i tria

optimitzar els espais destinats a arxivar els documents. Perquè l'espai és car.

Facilitar un accés ràpid i eficient a la documentació.

Controlar el volum creixent i desmesurat de les administracions tan públiques com privades

Conservar els documents importants i essencials per a l'organisme

Seleccionar el conjunt de documents que en el futur han de constituir el patrimoni històric de l'organisme.

Racionalitzar els costos de producció i conservació dels documents.

Legislacio de l'avaluació i tria

A Catalunya el procès tècnic d'avaluació i tria és dels que més ben està legislat. Això s'explica perquè l'acció final d'aquesta operació és molt radical. Tota aquesta política legislativa s'iniciava al 1990 amb el Decret 117/1990 sobre l'avaluació i tria de la documentació a l'administració pública. A partir d'aquest decret es creava l'òrgan màxim en aquest procés la CNATD (Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de la Documentació).

Aquesta comissió es marca com l'òrgan màxim que té per objecte elaborar i homogenitzar els criteris generals d'avaluació i tria. Hi ha una ordre on la Comissió reflexiona sobre els criteris de la conservacio de manera permanent, que és la 15 d'octubre de 1992. Un criteri de conservació seria conservar els documents que permeten conéixer els orígens de l'organisme, la seva organització, l'evolució de les estructures, funcions polítiques, programes i activitats. La CNATD controla els processos d'avaluació i tria que es donen en cada organisme concret. I també emet les anomenades TAD (Taules d'Avaluació Documental).

Podríem esmentar altres punts en la política legislativa de l'avaluació:

• Si l'arxiver decideix fer una proposta d'avaluació i tria hauria de seguir un formulari normalitzat i sobretot aquesta proposta haurà de ser avaluada per una “mini” comissió que aportin un punt de vista diferenciat i ric. No solament s'implicarà l'arxiver, sinó un jurista (lleis), un administratiu (administració pública)..., tot un seguit de professionals que avaluen la sèrie. Un cop acceptada la proposta s'elevarà a la CNATD (comissió mare) que no està formada només per arxivers.

• Un altre element ha tenir en compte seria que aquesta documentació que s'avalua no pot ser eliminada si no està inventariada.

• Segons el Servei d'Arxius de la Generalitat no es poden eliminar documents anteriors al 1940. Tota aquesta cronologia queda fora de l'avaluació. En les primeres reglamentacions també sortia que no es podia avaluar documentació que no hagués arribat a l'edat de 5 anys. El desenvolupament de les lleis ha fet que aquest segon element fos retirat per qüestions pràctiques.

• Si s'elimina documentació s'ha de fer un paral·lel ! registre d'eliminacions

• En el supòsit d'una eliminació a part de registrar, cal conservar algun exemplar com a testimoni.

• En cap cas no pot ingressar als arxius històrics cap document que no hagi estat prèviament avaluat.

Elements del calendari de conservació

Els camps obligatoris haurien de ser:

• el nom de la sèrie

• i a partir d'aquí el seguiment d'aquesta documentació al llarg de la seva vida, o sigui els terminis de conservació al llarg del cicle i la seva disposició final.

A / I / Disposició final ! conservació total ! original

! suport de substitució

! eliminacio o conservació parcial

• sobre la conservació total dels documents pot venir determinada per l'espai. En aquest cas es pot optar per la conservació en suport de substitució. Ex: la UAB conserva les notes i expedients dels estudiants microfilmats.

• sobre l'eliminació cal notificar-ho al registre d'eliminació. Es poden eliminar documents que contenen informació parcial que ja ha estat recollida per un document més general. Un altre criteri pot ser d'aquells que continguin informació que ja hagi estat publicada o elaborada.

• sobre la conservació parcial: és una solució intermèdia a l'excessiu volum documental. L'aplicació d'aquest sistema intermedi a arxivístic com a "mostreig" que es pot definir com "elecció aplicant uns determinats criteris d'una certa proporció de documents els quals seran conservats com a mostra o representació del conjunt d'on han estat extrets". Tradicionalment l'arxivística marca quatre tipus de criteris:

criteri de l'exemplar ! conservar alguna mostra d'una determinada tipologia documental amb l'única finalitat de deixar constància d'una pràctica administrativa d'un període determinat.

criteri del mètode qualitatiu o selectiu ! és un mètode molt subjectiu consistent en seleccionar aquells documents que es considerin més importants o significatius dins d'un conjunt. Ex: a la Universidad Carlos III una de les regles de conservació és que es conservarà únicament uns tipus de documents d'un expedient. És un mètode selectiu que consisteix en fer una tria per expedient = obliga a l'examen individual de cada expedient.

el criteri del mètode sistemàtic ! que vol dir fer servir una pauta de selecció que pot ser cronològica, alfabètica, numèrica o geogràfica. Significa que en l'avaluació es decideix que una sèrie documental no cal conservar-la totalment i que una bona representació seria conservar únicament mitjançant l'alfabet. És un mètode subjectiu, però que està basat en una base objectiva perquè es queda amb la documentació representativa. Els perills que té aquest mètode és p. ex: a la societat francesa només conservaven els expedients de cognoms típics francesos fins que van haver de canviar-los perquè la societat havia canviat.

el criteri del mètode aleatori ! mostres seleccionades a l'atzar sense tenir en compte períodes o característiques especials del document. Basat en les tècniques de qualificació estadística i per tant es considera el més objectiu.

El calendari de conservació no pot ser consultat per tothom. Comporta un nivell de confidencialitat. No hi ha un format oficial de calendari de conservació, sinó que cada organisme es fa el seu.

Alguns criteris generals d'avaluació i tria

Una possibilitat seria anar a l'ordre 15/10/92 on surten els criteris generals.

4. EL PERSONAL EN EL ARXIUS

Hem de partir que l'arxiver controla tots els processos tècnics, és un sistema integrat.

Arxiu de gestió

El personal administratiu treballa segons les directrius de l'arxiver. Decideix fins i tot l'aspecte de producció i creació dels documents. Altres operacions que es fan són la descripció i la classificació (mitjançant el quadre de classificació).

Arxiu central

L'arxiver haurà de planificar totes les transferències, normalitzar un full de transferència la funció del qual és documentar tot el que s'està transferint. Ha de preveure la instalació física dels documents arribats de l'arxiu de gestió. Els hi donarà una signatura topogràfica, que posarà a l'inventari. També estableix una política d'accés i prèstec. Avaluació. Transferència.

Arxiu històric

Haurà de controlar les transferències i potenciar i cuidar els altres tipus d'ingressos. En aquest punt s'inclourien tots els aspectes de conservació. Marcar una política d'accés i comunicació dels documents i finalment la política de difusió de l'arxiu.

Podríem tractar del :

• perfil professional

el perfil professional de l'arxiver ha anat evolucionant a mesura que també canviava la concepció dels arxius. En l'Edat Mitjana es comencen a fer els primers intents arxivístics amb el Llibre Major del Feus del Ramón de Caldas (s. XIII). Un altre personatge d'aquesta època Antonio Catalan en alguna obra se'l defineix com a secretari canceller.

Passa una etapa dels arxius i el perfil de l'arxiver també varia, bàsicament un historiador (diplomatista, medievalista). En la tercera etapa dels arxius s'aporta una nova visió de l'arxiver. El nou professional d'acord amb la nova funció dels arxius, hauria de tenir coneixements històrics per tractar la documentació histórica, però també ha de saber tractar la documentació semiactiva i activa. Les escoles i facultats haurien de donar aquesta visió molt més global.

• formació de l'arxiver

La primera institució docent que va donar un títol d'arxiver va ser la Escuela Especial de Diplomática (1856) i es basava molt en l'École de Chârtres (182?) havia sigut la primera escola europea formadora d'arxivers, paleògrafs...

El títol de paleògraf bibliotecari.

Actualment les escoles de biblioteconomia donen molt poc temari d'arxivística. Aleshores depenent de l'escola introdueixen més càrrega lectiva d'arxivística mitjançant assignatures optatives. El problema d'estudi no afavoreix l'arxivística. La sort en la llicenciatura és que les assignatures són tan genèriques que es pot introduir l'arxivística molt fàcilment. Les llicenciatures són l'única via d'accés a les places d'arxivers que ofereix la Generalitat.

• associacionisme professional

L'associació internacional és la CIA/ITA, organització no gubernamental que s'ocupa dels arxius i del seu paper en la gestió de les activitats públiques i privades. Va ser fundat el 1947. Objectius:

1. promoure la conservació, desenvolupament i utilització del patrimoni arxivístic de la humanitat

2. compartir la informació

3. ajudar al desenvolupament de la professió

augmentar el grau de concienciació de la importància dels arxius

Els seus membres poden ser persones individuals o entitats i institucions.

Té la seu a París a l'Arxiu Nacional. Està format per seccions permanents que s'ocupen de temàtiques concretes:

• arxius municipals

• " empresa

• " universitaris

• formació professional

• Organitza congressos internacionals cada 4 anys, també organitza conferències sectorials com les europees, que vol dir també incloure Israel, Canadà i EUA. Les actes d'aquests congressos normalment es publiquen al Janus i una altra publicació lligada al CIA/ITA és Archivum (anual)

2

• Simonet Barrio, Julio Enrique, Recomendaciones para la edificación de archivos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992. (Normas técnicas de la Dirección de Archivos Estatales; 3)

• Manual de condicions mínimes per a la instalació del servei d'arxiu municipal. Barcelona: Diputació de Barcelona, 1995.

• hi ha un capítol dedicat al personal dels arxius (important examen!!!!)

• enquesta per valorar un arxiu