INTRODUCCION

La mayoría de las soluciones a los problemas de negocios vienen de personas con buenas ideas, no solo de buenos datos. Y algunas de estas grandes ideas vienen de unir gente para compartir y discutir opiniones para la toma de decisiones. En tiempo real no es posible realizarlo en una sala de reuniones pero si fuera de ella - en un aeropuerto, en un hotel, donde un proveedor o en la oficina.

Por esta razón el éxito de los negocios hoy día involucran empleados, clientes y proveedores que aceleran el cambio en la toma de decisiones en los negocios.

Este modelo permite que las compañías y empleados interactúen a grandes distancias. E - conferencing es una solución que permite acelerar la toma de decisiones al involucrar gente que se encuentren en diferentes localizaciones.

Esta solución sirve para proveer a los empleados, una reunión virtual a la cual pueden ser convocados. Esta es una solución ante la ubicación remota de algunos trabajadores, trabajadores móviles con teléfonos y Laptops así como los propios trabajadores de oficina.

MeetingPlace

Conceptos Principales

Trataremos de proveer un esquema conceptual sobre MeetingPlace y sus funciones.

MeetingPlace es un servidor para conferencias que puede conectarse en una red de voz y datos (local o externa). Este servidor de conferencias se puede comunicar con otras aplicaciones de correo electrónico, fax y servidores web.

Juntas esta aplicaciones crean un medio único para realizar conferencias. Consecuentemente las compañías obtienen mayor productividad al reducir los costos asociados a las reuniones.

MeetingPlace provee con conjunto completo de aplicaciones de conferencia que permite su configuración y administración. Permite acceso telefónico para participar de las reuniones entre personas de diferentes regiones geográficas.

El perfil del un usuario de MeetingPlace es configurable de acuerdo a la reunión, ya sea para responder, grabar voz instantáneamente o para ser usado como una estación de trabajo que se accesible desde una ventana.

MeetingPlace E-mail Gateway permite a los usuarios el envío de correos en diferentes horarios de reuniones. El sistema de correo puede enviar anuncios de reunión hacia todos los invitados y distribuir cualquier material sobre la misma.

Permite el uso de varios medios para reuniones en agenda, compartir materiales de las reuniones y el manejo de los comentarios que estos realizan. Integra los medios normales incluyendo teléfonos, estaciones de trabajo, facsímiles y transmisiones de correo electrónico.

Otra herramienta de MeetingPlace es WebPublisher la cual provee otro medio para citar reuniones, compartir materiales o escuchar comentarios de voz. Es un software basado en NT que integra al producto con el servidor Web de la organización. El programa permite a los usuarios activar conferencias y accesar conferencias desde cualquier navegador como Netscape o Internet Explorer.

El programa corre sobre una estacion de trabajo en una red local y externa sobre conexiones TCP/IP dándole un realce a otras aplicaciones y opciones del MeetingPlace. Permite realizar agendas de reuniones, escuchar la voz y grabaciones de otros, compartir material relevante o " attachments " de estos materiales y administrar los perfiles de los usuarios.

Ventajas :

MeetingPlace simplifica el proceso de realizar reuniones dado que las automatiza. Puede ayudar a manejar el contenido de las reuniones almacenando, organizando y distribuyendo los materiales, grabándolos y sobre todo permite colaboración en tiempo real para tópicos administrativos aprovechando medio de la capacidad de voz y datos.

Podemos decir que es un sistema que provee la habilidad para hablar y compartir información electrónica en tiempo real sobre cualquier red empresarial (voz, datos e internet). Incluye y brinda un número que tradicionalmente separa puntos de solución, tales como voz, conferencia de datos, que típicamente no se manejan centralizados y sin interoperabilidad. MeetingPlace entrega en tiempo real intervenciones y decisiones tomadas por cada empleado (e-mail, o voicemail).

Una de los ideales es ver la combinación del despliegue de datos compartidos comúnmente en aplicaciones de escritorio y la comunicación en tiempo real como una nueva colaboración sin fronteras.

Muchas aplicaciones de escritorio (groupware tal como Notes o Outlook, Web browsers) permiten a la gente la distribución y el acceso de la información. Pero la falta un núcleo de compatibilidad (e- Conferencing) para compartir y discutir información que nos permita tomar decisiones de negocios.

El MeetingPlace es una solución completa para compartir y discutir información sobre el teléfono y la Pc en tiempo real. Esto permite a los usuarios tener e-conferencin en un sistema. Los usuarios no necesitan conocer direcciones IP u horarios para asistir a las conferencias.

La E - Conference simultaneo de MeetinPlace

Antes de la reunión.

Mientras en New York parte del equipo de trabajo descansa en London el Director Administrativo accesa el sitio web de MeetingPlace para revisar documentos asociados a la reunión del día Martes. El agrega comentarios de voz en una grabadora para que estos sean atendidos por los asistentes a la reunión.

Durante la reunión.

Martes, 11:00 USA, New York y Chicago los equipos de trabajo se conectan a la reunión virtual por teléfono al sitio web del MeedingPlace para compartir y editar documentos. Ellos recuperan los comentarios grabados por el Director Administrativo e incorporan sus comentarios y editan

nuevamente el documento.

Después de la reunión.

Mientras en New York el equipo de trabajo descansa el Director Administrativo en Hong Kong accesa el sitio web de Meeting Place para escuchar la grabación de la reunión y recuperar el documento editado a la vez que revisa su agenda de presentaciones de ventas.

Con Meeting Play muchos empleados pueden participar.

Meeting Place provee a muchos empleados una herramienta de productividad personal para estar participando en la toma de decisiones a diferentes distancias o localizaciones. El sistema fácilmente escala al lado de la empresa. Los sistemas Meeting Place pueden ser capacitados para adaptarse a un empleado inexperto y pueden ser trabajados en red en un ambiente centralizado o en un ambiente distribuido. La arquitectura del servidor simplifica el desempeño de los usuarios del grupo. Y el sistema ofrece un host con características para fácil administración y buena seguridad para tareas críticas de aplicaciones de negocios.

Lotus Sametime

La comunicación eficiente, flexible e instantánea es vital para el éxito de su empresa. Ya sea que usted trabaje con personas que se encuentran al otro lado del pasillo o en diferentes partes del mundo, Lotus Sametime lo ayudará a comunicarse con ellas mejor que hasta ahora. Esto quiere decir que es posible implementar un nuevo programa de ventas para sus vendedores de campo en horas, en lugar de semanas. U ofrecer asistencia inmediata en tiempo real a un cliente que está visitando un Sitio Web en línea, en vez de hacerlo esperar una devolución por e-mail o teléfono.

Con Sametime Lotus mejora la comunicación empresarial.

Un nuevo mecanismo ideal para juntas de trabajo y presentaciones a distancia e intercambio de datos. Lotus Sametime es la familia de productos que permiten compartir documentos en tiempo real, así como desarrollar juntas de trabajo o intercambiar información y hasta conversar de manera inmediata.

Estas son "aplicaciones de colaboración en negocios" que entre otras capacidades tienen las de ofrecer al instante una lista de la gente conectada para poder desarrollar “juntas de trabajo virtuales".

Sametime responde como herramienta para conversación ante la necesidad empresarial de localizar y conectarse con personas colegas y socios a escala mundial y que este programa tiene características que le permiten a las empresas explotar el conocimiento existente dentro de ellas, mediante un método seguro y efectivo de forma instantánea, sin importar la ubicación geográfica en que se encuentre cada participante en este proceso cibernético - empresarial de comunicación.

Entre los beneficios que se pueden obtener por medio de este programa, está el "ahorro de dinero que se emplea en viajes innecesarios; la reducción del tiempo para la toma de decisiones y la mejoría de las comunicaciones internas y externas".

Sametime tiene capacidades que les permiten a las empresas apoyar sus inversiones actuales en cualquier navegador Web estándar, clientes basados en T. 120 tales como el NetMeeting de Microsoft- o clientes de Lotus Notes.

Uno de los productos incluidos en este paquete es el Sametime Connect Client, por medio del cual los usuarios pueden localizar fácilmente y conversar con colegas en línea a lo largo de la empresa, lo cual incrementa la colaboración, al conectar simultáneamente grupos de trabajo globales dispersos. También le da a los usuarios finales opciones para controlar su visibilidad en línea, permitiéndoles controlar quién los ve y cuándo. Sus medidas de seguridad incluyen autenticación de usuarios, encriptación de datos y protección del servidor mediante claves de acceso, medidas de seguridad diseñadas de manera escalonada para satisfacer la necesidad de las compañías de proteger información delicada.

Este conjunto de programas incluye posibilidades de desarrollo de aplicaciones, que permiten a los socios de negocios y a los distribuidores de valor agregado crear y personalizar aplicaciones para satisfacer necesidades específicas de negocios, y un rango de herramientas para desarrollar, incluyendo C\C++, APIs Java, y bibliotecas asociadas, así como un conjunto de componentes Java y Active\X para objetos compartidos, información sobre procesos en curso y servicios de conversación.

Las herramientas de Sametime y las plantillas habilitadas para el programa, permitirán construir soluciones y servicios, así como modificar aplicaciones existentes, para aprovechar las capacidades de tiempo real. Los beneficios que Sametime puede proporcionar a las empresas son: mejorar instantáneamente las comunicaciones dentro del equipo de trabajo; reducir el tiempo necesario para el lanzamiento de productos al mercado; incentivar una mejor toma de decisiones; reducir tiempos y costos de viajes; el poder comunicarse con una o más personas mediante la conversación en forma de texto; compartir con otros aplicaciones vivas y realizar presentaciones de manera remota.

Descripción de Lotus Sametime

La tecnología sametime esta compuesta por:

• La tecnología de servidores Web.

• La tecnología de Lotus Notes

• La tecnología de conferencias de datos T.120.

• La tecnología de conciencia de conexión.

para permitir a los usuarios de Lotus Notes y navegadores de Web disfrutar de las funciones relacionadas con reuniones electrónicas interactivas, mensajería instantánea y conversaciones en grupo (chat). Sametime mejora el espacio de trabajo mediante la colocación de potentes herramientas de colaboración en tiempo real en el escritorio de los usuarios de la comunidad de Sametime.

Sametime incluye los siguientes componentes:

Sametime Server

Sametime Server ofrece los siguientes servicios que permiten hacer uso de funciones de conciencia de conexión, de conversación y de aplicación compartida a los usuarios de navegadores de Web y Notes en la comunidad de Sametime:

• Servicios de comunidad

• Servicios de reuniones

• Servicios de aplicaciones de Web

• Servicios de aplicaciones de Domino

Sametime Connect

Está aplicación permite a los usuarios conservar una lista de los colaboradores con los que se comunican electrónicamente para enviarles mensajes en tiempo real. Los usuarios deben descargar la aplicación Sametime Connect del servidor de Sametime para instalarla y ejecutarla en sus computadoras. Los usuarios también pueden organizar reuniones no programadas para compartir aplicaciones con otros usuarios conectados desde Sametime Connect.

Aplicaciones y plantillas de Sametime

El servidor de Sametime contiene aplicaciones de debate y plantillas de muestra de correo electrónico y de biblioteca de documentos que dotan a las aplicaciones comunes de Lotus Domino de la capacidad de colaborar en equipo en tiempo real.

El servidor también incluye el Centro de reuniones electrónicas de Sametime, un lugar de reunión central en el que los miembros de la comunidad de Sametime pueden compartir información y aplicaciones durante las reuniones electrónicas en tiempo real.

Los usuarios de los navegadores de Web pueden acceder a las aplicaciones de debate y al Centro de reuniones electrónicas aunque su empresa no utilice los productos Domino.Los administradores utilizan la herramienta Administración de Sametime para gestionar el servidor de Sametime.

Uso de la herramienta Administración de Sametime

Funciones de la herramienta Administración de Sametime

La herramienta Administración de Sametime permite administrar el servidor mediante un navegador.

La herramienta Administración de Sametime permite:

• Configurar los puertos y la configuración de red de Sametime.

• Administrar los servicios comunitarios.

• Administrar los servicios de reuniones.

• Administrar a los usuarios.

• Difundir mensajes a los usuarios conectados.

• Controlar el servidor de Sametime.

• Acceder a los registros de Sametime y configurarlos.

• Acceder a los servicios de aplicación para Web y para Domino configurados en el documento de servidor.

• Controlar la seguridad.

• Configurar el protocolo Secure Sockets Layer.

• Permitir que otros usuarios utilicen la herramienta.

• Volver a la página de inicio de Sametime.

Administración de usuarios.

La comunidad de Sametime está formada por todos los usuarios que cuentan con un documento de persona en el Registro de nombres de Sametime. En el documento de persona se incluye información sobre el usuario de Sametime, por ejemplo, el nombre de usuario y la contraseña para Internet. Estos datos son necesarios para que el usuario pueda acceder al cliente Sametime Connect o a las áreas protegidas de Sametime Server mediante un navegador de Web.

Si agrega un usuario con la herramienta Administración de Sametime, en el Registro de nombres de Sametime se creará, automáticamente, un documento de persona (que incluye un nombre de usuario y una contraseña para Internet). Si desea modificar la información de un usuario, como su contraseña para Internet, modifique su documento de persona. Para eliminar un usuario de la comunidad de Sametime, elimine el documento de persona correspondiente del Registro de nombres.

Configuración de las opciones de puertos y redes.

Opciones de puertos y de red de Sametime

Aquí se describen los puertos de red utilizados por el servidor de Sametime y las opciones de red disponibles en la herramienta Administración de Sametime.

Servidor de la comunidad de Sametime.

El servidor de la comunidad de Sametime contiene opciones de red que posibilitan las conexiones de los clientes Sametime Connect. Estas opciones se encuentran en la página Red y seguridad de la herramienta Administración de Sametime. En estas opciones de red se incluyen puertos para los siguientes tipos de conexiones:

• Conexiones TCP/IP directas

• Conexiones SOCKS

• Conexiones HTTPS

• Conexiones HTTP (sólo posibles si el administrador habilita el tunneling por HTTP para el servidor de la comunidad)

Difusión de mensajes.

Se utiliza la herramienta Administración de Sametime para enviar un mensaje a todos los usuarios conectados actualmente a los servicios comunitarios.

Los usuarios están conectados a estos servicios si:

• se conectan al cliente Sametime Connect.

• acceden a bases de datos compatibles con Sametime o a documentos que contengan las funciones Quién está conectado o Quién está aquí

Para comunicarse con los usuarios de los servicios comunitarios desde el equipo del servidor, utilice la función de difusión de mensajes de la herramienta Administración de Sametime.

Cómo difundir un mensaje.

Para enviar un mensaje a todos los usuarios conectados actualmente a los servicios comunitarios:

En la herramienta Administración de Sametime, seleccione Servidores y, seguidamente, Mensaje de difusión.

Escriba el mensaje en el cuadro de texto que aparece.

Haga clic en Enviar. Recibirá confirmación de que se ha enviado el mensaje.

Gestión de los servicios de reuniones.

Los servicios de reuniones prestan todos los servicios relacionados con las reuniones electrónicas que se organizan en el servidor de Sametime. Las reuniones electrónicas pueden celebrarse en el Centro de reuniones de Sametime y convocarse desde el cliente Sametime Connect.

Para acceder a las opciones de administración de los servicios de reuniones con la herramienta Administración de Sametime seleccione Servidores y luego Servicios de reuniones electrónicas.

Las opciones de administración le permiten:

• Ampliar la duración programada de las reuniones

• Registrar los nombres de los participantes en el documento Detalles de la reunión una vez concluida la reunión.

• Conectar servidores de reuniones de Sametime.

Al organizar una reunión electrónica en el Centro de reuniones de Sametime, el administrador de la reunión fija la hora de finalización. La función Prorrogar automáticamente las reuniones cuando aún haya gente reunida hace que las reuniones electrónicas se prolonguen llegada la hora de finalización si todavía hay usuarios en ellas.

• Si activa esta función (lo está por defecto) especifique el número de minutos que se prorrogará la reunión.

• Si desactiva esta función, las reuniones concluirán a la hora determinada, aunque haya gente en la reunión.

Los participantes reciben un aviso tres minutos antes de que termine la reunión. Desactive esta función si son muchas las reuniones que se prorrogan y se ve afectado el rendimiento del sistema.

Control y registro.

Las herramientas de control de Sametime Server permiten estudiar las estadísticas de Sametime Server. Estas herramientas ofrecen información instantánea sobre la actividad del servidor de la comunidad y del servidor de reuniones, sobre las solicitudes y comandos de HTTP y sobre el espacio libre en disco disponible en el servidor. En los informes de control aparece esta información en forma de gráficos de barras o de sectores.

Las herramientas de registro de Sametime Server incluyen el registro de Sametime, el registro de Notes y el registro del servidor de Web. El registro de Sametime almacena los eventos de los servicios comunitarios y de los servicios de reuniones en la base de datos Registro de Sametime (STLog.nsf).

Los eventos de los servicios comunitarios también se pueden registrar en un archivo de texto. Podrá elegir los eventos que desee guardar en el registro de Sametime.

El registro de Notes informa sobre los eventos relacionados con los servicios de la aplicación para Domino y sobre las bases de datos de Sametime Server. El registro del servidor de Web ofrece información sobre las solicitudes del servidor de HTTP.

Herramienta de control.

Descripción

Servidor común Informa sobre el número total de accesos y de accesos exclusivos mediante gráficos

de barras.

Servidor de reuniones Informa sobre las reuniones activas, los participantes en las reuniones, los rechazos de reuniones y los fallos de autentificación mediante gráficos de barras.

Estadísticas de http Informa sobre las solicitudes y comandos de HTTP actuales mediante gráficos de

barras.

Espacio en disco Informa sobre la cantidad de espacio en disco disponible en el servidor mediante gráficos de sectores.

Mantenimiento y el rendimiento del servidor.

El correcto funcionamiento del servidor de Sametime depende de varios elementos tales como:

• Uso de los recursos del servidor.

• Uso de la red y limitaciones del servidor.

• Implantación de uno o varios servidores de Sametime.

• Tareas del servidor.

• Archivo Notes.ini.

• Arranque y detención del servidor.

Para la instalación de Sametime Server son necesarios unos 150 MB de espacio libre en disco, además del tamaño que ocupe el Registro de nombres, que contiene registros de los distintos miembros de la comunidad de Sametime.

La cantidad necesaria de espacio en disco para el servidor aumentará a medida que cree reuniones en la base de datos del Centro de reuniones electrónicas (STCONF.NSF). También deberá tener en cuenta el aumento del número y del tamaño de los debates y la creación de otras bases de datos de Sametime. Con la función Informes de control - Espacio en disco de la herramienta Administración de Sametime podrá controlar el espacio libre en disco disponible.

Se recomienda liberar espacio a menudo del Centro de reuniones electrónicas (STCONF.NSF) para evitar que su tamaño supere un gigabyte.

En condiciones de uso normales, el Sametime Server apenas consume ciclos de CPU ni RAM. Sin embargo, el uso de recursos de red puede variar ampliamente según el tipo de contenidos que se compartan en la reunión y el número de usuarios presentes en dicha reunión.

El servidor de la comunidad consume menos recursos del servidor o de la red que el servidor de reuniones.

Según la tecnología de colaboración que se emplee, la cantidad de tráfico en la red producido por Sametime variará. Por ejemplo, si se usan las funciones de conversación y de mensajería inmediata de Sametime, el tráfico de la red será muy escaso; sin embargo, si se utiliza la pizarra durante una reunión electrónica con cien clientes, la red puede llegar a saturarse. Existen diversos factores que afectan al tráfico de la red, entre ellos: las conexiones de red de los servidores, la velocidad de procesamiento de la CPU del servidor, el tamaño de los datos de colaboración (archivos de pizarra, contenido de las aplicaciones compartidas), la velocidad de conexión del cliente o la topología de la red local.

Dada la gran cantidad y la diferente dinámica de las variables afectadas, resulta complicado señalar el número máximo de clientes que puede admitir Sametime Server o el número máximo de usuarios que pueden participar en una misma reunión.

Funciones de seguridad.

Los servidores de Sametime ofrecen las mismas funciones de seguridad para Internet e intranets que los servidores Domino.

Además de las funciones de seguridad propias de Domino para Internet e intranets, el servidor de Sametime establece una política de seguridad para autentificar las conexiones de los usuarios de Sametime con los servicios de reuniones y los servicios comunitarios.

Conceptos generales sobre la seguridad de Sametime.

Sametime Server cuenta con funciones de seguridad profundas y altamente configurables.

Acceso anónimo al Centro de reuniones electrónicas.

En el Centro de reuniones electrónicas se admite el acceso anónimo de forma predeterminada. Cualquier usuario puede crear reuniones sin necesidad de introducir ni nombres de usuario ni contraseñas. Para conseguir un control más estrecho de las actividades, desactive el acceso anónimo al Centro de reuniones.

La función de autorregistro.

Sametime Server permite que los usuarios se registren ellos mismos como miembros de la comunidad de Sametime. Mediante esta función, cualquier usuario puede crear documentos de persona en el Registro de nombres y utilizar Sametime Connect. Tenga en cuenta las implicaciones que suponen para la seguridad esta función antes de aceptarla.

CASO DE APLICACIÓN #1

ENUNCIADO

La Universidad de Costa Rica ha subdividido su accionar en sedes regionales. La Sede Regional del Atlántico es una de estas. A esta sede le compete la administración y funcionamiento de los recintos de Guápiles y Paraíso, así como a su propia sede. Consecuentemente le corresponde la coordinación de las carreras que se imparten en ellas.

Nuestro caso se enfoca al área docente, específicamente a la Coordinación de la Carrera de Informática la cual se imparte en las tres Sedes, esto por cuanto el personal docente que imparte estos cursos a menudo tiene cursos asignados en los tres sitios, en ocasiones en dos de ellos y una cantidad muy reducida imparte cursos solo en un lugar.

Para agravar aún más el problema no todos los profesores trabajan a tiempo completo, esto quiere decir que algunos trabajan en empresas, otro atienden negocios personales, etc, por lo que es muy difícil lograr reunir a todos los profesores en un mismo sitio y una misma hora.

Por todo lo anterior proponemos que se haga uso de la herramienta Sametime de Lotus.

JUSTIFICACION

Con el uso de la herramienta propuesta nos aseguramos darle solución a ciertos factores que delimitan a gran escala el funcionamiento optimo de las labores docentes de la carrera.

Entre las actividades más importantes resueltas están

• Reuniones Generales.

• Realizar labores de planeación de cursos.

• Revisiones de contenidos.

• Análisis de casos especiales que se suscita con estudiantes.

• Planeación de taras, exámenes, etc, que beneficien la colegiatura de los cursos.

• Contar con un medio efectivo que le permita a los estudiantes evacuar sus dudas en forma directa con el profesor (horas de consulta).

REQUERIMIENTOS

SERVIDOR

Software Hardware

NT Server con SP 4	128 MB en RAM o Más
100 MB Libres Espacio para Programa	4 GB Disco Duro o Mayor
500 MB Espacio para Usuarios (Comunidad)

CLIENTE

Software Hardware

Windows 95 / 98 / 2000	64 MB en RAM o Más
Netscape 4.06	3.1 GB Disco Duro o Mayor
Internet Explorer 4.01 con SP 2	5 MB Para Software Cliente
Software Cliente

ENUNCIADO

La Asamblea Legislativa de Costa Rica es una estructura compleja donde se crean, derogan y modifican leyes. Además se conforman comisiones especiales que son integradas generalmente por diputados que tienen conocimientos afines al tema que se trata en la comisión. En otros casos las comisiones son conformadas para realizar investigaciones especiales. Con el propósito de mejorar la comunicación entre los miembros de la comisión y el resto de los diputados se creo la infraestructura en red, con la ayuda del Sistema MeetingPlace. El Sistema que creo MeetingPlace es una red electrónica interna en la Asamblea, que facilita y promueve el intercambio de información y el desarrollo de la comunicación electrónica .

JUSTIFICACIÓN:

En el sistema propuesto los miembros de las comisiones legislativas y demás diputados de la Asamblea Legislativa de Costa Rica pueden enterarse sobre el avance, alcances sobre los temas que la comisión trata .

Con la utilización del sistema propuesto MeetingPlace permite a sus miembros:

• Coordinar proyectos conjuntos

• Distribuir boletines electrónicos y otras informaciones sobre las diferentes organizaciones o instituciones del país sobre el alcance los temas tratados.

• Analizar proyectos de leyes relativos a diferentes tópicos del quehacer parlamentario y movilización de sus integrantes.

• Recibir información sobre fuentes de financiamiento, conferencias y otras informaciones de interés en la Asamblea