TEMA: TRUCOS EN WORD

I. INTRODUCCION

A continuación se mostrarán algunos trucos en el programa Microsoft Word que le pueden ayudar a facilitar el manejo de este programa tan usado hoy en día por miles de personas alrededor del mundo. Trucos que servirán para hacer que el trabajo sea más eficiente; es decir, que sea más rápido y tenga un mejor terminado.

Se enumerarán entonces algunos de las muchas maneras de hacer del trabajo en Word un poco interesante y funcional, aplicando técnicas que con el uso podrán formar parte del hábito al usar este producto.

A veces Word reacciona demasiado lento al teclado, e incluso no puede verse el parpadeo del cursor en el punto de inserción de los caracteres. La solución más común a este problema consiste en desactivar la revisión ortográfica y gramatical. En el menú Herramientas > Opciones > pestaña Ortografía y gramática, se desactiva tanto Revisar ortografía mientras escribe así como Revisar gramática mientras escribe. 

2. Cerrar todos los archivos:

Un método rápido para cerrar los archivos sin salir de Word. Por ejemplo: a veces nos encontramos hasta con diez archivos abiertos y resulta pesado cerrarlos uno por uno. La solución consiste en activar el menú Archivo teniendo presionada la tecla Mayús. Se encontrará una nueva opción en el menú: Cerrar todo, que permite eso mismo, cerrar todos los archivos que se tengan abiertos en ese momento (también se dispone de Guardar todo a continuación). Si esta acción se va a realizar con frecuencia, se recomienda activar estas opciones de guardado y cierre simultáneo de archivos en el menú Archivo. Para ello hay que ir a Herramientas > Personalizar y hacer clic en las pestaña Comandos donde se arrastrarán hasta el menú archivo los iconos correspondientes a tales acciones.

3 Extensión de archivos:

Si en lugar de .doc en los documentos generados por Word, quisiéramos otra extensión, la solución será guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por ejemplo, generamos un archivo y corremos la instrucción Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo podemos escribir "Prueba1.yo". Además, el archivo no tendrá el icono de un documento de Word. Así nadie reconocería que es un archivo de Word.

4. Visualizar combinaciones de teclas: Cómo podemos hacer que Word nos tenga permanentemente informados de los atajos o combinaciones de teclas existentes en las operaciones que realizamos haciendo clic en los iconos de las barras de herramientas. Para que eso suceda tenemos que hacer lo siguiente:

A partir de ahora, la mayoría de los iconos mostrarán, cada vez que se pase el cursor por ellos, una breve explicación de lo que hacen y el atajo que puede utilizar para obtener el mismo efecto.

Y como sugerencia: en Herramientas > Personalizar se encuentra el botón Teclado, que ofrece el cuadro Personalizar teclado, para asignar al gusto y comodidad, los atajos o combinación de teclas de cada operación.

5 Formas simétricas. El botón Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un menú que contiene la opción Formas básicas. Esta permite trazar rectángulos, elipses, triángulos, trapecios, etcétera. Pero, ¿cómo hacer para dibujar fácilmente un cuadrado perfecto a partir del rectángulo o un círculo con el mismo diámetro en todos sus lados desde la opción elipse?. Se debe escoja una de estas formas, por ejemplo el rectángulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presionar y mantener presionada la tecla Mayúsculas (shift) mientras se realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamaño, sólo se dibujarán cuadrados perfectos.

6 Formato directo. Se piensa que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla íntegramente (toda). Esto no hace falta. Hay que ubicar el cursor en cualquier punto de una palabra y pulsar un botón de formato, por ejemplo negritas o itálica: el diseño se aplica a toda la palabra automáticamente.

7 Evitar última página impresa en blanco:

Con frecuencia tras imprimir un documento nos encontramos con esta desagradable sorpresa. El documento acaba con una página casi en blanco, por culpa de dos o tres líneas que han quedado al final.

Word incorpora una utilidad que es poco conocida. La opción Archivo > Vista preliminar incorpora un botón denominado Reducir hasta ajustar, que permite esta opción, aunque sólo sea para la última página del documento y nada más. Word disminuye el tamaño de las fuentes que componen el documento para posibilitar esta reducción de una página.

8 Lista de comandos.

Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicación se realizarán los siguientes pasos: 1º) Correr el comando Herramientas/Macro. 2º) En el menú abierto seleccionar la opción Macros. 3º) Hacer un clic en el botón de lista del cuadro combinado Macros y marcar la opción Comandos de Word. De inmediato, se obtendrán todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas.

9. Menú Trabajo:

Una opción casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el menú Trabajo. ¿Para qué? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde allí.
Para agregar el menú Trabajo, por ejemplo a la barra Estándar, corra la instrucción Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categorías busque el ítem Menús integrados y haga un clic en él para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el botón del mouse, se debe arrastrar hasta la barra Estándar. 

Una vez en la barra, basta pulsar la opción Agregar a menú Trabajo (en el mismo menú) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas se pulsará Ctrl+Alt+ - (guión) y se deberá dar un clic con el cursor con forma de línea gruesa.

10. Formato de tabla propio:

Para contar con un formato de tabla propio por defecto se ejecutará el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Se realizarán las modificaciones que se crean convenientes en los parámetros del cuadro de diálogo (Número de filas, de columnas, ancho estándar de las columnas, etcétera) y se marcará la casilla de verificación Establecer como predeterminados para tablas nuevas.

11. Ordenar columnas:

Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condición lógica impuesta. Pero a veces sólo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si éste es el caso, se marcará la columna en cuestión y se correrá el comando Tabla/Ordenar. En el diálogo abierto pulsar el botón Opciones y allí se marcará la casilla de verificación Ordenar sólo columnas. Así, sólo se modificará la columna seleccionada.

CONCLUSIONES

De esta manera, y con estas recomendaciones, se piensa que al aplicarlas, se logrará que los documentos realizados en Word, programa en el cual la mayoría de las personas trabajan, se vuelva un poco más amigable. Así como la mayoría lo utiliza, muchos también desconocen muchas de las opciones que nos ofrece y nos limitamos solamente a escribir, editar uno que otro texto y a imprimir.

Estos son algunos de los muchos trucos que contiene Word. La sugerencia es que si tu estás leyendo esto, te adentres más en esta aplicación, la cual ofrece la compañía Microsoft como el editor más completo del mercado.

Cada vez las versiones de Microsoft Word vienen con elementos adicionales a sus versiones predecesoras. Hoy su versión 2003, la cual viene incluida en la Suite de Office, ofrece una muy potente herramienta para la edición de texto que normalmente realiza, además de que tiene mayor interactividad con la publicación directa en web.

BIBLIOGRAFIA

Costa Martínez Juan WORD 2000 Editorial Anaya Multimedia ISBN: 844150895X.
352 p. : il. ; 21x12 cm. 1ª edición. Fecha Publicación: Agosto 1999

Rubin Charles RUNNING. GUÍA COMPLETA DE MICROSOFT WORD 2000
Editorial McGraw-Hill. ISBN: 844812510X. 936 p. ; . 1ª edición Octubre 1999.

Joyce Jerry y Moon Marianne MS WORD 2000, REFERENCIA RAPIDA VISUAL Editorial McGraw Hill. ISBN: 844514553X. 3ra. Edición. Mayo 2001.