TUTORIAL DE

MICROSOFT WORD

ÍNDICE

Microsoft Office.

Microsoft Office.

Microsoft Office es un paquete ofimático que contiene varias aplicaciones para trabajar con el computador. Las más importantes son: el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel y la base de datos Acces. En el presente curso realizaremos una inciación al modo de trabajo en cada una de estas tres aplicaciones.

En primer lugar empezaremos a trabajar con el procesador de textos Word, por ser la aplicación que mayor utilidad presenta en el uso diario de un computador.

Microssoft Word.

El procesador de textos es una de las herramientas que más se utiliza en la tecnología de la información, ya que, como característica primordial, nos permite trabajar siempre en limpio y podemos rehacer el escrito tantas veces como consideremos oportuno. Así pues, podemos pasar de realizar una tarea tediosa e ingrata a realizar una tarea creativa y que no implica repetir los textos ya tecleados. También permite, con mucha facilidad, incorporar dibujos, tablas, utilización de correctores ortográficos, etc. Tanto en el trabajo personal, como, concretamente en la familia administrativa es una herramienta de uso imprescindible. Se puede afirmar que, hoy por hoy, los procesadores de textos son utilidades imprescindibles para cualquier persona que necesite de un computador para realizar su trabajo.

Empezar a trabajar con Word.

Word se comporta como cualquier aplicación, por ello lo primero que debemos hacer es buscar su icono en la pantalla principal o a través del menú inicio y activarlo tal y como hemos realizado en anteriores sesiones. Una vez abierto el programa se nos presenta su pantalla de trabajo que vamos a analizar por partes.

En la parte superior de la pantalla Word nos presenta la barra de título de la ventana activa. En ella se muestra el nombre del documento en el que estamos trabajando en ese momento. Si aún no hemos archivado el documento Word le asigna automáticamente el nombre de Documento 1, Documento 2, etc.

Debajo de la barra de título se encuentra la barra de menú. En ella se especifican las principales opciones que podemos utilizar al trabajar con el procesador. Si ponemos el puntero del ratón encima de cualquiera de las palabras que aparecen en la barra y pulsamos una vez el botón izquierdo del ratón se nos desplegará el menú correspondiente a dicha opción.

Debajo de la barra de menú aparecen normalmente dos barras más; la barra estandar y la de formato. Estas dos barras nos permiten realizar de una forma rápida determinados comandos de Word.

Barra estandar: Esta barra, como todas las demás, es enteramente configurable, se le pueden añadir o eliminar iconos. Si colocamos el puntero del ratón encima de cualquier icono aparecera un mensaje exlicando la función que realiza el botón señalado.

Barra de formato. En esta barra podemos ver el tipo, tamaño y diseño de la letra y del texto que estamos utilizando en cada momento.Al igual que en la anterior si desplazamos el puntero por encima de los iconos conoceremos la función de cada elemento de la barra.

Escribir y guardar un documento.

Una vez examinados los distintos elementos de la ventana de Word, vamos a introducir un pequeño texto que nos servirá para conocer las principales características del procesador. Se debe tener presente que mientras se teclea un texto sólo se debe pulsar la tecla Enter cuando haya un punto y aparte o se quiera dejar una línea en blanco.

Una vez tecleado el texto debemos guardar el documento para conservarlo en nuestro computador. Hay varias formas de hacerlo. Una de ellas es colocando el puntero del ratón sobre la palabra Archivo de la barra de menú, pulsar una vez con el botón izquierdo del ratón y del submenú elegir la opción "Guardar como..." pulsando el botón izquierdo del ratón. Se abrirá la ventana titulada "Guardar como...". Pulsaremos sobre el icono de la punta de flecha situado a la derecha de la opción "Guardar en...", seleccionaremos el Disco de 3½ (A:) . Una vez seleccionado el lugar en donde vamos a guardar el documento (generalmente se debe crear carpetas para organizar y guardar la información), escribiremos en la caja titulada Nombre de archivo el nombre que deseemos darle al documento. Para ello borramos el nombre de "Documento 1.doc" y escribimos Piratas informaticos. A continuación pulsamos una vez con el botón izquierdo del ratón sobre el botón Guardar. Si no nos hemos equivocado, el programa procederá a guardar el documento en el disco de prácticas.

Recuperar un documento.

En la sesión anterior aprendimos a escribir un documento, darle nombre y guardarlo. De nada serviría el trabajo realizado si no pudiéramos recuperar aquel documento para volver a trabajar sobre él.

Para recuperar un documento hay, como siempre, varios modos. Uno de ellos es el de abrir el programa Word (tal como hicimos la última vez) y una vez en la pantalla principal colocamos el cursor en el icono de "Abrir" y lo pulsamos. Se nos abrirá una ventana titulada "Abrir", semejante a la de la imagen de la izquierda. Debemos fijarnos en el nombre de la carpeta que aperece en la caja de texto superior titulada "Buscar en...". En esa ventana debe aparecer el nombre de la carpeta en la que está el documento que queremos abrir. Si no es el corrector pulsaremos la punta de flecha y se desplegará la lista de directorios y unidades para que podamos seleccionar la unidad o carpeta. En este caso deberemos seleccionar Disco de 3½ (A:) y pulsar sobre dicha unidad el botón izquierdo del ratón. Al mostrarnos su contenido deberán aparecer dos documentos el titulado "Piratas informáticos" y el que copiamos del periódico El País desde Internet.. Señalamos el documento "Piratas informáticos" y pulsamos 2 veces el botón izquierdo del ratón. Veremos como se abre el documento y nos lo presenta en pantalla tal y como lo dejamos la última vez que trabajamos sobre él. Hacemos lo mismo con el otro documento y veremos como el anterior se oculta y en primer plano aparece el que copiamos desde Internet. Ahora mismo tenemos dos documentos abiertos, los podemos ver si pulsamos el botón ventana. En el submenú aparecerá el documento 1 con el nombre de "Piratas Informáticos" y de 2 con el nombre que le hubierais dado en su momento. Esta opción de tener más de un documento abierto es interesante pues nos permite trabajar con más de un fichero y, como veremos más adelante, intercambiar información de forma simple entre más de un documento.

Para practicar sobre guardar y recuperar documentos procedemos a cerrar los dos documentos actuales pulsando la
inferior de las dos que aparecen en la parte superior derecha de la pantalla. Si pulsamos la
superior lo que haremos será cerrar el programa y todos los documentos abiertos. Una vez cerrados los documentos volvemos a abrirlos tal como hicimos anteriormente.

Seleccionar texto.

Se llama seleccionar texto a la acción de marcar una parte o todo un texto para realizar acciones que afectaran a todo el texto seleccionado. Para seleccionar una parte de texto colocamos el puntero del ratón delante de la palabra en dónde va a empezar la selección, pulsamos y mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastramos hasta llegar al lugar en el que termina la selección. Este método es difícil cuando se está empezando a manejar el ratón y puede que nos pasemos debido a la velocidad con se desplaza la pantalla. Otro modo, más fácil al principio, consiste en pulsar el botón izquierdo del ratón delante de la primera palabra que queramos seleccionar y a continuación mientras mantenemos pulsada la tecla de mayúsculas (la que aparece en la columna primera de la izquierda del teclado) vamos pulsando las teclas de desplazamiento situadas entre el teclado alfabético y el teclado númerico; se suelen utilizar la y la . Con esta acción completaremos con mayor seguridad el sombreado de cualquier porción de texto.

Si lo que queremos es seleccionar todo el documento en el que estamos trabajando la cuestión es más fácil. Basta con pulsar la tecla Control y sin soltarla presionar la tecla E (Ctrl+E). Aunque puede que no lo veamos debido a que el texto no cabe en la pantalla habremos sombreado todo el documento.

Mover un bloque de texto.

Seleccionar un bloque de texto nos permite poder mover todo ese bloque a otra posición del documento o a otro documento.

Vamos a practicar con un párrafo cualquiera del documento "Piratas informáticos". Vamos a seleccionar el primer párrafo del documento, desde donde dice : "BARCELONA.- La Policía Nacional" hasta donde dice " Jefatura Superior de la ciudad." Cuando lo tengamos sombreado pulsamos el icono de Cortar
, el texto sombreado desaparecerá de su posición. Ahora llevaremos el cursor hasta el final del documento y pulsaremos Pegar
. El texto que habíamos seleccionado se colocará en la posición señalada por el cursor.

Repetimos la operación con dos o tres párrafos más y con algunas palabras sueltas para prácticar esta opción

Copiar un bloque de texto.

Podemos copiar un texto a otro lugar del mismo documento o trasladarlo a otro documento. La forma de actuar en las dos operaciones es similar.

Primero debemos seleccionar el texto que queremos copiar utilizando el ratón o el teclado; cuando lo tenemos sombreado pulsaremos el botón "Copiar", seguidamente desplazaremos el cursor al lugar deseado para insertar el texto. Si deseamos trasladarlo a otro lugar del mismo documento simplemente deberemos colocarnos en el lugar correspondiente. Si el texto lo queremos trasladar a otro documento deberemos situarnos en el documento elegido. Cuando ya tengamos el cursor señalando el lugar elegido pulsaremos la tecla "Pegar" y el texto se ubicará en dicho lugar.

Cambiar tipo de letra a un bloque.

El trabajo de seleccionar tiene múltiples aplicaciones, como iréis descubriendo a medida que vayáis conociendo más profundamente el procesador de textos.

Una de ellas es la posibilidad de cambiar el tipo de letra a una palabra, a un párrafo o a cualquier texto que seleccionemos.

El método es parecido al usado anteriormente, primero debemos seleccionar el texto que queremos modificar. Cuando ya esté sombreado pulsamos el botón izquierdo del ratón en la punta de flecha de la lista desplegable de fuentes
y elegimos de la lista la fuente deseada. También podemos cambiar el tamaño de las letras si en lugar de pulsar en la lista de fuentes lo hacemos en la de tamaño y elegimos un tamaño diferente.

Por ejemplo, este párrafo está escrito utilizando distintas fuentes y distintos tamaños de letra.

Para practicar sobre los puntos anteriores utilizaremos los documentos "Piratas Informáticos".

Crear un documento nuevo a partir de uno existente.

Con las opciones que ya hemos practicado un poco seleccionar, copiar y pegar vamos a realizar una práctica consistente en crear un documento nuevo a partir de un documento existente. Esto nos permitirá aprender a manejarnos en dos documentos distintos abiertos al mismo tiempo.

Abrimos para ello el documento "Premios Nobel" y creamos un documento nuevo pulsando el icono
Como primer paso guardaremos el documento nuevo en el disco A: con el nombre "Premios españoles"

A partir de este momento si pulsamos en el menú "Ventana" podemos ver como tenemos dos documentos abiertos tal como muestra la imagen de la derecha.

Para empezar a realizar lo que pretendemos nos situaremos en el documento Premios Nobel, para ello en el menú Ventana pulsaremos sobre su nombre. Ahora iremos leyendo el documento y sombreando las partes de texto que correspondan a los premios Nobel nacidos en España. Nos situaremos al principio del texto y pulsando simultáneamente la tecla mayúsculas (la que aparece en la columna primera de la izquierda del teclado) y las correspondientes al movimiento del cursor situadas entre el teclado alfabético y el numérico; las más indicadas son y la iremos sombreando el texto que deseemos.

Cuando ya lo tengamos sombreado deberemos presionar el icono
o las teclas (Ctrl+c) para copiar el texto sombreado.

Una vez copiado accederemos al menú "VentanaPremios españoles" para cambiar al otro documento.

Una vez allí presionaremos el icono
o las teclas (Ctrl+v). Veremos como el texto copiado con anterioridad se pega en el otro documento. Pulsaremos Enter para que el cursor se desplace a otro párrafo y volveremos al menú Ventana para cambiar al documento Premios Nobel en donde seleccionaremos y copiaremos al siguiente español que ha obtenido un premio Nobel. Iremos repitiendo el proceso hasta completar la práctica con todos los españoles que han obtenido un Premio Nobel.

Formatos.

Ya tenemos realizado un primer documento “Premios Nobel españoles”. Ahora empezaremos a trabajar en él para darle un formato de edición adecuado, Cuando se trabaja con un procesador de textos podemos editar una gran cantidad de componentes y personalizar el documento tanto como queramos utilizando las opciones que nos permite el programa.

Los primeros elementos a analizar siempre han de ser los más generales, los que van a afectar a la totalidad del documento o a gran parte de éste.

Formato de página.

El elemento más significativo de un documento es el formato de página. Una buena elección en este apartado hará que nuestro documento sea más o menos atractivo a primera vista. Para trabajar con formato de página abriremos primero el documento “Premios españoles” y cuando lo tengamos en pantalla pulsaremos en Archivo Configurar página... Se abrirá un ventana como la de la imagen de la derecha en la que podemos ver varias pestañas en su parte superior: márgenes, tamaño del papel, fuente del papel, diseño de página. Es importante prestar atención a la casilla Aplicar a:puesto que nos permite definir si los cambios que efectuemos afectarán a todo el documento o sólo a una parte del mismo. También es importante el botón Predeterminar: si lo pulsamos los cambios que hayamos realizado afectarán a todos los documentos que se basen en la plantilla

Márgenes	Nos permite variar los distintos márgenes de la página
Tamaño del papel	Nos permite elegir entre distintos tamaños y orientaciones del papel que utilizamos
Fuente del papel	Generalmente esta función no se utiliza debido a que las impresoras domésticas no la requieren.
Diseño de página	Nos permite definir, entre otras opciones, la de alinear verticalmente el texto de varias formas: superior, centrado o inferior

PRÁCTICA: Abre el documento "Premios españoles" y cambia las distintas opciones de formato de página. Puedes ver el resultado que vas obteniendo pulsando el icono
Vista preliminar cada vez que efectúes un cambio. Ve eligiendo aquellos que más te agraden para el documento objeto de la práctica.

Formatos y estilos.

La posibilidad de variar los formatos y estilos en los documentos creados por Word utilizando diversos tipos y tamaños de letra, interlineados, márgenes, colores y otras muchas variaciones permiten que los documentos adquieran una auténtica personalización y diferencia claramente a los documentos elaborados con este programa de los creados con una máquina de escribir o con un anticuado procesador de textos.

Formatos.

Los formatos que se eligen en los documentos afectan a los caracteres (letras y números) y a los párrafos. En Word, la función formato engloba: alineación de párrafos, atributos de texto: negrita, cursiva o subrayado, efectos de fuente, espacio entre líneas y párrafos, tabuladores y sangrías, color de texto, saltos de página.

PRÁCTICA:

Para empezar a trabajar con los formatos abriremos el documento "Premios españoles".

Alineación de párrafos: Iremos sombreando los nombres de todos y cada uno de los españoles que han sido galardonados con un premio Nobel e iremos alineándolos de diversas formas: izquierda, centrado y/o derecha. Para ello una vez sombreado el nombre pulsaremos el icono correspondiente:
.

Atributos de texto: En un documento generado con Word, el texto puede presentarse de varias formas. La básico o por defecto, como el texto que ahora mismo estáis leyendo. También se puede presentar en negrita, cursiva o subrayado. Así mismo se puede combinar cada una de las opciones anteriores con una o más de ellas: negrita cursiva, negrita cursiva subrayada, cursiva subrayada, etc.

Vamos a repasar el documento de trabajo y vamos a poner todos los nombres de ciudades con negrita cursiva subrayada y las fechas con cursiva subrayada.

Efectos de fuente: Si pulsamos sobre el menú Formato Fuente se nos abrirá la ventana de selección de los distintos efectos que podemos aplicar a la fuente (el modelo de letra) que queramos emplear en el documento. Como se puede observar las opciones son grandes y variadas. Un documento no debería contener más de tres fuentes distintas, si abusamos de esta opción podemos caer en el efecto contrario al que pretendemos conseguir, recargar un documento con distintas fuentes y tipos puede hacerle perder todo su atractivo.

En el documento de trabajo cambiaremos sólo el tipo de letra y el tamaño de los libros escritos por los autores galardonados. A todos les pondremos como tipo de fuente Comic Sans MS con un tamaño de 14 puntos y color rojo.

PRÁCTICA:

En tu disco tienes un documento titulado: “Vientre desgravable”. El texto (El País, 2 de mayo de 1997) no tiene ningún tipo de formato. Siguiendo las instrucciones de la sesión anterior debes dejarlo igual que el modelo que se te presenta en esta página:

VIENTRE DESGRAVABLE

La más célebre bailarina oriental egipcia, Fifi Abdu, ha conseguido una devolución de impuestos del 15% por amortización de su vientre, según han reconocido las autoridades fiscales egipcias. «Igual que a todas las bailarinas orientales, hemos concedido a Fifi Abdu una deducción impositiva del 15% anual por el desgaste de su vientre, que es su instrumento de trabajo, pero el montante de la reducción que se le ha ofrecido es mucho más elevado que el de sus colegas en razón de la importancia de sus rentas», declaró un responsable de los servicios fiscales que ha preferido guardar el anonimato. «Entre 1993 y 1996, las rentas de Fifi Abdu se han elevadoa 4,5 millones de libras egipcias (unos 190 millones de pesetas) y sus beneficios netos rondan 1.600.000 libras, después de haber descontado gastos y amortización de vientre», informaba el miércoles el semanario Al- Mussawar.

El apartado de gastos corresponde a vestuario, accesorios, remuneración de la orquesta y guardaespaldas, ha precisado la revista. Los cantantes egipcios también se benefician de una desgravación de 10% al 15% por desgaste de la voz. - AFP, El Cairo

NOTAS: Fíjate que el texto está justificado a ambos márgenes. El tipo de letra base es “Times New Roman” y su tamaño de 10 puntos. Antes de empezar deberás presionar Ctrl+e para seleccionar todo el documento y adaptarlo al formato general mencionado.

Una vez dado el formato general iremos sombreando cada una de las palabras o frases que hay que modificar:

Las palabras bailarina oriental egipcia están en tipo de fuente Arial y su tamaño es de 12 puntos.

Los nombres propios Fifi Abdu, Al- Mussawar están en negrita - subrayada y su color de fuente es rojo, esto último no lo aprecias en el documento escrito.

Las cantidades que expresan los porcentajes tienen color de fuente azul.

Las frases entrecomilladas están en cursiva subrayada.

Estilos.

Se denominan estilos a los conjuntos de distintos formatos que ya han sido diseñados y almacenados para su posterior uso en los documementos que vamos creando. El uso de los estilos favorece la coherencia de diseño de los documentos. Si tenemos estilos predefinidos siempre aplicaremos los mismos parámetros a las distintas partes de un documento. Si no los tenemos predefinidos corremos el peligro de aplicar distintos diseños a parecidas estructuras. Por ejemplo, si en un documento cuando escribimos un texto entrecomillado tenemos un estilo definido llamado, cómo no, entrecomillado consistente en letra Arial, cursiva - negrita y subrayado; siempre aplicaremos el mismo estilo sin tener que recordar todas sus características y sin correr el peligro de olvidar alguna de ellas.

Para crear un estilo debemos pulsar sobre el menú Formato Estilo. Se abrirá la ventana correspondiente, como la que vemos en la imagen de la derecha. Una vez en ella podemos modificar los estilos existentes o crear otros nuevos.

Crear un estilo: En la ventana estilo pulsamos sobre el botón nuevo y se nos abrirá una nueva ventana. Primero debemos dar un nombre al nuevo estilo entrecomillado para posteriormente ir definiéndolo según las diferentes opciones que se nos presentan:

Nombre:Elegimos el nombre que le queremos dar al estilo.

Tipo de estilo: Según nos interese podemos crear un estilo para párrafo si va a afectar a párrafos enteros o carácter si va a afectar a palabras sueltas.

Basado en : Podemos partir de uno de los estilos que ya están definidos en Word. Según el tipo de estilo usaremos uno u otro.

Estilo del párrafo siguiente: Si estamos creando un estilo para párrafo debemos inidicar que tipo de estilo aplicará el programa cuando presionemos la tecla enter para cambiar de párrafo. Generalmente el siguiente párrafo tendrá el estilo Normal que es el definido para la forma general del documento..

Una vez hemos elegido las opciones generales deberemos pulsar la tecla Formato para diseñar las carácteristicas del mismo qué serán aplicadas al estilo.

Si el estilo elegido es de carácter odemos diseñar la fuente (tamaño, tipo y características de la letra a emplear), borde(si queremos que las palabras presenten algún marco como estas palabras) y el idioma(puede que nos interese crear un estilo para cambiar de idioma dentro de un documento

Si el estilo elegido es de párrafo las opciones se amplían. Además de las anteriores podemos diseñar distintas opciones para el párrafo, la numeración y las tabulaciones.

IMPORTANTE: Si queremos que los estilos definidos se almacen y esten disponibles para todos los nuevos documentos que podamos crear con Word deberemos marcar la casilla Agregar a la plantilla antes de pulsar el botón aceptar después de crear un estilo.

PRÁCTICA:

• Crea cuatro nuevos estilos según tus preferencias: dos de ellos deben ser de carácter y los otros dos de párrafo.

• Aplica los estilos que has creado al documento que puedes leer a continuación y que tienes en tu disco con el nombre de "Sharon Stone se casó"

• Cuando apliques tus estilos haz, además lo siguiente:

• Pon los nombres propios de persona en negrita-subrayada.

• Los nombres propios de ciudad en cursiva-roja

• Los números en azul.

• Las palabras que llevan acento en negrita resaltada en amarillo

SHARON STONE SE CASÓ

La actriz estadounidense Sharon Stone se casó en Hollywood el día de San Valentín, según informó ayer su representante. El flamante marido de la actriz, de 39 años, es Phil Bronstein, de 47, director del diario The San Francisco Examiner. La boda se celebró en la casa de Stone en Beverly Hills, durante una fiesta de San Valentín para 110 personas que no sabían que iban a asistir a un casamiento.

Según el diario The New York Post, lo que levantó sospechas de que la fiesta era una boda fue el hecho de que en la invitación se advertía que había que llegar puntual a las ocho de la tarde o, de lo contrario, no se podría entrar.

En una entrevista el día antes de la ceremonia, Stone dijo que preparaba una fiesta para San Valentín, pero no indicó que se fuera a casar. — EFE, Los Ángeles

• Teclea el siguiente texto y repite los pasos del ejercicio anterior.

Encabezados y pies de página.

En algunos documentos, como este tutorial, podemos encontrar textos que se repiten en todas o en algunas páginas y que están situados en la parte superior o inferior de las páginas. Son los llamados encabezados o pies de página respectivamente.

En los encabezados o pies de página suele aparecer información relativa al documento: nombre del documento, fecha de realización, autor, número de página,etc.

Para colocar un encabezado o un pie de página el procedimiento es similar.

Para diseñar un encabezado o un pie de página debemos seleccionar, en la barra de menú las opciones Ver Encabezado y pie de página. Se nos abrirá entonces el modo de edición de encabezado que consiste en la posibilidad de editar una porción de la página a la que es imposible acceder si no ejecutamos esta opción. Además aparecerá la barra de herramientas específica para esta función:

Esta barra presenta diversas utilidades que podremos conocer si vamos desplazando el puntero del ratón por encima de los iconos.

Insertar autotexto: Permite la introducción automática de una serie de textos predefinidos. La lista que se muestra se puede modificar a nuestro gusto como veremos en una posterior sesión.

Insertar número de página: Coloca de forma automática el número de página correspondiente a cada una de las páginas en las que aparece el encabezado o el pie de página.

Insertar números de páginas: Coloca el número total de páginas que tiene el documento.

Formato de números de página: Nos permite elegir el formato que debe presentar la numeración de las páginas: números, letras, numeración romana....

Insertar fecha: Coloca la fecha del sistema en el lugar elegido.

Insertar hora: Cola la hora del sistema en el lugar elegido.

Configurar página: Nos permite variar la configuración de la página: márgenes, papel, etc.

Mostrar u ocultar texto: Podemos ocultar el texto del documento y dejar sólo visible el encabezado.

Igual que el anterior: Conecta o desconecta el encabezado de otras páginas situadas en diferentes secciones del documento. Es útil cuando queremos establecer varios encabezados distintos para un mismo documento o cuando deseamos que en alguna página no aparezca el encabezado. Para activar está opción es indispensable haber creado distintas secciones dentro del documento como veremos en sesiones posteriores.

Cambiar entre encabezado y pie: Sirve para cambiar de lugar de edición, para ir del encabezado al pie o viceversa.

Mostrar el anterior: Si el documento tiene varias secciones nos mostrará el encabezado correspondiente a la sección anterior.

Mostrar el siguiente: Si el documento tiene varias secciones nos mostrará el encabezado correspondiente a la sección siguiente.

Cerrar el encabezado y pie de página: Cuando hemos terminado la edición nos devuelve al documento general.

La forma de componer un encabezado o pie de página es igual que el de componer cualquier texto. Simplemente debemos escribir y editar el texto deseado y cuando terminamos de hacerlo pulsamos el botón cerrar que está situado a la derecha de la barra de herramientas.

Al texto contenido en un encabezado o pie de página le podemos aplicar el formato que deseemos igual que si estuviéramos trabajando con cualquier texto del documento. También podemos, si lo deseamos, crear un estilo para los encabezados o pies de página y aplicarlo a todos los que vayamos creando.

Crear o modificar un encabezado o un pie de página.

Para crear o modificar un encabezado o pie de página creado hemos de seguir las instrucciones anteriores o debemos situarnos sobre él, teniendo el documento en el modo de edición Vista diseño de página y pulsar dos veces el botón izquierdo del ratón sobre cualquier parte del encabezado o pie. Se abrirá el modo de edición correspondiente y actuaremos de igual forma que cuando queremos modificar un documento existente.

PRÁCTICA:

• Abrimos el documento “Premios Nobel”

• Pulsamos en Ver Encabezado y pie de página.

• Componemos el siguiente encabezado en el que variaremos el nombre del autor por el nuestro

• Una vez terminado el encabezado, abrimos otra vez el menú de edición de encabezado y pie de página y pulsamos la opción cambiar entre encabezado y pie

• Componemos el siguiente pie de página.

Cuando termines el trabajo pulsa
vista preliminar y observa. La página debe guardar un cierto parecido a la que puedes ver a continuación:

Notas al pie y notas al final.

A veces, cuando escribimos una palabra, una frase o un párrafo, nos gustaría ampliar o aclarar la información que damos. Para ello Word dispone de dos instrumentos: las notas al pie o las notas al final. La forma de creación de las mismas sigue idéntico proceso excepto en la definición del lugar de ubicación de la nota. Si elegimos nota al pie la aclaración se situará al pie de la página en la que se encuentra la referencia. Si elegimos nota al final la explicación se situará al final del documento.

Para crear una nota al pie o una nota al final debemos realizar los siguientes pasos.

Nos situamos inmediatamente detrás de la palabra a la que vamos a vincular la nota. Pulsamos el menú Insertar Nota al pie. Se abrirá la ventana correspondiente

En la ventana tenemos diversas opciones. La primera de ellas es la de elegir la forma de nota que deseamos: al pie o al final.

Después podemos elegir la forma de numeración.

Autonumeración. Es la más indicada. El programa automatiza todas las operaciones y nos podemos despreocupar de esta tarea.

Si queremos más control sobre las numeraciones o símbolos empleados podemos adapatarlos a nuestros gustos pulsado sobre los botones Símbolo y/o Opciones. La opción símbolo nos permite variar los números que Word utiliza por defecto por otros caracteres que podemos elegir de entre las diversas tablas de caracteres que utiliza el programa.

El botón opciones nos permite controlar algunos de los aspectos de las notas. A través de esta ventana accedemos a las opciones de modificación de las notas al pie: lugar de colocación, formato de número, número a partir del cual se iniciarán y tipo de numeración.

También podemos variar la configuración de las notas al final: colocación, formato de la numeración, número a partir del cual se inician y continuidad de la numeración.

PRÁCTICA:

En tu carpeta de Word tienes el documento “Geografia”, se trata de un resumen sobre la geografía de la península Ibérica. Vamos a crear en él varias notas al pie y diversas notas al final.

Para crearlas seguirás las instrucciones anteriores y utilizarás las siguientes definiciones:

Notas al pie: Crea notas al pie para las siguientes palabras. Deberás ir leyendo el documento para hallarlas.

Occidental: Que se sitúa hacia el lugar por el que aparentemente se pone el sol al atardecer.

Promontorio: Altura muy considerable de tierra.

Litoral: Relativo a la costa del mar.

Exuberante: Abundante y copioso en exceso.

Arboleda: Terreno poblado de árboles.

Significativas: Que tiene importancia por representar o significar algún valor.

Notas al final : De forma similar a como has actuado en el ejercicio anterior, crea notas al final para las siguientes palabras:

Península: Tierra cercada por el agua, y que sólo por una parte relativamente estrecha, istmo, está unida con otra tierra de extensión mayor.

Continente: Gran extensión de tierra separada por los océanos, y en general, por determinados accidentes geográficos o factores históricos.

Océano: Masa de agua salada que cubre aproximadamente las tres cuartas partes de la superficie del planeta.

Clima: Conjunto de condiciones atmosféricas que caracterizan una región.

Títulos

Los elaboración casi automática de títulos o subtítulos es otra de las funciones de Word. La creación de títulos o subtítulos nos permite organizar adecuadamente la información de los documentos. Además el uso de los títulos es imprescindible para la posterior generación automática de índices o tablas de contenido que permitirán dar un acabado “profesional” a nuestros documentos. Como en casi todo el trabajo de edición de Word para elaborar los títulos disponemos de diversas opciones. Sin embargo, la más rápida y menos complicada es la siguiente: Escribimos el texto que vayamos a utilizar de título o subtítulo. Una vez escrito lo sombreamos y pulsamos sobre la punta de flecha de la lista desplegable de edición
. Se desplegará la lista que nos muestra todos los estilos definidos. En ella se contienen los estilos predeterminados de distintos tipos de títulos y que podemos modificar a nuestro gusto tal como vimos en el apartado de creación de estilos. Elegimos Titulo 1 pulsando encima de su nombre. El texto que habíamos sombreado se editará según las características de estilo definidas para ese tipo de título.

Lo mismo iremos haciendo para los distintos títulos y subtítulos que queramos crear en el documento. Es importante pensar antes de empezar a editar los títulos los niveles (título 1, título 2, título 3...) que nos serán necesarios.

Tablas de contenido.

Una vez hemos editado correctamente todos los niveles de títulos de nuestro documento podremos incluir en el una tabla de contenido (índice) que nos permita ayudar al lector o a nosotros mismos a localizar la información contenida.

Si los títulos los hemos creado sin errores la creación de la tabla de contenido (índice) es bastante fácil. Aunque deberemos tener en cuenta una cuestión importante: es mejor crear la tabla de contenido en la última página del documento, pero teniendo la precaución de insertar un salto de sección entre la última página del documento propiamente dicho y la página que contendrá el indice del documento.

Salto de sección: Insertar un salto de sección nos permitirá trabajar en el diseño de la página del índice de forma independiente. Podremos eliminar los encabezados, los pies de página, la numeración de páginas en esa página sin que afecte al documento. También podremos definir nuevos encabezados o modificar la configuración de la página sin que se vea afectado el documento entero. Para insertar un salto de sección pulsamos Ctrl+inicio para ir al principio del documento. A continuación situamos el puntero del ratón sobre el menú Insertar Salto Salto de sección, página siguiente Aceptar . Acabamos de crear una nueva sección y podemos insertar el indice.

Inserción de la tabla de contenido: Para ellos pulsamos sobre Insertar Índice y tablas Tabla de contenido . Elegimos el modelo que más nos guste y pulsamos Aceptar. Automáticamente se generará la tabla de contenido que contendrá los títulos, subtítulos y su correspondencia con la página en la que se encuentran en el documento.

Sólo nos queda editar esa página para darle la configuración que deseemos. Una buena forma de hacerlo es eliminar, si los hay los encabezados, pies de página o numeraciones. Para ello, nos situaremos sobre ellos, pulsaremos dos veces el botón izquierdo del ratón, desactivaremos en la barra de herramientas del encabezado la opción igual que el anterior y borraremos todo el contenido del encabezado o del pie de página. Con ello habremos eliminado dichos elementos de la página del índice.

Posteriormente podemos mejorar la presentación del índice modificamos la configuración de la página. Para ello seguimos el camino ArchivoConfigurar página y debemos vigilar que los cambios se apliquen solamente a la sección que hemos creado. Por ejemplo podemos hacer que el índice este centrado verticalmente en la página en diseño de página alineación vertical.

PRÁCTICA:

Editar los títulos de un documento con los estilos predefinidos

• Abre el documento “geografia.doc” que tienes en tu carpeta de trabajo

• Revísalo lentamente para apreciar como tiene realizada la estructura de títulos y subtítulos.

• Vuelve al principio del documento con las teclas Ctrl+Inicio.

• Vuelve a recorrer el documento sombreando los títulos principales y aplicándoles el estilo Título 1

• Haz lo mismo con los subtítulos aplicando título 2, título 3 si los hay.

B) Crear una nueva sección:

• Pulsa Ctrl + Inicio para situarte al principio del documento.

• Pulsa en Insertar Salto y elige la opción salto de sección-página siguiente.

• Pulsa aceptar.

Configurar la nueva sección.

• Pulsa en Archivo Configurar página. En la ventana de configuración pulsa sobre la pestaña Diseño de página

• Configura la ventana como la de la imagen siguiente

Insertar tabla de contenido.

• Pulsa Insertar Índice y tablas

• En la ventana selecciona tabla de contenido y formal.

• Pulsa aceptar.

Tablas.

La información de un documento es posible presentarla de diversas formas. Una de las más útiles, cuando se domina un poco su funcionamiento, es la de utilizar tablas que contengan la información. Las tablas permiten adecuar los contenidos a un cierto orden lógico que favorece la visualización y la comprensión del contenido expuestos.

Crear una tabla simple es rápido y sencillo. Ahora bien, si queremos evitarnos la corrección o reforma de la tabla deberemos diseñarla mentalmente o en un papel antes de editarla en Word.

Para crear una tabla tenemos varios caminos, pero vamos a utilizar el más fácil de entender.

En la barra de menú pulsamos sobre Tabla Insertar tabla . En la ventana correspondiente, definiremos el número de columnas y el número de filas que debe contener la tabla a crear. Para ellos podemos ir aumentando o disminuyendo los valores pulsando sobre las puntas de flecha situadas a la derecha de las cajas de texto o simplemente escribir directamente el número en la caja de texto.

Una vez definido el tamaño de la tabla deberemos pulsar sobre el botón aceptar y la tabla se incluirá en el lugar en el que tengamos situado el punto de inserción, mostrándose como a continuación aparece:

Ahora, sólo debemos ir rellenando los datos en la tabla. Para pasar de una celda a la siguiente podemos utilizar la tecla tabulador, la teclas del cursor o señalar la celda en la que queremos trabajar pulsando el botón izquierdo del ratón sobre la misma.

Una vez rellenada la tabla podemos ir editando el formato de las celdas, de los bordes o del texto en ella contenido. Podemos cambiar el ancho de las columnas pinchando sobre la línea de división y arrastrando a nuestra conveniencia el ratón para ensancharla o estrecharla. También podemos editar la celda, la fila o la columna para cambiar el color de fondo o el diseño del borde. Para ello deberemos colocarnos dentro de la celda y pulsar el botón derecho del ratón seleccionando la opción Bordes y sombreado. Aparecerá la ventana que nos permite cambiar los bordes y el color del interior de la tabla, de la fila o de una sóla celda. Simplemente deberemos ir eligiendo las opciones que deseamos y se irá cambiando el aspecto de nuestra tabla.

El texto contenido en las celdas se edita de igual forma que cualquier texto, es decir, debemos seleccionarlo y proceder a modificar los parámetros que queramos: fuente, tamaño, color, alineación, etc. También podemos modificar la alineación o dirección del texto contenido en cada celda de la tabla. Para ello deberemos situarnos en la celda elegida, pulsar el botón derecho del ratón y selecciónar la opción deseada Dirección del texto o Alineación del texto.

Otras operaciones útiles que nos permiten las tablas son:

Insertar filas: Si apreciamos que en el diseño original nos hemos dejado una fila, situaremos el cursor en la fila sobre la que queremos crear la que falta y seleccionaremos Tabla Insertar filas.

Insertar columnas: Sombreamos la columna (Tabla Seleccionar columna) al lado de la que queremos una nueva columna y pulsamos Tabla Insertar columna

Eliminar filas o celdas: Para eliminar una fila entera debemos seleccionarla primero Tabla Seleccionar fila para proceder después a eliminarla con Tabla Eliminar fila

Eliminar columnas: Selecionamos la columna a eliminar con Tabla Seleccionar columna y pulsamos Tabla Eliminar columna

Combinar celdas: Si necesitamos unir dos o más celdas en una sola debemos sombrarlas utilizando el ratón o el teclado y pulsar Tabla Combinar celdas.

Dividir celdas: Si queremos dividir una celda en dos o más celdas debemos colocar el cursor dentro de la celda y pulsa Tabla Dividir celdas.

PRÁCTICA:

• Crea una tabla y copia en ella el siguiente horario de clase:

HORA	DILLUNS	DIMARTS	DIMECRES	DIJOUS	DIVENDRES
Matí
9 a 9,50	Música	Valencià	Anglés	Castellà	Matemàtiques
9,50 a 10,40	Con. del Medi					Ed. Física
10,40 a 11,10	ESBARJO
11,10 a 12	Anglés	Con. del Medi	Con. del Medi	Con. del Medi	Con. Del Medi
12 a 13	Est. Comuns		Matemàtiques
Vesprada
15 a 16	Matemàtiques	Matemàtiques		Anglés	Ed. Fïsica Plàstica
16 a 17	Valencià	Castellà				Religió

Plantillas.

Word nos ofrece la posibilidad de usar y crear plantillas diferentes que podemos aplicar a distintos tipos de documentos que utilicemos normalmente.

Usar una plantilla predefinida.