Microsoft Office

(Word/Excel)

Octubre, 2001

Microsoft Word

En la actualidad la computadora se ha convertido en una herramienta clave para el crecimiento de las instituciones.  A medida que va incursionando en el campo laboral, se observa una incansable carrera por encontrar soluciones computacionales prácticas, funcionales, ricas en potencialidades y que a la vez ofrezca un ambiente agradable y cómodo.

Es aquí donde los paquetes de aplicación han ganado terreno y a la vez han marcado la pauta en su nivel comunicacional e interactivo con el común de la gente.

En este sentido, la aplicación Word ha avanzado vertiginosamente ofreciendo un mundo de posibilidades en cuanto al manejo de textos.

Actividad N° 1. Cómo activar los elementos del entorno operativo de Ms-Word.

• Para habilitar/deshabilitar las barras de desplazamiento y la barra de estado.

Inicie el programa Ms-WORD

Seleccione el comando Opciones del menú Herramientas.

Haga click sobre la etiqueta de la ficha Ver que aparece en el cuadro de opciones.

Seleccione la ficha Ver y deshabilite las opciones barra de estado, barra horizontal y barra vertical.

Pulse el botón Aceptar.

• Observe que a excepción de las barras de herramientas, la barra de título y la barra de menú, el resto de los elementos del entorno operativo de WORD desaparecen.

Nuevamente, haga uso del comando Opciones del menú Herramientas y habilite uno a uno los elementos deshabilitados en el paso 4.

• Para habilitar/deshabilitar la barra de herramientas.

Una herramienta es un botón con el cual se puede ejecutar una instrucción con un simple Click

Haga Click sobre el menú Ver. y elija el comando Barras de herramientas.

Elimine mediante un click, las marcas de visto en las herramientas que aparecen en el cuadro de diálogo.

Pulse el botón Aceptar.

• Observe que han desaparecido de la pantalla todas las barras de herramientas.

Habilite las barras Estándar y Formato.

Manejo de las ayudas de WORD

Cada nueva versión de una determinada aplicación viene provista de mayores alcances y potencialidades lo cual hace aumentar la variedad de recursos y por ende la complejidad en su manejo, por esta razón, la aceptación de la misma en el gusto de la mayoría de los usuarios esta muy ligada a la ayuda que ésta pueda ofrecer mientras realizamos nuestras tareas, en este sentido Word presenta cierto número de posibilidades para facilitar su manejo.

Seguidamente estudiaremos algunas situaciones.

Actividad N° 2. Cómo utilizar las ayudas de Word.

• Para solicitar información sobre el propósito de una determinada herramienta.

Suponga que desea saber cómo insertar una tabla haciendo uso de la barra de herramienta Estándar.

Asegúrese que la barra de herramienta Estándar esta habilitada.

Con el puntero del ratón señale cada una de las herramientas.

• En segundos aparecerá en el extremo inferior del puntero el nombre de la herramienta y en la barra de estado una breve descripción de la misma.

Una vez ubicada la herramienta que permite crear una tabla, anote el nombre que tiene asignada tal herramienta, en este caso Tablas y bordes.

Active el Ayudante de Office, para ello seleccione la opción correspondiente en el menú ?

Seleccione el comando Ayuda de Microsoft Word.

En el espacio de escritura del cuadro que aparece al lado de Asistente de Office, escriba la palabra bordes y haga click sobre el botón Buscar.

Haga click sobre la etiqueta de la ficha Buscar en el cuadro que aparece.

• Observe que aparece una lista de posibles tareas que puede realizar, relacionadas con la palabra buscada.

Haga doble click sobre una de ellas.

• Lea el texto que aparece (puede utilizar los enlaces presentes en el hipertextos) y finalmente haga click en el botón “X” que se encuentra en el extremo superior derecho para cerrar la ayuda.

• Para solicitar información sobre la utilidad de un comando.

Ahora desea conocer el propósito que cumple un comando en particular, como por ejemplo El comando Proteger del menú Herramientas.

Haga click en el menú  ?  y seleccione el comando ¿Qué es esto?

• Observe que el signo de interrogación ? acompaña al puntero.

Seleccione el comando de cuya información desea solicitar, en este caso elija el comando Proteger documentos del menú herramientas.

Para desactiva el cuadro de texto pulse la tecla ESC.

TRABAJO CON DOCUMENTOS EXTENSOS EN WORD Y COMPOSICIÓN DE PÁGINA

Actividad N° 3. Cómo crear encabezado y pie de página

Un encabezado o un pie de página está formado por textos o gráficos que se imprimen en la parte superior o inferior de cada una de las páginas de un documento. Los encabezados se imprimen en el margen superior y los pies de página, en el margen inferior.

Figura N°1

Antes de continuar desarrollando el tema se requiere que usted transcriba el siguiente documento y que lo guarde con el nombre Ejer00.doc

Software de productividad para PC

El software de productividad para PC incluye programas que te ayudan a crear y editar documentos, ejecutar cálculos, mantener listas de información, gestionar proyectos, y recordar tus citas. Los tres programas más usados comúnmente para tareas diarias de productividad, en negocios y en casa, son los paquetes de escritura y edición, los paquetes financieros, y los sistemas de gestión de bases de datos. Quienes crean documentos, ejecutan cálculos financieros, o gestionan listas de datos se pueden beneficiar usando un PC y uno o más de los programas de productividad.

Paquetes de escritura y edición

El programa primario de edición y escritura usado en la mayoría de los PC es un procesador de textos. Los procesadores de textos te permiten que utilices un PC para escribir y editar documentos desde una única página a un libro entero. Los procesadores de textos te permiten corregir los errores de escritura sin tener que repetir una página entera o un documento. Con un procesador de textos, puedes insertar, borrar, y trasladar bloques de texto en un instante. Algunos procesadores de textos te ayudan a corregir las palabras mal escritas, dándote control del formato y el estilo de los documentos, y te permiten elegir la apariencia de la información impresa. Algunos procesadores de textos vienen con un tesauro electrónico y un diccionario que te ayudan a encontrar las palabras precisas que quieres utilizar.

2. Asígnele al documento los siguientes atributos

• Tipo de fuente: Arial

• Tamaño de fuente: 12

• Interlineado: doble

• Márgenes: derecho:4; izquierdo: 4; superior:3,5; inferior: 3,5

• Entre párrafos: 12 puntos de espacio anterior y posterior

• Tipo de papel: carta

Cerciórese que el documento consta de dos páginas.

• Para crear un encabezado y pie de página

1. Haga click en el menú Ver y seleccione la opción Encabezado y pie de página. Word cambiará la presentación a modo diseño de página y mostrará la barra de herramientas Encabezado y Pie. (Como se muestra en la figura N° 2).

2. Escriba el texto Práctica de Microsoft Word 6.0 en el área del encabezado.

3. Haga click en el botón Cambiar entre encabezado y pie
de la barra de herramientas

• Encabezado y Pie para cambiar rápidamente entre la presentación del encabezado y la del pie de página. También puede utilizar la barra de desplazamiento vertical para alternar entre el encabezado y el pie de página.

4. Coloque el punto de inserción en el área de pie de página y haga click en el botón
Fecha.

• Observe que coloca la fecha automáticamente.

• Nota: Los tipos de datos que puede introducir en el encabezado y pie de página son:

Para Insertar	Haga esto
Texto	Escriba el texto dentro de la línea punteada que rodea el área de encabezado o pie de página.
Número de página	Haga click en el botón
Número de páginas	Haga click en el botón
Formato del número de página	Haga click en el botón
La fecha actual	Haga click en el botón
La hora actual	Haga click en el botón

Haga click en el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y Pie de página.

Haga una presentación preliminar y cerciórese de la presencia del encabezado y pie de página.

Vuelva al documento (pulse el botón cerrar).

• Para crear un encabezado o pie de página diferente para la primera página

Puede utilizar un encabezado o pie de página en la primera página de un documento y otro encabezado o pie de página diferente para las demás.

Haga click en el menú Ver y seleccione la opción encabezado y pie de página.

Haga click en el botón
Preparar página de la barra de herramientas Encabezado y Pie.

Seleccione la ficha Diseño de impresión.

Seleccione la casilla Primera página diferente de la sección Encabezados/Pies de página y elija el botón Aceptar.

Figura N°2

Haga click en el botón
Mostrar el anterior para ir al encabezado o pie de página de la primera página del documento o sección, observe que no contiene ninguna información.

Agregue la frase Proyecto SISE

Para volver al documento, elija el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie.

Haga una presentación previa y cerciórese de las características de los encabezados.

• Para eliminar un encabezado o pie de página

Haga click en el menú Ver y seleccione la opción Encabezado y pie de página.

Coloque el punto de inserción en la sección que tenga el encabezado o pie de página que desee borrar. Por ejemplo la segunda página.

Seleccione el texto que desee borrar y presione la tecla Retroceso (ð) o Suprimir (Supr)

Haga click en el botón Cerrar de la barra de herramientas de Encabezado y Pie de página.

• Observe que la primera página mantiene el encabezado, mientras que no lo hace el resto del documento.

Actividad N° 4. Cómo numerar páginas

Cuando inserte un número de página, Word lo colocará en el margen superior o inferior de la misma y lo alineará en la posición (izquierda, derecha o centro), según se especifique.

Haga click en el menú Insertar y seleccione la opción Números de página.

• Aparece una ventana como se muestra en la figura 3:

Haga click en la flecha que aparece a la derecha del cuadro identificado con el nombre de Posición, elija la opción Parte inferior (pie de página)

Haga click en la flecha que aparece a la derecha del cuadro identificado con el nombre de Alineación, elija la opción Centro.

Elija el botón de Formato...

Haga click en la flecha que aparece a la derecha del cuadro identificado con el nombre Formato de número, seleccione el formato que desee y elija el botón de Aceptar

Haga click sobre el botón Aceptar para retornar al documento.

• Observe el formato y la posición del número de página.

• Nota: Cuando agregue un número de página utilizando el comando Números de página del menú Insertar, Word encerrará el campo Página en un marco, el cual puede ser arrastrado a una nueva posición, tenga en cuenta que el número de página seguirá formando parte del encabezado o pie de página.  En el caso de insertar un número de página haga click en el botón “Números de página” de la barra de herramientas Encabezado y pie, se inserta el campo Página como parte del texto del encabezado o pie de página.  El número no estará enmarcado y por tanto no podrá arrastrarlo a una nueva posición.

• Para quitar números de página

Haga click en el menú Ver y seleccione la opción Encabezado y pie de página.

Coloque el punto de inserción en la sección que desee quitar los números de página (en este ejemplo, en el pie de página).

Seleccione el número de página y presione la tecla Retroceso (ð) o Suprimir (Supr). Observe que se eliminarán los números de página del documento.

Una vez eliminados los números de página, elija el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y Pie.

Actividad N° 5. Como colocar notas al pie de página y notas al final del documento

Las notas al pie y las notas al final son dos conjuntos distintos de notas que pueden utilizarse para hacer aclaraciones sobre el texto de un documento. Las notas al pie aparecen normalmente al final de la página y las notas al final, en la última página del documento (aunque es posible cambiar la posición de ambos tipos de notas).

Cada nota tiene dos partes: una marca de referencia en superíndice (como 1 o ‡ ) que aparece en el texto del documento, y el propio texto de la nota.

• Para insertar Notas al pie

Asegúrese que la presentación del documento, esté a modo de diseño de página.

Coloque el punto de inserción después de la palabra PC al inicio del documento.

Haga click en el menú Insertar y seleccione la opción Nota al pie... .

• Observe que aparece la siguiente pantalla.

En la sección Numeración, elija Marca personal.

Haga click en el botón de Símbolo y seleccione el símbolo: ð.

Haga click en el botón Aceptar para insertar el símbolo en el cuadro de Marca personal.

Ahora haga click en el botón Aceptar para comenzar a transcribir la nota al pie.

• Observe que luego se insertará la marca de referencia en el documento.

Transcriba el siguiente texto: PC Abreviatura de computador personal. Se refiere a los IBM PC y los compatibles IBM.

Coloque el punto de inserción en cualquier lugar del cuerpo del texto.

En caso de que el documento se encuentre en presentación normal, se abre un panel para que pueda escribir el texto de la nota, una vez escrito se pulsa el botón Cerrar.

ESTILO PERIODÍSTICO

Actividad N° 6. Cómo asignarle al documento el estilo periodístico

El estilo periodístico consiste en organizar el texto en forma de columnas, las cuales pueden variar a lo largo del documento tanto en número como en ancho.

El texto fluye desde la parte inferior de una columna a la parte superior de la siguiente.

• Para crear columnas estilo periódico

Cerciórese que la presentación del documento este a modo Diseño de Impresión.

Seleccione el segundo párrafo del texto.

Haga click en el menú Formato y elija la opción Columnas.

Elija dos columnas.

• Observe el formato del texto seleccionado

Guarde el documento.

• Para ver varias columnas

Las columnas múltiples se muestran en presentación de diseño de página y en presentación preliminar tal como aparecerán en el documento impreso.

Haga click en el menú Ver y seleccione la opción normal.

• Note que se observa una única columna y los saltos de sección.

Haga click en el menú Ver y seleccione la opción Diseño de Impresión.

• También puede verlo haciendo click en el botón Vista Preliminar de la barra de herramientas Estándar, luego de activar la vista preliminar, seleccione el botón Cerrar para retornar al documento.

La Presentación normal muestra una única columna

La Presentación de diseño de página muestra columnas múltiples

• Para crear columnas de diferente ancho y colocar una línea entre columnas.

Es posible crear columnas de diferente ancho en un documento.

Coloque el punto de inserción al inicio de la sección de columna.

Haga click en el menú Formato, elija la opción Columnas...

• Observe que aparece un cuadro de diálogo como el siguiente.

Marque la casilla Línea entre columnas

Haga click en la opción Derecha de la sección Preestablecidas.

• Observe la Muestra del diseño seleccionado.

En la sesión Preestablecidas elija la opción Derecha.

Haga click en el botón Aceptar.

• Observe como queda el documento.

• Para Especificar medidas exactas

Para especificar el ancho de cada columna y el espacio que debe quedar entre ellas realice los siguientes pasos:

Coloque el punto de inserción al inicio de la sección de columna.

Haga click en el menú Formato, elija la opción Columnas...

Seleccione en el cuadro Ancho la medida: 6 cm y en el cuadro de Espacio la medida: 2 cm.

El cuadro Muestra presenta el aspecto que tendrán las columnas.

Haga click en el botón Aceptar.

• Para Modificar columnas

Para modificar la apariencia de las columnas del documento:

Coloque el punto de inserción al inicio de la sección de columna.

Haga click en el menú Formato, elija la opción Columnas... .

En el cuadro Número de columnas, aumente al valor 3, haciendo un click en el botón de flecha hacia arriba que se encuentra al lado derecho del cuadro.

Haga click en el botón Aceptar.

Cierre el documento.

Combinar correspondencia.

Actividad N° 7. Cómo crear documentos por combinación de correspondencia

Este comando permite personalizar cartas modelo; imprimir direcciones en sobre y etiquetas postales; crear textos legales, descripciones de productos, catálogos y otros documentos similares.

• Para crear una carta modelo

Para crear una carta modelo se podrá utilizar como documento principal un documento existente o un documento nuevo.  En nuestro caso laboraremos un documento nuevo.

Haga click en el menú Archivo y seleccione la opción Nuevo.

Pulse el botón Aceptar

Transcriba la comunicación siguiente:

• MEMORANDO

• PARA:

• DE:

• FECHA:

• ASUNTO: EN EL TEXTO

Tengo el agrado de dirigirme a usted en ocasión de hacer entrega de la lista de libros existentes en:

Sin más a que hacer referencia, atentamente,

Gerente de la Unidad

Una vez transcrita la comunicación, haga click en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar, coloque el nombre de: EJER01 y luego haga click en el botón de Guardar.

Haga click en el menú Herramientas, elija la opción Combinar correspondencia... .

En la sección de Documento principal haga click en el botón de Crear, elija la opción de Cartas modelo... . Cuando aparezca un mensaje, seleccione el botón Ventana activa.

Haga click en el botón Cerrar.

• Para crear la fuente de datos

En esta actividad, deberá proporcionar los nombres, direcciones o departamentos, fecha, asunto, etc. que se vayan a combinar con el documento principal. (Carta modelo)

Haga click en el menú Herramientas, seleccione la opción Combinar correspondencia.

Elija el botón Obtener datos y, a continuación, seleccione Crear origen de datos.

• Aparecerá un cuadro de diálogo con una lista de nombres de campo que se utilizan con frecuencia en cartas modelo, etiquetas postales y sobres.

Elimine todos los campos existentes.  Para eliminar un nombre de campo, selecciónelo y elija el botón de Quitar campo.

Para agregar un nombre de campo, escríbalo en el cuadro Nombre de campo y, a continuación, elija el botón Agregar campo. Agregue los siguientes campos: Paranombre, Denombre, Fecha, Piso, Dependencia.

Haga click en el botón de Aceptar cuando la lista de campo esté completa.  Luego aparecerá una ventana identificada como Guardar como, guarde el archivo con el nombre EJERDAT y haga click en el botón Guardar.

Haga click en el botón de Cerrar para retornar al documento.

• Nota: Asegúrese de que el cuadro Campo en el registro inicial contenga un nombre para cada categoría de información que desee imprimir en la carta modelo.

• Para Rellenar la ficha de datos

Haga click en el menú Herramientas, seleccione la opción Combinar correspondencia

En la sección Origen de datos, elija el botón de Modificar. Seleccione el archivo EJERDAT.

Escriba los datos de un registro considere como primer ejemplo la información contenida en el siguiente cuadro:

Una vez relleno los campos de este registro, haga click en el botón Agregar Nuevo.

Repita el paso 3 y 4 para ingresar 3 registros más.

Haga click en el botón Aceptar, si terminó de ingresar los registros.

• Para insertar campos de combinar en el documento principal

Coloque el punto de inserción luego de la palabra PARA: del documento principal.

Haga click en el botón Insertar campo de combinación de la barra de herramientas Combinar correspondencia... . Elija el campo Paranombre. Observe que se insertará el nombre del campo entre los símbolos (<<>>).

Repita los pasos 1 y 2 para los demás campos a combinar.

• Para combinar datos con el documento principal

Antes de realizar este paso, asegúrese de que esté activo el documento principal

Haga click en el menú Herramientas, seleccione la opción Combinar correspondencia.

En la sección de Combinar los datos con el documento, elija el botón de Combinar.

• Aparecerá una ventana como la siguiente:

Haga click en el botón combinar para iniciar la combinación entre la fuente de datos y la carta modelo.

Observe que en el nuevo documento aparecerá una carta por cada registro incluido.

Guarde este nuevo documento con el nombre Ejero3.

Cierre todos los documentos existentes.

Actividad N° 8. Como crear e imprimir sobres y etiquetas

Es posible utilizar el comando combinar correspondencia para imprimir automáticamente nombres y direcciones en sobres y etiquetas. Para ello, utilice la información contenida en la fuente de datos previamente creada.

• Para imprimir direcciones en sobres

Haga click en el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar.

Haga click en el menú Herramientas, seleccione la opción Combinar correspondencia.

En la sección de Documento principal, elija el botón Crear y, después, elija sobres.

Cuando aparezca un mensaje, elija el botón Ventana Activa.

En la sección Origen de datos, haga click en el botón Obtener datos.

Seleccione la opción Abrir origen de datos. Aparecerá una ventana para abrir documento, seleccione el archivo EJERDAT y elija el botón de Abrir.

Cuando aparezca un mensaje, Haga click en el botón Establecer documento principal.

En la ficha Opciones para sobres, seleccione el tamaño de sobre “Sobre 10 (105 x 241mm)”.

En la ficha Opciones de impresión. Word seleccionará las opciones para la alimentación de sobres basándose en la información de la impresora que esté seleccionada.  Si las opciones predeterminadas no son las adecuadas para su impresora, modifíquelas.

Haga click en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones para sobres.  Luego se muestra el cuadro de diálogo Dirección.

En el cuadro de diálogo de Dirección, coloque el punto de inserción en el cuadro Dirección del sobre de muestra. A continuación, elija el botón Insertar campo de combinación y seleccione los campos de combinación que desee. Introduzca los textos, espacios y signos de puntuación que sean necesarios entre los campos de combinación y presione la tecla Enter al final de cada línea.

Luego de haber insertado los campos de combinación, seleccione el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Dirección.

En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, elija el botón Modificar situado debajo de Documento principal y seleccione en la lista el nombre del documento.  Ahora aparecerá el documento principal para sobres en la presentación de diseño de página.  Los campos de combinación de la dirección de destino estarán situados en un marco.

Haga click en el botón [ABC] de la barra de herramientas Combinar correspondencia y avance de registro en registro mediante los botones.

Cierre todos los archivos.

• Para imprimir direcciones en etiquetas postales

Puede combinar correspondencia también para generar etiquetas postales, etiquetas de identificación y otras etiquetas de uso corriente.

La clase de etiquetas postales que pueda utilizar estará determinada por el tipo de impresora y afectará al modo en que Word configure el documento principal para las etiquetas postales. Las impresoras láser utilizan hojas de etiquetas. Es importante saber qué tipo de impresora utilizará para que Word pueda configurar correctamente las etiquetas postales.

En una ventana de documento nuevo, elija Combinar correspondencia del menú Herramientas.

En la sección de Documento principal, elija el botón “Crear” y, después, elija “Etiquetas postales”.

Cuando aparezca un mensaje, elija el botón Ventana activa.

En la sección de Origen de datos, elija el botón Obtener datos, se desplegará una ventana, seleccione la opción Abrir origen de datos y seleccione EJERDAT.

Pulse el botón Establecer documento principal.

En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, seleccione el tipo de impresora y el método de alimentación, así como el tipo de etiqueta y número de producto que esté utilizando. Luego, elija el botón Aceptar.

En el cuadro de diálogo Crear etiquetas, coloque el punto de inserción en el cuadro Etiqueta de muestra. Luego, seleccione el botón Insertar campo de combinación y seleccione los campos apropiados. Introduzca los espacios y signos de puntuación que desee entre los campos de combinación y presione la tecla Enter al final de cada línea.

Después de insertar los campos de combinar, elija el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Crear etiquetas.

Asegúrese de que la impresora esté preparada para imprimir las etiquetas. Después, en el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, elija el botón Combinar situado debajo de Combinar los datos con el documento. Seleccione las opciones que desee y elija el botón Combinar.

Actividad N° 9. Cómo incrustar un objeto.

Usted puede incluir información u objetos creados en otras aplicaciones mediante los procedimientos de vincular e incrustar.

Incrustar objetos

Incrustar es insertar información (un gráfico, una ecuación o datos) de otra aplicación en un documento de Word. Cuando haga doble click en un objeto incrustado en Word, se abrirá la aplicación en la que fue creado y el objeto aparecerá en pantalla listo para ser modificado.

• Para incrustar en word un objeto de otra aplicación

Abra el archivo EJER00.

Coloque el punto de inserción al final del documento del primer ejercicio

Haga click en el menú Insertar, elija la opción Objeto.

• Observe que aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

Un objeto incrustado incrementa el tamaño del documento de Word porque el objeto se guarda en dicho documento, por lo tanto recomendamos utilizar la opción copiar y pegar objetos.

Seleccione en el cuadro Objeto la opción Galería de imágenes de Microsoft, el cual permite seleccionar el objeto nuevo a incrustar.

Haga click en el objeto que desea incrustar.

Elija el botón Insertar.

Haga click en el menú Archivo, elija la opción Guardar.

• Observe que el dibujo diseñado aparecerá en el documento.

Actividad N° 10. Cómo basar un documento en una plantilla

En esta sección aprenderemos como evitar el trabajo rutinario y repetitivo en la creación de documentos si los basa en plantillas diseñadas para los tipos de documentos que cree con más frecuencia.

Una plantilla es una base para el texto, los gráficos y el formato que sean iguales en todos los documentos de un tipo determinado.  Las plantillas también guardan estilos, macros, elementos de autotexto y especificaciones personalizadas.

• Para crear un documento basado en una plantilla.

Haga click en el menú Archivo, seleccione la opción Nuevo.

• Aparecerá un cuadro de diálogo en el cual aparecen diversos tipos de documentos o plantillas

Seleccione uno de ellos

Responda a todas las preguntas en la medida que van apareciendo, hasta encontrar un cuadro de dialogo con la opción Terminar.

Revise las características del documento.

Salga de la aplicación WORD.

Microsoft Excel 97

En la actualidad la computadora se ha convertido en una herramienta clave para el crecimiento de las instituciones.  A medida que va incursionando en el campo laboral, se observa una incansable carrera por encontrar soluciones computacionales prácticas, funcionales, ricas en potencialidades y que a la vez ofrezca un ambiente agradable y cómodo.

Es aquí donde los paquetes de aplicación han ganado terreno y a la vez han marcado la pauta en su nivel comunicativo e interactivo con el común de la gente.

En este sentido, la aplicación Excel, ha avanzado vertiginosamente ofreciendo un mundo de posibilidades en cuanto al manejo de textos y a la gestión de datos numéricos y no numéricos (base de datos, tablas y gráficos).

EL ENTORNO OPERATIVO Y LAS BARRA DE HERRAMIENTAS

Para facilitar el trabajo, Ms-Excel está provisto de una serie de elementos característicos de la plataforma Windows (Menú, barra de herramientas, barras de desplazamiento, etc.) y otras, propias de una hoja electrónica de cálculos (barra de fórmula, encabezado de filas y columnas, etc.)

El usuario puede o no hacer uso de estos elementos, para ello existen los comandos del menú Ver, así como el comando opción del menú Herramientas.

Actividad N° 1. Cómo activar elementos del entorno operativo.

• Para habilitar/deshabilitar los elementos del entorno operativo Excel.

Inicie el programa Ms-Excel.

Haga click en el menú Herramientas y seleccione el comando Opciones.

Haga click sobre la etiqueta de la ficha Ver que aparece en el cuadro de opciones.

Deshabilite las opciones barra de fórmula, barra de estado, encabezados fila y columna, líneas de división, barra de desplazamiento horizontal, barra de desplazamiento vertical y etiquetas de hojas.

Pulse el botón Aceptar.

• Observe que a excepción de las barras de herramientas, la barra de título y la barra de menú, el resto de los elementos del entorno operativo de Excel desaparecen.

Nuevamente, haga uso del comando Opciones del menú Herramientas y habilite uno a uno los elementos deshabilitados en el paso 4.

• Para habilitar/deshabilitar las barras de herramientas.

Una herramienta es un botón con el cual se puede ejecutar una instrucción con un simple Click

Haga click en el menú Ver y seleccione el comando Barras de herramientas.

Elimine mediante un click, las marcas de visto en las herramientas que aparecen en el cuadro de diálogo.

• Observe que han desaparecido de la pantalla todas las barras de herramientas.

Habilite las barras Estándar y Formato

Actividad N° 3. Cómo solicitar información sobre el propósito de una función.

Desea conocer el propósito y la sintaxis de una función, como por ejemplo, utilizará la función Promedio.

Seleccione la celda A4.

Haga click en el menú Insertar y seleccione el comando Función.

• Aparecerá una ventana como se muestra en la figura 1.

Figura 1

Seleccione la categoría de la función cuya información desea conocer, si no está seguro de la categoría a la cual pertenece seleccione Todas.

Haga click en cualquiera de las funciones que aparece en la lista del cuadro de la derecha y luego pulse la primera letra de la función que desea, en este caso pulse la tecla p.

Ayudándose con las teclas direccionales del teclado, mueva la selección hacia abajo hasta encontrar la palabra Promedio.

• Lea la breve descripción de esta función en el cuadro de diálogo.

• Para solicitar una información más detallada.

Pulse el botón Ayuda que aparece en el extremo inferior del cuadro de diálogo.

Haga click en Ayuda con esta función, el cual aparece junto con el asistente de office.

Haga click en Ayuda para la función seleccionada.

Tome nota de la forma de utilizar esta función y luego cierre la ventana de ayuda.

Cierre el cuadro de texto.

Pulse el botón aceptar del cuadro Pegar función.

Escriba en el recuadro llamado Número1, el rango de celdas donde se encuentran los valores que desea promediar, siguiendo el ejemplo, escriba A1:A3.

Hecho esto, pulse el botón Aceptar.

Revise si la función está bien escrita para que finalmente, pulse la tecla Enter.

Para verificar la función, escriba en las celdas A1, A2 y A3 los valores 10, 20 y 10, respectivamente.

Actividad N° 4. Cómo introducir una función.

Haga click en Archivo y seleccione la opción Nuevo.

Haga click en Aceptar.

Copie todos los datos que aparecen en la figura 2, en su hoja de cálculo.

Figura 2

Para hallar el mínimo valor de las edades, ubíquese en la celda C11 y escriba la función =min(C3:C9).

Para hallar el máximo valor de las edades, ubíquese en la celda C12 y escriba la función =max(C3:C9).

Para hallar el promedio de las alturas, ubíquese en la celda E11 y escriba la función =promedio(E3:E9).

Para hallar el resultado total del monto, ubíquese en la celda F11 y escriba la función =suma(F3:F9).

• También puede utilizar el asistente para funciones donde le indicará Nombre de la función y los elementos necesarios para colocar la fórmula.

Guarde el documento con el nombre de Función.

Cierre el documento.

BASE DE DATOS

Una base de datos (BD) es una colección de información, previamente estructurada y organizada en filas y columnas de acuerdo a un criterio específico.

Una base de datos de Microsoft Excel se puede usar para:

• Buscar o indagar usando criterios definidos para encontrar datos específicos.

• Ordenar alfabética o numéricamente toda o parte de una hoja de cálculo.

• Extraer subgrupos de datos en base a los criterios que se definen.

• Simplificar la adición, cambio y eliminación de datos de la hoja de cálculo.

• Imprimir datos organizados para propósitos específicos.

Como por ejemplo: La siguiente tabla recoge la información en cuanto a Cédula, Nombre, Profesión, Dirección y Teléfono de los empleados de una determinada empresa.

	CÉDULA	NOMBRE	PROFESIÓN	DIRECCIÓN	TELÉFONO
1	5151999	LUIS	DOCENTE	GUATIRE	4811124
2	5432100	MARIA	SECRETARIA	CARACAS	5252111
3	12123456	JOSE	PROGRAMADOR	CARACAS	4956433
...	...	...	...	...	...

Observe que además de los datos de los empleados, a la tabla se le insertó una fila y una columna con el fin de identificar a cada elemento de esta organización, en la misma podemos destacar que:

• Cada fila se encuentra enumerada y en ella se ubican cada uno de los empleados, a dicha información se le denomina Registro.

• Cada columna está identificada con un nombre, en la misma se coloca un dato característico del empleado, a esta información se denomina Campo.

Por lo tanto, podemos precisar un dato característico de la BD, de la siguiente forma:

• El contenido del campo Nombre del segundo registro es: María

MANEJO Y GESTIÓN DE UNA BASE DE DATOS EN EXCEL

La forma en que está diseñada una hoja electrónica de cálculos es ideal para elaborar tablas, las cuales contengan información pertinente a una base de datos, la disposición en filas y columnas de las celdas permite organizar los datos, de tal manera que los registros se dispongan en filas y los campos en columnas, dejando la primera fila de la hoja para las etiquetas de los campos.

Actividad N° 5. Cómo crear y gestionar una base de datos en Excel.

• Para crear una Base de Datos en Excel.

Haga click en el menú Archivo y elija la opción Nuevo.

Haga click en Aceptar.

Transcriba la información de la tabla como se muestra en la figura 3.

Figura 3

Asígnele a la hoja el nombre Textos.

Guarde el documento con el nombre Libros.

• Para agregar información a una Base de Datos (BD), haciendo uso de fichas.

Active la celda A1 de la hoja Textos.

Haga click en el menú Datos y seleccione el comando Formulario.

Pulse el botón Nuevo del cuadro de diálogo que aparece.

Transcriba los siguientes registros.

• Sugerencia : Para desplazarse de un campo al siguiente, pulse la tecla de tabulación o haga click sobre el recuadro ubicado debajo del nombre del campo; una vez que llene todos los campos, pulse la tecla ENTER para pasar al siguiente registro.

INF040	VISUAL BASIC	M.E.	COMPUTACION	AGOSTO, 96	101
MAT002	POLINOMIOS	U.S.B	MATEMATICA	ENERO, 75	42

Pulse el botón Cerrar para salir del Formulario.

• Verifique que los datos se encuentran integrado en la tabla.

• Para buscar y eliminar registros de una B.D.

Seleccione la celda A1.

Haga click en el menú Datos y seleccione el comando Formulario.

Pulse el botón Criterios y escriba uno de los datos del registro que desee encontrar, como por ejemplo: Escriba en el campo ÁREA la palabra COMPUTACIÓN.

Pulse el botón Buscar Siguiente.

• Observe que aparece el primer registro cuyo contenido del campo área es Computación.  

• Si desea eliminarlo.

Pulse el botón Eliminar.

Ante el mensaje que aparece, pulse el botón Aceptar.

Haga click en el botón Cerrar para salir del Formulario.

• Cerciórese que el registro en cuestión se ha eliminado de la tabla.

Actividad N° 6. Refuerzo.

Agregue nuevamente el registro eliminado en la actividad anterior (utilizando Formulario).

Agregue los registros que aparecen a continuación.

INF011	DISCO DURO	M.E.	COMPUTACIÓN	ENERO, 96	36
MAT050	GEOMETRÍA	U.C.V	MATEMÁTICA	NOVIEMBRE, 97	100

Haga click sobre el botón cerrar.

Actividad N° 7. Cómo ordenar los elementos de una B.D.

Para ordenar un conjunto de registros debe previamente, decidir que campo(s) ha(n) de considerarse como criterio de ordenamiento, así como escoger si el orden es ascendente o descendente.

• Para ordenar en forma ascendente a la B.D. considerando el campo CODIGO.

Seleccione la celda A1.

Haga click en el menú Datos y seleccione el comando Ordenar....

Verifique que el nombre del campo CODIGO esté en el cuadro ubicado debajo de la frase Ordenar por, establezca que el orden debe ser Ascendente, igualmente verifique que está activa la opción Sí en La lista tiene fila de encabezamiento; si este no es el caso, realice los cambios pertinentes.

Pulse el botón Aceptar y cerciórese que se producen los cambios en la tabla.

Ordene nuevamente la B.D, esta vez en forma Descendente y tomando como criterio el número de páginas.

• Para ordenar una BD en base a dos o más criterios

Seleccione la celda A1.

Haga click en el menú Datos y seleccione el comando Ordenar....

En el recuadro identificado como Ordenar por seleccione el campo área y como orden ascendente.

En el recuadro identificado como Luego por coloque al campo NPAGINA y como orden ascendente.

Pulse el botón Aceptar.

• Si examina los registros ordenados, notará que éstos se agruparon por áreas y cada uno de estos grupos están ordenados por el número de páginas.

Actividad N° 8. Cómo filtrar los elementos de una BD.

Filtrar los elementos de una B.D. consiste en visualizar los registros que cumplan cierta condición, esta condición debe escribirse con antelación al proceso de filtraje.

• Para filtrar la BD de acuerdo con el campo Instituto.

Seleccione la celda A1

Haga click en el menú Datos, seleccione el comando Filtro y luego la opción Autofiltro.

• Observe que sobre cada uno de los campos aparece un botón.

Pulse el botón correspondiente al campo Instituto.

Seleccione la categoría identificada como U.S.B.

• Notará que sólo serán visualizados aquellos registros cuyo campo Instituto es U.S.B.

Nuevamente pulse el botón correspondiente al campo Instituto.

Seleccione (Todas), para ver todos los registros.

• Para filtrar una BD de acuerdo a una condición

Pulse el botón correspondiente al campo NPAGINA para que luego seleccione la opción (Personalizar...).

• Aparecerá una ventana como se muestra en la figura 4:

Figura 4

Pulse el primer botón debajo de la palabra NPAGINA y seleccione la frase: es menor o igual que; igualmente pulse el botón
que sigue a la derecha y seleccione el número 70.

Pulse el botón Aceptar.

• Notará que se visualizan aquellos registros cuyo número de página es menor o igual a 70.

• Para deshabilitar la opción filtrado automático.

Haga click en el menú Datos, seleccione el comando Filtro y luego la opción Autofiltro.

• Observe que desaparece los botones de cada uno de los campos.

Actividad N° 9. Cómo extraer registros de una BD que cumpla con cierto criterio.

En este caso necesitamos establecer un criterio, al igual que establecer un lugar en la misma hoja para copiar el resultado de la extracción.

• Para escribir el criterio de extracción.

Copie la celda D1 (AREA) en B12.

Copie la celda D5 (MATEMÁTICA) en B13.

• Para escribir la etiqueta de los campos que serán extraídos.

Copie el rango A1:B1 en C12 y la celda F1 en E12.

• Para realizar la extracción.

Seleccione la celda A1.

Haga click en el menú Datos, seleccione la opción Filtro y elija el comando Filtro avanzado.

• Observe que aparece un cuadro de diálogo.

Habilite la opción Copiar a otro lugar.

Cerciórese que en el cuadro Rango de la lista aparece $A$1:$F$7, rango que contiene a la B.D.

• Si la referencia anterior no coincide con la que aparece en el cuadro de diálogo, asegúrese de que el rango que aparece corresponde a la Base de Datos.

Escriba en el recuadro Rango de criterio lo siguiente $B$12:$B$13, rango que corresponde al lugar donde ha copiado AREA y MATEMATICA, respectivamente.

Escriba en el recuadro Copiar en: $C$12:$E$12, rango donde se debe copiar los campos CODIGO, TITULO y NPAGINA.

Pulse el botón Aceptar.

Verifique que en el área declarada como copiar a: aparecen los campos solicitados de los registros que cumplen con el criterio establecido.

• Aclaratoria : Si desea extraer, cierta información de una B.D en otra hoja de cálculo, debe primero extraer en la misma hoja y luego cortar y pegar hacia la otra hoja.

Actividad N° 10. Refuerzo.

Extraiga todos los libros cuyo año de edición es 1996.

• Sugerencia : En la celda B17 debe copiar la etiqueta de FEDICIÓN y en la celda B18 debe escribir la expresión *,96.  El símbolo * es un comodín que sustituye a cualquier palabra.

Guardar el documento.

FUNCIONES LÓGICAS

Las funciones lógicas en Excel son aquellas expresiones matemáticas cuyo resultado devuelto, depende del cumplimiento o no de una determinada condición.  Por ejemplo:

=SI(A1=0;"ES UN CERO";"NO ES UN CERO"). Donde:

• A1=0 es la condición, la cual se interpreta de la siguiente manera: “Si la celda A1 contiene al número cero”.

• “ES UN CERO” es el resultado de cumplirse la condición.

• “NO ES UN CERO” es el resultado de no cumplirse la condición.

• Cada uno de estos elementos se debe separar con un punto y coma.

Las condiciones escritas en Excel, al igual que en la mayoría de las aplicaciones, requiere de operadores lógicos y operandos.

Los operadores lógicos son aquellos que establecen la relación de comparación entre las partes.  Por ejemplo:

= Igual a...

< Menor que ...

< = Menor e igual a...

> Mayor que ...

> = Mayor e igual a ...

< > Diferente que ...

Los operandos son los objetos de la comparación, en la mayoría de los casos son referencias de celdas, valores constantes o nombre de variables.

Las condiciones devuelven un valor Verdadero o Falso, según se cumpla o no el sentido de la condición.

La siguiente tabla permite visualizar este concepto.

Condición	Pregunta relacionada
A2 >=100	Es el contenido de la celda A2 mayor o igual al número 100?
A3 = “APROBADO”	Es el contenido de la celda A3 igual a la palabra APROBADO?
E5 < 25	Es el contenido de la celda E5 menor que 25?
B6 <> “”	Es el contenido de la celda E6 diferente del vacío?
C5 < > C2	Es el contenido de la celda C5 diferente que el contenido de la celda C2?

Actividad N° 11. Cómo escribir una instrucción que contenga la función lógica SI.

La función lógica Si, devuelve un determinado resultado de dos estados existentes, dependiendo de si se cumple o no una determinada condición.

Se ilustrará este concepto mediante el ejemplo siguiente:

Suponga que su decisión de ir al cine o ir al parque depende de si posee el dinero suficiente para cubrir la entrada al cine, cuyo costo es de Bs. 1000.  Ante esta situación, usted se debe preguntar:

“Si la cantidad de dinero que dispongo es mayor o igual a Bs. 1000, entonces iré al cine, de no ser así, iré al parque”.

Esta misma sentencia escrita como una instrucción en Excel es:

= SI(A2> =1000; "IRE AL CINE";"IRE AL PARQUE")

Reflexione sobre la siguiente afirmación “ La instrucción devuelve el texto IRE AL CINE si y solo si la cantidad escrita en A2 es mayor o igual a 1000, de no cumplirse, aparece el mensaje IRE AL PARQUE.

• Para incorporar la función lógica SI en una hoja de cálculo.

Escriba en G1, la palabra FPRESTAMO y en H1, la palabra OBSERVACION.

Escriba en la celda H2, la siguiente expresión:

=SI(G2 = “”;“EN EL ESTANTE”; “EN PRESTAMO”)

Chequee que la expresión anterior esté bien escrita y luego pulse la tecla ENTER.

Observe que en la celda H2 aparece el mensaje EN EL ESTANTE.

Escriba en la celda G2, una fecha con el formato dd/mm/aa, como por ejemplo 21/10/96 y luego pulse la tecla ENTER.

Note que en la celda H2, aparece la frase EN PRESTAMO.

Copie la celda H2, en el rango H3:H7.

Escriba la fecha del día de hoy en las celdas G3 y G5, observe el contenido de la celda H3 y H5.

Borre el contenido de la celda G2, observe el contenido de la celda H2.

Compare los resultados de la función escrita en las celdas de la columna H, en la medida que se coloca una fecha en el campo FPRESTAMO de su respectiva fila.

Actividad N° 12. Cómo escribir una instrucción que contenga la función lógica O.

La función lógica O( ) permite crear condiciones que devuelven el resultado verdadero, si por lo menos una de las condiciones escritas como argumento se cumplen.

Analicemos la expresión siguiente:

=O(E4=6;E5=3)

Contenido de la celda E4	Contenido de la celda E5	Resultado
6	3	VERDADERO
6	7	VERDADERO
5	3	VERDADERO
3	6	FALSO
1	4	FALSO

Reflexione sobre la siguiente afirmación “La instrucción O(E4=6;E5=3) devuelve un valor verdadero si la celda E4 contiene un número igual a 6 o la celda E5 contiene un número igual a 3, indiferente a quien cumpla o no la condición “.

• Para incorporar la función O.

Escriba en la celda I1, la palabra FDEVOLUCION

Escriba en la celda J1, la palabra NDIAS.

En J2, escriba la expresión =SI(O(G2=“”;I2=“”);“”;I2-G2), y pulse la tecla ENTER.

Seleccione la celda J2 y dele el formato de número sin decimales.

Copie la celda J2, en el rango J3:J7

Escriba los datos sugeridos en la tabla siguiente (las celdas en blanco corresponden a una celda vacía).

	FPRESTAMO	FDEVOLUCION
2	11/08/97	18/08/97
3	19/08/97	18/09/97
4		30/09/97
5	19/08/97

• Observe los valores que aparecen en la columna del campo NDIAS y reflexione sobre la siguiente afirmación: “Si una de las celdas de los campos FPRESTAMO o FDEVOLUCION está vacía (“”), el campo NDIAS permanecerá vacío; de no cumplirse esta condición, en el campo NDIAS aparecerá los días comprendidos entre ambas fechas.

Actividad N° 13. Como escribir una instrucción que contenga la función lógica Y.

La función lógica Y( ) permite crear condiciones que devuelven el resultado verdadero si todas las condiciones escritas como argumento se cumplen.

Analicemos la expresión siguiente:

=Y(E4>6;E5<3)

Contenido de la celda E4	contenido de la celda E5	Resultado
7	2	VERDADERO
7	4	FALSO
5	2	FALSO
6	2	FALSO
10	1	VERDADERO
7	3	FALSO

Reflexione sobre la siguiente afirmación “La instrucción Y(E4>6;E5<3) devuelve un valor verdadero si y solo si, la celda E4 contiene un número mayor que 6 y al mismo tiempo la celda E5 contiene un número menor que 3”.

• Para incorporar la función Y.

Escriba en la celda K1, la palabra MULTA.

Escriba en la celda K2, la expresión =SI(Y(J2>6;J2<=30) ;J2*10;J2*20).

Copie la celda K2 en el rango K3:K7.

Escriba los datos sugeridos en la tabla siguiente:

	FPRESTAMO	FDEVOLUCIÓN
2	11/08/97	18/08/97
3	19/08/97	19/09/97
4	24/08/97	30/09/97
5	19/08/97	08/10/97

Reflexione sobre la siguiente afirmación: “Si el número de días es mayor a 6 y menor o igual a 30, calcule una multa aplicando la expresión (10 por el número de días); de no cumplirse la condición, la multa se calcula por la expresión (20 por el número de días”).

Agregue en el campo FPRESTAMO y FDEVOLUCION del sexto registro, los valores 01/08/97 y 05/08/97, respectivamente.

• Note que a los usuarios que devolvieron libros antes de los 6 días, también se le aplica una multa, situación que no es razonable.  Por esta razón...

Edite el contenido de la celda K2, modifique la expresión hasta tomar la siguiente forma: =SI(J2=“”;“”;SI(Y(J2>6;J2<=30);(J2-5)*10;SI(J2<6; “NO HAY MULTA”;(J2-5)*20)))

Copie la celda K2 en el rango K3:K7

• Reflexione sobre la siguiente afirmación: Si los días transcurridos entre el préstamo y la devolución está comprendido entre 6 y 30, la multa se calcula mediante la fórmula 10 por días, en caso contrario, se pregunta nuevamente; si los días calculados son menores que 6, de cumplirse esta última condición, no hay multa, de lo contrario, la multa se calcula por la expresión 20 por el número de días.

Guarde el documento.

Actividad N° 14. Refuerzo.

Active una nueva hoja del libro y asígnele el nombre Usuario.

En esta nueva hoja, cree una tabla a fin de incorporar los registros de una BD, cuyos campos son: CEDULA, APELLIDO, NOMBRE, EDAD, PROFESION, DIRECCION, TELEFONO, NLIBROS y OBSERVACION.

En el campo OBSERVACION, debe incorporar una función lógica para indicar si el usuario tiene o no libros en condición de préstamo, igualmente, si el usuario posee más de cinco libros, debe aparecer el mensaje “No debe hacerse un nuevo préstamo.”

Agregue cinco usuarios cualesquiera (invente los valores) y verifique que la función cubra el propósito establecido.

Actividad N° 15. Cómo crear un vínculo entre un documento de WORD y una hoja de EXCEL.

Vincular Objetos

Vincular es enlazar dos documentos, ya sean documentos de Excel o entre un documento de Excel y un archivo creado en otra aplicación.  Cuando se establece un vínculo a medida que se realice un cambio en el archivo fuente, se actualiza en el otro documento.

• Para crear el vínculo.

Elabore el siguiente documento en Word.

MEMORANDO PARA: DE: FECHA: ASUNTO: En el texto. Tengo el agrado de dirigirme a usted, en ocasión de hacer entrega de la lista de libros existentes en: Sin más a que hacer referencia, atentamente, Gerente de Unidad

Guarde el documento con el nombre EJER01.

Abra el libro de trabajo Libros.xls, creado en Excel.

Seleccione el rango A1:E7.

Haga click en el menú Edición y seleccione copiar.

Active el documento Ejer01.doc y ubíquese al final del primer párrafo.

Seleccione Pegado especial del menú Edición.

Active Pegar con vínculo, en el cuadro de diálogo que aparece.

En este mismo cuadro de diálogo seleccione Hoja de Cálculo de Microsoft Excel Objeto.

Haga click en el botón Aceptar.

• Para realizar cambios en un objeto vinculado desde la aplicación que la creó.

Active nuevamente la hoja de cálculo (Libros).

Elimine el último registro.

Active Word y observe que en el memorando también se borró el último registro.

Active Excel y cambie el contenido del campo título del segundo registro, por la palabra introducción.

Observe los cambios ocurridos en la tabla insertada en el documento de Word.

• Para deshacer un vínculo.

Seleccione la tabla incrustada en Word (haga click sobre el objeto).

Seleccione Vínculos del menú Edición.

Seleccione Romper vínculo en el cuadro de diálogo que aparece.

Haga click en el botón Sí, del cuadro de diálogo que aparece.

Haga algún cambio en la hoja de Excel y verifique que en el documento de Word no se actualizó el cambio.

Salga de las aplicaciones Word y Excel, no guarde los cambios.

Click : Pulsar uno de los botones del ratón. En este caso se refiere al botón de la izquierda.

Registro: Grupo de datos referido a un objeto en particular.

Campo: Cada uno de los datos del objeto que forma el registro.

Click : Pulsar uno de los botones del ratón. En este caso se refiere al botón de la izquierda.

Sintaxis : Forma exacta en que debe escribirse una sentencia, palabra o función.

Registros : Cada grupo de datos referentes a un objeto en particular.

Campos : Cada uno de los datos referentes a un objeto en particular, los registros están constituidos por campos.

Criterio : Consiste en escribir una condición que debe considerarse para conseguir un determinado registro.  Ejemplo : Todos los registros cuyo campo NPAGINA sea mayor o igual a 30.

Ascendente : De menor a mayor. Como por ejemplo tenemos la serie de números 1, 2, 3, 4, 5,...

Descendente De mayor a menor.  Ejemplo: 10, 9, 8, 7, 6...

Argumento: Son valores que requiere una determinada función para que logre su propósito.  Estos argumentos se escriben l entre paréntesis que acompañan a la función.  En Excel los argumentos de una función se separan por punto y coma.

Argumento: Son valores que requiere una determinada función para que logre su propósito   Estos argumentos se escriben entre paréntesis que acompañan a la función.  En Excel, los argumentos de una función se separan por punto y coma.

FUNDABIT 24/06/yyyy

El encabezado de este documento.

Sección de encabezados/Pies de páginas

Sección de una columna

Al seleccionar el formato preestablecido “Izquierda” o “Derecha”

Ficha para incrustar un objeto nuevo

El pie de página de este documento

Para eliminar el número de la primera página, anule la selección de la casilla asi como aparece en esta figura

Sección de columnas múltiples

Ficha para incrustar un objeto desde un archivo ya existente

Especifica la posición y la alineación del número de página

Word creará dos columnas de distinto ancho

Filtra y ordena los registros de la fuente de datos que desee

Inserte los campos de combinación donde desee imprimir las direcciones. Presione la tecla Enter para comenzar una nueva línea.

Marco utilizado para colocar la dirección.

Evita líneas en blanco en direcciones con campos de datos vacíos.

Arrastre los marcadores de sangría para ajustar las direcciones dentro del marco.

Seleccione el tipo de impresora que vaya a utilizar

Seleccione el tipo de etiquetas Avery que desee usar.

Seleccione el número de producto Avery de las etiquetas.

Botón Ayuda

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