1. INTRODUCCIÓN A EXCEL

Excel es una aplicación del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.

Como ves, una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, pues proporciona un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que tienen la mayoría de las calculadoras.

Excel es un programa que combina varios aspectos relacionados entre sí: hojas de cálculo, bases de datos, gráficos, macros, y herramientas de análisis y resolución de problemas.

1.1 ENTRAR EN EXCEL

Uno de los modos de entrar en Excel es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y dentro del grupo Programas buscar Microsoft Excel y hacer clic sobre él.

1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA (EN EXCEL)

A.     Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1).

B.     Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.

El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.

Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.

C.     Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.

Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso.

Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.

También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades.

Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.

 

A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

 

Barra de herramientas Estándar:

Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.

A.     Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1).

B.     Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.

El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.

Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.

C.     Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.

Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso.

Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.

También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades.

Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.

 

A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

 

Barra de herramientas Estándar:

Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.

Los botones son los siguientes:

Nuevo

Abrir

Guardar

Imprimir

Vista preliminar

Ortografía

Cortar

Copiar

Pegar

Copiar Formato

Deshacer

Rehacer

Insertar hipervínculo

Autosuma

Pegar función

Orden ascendente

Orden descendente

Asistente para gráficos

Dibujo

Zoom

Ayuda de Microsoft Excel

 

Barra de herramientas Formato:

(Ver apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)

 

D.     Cuadro de nombres: Contendrá los nombres de las celdas y de los rangos de celdas.

E.     Barra de fórmulas: Está situada debajo de las barras de herramientas, y se utiliza para introducir o modificar datos en las celdas de la hoja de cálculo.

F.     Encabezados de Filas y Columnas: Los encabezados de las filas identifican las filas de forma numérica, mientras que los encabezados de las columnas lo hacen mediante letras.

G.     Barras de desplazamiento horizontal y vertical: Están situadas en la parte derecha e inferior derecha de la ventana de la hoja de trabajo en posiciones vertical y horizontal. Se utilizan para desplazarse dentro de la hoja de cálculo cuando la información escrita en ella no puede ser visualizada completamente en pantalla.

H.      Etiquetas de selección de hojas: permiten seleccionar entre las distintas hojas que podemos tener en un fichero.

I.      Botones de desplazamiento de etiquetas: permiten el desplazamiento consecutivo entre las distintas hojas.

J.     Barra de estado: es la barra situada en la parte inferior de la hoja de cálculo y presenta información acerca del comando seleccionado y el estado del trabajo.

El Indicador de modo muestra diferentes mensajes de acuerdo a las operaciones que se vayan realizando. Al comenzar a trabajar mostrará la palabra Listo para indicar que el programa está preparado para introducir datos o ejecutar opciones del menú.

K.     Hoja activa: muestra la Hoja de cálculo en la que se está trabajando. Cuando entramos en la aplicación Excel aparece Hoja1.

L.     Celda activa: Nos muestra, con un recuadro más grueso, la celda con la que se está trabajando (y que figurará en el Cuadro de nombres). Cuando entramLas barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.

Para activar una barra de herramientas:

1º)     Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación, aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.

2º)     Haz clic en la barra de herramientas a activar.

os en la aplicación Excel la celda activa será A1.

1.2.1 CÓMO ACTIVAR O DESACTIVAR ELEMENTOS DE LA PANTALLA EN EXCEL

Las barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.

Para activar una barra de herramientas:

1º)     Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación, aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.

2º)     Haz clic en la barra de herramientas a activar.

Para desactivar cualquier barra de herramientas, selecciona nuevamente aquella que quieres ocultar en Barras de herramientas en el menú Ver.

 

Barra de estado y barra de fórmulas:

Para mostrar la barra de estado y la barra de fórmulas:

1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.

2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes a dichas barras del cuadro Mostrar y haz clic en el botón Aceptar.

 

Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.

 

Barras de desplazamiento vertical y horizontal, etiquetas de hojas, líneas de división, y encabezados de fila y columna:

Para mostrarlas:

1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.

2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes del cuadro Opciones de ventana y haz clic en el botón Aceptar.

 

Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.

1.3 AYUDA EN EXCEL

Por defecto Excel activa en su primera sesión este asistente. Para activarlo nuevamente pulse la tecla <F1>, o selecciona con el ratón el comando Ayuda de Microsoft Excel del menú interrogación (?). Automáticamente Excel muestra el ayudante de Office y sólo tienes que escribir la pregunta que desees formular, hacer clic sobre el botón Buscar, y a continuación seleccionar con el ratón el tema en cuestión.

Para ocultar el Ayudante de Office, puedes elegir Ocultar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?) u Ocultar en el menú contextual (apuntando sobre el mismo Ayudante). Para volverlo a activar, elige Mostrar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?).

Con el Ayudante de Office activado, simplemente tienes que hacer clic sobre él o pulsar <F1>, introducir la pregunta y pulsar Buscar. El asistente intentará responder.

 

 

También puedes buscar ayuda mediante el comando Contenido e índice. Para ello, haz clic en la opción Buscar del Ayudante, y cuando aparezca la pantalla Ayuda de Microsoft Excel haz clic sobre el botón Mostrar . Automáticamente aparece la ventana que proporciona la ayuda necesaria para obtener información sobre los diferentes apartados descritos en esa ventana.

Sólo tienes que seleccionar con el ratón el apartado o ficha en el que desees obtener información. Estos apartados se clasifican en Contenido, Índice, y Asistente para Ayuda. La diferencia entre estos apartados radica en la forma de obtener información. Si no sabes cómo manejarte en la ventana de ayuda presiona la tecla <F1>.

• Contenido: este apartado muestra los diferentes temas organizados por categorías.

• Índice: presenta una lista de entradas del índice general de ayuda. Escribe la palabra que quieres encontrar y selecciónala en la lista de índices.

• Asistente para Ayuda: permite localizar frases y palabras contenidas en los índices de ayuda sin necesidad de escribir el tema en concreto tal y como lo tiene registrado Excel. Presentará una larga lista de temas en los que aparece la frase o palabra solicitada.

 

Existen otros procedimientos para obtener ayuda: el primero de ellos se activa cuando pulsas el botón derecho del ratón en zonas localizadas de los cuadros de diálogo[1] tales como botones, cajas de listas, casillas de verificación, etc.

También podemos obtener ayuda eligiendo ¿Qué es esto? en el menú "?" ,y haciendo clic a continuación en la zona de la pantalla de la que desea obtener información.

 

En ocasiones, el asistente muestra una bombilla justo encima de él, para indicar que tiene una sugerencia. Simplemente pulsando sobre la bombilla mostrará dicha sugerencia, aunque dependiendo del tipo de sugerencia, es posible que la muestre directamente, sin necesidad de pulsar la bombilla.

 

El comportamiento del asistente es configurable, como también lo es su apariencia.

Para configurarlo, pulsa el botón derecho del ratón sobre el asistente y elige Opciones... Aparecerá una ventana en la que podrás indicar si quieres que el asistente responda o no a la pulsación de <F1>, que acompañe sus animaciones con sonido, que sugiera alternativas cuando existan...

1.4 SALIR DE EXCEL

Para ello, selecciona Salir del menú Archivo, o bien, Cerrar o doble clic en el menú de control de la ventana de la aplicación de Excel. (También puedes pulsar Alt+F4 o el botón Cerrar de la ventana de la aplicación.)

Antes de salir, al cerrar el libro, si no has guardado los cambios realizados en alguna de sus Hojas de cálculo, preguntará si deseas guardarlos. Deberás seleccionar:

ð        Sí: para guardar los cambios realizados en el archivo y no almacenados.

ð        No: para finalizar sin guardar los cambios.

ð        Cancelar: para seguir trabajando sin salir de Excel.

2. MANEJO DE LIBROS

2.1 LIBROS

Los ficheros sobre los que trabaja la aplicación Excel se llaman libros. Cada libro está compuesto por varias Hojas de cálculo, y cada hoja es una cuadrícula que se divide en filas y columnas. Las filas se identifican por números y las columnas por letras (cuando se llega a la Z se usan dos letras, de forma similar a lo que ocurre en las matrículas de los coches).

 

La intersección entre una fila y una columna se denomina Celda. Y es en las celdas donde introduciremos los datos. (Esto se verá en el capítulo ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

La identificación de una celda se hace a través de sus coordenadas, comenzando siempre por la letra de la columna y seguida por el número de la fila (por ejemplo, A1). Al hacer referencia a una celda, es indiferente hacerlo con letras mayúsculas o minúsculas.

 

Un rectángulo resaltado que aparece en la hoja señala la celda activa, es decir, la que contendrá los datos que se introduzcan o la que se verá afectada por el siguiente mandato que se seleccione. También la letra de la columna y el número de la fila correspondientes a la celda activa aparecen en negrita y resaltados para facilitar la localización de la celda activa en cada momento.

 

Como hemos dicho, un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos, y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Para realizar esta selección basta con hacer clic en las distintas etiquetas.

Los libros de Excel traen por defecto 3 hojas de cálculo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Se puede modificar el número de hojas por omisión haciendo lo siguiente:

1º)          Selecciona del menú la opción Herramientas - Opciones.

2º)          Selecciona la ficha General.

3º)          En el cuadro Número de hojas en nuevo libro introduce el número de hojas que deseas

2.2 ABRIR UN LIBRO

Podemos abrir archivos nuevos o ya existentes. Para poder trabajar en un archivo, es preciso abrirlo, siendo posible mantener abiertos varios archivos simultáneamente, aunque sólo sea posible trabajar en uno a la vez.

2.2.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO

Puedes abrirlo de dos formas:

ð        Pulsa el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.

ð        Elige Archivo - Nuevo... , selecciona Libro en la solapa General y pulsa Aceptar.

 

Excel presentará un libro en blanco, cuyo nombre por defecto es Libro1.xls (el siguiente será Libro2.xls,....). Cuando guardes el archivo, le darás el nombre que tú quieras.

2.2.2 ABRIR UN LIBRO EXISTENTE

Para abrir un libro ya existente elige Archivo - Abrir..., o pulsa el botón Abrir de la barra de herramientas estándar. Y a continuación, especifica el nombre del archivo que quieres abrir y la carpeta donde se encuentra.

Para ello, en el cuadro de diálogo aparecen distintos elementos, entre los cuales destacan:

• Buscar en: por defecto presenta el nombre de la carpeta del último archivo abierto. Puede desplazarse a diferentes carpetas, subcarpetas o unidades de disco. Siempre que selecciones una de las carpetas, subcarpetas o unidades se presentará en la parte inferior las carpetas, subcarpetas y archivos que cuelgan de las mismas. Estos archivos o carpetas corresponden al tipo de archivo que hayas seleccionado en la lista (ej: Archivos de Microsoft Excel). Puedes seleccionar otros tipos de archivos e incluso la opción de todos los archivos (*. *).

• Barra de carpetas: a la izquierda presenta las siguientes carpetas:

• Historial: muestra las últimas carpetas y archivos que se han abierto.

• Mis documentos.

• Escritorio: muestra los elementos, carpetas y archivos que hay en el escritorio.

• Favoritos.

• Mis sitios de red.

• Barra de herramientas: contiene diversos botones para gestionar los archivos:

 

Nombre del botón	Función
Retroceder	Retrocede a la anterior carpeta seleccionada.
Subir un nivel	Asciende a un nivel superior en la estructura de carpetas.
Buscar en el Web	Abre una página Web de búsqueda para encontrar información sobre el tema que se desee. En esta pagina de búsqueda se muestran los buscadores más importantes de la red Internet. Para ello es necesario estar conectado con Internet.
Eliminar	Suprime el archivo o archivos seleccionados.
Crear nueva carpeta	Permite crear una carpeta nueva.
Vistas	Permite elegir la forma de presentación de los archivos entre: ð     Lista: Muestra los archivos en columnas. ð     Detalles: Muestra el tamaño del archivo, el tipo y la fecha de última modificación. ð     Propiedades: Presenta las propiedades y estadísticas de los archivos. ð     Vista previa: Muestra una presentación preliminar del archivo. Además permite organizar los iconos (por nombre, tipo, tamaño o fecha).
Herramientas	Contiene una lista de opciones: ð     Buscar: para buscar archivos usando distintos criterios. ð     Eliminar: para eliminar los archivos seleccionados. ð     Cambiar nombre ð     Imprimir ð     Agregar a Favoritos: añade el archivo o carpeta seleccionado a la carpeta Favoritos. ð     Conectar a unidad de red: si se trabaja en red, permite conectarse a otra unidad. ð       Propiedades: muestra las propiedades y estadísticas del archivo seleccionado.
Abrir	Abre el fichero seleccionado. Permite abrirlo de sólo lectura, como copia o en el explorador.

 

ð          Elementos de búsqueda son: Nombre del archivo y Tipo de archivo.

2.3 GUARDAR UN LIBRO

Para grabar un libro, tenemos varias formas, dependiendo de si éste se ha realizado por primera vez, o si ya posee un nombre por habérsele asignado anteriormente.

Existen también varias opciones de grabación. Las opciones de unidad y directorio se presentan al grabar un libro. Otras opciones que también afectan a la grabación, necesitan modificarse mediante un clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como o desde la solapa Guardar del comando Opciones que disponemos en el menú Herramientas.

 

Para grabar el libro escrito en una carpeta:

1º)      Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o selecciona Guardar del menú Archivo.

a)         Si el archivo ya tiene nombre, guardará automáticamente el documento con las últimas modificaciones que hayas efectuado.

b)        Caso de que el libro no tenga nombre, presenta el cuadro de diálogo Guardar como, para que se le asigne un lugar donde destinarlo y un nombre.

 

1.             Indica la carpeta donde quieres situarlo, observando que el nombre de esta está disponible en el cuadro Guardar en, ubicado en la parte superior del cuadro de diálogo Guardar como.

Para indicar la carpeta puedes hacer doble clic sobre ella, o utilizar los botones Subir un nivel e incluso Crear nueva carpeta.

Por defecto, propone una carpeta donde destinarlo, denominada Mis documentos. (Podemos cambiar la carpeta que propone en la solapa Ubicación de archivos del comando Opciones en el menú Herramientas.)

  

 

2.             Escribe el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo. Ten siempre presente que un archivo no puede tener más de 255 caracteres, o incluir uno de los siguientes símbolos o caracteres: barra (/), barra inversa (\), signo menor que (<), signo mayor que (>),interrogación (?), comillas ("), asterisco (*), barra vertical (¡), dos puntos (:), o punto y coma (;), y haz clic en el botón Guardar.

Si especificamos un nombre de archivo ya existente en esa carpeta, Excel nos preguntará si deseamos Reemplazar el existente por el archivo en pantalla, o Cancelar el almacenamiento para adjudicar otro nombre al archivo

 

Excel inserta la extensión .XLS, para reconocer sus propios ficheros.

 

En caso de desconexión accidental del ordenador o pérdida del fluido eléctrico, Excel abre un archivo de autorrecuperación la próxima vez que se inicie.

2.4 TRABAJAR CON VARIOS LIBROS

Un único libro de hojas de cálculo de Excel, puede contener millones de bytes de datos. Sin embargo, en algunos casos resulta más conveniente abrir un nuevo libro para situar en él nuevos datos que desplazarse a otra hoja de cálculo dentro del mismo archivo.

También puede ser necesario repartir el contenido de un libro en dos o más libros para facilitar su manipulación, tanto a efectos de almacenamiento como de uso.

No obstante, cuando se almacena información en archivos distintos, puede ser necesario utilizar en uno de ellos los datos contenidos en el otro. Excel facilita la selección de datos de un libro distinto del libro activo, así como las operaciones de copia y traslado de datos entre archivos. También pueden crearse enlaces entre libros mediante fórmulas, los cuales siguen funcionando, aún cuando uno de los libros no esté abierto.

 

Puedes utilizar la opción Organizar... en el menú Ventana para distribuir los distintos libros abiertos según indiques, disponiéndolos unos sobre otros o adaptándolos de forma que todos queden visibles.

ABRIR VARIOS LIBROS

Cuando se inicia una sesión de trabajo de Excel, aparece en pantalla un nuevo libro vacío y, en la barra de título muestra su nombre que por defecto es Librol.

Si lo necesitas, podrás abrir otro libro en otra ventana. Cuando tienes varios libros abiertos, el libro que contiene el indicador de celda es el libro activo, pues sólo puedes trabajar sobre un libro en cada momento auque tengas varios abiertos a la vez.

 

Para abrir otro libro, sin cerrar el actual, sigue los pasos indicados en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. (para abrir un archivo existente utiliza Archivo - Abrir..., y para empezar un archivo nuevo elige Archivo - Nuevo).

 

Si quieres colocar las ventanas de forma que cada una de ellas permanezca visible, elige Ventana-Organizar.... y selecciona la disposición que te resulte más cómoda.

2.4.2 DESPLAZAMIENTO ENTRE LIBROS

Cuando tienes dos o más libros abiertos en la ventana de Excel, para desplazarte de un libro a otro selecciona en el menú Ventana el “Nombre de Libro" que quieres activar, o bien, haz clic sobre el botón correspondiente a dicho libro en la barra de tareas. (En la barra de tareas existe un botón por cada libro abierto, a pesar de que todos ellos están contenidos en la misma ventana de Excel.)

2.4.3 CERRAR UN LIBRO

Debes asegurarte de que el indicador de celda se encuentra en el libro que deseas cerrar, es decir, que está activo el libro a cerrar.

Selecciona Cerrar en el menú Archivo. También puedes pulsar <Cntrl+F4>, o hacer clic sobre el botón Cerrar  de la ventana correspondiente.

 

Si has modificado el libro pero no has guardado los cambios antes de cerrarlo, Excel advierte que se han introducido cambios en el archivo, y pregunta si deseas almacenar o no los cambios antes de que cierre el archivo.

2.5 GESTIÓN DE LAS HOJAS DE UN LIBRO

Se puede tratar el libro como un archivo compuesto por una única hoja de cálculo, pero en ocasiones nos encontramos con el caso de tener que distribuir gran cantidad de información relacionada o con una estructura común.

En estos casos Excel permite el trabajo con diferentes hojas dentro del mismo libro

2.5.1 DESPLAZAMIENTO ENTRE HOJAS

Para desplazarte entre las diferentes hojas es suficiente hacer clic sobre la etiqueta que la nombra (por defecto se llaman Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3). Activará dicha hoja y por tanto será su contenido el que veas ahora en la ventana.

También puedes moverte rápidamente entre las distintas hojas de un libro usando la tecla <Cntrl> conjuntamente con <AvPág> y <RePág>.

 

Si no ves todas las etiquetas de las hojas, puedes usar los botones de desplazamiento de las hojas que están situados a la izquierda de las etiquetas de las hojas:

y son los siguientes:

Primera Hoja

Hoja anterior

Hoja siguiente

Última Hoja.

2.5.2 INSERCIÓN DE HOJAS

Excel por defecto presenta 3 hojas dentro del mismo libro. Si por algún motivo necesitas trabajar con más, es posible añadirlas de dos formas:

           ð        Mediante la opción del menú Insertar-Hoja de Cálculo.

ð        Con el menú contextual (pulsa el botón derecho del ratón apuntando a una etiqueta): elige Insertar... y a continuación selecciona Hoja de cálculo en la solapa General.

Añadirá una hoja más (por defecto se llamará Hoja 4) justo delante de la hoja activa en ese momento. Si la quieres colocar en otro orden la puedes mover.

 

2.5.3 ELIMINACIÓN DE HOJAS

Al igual que hemos creado hojas estas se pueden eliminar. Para ello:

    1º)   Activa la hoja u hojas a eliminar (haz clic sobre su etiqueta).

2º)   Y a continuación, puedes eliminarlas de dos modos:

a)        Elige la opción Eliminar hoja en el menú Edición.

b)       O en el menú contextual (pulsa el botón derecho del ratón apuntando a una etiqueta): selecciona Eliminar.

 

Excel advierte de que las hojas seleccionadas se eliminarán permanentemente. Pulsa Aceptar.

2.5.4 RENOMBRAR HOJAS

Conviene renombrar las hojas para poder identificar de forma más cómoda y funcional cada una de las hojas creadas. Para ello tienes varios métodos:

     1º)   Selecciona o activa la hoja a renombrar.

2º)   Y (elige un método):

a)        Haz doble clic sobre la pestaña o etiqueta.

b)       En el menú contextual selecciona Cambiar nombre.

c)        En el menú Formato, elige Hoja, y a continuación Cambiar nombre.

3º)   Escribe el nuevo nombre y pulsa <Enter>.

2.5.5 MOVER O COPIAR HOJAS

Si quieres mover o copiar hojas dentro del mismo libro puedes hacerlo con el ratón:

ð        Para mover:

1º)     Selecciona la hoja a mover (haciendo clic sobre su etiqueta).

2º)     Pincha sobre dicha etiqueta y arrástrala a la nueva posición. (Mientras arrastras la etiqueta, junto al puntero del ratón muestra el icono de una hoja).

ð        Para copiar:

Realiza el mismo proceso que para mover, pero manteniendo pulsada la tecla <Control> mientras arrastras la etiqueta.

El nombre que le asigna por defecto a la nueva hoja es el mismo que tiene la hoja que has copiado añadiéndole un número entre paréntesis. Por ejemplo, si copias Hoja 1, a la copia la llamará Hoja 1 (2), y si la volvieras a copiar sería Hoja1 (3), etc. Luego ya la renombrarás.

 

Si quieres mover o copiar hojas a otro libro distinto debes tener previamente abiertos tanto el libro del que vas a mover o copiar hojas como aquel al que la quieres llevar. Para ello:

ð        Para mover:

1º)     Selecciona la hoja a mover (haciendo clic sobre su etiqueta).

2º)     Elige Mover o copiar... en el menú contextual, o bien Mover o copiar hoja... en el menú Edición.

3º)     Selecciona el libro al cual la quieres llevar en el cuadro Al libro. Puede ser también un libro nuevo.

4º)     En el cuadro Antes de la hoja indica dónde quieres colocar exactamente la hoja en dicho libro. También puedes colocarla al final.

ð        Para copiar:

Realiza el mismo proceso que para mover, pero activando la casilla de verificación Crear una copia.

2.5.6 SELECCIONAR VARIAS HOJAS

En muchas ocasiones necesitarás realizar con varias hojas una misma operación (copiar, mover, eliminar...). En esos casos conviene que selecciones todas las hojas con las cuales quieres realizar lo mismo y a continuación le indicas la operación una vez, en vez de indicarle dicha operación una vez por cada hoja.

 

Para seleccionar varias hojas: simplemente ten pulsada la tecla <Cntrl> al hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja.

Si quieres seleccionar varias hojas consecutivas: activa la primera de ellas y haz clic sobre la última teniendo pulsada la tecla <Shift>.

Y si necesitas seleccionar todas las hojas del libro también puedes elegir Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

 

Cuando tengas varias hojas seleccionadas en un libro, en la barra de título mostrará [Grupo] junto al nombre del libro.

 

Para desactivar la selección de varias hojas y volver a trabajar sólo con una hoja, elige Desagrupar hojas en el menú contextual, o activa otra hoja.

3 TRABAJAR EN UNA HOJA DE CÁLCULO

3.1 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA

Para seleccionar una hoja haz clic en la etiqueta correspondiente.

Como una hoja puede tener hasta 65.536 filas y 256 columnas, que significan más de dieciséis millones de celdas disponibles, no puedes ver todas ellas al mismo tiempo y tendrás que desplazarte por la hoja.

 

Para ello, como en todas las ventanas de Windows, puedes utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para situar la zona de la hoja que deseas ver en la pantalla.

 

Otra posibilidad es utilizar las siguientes opciones del teclado:

 

Presiona las teclas:	Para desplazarte:
	Celda arriba
	Celda abajo
	Celda a la derecha
	Celda a la izquierda
AvPág	Pantalla abajo
RePág	Pantalla arriba
Alt+AvPág	Pantalla a la derecha
Alt+Repág	Pantalla a la izquierda
Inicio	Primera columna
Fin+	Última columna
Fin+	Última fila
Ctrl+Inicio	Primera celda de la hoja
Ctrl+Repág	Hoja anterior en el libro de trabajo
Ctrl+AvPág	Hoja siguiente en el libro de trabajo
F5	Ir a..., una celda determinada.

 

 Para ir a una celda determinada también puedes escribir la referencia de dicha celda en el cuadro de nombres y pulsar <Enter>. Te situará inmediatamente en la celda indicada. Si utilizas la opción Ir a... del menú Edición, o pulsas <Cntrl+I> mostrará una lista de todas las celdas de la hoja que tengan algún contenido, de forma que puedes seleccionar una de ellas, o bien, escribir en el cuadro Referencia otra celda y pulsar Aceptar.

Si activas la tecla <Bloq Despl>, podrás usar las teclas de desplazamiento para mover la hoja sin mover el foco de entrada, como ocurre cuando utilizas las barras de desplazamiento con el ratón.

3.2 INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN

Para introducir un dato en una celda, debes hacer clic sobre la celda donde deseas introducir el dato.

Una vez situado en la celda, introduce el dato por medio del teclado. A medida que escribes la información, esta aparecerá en la barra de fórmulas. Una vez escrita la información la debes confirmar pulsando la tecla <Intro> del teclado o haciendo clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas.

Para cancelar una introducción de datos si previamente no se ha confirmado la introducción del dato, pulsarás la tecla <Esc> ó harás clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas.

3.2.1 TIPOS DE DATOS

Los datos que se introducen en una celda de Excel pueden ser de los siguientes tipos:

 

ð      Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Las constantes pueden ser números, fechas y texto Por ejemplo: 25,10, Enero, Ventas, 25/12/93.

 

ð      Fórmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones, y/u operadores. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=).

Excel evalúa la fórmula y muestra el resultado de la misma en la celda (el contenido real de la celda, en este caso la fórmula, lo puedes ver en la barra de fórmulas). Por ejemplo: =A3+A4*2

 

El tipo de los datos es detectado en el momento que se confirma la entrada del dato. En Excel es posible introducir hasta 255 caracteres en una celda.

 

Si introduces un texto más extenso que el ancho actual de la columna, se utilizarán las celdas adyacentes, si estas están vacías, para poder visualizar todo su contenido.

Si las celdas adyacentes estuviesen ocupadas, solamente se visualizará el texto que quepa en el ancho actual de la columna. Si quisieras ver el contenido completo tendrías que variar la anchura de la columna.

 

Por defecto, los textos quedarán alineados a la izquierda de la celda, y los números y las fechas aparecerán alineados a la derecha.

3.2.2 EDICIÓN DE DATOS

Con frecuencia puedes tener que rectificar errores de mecanografía o modificar los datos introducidos en las celdas. La edición de datos implica el borrado, la inserción o la sustitución de caracteres.

 

Para editar el contenido de una celda:

ð           Si pulsas <F2> o haces doble clic en la celda a editar, podrás modificar la entrada en la propia celda.

ð           Si haces clic en la celda para situar el ratón y a continuación haces clic en la Barra de fórmulas, podrás modificarla en dicha barra.

 

El indicador Modificar aparece en la línea de estado y el contenido de la celda activa aparece tal como fue introducido (por ejemplo, si el contenido es una fórmula, verás la fórmula y no su resultado). Puedes utilizar las teclas de movimiento del cursor para mover el cursor a cualquier parte de la entrada.

Después de modificar la entrada pulsa <Intro>.

 

Puedes utilizar las siguientes teclas de edición siempre que Excel se encuentre en el modo Modificar.

 

Presiona la tecla:	Para:
	Desplaza el cursor un carácter a la izquierda
	Desplaza el cursor un carácter a la derecha
Inicio	Desplaza el cursor al comienzo del dato a editar
Fin	Desplaza el cursor al final del dato a editar
Supr	Borra el carácter a la derecha del cursor
Retroceso	Borra el carácter a la izquierda del cursor

 

3.2.3 FÓRMULAS EN EXCEL

Una vez conocida la estructura de la Hoja, y sabiendo moverte por ella, puedes comenzar a trabajar. Introduce los textos descriptores de los diferentes conceptos, y los datos correspondientes a los mismos.

En los cálculos intervienen constantes numéricas, referencias a celdas y/o operadores aritméticos. Las funciones son similares a los operadores, aunque realizan cálculos más complejos sobre los operandos. También puedes usar los paréntesis para agrupar operaciones y así cambiar la prioridad de los operadores (que es la misma que en los cálculos matemáticos normales). Puedes utilizar tantos niveles de paréntesis como necesites.

 

 Los Operadores Aritméticos existentes son:

 

^	Potencia
*	Multiplicación
/	División
+	Suma
-	Resta

 

Las fórmulas deben empezar siempre por el signo =.

Ejemplos de fórmulas:

=B2/B4

=A6*25%

=C3*(A4-A5)

 

Las referencias a celdas dentro de una fórmula puedes escribirlas de dos maneras:

ð           Escribiendo las coordenadas de las celdas mediante el teclado.

ð           Haciendo clic sobre la celda a la que te quieres referir.

Excel introduce de forma automática las direcciones de celda en la fórmula hacia la cual apuntas. Lo único que debes introducir son los operadores y la puntuación.

Por ejemplo, para introducir la fórmula =B2/(B4-2) en la celda D6 debes seguir estos pasos:

1.      Sitúate en la celda D6.

2.      Pulsa la tecla = para comenzar a introducir la fórmula.(En la línea de estado muestra Introducir).

3.      Haz clic sobre la celda B2 (verás que ha añadido la referencia a dicha celda a la fórmula que estás introduciendo).

En la línea de estado muestra Señalar.

4.      Pulsa la tecla / para introducir el signo de la división.

5.      Pulsa la tecla ( para abrir paréntesis.

6.      Haz clic sobre la celda B4.

7.      Pulsa la tecla - para introducir el signo de la resta.

8.      Pulsa la tecla 2 para introducir dicho número.

9.      Pulsa la tecla ) para cerrar paréntesis.

10.  Finalmente pulsa <Intro> para aceptar la fórmula editada.

 

Como un rótulo, un número puede ser más largo que el ancho de una celda. En ese caso Excel lo mostrará como una fila de “###########”, dependiendo del formato numérico de la celda.

El número aparecerá completo si ampliamos el ancho de la columna lo suficiente como para dar cabida a todos los caracteres de los números que contiene la celda.

3.2.4. FACILIDADES PARA INTRODUCIR DATOS

3.2.4.1 Autocompletado

Es una característica de Excel que hace que cuando introduces el primer carácter en una celda, si coincide que comienza por el mismo carácter que el contenido ya introducido en otra celda de la columna, asume que vas a introducir el mismo dato. Si continúan coincidiendo también los siguientes caracteres que introduces, Excel sigue mostrando el valor propuesto, de forma que basta con pulsar <Intro> para aceptarlo e introducirlo directamente en la celda.

En el momento en que encuentra la primera diferencia el autocompletado se desactivará, a menos que encuentre una coincidencia con otro dato introducido previamente.

3.2.4.2 Rellenar datos basados en celdas adyacentes

Cuando seleccionas una celda, en la esquina inferior derecha del recuadro existe un pequeño bloque cuadrado que se llama “controlador de relleno”. Si sitúas el puntero del ratón sobre él (al hacerlo dicho puntero cambiará de forma) y arrastras, rellenarás las celdas sobre las que estás arrastrando hasta que sueltes el ratón.

A medida que vas arrastrando, Excel traza un borde alrededor del área delimitada y muestra una etiqueta con el contenido que se introduciría en la última celda seleccionada en ese momento. Y una vez que sueltas el botón del ratón, Excel rellena todas las celdas seleccionadas.

Esta operación de relleno puede suponer copiar el contenido de la celda seleccionada a las celdas sobre las que has arrastrado (ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.). Pero también puede identificar y repetir secuencias.

Es posible rellenar varios tipos de series de esta forma. Si una selección contiene un número, una fecha o un período de tiempo, puedes extender la serie. Para ello:

1º)     Selecciona la celda que contiene el valor inicial del rango y al menos la siguiente celda (pues la diferencia entre ellas determina el incremento de la serie).

2º)     Arrastra el controlador de relleno sobre el rango que quieres rellenar:

o       Si arrastras hacia abajo o hacia la derecha: rellenará en orden ascendente.

o       Si arrastras hacia arriba o hacia la izquierda: rellenará en orden descendente.

 

Ejemplos: (los elementos separados por comas están en celdas adyacentes)

 

Selección inicial:	Serie extendida:
1,2,3	4,5,6
9:00	10:00, 11:00, 12:00
Lu.	ma., mi., ju.
lunes	martes, miércoles, jueves
Ene-99, Abr-99	jul-99, oct-99, ene-00
15-ene, 15-abr	15-jul, 15-oct
1999, 2000	2001, 2002, 2003
Trim3 (o T3 o Trimestre3)	Trim4, Trim1, Trim2,...
Producto 1, Pedido parcial	Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,...

 

También puedes utilizar para rellenar series la opción Rellenar del menú Edición, y a continuación elige Series...

Crear una serie de relleno personalizada

 

Puedes crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilices con frecuencia (por ejemplo, las regiones de ventas de tu organización). Puedes crear la lista a partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la lista desde cero.

 

Para ello:

ð           Si ya has introducido la lista de elementos que deseas utilizar como serie:

1º)      Selecciónala en la hoja de cálculo.

2º)      En el menú Herramientas, haz clic en Opciones... y elige la ficha Listas personalizadas.

3º)      Para utilizar la lista seleccionada, haz clic en Importar.

 

ð           Para crear una nueva lista:

1º)      En el menú Herramientas, haz clic en Opciones... y elige la ficha Listas personalizadas.

2º)      Selecciona Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas.

3º)      Escribe las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Pulsa <Enter> tras cada entrada.

4º)      Una vez terminada la lista, haz clic en Agregar.

Para modificar o eliminar una serie de relleno personalizada:

1º)     En el menú Herramientas, haz clic en Opciones... y elige la ficha Listas personalizadas.

2º)     Selecciona la lista a modificar o eliminar en el cuadro Listas personalizadas.

3º)     Si quieres:

a.       Modificar la lista: efectúa los cambios que consideres oportunos en el cuadro Entradas de lista, y haz clic en Agregar.

b.      Eliminar la lista: haz clic en Eliminar.

 

No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y días.

3.3 SELECCIÓN DE DATOS

Excel permite la selección de varias celdas (puedes seleccionar un rango, un conjunto de rangos, toda la hoja,..), para a continuación poder ejecutar un mandato para la selección realizada. De esta forma, consigues agilizar tareas, pues en lugar de ejecutar un comando una vez para cada celda puedes ejecutarlo una sola vez para varias celdas a la vez.

3.3.1 RANGO

Un rango es un bloque rectangular de celdas adyacentes, pudiendo abarcar todas las de una hoja o incluso todas las de un archivo. Todo rango se representa mediante la referencia de la celda de su ángulo superior izquierdo y la de su ángulo inferior derecho, ambas separadas por “:” (como por ejemplo, B1:E5). Por tanto, se representa: Celda del Ángulo Superior Izquierdo : Celda del Ángulo Inferior Derecho

3.3.1.1 Rangos o celdas con nombre

El cuadro de nombres se puede utilizar para asignar un nombre a una celda o a un rango. Para ello:

1º)     Selecciona la celda o rango al que quieres asignar un nombre.

2º)     Sitúate en el cuadro de nombres, escribe el nombre que quieres darle y pulsa <Intro>.

Una vez asignado el nombre, puedes utilizarlo para seleccionar la celda o rango (eligiendo su nombre en la lista desplegable del cuadro de nombres) o para introducirlo en fórmulas o funciones en lugar de la referencia a la celda o rango, de forma que se entienda mejor qué cálculo se está realizando.

Como ejemplos, si asignas a la celda D2 el nombre “cantidad” obtienes el mismo resultado con la fórmula =$D$2*D3 que con =cantidad*D3. Y si asignas el nombre “Datos” al rango C4:C7, la función =SUMA(C4:C7) es equivalente a =SUMA(Datos).

3.3.2 CÓMO SELECCIONAR EN EXCEL

Excel como la gran mayoría de las aplicaciones Windows, funciona según el principio de primero seleccionar luego hacer. Es decir, si deseas hacer algo (por ejemplo poner un grupo de celdas en negrita), primero debes seleccionar el grupo de celdas y a continuación dar la orden de poner la selección en negrita.

  

Para seleccionar con el ratón:

Una celda	Haz clic sobre ella. Excel mostrará un recuadro grueso rodeando la celda, indicando que la celda está seleccionada. Además, verás la referencia o nombre de la celda seleccionada en el cuadro de nombres. Si la celda contiene un dato éste se visualiza además, en la barra de fórmulas.
Un rango	Haz clic en la celda superior izquierda y arrastra hasta la celda inferior derecha que define el rango.
Varios rangos	Selecciona el primer rango. Pulsa <Ctrl> y manteniendo pulsada dicha tecla selecciona el segundo rango. Puedes seleccionar tantos rangos como quieras.
Una Fila/Columna	Haz clic sobre la cabecera de la fila (sobre su número de fila) o columna (sobre la letra de la columna) deseada.
Filas/Columnas consecutivas	Haz clic en la cabecera de la fila o columna y arrastra. También puedes hacer clic en la primera y hacer otro clic teniendo pulsada la tecla <Shift> en la última.
Filas/columnas no consecutivas	Haz clic en la primera cabecera de fila o columna y Ctrl+Clic para seleccionar las restantes.
Toda la hoja	Haz clic en el botón que se encuentra a la izquierda de la columna A y encima de la fila 1.

 

 Con el teclado:

Para seleccionar un rango con el teclado puedes utilizar la tecla <Shift> ó la tecla de función <F8>, de la siguiente forma:

1º)     Haz clic en la celda superior izquierda del rango que deseas,

2º)     Teniendo la tecla <Shift> pulsada, o bien, después de pulsar la tecla de función <F8> (que te introduce en modo EXT), utiliza las teclas de movimiento del cursor hasta situarte en la celda inferior derecha que define el rango que quieres.

También podrías hacer clic en esta última celda, en vez de utilizar las teclas de movimiento del cursor, pero teniendo la tecla <Shift> pulsada, o bien, después de pulsar la tecla de función <F8>.

3º)     Si habías pulsado la tecla <F8>, debes volver a pulsarla para desactivar el modo EXT.

3.4. COPIAR, MOVER Y BORRAR DATOS

3.4.1 COPIAR O MOVER DATOS

Copiar:

A menudo, cuando se crea una hoja de trabajo, es necesario copiar datos desde un lugar de origen a un lugar de destino en una o varias hojas de trabajo o archivos de hojas. Tanto el lugar de origen como el de destino puede ser una celda o un rango.

Cuando trabajamos con Hojas de cálculo, los cálculos suelen ser repetitivos, y Excel nos ofrece la posibilidad de copiarlos, en lugar de realizarlos de nuevo.

 

Mover:

Mover datos consiste en seleccionar los datos que se van a desplazar, borrarlos del lugar de origen y colocarlos en el lugar de destino. Una vez desplazados, los datos seleccionados aparecerán únicamente en su nuevo emplazamiento, es decir, ya no se encontrarán en la posición original.

3.4.1.1 Copiar o mover con el ratón en Excel

Podemos copiar o mover los datos de una celda o rango utilizando simplemente el ratón sin seleccionar ningún icono ni mandato de menú.

Para copiar:

1º)     Selecciona la celda o rango que deseas copiar.

2º)     Mantén pulsada la tecla <Ctrl> y acercándote a uno de los bordes del rango, el ratón se convierte en un puntero. Al puntero del ratón se le añadirá el signo + junto a él, indicando que se va a realizar una copia.

3º)     Arrastra el ratón hasta la posición destino y suelta tanto el ratón como la tecla <Ctrl>.

 

Para mover:

1º)     Selecciona la celda o rango que deseas mover.

2º)     Acércate a uno de los bordes de la celda o rango seleccionado, el ratón se convierte en un puntero.

3º)     Pulsa el botón izquierdo del ratón, arrastra el ratón hasta la posición destino y suelta el botón del ratón.

 

También puedes utilizar la técnica de arrastrar y soltar, pero usando el botón derecho del ratón en vez del izquierdo. De esta forma, Excel muestra un menú en el que debes elegir la opción a realizar: mover los datos, copiarlos, crear un vínculo, etc.

3.4.1.2 Copiar o mover utilizando el portapapeles en Excel

El Portapapeles es un área de almacenamiento propia del entorno Microsoft Windows. Los datos que copias o cortas quedan depositados en el Portapapeles, donde se mantienen hasta que selecciones Pegar, con el que concluye la operación de copia o desplazamiento de datos. Las aplicaciones de Office 2000 disponen de un portapapeles capaz de colocar hasta doce elementos cortados o copiados.

 

Para copiar:

1º)     Selecciona el rango o celda a copiar.

2º)     Selecciona Copiar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Copiar  en la barra de herramientas estándar.

3º)     Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a copiar, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se copiará la información.

4º)     Selecciona Pegar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Pegar  en la barra de herramientas estándar.

 

Para mover:

1º)     Selecciona el rango o celda a mover.

2º)     Selecciona Cortar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Cortar  en la barra de herramientas estándar.

3º)     Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a mover, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se colocará la información.

4º)     Selecciona Pegar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Pegar  en la barra de herramientas estándar.

 

Si mueves una fórmula que remite a celdas situadas fuera del rango origen, las direcciones de celda no cambian. En efecto, si mueves la fórmula =A1+B3 desde la celda C10 a la celda D10, la fórmula continúa siendo =A1+B3.

3.4.1.3 Copiar o mover utilizando el teclado en Excel

Para copiar:

1º)     Selecciona el rango o celda a copiar.

2º)     Pulsa <Cntrl+C> , o bien, <Cntrl+Insert> (son equivalentes a elegir Copiar en el menú Edición).

3º)     Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a copiar, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se copiará la información.

4º)     Pulsa <Cntrl+V> , o bien, <Shitf+Insert> (son equivalentes a elegir Pegar en el menú Edición).

 

Para mover:

1º)     Selecciona el rango o celda a mover.

2º)     Pulsa <Cntrl+X> , o bien, <Shift+Supr> (son equivalentes a elegir Cortar en el menú Edición).

3º)     Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a mover, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se colocará la información.

4º)     Pulsa <Cntrl+V> , o bien, <Shitf+Insert> (son equivalentes a elegir Pegar en el menú Edición).

3.4.1.4 Copiar en una dirección (en Excel)

Consiste en la copia del contenido de una celda en las celdas adyacentes, hacia la derecha e izquierda ó hacia arriba o abajo. Para ello:

 

1º)   Selecciona el rango cuya primera celda contenga la información a copiar (el resto de celdas será donde copie el contenido y formato).

2º)   En el menú Edición, selecciona Rellenar, y a continuación elige entre:

a)       Hacia abajo

b)       Hacia la derecha

c)        Hacia arriba

d)       Hacia la izquierda

 

También puedes hacerlo de otro modo más rápido:

1º)   Selecciona la celda o rango a copiar en una dirección.

2º)   Haz clic en el cuadro de llenado[1] y arrastra en la dirección a copiar.

[1] cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección.

3.4.2 BORRADO DE CELDAS

Cuando borras celdas eliminas el contenido pero no la celda en sí misma.

 

Para borrar celdas:

1º)   Selecciona la celda o rango que deseas borrar.

2º)   A continuación, puedes:

a)        Pulsar la tecla Supr. El contenido de la celda desaparece, pero la celda mantiene los formatos y notas que pudiera tener.

b)       Arrastrar con el ratón hacia arriba el cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección (sin salirse de ella). Esta acción borrará el contenido de la celda y mantendrá los formatos y comentarios.

Si pulsas <Ctrl> mientras arrastras, eliminarás todo el contenido de la celda, incluido el formato y los comentarios.

c)        Seleccionar en el menú Edición la opción Borrar. Mostrará un submenú que te permite seleccionar qué es lo que quieres borrar (todo, formatos, contenido o comentarios).

3.5 DESHACER Y REHACER

La función deshacer permite anular los efectos de la última operación realizada. Por ejemplo, puedes volver a recuperar los datos borrados en la posición que ocupaban. Para conseguirlo, puedes utilizar una de estas opciones:

ð          Botón Deshacer  en la barra de herramientas estándar:

Su lista desplegable muestra las últimas acciones ejecutadas, permitiendo deshacer un grupo de ellas.

ð          Comando Deshacer en el menú Edición:

El nombre del comando refleja el comando o la acción que deberá deshacerse, por ejemplo: Deshacer Pegar, Deshacer escritura de “2” en D5,...

Si no es posible deshacer la acción anterior, aparecerá No se puede deshacer en el menú.

ð          Las teclas <Ctrl+Z> o <Alt+Retroceso>.

 

 

Inmediatamente después de deshacer una acción existe la posibilidad de rehacer aquello que se ha deshecho, y por lo tanto anular dicho mandato.

Para ello puedes pulsar:

ð          el botón Rehacer  en la barra de herramientas estándar (que permite rehacer varias acciones deshechas).

ð          el comando Rehacer en el menú Edición,

ð          o bien puedes pulsar las teclas <Ctrl+Y>.

 

Restaurará lo que se ha deshecho.

3.6. FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

3.6.1 INSERCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

A medida que vas introduciendo más datos en una hoja de cálculo, posiblemente necesites insertar celdas, filas y columnas.

 

Para insertar filas:

 

1º)     Selecciona la fila que está inmediatamente detrás del lugar donde quieres insertar una nueva.

2º)     Elige Filas en el menú Insertar.

 

Si necesitas insertar varias filas en el mismo lugar, en vez de seleccionar una fila debes seleccionar varias (por ejemplo, si necesitas insertar tres filas, selecciona tres).

 

Para insertar columnas:

 

1º)     Selecciona la columna que está inmediatamente detrás del lugar donde quieres insertar una nueva.

2º)     Elige Columnas en el menú Insertar.

 

Si necesitas insertar varias columnas en el mismo lugar, en vez de seleccionar una columna debes seleccionar varias.

 

Para insertar celdas:

1º)     Selecciona el rango de celdas que está exactamente en el lugar donde quieres insertar las nuevas celdas.

2º)     Elige Celdas... en el menú Insertar.

3º)     Aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite elegir entre: desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo (podemos incluso insertar toda una fila o toda una columna

Cuando se insertan o eliminan celdas, filas o columnas, Excel vuelve a definir los rangos con nombre y, en caso necesario, ajusta las direcciones de celda y las direcciones de rango de las fórmulas. Por ejemplo, si introduces la fórmula =E2*10 y a continuación insertas dos columnas a la izquierda de la columna E, Excel sustituirá la fórmula anterior por =G2*10.

3.6.2 ELIMINACIÓN DE CELDAS, COLUMNAS Y FILAS

Para eliminar filas o columnas:

 

1º)     Selecciona las filas o columnas que quieres eliminar.

2º)     Elige Eliminar en el menú Edición, o bien pulsa <Ctrl+ - >.

 

Para eliminar celdas:

 

1º)     Selecciona la/s fila/s o columna/s que quieres eliminar.

2º)     Elige Eliminar... en el menú Edición, o bien pulsa <Ctrl+ - >.

3º)     Aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite elegir entre: desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia arriba (podemos incluso elegir eliminar toda la fila o toda la columna).

Las celdas de alrededor cambian de posición para llenar el espacio vacío. Si se elimina toda una fila o una columna, las filas y las columnas serán las que cambien de posición para llenar el espacio vacante.

 

Como ya hemos comentado en la inserción de filas, columnas y celdas, cuando se suprimen filas, columnas o celdas, Excel vuelve a definir los rangos con nombre y, en caso necesario, ajusta las direcciones de celda y las direcciones de rango de las fórmulas. Por ejemplo, si introduces la fórmula =G2*10 y a continuación suprimes dos columnas a la izquierda de la columna G, Excel sustituirá la fórmula introducida por =E2*10.

3.6.3 ANCHURA DE COLUMNAS

La anchura por defecto de todas las columnas es de 10,71 caracteres.

Si al introducir los textos observamos que éstos exceden en tamaño el de la columna, Excel nos permite aumentar el ancho de las columnas de la hoja. Para ello:

 

ð      Mediante el menú

1º)     Selecciona la columna que quieras modificar.

2º)     Selecciona Columna en el menú Formato, y a continuación puedes especificar las opciones apropiadas que permitirán graduar con precisión la anchura de la columna, ponerla en anchura estándar, ocultarla o mostrarla:

 

Ancho...	Para establecer la anchura de las columnas se introducirá un número comprendido entre 1 y 255 en el recuadro de texto correspondiente al Ancho de Columna. Si especificas 12, por ejemplo, cada columna podrá mostrar un máximo de doce caracteres numéricos en el tipo de letra por defecto.
Autoajustar a la selección	Se ajustará cada columna al tamaño de su entrada más ancha
Ancho estándar...	Todas las columnas se ajustarán a la anchura de columna por defecto que definas (salvo las que hayas indicado ya un ancho específico o autoajustar a la selección).
Ocultar	Oculta la columna seleccionada.
Mostrar	Muestra la columna oculta seleccionada.

ð      Mediante el ratón

1º)     Sitúa el puntero del ratón sobre el borde derecho de la cabecera de columna que contiene la letra identificadora de la columna. Al hacerlo, el puntero adoptará la forma de una flecha de dos puntas.

2º)     A continuación, puedes:

o       Arrastrar el ratón hacia la derecha (o hacia la izquierda para estrecharla) hasta que la columna adquiera la anchura conveniente.

o       Efectuar un doble clic para que la columna se ajuste al tamaño de su entrada más ancha.

 

 3.6.4 ALTURA DE FILAS

La altura de las filas es 12,75 por defecto, pero también puedes variarla utilizando el menú o el ratón.

 

ð      Mediante el menú

1º)     Selecciona la fila que quieras modificar.

2º)     Selecciona Fila en el menú Formato, y a continuación puedes elegir entre las siguientes opciones:

 

Alto...	Para establecer la altura de las filas se introducirá un número comprendido entre 1 y 409 en el recuadro de texto correspondiente al Alto de Fila.
Autoajustar	Se ajustará cada fila al tamaño de su entrada más alta.
Ocultar	Oculta la fila seleccionada.
Mostrar	Muestra la fila oculta seleccionada.

 

 ð      Mediante el ratón

1º)     Sitúa el puntero del ratón sobre el borde inferior de la cabecera de fila que contiene el número identificador de la fila. Al hacerlo, el puntero adoptará la forma de una flecha de dos puntas.

2º)     Y a continuación, puedes:

o       Arrastrar el ratón hacia abajo (o hacia arriba) hasta que la columna adquiera la anchura conveniente.

o       Hacer doble clic para que la fila se ajuste al tamaño de su entrada más alta.

 

3.7 REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Si copias una celda que contiene una fórmula, Excel actualiza automáticamente las celdas a las que se hace referencia en dicha fórmula para hacer referencia a las nuevas posiciones de las celdas.

Esto resulta muy útil cuando deseas reproducir partes de una hoja de cálculo, o cuando te interesa copiar una fórmula para añadir cifras en cada columna. Sin embargo, esto no nos resulta útil cuando deseas que las referencias a las celdas se mantengan inalteradas.

Esto ocurre si usamos las referencias relativas para hacer referencia a las celdas.

Hay tres tipos de referencias a celdas:

ð          Referencia relativa.

ð          Referencia absoluta.

ð          Referencias mixtas.

 

La diferencia entre los distintos tipos de referencias a celdas es su comportamiento al copiar fórmulas, es decir, si varían o no dichas referencias a celdas en la celda destino.

 

Generalmente, las referencias a celdas más utilizadas en una fórmula son las relativas. Esto significa que Excel sigue la pista de cada una de las referencias a celdas al recordar su posición con respecto a la celda en la fórmula y no su dirección. Es decir, al copiar una fórmula, actualiza las referencias a las celdas.

 

Si no deseas que Excel ajuste las referencias a celdas cuando copies una fórmula, debes especificar las celdas en la fórmula utilizando las referencias absolutas.

Una referencia absoluta de celdas siempre se refiere a la dirección original de la celda, independientemente del lugar donde se copie la fórmula.

 

También puedes especificar una parte de la referencia a celda como relativa y la otra parte como absoluta. Estas son las referencias mixtas. En este caso, al copiar una fórmula, Excel actualiza sólo una parte de la referencia a celda, sólo la columna o sólo la fila, y la otra parte queda fija.

 

Ejemplo:	Tipo de referencia a celda:	Al copiar:
C8	Referencia relativa	Ajustará la fila y la columna respecto a la nueva posición. Variará al copiar.
$C$8	Referencia absoluta	Fija la celda C8. No variará al copiar.
C$8	Referencia mixta	Fija la dirección en la fila 8, pero permite el ajuste de la columna. Variará la columna pero no la fila.
$C8	Referencia mixta	Fija la dirección en la columna C, pero permite el ajuste de la fila. Variará la fila pero no la columna.

Como ves, consigues fijar una celda simplemente insertando el signo "$" delante de las coordenadas que quieres mantener fijas.

También puedes utilizar la tecla <F4> en modo Introducir, Modificar, o Señalar para simplificar la inserción de signos "$" que permiten fijar una referencia a celda. Si después de introducir una referencia a celda en una fórmula, pulsas <F4> una vez consigues que la dirección de la celda sea absoluta. Si la pulsas una segunda vez sólo la fila será absoluta, si la pulsas una tercera vez sólo la columna será absoluta, y si la pulsas una cuarta vez consigues que la dirección sea nuevamente relativa.

 

 Por ejemplo, si copias la fórmula que hay en la celda "B2" en la celda "H6", las fórmulas se ajustan de la siguiente forma:

 

En la celda original:	Resultante:
=$B$3+C2	=$B$3+I6
=$B3+C2	=$B7+I6
=B$3+C2	=H$3+I6

3.8 USO DE RÓTULOS EN LAS FÓRMULAS

El uso de rótulos y nombres en las fórmulas hace que estas sean más claras. (Usar rótulos es distinto que usar nombres de celdas o rangos.)

Para que Excel nos permita usar en las fórmulas nombres de rótulos debes activar la opción Aceptar rótulos en las fórmulas que se encuentra en la solapa Calcular del menú Herramientas - Opciones...

 

Los datos en una hoja de cálculo suelen contar con unos rótulos, en filas y columnas, que los identifican. Y puedes usa referencias basándote en dichos rótulos.

Los rótulos pueden usarse para construir tanto referencias relativas como absolutas. En caso de las absolutas, basta con poner el símbolo $ delante del rótulo correspondiente.

Los rótulos de filas y columnas pueden utilizarse conjuntamente para acceder a celdas concretas.

Ejemplo: Si tenemos los siguientes datos

la fórmula:	equivale a:
=SUMA(Zona1)	=SUMA(B2:D2)
=B4	=Juan Zona3
=$B4*2	=$Juan Zona3*2
=$C$2/3	=$Miren $Zona1/3

3.9 RECÁLCULO DE FÓRMULAS

Si realizas cambios sobre los datos iniciales de la hoja de cálculo, al instante Excel actualizará la hoja, ya que recalcula automáticamente. Esto implica que cada vez que se produzca una variación en cualquier celda, Excel recalcula las fórmulas.

 Algunas veces, el recálculo automático hace muy lenta la introducción de datos en hojas de cálculo muy extensas, por lo que existe la posibilidad de poner a Excel en modo de recálculo manual. Para ello elige Opciones... en el menú Herramientas, y en el apartado Cálculo de la solapa Calcular activa la opción Manual (en vez de Automático).

Cuando quieras que recalcule las fórmulas debes pulsar la tecla <F9> (que es equivalente a pulsar el botón Calcular ahora (F9) que encuentras en el apartado Cálculo de la solapa Calcular en el menú Herramientas - Opciones..).

3.10 OPCIONES DE VISUALIZACIÓN

En el manejo cotidiano de Excel, se pueden utilizar distintas opciones que permiten ver la hoja de cálculo de la manera que más se ajuste a las necesidades y preferencias personales. A continuación verás algunas opciones de visualización de Excel.

3.10.1 ZOOM EN EXCEL

El zoom permite aumentar o reducir lo que se ve en la hoja de cálculo.

Para aplicar el zoom:

1º)     Haz clic en la opción Zoom... del menú Ver.

2º)     Elige el grado de aumento o reducción que quieras y pulsa Aceptar

También puedes utilizar el botón desplegable Zoom  en la barra de herramientas estándar.

3.10.2 INMOVILIZAR PANELES

Las primeras filas y columnas de una hoja de cálculo suelen utilizarse para colocar rótulos y títulos. Y al desplazarnos por la hoja hacia la derecha o hacia abajo, dichos títulos no los vemos.

Para evitar esto, es decir, para poder tener los títulos siempre visibles, activa la celda (sitúate en ella) que esté justo debajo y a la derecha de los títulos, y elige Inmovilizar paneles en el menú Ventana.

Cuando quieras desbloquearlos, selecciona en el menú Ventana la opción Movilizar paneles.

3.10.3 OTRAS OPCIONES DE VISUALIZACIÓN EN EXCEL

En el menú Herramientas elige Opciones..., y a continuación sitúate en la solapa Ver. Excel presenta un cuadro de diálogo que te permite definir otras opciones de visualización en la hoja:

Para:	Realiza:
Ver/No ver la barra de fórmulas	Haz clic en la casilla Barra de fórmulas.
Ver/No ver la barra de estado	Haz clic en la casilla Barra de estado.
Ver/No ver la barra de desplazamiento horizontal	Haz clic en la casilla Barra de desplazamiento horizontal.
Ver/No ver la barra de desplazamiento vertical	Haz clic en la casilla Barra de desplazamiento vertical.
Ver/No ver los encabezados de filas y columnas	Activa/Desactiva la casilla Encabezados de fila y columna.
Ver/No ver las líneas de división de celdas	Activa/Desactiva la casilla Líneas de división.
Alternar entre fórmulas/resultados	Activa/Desactiva la casilla Fórmulas.
Ocultar las imágenes u objetos	Haz clic en los botones de opción Mostrar marcadores de posición u Ocultar todos.
Ocultar los valores cero	Haz clic en la casilla Valores cero.

3.11 EL MENÚ CONTEXTUAL EN EXCEL

El menú contextual muestra una relación de los mandatos que suelen emplearse con el elemento o grupo de elementos seleccionados.

Las opciones que muestre el menú contextual dependerán de la selección que hayas efectuado en cada momento, es decir, dependiendo de la zona de la hoja donde hagas clic con el botón derecho del ratón, el menú contextual mostrará diferentes opciones.

 

Para utilizar un menú contextual debes pulsar el botón derecho del ratón sobre un elemento seleccionado o una zona de la hoja, y una vez situado sobre la opción que quieras ejecutar, pulsa el botón izquierdo del ratón.

  3.12. HERRAMIENTAS

3.12.1 BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

En ocasiones resulta muy útil localizar fragmentos de texto o fórmulas en la hoja. Excel dispone de opciones de búsqueda y sustitución avanzadas que permiten efectuar este tipo de operaciones.

3.12.1.1 Buscar datos

En el menú Edición elige Buscar... Excel presentará el cuadro de diálogo Buscar, que permite localizar contenidos en las celdas de las hojas. Para ello sigue los siguientes pasos:

1º)     Introduce en el cuadro Buscar: lo que deseas buscar.

2º)     En la lista desplegable Buscar: selecciona Por filas o Por columnas, para determinar la dirección de búsqueda.

3º)     En Buscar dentro de: selecciona dónde quieres buscar, en Fórmulas, Valores o Comentarios.

4º)     Si deseas que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y minúsculas, activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas. Si deseas buscar contenidos completos (no fragmentos), activa la casilla de verificación Buscar sólo celdas completas.

5º)     Haz clic en el botón Buscar Siguiente para localizar la siguiente ocurrencia en la hoja.

Puedes pulsar este botón tantas veces como quieras. Para dejar de buscar, pulsa el botón Cerrar.

3.12.1.2 Reemplazar datos

Para efectuar sustituciones dentro de una hoja de cálculo selecciona Reemplazar en el menú Edición. Mostrará el cuadro de diálogo Reemplazar:

 

1º)     Introduce en el cuadro Buscar: lo que deseas buscar.

2º)     Introduce en el cuadro Reemplazar con: el texto sustitutivo.

3º)     En la lista desplegable Buscar: selecciona Por filas o Por columnas, para determinar la dirección de búsqueda.

4º)     En Buscar dentro de: selecciona dónde quieres buscar, en Fórmulas, Valores o Comentarios.

5º)     Si deseas que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y minúsculas, activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas. Si deseas buscar contenidos completos (no fragmentos), activa la casilla de verificación Buscar sólo celdas completas.

6º)     Por último, para reemplazar tienes dos opciones:

ð           Haz clic en el botón Buscar siguiente para localizar la siguiente ocurrencia en la hoja.

Y cuando estés en una ocurrencia que quieres sustituir, haz clic en el botón Reemplazar. Y si no la quieres sustituir, vuelve a hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Puedes seguir pulsando en Reemplazar o en Buscar siguiente, según te interese en cada caso, hasta que ya no encuentre más ocurrencias en la hoja.

ð           Si deseas efectuar todas las sustituciones de una vez, haz clic en el botón Reemplazar todas.

CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA EN EXCEL

Excel incorpora un conjunto de herramientas para conseguir que la hoja de cálculo, en la medida de lo posible, no contenga errores ortográficos. Para efectuar la revisión ortográfica de Excel:

 

Selecciona la opción Ortografía del menú Herramientas o haz clic en el botón Ortografía en la barra de herramientas Estándar.

Cada vez que Excel encuentre una palabra que no esté en el diccionario muestra el cuadro de diálogo Ortografía, mediante el cual podrás:

 

Para:	Haz lo siguiente:
Aceptar la sugerencia de Excel que visualiza en el cuadro de texto Cambiar por:	Pulsa el botón Cambiar
Cambiar la palabra por alguna de la lista de sugerencias	Selecciona una palabra de las que muestra la lista y haz clic en Cambiar
Cambiar la palabra por otra que no está en la lista de sugerencias	Introduce la nueva palabra en el cuadro de texto Cambiar por: y haz clic en Cambiar
Cambiar la palabra errónea todas las veces que aparece en el documento, por la palabra introducida o seleccionada en el cuadro Cambiar por:	Haz clic en el botón Cambiar todas
Ignorar las sugerencias y dejar la palabra actual	Haz clic en Omitir
Dejar la palabra igual que está todas las veces que aparezca en el documento	Haz clic en Omitir todas
Añadir la palabra al diccionario personalizado seleccionado en la entrada Agregar palabras a:	Haz clic en Agregar
Deshacer la última corrección efectuada	Haz clic en Deshacer

3.11 EL MENÚ CONTEXTUAL EN EXCEL

El menú contextual muestra una relación de los mandatos que suelen emplearse con el elemento o grupo de elementos seleccionados.

Las opciones que muestre el menú contextual dependerán de la selección que hayas efectuado en cada momento, es decir, dependiendo de la zona de la hoja donde hagas clic con el botón derecho del ratón, el menú contextual mostrará diferentes opciones.

 

Para utilizar un menú contextual debes pulsar el botón derecho del ratón sobre un elemento seleccionado o una zona de la hoja, y una vez situado sobre la opción que quieras ejecutar, pulsa el botón izquierdo del ratón.

AUDITORÍA DE CÁLCULOS

Puedes utilizar esta herramienta cuando una celda que contiene una fórmula devuelve un error. Excel precede todos los mensajes de error con el carácter # (por ejemplo, #VALOR!). La auditoría te ayudará a encontrar la causa de dicho error.

 

Para ello:

1º)     Selecciona la opción Auditoría en el menú Herramientas, y a continuación elige Mostrar barra de auditoría.

 

La barra de auditoría tiene los siguientes botones:

Rastrear precedentes

Quitar un nivel de precedentes

Rastrear dependientes

Quitar un nivel de dependientes

Quitar todas las flechas

Rastrear error

Nuevo comentario

Rodear con un círculo datos no válidos

Borrar círculos de validación

 

2º)     Sitúate en una de las celdas que indica la existencia de un error y pulsa el botón Rastrear error en la barra de herramientas Auditoría o elige la opción Herramientas - Auditoría - Rastrear error.

Excel mostrará flechas que partiendo de otras celdas van a parar a la que contiene el error.

 

Los cuatro botones que están a la izquierda en la barra de herramientas Auditoría se usan para ratrear los precedentes y descendientes de una fórmula. Los precedentes son las celdas que intervienen en el resultado de una celda concreta, y los descendientes son las celdas afectadas por dicha celda.

Cada vez que pulsas Rastrear precedentes o Rastrear descendientes, Excel muestra el siguiente nivel de rastreo.

Para eliminar líneas, pulsa Quitar todas las flechas. Pero si sólo quieres eliminar un nivel, pulsa Quitar un nivel de precedentes o Quitar un nivel de dependientes.

COMENTARIOS EN EXCEL

Para explicar los datos de las celdas se usan los títulos de las filas y las columnas, pero esto no siempre es suficiente. En dichas ocasiones puedes asociar un comentario a una celda para aclarar.

 

Para insertar un comentario puedes:

ð        Pulsar el botón derecho del ratón sobre la celda, y en el menú contextual elige Insertar comentario.

ð        Elegir Comentario en el menú Insertar.

Aparecerá una ventana flotante en la que puedes escribir el comentario. Una vez introducido, al pulsar sobre cualquier otra celda la ventana flotante desaparece.

 

Para ver los comentarios:

En principio, en las celdas con comentario sólo aparece una marca roja, pero se puede configurar.

En el menú Herramientas - Opciones..., en la solapa Ver, puedes elegir cómo mostrar los comentarios. Para ello, en el apartado Comentarios elige entre: Ninguno (no indicará su existencia), Sólo indicador de comentario (indica que hay un comentario mediante la marca, pero no lo lees) o Indicador y comentario (muestra siempre el comentario).

 

Cuando haces clic sobre una celda con comentario, mostrará dicho comentario.

 

Para modificarlos:

Si ves los comentarios, te sitúas en el que quieres modificar y haces el cambio que necesites.

Si no los ves, sitúate en la celda y elige Modificar comentario en el menú contextual o en el menú Insertar.

 

Para eliminarlos:

Sitúate en la celda y elige Eliminar comentario en el menú contextual, o bien, en el menú Edición selecciona Borrar... y a continuación Comentarios.

También puedes utilizar la barra de herramientas Revisión para trabajar con comentarios:

cuyos seis primeros botones son:

Nuevo comentario

Comentario anterior

Comentario siguiente

Mostrar comentario

Ocultar todos los comentarios

Eliminar comentario

4. PRESENTACIÓN DE LOS DATOS

4.1 FORMATO GENERAL EN EXCEL

Excel es una hoja de cálculo que además de ser muy eficiente desde el punto de vista numérico, resulta también muy útil para mejorar la presentación.

 

Cuando se introduce un dato en una celda, Excel le aplica el formato general, que consiste en alinear los números y fechas a la derecha de la celda y los textos a la izquierda.

4.1.1 APLICAR UN FORMATO EN EXCEL

Para aplicar un formato a una celda o a un grupo de celdas:

 

1º)     Selecciona la celda o rango al cual quieres aplicar el formato.

2º)     Aplica el formato deseado. Para ello puedes:

ð      Hacer clic en un botón de la barra de herramientas de formato.

ð      Seleccionar una opción del menú Formato.

ð      Hacer clic en el botón derecho del ratón para visualizar un menú contextual con las opciones aplicables a la selección, y elegir a continuación una de dichas opciones.

4.1.1.1 BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO EN EXCEL

Esta barra de herramientas de Formato, que aparece por defecto, permite aplicar distintas opciones de formato a la selección actual con solo hacer clic en el botón correspondiente.

A.       Fuente

B.        Tamaño de fuente

C.       Negrita

D.       Cursiva

E.       Subrayado

F.       Alinear a la izquierda

G.      Centrar

H.       Alinear a la derecha

I.          Combinar y centrar

J.         Estilo moneda

K.       Estilo porcentual

L.        Estilo millares

M.      Aumentar decimales

N.       Disminuir decimales

O.       Disminuir sangría

P.       Aumentar sangría

Q.       Bordes

R.        Color de relleno

Color de fuente

4.2.2 FORMATO DE CELDAS EN EXCEL

En el menú Formato la opción Celdas... permite aplicar distintas opciones de formato a la celda o rango de celdas seleccionadas. Cuando lo seleccionas a través de la barra de menús o bien mediante el menú contextual, visualizas el cuadro de diálogo Formato de celdas. Dicho cuadro presenta seis solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger, que permiten acceder a las distintas opciones de formato de celdas.

También puedes acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas pulsando <Cntrl+1> o eligiendo Formato de celdas en el menú contextual.

ELIMINAR UN FORMATO EN EXCEL

Para eliminar un formato de una celda o de un grupo de celdas:

 

1º)     Selecciona la celda o rango al cual quieres eliminar el formato.

2º)     Selecciona en el menú Edición la opción Borrar..., y a continuación elige Formatos.

ASIGNACIÓN DE FORMATO NUMÉRICO

Los números en Excel pueden visualizarse de distintas maneras. Para aplicar formato a los números:

1º)     Selecciona la celda o rango de celdas que contienen los números que quieres formatear.

2º)     Selecciona la opción del menú Formato-Celdas... Excel mostrará el cuadro de diálogo de Formato de Celdas.

3º)     Haz clic en la ficha Número.

4º)     Selecciona el formato numérico deseado y haz clic en Aceptar.

TIPOS DE FORMATOS NUMÉRICOS DISPONIBLES

En la solapa Número del cuadro de diálogo Formato de celdas, tienes las siguientes categorías:

 

General	Es el formato de la hoja por defecto.
Número	Puedes especificar un número de decimales, la estructura en caso de ser negativos, el símbolo monetario, si usas separador de miles...
Moneda	Separa mediante puntos las cifras de miles, millones... y añade el símbolo monetario. Los números negativos los pone con el signo - por delante. Además puedes elegir entre los diferentes modelos preestablecidos, pudiendo modificar el símbolo monetario.
Contabilidad	Números representados en forma y estructura contable.
Fecha	Muestra los números como fechas. Puedes seleccionar entre los diferentes estilos que presenta.
Hora	Muestra los números como horas. Puedes seleccionar entre los diferentes estilos que presenta.
Porcentaje	Multiplica por 100 la cantidad, y añade el símbolo % al final.
Fracción	Convierte un número decimal a una fracción de números enteros.
Científica	Números representados en forma de mantisa y exponente. (Potencias de 10).
Texto	Aparece en pantalla la fórmula definida en vez del resultado.
Especial	Los formatos especiales son útiles para hacer un seguimiento de valores de listas y de bases de datos.
Personalizada	Puedes crear formatos numéricos personalizados.

En la parte superior del cuadro de diálogo, puedes ver una muestra de cómo quedará el dato que contiene la celda con el formato seleccionado.

FORMATOS PERSONALIZADOS

Para crear formatos personalizados debes elegir la opción Celdas... en el menú Formato, a continuación activa la solapa Número y elige Personalizada en la lista Categoría.

Es posible escribir el formato personalizado en el cuadro Tipo del cuadro de diálogo Formato de Celdas . Pero en la práctica lo más cómodo es:

1º)     Seleccionar el formato que más se aproxime al que quieres crear.

2º)     Modificarlo en el cuadro Tipo.

3º)     Hacer clic en Aceptar.

Formatos de número

 

Puedes especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los números positivos, números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especificas sólo dos secciones, la primera se utiliza para los números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si especificas sólo una sección, todos los números utilizan ese formato. Si omites una sección, incluye el punto y la coma de esa sección.

 

Formato Positivo; Formato Negativo; Formato Cero; Formato Texto

 

Por ejemplo, si quieres definir un número con puntos en los miles, dos decimales, que los números negativos se visualicen en color rojo y con signo menos delante, y que los valores cero se visualicen con una raya en lugar del número cero, deberías definir el siguiente formato:

#.##0,00; [rojo] -#.##0,00; -

 

Cuando se crean formatos personalizados de números, hay que tener en cuenta que el símbolo # produce visualización sólo cuando el número existe, mientras que el símbolo 0, produce visualización siempre. Por ejemplo 7,2 con formato #.###,##, se visualizaría 7,2, mientras que con formato 0000,00 se visualizaría 0007,20.

Ejemplos:

 

Para ver:	Usa:
1234,59 como 1234,6	####,#
8,9 como 8,900	#,000
,631 como 0,6	0,#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57	#,0#

 

Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluye un punto en el formato de número.

Ejemplos:

 

Para ver:	Usa:
12000 como 12.000	#.###
12000 como 12	#,
12200000 como 12,2	0,0,,

 

Para definir el color de una sección del formato, escribe en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes: Negro, Aguamarina, Fucsia, Blanco, Azul, Verde, Rojo, o Amarillo.

 

 

Formatos de Fecha u Hora

 

Para presentar días, meses y años, incluye en una sección los siguientes códigos de formato. Si utilizas una "m" inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss", Excel presentará los minutos en lugar de presentar el mes.

 

Para ver:	Usa:
Los meses como 1-12	M
Los meses como 01-12	Mm
Los meses como ene.-dic.	Mmm
Los meses como enero-diciembre	Mmmm
Los meses como la inicial de cada mes	Mmmmm
Los días como 1-31	D
Los días como 01-31	Dd
Los días como lun.-sáb.	Ddd
Los días como lunes-sábado	Dddd
Los años como 00-99	Aa
Los años como 1900-9999	Aaaa

 

 Para presentar horas, minutos y segundos, incluye en una sección los siguientes códigos de formato.

 

Para ver:	Usa:
Las horas como 0-23	H
Las horas como 00-23	Hh
Los minutos como 0-59	M
Los minutos como 00-59	Mm
Los segundos como 0-59	S
Los segundos como 00-59	Ss
Las horas como 4 a.m.	h a.m./p.m.
La hora como 4:36 p.m.	h:mm a.m./p.m.
La hora como 4:36:03 p.	h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02	[h]:mm
El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46	[mm]:ss
El tiempo transcurrido en segundos	[ss]
Fracciones de segundo	h:mm:ss.00

 

 Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss"; de lo contrario, Excel presentará el mes en lugar de presentar los minutos.

 

Formatos de Moneda

 

Para introducir uno de los siguientes símbolos de moneda en un formato de número, puedes:

ð           copiar el símbolo del Mapa de caracteres, o

ð           activar la tecla <Bloq Num> y utilizar el teclado numérico para introducir el código ANSI del símbolo.

 

Para introducir:	Mantén presionada ALT y escribe este código:
¢	0162
£	0163
¥	0165
€	0128

 

 Los formatos personalizados se guardan con el libro. Para que Excel utilice siempre un símbolo de moneda específico, cambia el símbolo de moneda seleccionado en Configuración regional en el Panel de control antes de iniciar Excel.

 

 

Formatos de Porcentaje

 

Para presentar los números como un porcentaje, incluye el signo de porcentaje (%) en el formato de número. Por ejemplo, un número como 0,08 aparecerá como 8%; 2,8 aparecerá como 280%.

 

 

Formatos de Texto y Espaciado

 

Para ver texto y números en una celda, encierra los caracteres de texto entre comillas ("") o pon delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluye los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato.

Por ejemplo, introduce el formato:

0,00 $ "Exceso";-0,00 $"Defecto"

para ver un importe negativo como "-125,74 $ Defecto". El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < >

 

Si se incluye una sección de texto, siempre será la última sección en el formato de número. Incluye el carácter ( @ ) en la sección en que desees presentar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si deseas ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierra el texto adicional entre comillas dobles (" "), por ejemplo: "facturación bruta de "@

Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escribas no se verá afectado por el formato.

 

Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluye un subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis.

 

Para repetir el carácter siguiente en el formato para llenar el ancho de la columna, incluye un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás de un número para llenar una celda

4.2.3 FORMATOS NUMÉRICOS MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS fORMATO

Se pueden aplicar formatos numéricos directamente haciendo clic sobre los siguientes botones de la barra de herramientas Formato:

 

Botón	Número al que lo aplicas	Resultado
Moneda	2512,50	2.513 €
Porcentaje	0,275	28 %
Millares	2500	2.500
Aumentar decimales	12,5	12,50
Reducir decimales	12,5	13

FUENTES O TIPOS DE LETRA EN EXCEL

El uso de distintos formatos de fuente permite mejorar el aspecto de la hoja de cálculo tanto en la pantalla como impresa.

Un tipo de letra es un diseño con un tamaño específico, tal como Times New Roman de 10 puntos, o Helvética de 8 puntos. Además, el estilo de los tipos de letra puede variar entre negrita, subrayado o cursiva, incluso puedes aplicar dos de dichos atributos o los tres a la vez.

 El tipo de letra que utiliza Excel por defecto para todos los archivos de hojas de cálculo es la Arial de 10 puntos.

La ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de Celdas, permite aplicar a la selección la fuente, el estilo, tamaño, y otros efectos que quieras. Si en algún caso la altura del tipo es mayor que la altura de la fila, Excel adaptará automáticamente la altura de fila a los tipos de letra elegidos.

Para aplicar formatos de fuente (por ejemplo, para poder cambiar el tipo de letra a una selección y aplicar a los datos un color y los atributos de letra negrita, cursiva o subrayado):

1º)     Selecciona el rango, grupo de rangos, o el bloque de texto que desees modificar.

2º)     Elige en el menú Formato la opción Celdas..., y sitúate en la ficha Fuente. Ahí puedes especificar las opciones pertinentes utilizando:

ð          Los recuadros de lista Fuente, Estilo y Tamaño.

ð          Las listas desplegables Subrayado y Color.

ð          Las casillas de verificación incluidas en el apartado Efectos, que son: Tachado, Superíndice, y Subíndice.

 

Si marcas la casilla de verificación Fuente Normal eliminas rápidamente todos los formatos de fuente aplicados a la selección, y les asigna fuente Arial, tamaño 10, sin estilo ni efectos ni subrayado.

 

También puedes aplicar formatos de fuente directamente haciendo clic sobre los botones de la barra de herramientas Formato: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado y Color de fuente.

ALINEACIÓN EN EXCEL

La alineación de texto y números presenta tres aspectos que se pueden combinar entre sí dando lugar a una gran cantidad de variaciones.

Todas las opciones de alineación las puedes especificar en la opción Celdas... del menú Formato, en concreto en la ficha Alineación.

1.      La Alineación Horizontal puede ser:

ð      General.

ð      Izquierda (puedes indicar una sangría).

ð      Centrar.

ð      Derecha.

ð      Rellenar.

ð      Justificar.

ð      Centrar en la selección.

 

2.      La Alineación Vertical puede ser:

ð      Superior.

ð      Centrar.

ð      Inferior.

ð      Justificar.

 

3.      La Orientación del texto puede ser:

ð      Vertical.

ð      Horizontal, al que puedes indicar grados de inclinación.

 

Además, en el apartado Control del texto hay tres casillas de verificación:

ð      Ajustar texto: Si activas Ajustar texto vas a poder mostrar en varias líneas el contenido de una celda (el número de líneas dependerá de la anchura de la columna, que no varía). Si no, siempre te deja el texto en una sola línea y si no cabe tendrás que cambiar la anchura de la columna o ajustar texto para que lo reparta en varias líneas.

ð      Reducir hasta ajustar

ð      Combinar celdas

UNIR Y SEPARAR CELDAS EN EXCEL

A veces necesitas que un título esté centrado entre varias columnas. Para ello debes unir celdas, tienes dos posibilidades:

ð        Seleccionar las celdas que quieres unir, y pulsar el botón Combinar y centrar de la barra de herramientas Formato. El texto que escribas a continuación en dicha celda ocupará el espacio de las celdas que has unido y estará centrado en dichas columnas.

ð        Seleccionar las celdas que quieres unir, elegir la opción Celdas... en el menú Formato, y en la solapa Alineación activa la casilla de verificación Combinar celdas.

Para que el texto esté centrado, elige Centrar en la lista desplegable Horizontal que se encuentra en el apartado Alineación del texto.

 

Para separar celdas que previamente habías combinado, teniendo seleccionada la celda que quieres separar debes elegir el menú Formato - Celdas... y desactivar la casilla de verificación Combinar celdas en la solapa Alineación.

  4.5 . BORDES Y SOMBREADOS DE CELDAS

4.5.1 BORDES DE CELDAS

Otro formato que permite mejorar notablemente el aspecto de las hojas de cálculo son los Bordes. Mediante esta opción puedes encuadrar celdas o aplicar bordes inferiores, superiores, o laterales. Dichos bordes podrán ser de distintos colores, estilos y grosores.

Para aplicar bordes:

1º)     Selecciona la celda o rango de celdas a las que deseas aplicar los bordes.

2º)     Selecciona en el menú Formato la opción Celdas..., y en la ficha Bordes elige el tipo de borde que quieres aplicar.

Selecciona previamente en el apartado Línea: el estilo y el color. Y una vez seleccionados estos, ya puedes indicar los bordes que necesitas.

También puedes aplicar bordes (o quitarlos) haciendo clic en el botón "desplegable" Bordes de la barra de herramientas Formato.

TRAMAS DE CELDAS

Permiten definir el color de fondo de las celdas y su tramado. Para aplicar el sombreado:

1º)     Selecciona la celda o rango de celdas a las que quieres aplicarles un sombreado.

2º)     Selecciona en el menú Formato la opción Celdas..., y en la ficha Tramas elige un color y/o una trama.

En el apartado Muestra verás una vista previa del sombreado elegido antes de aceptarlo.

También puedes aplicar sombreados (o quitarlos) haciendo clic en el botón "desplegable" Color de relleno de la barra de herramientas Formato. Dicho botón sólo ofrece colores de fondo, no tramas.

FONDO DE LA HOJA

La mayoría de los formatos afectan a las celdas de la hoja, pero existen algunas opciones de formato que pueden aplicarse a la hoja entera..

 

Para modificar el aspecto del fondo de la hoja, puedes seleccionar la hoja completa y fijar un color o una trama de relleno cualquiera.

También tienes la posibilidad de establecer una imagen como fondo de la hoja. Para ello elige la opción Formato - Hoja - Fondo... y a continuación selecciona el archivo que contiene la imagen. Si te desplazas por la hoja, verás que la imagen se repite rellenándola por completo.

ESTILOS EN EXCEL

Un estilo es un conjunto de definiciones de formato. La ventaja de usar un estilo es que permite aplicar de una sola vez un conjunto de formatos a una celda, rango o rangos de celdas. Esto permite trabajar más rápidamente y también facilita diseños más normalizados en la hoja de cálculo.

Existen varias maneras de crear estilos, pero la más sencilla consiste en tomarlos de una celda o rango al cual ya le has aplicado las opciones de formato que necesitas.

CREACIÓN DE ESTILOS EN EXCEL

Para crear un estilo:

1º)     Define en una celda los formatos que quieres.

2º)     Selecciona en el menú Formato la opción Estilo... Excel mostrará el cuadro de diálogo Estilo.

3º)     Introduce en el cuadro Nombre del estilo el nombre que quieres dar al nuevo estilo. El cuadro adopta inmediatamente las nuevas definiciones de formatos.

4º)     Haz clic en el botón Agregar. El nuevo estilo pasa a formar parte de la lista de estilos.

5º)     Pulsa el botón Cerrar.

APLICACIÓN DE UN ESTILO CREADO EN EXCEL

Para aplicar un estilo ya creado:

1º)     Selecciona las celdas a las que quieres aplicar el estilo.

2º)     Selecciona en el menú Formato la opción Estilo... Excel mostrará el cuadro de diálogo Estilo.

3º)     En la lista desplegable Nombre del estilo elige el estilo que quieres aplicar.

4º)     Haz clic en el botón Aceptar. Excel aplica dicho estilo al rango seleccionado

4.7.3 MODIFICACIONES DE UN ESTILO EN EXCEL

Para modificar un estilo:

1º)     Selecciona en el menú Formato la opción Estilo...

2º)     En la lista desplegable Nombre del estilo elige el estilo que quieres modificar.

3º)     Haz clic en el botón Modificar... Excel mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas.

4º)     Modifica las opciones de fuente, bordes, tramas, número, etc. Y haz clic en Aceptar.

5º)     Vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Estilo. Pulsa Aceptar.

 

Las celdas de la hoja que tengan asociado el estilo modificado reflejarán inmediatamente las nuevas definiciones.

BORRADO DE UN ESTILO EN EXCEL

Para eliminar un estilo:

1º)     Selecciona en el menú Formato la opción Estilo...

2º)     En la lista desplegable Nombre del estilo elige el estilo que quieres eliminar.

3º)     Haz clic en el botón Eliminar.

 

Las celdas que tengan asociado el estilo eliminado quedan con el estilo Normal.

AUTOFORMATO EN EXCEL

Cuando no quieras emplear tiempo pensando qué formato aplicar, Excel lo puede hacer automáticamente. Excel analiza la estructura de los datos y aplica un formato predefinido.

Para ello:

1º)     Selecciona el rango a formatear.

2º)     Selecciona en el menú Formato la opción Autoformato... Se visualizará el cuadro de diálogo Autoformato.

3º)     Selecciona un formato. De cada formato muestra una representación del formato elegido.

4º)     Haz clic en Aceptar.

Los formatos automáticos son una combinación de los siguientes tipos de formatos:

ð          Números.

ð          Fuente (incluyendo tamaño, tipo, color, efectos, etc.).

ð          Alineación.

ð          Bordes.

ð          Tramas.

ð          Anchura de columnas y altura de filas.

Antes de aceptar un autoformato, puedes activar o desactivar alguno de estos formatos. Para ello, pulsa el botón Opciones..., y activa o desactiva la correspondiente casilla de verificación.

 

Eliminar un autoformato

 

Para eliminar un autoformato:

1º)     Selecciona en el menú Formato la opción Autoformato... Mostrará el cuadro de diálogo Autoformato.

2º)     Elige Ninguno y haz clic en Aceptar.

FORMATO CONDICIONAL

En general, los formatos se aplican a rangos de celdas para que presenten los datos de forma homogénea, pero a veces interesa que ese formato cambie en algunas ocasiones.

 

Para aplicarlo:

1º)     Selecciona en el menú Formato la opción Formato condicional... Mostrará el cuadro de diálogo Formato condicional con tres o cuatro apartados:

a.       En el primer apartado: selecciona el dato a evaluar. (Suele ser el valor de la celda.)

b.      En el segundo: selecciona la condición

c.       Y en el tercero y cuarto: introduce el valor o valores de referencia

2º)     Una vez introducida la condición, pulsa el botón Formato... para definir el formato que aplicará sólo si la condición se cumple.

3º)     Pulsa Aceptar.

 

Como puedes necesitar varias condiciones con varios formatos asociados, antes de pulsar Aceptar, pulsa el botón Agregar>> y Excel añadirá un nuevo bloque condicional a la ventana (que puedes definir siguiendo el mismo proceso). Puedes definir hasta tres condiciones.

 

Para eliminar un formato condicional elige en el menú Formato la opción Formato condicional y pulsa Eliminar. Excel mostrará una ventana en la que debes seleccionar las condiciones que quieres borrar.

COPIA DE FORMATOS EN EXCEL

Hay ocasiones en las cuales es interesante la copia de los formatos de una celda o rango de celdas, pero no los valores que contienen estos, o viceversa.

 

El mandato Pegar copia tanto los contenidos como los formatos. Por tanto, para poder realizar una discriminación elige en el menú Edición el mandato Pegado Especial..., y a continuación selecciona si quieres copiar:

ð           Todo

ð           Fórmulas

ð           Valores

ð           Formatos

ð           Comentarios

ð           Validación

ð           Todo excepto bordes

ð           o Ancho de las columnas

Además, existe la posibilidad de realizar una operación matemática con las celdas en las celdas destino.

Y si activas la opción:

ð           Saltar blancos: evita reemplazar los valores en el área de pegado cuando haya celdas en blanco en el rango que copias.

ð           Trasponer: cambia las columnas de los datos copiados a filas, y viceversa.

COPIA DE FORMATO RÁPIDO EN EXCEL

Esta opción permite copiar los formatos del rango actual en otros rangos.

1º)     Selecciona el rango cuyos formatos quieras copiar.

2º)     Haz clic en el botón Copiar Formato  de la barra de herramientas Formato. El puntero del ratón aparecerá acompañado de un pincel.

3º)     Selecciona el rango al que quieras aplicar las características de formato copiadas.

IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO

Para imprimir una Hoja de cálculo puedes:

ð        Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas estándar:

Imprimirá todas las páginas de la Hoja de cálculo activa.

ð        O seleccionar la opción Imprimir... en el menú Archivo:

Presenta un cuadro de diálogo que te permite indicar fundamentalmente qué páginas, el número de copias, y si te interesa imprimir las hojas de cálculo activas, todo el libro o sólo la selección.

Si activas la opción Intercalar organiza las páginas cuando se imprimen varias copias de un documento, de forma que imprime una copia completa del documento antes de imprimir la primera página de la copia siguiente.

También puedes pulsar el botón Vista previa para que Excel te muestre qué va a imprimir exactamente.

OPCIONES DE IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

Excel permite establecer distintas opciones de impresión para la Hoja de cálculo, como son las siguientes:

ð        Establecer los márgenes.

ð        Seleccionar la impresión horizontal o vertical.

ð        Ajustar la hoja al tamaño de la página.

ð        Centrar la hoja vertical y horizontalmente.

ð        Poner encabezados y pies de página.

ð        Seleccionar lo que quieres imprimir.

ð        Imprimir en todas las páginas los títulos de las filas y columnas que indiques.

ð        Establecer saltos de página.

ð        Especificar si quieres imprimir o no las líneas de división de celdas y los encabezados de filas y columnas.

 

Para especificar estas opciones utiliza el comando Configurar página.

5.2 VISTA PRELIMINAR DE LA HOJA DE CÁLCULO

Antes de imprimir una Hoja de cálculo, Excel permite visualizarlo en pantalla como si estuviera impreso mediante el comando Vista preliminar del menú Archivo (o el botón Vista preliminar de la barra de herramientas estándar).

Este comando muestra las páginas completas a un tamaño reducido para que puedas ver una o varias páginas a la vez, verificar los saltos de página y el aspecto global del documento.

 

Es conveniente utilizar este comando antes de imprimir, pues evita:

ð        Las pérdidas de tiempo que supone repetir la impresión por mala presentación (por ejemplo, que no esté bien centrado, no tenga el encabezado...).

ð        Las pérdidas económicas que supone tener que imprimir varias veces hasta que consigues la apariencia deseada.

 

Cuando estás en Vista preliminar, puedes efectuar diversas operaciones con los botones de la barra de herramientas:

A.       Siguiente: muestra la página siguiente.

B.       Anterior: muestra la página anterior.

C.       Zoom: aumenta o reduce la vista, es decir, permite ver la página completa o a tamaño normal.

D.       Imprimir...: muestra el cuadro de diálogo Imprimir (el mismo que muestra a través del menú Archivo - Imprimir...).

E.        Configurar...: muestra el cuadro de diálogo Configurar página (el mismo que muestra a través del menú Archivo - Configurar página...).

F.        Márgenes: muestra los márgenes y permite modificarlos.

G.       Uno de los dos siguientes botones:

a.       Saltos de página: Es equivalente a elegir Vista previa de salto de página en el menú Ver cuando estás en el modo de trabajo normal con la hoja.

b.      Vista normal: Es equivalente a elegir Normal en el menú Ver (cuando estás en el modo de trabajo Vista previa de salto de página con la hoja).

Mostrará el botón Saltos de página si has accedido a Vista preliminar estando en el modo de Ver - Normal, y el botón Vista normal si has accedido estando en el modo de Ver - Vista previa de salto de página.

H.       Cerrar: sale de la Vista preliminar.

I.          Ayuda

CONFIGURAR PÁGINA EN EXCEL

Con el comando Configurar página... del menú Archivo puedes definir los márgenes, el tamaño del papel, la orientación de la página...

Si estás en Vista preliminar, también puedes acceder al mismo cuadro de diálogo pulsando el botón Configurar... de la barra de herramientas.

En el cuadro de diálogo que muestra Excel encontrarás cuatro solapas que describimos a continuación.

Para ver el efecto de las distintas opciones puedes utilizar la Vista preliminar.

PÁGINA

En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página puedes establecer las siguientes opciones:

ð        Orientación de la página: Puede ser Vertical u Horizontal.

ð        Escala: puedes

o       Cambiar la proporción, de forma que al imprimir los datos aparezcan expandidos o comprimidos.

o       o Ajustar el contenido a un determinado número de páginas horizontal y verticalmente.

ð        Tamaño del papel

ð        Calidad de impresión

ð        Primer número de página: por defecto las páginas se numerarán a partir del 1.

MÁRGENES EN EXCEL

En la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página puedes establecer:

ð        Los márgenes superior e inferior.

ð        Los márgenes izquierdo y derecho.

ð        Si quieres centrarlo horizontal y/o verticalmente en la página.

ð        En Encabezado indica la distancia que quieres desde el borde superior de la página hasta el encabezado, y en Pie de página la distancia desde el borde inferior de la página hasta el pie de página.

Dichas distancias deben ser inferiores a las que figuran en los márgenes superior e inferior.

La medida de los márgenes se especifica en centímetros.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA EN EXCEL

En la ficha Encabezado y Pie de página del cuadro de diálogo Configurar página puedes elegir en las listas desplegables un encabezado y un pie de página entre los ya predefinidos, e incluso puedes crear tu encabezado y pie de página pulsando los botones Personalizar encabezado... o Personalizar pie de página...

Si optas por personalizarlo, Excel mostrará un cuadro de diálogo con tres secciones. Lo que escribas en la sección izquierda estará alineado a la izquierda, en la sección central estará centrado y en la sección derecha estará alineado a la derecha.

Además, dispones de una serie de botones que te permiten insertar:

ð          Fuente: aplicará al texto seleccionado el formato de fuente que indiques.

ð          Número de página

ð          Número de páginas

ð          Fecha

ð          Hora

ð          Nombre del archivo

ð          Nombre de la hoja (etiqueta)

5.3.4 HOJA

En la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página puedes:

ð           Establecer el Área de impresión. En caso de que quieras imprimir sólo una parte de la hoja y no la hoja completa, en el área de impresión indica la parte de la hoja que quieres que se imprima.

Excel por defecto (si no indicas área de impresión) imprime la hoja completa que está seleccionada, dividiéndola si hace falta en varias páginas en papel.

ð           En el apartado Imprimir títulos puedes especificar las filas o columnas que quieres que imprima en todas las páginas, es decir, las que contienen los títulos. Para especificarlas tienes dos cuadros: Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda.

Esto es muy útil cuando la Hoja de cálculo es grande y ocupa varias páginas (una Hoja de cálculo puede ocupar varias páginas en sentido vertical y también en sentido horizontal), pues permite ver los títulos de las filas y columnas no sólo en las primeras páginas.

ð           Indicar si quieres imprimir:

o       Las líneas de división,

o       Los títulos de filas y columnas (imprimirá los números de las filas y las letras de las columnas),

o       En blanco y negro, ...

ð           Especificar el orden de impresión de las páginas:

o       Hacia abajo, luego hacia la derecha.

o       Hacia la derecha, luego hacia abajo.

5.4 ESTABLECIMIENTO DE SALTOS DE PÁGINA EN EXCEL

Antes de la impresión, Excel calcula dónde se introducen los saltos de página en función del tamaño de la Hoja de cálculo y de las opciones que hayas especificado al configurar la página (márgenes, ajuste...). Excel introduce unas líneas discontinuas en el lugar donde irán los saltos de página automáticos. Pero tú puedes modificarlo introduciendo los saltos de página donde quieras.

 

Para introducir un salto de página, tienes dos posibilidades:

ð        Estando en modo de Ver - Normal o Ver - Vista previa de salto de página:

Selecciona la celda, fila o columna delante de la cual quieras situar el salto de página, y elige Salto de página en el menú Insertar.

Para anularlo, sitúate en la celda, fila o columna que tiene delante el salto de página y elige Quitar salto de página en el menú Insertar.

ð        Estando en modo de Ver - Vista previa de salto de página:

Aparecerán unas líneas en color azul que indican el punto exacto donde se separa una página de la siguiente, ya sea en sentido vertical u horizontal (siempre que haya datos suficientes para llenar varias páginas). Sobre cada página muestra un título con el número de página que le corresponde según el orden de impresión establecido.

GRÁFICOS

Un gráfico es una representación de la relación existente entre uno o varios grupos de valores.

Los gráficos ofrecen información acerca de los valores numéricos con más rapidez y efectividad que los propios números.

Los gráficos se pueden mejorar añadiéndoles texto u otros objetos, como líneas, flechas o rectángulos, y modificando aspectos como el tipo de letra y color.

CREAR UN GRÁFICO

Existen dos maneras de crear gráficos en Excel, una es rápida y la otra utiliza el Asistente de gráficos. Ambas tienen sus propias características y resultan muy fáciles de utilizar.

Independientemente del modo que utilices para crear un gráfico, el gráfico resultante puedes modificarlo completamente: el tipo de gráfico, los datos que representa, las opciones (título del gráfico y de los ejes, si muestras rótulos de datos o líneas de división...), su ubicación y su formato (color de fondo, escala, fuente y tamaño de la fuente,...).

CREACIÓN DE UN GRÁFICO DE FORMA RÁPIDA

Para crear un gráfico:

1º)     Selecciona los datos que quieres representar gráficamente.

2º)     Pulsa la tecla <F11>.

 

Excel crea una hoja de cálculo nueva con el nombre “Gráfico 1”, que contiene el gráfico. Puedes cambiar el nombre de la hoja.

Asimismo, el gráfico que ha creado es del tipo predeterminado.

 

Como ya sabes, puedes modificar el gráfico resultante completamente (puedes cambiar el tipo de gráfico, su ubicación, añadir texto, ...).

CREACIÓN DE UN GRÁFICO CON EL ASISTENTE PARA GRÁFICOS

Cuando creas un gráfico con la tecla <F11>, el gráfico se crea en una hoja nueva. En cambio, cuando creas un gráfico utilizando el Asistente para gráficos, el gráfico se incrusta en la hoja de cálculo en que te encuentras (salvo que especifiques otra opción en el último paso del Asistente).

En cualquier caso, una vez creado el gráfico, se puede modificar completamente, incluyendo la ubicación del gráfico: en hoja nueva o como objeto dentro de otra hoja.

 

Para crear un gráfico con el Asistente:

1º)     Selecciona los datos que quieres representar gráficamente. Se pueden seleccionar rangos discontinuos.

 

2º)     Haz clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas estándar o elige Gráfico... en el menú Insertar.

 

3º)     Excel mostrará el cuadro de diálogo Asistente para gráficos-paso l de 4: tipo de gráfico.

Dicho cuadro muestra dos solapas: Tipos estándar y Tipos personalizados.

La primera de ellas es la que muestra la mayor parte de los tipos de gráficos, los puedes ver a la izquierda clasificados en tipos, y para cada tipo muestra a la derecha los subtipos. Por tanto, debes elegir a la izquierda el tipo, y a continuación el subtipo a la derecha.

Si pulsas el botón Presionar para ver muestra verás un ejemplo de representación gráfica con los datos y tipo de gráfico que has seleccionado.

En la solapa Tipos personalizados dispones de gráficos con algunos elementos de realce (como fondos, tramas y colores). Además, podrías añadir otros tipos creados por ti a la lista de los ya predefinidos.

 

4º)     Pulsa el botón Siguiente para continuar. Excel mostrará el cuadro de diálogo Asistente para gráficos-paso 2 de 4: datos de origen.

Dicho cuadro tiene dos solapas: Rango de datos y Serie.

Como ya has seleccionado los datos a representar antes de iniciar el Asistente, en este paso no es necesario indicarle nada. En el cuadro Rango de datos de la solapa del mismo nombre y en la solapa Serie podrás ver que ya figuran los datos a representar en el gráfico.

Únicamente puedes cambiar el apartado Series en (que está en la solapa Rango de datos) para indicar si las series de datos son las Filas o las Columnas. En el cuadro de muestra podrás ver cuál será el gráfico resultante según elijas una u otra opción.

5º)     Haz clic en el botón Siguiente.. Excel mostrará el cuadro de diálogo Asistente para gráficos-paso 3 de 4: opciones de gráfico.

En este paso debes indicar fundamentalmente los títulos generales del gráfico, los rótulos de datos y la leyenda.

 

El cuadro de diálogo que presenta Excel puede tener hasta seis solapas (depende del tipo de gráfico): Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos de datos y Tabla de datos.

 

a.       En Títulos: puedes poner un título al gráfico y a los ejes.

b.      En Eje: : si no quieres mostrar algún eje, desactívalo aquí. (Esta solapa no aparece en todos los tipos de gráficos).

c.       En Líneas de división: puedes pedirle que muestre o no las líneas de división principales y/o las secundarias. (Esta solapa no aparece en todos los tipos de gráficos).

d.      En Leyenda: si muestras la leyenda, puedes elegir su ubicación.

e.       En Rótulos de datos: si quieres mostrar rótulos debes indicar qué mostrar: valor, porcentaje, rótulo, rótulo y porcentaje, o tamaño de burbujas. (Dependiendo del tipo de gráfico podrás elegir sólo entre determinadas opciones).

En Tabla de datos: indica si quieres mostrarla o no. (Esta solapa no aparece en todos los tipos de gráficos).

6º)     Pulsa el botón Siguiente para continuar. Excel mostrará el cuadro de diálogo Asistente para gráficos-paso 4 de 4: ubicación del gráfico.

Dicho cuadro te ofrece dos posibilidades para ubicar el gráfico:

ð        En una hoja nueva: el nombre de la hoja por defecto es “Gráfico1”, pero le puedes poner otro nombre.

ð        Como objeto en: incrustará el gráfico en la hoja que elijas en la lista desplegable.

7º)     Haz clic en el botón Finalizar y obtienes el gráfico.

Si has optado por incrustar el gráfico en una hoja, probablemente tendrás que modificar su tamaño y/o desplazarlo.

TIPOS DE GRÁFICOS

Excel dispone de una amplia galería de gráficos donde poder elegir. En el paso 1 del Asistente presenta un cuadro donde puedes elegir entre diferentes tipos de gráficos:

 

ð           Columnas

ð           Barras

ð           Líneas

ð           Circular

ð           Dispersión

ð           Áreas

ð           Anillos

ð           Radial

ð           Superficie

ð           Burbujas

ð           Cotizaciones

ð           Cilíndrico

ð           Cónico

ð           Piramidal

 

Cada tipo de gráfico tiene sus características y opciones. Además, cada tipo de gráfico tiene sus subtipos (por ejemplo, algunos tipos de gráficos puedes elegirlos en tridimensional) y puedes aplicar distintos formatos, con lo cual el número de combinaciones resulta mucho más amplio.

 

Aunque la elección del tipo de gráfico suele ser una cuestión de gusto personal, como regla general:

ð           Los gráficos de barras y columnas son útiles para comparar valores de varias series de datos.

ð           Los gráficos de líneas permiten estudiar la tendencia o evolución de las series de datos.

ð           Los circulares y de radar son muy útiles para estudiar las proporciones entre distintas series.

ð           Los gráficos de dispersión permiten estudiar la relación entre dos series de datos (correlación y regresión).

MODIFICAR UN GRÁFICO

Como ya sabes, independientemente del modo que hayas utilizado para crear un gráfico, el gráfico resultante puedes modificarlo completamente: el tipo de gráfico, los datos que representa, las opciones (título del gráfico y de los ejes, si muestras rótulos de datos o líneas de división...), su ubicación y su formato (color de fondo, escala, fuente y tamaño de la fuente,...).

 

Para modificar un gráfico, una vez seleccionado, utilizarás fundamentalmente uno de los siguientes tres métodos:

ð           La barra de herramientas Gráfico,

ð           El menú Gráfico (permite modificar fácilmente lo definido en los cuatro pasos del Asistente),

ð           Una vez seleccionado un elemento del gráfico: doble-clic sobre dicho elemento o elegir en el menú contextual la opción Formato de dicho elemento.

6.3.1 CAMBIAR EL TAMAÑO, MOVER, COPIAR Y ELIMINAR

Si el gráfico está incrustado como objeto dentro de una hoja, se cambia el tamaño, se mueve, se copia y se elimina como cualquier objeto:

 

Para modificar el tamaño de un gráfico: selecciónalo, apunta con el ratón sobre uno de los cuadros de selección y pincha y arrastra para aumentar o disminuir su tamaño.

 

Para moverlo: selecciónalo, pincha (no sobre los cuadros de selección) y arrastra hasta dejarlo donde quieras.

 

Para copiarlo: puedes hacer la misma operación que para moverlo, pero teniendo pulsada la tecla <Cntrl>.

 

Para eliminarlo: selecciónalo y pulsa la tecla <Supr>.

 

Si el gráfico está en una hoja de gráfico, para eliminarlo simplemente debes eliminar la hoja, y para copiarlo tienes que copiar dicha hoja.

BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICO

Si una vez seleccionado el gráfico no aparece automáticamente esta barra de herramientas, la puedes activar en el menú Ver - Barras de herramientas. Nos permite modificar el gráfico seleccionado.

A.     Objetos del gráfico: Lista desplegable que permite seleccionar un elemento o parte del gráfico.

Como objetos del gráfico, que dependen del tipo de gráfico elegido, tenemos, por ejemplo: área del gráfico, área del trazado, leyenda, eje de categorías, eje de valores, título del gráfico...

B.     Formato de “el elemento seleccionado”

C.     Tipo de gráfico: Lista desplegable en la que puedes elegir entre 18 tipos de gráfico.

D.     Leyenda: puedes mostrar o no la leyenda, activando o no este botón.

E.      Tabla de datos: : puedes mostrar o no la tabla de datos, activando o no este botón.

F.      Por filas: Las series de datos que representa son en filas.

G.     Por columnas: Las series de datos que representa son en columnas.

H.     Texto en ángulo descendente

Texto en ángulo ascendente

6.3.3 CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO

Lo puedes cambiar de varias formas:

ð        Utilizando la barra de herramientas Gráfico (ver apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.),

ð        La opción Tipo de gráfico... del menú Gráfico.

Excel presenta el mismo cuadro de diálogo que en el paso 1 del Asistente para gráficos. Elige el tipo de gráfico y el subtipo que te interese y pulsa Aceptar.

CAMBIAR LOS DATOS QUE REPRESENTA EL GRÁFICO

Los puedes cambiar de varias formas. Un modo de cambiarlos es seleccionar el gráfico y elegir Datos de origen... en el menú Gráfico. Excel muestra el mismo cuadro de diálogo que en el paso 2 del Asistente.

Dicho cuadro tiene dos solapas: Rango de datos y Serie. En el cuadro Rango de datos de la solapa del mismo nombre y en la solapa Serie podrás ver que figuran los datos que representa el gráfico.

Puedes modificar los datos que representa simplemente seleccionando otro rango sobre la hoja.

Además, puedes cambiar la visualización del gráfico indicando en el apartado Series en (que está en la solapa Rango de datos) si las series de datos a representar gráficamente son las Filas o las Columnas de la selección. En el cuadro de muestra podrás ver cuál será el gráfico resultante según elijas una u otra opción.

 

En la solapa Series puedes modificar, agregar o quitar las series de datos representadas. Y además, puedes indicar los rótulos del eje de categorías (X).

Para añadir una nueva serie de datos, pulsa Agregar. Para cada serie debes especificar su nombre y sus valores.

Para eliminar una serie de datos, selecciónala en el cuadro Serie y pulsa Quitar.

Y para modificar una serie, selecciónala en el cuadro Serie y rectifica su nombre y sus valores.

También hay otros métodos para añadir o eliminar datos (series de datos) a los gráficos. Se detallan a continuación.

Introducir nuevos datos en el gráfico

Para introducir nuevos datos:

1º)     Selecciona Agregar datos... en el menú Gráfico. Se visualizará el cuadro de diálogo Agregar datos.

2º)     Selecciona los datos. (Si para ello es necesario, activa la hoja donde están los datos que quieres insertar haciendo clic en la etiqueta correspondiente.)

3º)     Haz clic en Aceptar.

 

Si Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial para indicar cómo quieres incorporar los nuevos datos al gráfico:

ð           Lo habitual es incorporarlos como una nueva serie.

ð           Debes indicar si los datos son las filas o las columnas.

Si se trata de un gráfico incrustado en la misma hoja donde están los datos, también puedes simplemente:

1º)     Seleccionar los datos a insertar.

2º)     Arrastrar y soltar encima del gráfico incrustado.

Eliminar datos de un gráfico

Para eliminar datos:

1º)     Selecciona la serie de datos que quieres eliminar.

2º)     Pulsa la tecla <Supr>.

Cambiar los datos de un gráfico

Cuando modificas un dato de una celda que está representada en un gráfico, automáticamente el gráfico cambia para mostrar el nuevo valor de la celda.

 

Pues también se puede cambiar el dato subyacente de un punto de datos de una serie. Para ello:

1º)     Selecciona el punto de datos.

2º)     Arrastra el delimitador superior (el que es más grueso), hacia arriba o hacia abajo (según quieras aumentarlo o rebajarlo).

Los datos de la hoja de cálculo subyacente se adaptan a la modificación efectuada sobre el gráfico.

6.3.5 CAMBIAR LAS OPCIONES DE UN GRÁFICO: Títulos, Leyenda y Rótulos de datos

Para cambiar las opciones de gráfico ya definidas: Selecciona el gráfico y elige Opciones de gráfico... en el menú Gráfico. Excel muestra el mismo cuadro de diálogo que en el paso 3 del Asistente.

Dicho cuadro de diálogo puede tener hasta seis solapas (dependiendo del tipo de gráfico): Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos de datos y Tabla de datos.

 

Por tanto, te permite, fundamentalmente:

ð        poner, modificar o quitar un título al gráfico y a los ejes,

ð        decidir si muestras la leyenda y dónde la ubicas,

ð        y cambiar los rótulos para que indiquen valor, porcentaje, rótulo, rótulo y porcentaje, o tamaño de burbujas, o quitarlos.

Vista de los gráficos tridimensionales

En los tipos de gráficos que utilizan efectos tridimensionales puedes cambiar el punto de vista del gráfico, alterando la elevación, girando el gráfico y cambiando la perspectiva. También puedes establecer el alto del efecto tridimensional.

Para ello, una vez seleccionado el gráfico, elige Vista en 3D... en el menú Gráfico o en el menú contextual.

CAMBIAR LA UBICACIÓN DEL GRÁFICO

Para cambiar la ubicación de un gráfico: Selecciónalo y elige Ubicación... en el menú Gráfico. Excel muestra el mismo cuadro de diálogo que en el paso 4 del Asistente. Podrás indicar si lo que quieres es:

ð           En una hoja nueva (puedes indicar ya el nombre de la nueva hoja o cambiarlo después).

ð           Como objeto en: y selecciona el nombre de la hoja donde lo quieres colocar en la lista desplegable.

PARTES DE UN GRÁFICO

Un gráfico está compuesto por una serie de elementos que son susceptibles de recibir formato.

 

Gráfico	Es el área ocupada por la ventana del gráfico, e incluye todos los elementos que forman el gráfico. Para seleccionar el gráfico completo, haz clic en algún punto situado fuera del área de trazado que no contenga ningún elemento.
Área de trazado	Es el área donde se dibujan las series de datos.
Series de datos	Cada una de las series que se representan gráficamente.
Puntos de datos	Cada uno de los números de una serie de datos.
Ejes	Son el eje X y el eje Y, que se utilizan en las representaciones gráficas basadas en coordenadas cartesianas.
Nombre de categorías	Es el nombre de los puntos de datos.
Marcas de graduación	Son las líneas cortas que intersectan los ejes X e Y, sirven como referencias visuales.
Líneas de división	Son unas líneas horizontales o verticales trazadas perpendicularmente a los ejes por sus marcas de graduación. Sirven como referencias visuales.
Leyenda	Es un cuadro explicativo del significado de las series representadas gráficamente.

 

6.4.1 SELECCIONAR UN ELEMENTO DE UN GRÁFICO

Si se trata de un gráfico incrustado como objeto en la hoja (no un gráfico en hoja gráfica), debes seleccionar previamente dicho gráfico.

 

Hay varias formas de seleccionar un elemento de un gráfico:

ð        Hacer clic sobre el elemento.

ð        Utilizar la lista desplegable Objetos del gráfico de la barra de herramientas Gráfico para elegir el elemento. (Simplemente usando las teclas de flecha arriba y flecha abajo, cambiará la selección al siguiente objeto del gráfico). Dicha lista desplegable contiene en cada momento el nombre del objeto seleccionado.

FORMATO DE GRÁFICOS

Los gráficos se componen de elementos (ejes, series, etiquetas de texto, etc.) que son susceptibles de diversos formatos. Para dar formato a un gráfico debes dar formato a sus elementos.

 

Como regla general para aplicar formato a un elemento puedes:

ð          Hacer doble clic sobre el elemento para visualizar un cuadro de diálogo con las opciones de formato asociadas al elemento.

ð          Seleccionar el elemento y elegir Formato de “dicho elemento” ya sea en el menú contextual o en el botón de la barra de herramientas Gráfico.

 

Esto funcionará siempre que:

ð           El gráfico esté en una hoja gráfica.

ð           El gráfico, si es incrustado, haya sido activado primero (haciendo clic sobre él).

A continuación, encontrarás brevemente las principales posibilidades de formato de un gráfico.

Introducción de texto en un gráfico

En un gráfico se puede introducir texto libre, además de títulos (ver apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

 

Para introducir texto libre:

1º)     Introduce mediante el teclado el texto que quieras.

2º)     Pulsa la tecla <Intro>.

El texto se visualiza seleccionado en el centro del gráfico. Arrástralo y sitúalo donde quieras

Desplazamiento y modificación del tamaño de textos, títulos, leyenda o área de trazado (en un gráfico)

Para desplazar algunos elementos, como son los títulos, textos, la leyenda, o el área de trazado:

1º)     Selecciona el elemento que quieres mover haciendo clic sobre él. El elemento se mostrará rodeado por unos delimitadores.

2º)     Arrástralo desde cualquier punto situado en la recta que une dos delimitadores cualesquiera.

También puedes desplazar alguno de los sectores de un gráfico circular para separarlo del resto. En ese caso es necesario que hagas un segundo clic sobre el sector para seleccionarlo individualmente.

Para modificar su tamaño:

1º)     Selecciona el elemento,

2º)     Haz clic sobre un delimitador y arrastra hasta conseguir aumentar o reducir su tamaño.

6.5.3 Formato del Área de gráfico

Haz doble clic sobre el área de gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato del Área de gráfico con tres fichas (tramas, fuente, y propiedades) en el que puedes establecer fundamentalmente la trama (el fondo del gráfico) y el borde, el formato de fuente para los textos (tipo de letra, tamaño, estilo, color...), y algunas propiedades de ubicación del objeto.

En la ficha Propiedades puedes desactivar la opción Imprimir objeto (que inicialmente está activada) para indicar que el gráfico no se imprima al imprimirse la hoja de cálculo. Y presenta otra opción para bloquear el gráfico al proteger la hoja, de forma que no sea posible modificar su configuración.

Formato del Área de trazado del gráfico

Haz doble clic sobre el área de trazado. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato del Área de trazado con una solapa (Tramas), que permite definir la trama y el borde.

Formato de los Ejes del gráfico

Haz doble clic sobre el eje X ó Y, es decir, sobre el Eje de categorías o sobre el Eje de valores. Excel mostrará el cuadro de diálogo Formato del eje que presenta cinco fichas que permiten aplicar opciones de formato relativas a las tramas, escala, fuente, número, y alineación.

Fundamentalmente, en la ficha Tramas puedes definir cómo quieres presentar las marcas de graduación y sus rótulos, en la ficha Escala puedes establecer un valor mínimo, un valor máximo y un intervalo para los valores que aparecen en el eje, así como las unidades de visualización (por ejemplo puedes mostrar los datos en millares), y en la ficha Número puedes aplicar un formato a los números que mostrará en el eje.

Evidentemente, no todos los tipos de gráficos tienen Ejes.

Formato de las Series del gráfico

Haz doble clic sobre una serie. Excel mostrará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, el cual tiene seis fichas:

 

Tramas	Permite aplicar colores y rellenos al área interior de las series y a los bordes.
Eje	Esta ficha permite especificar si quieres que la serie sea dibujada en un eje secundario (el cual se sitúa en la parte derecha del gráfico).
Barras de error Y	Permite introducir en la serie seleccionada barras de error de distintos tipos (una cantidad fija, un porcentaje, un número de desviaciones estándar, etc.). Resulta especialmente útil la opción de desviaciones estándar, que permite evaluar si un dato se ha desviado en más o en menos un número de desviaciones estándar.
Rótulos de datos	Esta ficha permite visualizar los valores, porcentajes, rótulos, rótulos y porcentajes, o tamaño de burbujas de cada punto de datos (facilitando la visualización de la información).
Orden de las series	Permite modificar el orden en el que aparecen las series en el gráfico.
Opciones	Esta ficha permite especificar algunas opciones de presentación de las series (variar colores entre puntos, ancho...).

Formato de Punto de datos del gráfico

Haz doble clic sobre un punto de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de punto de datos con tres solapas que permiten definir opciones de formato relativas a las Tramas, Rótulos de datos, y Opciones.

Los rótulos añadidos también pueden tratarse individualmente. Si haces un clic sobre un rótulo seleccionarás todos los rótulos (para poder establecer un tipo de letra común, por ejemplo), pero un segundo clic sobre un rótulo selecciona únicamente dicho rótulo (así podrás moverlo, modificarlo individualmente e incluso eliminarlo).

Formato de los Títulos del gráfico

Haz doble clic sobre el título. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato del Título del gráfico o Formato del Título del eje (según se trate de un título u otro) con tres solapas que permiten definir opciones de formato relativas a las Tramas, Fuente, y Alineación.

Formato de la Leyenda del gráfico

Haz doble clic sobre la leyenda. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de Leyenda con tres solapas que permiten definir opciones de formato relativas a las Tramas, Fuente, y Posición

Formato de las Líneas de división del gráfico

Haz doble clic sobre las líneas de división. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de Líneas de división con dos solapas que permiten definir opciones de formato relativas a las Tramas y Escala.

Evidentemente, no todos los tipos de gráficos tienen Líneas de división.

IMPRIMIR UN GRÁFICO

Como el gráfico es un elemento más de la hoja, se imprime con ella.

Cuando has incrustado el gráfico como objeto en una hoja y sólo te interesa imprimir el gráfico, no toda la hoja, simplemente selecciónalo y seguidamente imprime. Excel adaptará el gráfico de forma que ocupe la página entera.

También puedes hacer que el gráfico aparezca en página aparte, separado de los datos pero manteniendo los encabezados y pies de página que has establecido. Para ello, elige en el menú Ver la opción Vista previa de salto de página, y mueve el gráfico (simplemente arrástralo con el ratón).

OTROS ELEMENTOS GRÁFICOS EN EXCEL

Además de los gráficos generados a partir de datos, puedes incluir en la hoja de cálculo (y en un gráfico) otros elementos gráficos como líneas, flechas, cuadros de texto, imágenes, organigramas, texto WordArt, ...

Para ello puedes utilizar la barra de herramientas Dibujo, y las opciones Imagen (con su submenú) y Objeto...del menú Insertar. El proceso de trabajo es el de los objetos gráficos.

Barra de herramientas Dibujo

FUNCIONES Y CÁLCULOS COMPLEJOS

Una vez vista la forma de trabajo de la Hoja de cálculo Excel, veremos la potencia general de la aplicación a través de las funciones.

A la hora de definir un cálculo con un cierto número de operandos, debes utilizar paréntesis para separar las operaciones si quieres que se realicen de manera correcta. Esto se debe a la prioridad en el orden de operación y a que un cálculo por complejo que sea, en informática debe ser definido en una sola línea.

 

Prioridad Descendente:

Funciones ^ % * / + -

 

Ejemplo: 

 

A1-A2

A3+A4 

 se escribirá: (A1-A2)/(A3+A4)

 

En caso de operaciones contiguas, se realizan primero siempre las de mayor prioridad, y en caso de igual prioridad se comienzan las operaciones por la izquierda.

FUNCIONES

Una función es una fórmula abreviada que efectúa varias operaciones simultáneamente, devolviendo el resultado. Las funciones pueden utilizarse independientemente o como operadores dentro de una fórmula e incluso dentro de otra función (funciones anidadas).

Excel tiene más de 300 funciones predefinidas que permiten efectuar desde los cálculos más sencillos hasta los más complejos.

 

El formato estándar de una función es el siguiente:

 

=NOMBRE(ARGUMENTO)

 

ð          Símbolo =.

ð          NOMBRE de la función.

ð          ARGUMENTO. El argumento va entre paréntesis y es la información que se proporciona para realizar el cálculo.

Algunas funciones no llevan argumentos (como la función HOY), y otras tienen un número variable de argumentos (como la función SUMA), de los cuales algunos pueden ser opcionales. Cuando una función necesita varios argumentos, cada uno se separa del siguiente mediante un punto y coma.

 

El argumento puede ser:

o       Un número.

o       La referencia de una celda (referencia relativa, absoluta o mixta).

o       Un rango.

o       Un nombre de rango.

o       Varios parámetros separados por punto y coma. P1;P2;P3.

o       Una fórmula u otra función.

 

Ejemplos de funciones:

=ABS(-63)

=SUMA(A2:B6)

=SI(A2<A3;B2;C1*A2)

=ENTERO(A1)

=PROMEDIO(DATOS)

=SUMA(A4;6;D4*2;PROMEDIO(A2:A4))

INTRODUCIR UNA FUNCIÓN

Para introducir una función existen dos procedimientos:

ð           el manual: es el método más directo.

ð           mediante el Asistente para funciones: es el modo más cómodo si no conoces el nombre de la función o no sabes exactamente los argumentos que necesitas.

 

Usando el procedimiento manual:

 

1º)     Sitúate (haz clic) en la celda a introducir la función. (También puedes situarte en la barra de fórmulas una vez seleccionada la celda.)

2º)     Introduce =NOMBREFUNCION(

3º)     Introduce de forma manual o señalando las celdas el argumento de la función.

4º)     Introduce ) y termina pulsando <Intro>.

 

Usando el Asistente para funciones:

 

1º)     Sitúate (haz clic) en la celda a introducir la función.

2º)     Haz clic en el botón Pegar función situado en la barra de herramientas Estándar o selecciona la opción Función... del menú Insertar. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar función.

 

También puedes pulsar el botón Modificar fórmula (=) en la barra de fórmulas y a continuación elegir la función a utilizar en la lista desplegable que aparece a su izquierda. Si eliges Más funciones... Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar función.).

3º)     Selecciona la categoría que quieres en la lista categoría de la función. La lista Nombre de la función muestra las diferentes funciones disponibles de dicha categoría.

4º)     Selecciona la función a utilizar y haz clic en el botón Aceptar.

Se desplegará una ventana en la que habrá tantos apartados como argumentos necesite dicha función.

5º)     Haz clic en los diferentes argumentos, y a continuación puedes seleccionar directamente en la hoja de cálculo el rango de datos que quieres colocar en cada argumento.

A medida que vas introduciendo los argumentos, en la parte inferior de la ventana aparecerá destacado en negrita el siguiente argumento, junto a una descripción. Y más abajo puedes ver el resultado que devolvería la función en ese momento.

6º)     Haz clic en Aceptar.

7.2 TIPOS DE FUNCIONES

Todas las funciones de Excel se pueden agrupar en apenas una docena de categorías. Unas categorías tienen más funciones que otras. Las principales categorías son:

 

ð           Funciones matemáticas y trigonométricas.

ð           Funciones estadísticas.

ð           Funciones financieras.

ð           Funciones de texto.

ð           Funciones lógicas.

ð           Funciones de fecha y hora..

ð           Funciones de búsqueda y referencia.

ð           Funciones de base de datos.

ð           Funciones de información.

 

Las funciones matemáticas y trigonométricas permiten, por ejemplo, calcular el valor absoluto de un número, el valor de PI, el factorial de un número o el seno de un ángulo. Las funciones estadísticas permiten conocer el valor máximo de unos valores, el mínimo, la media aritmética, la desviación, la varianza, la moda, etc. Con las funciones financieras puedes calcular, por ejemplo, el pago por periodo de un préstamo, si facilitas el tipo de interés, el número de periodos de amortización y el capital prestado. Las funciones de texto se utilizan para realizar conversiones, extraer partes de un título, buscar textos, sustituir, etc. Las funciones lógicas se usan en fórmulas relacionales pues permiten evaluar expresiones para obtener un único resultado. Con las funciones de fecha y hora puedes obtener la fecha actual o cualquiera de sus componentes como el día, el mes o el día de la semana, así como la hora actual o cualquiera de sus componentes. Las funciones de búsqueda y referencia y las funciones de base de datos permiten manejar información almacenada en listas o tablas, por ejemplo puedes buscar un determinado dato o realizar operaciones estadísticas con los datos. Y las funciones de información pueden recuperar datos acerca del sistema o de la hoja de cálculo, así como analizar datos de las celdas como por ejemplo comprobar si una celda contiene un número, un texto o un error.

 

A continuación tienes una relación de algunas funciones de cada categoría.

Funciones matemáticas

SUMA	=SUMA(número1;número2;...) Suma todos los números especificados en los argumentos. =SUMA(3; 5) =8 =SUMA(D2:D7) =SUMA(2;D4;4*F5;ENTERO(F2);D6:D8)
SUMA condicional	=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición. El rango son las celdas que quieres evaluar. El criterio puede ser un número, texto o una expresión, y determina qué celdas deben sumarse. El rango_suma son las celdas que se van a sumar (si lo omites, usará las celdas en el rango).   Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas".   Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100.000$, 200.000$, 300.000$ y 400.000$ respectivamente. Y el rango B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7.000$, 14.000$, 21.000$ y 28.000$. =SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a 63.000$
PRODUCTO	=PRODUCTO(número1;número2;...) Multiplica los números proporcionados como argumentos. =PRODUCTO(10; 100; 2) =2.000
POTENCIA	=POTENCIA(número;potencia) Devuelva el resultado de elevar el número a una potencia. =POTENCIA(3;2) =9
VALOR ABSOLUTO	=ABS(número) Calcula el valor absoluto de un número. =ABS(-345) = 345
PARTE ENTERA	=ENTERO(número) Calcula la parte entera de un número, es decir, lo redondea hasta el entero inferior más próximo. =ENTERO(456,78) = 456
REDONDEO	=REDONDEAR(Número;Número_de_decimales) Redondea el Número al Número_de_decimales especificado. =REDONDEAR(345,88;1) = 345,9
TRUNCAR	=TRUNCAR(Número;Número_de_decimales) Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal. El número_de_decimales indica la precisión de truncado (si lo omites, asume 0). =TRUNCAR(345,88;1) = 345,8
RESTO	=RESIDUO(Numerador;Denominador) Calcula el resto del cociente entre el Numerador y el Denominador. =RESIDUO(24;2) = 0
RAÍZ CUADRADA	=RAIZ(número) Calcula la Raíz Cuadrada de un número. =RAIZ(144) = 12
LOG. DECIMAL	=LOG10(número) Calcula el logaritmo de un número en base 10. =LOG10(38) = 1,579783
LOG. NEPERIANO	=LN(número) Calcula el logaritmo de un número en base e. ( e=2,718282 ) =LN(42,3) = 3,744787
EXPONENCIAL	=EXP(número) Eleva e a la potencia indicada por el número. Es el inverso del LOG. NEPERIANO. =EXP(32) = 7,9E+13
PI	=PI() Devuelve el valor de PI=3,14159265358979 con precisión de 15 dígitos.
N. ALEATORIO	=ALEATORIO() Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

 

Para sumar un rango de celdas de forma rápida también puedes usar el botón Autosuma de la barra de herramientas estandar. Para ello:

1º)     Sitúate en la celda donde quieres el resultado de la suma.

2º)     Pulsa el botón Autosuma.

3º)     Excel sugiere el rango de celdas que se va a sumar. Si no es el rango que necesitas, selecciona con el ratón el que te interese.

4º)     Pulsa <Enter>.

Excel colocará en la celda la función SUMA de dicho rango.

Funciones estadísticas

En las funciones Estadísticas el argumento de la función es generalmente un rango.

 

SUMA	=SUMA(número1;número2;...) Calcula la Suma de los valores indicados en el argumento.
MEDIA	=PROMEDIO(número1;número2;...) Calcula la Media Aritmética de los valores indicados en el argumento.
MÁXIMO	=MAX(número1;número2;...) Calcula el Máximo valor del argumento.
MÍNIMO	=MIN(número1;número2;...) Calcula el Mínimo valor del argumento.
CONTADOR condicional	=CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas en el rango que no están en blanco y coinciden con el criterio dado. El criterio puede darse en forma de número, expresión o texto. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".   Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente. =CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2   Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente. =CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2
CONTADOR	=CONTARA(valor1:valor2;...) Cuenta el número de celdas no vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Usa CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango. Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que deseas contar. En el ejemplo:

=CONTARA(A1:A7) es igual a 6 =CONTARA(A4:A7) es igual a 4 =CONTARA(A1:A7; 2) es igual a 7 =CONTARA(A1:A7; "Dos") es igual a 7
MEDIANA	=MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana o número central del argumento.
VARIANZA	=VAR(número1;número2;...) Calcula la Varianza del argumento.
MODA	=MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor más frecuente o que más se repite del argumento.
DESV. TÍPICA	=DESVEST(número1;número2;...) Calcula la Desviación Típica del argumento.

Funciones lógicas

ð           Operadores relacionales

 

<	Menor que
<=	Menor o Igual que
>	Mayor que
>=	Mayor o Igual que
=	Igual que
<>	Distinto que

 

Estos operadores sirven para realizar cálculos (condiciones lógicas) cuyo resultado sólo tiene dos valores: 0 (FALSO) o 1 (VERDADADERO). Por ejemplo =A1>7, dará como resultado 1, si el valor de Al es mayor que 7, y 0 en cualquier otro caso.

Los resultados obtenidos por una fórmula relacional pueden ser usados a su vez en otra fórmula relacional o en una de tipo aritmético.

En una fórmula relacional generalmente habrá un solo operador y dos operandos, si bien éstos pueden ser resultado de una operación aritmética.

 

ð           Función Y

 

=Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

 

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Por tanto, devuelve FALSO si algún argumento es FALSO.

 

ð           Función O

 

=O(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

 

Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO. Por tanto, devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS.

 

ð           Función NO

 

=NO(valor_lógico)

 

Es la función Negación. Invierte la lógica del argumento: devuelve VERDADERO para un argumento FALSO, y devuelve FALSO para un argumento VERDADERO.

 

ð           Función SI

 

La sintaxis de la función SI es:

=SI(Condición_Lógica;Valor_si_Verdadero;Valor_si_Falso)

 

La función SI devuelve o calcula el segundo parámetro cuando la Condición_Lógica se cumple (si la condición_lógica es verdadera o cierta), y devuelve o calcula el tercer parámetro si la Condición_Lógica no se cumple.

La Condición Lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Puede utilizar cualquier operador de comparación.

Si alguno de los parámetros dentro de la función es un texto, debe ir entre comillas.

 

Ejemplos:

=SI(B15>B16;B15*B17;B15*B18)

=SI(A3<56;C3/2;”Correcto”)

=SI(Y(D5+2>F4;G3<>0);D5*F2;D5*G2)

 

Función SI anidada:

 

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas para casos en los que hay más de dos posibilidades.

 

Ejemplo:

SI(A3<10;"A";SI(A3<50;"B";SI(A3<100,"C",IF(A3<500,"D","E"))))

 

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento condición_lógica (A3<10) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

Funciones de búsqueda y referencia

ð           BUSCARV

Busca un valor en la columna a la izquierda de un rango y devuelve un valor en la misma fila en una columna especificada.

 

=BUSCARV(valor_buscado:matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

donde valor_buscado es el valor que buscas en la primera columna del rango, rango_buscar_en es el rango donde vas a buscar y de donde vas a recuperar datos, indicador_columnas es el número de columna en el rango desde la que debe devolverse el valor (la primera columna es la 1), y ordenado es un valor lógico (para encontrar la coincidencia más cercana en la primera columna, ordenada de forma ascendente, escribe VERDADERO u omítelo; y para encontrar la coincidencia exacta escribe FALSO).

 

Ejemplos:

Si tenemos:

y llamando Rango al rango A4:C12:

=BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946

=BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17

=BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100

=BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200

=BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A

=BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71

 

 

 

ð           BUSCARH

Busca un valor en la primera fila de un rango y devuelve un valor en la misma columna desde una fila especificada.

 

=BUSCARH(valor_buscado:matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

donde valor_buscado es el valor que buscas en la primera fila del rango, rango_buscar_en es el rango donde vas a buscar y de donde vas a recuperar datos, indicador_filas es el número de fila en el rango desde la que debe devolverse el valor (la primera fila es la 1), y ordenado es un valor lógico (para encontrar la coincidencia más cercana en la primera fila, ordenada de forma ascendente, escribe VERDADERO u omítelo; y para encontrar la coincidencia exacta escribe FALSO).

 

Ejemplos:

Imagina que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11.

=BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5

=BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7

=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8

=BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11

 

 

ð           Nº DE COLUMNAS Y Nº DE FILAS

 

=COLUMNAS(Rango)

=FILAS(Rango)

Estas funciones indican el número de columnas o de filas que hay en el rango indicado como argumento.

 

Ejemplos:

=COLUMNAS(A1: C3) =3

=FILAS(A1:C3) =3

ð           ELEGIR UNA EXPRESIÓN

 

=ELEGIR(lndice;Valorl;Valor2;...)

 

Esta función expresa, según el índice, el valor de la correspondiente expresión, comenzando a contar desde 1.

Es decir, si el índice es igual a 2, calculará el Valor2. Estas expresiones pueden ser: fórmulas, datos o textos. Cuando la expresión sea texto, deberá ir entre comillas (como en todas las funciones).

 

Ejemplo:

Siendo el contenido de A1: 12.000

de A2: 14.000

de A3: 7.000

=ELEGIR(3;A1;A1+A2;A1+A2+A3) = 33.000

=ELEGIR(1;A1;A1+A2;A1+A2+A3) = 12.000

Funciones financieras

Las funciones que se utilizan para la realización de cálculos financieros son:

 

ð           PAGO PRÉSTAMO

Calcula el Pago de Amortización por periodo, de un capital (importe), para una tasa de interés por periodo determinada y un número de periodos. Es decir, calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constante.

 

=PAGO(Interés; Períodos; Importe)

donde Interés es la tasa de interés por periodo del préstamo, Períodos es el número total de pagos del préstamo, e Importe es el valor actual, la cantidad total de una serie de pagos futuros. (Esta función tiene dos argumentos más al final, pero son opcionales).

 

Ejemplos:

Con estos datos:	El resultado de la función PAGO será:
Importe: 6.000 € T. Interés: 9% N. Periodos: 5	=PAGO(9%;5;6000) = -1.542,55 €
Importe: 6.000 € T. Interés anual: 8% N. Periodos: 5 años	Los pagos mensuales a efectuar serán: =PAGO(8%/12 ; 5*12; 6000) = -121,66 €

 

Normalmente los periodos son meses, por lo que el tipo de interés (que suele ser anual) debe dividirse entre 12.

El resultado de la función PAGO es negativo puesto que es el dinero de menos que tendríamos al realizar cada pago.

 

ð           VALOR ACTUAL, VALOR FUTURO, TASA PERIÓDICA y Nº PERIODO

Las funciones VA y VF calculan respectivamente el Valor Actual y el Valor Futuro de una inversión, según un pago por periodo (constante en toda la anualidad), una tasa de interés por periodo y el número total de periodos de pago en una anualidad.

(VA calcula la suma total del valor actual de una serie de pagos futuros.)

 

=VA(Interés; Periodos; Pago)

=VF(Interés; Periodos;Pago)

 

 

La función TASA calcula el tipo (tasa) de Interés periódico necesario para una inversión (Valor Actual), en función de los pagos realizados.

 

=TASA(Periodos; Pago; Valor_Actual;)

donde Periodos es el número total de periodos de pago de un préstamo o anualidad, Pago es el pago efectuado en cada periodo (debe ser el mismo en todo el préstamo o anualidad), y Valor_actual es la cantidad total de una serie de pagos futuros.

 

 

La función NPER calcula el número de pagos necesarios para una inversión, basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.

 

=NPER(Interés; Pago; Valor_Actual)

Funciones de fecha y hora

Las fechas en Excel se representan mediante un número denominado número serial, cuya parte entera significa el número de días transcurridos desde el 1-1-1900, y cuya parte decimal expresa la parte del día que ha transcurrido. Así, por ejemplo, el número 34334,5 representa las 12:00 horas del mediodía del día 1-1-1994, ya que entre el 1-1-1900 y el 1-1-1994 hay 34334 días y 0,5 representa que ha pasado medio día, y por tanto son las 12 horas.

 

HOY	La función HOY(), visualiza la fecha del día actual en formato dd-mm-aa..
AHORA	Visualiza la fecha y hora del momento actual. Esta función es volátil, y por tanto se recalcula cada vez que se produce un recálculo en la hoja. AHORA()
FECHA	Devuelve el número correspondiente a la fecha especificada en los argumentos, en código fecha. =FECHA(año ; mes ; día) Ejemplo: =FECHA(1994;1;2) = 02/01/94
AÑO	Devuelve el año correspondiente al argumento. . =AÑO(número o referencia) Ejemplo: =AÑO(34336) = 1994
MES	Devuelve el mes correspondiente al argumento. =MES(número o referencia) Ejemplo: =MES(34336) = 1
DÍA	Devuelve el día correspondiente al argumento. =DIA(número o referencia) Ejemplo: =DIA (34336) = 2

Funciones de texto

Utilizando el operador & (Ampersand), se podrán concatenar textos facilitados directamente entre comillas, contenidos en una celda o que sean resultado de una función.

 

Ejemplo:

Si Al = "Pedro" y A2 = "García Alonso":

=Al& A2 =PedroGarcía Alonso

=A1 & " " & A2 = Pedro García Alonso

=A2 & "," & A1 = García Alonso, Pedro

 

Otras funciones de texto:

DERECHA	=DERECHA(texto;número_de_caracteres) Extrae los últimos caracteres del extremo derecho de una cadena de texto.
IZQUIERDA	=IZQUIERDA(texto;número_de_caracteres) Extrae los caracteres del extremo izquierdo de una cadena de texto.

ANIDAMIENTO DE FUNCIONES

En algunos casos, puede que tengas que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la fórmula:

 

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

 

utiliza una función PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.

 

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

 

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA del ejemplo anteriorson ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

 

Se puede utilizar la Paleta de fórmulas (haz clic sobre el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar o en el botón Modificar fórmula de la barra de fórmulas) para anidar funciones como argumentos. En el ejemplo anterior, se puede anidar la función SUMA en la función SI haciendo clic en el cuadro de edición Valor_si_verdadero, y seguidamente haciendo clic en la lista desplegable del cuadro Funciones de la barra de fórmulas para elegir SUMA.

Para cambiar de una función a otra en la Paleta de fórmulas, haz clic en el nombre de la función en la barra de fórmulas. Por ejemplo, para cambiar el rango de la función PROMEDIO del ejemplo anterior, haz clic en PROMEDIO en la barra de fórmulas

TRABAJO CON MÚLTIPLES HOJAS

Hasta este capítulo siempre has trabajado con datos que se encontraban en una misma Hoja de cálculo. Pero es posible trabajar con múltiples hojas, ya se encuentren éstas en un mismo libro o en libros independientes.

 

Como ya sabes, un único libro de hojas de cálculo de Excel puede contener millones de bytes de datos. Pero, a veces, resulta más conveniente abrir un nuevo libro para situar en él nuevos datos que desplazarse a otra hoja de cálculo dentro del mismo archivo.

También puedes repartir el contenido de un libro en dos o más libros para facilitar su manipulación, tanto a efectos de almacenamiento como de uso.

 

Esto mismo ocurre con las distintas hojas de un libro. Se puede tratar un libro como un archivo compuesto por una única hoja de cálculo, pero en ocasiones tienes que distribuir gran cantidad de información relacionada o con una estructura común. En estos casos, el trabajo con diferentes hojas dentro del mismo libro es muy útil.

 

No obstante, cuando se almacena información en archivos distintos o en diferentes hojas de un mismo libro, puedes necesitar utilizar en una de las hojas los datos contenidos en otra. Excel facilita la selección de datos de un libro u hoja distinta de la activa, así como las operaciones de copia y traslado de datos entre hojas (ya sea en el mismo libro o en otro distinto). También pueden crearse enlaces entre hojas mediante fórmulas, los cuales siguen funcionando, aún cuando uno de los libros no esté abierto.

 

Para conocer cómo puedes abrir varios libros, desplazarte entre ellos o cerrar un libro, vuelve a leer el apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Y para saber cómo te puedes desplazar entre hojas, cómo añades, eliminas o cambias el nombre de alguna hoja, o bien cómo seleccionas, copias o mueves varias hojas, consulta el apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

REFERENCIAS 3D

Para mostrar en una celda el dato contenido en una celda de otra hoja del libro, debes hacer referencia a dicha celda. Para ello:

 

1º)     Sitúate en la celda que quiere mostrar el dato.

2º)     Introduce el símbolo = (para que Excel sepa que quieres introducir una fórmula).

3º)     Haz clic sobre la etiqueta de la hoja que contiene el dato a mostrar.

4º)     Selecciona la celda que contiene el dato a mostrar.

5º)     Pulsa <Intro>.

 

De esta forma has creado un vínculo a un dato que está en otra hoja del mismo libro. Excel vuelve automáticamente a la hoja en la que estabas situado, mostrando el dato en la celda. Si te fijas en la barra de fórmulas, verás que en realidad la celda contiene una referencia a la otra celda, por ejemplo: Hoja2!A3.

Lógicamente, también podrías haber escrito directamente dicha referencia, pero ello supone conocer exactamente la celda en que se encontraba el dato.

 

Si lo que necesitas es una fórmula en la que utilizas datos de otras hojas, en ese caso sitúate en la celda donde quieres el resultado, comienza introduciendo el símbolo "=" y a continuación pulsando sobre la pestaña de una hoja selecciona la celda necesaria, pulsa el operador que necesites (por ejemplo, "+") y a continuación la pestaña de otra hoja... y así hasta construir la fórmula con datos de todas las hojas necesarias.

Ejemplo: =BILBAO!C4+ VITORIA !C4+SANSEBASTIAN!C4

 

Si cambias los nombres de las hojas, todas las referencias 3D que pudieran existir se actualizan automáticamente. Así, por ejemplo, si habías introducido Hoja2!A3 y ahora la hoja se llama Artículos, cambiará automáticamente a Artículos!A3.

 

Copiar vínculos

 

Una referencia o vínculo con un dato de otra hoja puede copiarse igual que cualquier otra fórmula, usando cualquiera de los métodos que ya conoces.

Copiar datos entre hojas en Excel

Hay métodos alternativos tanto para copiar o trasladar datos como para crear vínculos entre hojas.

 

Para copiar o mover datos (copiará sólo el valor, sin vínculo) puedes usar los comandos de Cortar o Copiar y Pegar.

También puedes utilizar la técnica de arrastrar y soltar, pero para conseguir cambiar de una hoja a otra, mientras estás arrastrando muévete hacia la pestaña de otra hoja manteniendo pulsada la tecla <Alt>. Esto lo puedes realizar tanto con el botón izquierdo del ratón (en ese caso, pulsando <Cntrl> copia datos sin vincularlos, y si no, los mueve) como con el derecho (en cuyo caso Excel muestra un menú contextual y debes elegir la opción a realizar: mover los datos, copiarlos, crear un vínculo, etc.).

Para crear un vínculo elige la opción Crear vínculo aquí en el menú que muestra Excel cuando arrastras con el botón derecho del ratón. (Si eliges Copiar aquí copiará sólo el valor, sin vínculo).

REFERENCIAS A OTROS LIBROS

De la misma forma que creas referencias a celdas de otras hojas del mismo libro, puedes crear las referencias a celdas de otro libro.

Puedes utilizar cualquiera de las dos técnicas ya vistas para referencias a otra hoja del mismo libro:

ð          Introducir el símbolo = , seleccionar la celda en la otra hoja y pulsar <Intro>.

ð          O arrastrar y soltar con el botón derecho ratón, eligiendo la opción Crear vínculo aquí.

Ambas son perfectamente válidas para crear referencias entre libros.

 

Por tanto, para crear una referencia a otro libro puedes, teniendo ambos libros abiertos:

1º)     Una vez situado en la celda, introduce el símbolo =

2º)     Haz clic con el ratón sobre el otro libro,

3º)     Activa la hoja (si no es la que está ya activada en ese momento en dicho libro),

4º)     Selecciona la celda que contiene el dato

5º)     Pulsa <Intro>.

De esta forma has creado un vínculo a un dato que está en otro libro. Excel vuelve automáticamente al libro en el que estabas situado, mostrando el dato en la celda. Si te fijas en la barra de fórmulas, verás que la referencia a una celda de otro libro es por ejemplo: [Bilbao.xls]Artículos!A3. Es decir, ahora, además del nombre de la hoja, separada de la referencia a celda mediante el carácter !, también ha incluido el nombre del libro entre corchetes.

Si facilita tan sólo el nombre del libro, Excel entiende que éste se encuentra en la misma carpeta. Si no es así, hay que facilitar delante del nombre del libro, y entre comillas simples, el camino donde se encuentra el libro. Por ejemplo:

`C:\Mis documentos\[Bilbao.xls]Artículos'!A3

 

También podrías componer las referencias a otros libros de forma manual, escribiéndolas, pero es más cómodo tener los dos libros abiertos y usar el método de la selección o de arrastrar y soltar.

ACTUALIZACIÓN DE DATOS VINCULADOS EN EXCEL

Los datos vinculados de una hoja de cálculo pueden ser modificados en cualquier momento, sin notificación explícita a la hoja vinculada.

 

Al abrir una hoja que tiene datos vinculados de otros libros, Excel preguntará si deseas actualizar esos vínculos o no. Lo normal es responder afirmativamente para que los datos mostrados siempre estén en concordancia con los del libro original.

 

Para evitar que Excel repita dicha pregunta cada vez que abras el libro, puedes desactivar la opción Consultar al actualizar vínculos automáticos en la página Modificar del menú Herramientas - Opciones... Así Excel actualizará automáticamente todos los vínculos externos sin consultar

CONSOLIDACIÓN DE DATOS

Para consolidar datos de diversas hojas (ya sean del mismo libro o de distintos) en una de resumen es posible usar distintas técnicas. Puedes:

ð          Usar referencias 3D en un rango de páginas,

ð          O utilizar la opción del menú Datos - Consolidar...

 

En muchas ocasiones, todas o casi todas las hojas del libro tienen la misma estructura pero diferentes datos (pues pueden corresponder, por ejemplo, a distintas sucursales o empleados). Para crear dichas hojas rápidamente puedes:

ð        Crear la estructura de una de ellas (con texto, formatos, fórmulas, etc.) y copiarla varias veces, o

ð        Seleccionar todas las hojas que van a tener la misma estructura, y con ellas seleccionadas, escribir los textos, aplicar los formatos, introducir las fórmulas, etc. que necesites. Aunque sólo veas una hoja, lo estás introduciendo en todas ellas a la vez.

Y a continuación debes rellenar los distintos datos en cada hoja. Para ello, previamente debes desagrupar las hojas y seleccionar sólo aquella a la que corresponden los datos.

 

Cuando todas las hojas del libro tienen la misma estructura pero datos diferentes, conservaremos también dicha estructura para la hoja resumen, pero ahora las celdas contendrán una fórmula en vez de un dato.

Consolidación de datos usando referencias 3D en un rango de hojas

Con este método podrías introducir, por ejemplo, en la celda C4 de la hoja resumen la siguiente fórmula:

=SUMA(Zona1:Zona3!C4)

en la que se utiliza un rango de hojas para obtener la suma de todas las celdas C4. Al pulsar <Intro> Excel mostrará el resultado.

Una vez introducida la fórmula, puedes usar el autollenado para copiarla a las celdas adyacentes que te interesen, tanto en sentido vertical como horizontal.

 

Añadir hojas al rango de consolidación

 

Si tuviéramos que modificar la fórmula anterior para añadir nuevas hojas, puedes editar dicha fórmula para que incluya la nueva hoja y volver a copiarla en las celdas adyacentes. Pero esto no es necesario. Basta, simplemente, con seleccionar la nueva hoja, y arrastrarla con el ratón hasta situarla en el interior del rango de hojas (en nuestro ejemplo, la etiqueta de la nueva hoja, Zona4, debe quedar entre la hoja Zona1 y la hoja Zona3). De esta forma en la consolidación, en la hoja resumen, ya se encuentran los datos de la nueva hoja añadida.

Consolidación automática

Si eliges la opción del menú Datos - Consolidar... aparecerá una ventana en la que debes introducir las referencias a los rangos que quieres consolidar.

En la lista desplegable Función puedes seleccionar la operación a realizar (por defecto es la suma de los valores). Las referencias van introduciéndose de forma individual en el apartado Referencia, y al pulsar el botón Agregar se añaden a la lista Todas las referencias. (Si las hojas tienen una estructura homogénea, una vez introducida la primera referencia, las demás se pueden indicar más fácilmente).

Las referencias pueden ser a datos de otras hojas del mismo libro, pero también a datos de otros libros. En ese caso, utiliza el botón Examinar... para indicar el libro.

Si quieres obtener no sólo una consolidación de datos simple, desconectada de los datos originales, sino mantener la actualización siempre, marca la opción Crear vínculos con los datos de origen. Las opciones del grupo Usar rótulos en sirven para indicar si en la selección se han incluido títulos de filas o columnas.

Una vez introducida la información, pulsa Aceptar. Excel añadirá el resultado de la consolidación en el punto en que estabas situado.

Consolidación automática

Además de los datos propiamente dichos, la consolidación ha generado unos grupos mediante los cuales puedes acceder al detalle de los datos consolidados. Pulsando unos botones que aparecen a la izquierda de la columna donde figuran los números de las filas, puedes abrir o cerrar los niveles de detalle de la consolidación

PLANTILLAS EN EXCEL

Una plantilla es un modelo predefinido que se utiliza para ayudar a realizar las Hojas de cálculo de una forma más sencilla y rápida. Toda hoja de cálculo está basada en una plantilla obligatoriamente. Posee los diferentes formatos, estilos, y un sinfín de particularidades.

Existen muchos tipos de documentos, tales como facturas, pedidos, informes de gastos, etc... Cada uno de estos tipos tienen ciertas características que deben mantenerse al confeccionarlos, y una plantilla permite estandarizar los documentos del mismo tipo además de conseguir crearlos más rápida y fácilmente.

CÓMO UTILIZAR LAS PLANTILLAS EN EXCEL

Las plantillas de hojas de cálculo están almacenadas en archivos con extensión .XLT en el subdirectorio de Plantillas. Las hojas de cálculo están todas basadas por defecto en una plantilla concreta, es decir, cuando creamos una hoja de cálculo nueva siempre lo realizamos a partir de los formatos, textos, etc definidos en dicha plantilla.

Es posible también, crear nuevas plantillas y a su vez hojas de cálculo basadas en esas plantillas.

 

Para utilizar las plantillas, selecciona el comando Nuevo... del menú Archivo, visualizando así las plantillas existentes en el cuadro de diálogo Nuevo. Por defecto está activada la opción Libro (que es la plantilla que utiliza Excel por defecto si pulsas el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar) en la solapa General, pero puedes seleccionar cualquier plantilla disponible en las solapas.

un documento nuevo con las especificaciones de texto o números, estilos y campos que contenga.

Es posible modificar la hoja de cálculo (basada en una plantilla) exactamente igual que si se tratase de una hoja de cálculo basada en la plantilla que utiliza Excel por defecto.

CÓMO CREAR UNA NUEVA PLANTILLA EN EXCEL

Antes de crear una plantilla, tienes que planificar qué es lo que realmente deseas realizar y cómo lo utilizarás después.

1º)     Selecciona Nuevo... del menú Archivo y selecciona Libro en la solapa General. Haz clic en el botón Aceptar.

2º)     Crea la hoja de cálculo (introduce los textos, formatos, fórmulas, etc que necesites).

3º)     Para grabar la plantilla, selecciona el comando Guardar en el menú Archivo. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

Asígnale el nombre, y en la lista desplegable Guardar como tipo elige Plantilla. Automáticamente queda guardado en el directorio de Plantillas con la extensión .XLT.

Si deseas realizar una hoja de cálculo basada en la plantilla creada (por ejemplo una factura), selecciónala en la solapa General del cuadro de diálogo Nuevo (comando Nuevo del menú Archivo), y pulsa Aceptar. El nuevo libro tendrá como nombre el de la plantilla seguido de un número consecutivo.

HERRAMIENTAS AVANZADAS

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE DATOS

Excel puede facilitar la introducción de datos, y una vez introducidos permite ordenarlos, filtrarlos, totalizarlos, etc.

 

Una lista de datos es simplemente eso, una lista que contiene información sobre algo. Para que una lista sea realmente una lista, debe reunir las siguientes características:

ð           Que la información venga dispuesta en líneas (una debajo de otra).

ð           Que cada línea de la lista contenga una información completa relativa a algo o a alguien.

ð           Que la primera línea sea una cabecera descriptiva de lo que contiene cada línea de datos.

 

Una lista es una estructura de datos, es decir, contiene una información y además ésa información es estructurada, y esto permite tratar los datos de modo que sea posible obtener información relativa a los mismos.

 

Para crear una lista de datos en Excel no se debe hacer nada especial. No obstante es recomendable seguir las siguientes normas:

1.         No situar más de una lista en cada hoja.

2.         Dejar al menos una columna en blanco entra una lista y cualquier otro dato que haya en la hoja. Esto ayuda a Excel a localizar automáticamente la lista.

3.         Evitar el poner datos a la izquierda o a la derecha de la lista porque pueden ser ocultados durante los procesos de filtrado de información.

4.         Poner etiquetas en la primera fila de la lista que identifiquen los contenidos de cada columna.

5.         Asignar un nombre a la lista. Esto facilita mucho la tarea de formulación de operaciones contra la lista. También se pueden asignar nombres a las distintas columnas de la lista.

Formularios para la introducción y mantenimiento de datos

Para introducir datos en una lista puedes hacerlo de dos formas: rellenando las filas de datos una a continuación de otra, o utilizando el formulario de Excel.

Para utilizar el formulario sigue el siguiente proceso:

1º)     Debes iniciar la introducción de los datos en las celdas tecleando, al menos, la primera fila de títulos (las cabeceras de las columnas) y una primera fila de datos.

2º)     Sitúate (haz clic) en cualquier celda de la lista o tabla de datos.

3º)     Selecciona la opción del menú Datos - Formulario....

Excel inspecciona la tabla y crea un formulario que tiene tantos campos como columnas tiene la tabla (y los rótulos de los campos son las cabeceras de las columnas). Se visualizará la ficha de datos. El formulario tiene como título el de la propia hoja en la que estás introduciendo los datos.

 

4º)     Haz clic en el botón Nuevo. Introduce los datos del nuevo registro, pulsando la tecla <Tab> para pasar de campo.

 

Mediante este formulario podrás:

a.       Crear nuevos registros pulsando en Nuevo.

b.      Dar de baja un registro (una fila de datos) situándote en ésta y pulsando Eliminar.

c.       Realizar búsqueda de aquellos datos que cumplan una determinada condición. Para buscar estos datos haz clic en el botón Criterio, visualizándose la ficha de datos en blanco, y a continuación:

i.     Introduce el criterio de selección deseado. (Ej: para los coches cuyo precio sea mayor de 15.000 € escribirías >15000 en el campo “precio”)

ii.    Haz clic en los botones Buscar Anterior y Buscar Siguiente para visualizar los elementos de la lista que satisfacen el criterio o criterios de selección.

d.      Editar registros. Para ello simplemente busca el registro que quieres cambiar y haz las modificaciones. Siempre puedes pulsar el botón Restaurar para dejar el registro como estaba.

10.1.2 Controlar la entrada de datos

Es importante asegurar la validez de los datos, es decir, que no se introduzcan datos erróneos, que no se escriba en los títulos ni fuera del área de datos

Validar los datos

Para establecer la regla de validación:

1º)   Selecciona el rango de celdas a las que vas a aplicar la misma regla de validación.

2º)   Elige en le menú Datos la opción Validación....

Aparecerá una ventana con tres solapas mediante las cuales puedes establecer la regla de validación, el mensaje de entrada y el de error.

a)        En la ficha Configuración:

 

ð          En Permitir indica el tipo de dato que puedes introducir en la celda o rango.

Por ejemplo, si seleccionas Número entero no podrás introducir un texto o un número con decimales en dicha celda o rango. De forma similar puedes permitir sólo la entrada de una fecha, de un valor de una lista, etc.

ð          En la lista desplegable Datos hay una serie de opciones que permiten limitar aún más los valores a introducir.

Por ejemplo, en el caso de los números enteros puedes establecer unos valores límite, un máximo, mínimo, etc.

b)       En la ficha Mensaje entrante:

 

ð          Mediante el título y el mensaje que escribas aquí indicas al operador el dato que debe introducir.

Hay una opción activada por defecto para mostrar el mensaje al seleccionar la celda.

c)        En la ficha Mensaje de error:

 
ð          Escribe el título y el mensaje que mostrará Excel si el dato que introduce el operador en la celda no cumple la regla de validación definida.

También puedes elegir un icono de aviso en la lista desplegable Estilo.

3º)   Pulsa Aceptar.

 

Cuando introduce datos en las celdas, el mensaje entrante lo mostrará el Ayudante de Excel si éste está activado. Si no está activado, el mensaje aparecerá en una pequeña ventana flotante cerca de la celda.

Si el dato introducido en una celda incumple la regla de validación impuesta, Excel mostrará el mensaje de error y tienes dos opciones: cancelar la introducción del dato o reintentarlo otra vez.

Proteger la hoja de cálculo

Para impedir que un operador pueda introducir datos en cualquier parte, eliminar títulos, cambiarlos o modificar los formatos simplemente tienes que proteger la hoja.

 

Por defecto, todas las celdas de la Hoja de cálculo tienen un atributo que las bloquea. Pero dicho atributo no entra en acción hasta que se protege la hoja.

Por tanto, para proteger la hoja:

1º)     Elimina el atributo de Bloqueada en aquellas celdas que sí pueden ser modificadas. Para conseguirlo, selecciona dichas celdas o rangos, elige Celdas... en el menú Formato, activa la página Proteger, y desactiva la casilla Bloqueada.

2º)     Protege la hoja: Selecciona en el menú Herramientas la opción Proteger - Proteger hoja... Aparecerá una ventana que permite elegir los elementos a proteger, y opcionalmente, puedes establecer una clave que impida la modificación.

 

Al proteger una hoja no puedes introducir ni modificar nada que esté fuera del rango desbloqueado. Además, al pulsar la tecla <Tab>, Excel te sitúa directamente en la siguiente celda que no está bloqueada.

Ordenar datos en Excel

Ordenar una lista de datos significa cambiar el orden de las filas. Para ello tienes dos opciones:

 

A.       Selecciona una celda de la columna por la que deseas ordenar la lista y haz clic en el botón Orden descendente para ordenar de mayor a menor, o en el botón Orden ascendente si deseas ordenarlos de menor a mayor.

 

B.       Si quieres efectuar ordenaciones por varios criterios procede de la siguiente forma:

1º)      Selecciona una celda de la tabla que deseas ordenar.

2º)      Selecciona la opción del menú Datos - Ordenar. Se visualizará el cuadro de diálogo Ordenar.

3º)      Introduce los criterios de ordenación hasta un máximo de tres, y haz clic en el botón Aceptar

 

Puedes alterar el orden de los datos tantas veces como quieras

Agrupar datos

Excel permite agrupar los datos creando dos o más niveles, de forma que es posible resumirlos o desplegarlos.

 

Para ello escoge en el menú Datos la opción Agrupar y esquema, y a continuación:

ð        Agrupar...: para agrupar el rango de filas seleccionado.

ð        Desagrupar...: para deshacer el grupo. (Para ello debes estar situado en el punto adecuado, puedes volver a seleccionar las filas que quieres desagrupar).

 

Puedes crear varios niveles de grupos.

Por ejemplo, suponiendo una lista de datos sobre coches podrías agrupar los datos por marca. Para ello, en primer lugar ordena la lista por “marca de coche”. Seguidamente selecciona todas las filas de una marca (que estarán dispuestas de forma consecutiva) y elige Datos - Agrupar y esquema - Agrupar.... Haz esto para cada marca, de manera que obtendrás todos los grupos por marca. Ahora podrías seleccionar todas las filas de datos y elegir la misma opción del menú. De esta forma podrás desplegar o contraer toda la tabla, y también desplegar o contraer los grupos por marca de coche.

 

Para desplegar o contraer todos los grupos de un nivel puedes utilizar los botones que aparecen a la izquierda y que llevan un número que indica el nivel de detalle.

Subtotales automáticos

Cuando quieres agrupar datos para calcular totales o subtotales, debes ordenar previamente los datos por la columna que tiene los datos por los que quieres agrupar. (Por ejemplo, suponiendo una lista de datos sobre coches, si te interesa realizar unos cálculos por cada “marca de coche”, en primer lugar ordena la lista por “marca de coche”.)

 

Y estando situado en cualquier celda de la tabla de datos, selecciona Subtotales... en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Subtotales:

a)        En el apartado Para cada cambio en elige la columna que tiene los datos por los que quieres agrupar.

b)        En el cuadro Usar función selecciona la operación a realizar.

c)        En la lista Agregar subtotal a marca las columnas a totalizar.

d)        Si dejas activada la casilla de verificación Resumen debajo de los datos, aparte de los subtotales por grupo, Excel añadirá un total general.

Para eliminar los subtotales ya creados, elige Subtotales... en el menú Datos y en el cuadro de diálogo Subtotales pulsa el botón Quitar todos.

Filtrar datos

Cuando existen muchas filas de datos, filtrar las filas puede facilitar la búsqueda de registros. Los filtros en Excel pueden ser automáticos o avanzados.

 

A. Filtros automáticos

 

Es la forma más sencilla de filtrar datos. No importa el orden de las filas.

 

Para filtrar:

1º)     Selecciona una celda de la tabla donde quieres aplicar un filtro.

2º)     Selecciona la opción Datos - Filtro - Autofiltro. Cada encabezado de campo en la lista se visualizará con un desplegable.

3º)     Para filtrar la tabla:

a.       Haz clic en el desplegable del campo a filtrar. (Ej: Color)

b.      Selecciona el dato (Ej: Azul) entre los que muestra la lista desplegable.

c.       La tabla filtra los datos y visualiza sólo las filas de los datos que cumplen el criterio.

Los filtro de las columnas se van acumulando. Por ejemplo, podrías seleccionar en “color” el “azul” y después elegir en “marca de coche” una marca determinada, de forma que mostrará las filas de datos de esa marca que has elegido y que tienen color azul.

 

Los botones de la lista desplegable de aquellas columnas que tienen establecido un criterio, aparecen con un color diferente a las del resto. De esta forma sabes en todo momento por qué columnas se están filtrando los datos, pudiendo eliminar alguna condición o todas ellas.

 

Para eliminar todos los filtros establecidos, sin tener que seleccionar la opción (Todas) columna por columna, elige en el menú Datos - Filtro la opción Mostrar todo.

 

Para desactivar el filtro automático, haciendo desaparecer todas las listas desplegables y mostrando todas las filas de datos, selecciona de nuevo la opción del menú Datos - Filtros - Autofiltro (la misma que has usado para activarlo).

 

Filtros automáticos personalizados

En caso de que el criterio que necesitas sea más complejo que la simple selección de un valor, una vez que has accedido al autofiltro mediante la opción Datos - Filtro - Autofiltro, elige la opción (Personalizar...) en la lista desplegable de la columna que te interese.

Aparecerá la ventana Autofiltro personalizado en la que puedes introducir hasta dos condiciones.

 

Por ejemplo, si quieres extraer los coches cuyo precio este comprendido entre 10.000 €. y 12.000 €., puedes especificar un filtro personalizado para efectuar la operación. Para ello:

1º)     Selecciona la opción del menú Datos - Filtros - Autofiltro.

2º)     En el desplegable de la columna “Precio”, elige (Personalizar...). Se visualizará el cuadro de diálogo Filtros personalizados.

3º)     Rellena el cuadro con los criterios (con >= 10000 Y <= 12000). Y termina haciendo clic en el botón Aceptar.

 

En los filtros automáticos, en la lista desplegable también tienes la opción (Los 10 más...) que te permite filtrar los x (tú indicas el número), elementos o por ciento, superiores o inferiores que quieres mostrar.

 
B. Filtros avanzados

 

Si deseas un control mayor sobre la operación de filtrado puedes recurrir a los filtros avanzados. Un filtro avanzado se define en función de unos criterios que están sobre la propia hoja de cálculo.

Los filtros avanzados son más útiles cuantos más criterios hay y más complejos son.

 

Para un filtro avanzado:

1º)     Debes crear una tabla que contenga los criterios:

En una zona de la hoja se definirán los criterios.

Los criterios se definen en, al menos, dos líneas. La primera contiene el nombre del campo y las siguientes el valor. Si un nombre de campo se repite significa que los criterios están conectados por el operador lógico Y. El orden en que se disponen las columnas no tiene por qué ser el mismo que se ha seguido en la tabla de datos, lo importante es la coincidencia de rótulos.

2º)     Haz clic en cualquier celda de la lista que quieres filtrar.

3º)     Selecciona el menú Datos - Filtro - Filtro avanzado. Se visualizará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

4º)     El rango de los datos a filtrar (Rango de la lista) es seleccionado automáticamente. Introduce en Rango de criterios el rango que define los criterios (lo puedes señalar directamente sobre la hoja de cálculo).

La solución del filtro se podrá visualizar dentro de la propia lista o en cualquier otra zona del libro de trabajo, seleccionando para ello la opción Copiar a otro lugar.

Haz clic en el botón Aceptar.

 

Para desactivar el filtro avanzado elige en el menú Datos - Filtro la opción Mostrar todo.

10.1.7 Tablas dinámicas

Se puede decir que una tabla dinámica es un resumen de datos con posibilidad de filtrar datos. Las tablas dinámicas tienen muchas posibilidades y opciones.

Crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica partes de una lista de datos.

 

1º)     Sitúate en cualquier celda de la tabla de datos.

 

2º)     Elige la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos... en el menú Datos. Aparecerá un asistente que tiene tres pasos principales.

 

3º)     En el “paso 1” indica :

o       cuál es el origen de los datos (si es una lista de Excel, etc)

o       y qué queremos crear a partir de ellos: una tabla dinámica o un gráfico dinámico (con tabla dinámica).

Pulsa el botón Siguiente.

4º)     En el “paso 2” selecciona el rango donde se encuentran los datos . (Debes incluir los rótulos de las columnas, que están en la primera fila).

Pulsa el botón Siguiente.

5º)     En el “paso 3” indica el destino de la tabla dinámica: en la misma hoja de cálculo o en otra nueva.

6º)     Pulsa el botón Diseño....

(El diseño de la tabla también se podría hacer una vez creada la tabla con el asistente.)

Se abre una ventana en cuya parte central aparece una tabla vacía con tres partes: Fila, Columna y Datos. Y a su izquierda aparece un recuadro llamado Página.

Cada uno de estos apartados puede contener cualquiera de las columnas de la lista de datos. Estas columnas aparecen a la derecha como si fuesen botones.

 

Para diseñar la tabla debes arrastrar y soltar los botones que representan las columnas en el apartado adecuado de la tabla.

6º)     Pulsa el botón Diseño....

(El diseño de la tabla también se podría hacer una vez creada la tabla con el asistente.)

Se abre una ventana en cuya parte central aparece una tabla vacía con tres partes: Fila, Columna y Datos. Y a su izquierda aparece un recuadro llamado Página.

Cada uno de estos apartados puede contener cualquiera de las columnas de la lista de datos. Estas columnas aparecen a la derecha como si fuesen botones.

 

Para diseñar la tabla debes arrastrar y soltar los botones que representan las columnas en el apartado adecuado de la tabla.

Una vez arrastrados los datos, si quieres realizar otra operación diferente en el apartado Datos, haz doble clic sobre dicho botón y elígela en la lista desplegable Resumir por...

Pulsa Aceptar para cerrar la ventana de diseño y volver al “paso 3” del asistente.

Si pulsas el botón Opciones... puedes indicar, por ejemplo, si quieres o no unos totales generales por filas o por columnas.

7º)     Pulsa el botón Finalizar.

Excel creará la tabla dinámica

Usar una tabla dinámica

Las columnas que actúan como campos de página permiten seleccionar todos los datos o uno en particular. Y los campos que actúan como filas o columnas permiten elegir todos, uno o varios.

Por ejemplo, si la lista de datos era sobre coches y en el diseño has arrastrado el botón “Marca” a Página, la tabla dinámica en principio mostrará la información de todas las marcas pero si eliges una marca concreta en la lista desplegable mostrará sólo la información relativa a dicha marca.

Cada vez que se cambia una selección en una tabla dinámica, el contenido de ésta se recrea dinámicamente. Así, los totales añadidos a filas o columnas se refieren siempre a los datos visibles (y no a los globales aunque no estén mostrados).

Esta es una diferencia respecto a lo que ocurre con los filtros y grupos, donde aunque ocultes filas de datos dichos datos siguen estando ahí.

 

Al situarte en la tabla dinámica aparece una barra de herramientas donde figuran todos los campos de datos. Puedes usar la técnica de arrastrar y soltar para añadir cualquiera de ellos a la tabla dinámica y ver los resultados de forma inmediata.

 

Cada uno de los apartados de la tabla, tanto los campos de datos como las propias filas y columnas, cuentan con un importante número de opciones en el menú contextual.

Por ejemplo, si seleccionas una celda de datos y eliges la opción Configuración de campo en el menú contextual podrás elegir la operación que quieres efectuar así como el formato de los datos.

 

Generar un gráfico a partir de la tabla

 

Es posible generar un gráfico a partir de la tabla. Los gráficos que se generan son también dinámicos, es decir, en estos gráficos podrás seleccionar mediante listas desplegables qué datos quieres representar y verás los cambios inmediatamente.

Aunque un gráfico dinámico se puede imprimir como cualquier otro, la utilidad del gráfico dinámico la encuentras al usarlo en pantalla y no en papel (donde se convierte en una representación estática, como cualquier otro gráfico).

Para crear el gráfico:

1º)     sitúate en la tabla dinámica, y

2º)     elige en el menú contextual la opción Gráfico dinámico o pulsa el botón Asistente para gráficos en la barra de herramientas de tabla dinámica.

Cada vez que hay un cambio en el gráfico, éste se aplicará también a la tabla y viceversa, de manera que siempre hay una coherencia entre los datos que muestra la tabla dinámica y los que representa el gráfico.

 

Informe de una tabla dinámica

 

Como una tabla dinámica es, en cierta manera, un resumen de datos, Excel da la posibilidad de presentarla como informe.

Para ello, estando en la tabla, selecciona Dar formato al informe... en el menú contextual o pulsa Formato del informe en la barra de herramientas de tabla dinámica.

Aparecerá una lista y puedes elegir cualquier tipo de informe o tabla predefinido.

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS

Excel pone a disposición del usuario una serie de herramientas de análisis que se pueden utilizar en casos reales para la toma de decisiones

Tablas con variables

Estas tablas van a facilitar la comparación de resultados, son tablas con variables dependientes.

Si no creas la tabla, también puedes cambiar los datos que utiliza una fórmula de forma que verás inmediatamente el resultado en la celda, pero verás sólo un resultado cada vez con lo que la comparación es más complicada.

Por ejemplo, si te interesa calcular el pago de un préstamo (recuerda que la función PAGO tiene tres variables: importe del préstamo, tasa de interés y plazo) puedes crear una tabla en la que una de esas variables, o dos de ellas de forma simultánea, van tomando distintos valores. Cada celda de la tabla aplica la misma fórmula, pero el valor que toman las variables va cambiando.

Una vez creada la tabla, si cambias la fórmula dicho cambio afecta a todos los resultados obtenidos. (Siguiendo el ejemplo anterior, podrías cambiar la periodicidad de los pagos para realizarlos trimestralmente en vez de mensualmente).

Tablas con una variable

Son tablas que tienen una sola columna de resultados dependiente de una variable.

Introduce la fórmula en una celda, y los argumentos que utiliza la fórmula (cada uno en una celda distinta).

En la celda que está en la columna anterior y fila siguiente a donde se encuentra la fórmula, empieza a escribir en columna los distintos valores que quieres que tome la variable. Por ejemplo, si necesitas averiguar cuál será el pago mensual de un crédito para un importe y un interés concreto pero según distintos plazos, debes poner los distintos plazos en columna. Y una vez introducidos los posibles plazos, selecciona la tabla (el rango de celdas que engloba los distintos plazos y las celdas contiguas de la columna siguiente más la celda que contiene la fórmula y la celda de su izquierda, ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.) y elige en el menú Datos la opción Tabla... En el cuadro de diálogo que aparece selecciona como Celda de entrada (columna) la celda en la que está el argumento original (en nuestro ejemplo, el plazo original) y deja vacía la Celda de entrada (fila) puesto que sólo hay un argumento. Pulsa Aceptar y verás los resultados.

Como ves, la tabla te permite ver los pagos dependiendo del plazo sin necesidad de ir cambiando el dato cada vez para ver el resultado.

 

También podrías haber creado la tabla con una variable disponiendo dicha variable (en nuestro ejemplo, el plazo) en fila en vez de en columna.

Añadir resultados a la tabla

En el ejemplo anterior la variable afectaba sólo a una fórmula y por tanto generaba un solo resultado, pero la tabla se puede utilizar para varias fórmulas.

Para ello, simplemente tienes que ir introduciendo fórmulas y generando la tabla de nuevo, de forma que obtendrás otras columnas con nuevos resultados.

 Siguiendo con el ejemplo, te podría interesar averiguar además del pago mensual cuánto tendrás que pagar al año. Para ello, añade la nueva fórmula en la celda que está a la derecha de la fórmula del pago mensual, selecciona todo el rango y genera de nuevo la tabla siguiendo el mismo procedimiento anterior.

Escenarios

A veces las tablas con variables no son suficientes para analizar el número de variables que necesitas. En esos casos, puedes utilizar los escenarios.

El administrador de escenarios muestra las soluciones posibles en función de varias hipótesis o escenarios.

Un escenario se compone de una o más celdas cambiantes y una o más celdas de resultados. Excel obtiene unos resultados diferentes para cada cambio de cada una de las celdas cambiantes. Dichos cambios pueden activarse, con una visualización inmediata en nuestra propia estructura de hoja, o bien resumirse.

 

Definir escenarios

Para definir escenarios empieza introduciendo la fórmula (o fórmulas) en una celda (si son varias fórmulas, cada fórmula en su celda), y los argumentos que utiliza la fórmula, cada uno en una celda.

Por ejemplo, quieres averiguar cuál será el pago mensual de un crédito, el pago total, y la parte del pago total correspondiente a los intereses (estos serán los resultados a obtener), según distintos importes y plazos (estos serán los datos cambiantes).

 

Para crear escenarios:

1º)     Selecciona la opción del menú Herramientas - Escenarios..., y haz clic en el botón Agregar....

2º)     A continuación introduce el Nombre del escenario (por ejemplo, “Largo plazo-130000€”), indica las Celdas cambiantes (en el ejemplo, importe y plazo), y haz clic en Aceptar.

3º)     En el siguiente recuadro de diálogo define los valores que tendrá ese escenario para las celdas cambiantes (importe y plazo) y pulsa Aceptar.

La introducción de estos valores no alterará los datos existentes en ese momento en la hoja

1º)     Para crear otros escenarios sigue los mismos pasos (cada escenario tendrá importes o plazos distintos).

Gestionar escenarios

Una vez introducidos cada uno de los escenarios, desde la ventana del Administrador de escenarios (que aparece eligiendo Herramientas - Escenarios...) podrás:

ð        ver un escenario: haz doble clic sobre un escenario, o selecciona un escenario y pulsa Mostrar. Los valores de dicho escenario sustituirán a los datos cambiantes de la hoja.

ð        realizar modificaciones: selecciona el escenario a modificar y pulsa Modificar. Podrás alterar los valores cambiantes y por tanto variarán los resultados.

ð        añadir nuevos escenarios: pulsa Agregar...

ð        eliminar un escenario: selecciona el escenario a eliminar y pulsa Eliminar.

ð        efectuar un Resumen de todos los escenarios posibles:

Para crearlo pulsa el botón Resumen.... Aparecerá una ventana en la que puedes elegir entre un resumen típico o una tabla dinámica, e indicar cuáles son las celdas de resultados que quieres incluir en el resumen (inicialmente son las mismas definidas en el escenario).

o          El resumen: crea una tabla en la que cada columna es uno de los escenarios, con filas que indican los valores cambiantes y los resultados.

o          La tabla dinámica: ofrece la misma información, pero en formato más compacto. Sólo aparecen los resultados y no los valores cambiantes. Las filas son los distintos escenarios y las columnas los resultados correspondientes.

Como en cualquier tabla dinámica, puedes activar o desactivar tanto escenarios como columnas de resultados. También puedes alterar la tabla (por ejemplo, para añadir datos).

Los resúmenes creados se alojan en una nueva hoja llamada “Resumen de escenario” o “Tabla dinámica del escenario” en el libro actual.

Búsqueda de objetivos

Consiste en la localización de un valor que satisfaga una determinada condición. Por ejemplo, se desea que fijando el precio de venta, la hoja de cálculo muestre el margen que se aplica al precio de coste.

Para ello sigue los siguiente pasos:

1º)     Introduce la fórmula en una celda, y cada uno de los argumentos que utiliza en una celda distinta.

2º)     Selecciona la opción del menú Herramientas - Buscar Objetivo (para ello puedes estar situado en cualquier celda).

En la ventana que aparece debes introducir tres datos:

a.       En Definir la celda, define la referencia a la celda que contendrá el objetivo (en el ejemplo, el valor del “Precio de venta”, B4).

b.      En con el Valor, fija el valor de ese objetivo.

c.       En para cambiar la celda, indica la referencia a la celda que debe cambiarse para conseguirlo (en el ejemplo, el “Margen”, B3).

3º)     Pulsa Aceptar.

Una vez fijado este recuadro, Excel busca las soluciones (del valor “Margen”) posibles, los muestra en la propia hoja de cálculo y en una ventana, y te da la posibilidad de aceptarlos o no.

Si aceptas esos resultados, el cambio permanecerá en la hoja. En caso contrario, Excel devolverá el contenido original a las celdas.

 

Opciones de resolución

A veces Excel puede proponer como resultado un valor aproximado al objetivo, pero no exactamente el objetivo buscado. Esto se debe a las opciones que utiliza Excel al realizar la búsqueda.

Dichas opciones las puedes modificar eligiendo Herramientas - Opciones..., y activando a continuación la solapa Calcular.

Las opciones definidas por defecto indican que realizarán un máximo de 100 iteraciones o cálculos para encontrar la solución, y se dará por conseguida la solución cuando entre el valor objetivo y la solución obtenida haya una diferencia igual o menor que 0,001.

Pero es posible ajustar el cálculo modificando estas opciones.

Si activas la opción Iteración y modificas el Cambio máximo dejándolo en 0, Excel no permitirá ninguna solución que no sea el objetivo. Pero puede darse el caso de que Excel no encuentre una solución si el número de iteraciones no es suficiente o si es imposible alcanzar dicho valor pero sí uno aproximado.

PERSONALIZACIÓN DE EXCEL

OPCIONES DE ENTORNO EN EXCEL

Existen una serie de opciones de personalización que afectan de forma global a todo el entorno Excel. Para acceder a ellas, selecciona Opciones... en el menú Herramientas.

Aparecerá una ventana con ocho solapas en las que se agrupan las opciones según su categoría. Por ejemplo, en la solapa Ver, puedes desactivar la barra de estado o la barra de fórmulas que inicialmente están activadas.

También en la solapa Ver, si activas la casilla Fórmulas consigues que en las celdas se muestren las fórmulas que contienen (equivalente a la combinación de teclas <Alt+º> ).

MACROS EN EXCEL

Una macro es una serie de instrucciones de Excel que se agrupan como un único comando y permite automatizar tareas repetitivas.

Pueden crearse de dos formas: mediante la grabación de acciones que el usuario va realizando o mediante el lenguaje de programación Visual Basic. Únicamente vamos a comentar el primer método.

 

Un inconveniente de aceptar macros de usuario en un libro es la posibilidad de que al ejecutar alguna macro introduzcamos un virus en nuestro ordenador. La única forma de evitarlo es tener un programa antivirus actualizado.

Creación de macros en Excel

Cuando crees una macro grabando las acciones que el usuario va realizando, debes tener en cuenta que sólo se graban los comandos que ordena el usuario, la grabadora de macros no registra cualquier movimiento y acción del ratón.

Si usas el ratón para desplegar menús o hacer clic en los botones de la barra de herramientas, estas acciones sí se registran, pero si las acciones que realizas con el ratón son, por ejemplo, seleccionar o mover texto u objetos en un documento, estas acciones no las registra (para esto podrías utilizar una combinación de teclas). Además, en caso de pulsar un botón de una barra de herramientas que sólo tiene dos posibilidades, como por ejemplo cursiva, la macro grabará que ha habido un cambio de estado pero no sabrá si se ha activado o desactivado, por tanto en estos casos es conveniente desplegar el menú correspondiente en vez de pulsar el botón de la barra de herramientas.

 

Para crear una macro sigue los siguientes pasos:

 

1º)     Selecciona en el menú Herramientas la opción Macro, y a continuación Grabar nueva macro...

2º)     Escribe el nombre de la nueva macro.

Una macro creada en un libro determinado sólo puede ser usada en dicho libro. Si quieres tener la macro siempre disponible, para cualquier libro, elige Libro de macros personal (en vez de Este libro) en la lista desplegable Guardar macro en.

Pulsa Aceptar.

Aparecerá una nueva barra de herramientas con dos botones: Detener grabación y Referencia relativa

Este segundo botón activa o desactiva el uso de referencias relativas. Si usas referencias absolutas, los pasos que vayas dando al grabar la macro se realizarán siempre en la misma posición de la hoja al ejecutar la macro. Activando las referencias relativas, cuando reproduzcas la macro usará unas celdas relativas a las que has utilizado durante su grabación.

3º)     Realiza las acciones que quieras grabar en la macro (por ejemplo, escribir una secuencia de nombres).

4º)     Haz clic sobre el botón Detener grabación de la barra de herramientas.

11.2.2 Ejecución y eliminación de macros en Excel

Para ejecutar una macro:

1º)     Selecciona en el menú Herramientas la opción Macro, y a continuación Macros...

 

2º)     Elige el nombre de la macro y pulsa Ejecutar.

 

Para eliminar una macro:

1º)     Selecciona en el menú Herramientas la opción Macro, y a continuación Macros...

2º)     Elige el nombre de la macro y pulsa Eliminar.

Asignación de macros en Excel

Todas las macros pueden asignarse a barras de herramientas, menús o combinaciones de teclas para hacer más fácil y rápida su ejecución.

 

Para asignar una macro a una barra de herramientas:

1º)     Elige Personalizar...en el menú Herramientas.

2º)     Si quieres asignar la macro a:

a.       Una nueva barra de herramientas, debes crearla. Para ello:

                                                                        i.      en la solapa Barra de herramientas pulsa el botón Nueva...

                                                                       ii.      escribe el nombre de la nueva barra y haz clic sobre Aceptar.

b.      Una barra de herramientas ya existente, debes tenerla a la vista.

                                                                        i.      Si no la tuvieras a la vista, activa su casilla en la solapa Barra de herramientas.

3º)     En la solapa Comandos elige en el apartado Categorías la opción Macros.

4º)     Selecciona la macro que necesites, y arrástrala sin soltar el botón izquierdo del ratón hasta el interior de la barra de herramientas que te interese.

a.       Si quieres modificar la imagen del nuevo botón, haz clic sobre el botón Modificar selección y elige una de las opciones de Cambiar imagen del botón.

5º)     Haz clic sobre el botón Cerrar.

 

Para asignar una macro a un menú:

1º)     Elige Personalizar...en el menú Herramientas.

2º)     En la solapa Comandos elige en el apartado Categorías la opción Macros.

3º)     Selecciona la macro que necesites, y arrástrala sin soltar el botón izquierdo del ratón hasta el menú que te interese, colocándolo entre los comandos que desees.

a.       Si quieres modificar el nombre del nuevo comando, haz clic sobre el botón Modificar selección y en la opción Nombre escribe el nuevo texto.

4º)     Haz clic sobre el botón Cerrar.

PERSONALIZACIÓN DE BARRAS DE HERRAMIENTAS Y MENÚS EN EXCEL

Es posible personalizar las barras de herramientas y menús de Excel para que contengan los comandos que utilizas con más frecuencia.

Personalizar una barra de herramientas en Excel

Para añadir botones a una barra de herramientas:

El proceso es similar a lo explicado para asignar una macro a una barra de herramientas, pero pudiendo elegir comandos de otras categorías.

Para ello:

1º)     Elige Personalizar...en el menú Herramientas.

2º)     Si quieres asignar la macro a:

a.       Una nueva barra de herramientas, debes crearla. Para ello:

                                                                        i.      en la solapa Barra de herramientas pulsa el botón Nueva...

                                                                       ii.      escribe el nombre de la nueva barra y haz clic sobre Aceptar.

b.      Una barra de herramientas ya existente, debes tenerla a la vista.

                                                                        i.      Si no la tuvieras a la vista, activa su casilla en la solapa Barra de herramientas.

 

3º)     En la solapa Comandos elige la opción en el apartado Categorías.

4º)     Selecciona el comando de esa categoría que necesites, y arrástralo sin soltar el botón izquierdo del ratón hasta el interior de la barra de herramientas que te interese.

c.       Si quieres modificar la imagen del nuevo botón, haz clic sobre el botón Modificar selección y elige una de las opciones de Cambiar imagen del botón.

5º)     Repite los pasos 3º y 4º para cada nuevo botón que quieras agregar.

6º)     Haz clic sobre el botón Cerrar.

 

Para eliminar botones de una barra de herramientas:

1º)     Elige Personalizar...en el menú Herramientas.

2º)     La barra de herramientas que contiene el botón que quieres eliminar debes tenerla a la vista. Si no la tuvieras, activa su casilla en la solapa Barra de herramientas.

3º)     Arrastra el botón a eliminar fuera de la barra de herramientas.

4º)     Repite el paso 3º para cada botón que quieras eliminar.

5º)     Haz clic sobre el botón Cerrar.

Personalizar un menú en Excel

Para añadir comandos a un menú:

1º)     Elige Personalizar...en el menú Herramientas.

2º)     En la solapa Comandos elige la opción que quieras en el apartado Categorías.

3º)     Selecciona el comando de esa categoría que necesites, y arrástralo sin soltar el botón izquierdo del ratón hasta el menú que te interese, colocándolo entre los comandos que desees.

a.       Si quieres modificar el nombre del nuevo comando, haz clic sobre el botón Modificar selección y en la opción Nombre escribe el nuevo texto.

4º)     Repite los pasos 2º y 3º para cada nuevo comando que quieras agregar.

5º)     Haz clic sobre el botón Cerrar.

 

Para eliminar comandos de un menú:

1º)     Elige Personalizar...en el menú Herramientas.

2º)     Arrastra el comando a eliminar fuera del menú.

3º)     Repite el paso 2º para cada comando que quieras eliminar.

Haz clic sobre el botón Cerrar.

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