BASE DE DATOS:

Es un conjunto de información organizada sistemáticamente.

Campo:

Es cada uno de los tipos de datos que se van a usar, es la unidad básica de una base de datos.

Registro:

Está formado por un conjunto de información en particular; es un conjunto de campos.

Dato:

Es la intersección entre un campo y un registro.

MICROSOFT ACCESS

Es un administrador de bases de datos que permite guardar o registrar información de diferente tipo, ordenarla según diversos criterios, modificarla y presentarla en formatos adecuados para producir informes tanto en la pantalla como en la impresora.

Una base de datos comienza con la creación de una tabla

Cuando ponemos en funcionamiento el programa el programa, nos aparece una pantalla de inicio qué nos pregunta si deseamos:

• crear una base de datos en blanco: podríamos elegir esta opción y más tarde agregar las tablas, formularios, etc.

• utilizar el asistente para crear una base de datos, al elegir esta opción que crea en una sola operación las tablas, los formularios e informes necesarios.

• abrir una base de datos ya existente

BARRA DE MENÚS BARRA

DE TITULO

BARRA DE

HERRAMIENTAS

BASE DE DATOS CUADRO DE

BASE DE DATOS

LISTA DE OBJETOS

BARRA DE

ESTADO

CREACIÓN DE UNA TABLA CON EL ASISTENTE

• Pulsamos dos veces con el botón izquierdo del ratón sobre la opción crear una tabla utilizando el asistente y aparecerá el cuadro de dialogo”asistente para tablas”.

Selecciona la categoría negocios o personal. A la derecha se encuentran dos ventanas “campos de ejemplo” y campos en la nueva tabla”. Con los botones de las flechas

puedes ir agregando o quitando los campos que desees incluir o excluir de la tabla.

El asistente permite cambiar el nombre de los campos. Selecciona el campo que desees cambiar y da clic en
y te aparecerá una pequeña ventana donde solo tienes que escribir el nuevo nombre que deseas ponerle al campo
.

• continua insertando todos los campos que necesites , da clic en siguiente y en la ventana que continua te pregunta el nombre que deseas asignarle a tu tabla, al mismo tiempo explica que es una “clave principal” y por que debe asignarse una a la tabla
  

Si eliges la opción “si” Access asignara una automáticamente, pero en caso de tomar la otra opción te lleva a otro cuadro de dialogo donde elegirás en campo deseas poner la clave principal.

• para finalizar especifica mediante cualquiera de las casillas de verificación lo que deseas hacer posteriormente:

• modificar el diseño de la tabla

• introducir directamente en la tabla

• introducir datos en la tabla usando formulario que crea el asistente

Después de elegir alguna das clic en finalizar, y la primera base de datos ya ha sido creada. En adelante cada vez que deseas introducir un nuevo registro solo tendrás que abrir la tabla.

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE DATOS CON ACCESS

Los objetos que puede incluir una base de datos son:

• tablas: objetos que tienen la capacidad de almacenar en filas (registros) y columnas (campos), los datos relacionados que permiten trabajar con otras funciones de Access.

• consultas: acciones, pantallas o listados que se generan mediante instrucciones que permiten seleccionar elementos de una o varias tablas para conjugarlos en un todo informativo, con la finalidad de consultar, analizar y administrar los datos.

• formularios: formatos diseñados por el usuario que permiten consultar, editar o introducir datos en la base.

• informes: permiten recopilar datos de las tablas o de los resultados de las consultas para general listados informativos en formatos de impresión

• paginas: denominas también páginas de acceso de datos permiten crear bases con datos interactivos en Internet o en una Intranet.

• macros: son conjuntos de microinstrucciones programados en un solo comando o función, que tienen la capacidad de ejecutarse una por una para facilitar las tareas repetitivas.

• módulos: son programas o partes de programa escritos en Visual Basic, que realizan tareas relacionadas con el manejo de datos.

Formularios:

Una de las herramientas más practica, que facilita la introducción de los datos en una tabla, es el formulario. Para crear uno se cuenta con las opciones crear un formulario en vista diseño y crear un formulario utilizando el asistente.

Si utilizamos el asistente nos aparecerá un cuadro de dialogo donde seleccionaremos los campos que aparecerán en el formulario

Pulsamos en el botón siguiente para continuar con el asistente. En el cuadro siguiente es donde se define las distribución que tendrá el formulario en la pantalla: columnas, tabulas, etc.

Enseguida se muestran una serie de estilos para que selecciones alguno de los diseños que quieras que lleve tu formulario.

Y por ultimo ponemos nombre a nuestro formulario y finalizamos.

TIPOS DE DATOS ACCESS

Los campos de Access pueden ser de diferentes tipos o formatos los tipos de datos que se pueden introducir en los campos son: