MANUAL DE GESTION ASOCIATIVA

Gestión Económica

Introducción

Una buena gestión de los recursos económicos es fundamental a la hora de gestionar una asociación, incluso cuando estamos empezando o no disponemos de muchos ingresos. No olvidemos que para cualquier subvención o ayuda que solicitemos, vamos a tener que llevar una buena contabilidad y justificación de todos los gastos, así que la labor de la persona encargada de la tesorería es una labor a cuidar y supervisar por toda la Junta Directiva.

Presupuesto

El presupuesto se elabora equilibrando las entradas y las salidas de dinero de la entidad a lo largo de un periodo de tiempo determinado.

Para hacer el presupuesto hay que calcular por adelantado qué gastos habrá que hacer y de dónde saldrán los ingresos.

El presupuesto debe responder a los objetivos que la asociación se ha marcado.

Los ingresos

Lo conveniente es conocer todas las posibilidades de obtener recursos y también la fecha en que se ingresarán en la entidad. Las principales fuentes de ingresos de una asociación son:

Los gastos

Los gastos corresponden básicamente a las actividades, los servicios, el mantenimiento del local y los gastos administrativos:

• Gastos de Personal (equipos de trabajo, animadores,...).

• Seguros (responsabilidad civil,...).

• Alquiler de local y sus gastos.

• Comunicación (teléfono, correo).

• Dietas y gastos de transporte.

• Material (fungible -todo lo que vamos a gastar durante la actividad, propaganda,... alquiler de material/equipos y amortización de inventariable).

• Imprevistos (4 o 5%).

• Inventariable. Amortización de bienes muebles e inmuebles (compra de un local, de un ordenador, de una fotocopiadora, de una furgoneta,..... El valor de estos bienes no se considera un gasto en el momento de la compra, puesto que lo usaremos durante varios años, la amortización anual es la parte del valor que se considera gastada en un año, por eso se calcula dividiendo el valor total entre los años que se espera vaya a durar. Por ejemplo; un ordenador de 1000 € / 5 años = 200 € al año).

• Gastos financieros (comisiones bancarias por operaciones diversas).

Hay que procurar que los gastos fijos se cubran con cuotas, venta de servicios y aportaciones específicas para su funcionamiento.

MODELO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS AÑO XXXX

INGRESOS

APORTACIONES DE SOCIOS Y SOCIAS: ................................ 2.320 EUROS

- Aportación ordinaria: 420 EUROS

- Aportación extraordinaria: 1.900 EUROS.

SUBVENCION DIPUTACIÓN FORAL DE Bizkaia (CULTURA) ....... 1.055 EUROS

TOTAL INGRESOS....................................................... 3.375 EUROS

GASTOS

MATERIAL BASICO DE OFICINA............................................... 690 EUROS

(fotocopias, papel, sellos, cuadernos, bolis, etc)

20 LIBROS PARA LA BIBLIOTECA............................................. 600 EUROS

1 ARMARIO (Para almacenar y ordenar todo el material) ........... 180 EUROS

SALIDAS CULTURALES ......................................................... 1330 EUROS

2 Visitas a museos (Junio y Diciembre) x 70 personas socias x 9,5 euros

EXPOSICIÓN FOTOGRÁFICA......................................................375 EUROS

IMPREVISTOS................................ ....................................... 200 EUROS

TOTAL GASTOS: .............................................................. 3.375 EUROS


Tesorería


El presupuesto general de la asociación es la previsión de ingresos y gastos para un periodo determinado de tiempo, pero durante ese tiempo puede haber variaciones sobre lo que habíamos previsto.

Para tener en cuenta esas variaciones se hace un presupuesto de tesorería, que consiste en calcular los cobros y los pagos de la asociación por un periodo determinado pero con una revisión mensual sobre las previsiones para hacer los retoques necesarios.

En la previsión de tesorería es donde se desglosan por meses las cantidades que realmente nos van a ingresar y las cantidades que realmente vamos a tener que desembolsar. P.ej nos pueden conceder una subvención en enero de 3.000 € que nos la van a pagar en dos plazos (el 80% en marzo y el 20% restante en diciembre). En la previsión de tesorería no pondremos los 3000 € en enero, si no que tendremos que poner la cantidad de 2.400 € en marzo y 600 € en diciembre. De esa manera si prevemos que en enero y febrero no vamos a tener mucho saldo y sí muchos gastos, habrá que reducir gastos y pasarlos a los meses siguientes a marzo que es cuando tendremos el ingreso de la subvención.


Plan general contable


La contabilidad es el conjunto de operaciones de recogida y tratamiento de la información sobre las operaciones económicas de la asociación. Para llevar bien la contabilidad hay que llevar actualizados los siguientes libros: libro diario y libro mayor.

La herramienta más útil para llevar la contabilidad en una asociación pequeña es la hoja de cálculo y en una asociación un poco más grande las aplicaciones informáticas (contaplus) del plan general contable.

Libro diario: en él se registran todas las operaciones realizadas día a día mediante asientos. El asiento es la representación contable de un hecho económico que afecta a la asociación. El mecanismo de este libro se basa en que cualquier hecho contable tiene una contrapartida, por ej. Si se paga un sueldo esa cantidad se añade en la cuenta de gastos de personal y disminuye de la de caja o bancos en la misma cantidad.
El libro diario tiene las siguientes partes:

• La cuenta o cuentas en donde se anotan el debe y el haber.

• El importe del debe y del haber

• El número del asiento que debe ser correlativo

• La fecha en la que se ha producido el hecho

• Una pequeña explicación del hecho

Libro mayor: este libro nos informa de los movimientos de cada cuenta por orden cronológico a partir de las anotaciones realizadas en el libro diario. El desglose no viene por fecha como en el libro diario sino agrupado en cuentas (personal, subvenciones, bancos, ingresos, material, actividades (A, B, C,...), etc).
Después de hacer el asiento en el libro diario, se deberán anotar estas variaciones en las cuentas afectadas, poniendo la cantidad del debe del asiento en el debe de la cuenta afectada, y la cantidad del haber del asiento en el haber de la cuenta afectada.
El libro mayor de cada cuenta se dividirá en dos partes, debe y haber, y cada una de ellas tendrá los siguientes datos:

• fecha en que se ha producido

• nº de asiento correspondiente

• cuenta con la que se relaciona el asiento

• importe

• saldo (total de los importes acumulados)





Balance


Es la información de la situación económica de la entidad en un periodo determinado.
El balance consta de dos partes: el activo y el pasivo, cuyos saldos deben ser iguales (saldo del activo = saldo del pasivo).

El activo: son los bienes materiales y derechos que tiene la asociación:

• bienes inmuebles y muebles

• existencias (productos a la venta en la asociación)

• el dinero disponible en bancos y caja

• los derechos adquiridos (deudas o pagos pendientes que tienen con nosotros)

El pasivo: son las obligaciones que tiene la asociación:

• Pasivo exigible: las deudas que tiene la asociación

• Pasivo no exigible: lo que la organización no debe a nadie sino a sí misma (capital fundacional, reservas de capital acumulado en años anteriores,..)


Recursos propios


Para llevar a cabo las actividades necesitamos encontrar y contar con recursos. El principal recurso de una asociación es la capacidad de producción social de sus miembros.

Pero además de los recursos humanos -el trabajo voluntario de los socios y socias- hay que contar también con recursos económicos (las aportaciones de dinero necesarias para hacer frente a los gastos que genera cada actividad) y recursos técnicos.

Los recursos económicos propios de una asociación son:

Las cuotas de socios y socias

Por el hecho de pertenecer a la asociación, las personas asociadas realizan una aportación económica a su funcionamiento: las cuotas. Estas pueden constituir un ingreso muy importante para la asociación dependiendo del número de personas que tengamos y de las cuantías de las mismas.
Las cuotas se pueden cobrar al año, al semestre, al mes....Cada asociación establece la cantidad de esta aportación en función de sus objetivos y necesidades.
Hay dos alternativas : cobrar a todo el mundo la misma cantidad, o establecer cuotas diferentes según situaciones (en paro, estudiante,...) o según diferentes voluntades (quienes quieren pagar más o menos). En este último caso estaría bien establecer una cuota mínima.
Para garantizar el cobro de las cuotas de los asociados, sin demoras, es recomendable que se tramiten por domiciliación bancaria.


DOMICILIACIÓN BANCARIA DE CUOTA

D./Dª........ con domicilio en ........, provincia de ........, código postal ........, calle

........ nº ..., teléfono ........, abonaré a la ASOCIACIÓN ........ en concepto de

cuota anual la cantidad de ... pts. con cargo a la cuenta corriente/libreta de

ahorro nº ... del Banco/Caja de Ahorros ........ ciudad ........ calle ........ .

ORDEN PERMANENTE

SR. DIRECTOR DEL BANCO/CAJA DE AHORROS ........

Le agradeceré que, con cargo a mi cuenta corriente/libreta de ahorro nº ...,

efectúe hasta nuevo aviso una TRANSFERENCIA ANUAL DE ........ PTS. a la

cuenta corriente nº ........ del Banco/Caja de Ahorros ........ de la que es titular la

ASOCIACIÓN ........ .

fecha y firma

Ingresos por servicios o actividades recaudatorias

Algunos servicios y actividades que ofrece la asociación, como talleres sobre temas concretos y excursiones, o rifas, loterías, etc. se pagan aparte y pueden ser también una fuente de recursos, siempre que generen beneficio (que la cantidad entre lo que ingresamos y lo que gastamos para realizar la actividad nos deje un saldo a favor).

 
Recursos ajenos de entidades públicas


1.Subvenciones

Las subvenciones o financiación pública puede provenir de diferentes fuentes: organismos locales (ayuntamientos), regionales (diputaciones), autonómicos (gobierno autónomo), estatales o europeos e internacionales (UE, ONU, etc).

Las subvenciones proporcionan un importe para la realización de una parte o el total de un programa de la asociación. Y generalmente se dedica a financiar los servicios, las actividades o el equipamiento.

Las subvenciones son muy importantes, pero hay que tener claro que la existencia de una entidad no se puede basar sólo en subvenciones. Además hay que tener en cuenta que el cobro de la subvención se puede dilatar y a veces hay que hacer el gasto antes de recibir el ingreso. Algunos bancos adelantan a muy bajo interés el importe de la ayuda que nos han concedido, siempre que tengamos un documento justificativo de la concesión de la misma.

Para acceder a las subvenciones que la Administración pone al alcance de las asociaciones se debe presentar un proyecto y cumplir una serie de requisitos. Los más relevantes son:

• Requisitos de carácter general

• Justificar la inscripción en el registro de entidades jurídicas de la comunidad autónoma.

• Presentar el Código de Identificación Fiscal (CIF) y los estatutos.

• Aportar un documento que acredite a la persona que representa a la asociación.

• Rellenar los impresos adecuados.

• Estar al corriente de las obligaciones fiscales correspondientes.

• Requisitos de carácter específico

• Otros requisitos determinados por la finalidad de la subvención que se solicita.

• Presentar la memoria de la entidad del año anterior y la planificación de actividades para el siguiente ejercicio.

• Especificar el presupuesto de la actividad para la cual se pide subvención; la cantidad que se solicita y, en su caso, la cantidad que aportará la asociación.

• Aportar un documento que acredite, si es necesario, que se han pedido otras subvenciones para la misma actividad.

La justificación de las subvenciones: en todas las subvenciones de las Administraciones Locales, Autonómicas y Central, la presentación de las fotocopias de las facturas, acompañadas de los originales para compulsarlas, es un requisito indispensables para la justificación.

Sin embargo, las convocatorias europeas no siempre funcionan así, sino que, en muchas ocasiones, bastará con que conservemos las facturas para presentarlas ante una posible inspección futura, sin que sea necesario mandarlas a Bruselas en el momento de la justificación.

Es fundamental que todas estas facturas y documentos sean absolutamente legales, pues, de lo contrario, corremos el riesgo de que nos descuenten aquellos importes que no hayan sido correctamente justificados. Además se adjuntará el justificante de pago (ya sea mediante recibo, resguardo de ingreso bancario o transferencia) o bien quedará claro en la factura que ésta ha sido pagada. Esto es así, porque la existencia de una factura no implica haberla pagado. Hasta que no tenemos un recibo, un resguardo de transferencia o un sello en la factura como que la hemos abonado, no quedará debidamente justificado el gasto.

En cuanto al resto de documentos (Nóminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente.

2.Convenios

El convenio es un compromiso adquirido entre una asociación y una entidad pública.

El contenido de este convenio queda a la libre voluntad de las partes firmantes, pero en gran parte de los casos, la asociación se compromete a realizar un servicio, durante un período concreto, en un área de actuación concreta, recibiendo como contrapartida una remuneración económica.

3.Contratación

Es cuando la Administración contrata a una asociación para que gestione o ejecute un programa propio de la Administración. Son programas que generalmente se sacan a concurso público y las asociaciones interesadas se tienen que presentar a la convocatoria con los requisitos que aparezcan en el concurso. La administración selecciona y escoge a una entidad para que lo haga. La relación entre la asociación y la Administración se regirá por las características específicas del concurso y por las normas generales de la Ley de contratación con las Administraciones públicas.

 


Recursos ajenos de entidades privadas


1.Donaciones

Las asociaciones pueden recibir también donaciones: aportaciones voluntarias de dinero o de material, realizadas por personas que pueden o no ser socias.

Si se aspira a recibir donaciones, es importante que demos a conocer nuestras necesidades.

2.Patrocinio y mecenazgo

La esponsorización o patrocinio consiste en una aportación económica externa por parte de una empresa, que facilita recursos económicos o en especie para llevar a cabo alguna actividad concreta. En contrapartida la asociación debe hacer pública la colaboración de la empresa.

El mecenazgo es una aportación que una empresa hace sin recibir nada a cambio. Por ejemplo hay empresas que deciden dedicar una parte de sus beneficios a proyectos de interés social y mejorar su imagen. En el caso de que seamos fundación o asociación declarada de utilidad pública se pueden desgravar dichas aportaciones.

3.Ayudas de fundaciones de cajas de ahorro.

Las cajas de ahorro tienen la obligación por ley , de destinar una parte de sus fondos a la realización de la obra social propia y en colaboración con otras instituciones públicas o privadas. Las obras sociales de las cajas son instituciones financieras de carácter social, naturaleza fundacional y sin fines de lucro. Algunas de estas entidades tienen partidas anuales para la adjudicación de ayudas económicas directas a determinadas asociaciones que trabajen en ámbitos concretos, haciendo incluso difusión de las mismas ayudas en medios de comunicación. Otras entidades no tienen este tipo de ayudas tan estructurado pero siempre existe la posibilidad de solicitarlas a quien corresponda (departamento del que dependan, actividad a la que estén vinculadas...).

 

FISCALIDAD


Introducción


Una vez que se constituye, una asociación tiene personalidad jurídica propia, es decir, como cualquiera de nosotros o nosotras, es sujeto de derechos y obligaciones. Por ello se tiene que solicitar un CIF o código de identificación fiscal que será necesario para cualquier operación que la entidad haga: pedir una factura, emitir un certificado o factura, etc.

La asociación puede constituirse con un patrimonio todo lo amplio que se desee, cuestión que debe quedar recogida en los estatutos. Posteriormente, ese patrimonio puede incrementarse: un ejemplo típico es cuando en un año no gastamos todo el presupuesto en las actividades de la asociación.

Aunque las asociaciones no tienen ánimo de lucro, nadie impide que puedan realizar actividades económicas. Nos referimos a aquellas actividades que supongan la entrega de un bien o la prestación de un servicio por el que se cobre una cantidad (venta de libros, cuota de inscripción a un curso, explotación de un pequeño bar, etc.) y también el arrendamiento de nuestro patrimonio (por ejemplo, si tenemos un local en propiedad y lo alquilamos a alguien).
En definitiva, cualquier ingreso que no proceda de un donativo, cuota o subvención tendrá la consideración de actividad económica.

El hecho de realizar una actividad económica supone un cambio en el régimen fiscal de la asociación ya que, según marca la ley, tendrá que tributar por esa actividad. En este caso, los requisitos fiscales y contables que tendrá que cumplir serán muy rigurosos.

 


Impuestos locales


1. Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E.)

Es un impuesto necesario para la realización de actividades económicas como arrendar o vender un bien y/o un servicio. Cuando esto ocurra estamos obligados a tramitar el alta (se hace en Hacienda Foral o en el ayuntamiento si el municipio es mayor de 50.000 habitantes, aunque posteriormente es este último quien gestiona el impuesto).

Es importante calibrar el volumen y duración de la actividad ya que, teóricamente, hay que proceder a darse de alta para cada una de las acciones distintas que se desarrollen y el período mínimo que se paga es de tres meses, con lo cual es fácil imaginar lo que puede suponer para una asociación, en tiempo y dinero, el estricto cumplimiento de este requisito.

El impuesto es anual y normalmente cada municipio envía directamente el recibo al domicilio de la asociación.

Están exentas de este impuesto las fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que la actividad de la asociación tenga relación directa con el objeto social de la misma. También están exentas las asociaciones de disminuidos psíquicos y sensoriales. Deberán darse de alta aportando la documentación necesaria para demostrar que cumplen los requisitos para la exención y finalmente decidirá el Ayuntamiento.



2. Impuesto de Bienes Inmuebles. (I.B.I.)

Este impuesto se tiene que pagar por el hecho de tener bienes inmuebles (locales, terrenos, ...) o por tener la titularidad de un derecho sobre ellos o por una concesión administrativa.
Están exentas de pagar este impuesto las fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública siempre que:
- no estén cedidos a terceros mediante contraprestación
- estén afectos a su finalidad específica.
- no se utilicen principalmente en el desarrollo de explotaciones económicas que no constituyan su objeto o finalidad específica.


Impuesto del Valor Añadido (I.V.A.)


El impuesto sobre el valor añadido es el tributo que se paga por la compra de un bien o el uso de un servicio (IVA soportado) y que se cobra por la venta de un bien o la prestación de un servicio (IVA repercutido). Si se vende un bien o se presta un servicio se está obligado a cobrar el IVA oportuno e ingresarlo posteriormente en Hacienda Foral.
Cada trimestre se debe calcular la diferencia entre el IVA soportado y el IVA repercutido por la asociación , y pagar la diferencia a Hacienda Foral

Para la declaración y pago del IVA en Hacienda Foral hay que darse de alta en base a alguno de los epígrafes que figuran en la norma foral 7/94 de 9 de noviembre.

Las asociaciones que cumplan los requisitos previstos en esa norma para pedir la exención la pueden solicitar. Estarán exentas aquellas entidades a las que se les haya reconocido la oportuna exención.

Para solicitar la exención se deben entregar en la delegación de Hacienda Foral los siguientes documentos:

• Impreso de exención del IVA debidamente rellenado.

• Copia de los estatutos de la asociación.

• N.I.F. de la asociación.

• Acreditación conforme a la cual la asociación está inscrita en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.

Al estar exento de IVA la asociación pierde el derecho de recuperar las cantidades pagadas en concepto de IVA a sus proveedores (IVA soportado). Por eso en algunas ocasiones si el volumen de IVA soportado es muy importante, a determinadas asociaciones no les conviene pedir la exención.

En esta normativa no se hace distinción entre las asociaciones declaradas de utilidad pública y las fundaciones con respecto al resto de asociaciones. Para tener derecho a la exención de IVA se requiere que cumpla los siguientes requisitos:

• Realizar prestaciones de servicios exentas según la Norma Foral 7/1994 de 9 de noviembre de bizkaia: asistencia social, cívicos, educativos, culturales, deportivos, sanitarios, .... (artículo 20.1)

• Carecer de finalidad lucrativa y dedicar, en su caso, los beneficios eventualmente obtenidos al desarrollo de actividades exentas de idéntica naturaleza.

• Los cargos de presidente, patrono o representante legal deberán ser gratuitos y carecer de interés en los resultados económicos de la explotación por sí mismos o a través de persona interpuesta.

• Los socios, comuneros o partícipes de las entidades o establecimientos y sus cónyuges o parientes consanguíneos, hasta el segundo grado inclusive, no podrán ser destinatarios principales de las operaciones exentas ni gozar de condiciones especiales en la prestación de los servicios. (a excepción de los servicios de asistencia social, y deportivos).


Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados


Es el impuesto que grava las Transmisiones Patrimoniales, Operaciones Societarias y Actos Jurídicos documentados.

A las asociaciones y fundaciones sólo les afecta en cuanto realicen transmisiones patrimoniales onerosas, y actos jurídicos documentados.

El pago del impuesto se hace a través de Hacienda Foral, o a través de la compra del documento donde va incluido el impuesto (letras de cambio, contratos oficiales de arrendamiento ...), o a través de los honorarios de los notarios.

Se puede pedir la exención del pago de este impuesto siempre que las entidades sean del siguiente tipo:

• Fundaciones benéficas o culturales, de previsión social, docentes o de fines científicos, de carácter particular, debidamente clasificadas, siempre que los cargos de patronos o representantes legales sean gratuitos y rindan cuentas a la Administración.

• Asociaciones de utilidad pública dedicadas a al protección, asistencia o integración social de la infancia, juventud, tercera edad, minusvalías físicas o psíquicas, marginadas, alcohólicas, toxicómanas o con enfermedades en fase terminal con los requisitos establecidos en el apartado anterior.

Los beneficios fiscales no se aplicarán, en ningún caso, a las letras de cambio, a los documentos que suplan a éstas o realicen función de giro, ni a escrituras, actas o testimonios notariales gravados. La exención se tiene que solicitar mediante la incoación de un expediente ante la Hacienda Foral.

 


Regimen fiscal de los donativos recibidos


Si nuestra asociación recibe un donativo, en el caso de que seamos declarada de utilidad pública o fundación, los donantes se pueden deducir de la cuota íntegra del impuesto sobre la renta de las personas físicas, el 30% de la base de la deducción determinada. También las personas jurídicas podrán incluir en la base imponible del impuesto de sociedades tales cantidades como gasto deducible.

Para que se puedan aplicar estas deducciones, los donantes necesitan que nuestra entidad les expida una certificación, en la que, además del DNI o CIF, según proceda, y de los datos de identificación personal del donante y de la entidad se haga constar:

• Que la entidad a la que se le hace la donación es Asociación de Utilidad Pública o Fundación.

• Fecha e importe del donativo cuando sea en dinero.

• Documento público u otro documento auténtico que acredite la entrega del bien donado (cuando no sea dinero).

• Destino que se le dará al objeto donado en cumplimiento de su finalidad específica.

• Mención expresa de que la donación tiene carácter irrevocable.

La entidad tiene que informar a Hacienda Foral rellenando un formulario de todas las cantidades o bienes recibidos a través de donaciones que tiene derecho a deducción. Norma Foral 1/2004 de 24 de febrero, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.


Retenciones sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF)


Este impuesto afecta a la asociación en la medida en la que cuenta con personal laboral o en el caso que de alguna persona física nos preste algún servicio profesional o nos alquile un inmueble urbano:

• Personal laboral: la asociación, en calidad de entidad contratante, tiene la obligación de practicar una retención mensual a sus asalariados, con arreglo a unas tablas que publica Hacienda Foral. Al final de año habrá que mandar al personal laboral un certificado de los ingresos y retenciones practicadas.

• En el caso de servicios profesionales prestados por algún profesional autónomo, en la factura que éste nos presente deberá estar incluida una retención del 15% (o el 7% si el primer alta es de hace menos de tres años) sobre la percepción total. La asociación deberá posteriormente ingresar ese importe en Hacienda Foral. Anualmente también se tiene que mandar a dichos profesionales un certificado con los ingresos y retenciones practicadas.

• Si algún particular nos arrienda un inmueble, en la factura deberá incluirse una retención del 15% , salvo que el arrendador se encuentre en alguno de los casos contemplados en la Ley.

La asociación deberá ir posteriormente a Hacienda Foral para ingresar todos los importes retenidos en concepto del IRPF haciendo la liquidación trimestral (impreso modelo 110), bien la anual (mod. 190). En el caso de arrendamientos urbanos (mod. 115).

Gestión de Personas:


Introducción


La gestión de las personas es un apartado muy importante en las organizaciones no lucrativas puesto que nuestro mayor potencial son ellas. Habrá que valorar el tener una o varias personas encargadas de estas funciones en la asociación y siempre dependiendo de las orientaciones y supervisión de la Junta Directiva u órgano de gestión de la entidad.

Para hacer una buena gestión de recursos humanos tenemos que tener muy claro el tipo de personas que componen nuestra entidad y el marco de relaciones que se van a establecer entre ellas.

Socios y/o socias

Los socios y/o socias de una asociación son todas aquellas personas que forman parte de la asociación, y que están registrados como integrantes de la misma. Como socios y socias tienen el derecho a participar con voz y voto en la asamblea general de socios y socias que es donde se deciden y votan todas las cuestiones relacionadas con el gobierno de la asociación. Pueden tener una serie de obligaciones: pagar una cuota, participar en determinadas actos, etc. , según quede estipulado en las normas internas de cada una.

Hay socios y/o socias que se limitan a pagar la cuota correspondiente, a recibir servicios de la propia asociación (usuarios o afectados) o a participar puntualmente en alguna actividad concreta. Pero a su vez puede haber quienes han decidido colaborar activamente en el funcionamiento de la misma, a través de su participación en la junta directiva, en la dinamización de la asociación, o bien en la ejecución de alguno de programas o actividades. Cada uno de estos tipos de socios o socias merecerá una atención diferente dependiendo de su diferente situación.

 


Tipos de socios y socias


• Socios ordinarios o socias ordinarias: son los llamados socios y socias de pleno derecho, es decir los que les corresponden los derechos y deberes que aparecen en estatutos.

• Socios fundadores y socias fundadoras: son iguales que los y las anteriores en derechos y obligaciones, la única diferencia es que fueron quienes participaron en el acto de constitución de la asociación.

• Socios honorarios, socias honorarias: son personas reconocidas o de prestigio (del mundo de la cultura, la ciencia, etc) que apoyan la labor de la asociación. Normalmente se les invita a actos destacados de la asociación con presencia de medios de comunicación. No gozan de los derechos y deberes de los socios ordinarios o socias ordinarias.

• Socios protectores, socias protectoras: son aquellos y aquellas que su aportación a la asociación es exclusivamente económica, por ej. Aportando una cantidad al mes, al año, No tienen los mismos derechos y obligaciones que los ordinarios u ordinarias.

• Socios colaboradores, socias colaboradoras: son aquellos y aquellas que su aportación a la asociación consiste en realizar una labor para la misma (pueden ser de carácter puntual o pueden ser permanentes). No tienen los mismos derechos y deberes que los socios ordinarios o socias ordinarias. Cuando estos socios o socias realizan su labor en organizaciones que persiguen un fin social se llaman voluntarios y voluntarias.

• Socios usuarios, socias usuarias: son los destinatarios y destinatarias de la asociación (niños, niñas, jóvenes, mujeres, hombres, jubilados y jubiladas, personas discapacitadas....) Estos socios o socias son quienes reciben o participan de la acción de la asociación. A veces no necesitan ser personas socias ordinarias para poder recibir esos beneficios y pagan por la actividad usada. Otras veces es condición para poder participar en las actividades el ser socio ordinario o socia ordinaria, por lo que tendrán ,en ese caso, los mismos derechos y obligaciones que aquéllos y aquéllas.

En una asociación pueden combinarse varias de estas categorías a la vez: persona socia ordinaria y fundadora, socia ordinaria y usuaria, socia ordinaria y voluntaria, etc.

 


Captación de socios y socias


Teniendo en cuenta las características de la asociación tendremos que valorar qué tipo de socios y/o socias nos interesa captar más en un momento determinado. La mayoría de las organizaciones tienen más dificultades en captar a personas socias protectoras (que contribuyen económicamente con la asociación), por tanto habrá que tener en cuenta los incentivos (lo que les puede ofrecer la asociación a cambio de su colaboración económica) que atraerían más a este tipo de socios y socias, a la hora de diseñar nuestra captación. Todos los tipos de socios y/o socias son importantes y aportan diferentes cosas a la organización.

Para hacer una buena captación de socios y/o socias es importante contar con unos folletos o un documento de presentación de la asociación, así como con canales adecuados para transmitir la información: boca a boca, en charlas y conferencias, en medios de comunicación,.....

 

 


Acogida y atención a socios y socias


Cada vez que se incorpore alguien a nuestra entidad estaría bien darle una buena acogida presentándole al resto de miembros, los locales, y dándoles una pequeña charla sobre funcionamiento y normas. Suele ser recomendable que cuando alguien se da de alta como socio ordinario o socia ordinaria, se le facilite una copia de los estatutos y cualquier otro material sobre la asociación que creamos conveniente.

Una vez que la persona está ya incorporada en las tareas de la asociación sería de utilidad que tenga una persona o personas de referencia en la misma para que le resuelvan cualquier duda, problema o simplemente para hacer una valoración de su estancia en la asociación. Este acompañamiento a las personas nos garantizará una relación más cercana, nos ayudará a detectar posibles dificultades y facilitará el solucionarlas, repercutirá en la motivación y en la eficacia de las tareas que esas personas realicen, y por todo ello beneficiará a los objetivos de la asociación en su conjunto.

Para aquellos socios o socias que no tienen un contacto directo y permanente con la asociación es importante garantizar sistemas de información periódica a través de cartas, boletines internos, etc. Link al capítulo de comunicación.

Es importante que anualmente se hagan reuniones de evaluación personalizadas con los socios y socias con más implicación en la gestión de la asociación para valorar sus opiniones: También estaría bien mandar un pequeño cuestionario de satisfacción a la generalidad de los socios y socias, independientemente de su implicación, sobre las acciones desarrolladas durante ese año por vuestra entidad, sobre el funcionamiento y sobre cuestiones concretas que os preocupe la opinión que puedan tener.


Contratación de socios y socias


Muchas veces nos preguntamos si los socios o socias de una asociación y las personas de la Junta Directiva pueden estar contratados o contratadas por la asociación. Hasta ahora era posible que los socios y socias estuvieran contratados por la asociación, pero los y las miembros de la Junta directiva no podían estar contratados para hacer sus funciones de representantes, aunque sí podían estar contratados para hacer otro tipo de tareas. Sí se permitía en cualquier caso una gratificación siempre que lo aprobase la Asamblea General.

La nueva Ley estatal de Asociaciones Ley Orgánica 1/2002 dice que : “En el caso de que los miembros de los órganos de representación puedan recibir retribuciones en función del cargo, deberán constar en los Estatutos y en las cuentas anuales aprobadas en asamblea”.

Ahora bien, para el caso de asociaciones que sean declaradas de Utilidad Pública, se exige: “Que los miembros de los órganos de representación que perciban retribuciones no lo hagan con cargo a fondos y subvenciones públicas. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, y en los términos y condiciones que se determinen en los Estatutos, los mismos podrán recibir una retribución adecuada por la realización de servicios diferentes a las funciones que les corresponden como miembros del órgano de representación”.

 

VOLUNTARIADO


Introducción


Desde comienzos de la época moderna han existido movimientos ciudadanos que han intentado dar respuesta a necesidades propias o ajenas, y que se han caracterizado por la vida asociativa y por su sensibilidad hacia los derechos humanos. Estos movimientos sociales han ido derivando en la constitución de grupos organizados de ciudadanos y ciudadanas, concienciados y comprometidos en una serie de cuestiones que afectan a su vida cotidiana o a problemas básicos de la sociedad. Este amplio movimiento ciudadano ha experimentando en los últimos años un crecimiento notable y constante a lo largo del último cuarto del siglo XX.

El mundo asociativo existe porque hay personas que han decidido juntarse y sacar adelante un proyecto concreto porque consideran que es necesario y que puede ser importante para contribuir a satisfacer determinado tipo de necesidades descubiertas, o para ofrecer un tipo de servicios que sólo tienen sentido desde la propia iniciativa social.

Como resultado, existen en nuestro entorno una amplia y diversa serie de asociaciones y colectivos de todo tipo, que dinamizan la participación de las personas en su entorno próximo, facilitan canales de integración en la vida social y colaboran, además, en la resolución de necesidades concretas desde programas y estrategias diferenciadas. Este espacio social nace de la iniciativa de los propios ciudadanos y ciudadanas, que deciden implicarse activamente en la mejora de la calidad de vida y el desarrollo de la Comunidad, de una forma organizada y desinteresada. El voluntariado forma parte de dicho espacio, y se da cuando además de todo lo anterior existen unos planteamientos solidarios.

Todas estas entidades contribuyen a mejorar la calidad de vida de la sociedad y se caracterizan por ser entidades abiertas, dispuestas a acoger a cualquier persona interesada en los fines de dicho proyecto asociativo. En este sentido, los movimientos asociativos son una escuela de participación, de trabajo en equipo, de aprendizaje continuo y de contribución a la mejora social.

Estas organizaciones son vitales para el desarrollo social, no sólo por los problemas a los que dan respuesta, sino sobre todo por la madurez democrática que comportan, por hacer efectivo el derecho de los ciudadanos y ciudadanas a participar.

 


Las personas voluntarias


Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de organizarse y contribuir, en función de sus intereses, capacidades y posibilidades, en las diferentes acciones que desarrolla el movimiento voluntario.

Son voluntarias aquellas personas que se comprometen a colaborar voluntaria y libremente con una determinada entidad, de forma estable, solidaria y desinteresadamente en actividades de interés social, a través de su participación en diferentes programas desarrollados de forma organizada. Ser voluntario, no implica forzosamente tener la condición de socio en dicha asociación.

Estas personas voluntarias, si quieren, pueden a su vez ser socios o no de la asociación en función de su propia voluntad y de los posibles requisitos existentes en cada entidad.

 


¿Qué es el voluntariado?


Se entiende por voluntariado el conjunto de actividades de interés general desarrolladas por personas físicas, siempre que se realicen en las siguientes condiciones:

• De manera desinteresada y con carácter solidario.

• Voluntaria y libremente, sin traer causa de una relación laboral, funcionarial o mercantil, o de una obligación personal o deber jurídico.

• A través de organizaciones sin ánimo de lucro, y con arreglo a programas o proyectos concretos.

• Con carácter estable.

• Sin retribución económica.

• Sin sustituir, en ningún caso, servicios profesionales remunerados.

Todo esto quiere decir que cuando hablamos de trabajo voluntario:

• Se realiza un trabajo, una labor social; no se trata de hacer algo, pasar el tiempo, conocer gente, mejorar el currículum académico … Se trabaja con y para otras personas, se presta un servicio que debe hacerse con seriedad, con eficacia, con responsabilidad, respetando a las personas con y para las que trabajamos…

• No percibimos a cambio de ese trabajo ninguna contraprestación de tipo económico, salvo el posible reembolso de los gastos que implique el desarrollo de nuestra actividad como personas voluntarias.

• No es un trabajo que realicemos para nuestro propio beneficio, sino en beneficio de otras personas o de la sociedad en su conjunto.

• No es una persona voluntaria aquella que se vea forzada o obligada a realizar determinado tipo de tarea. Lo será el día que realice esa tarea libremente, por propia iniciativa.

• Se trata de una aventura colectiva, que se realiza en grupo y desde el trabajo en equipo.

• No es una forma de realizar unas prácticas profesionales. A las mismas se debe llegar por cauces normales (escuelas, colegios, facultades, etc.). De lo contrario, aunque sea un modo de aprendizaje, se entra en el terreno de los profesional y de los intereses.

 


Tipo de tareas


Ser persona voluntaria no es realizar una tarea concreta dentro de una asociación.... es mucho más. Es sumarse a un proyecto global que nos interesa y colaborar en a medida de nuestras posibilidades, intereses y capacidades... y en función de las necesidades de la asociación que nos acoge.

Ser una persona voluntaria es poner un poco (o mucho) de lo que somos, sabemos y tenemos al servicio de la organización concreta con la que trabajamos. Dicho esto, todos podemos colaborar con las organizaciones de muchas formas, y siempre de mutuo acuerdo con la organización que nos acoge.

Aquí destacamos algunas de las principales tareas...

• Atención de necesidades básicas de otras personas.

• Tareas de proximidad, acompañamiento...

• Tareas de acogida, información y asesoramiento a colectivos concretos.

• Realización de actividades de tipo educativo: apoyo escolar, formativo, ocupacional, habilidades sociales...

• Realización de acciones de sensibilización y denuncia social.

• Labores de tipo administrativo, organizativo, mantenimiento, etc.

• Todo aquello que se nos ocurra en función de las habilidades propias de cada persona...

 

PRINCIPIOS DEL VOLUNTARIADO


Solidaridad


“Las acciones de voluntariado en sus distintos ámbitos se regirán por los principios de solidaridad, participación, gratuidad, autonomía frente a los poderes públicos, no-discriminación, pluralismo, integración, prevención y sensibilización social, y en general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrática, moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad Autónoma Vasca, 1998).”

La solidaridad supone salir de nosotros mismos o nosotras mismas y ser sensible a la realidad que nos rodea, especialmente a las necesidades de las personas que conviven a nuestro alrededor, a las problemáticas e injusticias que se dan en el entorno, actuando en consecuencia para paliar las mismas.

La solidaridad no se vive ni se pone en práctica sólo cuando participamos en acciones u organizaciones que trabajan desde ella; la solidaridad empieza en uno mismo. Ser voluntario no es sinónimo de ser solidario. El voluntariado es un medio más para ejercer la solidaridad, pero no el único, ni mucho menos.

Es decir, existe una solidaridad primaria, que llega habitualmente a los más cercanos: la familia, las amistades, los vecinos y vecinas, etc.. y que suele ejercerse individualmente. Este nivel se está perdiendo y es muy importante que lo recuperemos y lo potenciemos.

Pero además existe una solidaridad organizada; el voluntariado es una forma más de canalizar la solidaridad con la característica de que es una solidaridad organizada. Y es que el grupo y la organización nos van a permitir ser realmente transformadores, nos van a permitir contrastar, dar continuidad y estabilidad, trabajar con garantías, dar servicios de calidad, reflexionar continuamente, actuar de interlocutores y, además, nos va a posibilitar ser capaces de informar, concienciar e implicar al resto de la sociedad.

 


Participación


“Las acciones de voluntariado en sus distintos ámbitos se regirán por los principios de solidaridad, participación, gratuidad, autonomía frente a los poderes públicos, no-discriminación, pluralismo, integración, prevención y sensibilización social, y en general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrática, moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad Autónoma Vasca, 1998).”

Todos los ciudadanos y ciudadanas tenemos derecho a participar de la vida de nuestra sociedad tanto en la toma de decisiones como en la búsqueda y puesta en práctica de soluciones. De forma especial, a través de la acción voluntaria se hace posible la participación, que es la base de nuestra sociedad democrática y se hacen realidad los valores y las actitudes de disponibilidad, entrega y solidaridad con el otro y, sobre todo, con aquellos ciudadanos y ciudadanas más necesitados.

Por eso hay que reconocer el fundamental papel que desarrollan las organizaciones de voluntariado ya que además de garantizar la prestación de determinados servicios básicos e imprescindibles son capaces de movilizar a los ciudadanos y ciudadanas implicándoles en la práctica de la ciudadanía y la solidaridad

La base de la participación es la convicción de que el progreso social de todas las personas, depende de la aportación de cada persona .


Gratuidad


“Las acciones de voluntariado en sus distintos ámbitos se regirán por los principios de solidaridad, participación, gratuidad, autonomía frente a los poderes públicos, no-discriminación, pluralismo, integración, prevención y sensibilización social, y en general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrática, moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad Autónoma Vasca, 1998).”

El voluntariado se mueve de una forma desinteresada. No espera ningún beneficio económico ni material, sino que sólo pretende contribuir a la consecución de un beneficio social, de unos fines y objetivos centrados en el bien común: igualdad de oportunidades, reparto equitativo de la riqueza, acceso a las necesidades básicas de las personas, respeto de los derechos humanos…

ORGANIZACIONES DE VOLUNTARIADO


Características


Las entidades sociales (asociaciones, fundaciones, colectivos, plataformas...) nacen de la voluntad de un grupo de ciudadanos y ciudadanas que se unen para la consecución de un fin común, con voluntad de permanencia y “sin ánimo de lucro”.

Son, por lo tanto, entidades de carácter privado no dependientes en ningún grado de la Administración Pública y por eso se llaman también ONG -organizaciones no gubernamentales-). Además su razón de ser no estriba en razones de tipo económico ni en la generación de beneficios (a diferencia de cualquier proyecto empresarial) y por eso se conocen también con el nombre de ESAL (Entidades sin ánimo de lucro) u ONL (organización no lucrativa).

Las asociaciones y fundaciones son las dos únicas formas jurídicas legalmente reconocidas de entidades sin ánimo de lucro. Ello implica que están reguladas por ley, que deben estar inscritas en los respectivos registros de asociaciones y fundaciones, que debe contar con unos estatutos y un régimen de funcionamiento interno, que deben existir unos responsables de la entidad, etc.

No toda forma de asociacionismo se corresponde con una organización de voluntariado. A veces muchas asociaciones responden exclusivamente a intereses particulares, y entonces no existe esa finalidad a favor de los demás o de intereses sociales colectivos que definen la acción voluntaria.
Aparte de estas figuras jurídicas, dentro de lo que conocemos como “tercer sector”, existen un montón de denominaciones para identificar a los diferentes movimientos y entidades sociales. Por ello cuando hablamos de ONG, ONGD, movimientos sociales, plataformas, grupos, colectivos, redes... estamos hablando de lo mismo. De agrupaciones más o menos organizadas, más o menos estables de personas que luchan por fines comunes.

Los movimientos sociales y las plataformas se caracterizan por el trabajo en red, agrupando a personas individuales, asociaciones y organizaciones con intereses comunes. Ejemplos todo esto son, entre otros: plataforma 0´7%, movimiento ecologista, movimiento feminista, movimiento antiglobalización, promoción del euskera, antimilitarismo, Red ciudadana para la condonación de la Deuda Externa, Red de lucha contra la pobreza, movimiento gay…

 

 


Ambitos de actuación


La Ley de Voluntariado de la CAV distingue, entre otros, los siguientes tipos de actuación de las organizaciones de voluntariado:

• Voluntariado en Cooperación y Desarrollo: son organizaciones que promueven la ayuda humanitaria , la colaboración y el desarrollo de proyectos, a nivel internacional.
  (por ej. www.ongdseuskadi.org)

• Voluntariado en medio-ambiente: son las entidades que trabajan a favor del medio-ambiente y la defensa de la naturaleza y los animales.
  (por ej. www.ekologistakmartxan.org)

• Voluntariado social: aquellas que trabajan a favor de colectivos con algún tipo de problemática social.
  (por ej. www.coor-bizkaia.com)

• Voluntariado comunitario: serían las organizaciones que persiguen la mejora de la comunidad más cercana: barrio, pueblo,...y de sus integrantes.
  (por ej. www.dya.es)

• Voluntariado cultural: son entidades que se dedican a fomentar y proteger cualquier aspecto relacionado con el arte y la cultura.
  (por ej. www.museomaritimobilbao.org)


Obligaciones de las organizaciones de voluntariado


Las principales obligaciones por parte de las organizaciones de voluntariado se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Existencia de un Estatuto Interno del Voluntariado (pdf 25kb) .

• Contratación de una póliza de seguro de Responsabilidad Civil y accidentes (pdf 39kb) para los voluntarios y voluntarias.

• Garantizar procesos de INFORMACION, FORMACION, ORIENTACION, APOYO , SEGUIMIENTO Y PARTICIPACION de los voluntarios y voluntarias dentro de la propia organización.

• Cobertura de gastos derivados de la acción voluntaria. (cuando así se haya pactado previamente).

• Llevar un registro de altas y bajas.

• Compromiso escrito entre organización y personas voluntarias.

• Expedición de certificados de colaboración voluntaria.

• Cumplir otros compromisos adquiridos con las personas voluntarias.

 

ESTATUTO INTERNO DEL VOLUNTARIADO

Un ESTATUTO INTERNO DEL VOLUNTARIADO, en otras ocasiones denominado CARTA DEL VOLUNTARIADO es el marco que regula de la participación de voluntarios en el seno de la respectivas organizaciones. En él se estipulan los principales principios y normas que van a inspirar y regular la participación de las personas voluntarias en cada entidad. La ley 17/1998, de 25 de junio, del Voluntariado, en su artículo 8 (punto 4, letra A) establece como una obligación de las organizaciones con voluntariado ”Elaborar un estatuto interno del voluntariado en la organización, en el que como mínimo se establecerán los criterios de admisión y exclusión de los voluntarios y sus derechos y deberes”

Como se puede apreciar, la legislación no estipula cómo debe ser este estatuto, sino que únicamente señala que el mismo deberá incluir como mínimo los criterios de admisión y exclusión de los voluntarios y sus derechos y deberes.

En el decreto 169/2000 de la C.A.V., que regula el `Reglamento de funcionamiento del censo general de Organizaciones de Voluntariado', establece que uno de los datos a aportar para solicitar la inscripción en el Censo General de organizaciones del voluntariado, será la presentación del “Estatuto interno del Voluntariado” (artículo 4, punto 1, letra m). En la práctica muy pocas organizaciones tenemos Estatuto Interno del Voluntariado. No obstante si que existen en nuestras entidades una serie de elementos que hacen referencia (directa o indirecta) al voluntariado:

- Compromiso escrito.

- Estatutos de la asociación.

- Ideario.

- Proyecto de la actividad(es).

- Planes de calidad (gestión de RRHH, etc.).

- Reglamento-régimen interno de funcionamiento o similares.

- Etc.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA ELABORAR EL ESTATUTO

El estatuto no es un mero formalismo necesario para poder realizar determinados trámites (inscripción en el censo, etc.). Al contrario es un rasgo de identidad del colectivo que lo suscribe. Por lo anterior, es imprescindible que se implique toda la entidad en la elaboración de dicha declaración (socios, voluntarios, profesionales...).

Dicho estatuto debería ser aprobado en asamblea general. No existe un modelo estándar de estatuto... cada entidad, en función de su misión, sus valores, su estilo...

debe elaborar su propio estatuto. Dicho estatuto /carta deberá ser conocido y estar asumido por todos los miembros de la organización. Sería recomendable que las personas voluntarias, antes incluso de comprometerse con la entidad, tuvieran conocimiento de dicho Estatuto (de forma paralela al momento en el que se les presenta la entidad, los programas, instalaciones...). Habría que valorar en que medida este estatuto del voluntariado, incorporar cambios que deben ser incluidos en los estatutos generales de la asociación. Como cualquier otro elemento ideológico de una entidad, es preciso que este “Estatuto interno del Voluntariado” sea revisado con cierta periodicidad. El estatuto del voluntariado no sustituye a los Estatutos de la entidad y no puede regular cosas que dependen exclusivamente de éstos (elección de cargos, etc).

PROCESOS DE ATENCIÓN AL VOLUNTARIADO

Es habitual que a las asociaciones lleguen personas que quieren colaborar con la entidad. Para ello, tenemos que tener bien definidos los procesos de atención de esas personas desde que se interesan (captación y acogida) hasta que se integran en la asociación (formación y acompañamiento). Es necesaria la existencia previa de un PROYECTO DE VOLUNTARIADO donde demos respuesta a algunas cuestiones clave:

- Que filosofía de voluntariado tiene nuestra entidad

- Que papel juega y desempeña el voluntariado en nuestra entidad.

- Por qué tenemos / queremos / necesitamos voluntariado.

- ¿Quien se responsabiliza en nuestra asociación de llevar este programa de voluntariado?

- Qué (y cómo) ofrecemos a los voluntarios de la asociación

- Cómo es posible colaborar con nuestra organización.

Una vez que hemos decidido poner en marcha nuestras actividades contando con voluntariado deberíamos de cumplir los siguientes requisitos:

Contar con un estatuto del voluntariado

Dedicar una partida del presupuesto para el voluntariado.

Gestionar los diferentes trámites necesarios:

Libro de altas y bajas.

Cobertura de gastos.

Seguro de R.C. y Accidentes

Certificados de colaboración

Si queremos hacer procesos de atención al voluntariado de calidad tendríamos que tener como objetivos los siguientes:

Incorporación a las organizaciones de la figura del responsable de voluntariado, en aquellas que no la tengan.

Designar una figura responsable de cada uno de los subprocesos, que puede ser el mismo responsable de voluntariado o no.

Articular un sistema de detección de necesidades de los voluntarios en cada subproceso así como de medición de su satisfacción con los mismos.

Ajuste mutuo de la persona voluntaria y la organización en cada subproceso.

Reforzar la participación de los voluntarios en la gestión de los procesos de atención al voluntariado.

Promover la coordinación y cooperación entre las organizaciones de voluntariado realizando acciones comunes en algunos subprocesos, que posibiliten la relación y el ahorro de esfuerzos y recursos desarrollando economías de escala.

CAPTACIÓN

Para la captación de voluntariado, el principal público objetivo deberían ser los propios miembros (socios no voluntarios) o personas cercanas de la asociación. También podemos diversificar nuestros públicos y dirigirnos a diferentes colectivos dependiendo de nuestras necesidades o preferencias: estudiantes, personas jubiladas o prejubiladas, personas con disponibilidad por las mañanas,........

Para diseñar bien un proceso de captación es necesario seguir estos pasos:

Tener claro las necesidades concretas de voluntariado (cuántos , para qué, ..)

Tener claro el perfil de voluntario a captar (edad, formación, procedencia, disponibilidad,...)

Teniendo en cuenta el perfil, analizar las motivaciones de ese colectivo para querer participar.

Teniendo en cuenta las motivaciones, definir los mensajes que vamos a comunicar.

Elegir los medios que vamos a utilizar para difundir los mensajes.

Elaborar el proyecto de ejecución: cuándo lo vamos a hacer, con qué recursos, con qué personas y con cuánto dinero.

Finalmente tendremos que hacer un seguimiento y evaluación del proceso.

Algunos objetivos a conseguir especialmente con los procesos de captación son:

Incorporar colectivos nuevos como voluntarios con respecto a la composición actual de las organizaciones. Porque en la diversidad está la riqueza en una entidad.

Planificar la captación del voluntariado respecto a la globalidad de la organización y no proyecto a proyecto. Porque así no crearemos expectativas que no podamos cumplir.

Favorecer una buena orientación de las personas que demandan incorporarse como voluntarios, derivándoles si fuera necesario a otras entidades o centros de acogida de voluntariado.

Mejorar la percepción social del voluntariado a través de la imagen que transmiten las organizaciones en sus acciones de captación. Porque nuestra manera de captar influye en lo se piense sobre otras organizaciones como la nuestra.

Ofrecer al voluntariado a captar información sobre tareas, derechos, obligaciones,...Porque si no pueden venir muchos pero no quedarse ninguno.

Adaptar los medios de captación a los colectivos a los que queremos llegar. Porque si no gastaremos recursos y no obtendremos casi resultados.

AGOGIDA / PRESENTACION DE LA ENTIDAD

Para realizar el proceso de acogida hay que haber definido previamente las siguientes cuestiones:

Quien presenta la entidad.

Qué y cómo ofrecemos a los voluntarios que se incorporan.

Información de lo que es nuestra asociación: filosofía, valores, funcionamiento.

Qué vías de formación y participación hay en la entidad.

Cómo es posible colaborar con nuestra organización.

Tareas administrativas (papeleo, subvenciones, bases de datos, tesorería, atención telefónica).

Actividades de ocio y tiempo libre.

Dinamización de la asociación (Información, Dar a conocer la asociación -marketing, publicidad, relaciones externas,etc...).

Normalmente, se tiene una entrevista inicial con la persona interesada en colaborar. Para ello tenemos que tener bien definidos los contenidos y objetivos de la entrevista. A veces se les propone rellenar una ficha.

La incorporación en cada asociación es diferente: en unas es instantánea, en otras más lenta (primero se asiste a una charla, luego se hace la entrevista...)

En algunas existen procesos de selección (se les pide hacer una formación previa ...). Algunas organizaciones establecen un periodo de prueba (dos semanas, un mes..) antes de establecer el compromiso.

Suele existir flexibilidad en horarios, ritmos,... pero a cambio se exige responsabilidad y constancia.

Las organizaciones precisan gente dispuesta a comprometer al menos durante un curso.

Se suele firmar un escrito en el cual hay un compromiso mutuo entre voluntario y organización.

Para realizar un buen proceso de acogida aconsejamos tener en cuenta estos aspectos:

Establecer un acuerdo escrito entre la organización y la persona voluntaria que contemple adaptaciones por ambas partes y que sea revisado periódicamente.

Proporcionar información sobre tareas y objetivos concretos de la actividad a la que se incorpore la persona voluntaria.

Acortar el periodo de incorporación a la tarea desde la primera entrevista.

Consensuar con la persona su incorporación evitando hacer selección unilateral de la organización.

FORMACION

Para que el voluntariado pueda hacer bien su labor en la asociación es indispensable que la entidad le ofrezca formación, y que esa formación no sea algo puntual, sin conexión ni planificación. Hay que definir un buen proceso de formación que cuente con la elaboración de un plan de formación de nuestra entidad. Para elaborar el plan de formación hay que hacer un análisis de las necesidades de formación de nuestra

asociación. Esto se hace con un pequeño cuestionario o si somos una entidad pequeñita en el equipo directivo de manera subjetiva (lo que a ese equipo le parece que son las necesidades). A partir de ahí se tienen que definir los objetivos, contenidos, metodología, calendario, recursos, etc.

El plan de formación tiene que recoger estos tipos diferentes de formación:

Formación inicial: la que se recibe cuando el voluntariado se incorpora a la entidad y que sirve para situarnos en qué tipo de entidad estamos, en qué consiste nuestra tarea, etc. Es igual para todo el mundo independientemente de lo que vayan a hacer en la entidad. Ejemplos:

Ideario, filosofía y valores de la entidad

El voluntariado en nuestra asociación: características, funciones.

Formación básica: es aquella que la organización nos facilita sobre cosas básicas del voluntariado en general, del colectivo al que nos dirigimos en general, del funcionamiento de la entidad y los modos de intervenir,...Es igual para todo el mundo independientemente de su tarea en la entidad. Ejemplos:

Cómo resolver conflictos en la asociación

El trabajo en equipo

Cómo hacer reuniones eficaces

Las políticas sociales y el asociacionismo.

Formación específica: es aquella que necesitamos para realizar bien nuestra tarea, suele profundizar en aspectos que tenemos un conocimiento básico. Depende de qué tarea realicemos recibiremos diferente formación. Ejemplos:

Cómo hacer subvenciones

Preparación de campamentos de verano y colonias

Problemática de la mujer maltratada

La formación tiene que ser algo continuo en una entidad, no se puede hacer formación al comienzo y luego no volver a hacer nada más. El proceso de formación tiene que ser un proceso continuo y por lo tanto tendremos que elaborar un plan de formación que recoja en qué momentos del itinerario del voluntariado se da formación y de qué tipo, desde que entra la persona voluntaria en la organización hasta que se acabe la

relación de colaboración. Para hacer una buena formación os damos estas sugerencias:

Presupuestar la formación como una partida dentro del presupuesto de la asociación (muchas veces no nos formamos porque ni siquiera hemos previsto el dinero para ello)

Incrementar las acciones específicas de formación. (no todas las reuniones son reuniones de formación, a veces es necesario combinarlo con formación externa, con asistencia a conferencias, etc)

Diversificar las acciones de formación en función del perfil de los destinatarios. (no es lo mismo organizar una formación para gente joven que para gente adulta).

Desarrollar una formación específica de “responsables de atención al voluntariado”. (La formación es importante para todos los miembros independientemente de si hacen una tarea más pequeña o más grande. Nadie tenemos por qué saber hacer las cosas bien, pero sí podemos aprender)

Planificar acciones de formación común entre las distintas organizaciones. (A veces no nos formamos porque sale muy caro al ser pocos. Si hablamos con asociaciones parecidas a la nuestra veremos que les pasa lo mismo y haciéndolo juntas nos saldría más barato).

SEGUIMIENTO

El proceso de acompañamiento al voluntariado es un proceso que se inicia desde el mismo momento en que la persona voluntaria entra en la organización. Al igual que la formación es un proceso que no se inicia y termina (como la captación y la acogida) , sino que es continuo durante toda la permanencia del voluntariado en la entidad.

Este proceso es quizá el más difícil de concretar pero es uno de los más importantes de cara a motivar y a conseguir un voluntariado fiel y comprometido con el proyecto. Uno de los problemas mayores de una organización que cuenta con voluntariado en sus actividades, es conseguir más voluntarios. Sin embargo muy pocas veces pensamos en los que se van y en por qué se van. O si pensamos en ello siempre

encontramos razones de su marcha en motivos ajenos a la asociación. Tener un buen seguimiento del voluntariado en una entidad es crucial para que el voluntariado tenga más permanencia y se implique más.

El seguimiento no tiene que tener como único objetivo el control de la labor del voluntario (asistencia, actitudes, calidad del trabajo realizado,...) sino que el objetivo debe ser también proporcionar al voluntariado las herramientas adecuadas para crecer y desarrollarse, para mejorar y para evolucionar con la organización. Para definir un buen proceso de seguimiento / acompañamiento hace falta tener en cuenta las siguientes pautas:

Establecer quien hace el seguimiento a cada voluntario /a

Elaborar un itinerario global del voluntariado y pensar en momentos concretos de acompañamiento y evaluación.

Promover procesos de seguimiento individualizado a la persona voluntaria. (El acompañamiento / evaluación en grupo está bien pero no puede ser el único)

Diferenciar el seguimiento como control de la tarea del seguimiento sobre motivaciones y otros aspectos. (A veces puede ayudar que las personas encargadas de hacer el seguimiento sean diferentes

según cada tipo)

Generar procesos de participación del voluntariado en los proyectos y en la organización. (escuchar la opinión del voluntariado y dar respuesta a algunas de las demandas que plantee es la mejor herramienta de motivación y garantía de permanencia e implicación en el proyecto).

COSAS GENERALES

DECLARACIÓN DE GASTOS / GASTUEN AITORPENA

Nombre:

Dirección:

DNI:

Proyecto o actividad:

Entidad:

Fecha:

Lugar:

Gasto realizado en concepto de:

• Transporte

..............................................................................

..............................................................................

.............................................................................. ..........................

• Estancia y manutención

..............................................................................

..............................................................................

.............................................................................. ..........................

• Actividad formativa

..............................................................................

..............................................................................

.............................................................................. ..........................

• Otros

..............................................................................

..............................................................................

.............................................................................. ..........................

TOTAL ...........................

RECIBÍ ENTIDAD(sello) FORMA DE PAGO

CERTIFICADO DE COLABORACIÓN

D/ Dña.....................................................con DNI..............................................................

en representación de la entidad.......................................................................................

con Cif nº ..................................................

CERTIFICA QUE:

D/Dña.....................................................con DNI...............................................................

Ha colaborado en esta entidad desde ............................. hasta.......................................

como voluntario/a realizando las siguientes tareas y actividades:

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

Y para que así conste y a petición de la persona interesada lo firmo y sello en Bilbao a

de de 200

Firma y sello


Censo general de organizaciones de voluntariado de la C.A.V.


El decreto 169/2000 de 1 de septiembre del 2000, recoge el reglamento de funcionamiento del Censo General de Organizaciones del Voluntariado de la Comunidad Autónoma vasca, el documento y procedimiento de inscripción de las organizaciones y la creación de un modelo normalizado de compromiso escrito entre la Organización y la persona voluntaria.

Según este decreto, cualquier entidad que cuente con personal voluntario para la realización de todos o algunos de sus fines sociales, de acuerdo a lo manifestado en sus Estatutos, está en el derecho de inscribirse en el Censo General de organizaciones de voluntariado. A partir de ahí tendría el derecho de estar representada, e incluso formar parte del Consejo Vasco del Voluntariado.

Este Censo General de Organizaciones del Voluntariado, tiene como fin conocer el número y la composición de las organizaciones de voluntariado de nuestra comunidad. En el Censo General de Organizaciones de Voluntariado se inscribirán, además de las denominadas organizaciones de voluntariado, es decir, aquellas que según el art. 8.2 de la Ley 17/1998 están integradas mayoritariamente por voluntarios y desarrollen la mayoría de sus programas o proyectos de acción fundamentalmente a través de tales voluntarios y voluntarias, las organizaciones que sin tener tal consideración, cuenten entre sus diferentes actividades con programas participados por voluntarios y voluntarias. Tales Organizaciones, estarán debidamente registradas en los correspondientes registros de asociaciones, fundaciones o asociaciones deportivas de competencia de la CAPV, o en su caso, por razón de su constitución y sede o domicilio social, figurarán inscritas en registros similares.

En todos los casos, independientemente de la forma jurídica de dichas organizaciones, deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Estar legalmente constituidas.

• Estar dotadas de personalidad jurídica propia.

• Carecer de ánimo de lucro.

• Desarrollar programas o proyectos en el marco de las actividades de interés general definidas en el artículo 3 de la Ley 17/1998, de 25 de junio, del voluntariado.

• Estar debidamente registradas en los correspondientes registros de asociaciones, fundaciones o asociaciones deportivas de competencia de la CAPV, o en su caso, por razón de su constitución y sede o domicilio social, que figuren inscritas en registros similares, tanto de carácter estatal como autonómico.

La inscripción se realizará mediante la presentación en el Censo de:

• Modelo normalizado de inscripción que se acompaña como Anexo I del Decreto 169/2000 de 1 de septiembre, debidamente cumplimentado.

• Certificado expedido por el Registro que corresponda según la naturaleza jurídica de la entidad.

• Copia del Estatuto Interno del Voluntario en la Organización.

• Copia de la póliza de seguros suscrita y recibo original del abono de la prima del año en curso, y relación de asegurados a la misma.

• Copia de los Estatutos constitutivos de la organización debidamente legalizados.

La inscripción que se realizará con carácter potestativo por parte de las Organizaciones del Voluntariado posibilitará a las mismas estar presentes en el Consejo Vasco del Voluntariado, y acceder a las medidas de fomento y programas subvencionables que realicen las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias.

La gestión y organización del Censo es competencia del Gobierno Vasco a través de la Dirección de Bienestar Social del Departamento de Justicia, Trabajo y Seguridad Social.

 


Derechos y deberes de las personas voluntarias


El voluntariado lleva inherente la relación entre la persona voluntaria y la organización en la que presta sus servicios. Esta relación genera unos derechos y unas obligaciones mutuas ... A continuación señalamos los principales:

Derechos

• Participar activamente en la organización en que se integre, recibiendo la debida información sobre la misma.

• Derecho a opinar sobre aspectos de su labor voluntaria y colaborar en el diseño y evaluación de los diferentes programas en los que interviene.

• Recibir el apoyo técnico, humano y formativo que requiera la tarea que desempeñe como voluntario o voluntaria.

• Recibir la cobertura de un seguro por los daños y perjuicios que el desempeño de su actividad como voluntario pudiera causar a terceros.

• Cobertura de gastos realizados en el desempeño de su actividad voluntaria, (cuando se así se haya establecido con la organización).

• Recibir un trato no discriminatorio y justo, respetando su libertad, dignidad, intimidad y creencias.

• Cesar libremente, previo aviso, en su condición de voluntario.

En definitiva el cada voluntario o voluntaria debe tener oportunidades para aprender y progresar, y para participar progresivamente en la estructura de la organización.

Obligaciones

• Apoyar, en la medida de sus posibilidades y voluntad, activamente a la organización en la que se integra, participando y colaborando con la misma.

• Cumplir los compromisos adquiridos con la organización, respetando los fines y la normativa por la que se rige.

• Actuar diligentemente en la ejecución de las tareas que le sean encomendadas y seguir las instrucciones que se le impartan por los responsables de la organización.

• Cuidar los recursos materiales que se pongan a su disposición.

• Participar en las actividades formativas previstas por la organización y en las que sean necesarias para mantener la calidad de los servicios que se prestan.

• Guardar la confidencialidad de la información recibida y conocida en el desarrollo de su actividad voluntaria.

• Respetar los derechos de las personas o grupo de personas a quien dirige su actividad.

 

PERSONAL REMUNERADO


Introducción


Hay asociaciones y fundaciones donde existen figuras profesionales, que son personas que están contratadas laboralmente y que realizan un trabajo remunerado. Estos y estas profesionales son contratados por la asociación o la fundación para desarrollar determinado tipo de tareas profesionales y garantizar el desarrollo de determinadas líneas de acción de la entidad.

En muchas entidades estos y estas profesionales comparten su labor con las propias personas voluntarias, pero estando claramente diferenciadas sus funciones, aunque se trabaje desde criterios de complementariedad.

Por supuesto, nunca una persona voluntaria debe realizar o sustituir servicios profesionales remunerados, porque se estaría produciendo un fraude a la sociedad y al derecho al trabajo.

Las entidades sin ánimo de lucro suelen nacer gracias al impulso y determinación de personas que buscan responder a necesidades de un determinado colectivo. En los inicios, el trabajo es asumido por personas voluntarias, que no perciben remuneración. Cuando pasa el tiempo y la organización desarrolla más proyectos, se plantea siempre la posibilidad de incorporar a personal profesional que pueda llevar a cabo las tareas programadas.

La decisión de contratar o no dependerá de la situación de la entidad y de su previsible evolución a corto y medio plazo. Pero una contratación es algo relevante, no puede tomarse a la ligera, porque:

• compromete el desarrollo profesional de personas,

• aumenta los gastos fijos de la entidad,

• implica dedicar tiempo al seguimiento de esos profesionales.

El contrato laboral implica la sujeción de esa persona a la organización y horario de trabajo que establezca la asociación, dentro del respeto al Estatuto de los Trabajadores y a los Convenios Colectivos.

Un primer paso en este proceso suele consistir en "gratificar" a una persona voluntaria para que asuma nuevas funciones y responsabilidades, ya que, por lo general, no se cuenta con suficiente dinero como para contratarle. Pues bien, lo primero que hay que saber es que esta "gratificación" es ilegal por varios motivos:

• Si consideramos que se trata de una persona voluntaria "gratificada", las personas voluntarias están obligadas a rechazar cualquier contraprestación material que pudieran recibir bien del beneficiario o de otras personas relacionadas con su acción.

• Si consideramos que es un contratado o contratada, debería estar dado o dada de alta en la Seguridad Social, tener un contrato, etc.

• En cualquier caso contratar a una persona tiene unas repercusiones fiscales que nos saltamos mediante el recurso de la "gratificación, entrando en el terreno del dinero "negro" y la economía sumergida.

Hay que tener presente que, a la hora de contratar a profesionales, debemos actuar de acuerdo con la legislación vigente (y que viene regulada por el Estatuto de los Trabajadores y por los convenios colectivos que son de aplicación a dicho personal) para no incurrir en ninguna ilegalidad.

Algunas entidades sin ánimo de lucro utilizan el contrato mercantil para regular su relación con un profesional determinado, ya que éste no implica especificar el lugar o la duración del trabajo o los servicios. Es un contrato práctico y sencillo, pero puede resultar negativo porque exige que el contratado o contratada se dé de alta como trabajador autónomo, lo que además de un coste puede suponer cierta precariedad en el empleo. En este caso la asociación abonaría al profesional una factura con su correspondiente retención (pdf 36kb), sin que exista ninguna de las obligaciones que implica la relación laboral.
Hay que tener en cuenta este hecho a la hora de negociar con las personas el precio por la prestación de sus servicios. De lo contrario la retención del porcentaje puede producir desajustes en el presupuesto previsto para la actividad.

La mayoría de las organizaciones usan la fórmula de un contrato laboral que define de antemano el horario, el lugar y las principales tareas que desempeña el empleado o empleada.

 


La selección


En la selección del personal contratado suele ser bastante común el que los criterios "afectivos" pesen más que los "profesionales" dándose situaciones que degeneran en conflictos dolorosos para todos y todas. Cuando, ante la necesidad de contratar a una persona para un puesto de gestión, administración o coordinación, se opta por aquel o aquella que lleva tiempo como voluntario en la Entidad, que está en una situación personal difícil porque no tiene trabajo, pero que no reúne las características del perfil profesional requerido, se estará haciendo un flaco favor a la Entidad, porque el trabajo no será bien realizado, a la persona elegida porque caerá en una tensión constante ante su incapacidad para realizar las tareas encomendadas, y al resto de los miembros de la Entidad, porque les obligará a decantarse por dejar la Entidad o hacer saltar el conflicto.

Por otra parte, cuando alguien que ha sido voluntario o voluntaria pasa a ser contratado se suele crear una situación poco clara en la que el resto de las personas de la Entidad exigen a éste que dedique más tiempo y empeño.

Por tanto, se deben plantear las relaciones con absoluta claridad, ofreciendo unas condiciones dignas a voluntarios y contratados, pero exigiendo igualmente, que se cumplan los distintos compromisos acordados con cada uno o una.

Para ello, lo mejor es sentarse y escribir el perfil que debe tener la persona que estamos buscando para que pueda desarrollar bien la tarea que le encomendemos.


Modelo de perfil de puesto (pdf 15kb)

Así mismo, escribiremos también las condiciones laborales que ofrecemos, y pasaremos a abrir un plazo de presentación de candidatos y un período de entrevistas previas a la elección de la persona más adecuada.

En resumen, mediante un proceso objetivo y transparente todos saldremos ganando.

 


Trámites necesarios para contratar


Para poder contratar a alguna(s) persona(s) hay que realizar los siguientes trámites:

• Lo primero es darse de alta en la Seguridad Social.(allí os informarán de todos los papeleos que es necesario entregar: CIF, Modelo de solicitud, etc.) y así obtener un número de patronal.

• A continuación se debe ir al INEM y comunicar la intención de cubrir un puesto de trabajo por un trabajador determinado (aportando datos del trabajador o trabajadora, nombre, apellidos, DNI y oficina en la que está inscrito como demandante de empleo). Allí informarán debidamente de los diferentes modelos de contrato y de los trámites necesarios; además facilitarán el modelo de contrato pertinente.

• Tras la firma del contrato entre la entidad y el trabajador o trabajadora dispondréis de un plazo de 10 días para registrar dicho contrato escrito en el INEM.

• A continuación será necesario dar de alta al trabajador o trabajadora en la Seguridad Social.

Así mismo, la entidad está obligada a tener un libro de matrícula de los trabajadores y trabajadoras (donde anotará sus datos e incidencias) y un libro de visitas para eventuales inspecciones.

Actualmente existen diferentes modalidades de contratos laborales, algunos de ellos bonificados según la naturaleza del mismo o las características de los colectivos a los que van dirigidos.

Muchas entidades que tienen personal remunerado, dejan todos estos trámites de contratación, confección mensual de nominas, confección de “TC”, altas y bajas S.S y/o INEM, E-190, 110 Hacienda…. en manos de una gestoría laboral. Los trámites en realidad no son muy complejos, pero si no hay ninguna persona entendida en la asociación que asuma esa responsabilidad, tal vez lo mejor es solicitar un presupuesto a una gestoría para llevar todo el papeleo.

 

 


Tipos de Contrato


Básicamente existen dos maneras de contratar personal, perfectamente factibles por parte de las entidades sin ánimo de lucro. Éstas son:

Contrato mercantil a profesionales autónomos o autónomas

Está indicado para relaciones en las que se contratan servicios, sin que tenga por qué especificarse el lugar o el tiempo de trabajo que supondrán dichos servicios. Esta forma de contratar, resulta muy sencilla para la entidad, pero puede complicar mucho la vida a la persona contratada si ésta no está dada de alta como autónomo y no tenía intención de serlo.

El contrato mercantil a profesionales autónomos o autónomas establece una relación de igualdad entre dos partes, en la que una (la persona contratada) se compromete a prestar un servicio determinado y la otra parte (la entidad), a satisfacer unos honorarios por ese servicio.

Se puede formalizar de palabra o por escrito, sin que sea necesario registrarlo ni elevar a documento público, y las cláusulas especificadas serán las acordadas por ambas partes sin que puedan ir contra la legalidad vigente.

Las obligaciones frente a la Hacienda Pública y la Seguridad Social de cada una de las partes son las siguientes:

Obligaciones del Profesional Autónomo:

• Darse de alta en el IAE correspondiente

• Darse de alta en la S.S. de autónomos

• Pagar mensualmente la S.S. de autónomos

• Hacer declaraciones trimestrales de IVA, salvo que la actividad esté exenta del IVA

• Presentar el resumen anual del IVA, salvo que la actividad esté exenta del IVA

• Hacer la declaración de la renta anualmente

• Darse de baja en el IAE a la finalización de la actividad profesional

• Darse de baja en la S.S. de autónomos a la finalización de la actividad profesional

Obligaciones de la Entidad al contratar a autónomos:

• Alta en censo retención I.R.P.F.

• Hacer contrato escrito (aunque puede formalizarse verbalmente)

• Retener un 7 % o un 15 % de las remuneraciones, según se explica en apartado dedicado a la gestión del IRPF en contratos a autónomos.

• Pagar retenciones de IRPF trimestralmente

• Hacer resumen anual de IRPF

• Entregar al trabajador o trabajadora el certificado de retenciones de I.R.P.F..

Contrato laboral

Está indicado para relaciones en las que se pretende que alguien trabaje en un sitio determinado, y sobre todo, durante un horario preestablecido. Esta forma de contratar, resulta muy sencilla para la persona contratada, pero complica la gestión de la entidad si no se tienen otros contratados laborales. Se formalizan por escrito utilizando los modelos oficiales facilitados por el INEM..

Se pueden distinguir distintos tipos de contratos en función de la duración de la jornada, la duración del contrato, el fin para el cual se establece el contrato o las características de la persona contratada. Para aclarar estas cuestiones lo más sencillo es visitar la página del INEM donde, también podremos obtener modelos de contratos.

Seleccionar el tipo de contrato a realizar:

• Contratos Indefinidos

• Contratos NO Indefinidos a tiempo completo

• Contratos NO Indefinidos a tiempo parcial

• Contratos Formación

Este tipo de contratos establecen una relación laboral entre dos partes en la que una actúa como "empresa" (ante la S.S. y el INEM la entidad contratante es denominada como empresa al margen de que sea o no una entidad con ánimo de lucro), y la otra como trabajador o trabajadora, y se rige por el Estatuto de los Trabajadores y por toda la legislación laboral vigente.

Las obligaciones que se derivan de esta relación para ambas partes son las siguientes:

Obligaciones de trabajador o trabajadora:

• Hacer la declaración de la renta anualmente

Obligaciones de la Entidad en contratos laborales:

• Alta como empresa en la S.S.

• Alta en censo retención IRPF

• Registrar contrato en el INEM

• Alta del trabajador o trabajadora en el Régimen General de la S.S.

• Hacer nóminas mensuales

• Pagar S.S. mensualmente

• Presentar las declaraciones trimestrales de retenciones de IRPF y pagarlas

• Presentar resumen anual de retenciones de IRPF

• Dar de baja al trabajador o trabajadora al finalizar el contrato en el Régimen General de la S.S.

• Entregar al trabajador o trabajadora el certificado de retenciones de I.R.P.F..

 


Obligaciones contractuales


Seguros Sociales

Seguros Sociales en el régimen de autónomos

El régimen de autónomos de la S.S. nos afectará sólo en la medida en que nuestra entidad deba informar a los profesionales con los que se establezcan contratos mercantiles, de cuáles son sus obligaciones ante la Seguridad Social, pero no habrá que tramitar nada ni que hacer ninguna gestión por parte de la entidad.

Para que un o una profesional pueda darse de alta en el Régimen de Autónomos de la S.S., deberá darse de alta previamente en algún epígrafe del IAE. Así mismo, en la mayor parte de los casos, siempre que un o una profesional se dé de alta en el IAE deberá darse de alta en el Régimen de Autónomos de la S.S., salvo que por razones de su profesión tenga un Régimen especial de asistencia sanitaria, como pueda ser el caso de los abogados o abogadas.

La tramitación resulta sencilla y para conocer el proceso se puede visitar la página de la Seguridad Social e ir al apartado Inscripción y afiliación, y dentro de éste al epígrafe Altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores.

Seguros Sociales en contratos laborales (Régimen General)

El Régimen General de la S.S. afecta a las entidades sin ánimo de lucro, siempre que deseen contratar laboralmente a personas trabajadoras o ya las tengan.

Consideremos una entidad que quiera contratar por primera vez a un trabajador o trabajadora y veamos los pasos que deberá dar para ello.

Pasos para dar de alta y mantener al primer trabajador o trabajadora en el Régimen General de la S.S.:

• Dar de alta a la entidad ante la S.S.

• Dar de alta al trabajador o trabajadora ante la S.S.

• Cotizar mensualmente por el trabajador o trabajadora

• Dar de baja a la persona trabajadora ante la S.S., a la finalización del contrato

• Además habrá que llevar el llamado Libro de Matrícula con las Altas y Bajas de

• trabajadores o trabajadoras que se vayan produciendo en la Entidad, y que deberá estar en la sede de trabajo de ésta y a disposición de las inspecciones de trabajo que pudieran realizarse.

Costes salariales

Para conocer el desglose de los costes salariales a continuación los definiremos, y para hacer el cálculo de dichos costes salariales puedes utilizar la Hoja de Cálculo en Excel´97.

Coste Salarial: Es el total del dinero que le va a suponer a la Entidad tener una persona contratada, y en él está incluido tanto el salario bruto como los costes sociales a cargo de la empresa.

Salario Bruto: Es el total de la percepción económica que percibe el trabajador o trabajadora, es decir, el dinero que recibe en metálico, más los seguros sociales más las retenciones del I.R.P.F.

Salario Líquido: Es el salario bruto menos los seguros sociales relativos al trabajador o trabajadora y menos las retenciones del IRPF

Salario Base: Es la cantidad que nos servirá para calcular el resto de los conceptos salariales a excepción de algunos pluses.

Base de Cotización: es la suma de conceptos salariales obligados a cotizar a la Seguridad Social más la parte proporcional de las pagas extras normalizadas según las normas de la Seguridad Social.

Seguridad Social de la Empresa: Es la parte de los seguros sociales pagada directamente por la empresa.

Seguridad Social del trabajador o trabajadora: Es la parte de los seguros sociales descontada de la nómina de la persona trabajadora.

Seguridad Social Total: Es la suma de las dos anteriores. Supone aproximadamente un 38,2 % de la base de cotización repartida entre un 31,8 % a cargo de la empresa y un 6,4 % a descontar al trabajador o trabajadora (porcentajes aproximados).

Retención de IRPF: Cantidad retenida a la persona trabajadora en concepto de IRPF, que la Entidad deberá ingresar trimestralmente en Hacienda. Hacienda facilita gratuitamente un programa para el cálculo de las retenciones del I.R.P.F en las nóminas.

Nóminas

Las nóminas son los recibos de pago de los salarios, y en ellas deben ir reflejados, como se puede comprobar en el Modelo de nómina, al menos, los siguientes datos:

Datos de la Entidad:

• Nombre o razón social

• CIF de la Entidad

• Domicilio

• Nº de Inscripción en la Seguridad Social

Datos del Trabajador o trabajadora:

• Nombre

• N.I.F. del trabajador o trabajadora

• Categoría profesional

• Puesto de trabajo

• Nº de Matrícula

• Fecha de antigüedad en la entidad

• Nº de Afiliación a la Seguridad Social

Otros datos:

• Período de tiempo que abarca la nómina

• Nº de días del período

• Salario Base

• Complementos salariales debidamente especificados

• Bases de cotización

• Importe y porcentajes de las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social

• Importe y porcentajes de las retenciones de IRPF

• Anticipos (en su caso)

• Remuneraciones en especie (en su caso)

• Total a deducir (SS del trabajador más retenciones sobre el IRPF)

• Líquido a percibir

• Lugar y fecha del recibo

• Firma del trabajador o trabajadora

• Firma y sello de la empresa

De las nóminas habrá, al menos, un original para la persona trabajadora y una copia para la entidad.


Retenciones

Si se trabaja con profesionales “externos” (autónomos o empresas) existe obligación de retener. La cuota de retención (rendimientos actividades económicas) es del 15% para este tipo de profesionales.

Varias cuestiones:

• Esta información se debe reflejar en la Declaración Censal en el caso de que nunca hayáis trabajado con profesionales externos. Si este es el caso deberéis ir a Hacienda y rellenar de nuevo este modelo, que como su nombre indica es una declaración, no un impuesto. En el modelo declararéis esta nueva situación de estos nuevos o nuevas profesionales.

• El contratar a profesionales implica la obligación de retener por sus actividades (IRPF), que es el 15%. Estas retenciones se declaran en el IRPF como “Rendimientos de Actividades Profesionales”.

• Si factura la empresa NO se retiene

• Si factura el profesional SI se retiene

A menudo hay que contar también con la participación de algunos colaboradores externos o colaboradoras externas que aporten sus conocimientos en talleres específicos, conferencias o cursos sobre diferentes temas.

Estos profesionales ofrecen sus servicios a cambio de una contraprestación económica.
Hay que tener en cuenta este hecho a la hora de negociar con los colaboradores y colaboradoras el precio por la prestación de sus servicios. De lo contrario la retención del porcentaje puede producir desajustes en el presupuesto previsto para la actividad.

Salarios

Salarios de las personas profesionales que trabajan en entidades sin ánimo de lucro

No existe un convenio específico para las ONG, lo habitual es que las organizaciones no lucrativas se acojan al Convenio Colectivo de Oficinas y Despachos. En este hay una tabla de categorías y otra de salarios por categoría (actualizada anualmente).

El Convenio marcaría mínimos, sobre esta cantidad mínima se pueden acordar incrementos entre entidad y el trabajador. Esto es así tanto en contratos a tiempo completo como parcial, y en cualquier modalidad de contrato.

Para conseguir el texto y tablas del Convenio Colectivo de Oficinas y Despachos 2003 (o de cualquier otro convenio si os es de aplicación uno distinto) puedes dirigirte a cualquier sindicato (también a través de sus webs) o al MTAS (www.mtas.es).

El único estudio que existe sobre el sector lo realizó la Fundación Tomillo, www.tomillo.es , en el año 1999 y 2000, con financiación del MTAS. Su título es "Empleo y trabajo voluntario en las ONG de acción social".

El capítulo 2 recoge algunas indicaciones sobre los sueldos, y del estudio -OJO, es de hace unos años- se desprende que, expresado en salario bruto anual medio y en millones de pesetas, los administrativos cobraban de 1,20 a 1,62; los profesionales o técnicos de 2 a 2,5; y los directivos de 2,2 a 4.

En el 2002 y el 2003 con ocasión de distintos diagnósticos en entidades sin ánimo de lucro, los sueldos mensuales en jornada completa netos suelen estar como sigue:

• administrativos de 500 a 1.000 euros,

• técnicos de 700 a 1.300 euros,

• directivos de 1.000 a 1.600 euros.


Espacios de trabajo


Aunque parezca increíble, hay contratados que, en su primer día de trabajo en una entidad sin ánimo de lucro descubren que no tienen siquiera asignadas una silla y una mesa, por no hablar de teléfono o ordenador.

Es cierto que existen entidades con muy pocos recursos. Muchas, incluso, se resisten a detraer fondos de los proyectos o acciones para emplearlos en algo que es percibido como superfluo: tener un local u oficinas razonablemente equipadas. Debemos superar esa creencia ya que de todos es conocido lo beneficioso que resulta poder trabajar en un ambiente agradable y acogedor. Es algo importante cuando la entidad sólo cuenta con voluntarios, pero resulta vital si hay contratados que pasan muchas horas al día en la sede.
Lo recomendable es que el local reúna las siguientes condiciones:

• Luz natural, y si no es posible, luz artificial suficiente.

• Ventilación.

• Paredes y techos pintados hace menos de 10 años.

• Un aseo y un lavabo decentes.

• Calefacción en invierno y ventiladores en verano.

• Instalación eléctrica con potencia suficiente.

• Un método de limpieza del local.

• Si es posible, una zona de descanso.

En el caso de que no se den estas condiciones, es importante que los responsables de la entidad elaboren un plan de mantenimiento que permita conseguir esos mínimos.

 

PERSONAL EN PRACTICAS


Introducción


En los últimos años las organizaciones sociales han incluido entre los tipos de personas que forman parte de la entidad de manera habitual al personal en prácticas. Normalmente son personas que están formándose o acaban de terminar su formación y suelen exigir bastante atención por parte del resto de integrantes orientándoles y dirigiéndoles su trabajo, pero por otra parte, también son un recurso muy valioso para las organizaciones porque aportan una capacitación y dedicación superior a lo que es normal en un voluntariado y no supone el mismo costo económico que una persona profesional contratada.

TIPOS DE PRACTICAS


Prácticas de estudiantes


Lo más habitual es que estudiantes de últimos cursos de Universidades, Institutos profesionales, etc quieran realizar sus prácticas de final de estudios en alguna entidad sin ánimo de lucro dependiendo del tipo de tareas que desarrollan las entidades. Así por ejemplo en organizaciones donde se atienda a enfermos, discapacitados, o personas con alguna problemática social, es habitual que nos lleguen ofertas de estudiantes de trabajo social, psicología u otras relacionadas con lo socio-sanitario.

También es habitual que haya ofertas o demandas de estudiantes de aspectos más técnicos que pueden ayudar en la gestión o mantenimiento técnico de la asociación, como por ejemplo estudiantes de informática, de auxiliar administrativo, etc.

En este tipo de prácticas se suelen firmar convenios con los centros de enseñanza en donde se recogen las condiciones y compromisos de las dos partes y se suelen establecer relaciones más o menos duraderas entre ambas entidades para recibir personas anualmente.

No suele ser habitual tener estudiantes en prácticas que no vengan avalados por un centro de enseñanza, y en caso de tenerlos la asociación tendría que dejar por escrito las condiciones que pactan ambas partes para que no haya malentendidos o desprotección legal.

 


Contrato en prácticas


Son contratos laborales y por lo tanto sujetos a regulación por parte del INEM . La duración puede ser desde seis meses a dos años y los requisitos de los candidatos y candidatas están mucho más definidos que en el caso de estudiantes en prácticas.

En este caso las personas susceptibles de realizar las prácticas tienen obligatoriamente que haber finalizado sus estudios y se supone que este contrato es para fomentar que inicien su recorrido profesional. Por tanto, se incluyen bonificaciones e incentivos para que las entidades contratistas continúen la relación laboral con la persona una vez terminado el contrato en prácticas. Link a documento de apoyo: contrato en prácticas.


Obligaciones para la organización


En cualquiera de los dos tipos de prácticas mencionados la organización tiene que respetar lo que se haya firmado en el acuerdo respectivo (convenio de prácticas o contrato de prácticas). Entre las más comunes están estas:

• Tener una persona de referencia o tutor o tutora en la organización que será quien supervisará las tareas a realizar por la persona en prácticas.

• Dar formación o capacitación para la buena ejecución de las tareas que se le encomienden (en ningún caso se puede tener a las personas de prácticas haciendo exclusivamente tareas que no les corresponden o que no sirven para su aprendizaje, aunque a veces esto sea lo “normal”.

• Respetar las retribuciones, horario de trabajo, duración u otras condiciones pactadas que sean derecho de las personas en prácticas.

• Elaborar un informe y /o certificado al final de las prácticas donde consten las competencias adquiridas por la persona en el desempeño de su labor.

GESTION DE PROYECTOS


Introducción


La planificación se puede definir como un sistema para hacer efectivas las decisiones tomadas, realizar el plan elegido y conseguir los objetivos.

Plan es la formulación de metas y objetivos de carácter general y los caminos (programas y proyectos) necesarios para alcanzar esos fines.

Programa es un conjunto coherente e integrado de actividades, expresado mediante diversos proyectos relacionados entre sí.

Proyecto es un conjunto de actividades concretas. Para simplificar, vamos a utilizar el término “Proyecto” para referirnos al aspecto más concreto de un Programa: el documento que relata objetivos, actividades y presupuesto.

Este documento lo utilizaremos tanto internamente (para los socios y socias) como para buscar recursos para la realización de esas actividades (solicitud de subvenciones, patrocinio,…)

El esquema general, con ejemplos, es el siguiente:

PLAN ---> PROGRAMAS y PROYECTOS ---> ACTIVIDADES ---> TAREAS

Cuando realizamos un Plan debemos tener en cuenta cómo podremos cambiarlo y ajustarlo a la realidad si ésta cambia. Y qué mecanismos vamos a utilizar para comprobar si el plan está consiguiendo los objetivos propuestos. Para ello es conveniente desglosar el Plan en diferentes fases y prever evaluaciones de cada una y quiénes van a participar en las evaluaciones. El Plan nunca puede ser rígido.

 

CONOCER NUESTRA REALIDAD


Introducción


Para las asociaciones, el análisis de la realidad y la planificación son elementos básicos para poder adecuar sus actividades a los objetivos de la asociación y a los que normalmente no prestamos suficiente importancia.

La realidad social nos “rodea” y nos influye constantemente. Debemos prestar atención tanto a lo que denominamos como “realidad objetiva” (Hechos, datos,…) como a la “realidad subjetiva”: lo percibido por las personas.

En muchas ocasiones, las personas que estamos en asociaciones creemos que lo único importante es hacer muchas actividades y que lleguen a mucha gente. Sin embargo, le dedicamos poco tiempo a conocer nuestro entorno, reflexionar sobre los objetivos que tiene la asociación y cómo planificar nuestra intervención para que sea eficaz, adecuando las actividades al logro de los objetivos, y no al revés.

No se trata de sólo dedicarle tiempo: hay que hacerlo ordenadamente, con una metodología y técnicas adecuadas.

A veces pensamos que de sobra conocemos “nuestra” realidad, confundiendo lo que son informaciones y opiniones de un reducido número de personas (miembros de la Junta Directiva, amigos…) con el conjunto social al que nos dirigimos desde la Asociación y al que raramente se le pregunta de forma directa qué opina.

Debemos tener presente la utilidad y el fin del análisis de la realidad y de la planificación. Nos planteamos la investigación para la acción, conocer para actuar y transformar la realidad.


El análisis del entorno


El análisis del entorno puede hacerse contando con profesionales especializados que nos hagan un estudio sociológico, o lo podemos hacer con los recursos humanos de que disponemos utilizando técnicas de análisis como los grupos de discusión, entrevistas en profundidad o cuestionarios. Además de recogida de información documental.

TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE LA REALIDAD

ANÁLISIS DIRECTOS

Son la información que producimos nosotros mismos de forma directa. Las técnicas se suelen clasificar en dos tipos:

1. CUANTITATIVAS:

- LA ENCUESTA. Cuestionarios con posibilidad de respuestas prefijadas.

- LA ENTREVISTA DIRECTIVA. Cerrada o estructurada. Se hacen las mismas preguntas y en el mismo orden a todos los entrevistados.

2. CUALITATIVAS:

- LA ENTREVISTA NO DIRECTIVA. Entrevista abierta y/o en profundidad. El entrevistado se expresa libremente. Sólo existe un temario de referencia. Los resultados son más interesantes pero las comparaciones entre las respuestas son más dificiles. También se pueden realizar entrevistas colectivas.

- EL GRUPO DE DISCUSIÓN. Es una reunión en la que un grupo de personas (6 a 8) discuten libremente sobre un tema propuesto por el analista. Éste no interviene o lo hace sólo para mantener el tema elegido. La estructura y elección de los participantes es fundamental. Todo el debate queda grabado y posteriormente se transcribe y se analizan sus contenidos.

- OTRAS TÉCNICAS: La Observación (Ordinaria. Participante), Historias de Vida (construcción de una biografia a partir de entrevistas sucesivas a lo largo del tiempo). La realización de Asambleas, Mesas Redondas, Debates,... también pueden ser técnicas para conocer mejor la realidad.

ANÁLISIS INDIRECTOS

Para conocer la realidad en que nos movemos, ya sea territorial y/o sectorial (un barrio, una ciudad, un sector social de un territorio determinado,... ), el primer paso y más importante es la recogida de información ya existente y su análisis. Les llamamos "indirectos" porque los datos no los producimos nosotros, sino que han sido elaborados por otros y nosotros nos limitaremos a recopilados y analizarlos.

Para hacer un análisis que nos sirva para planificar nuestra acción tendríamos que tener en cuenta los siguientes aspectos en este orden:

1. Descripción

• Describir lo que hay: se trata de hacer una descripción exhaustiva de todo lo que hay. Por ejemplo si lo que analizamos es un barrio, tendremos que ver qué población y de qué características lo conforma, los recursos que existen en él (instituciones, asociaciones, infraestructuras, comunicaciones...), los sucesos significativos o historia, los programas o acciones que se están desarrollando, etc.

• Describir lo que no hay: se trata de identificar las carencias, necesidades o problemáticas que se dan. La descripción de lo que no hay también tiene que ver con las demandas planteadas por las personas destinatarias de nuestro análisis (barrio, colectivo, etc).

2. Percepción social

Se trata de saber las opiniones y valoraciones de las personas destinatarias del análisis, sobre lo que hay y sobre lo que no hay. Es la expresión de las creencias y comprensión que tienen sobre la realidad.

3. Interpretación

Se trata de identificar las causas, los factores que influyen en que la realidad sea de una determinada manera. Consiste en preguntarnos por qué las cosas son como son y encontrar una explicación a ello.

4. Alternativas

En esta fase se trata de ver lo que se quiere, lo que haría falta. Las posibilidades que hay de hacer algo que cubra lo que no tenemos. Hay que pensar en todo lo que se podría hacer sin límites para no coartar el proceso creativo, pero estaría bien organizarlo en un segundo momento por prioridades y posibilidades.


5. Ajuste

Una vez elaborado el listado de lo que queremos y hemos priorizado, hay que ver con qué recursos y medios contamos para llevarlo a cabo. Esto es, ajustar lo que nos gustaría con lo que podemos. Del ajuste nos saldrán las acciones que podemos desarrollar.

6. Planificación de la acción

Una vez decidido lo que podemos hacer se trata ahora de ver cómo lo vamos a hacer. Este sería el primer estadio de la planificación.

 


Programación


Es el estadio siguiente al del análisis del entorno, y consiste en planificar las acciones que vamos a llevar a cabo. Tendremos que describir qué acciones vamos a desarrollar y cómo lo vamos a hacer. Subdividiendo además cada acción en los diferentes proyectos que van a realizarse. Por ejemplo, tras el análisis del entorno nos puede haber salido que nuestra entidad va a trabajar las siguientes líneas de acción: el ocio y tiempo libre para jóvenes y la integración laboral para jóvenes. La primera acción podemos intentar concretarla aún más especificando qué proyectos vamos a hacer para trabajar esa acción como por ejemplo: la puesta en marcha de una ludoteca, la realización de una acampada en verano, etc. Y así sucesivamente.

Cada acción, cada proyecto, tiene que incorporar una definición exhaustiva de qué vamos a hacer, por qué, cómo y cuándo. Para ello es muy útil.

 

HOJA DE PLANIFICACIÓN - PROGRAMACIÓN MODELO DE LAS NUEVE CUESTIONES

¿Por qué? FUNDAMENTACIÓN Por qué nos planteamos hacer este

proyecto. Análisis de la realidad de la que partimos.

¿Qué? DENOMINACIÓN Nuestra idea, el nombre del proyecto.

¿Para qué? OBJETIVOS Nuestras metas, lo que queremos conseguir. Los objetivos, tanto los generales como los más concretos.

¿A quién? DESTINATARIOS Las personas a las que van dirigidas nuestras actividades. Siempre es conveniente determinar cuáles son los destinatarios: no pensar siempre que son “todos los vecinos del barrio”, es aconsejable realizar

actividades específicas para grupos de población definidos, o una zona

concreta del barrio…

¿Cómo? METODOLOGÍA Nuestro método de trabajo y la organización de tareas y

actividades. Concretar qué formas de difusión vamos a emplear.

¿Cuándo? TEMPORALIZACIÓN Los tiempos de realización de tareas y actividades. Las fechas. Fases y calendarización. Si la actividad forma parte de otra con

un objetivo más amplio y de más duración es conveniente la realización de un Cronograma: determinar todas las actividades y colocarlas con un calendario

(incluso de varios años).

¿Dónde? LOCALIZACIÓN El entorno y los espacios que vamos a utilizar. Ámbito (para qué zona o barrio) y espacios, lugares donde se va a realizar la acción.

¿Con quién? RECURSOS HUMANOS Las personas que van a participar en la organización. Recursos humanos, disponibles y no disponibles.

¿Con qué? RECURSOS MATERIALES El presupuesto, los materiales que vamos a utilizar y los gastos e ingresos. Medios disponibles y no disponibles.

¿Qué tal lo estamos haciendo?

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

El análisis del desarrollo de nuestro trabajo.


El plan estratégico


Es el documento que sustenta las líneas de acción de la entidad. En él se recogen las finalidades generales de la entidad y la estructura humana que las soporta.
El plan estratégico implica solidez en los planteamientos y una estructura de carácter estable que no necesite ser revisada cada poco tiempo. Los planes estratégicos marcan las líneas de acción de la entidad para un periodo a largo plazo (5 a 10 años).

El plan estratégico tiene que recoger los siguientes apartados:

• Finalidades y objetivos generales de la entidad (la misión).

• Análisis DAFO: identificación de nuestras debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Link a plantilla DAFO

• Líneas estratégicas, o de acción, a desarrollar (elementos clave sobre los que va a trabajar la entidad por orden de prioridad).

• Estructura organizativa sobre la que se soportan las líneas de acción (modelo organizativo, criterios de organización interna,...).

• Infraestructura necesaria: equipamientos y recursos humanos necesarios para que las líneas de acción puedan llevarse a cabo.

• Las relaciones y los canales de comunicación.

• La financiación necesaria.

• Los mecanismos de evaluación para cada estrategia.

• El calendario o plazos de ejecución.

 

DAFO

DEBILIDADES

Internas

AMENAZAS

Externas

FORTALEZAS

Internas

OPORTUNIDADES

Externas

Debilidades: aspectos de tu organización respecto a las organizaciones

Amenazas: situaciones desfavorables para mi idea, que viene del exterior

Fortalezas: aspectos de mi idea que son fuertes respecto a mis competidores.

Oportunidades: las situaciones del exterior que son favorables para tu idea.





El plan de gestión


El Plan de gestión es el documento en donde plasmamos la planificación operativa de la entidad. Esto es, la concreción práctica de cada estrategia o acción.

El plan de gestión se enmarca dentro de la planificación a corto y medio plazo (suele ser de 1 a 3 años). Y consiste en planificar con detalle cada uno de los proyectos que se van a desarrollar durante ese periodo de tiempo.

Los elementos que tienen que recoger un plan de gestión son los siguientes:

• Los objetivos específicos de las acciones a desarrollar: tienen que ser objetivos evaluables, con resultados o logros.

• Las actividades que se van a realizar para conseguir esos objetivos: los servicios, y productos que vamos a elaborar.

• Las tareas que van a ser necesarias realizar con descripción de quiénes las van a realizar y cómo.

• La infraestructura específica para esas tareas y actividades.

• Los recursos materiales y económicos necesarios.

• El cronograma o secuencia de ejecución de las tareas y responsabilidades a desarrollar.


Modelo de plan de gestión.






Elaboración de un proyecto


La elaboración de un proyecto exige de una planificación previa. Y los aspectos básicos que debe recoger el diseño de todo proyecto son:

• Resultados previstos

• Intervención que se va a llevar a cabo para lograr los resultados

• Proceso de ejecución (recursos y condiciones necesarias)

• Características y dimensión de los recursos necesarios (siendo el presupuesto la expresión monetaria de su valor)

El método más sencillo para diseñar un proyecto es exponer lo que ya sabemos (nombre de la actividad, algún objetivo, recursos que ya tenemos). Posteriormente, en el debate con el grupo de trabajo o comisión correspondiente, iremos ampliando estos aspectos.

Para diseñar y realizar un buen proyecto también hay que elaborar un estudio de viabilidad. Esto es un análisis de si es posible llevar a cabo el proyecto teniendo en cuenta los recursos con los que contamos y si está garantizada la continuidad del proyecto con esos recursos o cuáles tendríamos que buscar para garantizarla.

Uno de los defectos habituales en las asociaciones es que trabajamos “sobre la marcha” y cuando preparamos una actividad no lo hacemos con suficiente tiempo (lo más urgente no nos deja tiempo para lo más importante). Para evitarlo es necesario “parar” la actividad habitual y realizar un esfuerzo para planificar. Una reflexión general anual puede ser una forma conveniente.

INDICE ESTUDIO DE VIABILIDAD DE UN PROYECTO

1. ORIGEN Y MOTIVACIÓN DEL PROYECTO

1.1. Origen de la idea

1.2. Currículum vitae de las personas promotoras

2. ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD

2.1. Breve explicación del servicio o servicios (proyecto, actividades...) que ofrece la

organización. ¿Qué novedad presenta con respecto a la competencia?

2.2. Listado de los servicios más representativos de la entidad indicando el precio de venta para el destinatario/a final y/o resto de clientes y lo que realmente le cuesta a la empresa (el coste directo)

2.3. ¿Quiénes pueden ser mis principales proveedores?

2.4. ¿Dónde ubicaré la entidad y por qué?

3. PERSONAL

3.1. ¿Cuántas personas son necesarias y desempeñando qué puestos? Previsión de

incorporación de profesionales y voluntariado

3.2. ¿Cuáles serían las funciones de cada puesto?

4. MERCADO

4.1. ¿Quiénes son mis potenciales clientes (administración pública, entidades privadas, personas físicas...)? ¿He establecido algún contacto con ellos?

4.2. ¿Quiénes son mis principales competidores? ¿Qué servicios ofrecen y a qué precio? ¿Qué ventajas puedo tener respecto a ellos?

4.3. ¿Con quién puedo cooperar/colaborar?

4.4. ¿Qué volumen de ventas preveo tener durante el primer año?

4.5. ¿Cómo voy a dar a conocer la organización? Acciones de comunicación

5. LEGALIZACIÓN

5.1. ¿Qué forma jurídica tendrá la entidad?

Asociación, Fundación, Cooperativa, Sociedad Anónima Laboral, Autónomo/a,

Comunidad de Bienes, Sociedad Limitada...

6. INVERSIONES

6.1. Tipo de local (compra, alquiler...) y reformas necesarias

6.2. Mobiliario, equipos informáticos, publicidad inicial

6.3. Stock inicial: productos necesarios para iniciar la actividad (material fungible, etc.)

7. FINANCIACIÓN

7.1. ¿Cuánta financiación necesito para poner en marcha la organización? ¿Cuáles son mis fuentes de financiación (públicas, privadas...)?

7.2. ¿De qué recursos económicos propios dispongo?

7.3. ¿Cuál es el volumen de financiación ajena que necesito? (préstamos/créditos)

7.4. ¿Con qué garantías y avales puedo contar?


Elementos para la redacción de un proyecto


Redactar un proyecto tiene las siguientes funciones:

• Es el primer paso para poner en práctica un programa de actividades.

• Concreta y ordena acciones.

• Al tratarse de un documento donde se concretan objetivos, acciones, recursos, presupuesto,… se convierte en el principal instrumento para conseguir la colaboración de otras personas, asociaciones e instituciones (conseguir ayudas, subvenciones y patrocinios).

• Facilita el seguimiento y evaluación de resultados.

El proyecto debe, por tanto, contener los siguientes apartados:

• Denominación del proyecto (Portada) e Introducción. Presentación adecuada a la asociación: fines generales, fecha de creación, número en el Registro, CIF, ámbito, número de socios y socias, pertenencia a alguna federación, cuenta corriente.
  La buena presentación documental y gráfica del proyecto, empezando por la portada y encuadernación, también es muy importante.

• Descripción del proyecto: un párrafo (o dos) que contenga la idea fundamental del proyecto que se quiere realizar.

• Justificación del Proyecto: explicaremos en qué se fundamenta el Proyecto, como surge, a qué necesidades responde, las razones que lo motivan, etc. Todo ello debe completarse con datos de la realidad más próxima (análisis social, datos estadísticos…), que avalen los argumentos y razones que lo justifican.

• Objetivos generales (plan y programa del que forma parte, objetivos a medio plazo) y específicos del Proyecto (objetivos concretos a corto plazo).

• Estructura y contenido:

• Formas de actuación (metodología y técnicas).

• Actividades y tareas a realizar. Fases.

• Personas destinatarias. Población a la que va dirigido directamente y posible población indirecta afectada).

• Fechas. Calendario de actuación. Cronograma.

• Ámbito (territorio al que se destina el Proyecto).

• Espacios (lugares, locales y espacios físicos donde se desarrollan las actividades).

• Responsables o equipos que participarán (comisiones de la asociación, otros colectivos, equipos profesionales,…)

• Formas de difusión. Propaganda y publicidad (rueda de prensa, comunicados, carteles, boletines, trípticos,…)

• Formas de Evaluación y seguimiento (indicadores cuantitativos y cualitativos).

• Recursos necesarios (materiales, técnicos y humanos (perfil, cualificación, dedicación,...).
  Presupuesto del proyecto y medios de financiación

• Anexos: resulta muy conveniente la inclusión de algunos documentos oficiales de la Asociación (Junta Directiva, Estatutos, Programa Anual de Actividades).

 


La importancia de la evaluación


Existe una metodología que debe subyacer en todas las actuaciones y procesos que se dan en una Asociación. Esta metodología consiste en Planificar, Actuar, Recoger datos y Evaluar para volver a Planificar, etc., siendo este un proceso continuo.

Pues bien, dada la complejidad del seguimiento y evaluación de un Proyecto, deberemos identificar también estas fases en él, de forma clara y precisa.

Así pues, desde el comienzo habremos de fijar una serie de cuestiones con respecto al seguimiento y evaluación, para que ésta nos sirva a la hora de justificar el Proyecto y tomar nuevas decisiones.

La evaluación significa recoger y analizar sistemáticamente una información, que nos permita determinar el valor y/o mérito de lo que se hace. La evaluación ha de ser ante todo útil y práctica.

La evaluación debe ser utilizada por dos razones:

• Es una manera de mejorar y progresar. Al fin y al cabo, la evaluación puede ser un proceso de aprendizaje de la propia intervención.

• Es una responsabilidad social y política, especialmente si las actividades llevadas a cabo se financian con fondos públicos, ya que el contribuyente tiene derecho a saber en qué y cómo se está empleando el dinero.

El fin último de la evaluación es la mejora del programa, actividad o intervención. Para mejorar, dependiendo de las circunstancias específicas y de las características del programa, puede ser interesante conseguir uno o más de los siguientes objetivos:

• Medir el grado de idoneidad, eficacia o eficiencia de un programa. Idoneidad: si se adecua a la realidad y a lo que queremos conseguir.

• Facilitar el proceso de toma de decisiones del colectivo y sobre la intervención, actividad o programa.

• Fomentar un análisis prospectivo sobre cuáles y cómo deben ser las intervenciones futuras.

El rigor puede aconsejar que la evaluación final de un programa se realice por personas ajenas a su organización y realización. En algunos casos es conveniente que un equipo responsable de otro proyecto o de otra asociación sea el encargado de evaluar el nuestro. O que se realice una evaluación interna, paralela a la ejecución de las actividades y que sirva de reflexión a los y las que las realizan, y se complete con una evaluación externa.
En toda asociación es conveniente realizar evaluaciones periódicas. Como mínimo se debe realizar una evaluación general a principio de año (sobre las actividades del año anterior y para recoger propuestas), y preferiblemente cada trimestre.


Aspectos a evaluar


En la planificación del seguimiento y evaluación estableceremos las siguientes cuestiones :

• Qué evaluaremos

• Cuándo lo evaluaremos

• Quiénes lo evaluarán

• Cómo lo evaluaremos

Para responder al QUÉ partiremos de tres conceptos; la adecuación, la eficacia y la eficiencia. La adecuación de un proyecto nos hará referencia al grado de idoneidad de éste con respecto a la población o el ámbito sobre el que se quiere actuar. La eficacia hace referencia al grado de consecución de los objetivos. La eficiencia, por último, nos indica la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.
Partiendo de estos tres conceptos (adecuación, eficacia y eficiencia), resulta evidente que tendremos que evaluar la idoneidad del proyecto, la consecución de los objetivos y los recursos empleados, tanto humanos, materiales y económicos, como el factor tiempo.

El CUÁNDO realizaremos el seguimiento y evaluación, también quedará establecido en el Proyecto. Para ello fijaremos unos hitos en el tiempo cuya frecuencia vendrá determinada por la complejidad del Proyecto, por la cantidad de personas que lo desarrollan y por el grado de precisión deseado en la consecución de los objetivos. Cuanto mayor sea su complejidad, mayor sea el número de personas que intervengan y mayor sea el grado de precisión deseado, mayor deberá ser la frecuencia de estos hitos.

Como criterio general, para un Proyecto que dure un año, serán entre mensuales y trimestrales, y en ellos analizaremos la información recogida en las actuaciones realizadas. Una vez analizada esta información y vistos los posibles desvíos acontecidos con respecto al Proyecto, podremos adoptar las medidas necesarias para corregirlos y evitar nuevas desviaciones.
Así mismo, realizaremos una evaluación final que nos permita analizar de forma concreta todos los aspectos de la ejecución del Proyecto y de forma global sus resultados, de cara a tener criterios ante nuevas actuaciones y a poder justificar la subvención.
En algunas subvenciones se determinan períodos concretos de evaluación durante la ejecución del proyecto y una evaluación final. En esos casos asumiremos los criterios establecidos por la convocatoria.

En cuanto al QUIÉNES participan en el proceso, existen varias posibilidades. En principio parece lógico que contemos con los destinatarios y destinatarias de la actuación y con las personas que desarrollan el Proyecto de forma directa. Sus visiones serán diferentes y complementarias, fijándose más los primeros en la adecuación y la eficacia del Proyecto, y los segundos en la eficacia y en la eficiencia. Esto será debido a que las personas destinatarias son más conscientes de sus propias necesidades y de los resultados obtenidos y, quienes desarrollan el programa, de los resultados alcanzados y de los medios empleados.

Sin embargo, existe una tercera posibilidad, igualmente complementaria, como es la de una evaluación externa que aporte una visión, desde fuera, de la adecuación, eficacia y eficiencia de nuestra actuación. Esta última evaluación no siempre nos está permitida por razones económicas, pero, realizada por profesionales, arroja mucha luz sobre las causas de nuestros errores que, con frecuencia permanecen ocultos a los y las miembros de la Asociación.

Por último, el CÓMO nos dirá las herramientas concretas que vamos a utilizar para realizar el seguimiento y evaluación de la ejecución del Proyecto, y también deberá quedar fijado en la planificación de la evaluación.


Herramientas de evaluación


Las herramientas para evaluar pueden ser de muchos tipos en función del tiempo del que dispongamos, el número de personas a evaluar, los aspectos que queramos evaluar, etc. Algunos ejemplos de herramientas son los siguientes :

• Encuestas entre las personas usuarias potenciales

• Entrevistas a personas usuarias directas

• Cuestionarios de preguntas cerradas

• Cuestionarios de preguntas abiertas.

• Cuestionarios mixtos

• Fichas de recogida de datos

• Reuniones de los equipos de trabajo

• Fotografías y vídeos

La técnica de evaluación mediante un cuestionario al final de una actividad es la que más fácilmente podemos utilizar. Ello no nos debe hacer olvidar que la mejor evaluación parte de la reflexión colectiva y debate riguroso en grupo.

Pero para que estas herramientas funcionen habremos de fijar en el Proyecto, en el consabido capítulo de evaluación, unos aspectos en los que nos fijaremos a lo largo de toda la ejecución del Proyecto llamados Indicadores.

 


Los indicadores de evaluación


La evaluación se realiza mediante una recogida sistemática de información, centrada en una serie de aspectos que posteriormente analizaremos.

Para evaluar correctamente es necesario concretar desde el inicio, en el proyecto escrito de cualquier actividad, los indicadores que nos permitirán dictaminar el grado de consecución de los objetivos. Así como concretar el sistema de recogida de la información que iremos evaluando.

Los Indicadores serán hechos o expresiones concretas y cuantificables cuyos valores nos permitirán evaluar la idoneidad, la eficacia y la eficiencia del desarrollo de nuestro proyecto.

Algunos indicadores cuantitativos del grado de participación en una actividad son:

• Número de asistentes.

• Número de intervenciones.

• Número de asociaciones participantes.

• Número de asistentes del grupo al que se destinaba la actividad. Por ejemplo, si es una actividad dirigida a jóvenes, padres, madres, estudiantes, a las personas no socias …

• Número de personas socias nuevas.

Otros indicadores cuantitativos son:

• Grado en que se ha cumplido el programa previsto (proporción de actividades realizadas /suspendidas).

• Número de medios de comunicación que han recogido la actividad.

• Grado de eficacia económica. Se ha producido economía de recursos con los mismos resultados.

A estos indicadores les podemos dar diferentes puntuaciones (1 a 10), según la importancia que para nosotros tienen los diferentes factores citados. Llegaremos así a una puntuación o nota final, comparable entre diferentes programas y a lo largo del tiempo.

Los indicadores para medir la evaluación no tienen por qué ser sólo cuantitativos, ya que éstos únicamente nos medirán aspectos ya previstos. Es importante estar abiertos a incluir en nuestra evaluación lo inesperado, temas no previstos y que pueden ser positivos o negativos para el desarrollo y balance de un programa de actividades.

Ejemplos de indicadores cualitativos:

• Se ha incrementado la comunicación entre distintos colectivos o grupos de población.

• Se ha realizado en colaboración con distintas instituciones.

• Se ha conseguido la participación de un colectivo especialmente marginado.

• Se ha conseguido manifestar una problemática hasta el momento latente.

• Repercusión a nivel social. Cómo se ha reflejado en los medios de comunicación.

• La actividad ha servido como punto de partida para la creación de un nuevo colectivo o asociación.

 


Elaboración de la memoria


Utilizamos este término para referirnos a documentos que relatan actividades ya realizadas: tanto al que recoge la relación de las actividades desarrolladas en un período determinado, como al documento que describe el desarrollo y evaluación de un determinado Proyecto.

Las memorias pueden considerarse como un retrato histórico, un diagnóstico y un impulso innovador de la Asociación.

La memoria de un proyecto la presentaremos a todos los que han participado en el desarrollo del mismo, tanto individualmente como a colectivos e instituciones (entidades que han subvencionado o patrocinado el proyecto). Deberán contar, al menos, con los siguientes apartados:

• Introducción de la Asociación: ámbito, Junta Directiva, etc.

• Actividades realizadas. Valoración y evaluación tanto cuantitativa como cualitativa de las actividades y del conjunto del proyecto. Incidencias significativas.

• Equipos que han participado.

• Balance económico.

• Conclusiones (balance final).

• Anexo documental.

Dentro de la evaluación debemos incluir todos los datos que se consideren significativos en relación con la ejecución del proyecto.

Los aspectos económicos habrá que incluirlos como un Balance o Justificación de los gastos realizados, aunque no siempre es necesario incluir este apartado.

Incluir como un Anexo de la Memoria toda la documentación que hayan generado las diversas actividades del Proyecto: carteles, programas, también si hemos realizado encuestas o autoevaluaciones entre los participantes en las diferentes actividades.

Es muy conveniente el realizar, durante las actividades, un dossier de seguimiento, donde incluyamos fotografías, recortes de prensa, grabaciones y, si nos es posible, la realización de un vídeo. Recordemos que la memoria se va construyendo al mismo tiempo que avanza el proyecto.
Link a guión para elaborar la memoria de una asociación.


Gestión de la participación


Uno de los principales valores de las asociaciones es la aportación de trabajo voluntario que realizan las personas socias, voluntarias y de manera especial los miembros de la junta directiva.

El hecho de que una asociación sea un conjunto de personas que tienen unos mismos objetivos comporta, en teoría, que cada uno o una de sus miembros pueda aportar recursos para garantizar el funcionamiento de la entidad. Por ello es fundamental motivar la participación activa de los socios y socias en las actividades de la asociación.

La junta directiva de la asociación tiene la tarea de dinamizar y hacer participar a sus socios y socias, y hacer campañas para captar nuevos miembros activos.

La participación en una asociación no comporta ganancias económicas pero sí valoración social, espíritu solidario y relaciones que tienen un valor añadido difícilmente igualable con dinero.

 


Introducción


La participación en las asociaciones no se improvisa, ni se produce de forma repentina. Es algo que se construye y se desarrolla. Sus miembros son diferentes entre sí y tienen distintos niveles de motivación y distintas capacidades y niveles de formación, también participan de distinta manera y con distinta intensidad.

Todos los miembros deben poder participar, en la medida de sus capacidades, en todos los ámbitos y niveles asociativos que sea posible y deben tener la oportunidad de desarrollar esas capacidades personales para poder incrementar su participación de acuerdo con su motivación.

En muchas asociaciones es habitual que siempre sean los mismos o mismas quienes acuden a las reuniones con la Administración pública (quienes “tienen tiempo”, “hablan mejor, tienen más experiencia,…”) también suelen ser siempre las mismas personas las que ocupan los cargos directivos, las que hablan en las asambleas, etc. A la vez, se dice, la gente “se ha vuelto cómoda, no quiere participar”. Pero, sin ser conscientes, quienes dirigen la Asociación es posible que estén creando las circunstancias para que la participación no se dé.


Niveles de participación


Existen diferentes niveles de participación que se pueden dar en una asociación y es interesante conocerlos para ver cuáles se dan más en nuestra entidad o cuáles apenas se dan. Las posibilidades de participar van desde lo mínimo que se puede participar (estar informado a un nivel muy básico) hasta lo máximo que se puede participar (formar parte del órgano máximo de gestión y representación de la organización: junta directiva, equipo gestor, etc):

• Acceder a la información: en este nivel la participación consiste en estar informado o informada; ya sea porque nos preocupamos de estarlo ya sea porque la entidad se preocupa de informarnos. Ejemplos de este nivel de participación pueden ser las convocatorias a determinadas reuniones, boletines informativos de actividades de la asociación , etc.

• Opinar o ser consultado: es el nivel en el que ya hay una participación más activa que en el nivel anterior. Supone que damos una opinión sobre algo, ya sea porque tenemos el cauce adecuado para hacerlo por nuestra propia iniciativa, ya sea porque la asociación nos pregunta por nuestra opinión. Ejemplos de este nivel serían las encuestas que nos puede hacer nuestra entidad sobre diferentes temas, algunas reuniones de equipo en donde se plantean temas y se recogen opiniones, etc.

• Hacer propuestas: este nivel de participación supone no sólo dar nuestra opinión sino proponer acciones concretas de ejecución tomando la iniciativa en participar. Ejemplos de ello es cuando proponemos organizar una actividad concreta en la entidad, cuando hay un problema y aportamos ideas de solución concretas, etc.

• Decidir: es el nivel más alto de participación democrática puesto que implica que nuestra opinión es tenida en cuenta y vale igual que la de cualquier otro para el resultado final. Ejemplo es la participación en las asambleas generales de la asociación en donde se toman las decisiones ya sea por consenso o por votación.

• Actuar: consiste en poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones tomadas, gestionar actividades, tareas, etc. Ejemplos de este nivel de participación serían las labores de la junta directiva, el trabajo voluntario, etc.

Estos niveles de participación no son fases ordenadas progresivamente. Se puede actuar sin haber sido consultado, se puede decidir sin haber hecho propuestas, etc. Lo importante es saber que en todos esos niveles se está posibilitando la participación y que cada cual elija las maneras o niveles de participación que más le convenga.





Condiciones para la participación


Querer participar

Es necesario que los y las miembros de la Asociación quieran participar. Deben tener una motivación. Es difícil que alguien se movilice por una causa u objetivo que no le importa o no le afecta. Tiene que haber un sentimiento de pertenencia a un grupo y tiene que obtener una rentabilidad, serle útil.

Saber participar

Es necesario saber cómo participar, contar con las habilidades, destrezas necesarias para tomar parte: formación.
Hay que facilitar formación para la realización de las tareas, pero también sobre aspectos relacionados con la comunicación y cohesión grupal (cómo resolver conflictos, cómo trabajar en equipo, cómo relacionarnos y comunicarnos, etc) y sobre aspectos relacionados con la gestión de la entidad (como llevar la secretaría, cómo llevar la tesorería, cómo hablar en medios de comunicación, etc).

Poder participar

Es necesario que puedan participar, que existan las ocasiones, los cauces y mecanismos que hagan posible la participación. Se trata que las personas que quieran participar sepan cómo hacerlo, cuenten con espacios, mecanismos para poder comunicarse, conocerse, intervenir y ejecutar, organizar y administrar. Esto implica la necesidad de una organización: una estructura, más o menos flexible, pero siempre participativa, que tenga en cuenta los distintos niveles de participación que se puedan dar, para pasar de unas estructuras jerarquizadas y poco participativas a otras horizontales y cooperativas.

La persona o personas dinamizadoras de la asociación (junta directiva, gestores, etc) deben conocer qué necesidades buscan cubrir los y las miembros de la misma para así poder incidir en la mayor medida posible sobre ellas. Deben proporcionar la formación necesaria para que las personas puedan participar a todos los niveles y deben potenciar la existencia de espacios, de mecanismos y de una estructura organizativa que permitan la participación.

 


El trabajo en equipo


Lo más importante en las asociaciones es el trabajo en equipo; el conjunto de personas socias y de voluntarias que cada día trabajan, desde la voluntariedad y la gratuidad, desarrollando una labor para conseguir aquellos objetivos que se han propuesto y que han asumido como una tarea y reto propios.

El trabajo en equipo fomenta la participación porque en el equipo se reflexiona, se planifica, se evalúa, y se distribuyen las tareas y responsabilidades, decidiéndose lo que se hace , tanto a nivel colectivo como personal. El trabajo en equipo permite apoyarse unos a otros, permite la aportación continuada de ideas, iniciativas, entusiasmo... para mejorar el trabajo asociativo.


Las reuniones eficaces


Buena parte de la vida de una asociación se dedica a “reunirse”. Por ello es un aspecto fundamental el saber planificar, preparar y organizar las reuniones de los diferentes órganos y comisiones, de manera que sean eficaces y que fomenten la motivación y la participación.
Para que una reunión sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Antes de la reunión

• Elaborar un orden del día que recoja todos los temas de los que queremos hablar especificando tiempos para cada tema y duración total de la reunión.

• Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación en la que se especifique el día, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden del día.

Durante la reunión

• Cuidar el ambiente y provocar la atención de los y las asistentes.

• Establecer la persona que moderará la reunión y respetar turnos de palabra.

• Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la conveniencia o no de tomar decisiones.

• Contar durante la reunión con los recursos materiales para realizarla: pizarra, retroproyector, papel y bolis, documentación aclaratoria de algún punto, etc.

• Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.

Después de la reunión

• Redactar un acta de la reunión donde queden reflejados las personas asistentes a la reunión, la fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas, los compromisos o tareas pendientes y quién se responsabiliza, la próxima convocatoria (si procede).

• Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no) con los acuerdos y compromisos adquiridos.


Funciones que conlleva la dinamización


La asociación se dinamiza por parte de las personas de la Junta Directiva o por los gestores y gestoras, o equipo de dirección en caso de haberlo. Esta función de dinamización es muy importante en nuestras entidades porque dependiendo de cómo se haga, se fomentará más o menos la participación y tendrá influencia en la dificultad o no de encontrar relevo para los respectivos cargos.

Funciones que conlleva

• Planificación: se trata de asegurarse de que se definen unos objetivos, se elabora un plan de trabajo para conseguirlo y se establecen las estrategias prioritarias.

• Gestión: consiste en planificar los recursos de la asociación y organizar las tareas necesarias de cada persona para alcanzar los objetivos propuestos, resolviendo los problemas que vayan apareciendo en la ejecución.

• Liderazgo: Consiste en desarrollar una visión de futuro y ayudar a hacer los cambios necesarios para realizarla, desde un trabajo de motivación y de identificación de las personas con la organización y con su misión.

• Control: se basa en realizar el seguimiento de los resultados propuestos y los objetivos marcados, revisando el plan de trabajo previsto e identificando las desviaciones y sus causas


Perfil de las personas dinamizadoras


Muchas veces se tiene la impresión de que las personas dinamizadoras nacen y no es así: se hacen como resultado de un proceso de vivencia y de madurez dentro de las organizaciones. Cierto que determinados caracteres personales ayudan a ejercer las citadas funciones, pero lo relevante es que se combinen capacidades y comportamientos y para ello a veces necesitamos formación.

Comportamientos a realizar como dinamizadores:

• Ser referente:

• Se pone al frente de los retos.

• Predica con el ejemplo.

• No pasa desapercibido o desapercibida, suscita emociones en los demás.

• Tiende a sentirse aparte del medio y de las personas que lo rodean.

• Movilizar:

• Considera que la organización está formada por personas.

• Cuenta con los y las demás miembros del equipo.

• Fomenta la colaboración.

• Actúa con flexibilidad y mesura.

• Genera confianza y compromiso entre los y las miembros del equipo y de éstos con la entidad.

• Utiliza su influencia para lograr orientar a los y las miembros hacia metas de orden superior.

• Observar objetivamente:

• Es capaz de leer correctamente el entorno.

• Valora las capacidades de la entidad.

• Percibe las necesidades de los demás.

• Dirigir eficazmente:

• Está abierto a posibles mejoras, desarrolla nuevos enfoques.

• Se conoce a sí mismo, así misma, y a los demás con el fin de sacar lo mejor de cada uno o una.

• Puede tener problemas para la gestión ordinaria.


Estilos de dinamización


Se plantean aquí algunos estilos de dinamización de una organización que tienen que ver con la figura de las personas dinamizadoras y también con el modelo de estructura que tenga nuestra entidad. Para conseguir el grado máximo de participación habría que optar por el estilo participativo.

Estilo autoritario: es aquel modelo en el que las iniciativas y decisiones parten de la cúpula de la organización (órgano máximo de decisión) y luego se va pasando la ejecución en cascada hacia abajo.

Estilo paternalista: es el modelo basado en que las iniciativas y decisiones importantes provienen de las instancias más altas jerárquicamente, pero se dejan algunas iniciativas o decisiones poco importantes para los escalones más bajos de la organización.

Estilo consultivo: Aunque las líneas generales se deciden en la cúspide, las decisiones operativas se toman de forma participada por todos los y las miembros.

Estilo participativo: los procesos de toma de decisiones están repartidos entre diferentes espacios y grupos de personas, no tomándose ninguna sólo por los órganos directivos de la organización.


Margarita de estilos de participación

 

 




LA COMUNICACION


Planteamiento


Antes de ponernos a realizar un concienzudo Plan de Comunicación Integral, hemos de reflexionar cuestiones que conciernen a planteamientos internos de la Organización y si responden a su esencia.

Reflexionar sobre la misión y objetivos de nuestra organización:

• ¿Tenemos clara la misión de nuestra organización?, ¿Cuál es?

• Las actividades que llevamos a cabo ¿cómo contribuyen a la misión y los objetivos?

• ¿Cómo comunicamos nuestra misión y objetivos a nuestro entorno?

• ¿Cada cuánto tiempo revisamos los objetivos de la organización?

Reflexionar sobre las relaciones con nuestro entorno:

• ¿Cómo comunicamos nuestro proyecto asociativo al entorno?, ¿cómo recabamos información sobre lo que nuestros interlocutores o interlocutoras piensan de nuestros proyectos? ¿qué hacemos de las ideas obtenidas?, ¿cuánta gente sabe de nuestra existencia? ¿cuántos esfuerzos dedicamos a este trabajo?

• ¿Cómo hacemos la selección de las personas destinatarias?, ¿investigamos previamente para asegurar que la actividad se orienta a satisfacer sus necesidades?, ¿somos flexibles para incorporar las ideas de los y las participantes en el transcurso de la actividad? Cuando la actividad termina ¿les pedimos su opinión?, ¿la tenemos en cuenta para futuras actividades?

Reflexionar sobre las relaciones con otras asociaciones y entidades:

• ¿Conocemos a otras asociaciones y entidades de nuestro entorno?, ¿qué tipo de relación mantenemos con ellas?, ¿de competencia, cooperación?, ¿a través de qué medios se establece un diálogo?, ¿conocemos los objetivos y misiones de otras organizaciones?

Reflexionar sobre la comunicación entre los miembros de la asociación:

• ¿Qué medios utilizamos para comunicarnos?, ¿son suficientes?, ¿crees que existe una buena comunicación entre los y las miembros de la organización?, ¿cómo solucionamos los problemas?, ¿qué necesidades satisfacemos al estar integrados en la organización?, ¿qué espacios dedicamos a la formación? ¿son suficientes?, ¿qué espacios dedicamos a intercambiar ideas y reflexionar sobre temas que nos conciernen?

Reflexionar sobre las relaciones con las personas socias y colaboradoras:

• ¿Tenemos una lista actualizada de socios y/o socias?, ¿le informamos de la marcha de la organización?, ¿a través de qué medios?, ¿colaboran en actividades?, ¿existen espacios para que sugieran ideas?, ¿son tomadas en cuenta?...

El Plan de Comunicación es como cortar un traje a la medida de la organización. Es necesario, porque el trabajo de comunicación no debe dejarse en manos de la improvisación. La estrategia resultante será producto de un diagnóstico previo que determine las características del público al que queremos llegar, la posición de la organización -cómo somos vistos desde fuera, desde dentro, cómo se perciben las actividades...- los canales idóneos, la manera en qué se mueven los distintos medios, una investigación interna que nos permita tener la radiografía de la cultura corporativa... y diseñar, por fin, con todos estos datos, la estructura de nuestro Plan de Comunicación Integral.

Por medio de la comunicación definimos lo que somos, para nosotros y para los demás. Por ello, nuestra comunicación tiene que transmitir lo que somos, de acuerdo con lo que hacemos. Tenemos que comunicarlo a los miembros de nuestra asociación, a los ciudadanos, a las otras organizaciones y a las instituciones públicas, para que nos conozcan y nos utilicen.

Por ello, a las asociaciones nos preocupa e interesa tener un contacto fluido y permanente con todas las personas que integran la asociación y con la población en general.

A continuación, vamos a elaborar un plan de comunicación.

¿QUÉ NOS DEBEMOS PREGUNTAR PREVIAMENTE?

En primer lugar, tenemos que saber cuál es nuestra imagen actual y la de otras asociaciones que trabajan en el mismo entorno. En este proceso nos puede ayudar el contestar a la siguientes preguntas:

a) Con relación a nuestra imagen

• Cómo nos vemos (personas socias, voluntarias y trabajadoras)

• ¿Cuál es el objetivo de nuestra asociación?

• ¿Qué nos gusta y qué no nos gusta de nuestra asociación?

• ¿Qué servicio y actividades estamos realizando? ¿cuáles realizamos bien?, ¿cuáles podemos mejorar?

• Cómo nos ven (donantes, sociedad civil, medios de comunicación, organismos públicos, etc.).

• ¿Nos conocen? ¿Nos comunicamos con ellos o ellas?

• ¿Qué piensan de nosotros y nosotras?

b) Con relación a la imagen de otras asociaciones similares

• ¿Qué pensamos de las otras organizaciones?

• ¿Qué características conocemos: servicios, actividades, objetivo, etc.?

• ¿Dónde están sus puntos fuertes y débiles?

¿CÓMO DISEÑAR LA IMAGEN QUE QUEREMOS DAR?

En este punto vamos a pasar a la acción, planificando qué imagen queremos tener y transmitir a nosotros mismos y a los demás, cómo queremos ser vistos y valorados.

En otras palabras, debemos dibujar nuestra “imagen”, definiendo de forma clara:

• Cómo debemos ser.

• En qué y cómo queremos ser útiles a nuestro colectivo.

• En qué vamos a ser diferentes de las demás asociaciones.

Nuestra imagen tiene que ser coherente y homogénea, lo que significa dos cosas:

• Debemos hacer coincidir lo que somos y lo que queremos ser.

• Nuestra imagen tiene que ser única, la misma para todos y todas (las personas miembros de la asociación y las de fuera).

¿CÓMO COMUNICARNOS?

Cada tipo de público necesita que le comuniquemos las cosas de manera diferente, a partir del mismo mensaje de fondo. El público se divide en dos grandes categorías:

• El público interno de la asociación.

• El público externo, distinguiendo la sociedad y las instituciones públicas.

 


Elementos del plan


Una vez definido el objetivo de la comunicación y la idea que queremos transmitir, podemos concretar los elementos básicos del plan de comunicación. Son los siguientes:


Previos

Es importante conocer cuánto tiempo podremos destinar a una acción concreta y también qué recursos humanos habrá que dedicarle. Muchas veces no es imprescindible tener presupuestos millonarios para alcanzar los objetivos, sino que bastan unas ideas claras y un soporte sencillo pero directo, como pueden ser unos trípticos que lleguen a muchas personas.

Creemos que lo más sencillo puede ser intentar contestar a estas preguntas:

• Normas y procedimientos. Describir él trafico de información de la organización, cómo se producen las entradas y salidas de información. Todo ello desde un punto de vista organizativo.

• Funciones y obligaciones del personal. Describir la participación del personal en ese tráfico o flujo de información.

• Estructura de los ficheros y descripción de los sistemas. Describir técnicamente, se hace necesario detallar la estructura tanto de el Centro de Proceso de Datos (Servidores, red, etc...) además de la estructura física de las bases de datos.

• Protección física de los datos. Detallar los pasos que se dan para proteger esos sistemas, formato de las copias, periodicidad, etc...

• Organización, gestión y administración de las protecciones lógicas.

• Notificación, gestión y respuesta ante incidentes.

• Copias de respaldo y de recuperación de datos.

• Medidas técnicas necesarias. Concretar si fuera necesario todos los elementos necesarios para poder llevar dicho plan a buen puerto. De lo contrario sólo tendremos un documento de buenas intenciones pero no tendremos protegido nuestro sistema.

El mensaje

El mensaje es la plasmación gráfica o auditiva de la idea que queremos comunicar. Es importante que sea muy claro y que tenga un tono adecuado para los destinatarios. La composición gráfica también ayuda para reforzar la idea.

El plan de medios

La última decisión que hay que tomar es la relativa al plan de medios, la que hace referencia a los canales por los cuales distribuiremos nuestra comunicación. En este punto es imprescindible conocer los hábitos del público objetivo, los lugares que frecuenta, las radios que escucha, las revista que lee, etc.
Los podemos dividir en dos grandes grupos: canales personalizados y canales masivos.

Los canales personalizados. Para llegar a un público concreto y que tenemos identificado, los medios personalizados son más asequibles para las asociaciones.

• Envíos publicitarios: son un buen canal cuando conocemos los datos básicos de nuestros destinatarios (nombre, dirección, etc.), ya que permiten llegar a ellos directamente. Sin embargo, la respuesta (hacerse socios, dar una cantidad determinada de dinero, hacerse voluntarios, asistir a un acto de la asociación) no es inmediata.

• Encarte de material en envíos ajenos: consiste en incluir información de la asociación en un envío de una empresa, un medio de comunicación, una administración pública u otra asociación. Este sistema permite llegar a un gran número de personas con una intervención relativamente pequeña. Se debe plantear en el marco de una colaboración más global con la organización que nos ofrece la posibilidad de encartar la información.

• Marketing telefónico: es un medio muy directo pero que requiere una cierta inversión de tiempo y dinero. Permite evaluar en el mismo momento el efecto de la idea que comunicamos, y el plazo de respuesta que podemos esperar es más breve que en los dos casos anteriores.

• Relaciones públicas: se trata de un medio de comunicación que hay que utilizar sobre todo con determinados públicos de la asociación (medios de comunicación, instituciones, empresas...). Son muy importantes las dotes de la persona que se designe como responsable.

• Captación de donantes y voluntarios por medio de miembros de la asociación: es un medio muy directo.

Los canales masivos. Son los que se utilizan cuando no se conoce personalmente a los destinatarios o se quiere llegar a un público muy amplio en poco tiempo. En general, el plazo de respuesta acostumbra a ser más largo.

• Ferias y actos públicos: la presencia en ellos es el medio ideal para dar a conocer la asociación a un público amplio (según la feria o el acto). El plazo de respuesta, sin embargo, suele ser más largo que en otros medios y los objetivos ideales en este caso son más bien la difusión del conocimiento de la organización, más que la captación de recursos de algún tipo.

• Revistas y boletines: se puede tratar de publicaciones de la misma asociación o de prensa más general; en el primer caso, el coste es muy bajo.

• Presentaciones de la asociación: proporcionan la ocasión de comunicar nuestras ideas a un público que está muy atento. Son de coste reducido, pero la respuesta que podemos esperar no es muy elevada.

• Grandes medios de comunicación, como la televisión y la prensa: permiten llegar a un público más amplio, pero sólo están al alcance de las asociaciones más grandes.

Comunicación Interna


Introducción


La asociación debe fomentar la comunicación interna constante como un elemento fundamental.
o El “quien somos, qué hacemos y cómo lo hacemos” ha de ser conocido por todos: socios, voluntarios y trabajadores. Todos tenemos que transmitir los principios de nuestra asociación.
o Asimismo, la asociación tiene mucha información que es necesario que todos los miembros reciban. La información, dentro de la asociación y entre las personas que la componen, tiene que circular fácilmente. Es preciso que se conozcan tanto aquellas actividades que se llevan a cabo, como lo que ocurre alrededor de la entidad.

Los instrumentos que facilitarán la participación de las personas socias y usuarias son diversos. Utilizaremos los que más se adapten al tipo de mensaje, de información o de reflexión que queramos transmitir. A continuación se detallan algunos de estos instrumentos de comunicación.


1. El boletín

Es un documento que se edita periódicamente y que contiene información general para los y las miembros de la asociación. Es el medio que las asociaciones pueden usar para mantener el contacto con sus socios y/o socias.

Algunos apartados del boletín podrían ser:

• Artículos sobre actividades hechas por la asociación y servicios ofrecidos.

• Artículos sobre temas específicos relacionados con los objetivos de la asociación.

• Apartado de consultas, donde el socio o socia pueda plantear cuestiones que sean resueltas por responsables (o profesionales) de la asociación.

• Apartado de cartas de opinión, donde se anime a los socios y/o a expresar opiniones y comunicar sus experiencias a los demás.

Para realizar un buen boletín es aconsejable:

• Formar un equipo específico para la redacción del boletín.

• Mantener siempre un orden y una estructura constantes, dividiendo la publicación por secciones. Podemos facilitar la lectura poniendo un pequeño índice.

2. La circular

Es un documento en forma de carta que se hace llegar a todo el colectivo con el que se quiere comunicar. Es eficaz en comunicaciones de tipo interno, por ejemplo, sobre asambleas, cambios importantes en los servicios, nuevas incorporaciones, etc.

Si no disponemos de un boletín, podemos aprovechar una circular para incluir otros aspectos: por ejemplo, noticias de la actualidad de la asociación o relativas a avances en cuestiones legales, bibliográficas, etc.

3. Charlas - debate

Además de los medios escritos, la recepción directa de información y comunicación puede ser una alternativa interesante e incluso más enriquecedora. A tal fin organizaremos en nuestra asociación charlas o debates sobre los temas más actuales relacionados con nuestros problemas.

4. Los encuentros

Podemos realizar actividades de tipo más informal, cuya función sea que las personas se relacionen, se conozcan y se comuniquen (por ejemplo: meriendas, cenas, fiestas, salidas,etc.)

 


La carta


La carta es una comunicación escrita de carácter interpersonal de contenido general, no prevista en la tramitación de un procedimiento administrativo.

Criterios generales de redacción

Como principio general, la redacción administrativa ha de ser clara, rigurosa y concisa. Así, para conseguir este propósito debe partir de una estructura lógica del texto en que, por medio de párrafos breves y separados, se distingan los tres grandes bloques de información: presentación, desarrollo y conclusión. Por lo tanto, es obvio decir que cuando se comienza a redactar una carta, se debe seleccionar la información que hay que incluir. Después de seleccionada la información y organizada en bloques homogéneos, basta con utilizar aquellos recursos de la lengua que faciliten la simplificación y la precisión de la redacción.

Destinatarios

Independientemente de las personas destinatarias, se identificarán en el margen superior izquierdo de la carta, de manera completa o reducida. Será la información que nos permita identificar con facilidad el destinatario.

Saludo

Cabe ajustar la forma de saludo a la relación que se exprese en el resto de la carta. Las fórmulas más habituales son las siguientes:

• Distinguido señor, distinguida señora. Es adecuada para las comunicaciones solemnes y de máxima consideración.

• Señor, señora. Es la más general y a la vez es respetuosa y atenta.

• Querido amigo, querida amiga. Es un saludo adecuado para situaciones de franqueza y cordialidad.

Contenido

Desde el primer momento conviene definir la relación entre los comunicantes. Cabe decir, que siempre tiene que respetarse un nivel de formalidad, sin ser solemne, respeto y cordialidad.

En cuanto al tratamiento personal, hay que distinguir el emisor del receptor. El emisor puede utilizar la primera persona del singular o del plural. Si el tono ha de ser más directo y personal, debe escribir en primera persona del singular.
Para el receptor, la forma preferente es el tratamiento de usted. El tratamiento de “tú” nominal es adecuado en casos de gran amistad y confianza mutua.

Despedida

Debe de haber una correlación entre la fórmula de saludo y la despedida, que a la vez a de ser adecuada al documento en general.
Posibles fórmulas de despedidas, ordenadas de máxima a mínima cortesía:

• Un respetuoso saludo

• Aprovecho esta …para saludaros muy atentamente.

• Atentamente.

• Cordialmente.

• Un saludo cordial.

Firma

La estructura más habitual de la firma de este tipo de documentos es la siguiente:

• firma

• nombre y apellidos

• responsabilidad

Fecha

Si en el papel de la carta ya figura impresa la dirección y la localidad, se puede prescindir de la datación que expresa el día, mes y año. Si no es así, cabe indicar primero la localización y después de una coma, la fecha.

Información ocasional

Fuera del núcleo de la carta también hay posibilidad de incluir informaciones adicionales, como poner las referencias a documentos, anexos, etc. Normalmente estas informaciones se introducirán por medio de la siglas P.D. (post data: después de la data).


Material de papelería


El material básico de papelería es:

• La primera hoja.

• La segunda hoja .

• La carpeta.

• las tarjetas de presentación.

• Los sobres.

• las acreditaciones.

Primera hoja

En la cabecera de la primera página ha de reproducirse el nombre y el logotipo de la entidad. En la parte inferior de la página debe constar la dirección completa (dirección, código postal y población), el número de teléfono y de fax, la dirección de correo electrónico y la de la web.

También conviene que figure el NIF. Se suele colocar al margen izquierdo, casi a la mitad de la página, en sentido vertical.

También hay que pensar en la proporción del logotipo. Es recomendable que no supere el tercio superior de la página.

Segunda hoja

El aspecto de la segunda hoja reúne normalmente el logotipo en la cabecera (al centro, justificado a la derecha o a la izquierda).

La carpeta

Para la presentación de informes, para hacer el dossier de prensa o elaborar el dossier corporativo va muy bien dispuesto si se introduce en una carpeta con vuestros distintivos. En la portada sólo debe ubicarse el logotipo y en la contraportada se tiene que reproducir a menor escala, además de hacer constar los datos de la entidad.

Hay modelos de carpetas que incorporan elementos muy útiles e interesantes como son las solapas internas o a la izquierda. La solapa interna permite cargar trípticos, dossieres más pequeños, fotografías, etc. La solapa de la izquierda permite visualizar el contenido que se va a encontrar dentro de la carpeta, por que el primer folio interior tiene el título del documento.

Las tarjetas de presentación

Para desenvolverse correctamente en el mundo de la comunicación o de las relaciones públicas, las personas que os representan o que tienen más relación con el público o con los representantes de las instituciones, han de disponer de tarjetas de presentación.

En ellas ha de figurar el nombre y el logotipo de la entidad, el nombre y apellidos de la persona, su responsabilidad, y todos los datos de la organización.

Los sobres

Los tipos de sobres más utilizados son:

• El sobre americano. El más común y el más utilizado para enviar cartas.

• El sobre DIN-A5 (media cuartilla).

• El sobre DIN-A4 o tamaño folio.

• El sobre tipo kraft, que se utiliza para enviar materiales que requieran un poco de protección: fotografías, cintas de video, cassetes, disquetes, etc.

En todos los tipos de sobres debe de tener impreso el nombre y logotipo de la entidad y la dirección completa (la que permita identificar al remitente por si debe retornar la carta). Algunas entidades incluyen el teléfono, fax y la dirección de la web.

La ubicación del logotipo debe seguir las recomendaciones de Correos. Normalmente se posa el logotipo y los datos en la parte inferior izquierda.


Revista


Como hacer la revista de nuestra entidad

Cualquier tipo de publicación es muy importante ya que contribuye a reforzar el prestigio de vuestra asociación y el sentimiento de pertenencia. El periódico, boletín o revista de la entidad forman parte de vuestra imagen corporativa. Construyen imagen a la vez que expresáis vuestra opinión.

La revista tiene que cumplir tres objetivos fundamentales: ser interesante, informativa y amena.

El formato dependerá del presupuesto que podamos destinar. Puede ser un sencillo folio a doble cara fotocopiado, un boletín impreso a una o dos tintas con una extensión de 4, 8, 12 o 16 hojas; o una revista más extensa, similar a la que distribuyen por los quioscos.

¿Cómo comenzar la publicación de vuestra revista o boletín?

• Constitución de un consejo de redacción y un equipo de redacción.

• Estudiar la historia de la institución.

• Pensar cómo se financiará la publicación: si la podéis financiar con recursos propios, o apoyada en subvenciones institucionales, si tiene un patrocinador, si introducimos publicidad.

• Analizar los contenidos que se pueden tratar.

• Definir las secciones de la publicación.

• Decidir la periodicidad y el calendario de trabajo.

• Trabajar con el diseñador la maqueta.

• Procurar disponer de un buen número de personas colaboradoras periódicas y puntuales.

• Apostar siempre por la calidad de la publicación: el estilo y las faltas de ortografía, el diseño, las fotografías, y los gráficos…

• Durante los primeros números hacer encuestas entre los lectores para valorar la aceptación de la revista.

Si el equipo de redacción está formado sobretodo por personas voluntarias, debéis cuidarlas mucho. Así:

• Incluir el nombre y apellido de cada uno o una de los miembros del equipo de redacción y resaltar los artículos firmados por ellos o ellas.

• Animarles y motivarles a que escriban.

• Valorar públicamente su dedicación.

• Intentar facilitar, siempre que sea posible, el instrumento que mejore la calidad de vuestra publicación.

Un ejemplo de maqueta:

• Página 1: Portada: Cabecera (Nombre de la revista), logotipo de la entidad, datos de publicación, número de publicación, pequeño sumario, gran titular e ilustración.

• Página 2: Sumario, equipo de redacción, dos o tres noticias relevantes o cartas al director o directora.

• Página 3: Editorial.

• Página 4: Opinión.

• Página 5: Entrevista.

• Página 6: Tema del mes.

• Página 7: Tema del mes.

• Página 8: Artículo.

• Página 9: Artículo.

• Página 10: Noticias breves.

• Página 11: Noticias breves. Recomendaciones. Entretenimientos.

• Página 12: Contraportada: Ilustraciones, citas interesantes, logotipo de la entidad, dirección, código postal, población, teléfono, fax, e-mail, y dirección web.

La comunicación externa 


Introducción


La comunicación externa tiene la función de transmitir la realidad de la organización al exterior. Para ello escogeremos varios medios, en función del mensaje que queramos transmitir, a quién va dirigido, el impacto que pretendemos tener y, por supuesto, los recursos de que disponemos.

Persona a persona

Es el trabajo de comunicación que realizamos cada día cuando nos relacionamos con las personas. Es explicar a los demás lo que pretende nuestra asociación. En muchos casos es un sistema muy eficaz y directo, por que las personas damos mucha importancia a la información que recibimos personalmente de amigos, familiares o conocidos.

Contacto con profesionales

Es una vía especial de la comunicación persona a persona, que en nuestro caso puede tener un resultado multiplicador. Si los y las profesionales de nuestra zona están informados de nuestra existencia (de lo que hacemos y de las ventajas de asociarse), y además son personas socias o donantes de nuestra asociación, tendrán un poder de concienciación muy fuerte sobre las personas que traten con ellos.

Folletos y trípticos

Es interesante tener un material que, de forma muy sintética, presente la asociación a las personas que por primera vez entran en contacto con ella.

El texto tiene que contestar, de forma clara y directa, a las preguntas:

• ¿Quiénes somos?

• ¿Cuál es nuestro objetivo?

• ¿Qué hacemos?

• ¿Cómo lo hacemos?

• ¿Dónde estamos físicamente? (sede o oficina). Dirección, teléfono, fax, la dirección de correo electrónico y de la web.

• ¿Cómo puede una persona ser socia o colaborar con un donativo?

La forma gráfica será diferente según los criterios y el presupuesto. Lo más importante es, en cualquier caso, que la información se entienda claramente, esté ordenada de forma coherente y el formato sea cómodo de leer y de llevar.

Dossier

Es un material con un objetivo similar al de los trípticos, pero destinado a un público con un interés más concreto y que quiere conocer la organización y sus servicios con más detalle.

Básicamente tiene que responder a las mismas preguntas del tríptico, entrando en detalle en aspectos concretos, como los servicios y las actividades. Es pues, una ampliación de la información. Es imprescindible para cuando os presentéis a cualquier administración o empresa a la que vayáis a demandar su colaboración. También sirve para facilitar información a otras entidades similares a la vuestra u otras instituciones interesadas en vuestros servicios.

Revistas

La revista constituye un sistema muy válido para comunicarse masivamente con el exterior. Puede suponer un medio de discusión e intercambio con la sociedad, con las otras organizaciones y con las instituciones públicas; aunque quizá resulte un medio más caro.

El equipo que trabaja en la producción de este material debe tener capacidad para renovar los temas que se desarrollen en la revista.

Presentaciones

Resulta interesante organizar presentaciones para diferentes colectivos con el fin de sensibilizarlo. Nuestra propia asociación, los centros sociales o las asociaciones de vecinos según un buen lugar donde realizarlas. Habrá, sin duda, otros lugares apropiados, según la realidad local y el tipo de colectivo que queramos captar.

Prensa, radio y televisión

Su importancia se basa en el gran público receptor de estos medios. Para conseguir llegar a estos medios, debemos crear información que resulte interesante para ellos. Dentro de la entidad, una persona debería encargarse de estas tareas que requieren un esfuerzo continuo para redactar notas de prensa y conseguir contactos con los diferentes medios. No hay que desmoralizarse si al principio no vemos resultados; seguramente, si tenemos constancia y los mensajes son los adecuados, conseguiremos estar presentes en estos medios.

En momentos puntuales resultará útil realizar algún tipo de anuncio en los diarios o en la radio. Pero debemos tener presente que este tipo de campañas, si no tienen continuidad, tienen una eficacia que a veces no justifica su coste.

 


Dossier


El contenido del dossier varia según el tipo de entidad y de los recursos que se destinen, pero todos suelen tener un perfil común.

• Portada: En la portada parece el nombre y el logotipo de la entidad. Se suele incluir también alguna ilustración representativa de la actividad de la asociación.

• La primera página tiene una breve descripción de qué hace la entidad. En muchos casos es una breve carta de presentación del presidente o presidenta de la entidad.

• La segunda página explica la historia, la metodología de trabajo de la entidad, las personas que se benefician de su labor, y los principios por los que se rige.

• La tercera página se reserva para hablar del equipo humano -trabajadores, socios y voluntarios-, las delegaciones, la cuantificación económica de vuestras actividades.

• Las siguientes páginas (dos o tres) son el núcleo del dossier: la explicación de cuáles son vuestros programas o proyectos y su desarrollo. En el caso de que tengan una gran implantación territorial conviene ilustrarlo con un mapa.

• A continuación hacer una descripción de los servicios de los que disponéis: biblioteca, centro de documentación, teleasistencia, bolsa de trabajo, atención domiciliaria, centro de día, etc.

• Finalmente conviene explicar la vinculación de vuestra entidad con federaciones, coordinadoras, administraciones públicas, medios de comunicación, empresas.

• En la última página o contraportada debe figurar los datos de nuestra asociación: logotipo, dirección, código postal, población, teléfono, fax, correo electrónico, web. Y podemos incluir: el horario de atención de vuestra oficina, el medio de transporte público más recomendable (metro, tren, autobús) y el nombre del responsable.

 


Invitación


Una invitación es un material gráfico muy sencillo, pero que también ha de requerir toda nuestra atención.

¿Qué es lo que tiene que aparecer en una invitación?

• Quién invita

• A qué acto se invita

• La fecha en la que se va a hacer el acto.

• La hora: Es mejor utilizar el sistema internacional (12.00 h, 13.45 h, etc.)

• El lugar.

Otros elementos que podemos incluir:

• “Se ruega confirmen asistencia” y se indica el número de teléfono al que llamar, y si es preciso, la persona que les atenderá.

• El logotipo de la entidad o entidades que invitan.

• “Al final del acto se servirá un refrigerio”.

• El nombre de las personas que intervendrán presentando el acto y participantes.

• La duración aproximada del acto.

• El nivel “de etiqueta”.

• La fecha límite para la confirmación.

• “Invitación para dos personas”

• Servicio de parking.

• Detalles referentes a la proximidad de las paradas de transporte público.

• “Imprescindible presentar esta invitación”.

• “Entrada libre”.

• “Te esperamos” (invitación informal).

• Aforo limitado.

• Localidades numeradas.

• “Enseñar la invitación en recepción”.

• “recepción amenizada por el grupo…”

• Patrocinado por…

Características técnicas de las invitaciones:

• El formato más normal de una invitación suele ser un tercio de un DIN-A4. La disposición de los párrafos estará en función de criterios de diseño y de los objetivos específicos de la convocatoria. Ahora bien, no pueden faltar los datos informativos básicos.

• El papel suele ser cartulina, generalmente blanca o de color pastel. Es mejor no utilizar tonalidades fuertes.

• Se puede imprimir en una o más tintas, en función del presupuesto que se disponga.

• Las invitaciones a las primeras autoridades suele hacerse en forma de carta.

• El logotipo de las entidades que inviten se colocará en la invitación por orden protocolario.

La invitación deberá enviarse con un mínimo de dos días de antelación. Si quieres asegurar la asistencia de los convidados y convidadas se debe hacer el envío 10 días antes.

 


Cartel


El cartel es un magnífico medio de difusión de vuestras actividades. A la hora de diseñar la cartelería, como en otros casos, debemos valorar muy bien:

• ¿Quiénes son las personas a las cuales nos dirigimos.?

• ¿Dónde va a estar colocado el cartel?

• ¿Cómo pensamos hacer la distribución?

• ¿Cuánto tiempo va a estar pegado?

• ¿De qué presupuesto disponemos?

Depende del público a quien nos dirigimos. Debemos pensar un estilo de diseño que tenga el cartel y el lugar donde se va a colocar. Si, por ejemplo, pensamos en organizar una conferencia de cierto nivel, podemos poder pensar en colocar los carteles en las universidades, ateneos, colegios profesionales, asociaciones de determinadas profesiones liberales, etc. Si, en cambio, el pensamiento es que llegue a mucha gente, se pueden colocarse en columnas de publicidad, los mercados, las panaderías, los quioscos, estadios de fútbol, salidas y entradas de estaciones de metro, paradas de autobús. En todos los casos, debemos pedir los permisos correspondientes a las diferentes entidades o empresas.


La comunicación con las instituciones públicas


Sensibilizar al público en general y comunicarse con él a veces no es suficiente. Una asociación, además de conocer el marco legal en que se puede mover, debe trabajar para que se respeten los derechos de su colectivo, para que se apliquen las leyes que les afectan positivamente y se modifiquen las que les perjudican.

Ahora bien, es poco probable que una asociación aislada, por muy grande que sea, pueda tener impacto en las instituciones públicas. Para poder relacionarnos con ellas es mejor que nos unamos con otras organizaciones similares a la nuestra y planteemos problemas y acciones comunes. Consiguiendo una buena coordinación entre asociaciones tendremos más peso y fuerza para influir en las decisiones de las instituciones públicas.

A menudo nos olvidamos de la importancia de esta coordinación, por fijarnos únicamente en nuestros programas. Sin embargo, siempre debe haber un espacio en nuestras actividades para el diálogo entre asociaciones e instituciones. Las coordinadoras y las federaciones existen, sobre todo, para potenciar este diálogo.


Coordinación y redes de movimientos sociales


Es conveniente que las asociaciones se coordinen con el objetivo de mejorar la acción de cada asociación. Las funciones principales que puede cumplir una Coordinadora o Federación de asociaciones son:

• Compartir recursos del conjunto de asociaciones, tanto materiales como humanos. Aumentar las actividades: crear un circuito permanente de oferta de actividades y de intercambios. Que la coordinadora preste o ceda recursos a asociaciones.

• Servicio de Asesoría y Gestoría. Servicios permanentes de asesoramiento: fiscal y económico, pero también asesoramiento para la organización de la asociación, creación de una biblioteca,…

• Formación. Tanto mediante la realización de actividades formativas como con la edición de materiales.

• Comunicación. Estructura en forma de red de comunicación que permita coordinarse más allá de la realización de reuniones: buscar nuevas formas en la comunicación y coordinación, utilizando las nuevas tecnologías.

• Realización de actividades conjuntas (por ejemplo, la realización de Jornadas, Congresos, etc). Posibilita abordar actividades que cada asociación no puede realizar por separado.

• Estudiar la creación de nuevos servicios comunes: de Cooperación y Solidaridad, de Turismo Cultural, de Ocio y Cultura,..

• Investigación. Mejorar el conocimiento del ámbito asociativo de nuestra provincia o comunidad autónoma.

• Ser un interlocutor válido ante la Administración. Poder presionar, revindicar y negociar en ámbitos superiores.

Los posibles inconvenientes de crear una federación o coordinadora son: crear estructuras piramidales, jerárquicas o burocráticas, dedicando mucho tiempo y esfuerzo a las reuniones y a la gestión por arriba, olvidándose de los objetivos de cada asociación de base.

Propuestas:

• Funcionar más como red horizontal de comunicación, sin quitar la posibilidad de que cada asociación se especialice en temas o se creen colectivos profesionalizados.

• Democracia interna.

• Renovación en los cargos directivos de la federación. Cargos rotativos y poner límite al tiempo en los puestos de gobierno y concretar incompatibilidades.

• Considerar la conveniencia de crear plataformas ciudadanas, o consejos de asociaciones unitarios, que se dediquen a los temas comunes de una ciudad o localidad concreta a diferencia de las federaciones que suelen coordinarse sólo para un tema sectorial.

Las redes

Los elementos que definen el tipo de red que nos interesa son:

• Una estructura de comunicación y acción con un dominio del componente horizontal, en la que no es sencillo identificar un solo punto o estructura de poder centralizado. Frente a estructuras de organización piramidales, la red establece canales abiertos, permite diferentes ritmos de trabajo y facilita la conexión, la movilidad, es flexible y adquiere diferentes formas, dependiendo de los proyectos y las necesidades.

• Un proyecto común en relación a la transformación social en el entorno, que se comparte y se articula en la práctica.

• Un conjunto de estrategias y métodos comunes en la acción práctica y cotidiana. En muchos casos no están establecidas formalmente, sino que constituyen una parte básica del saber hacer y de la cultura de la acción de los diferentes movimientos sociales y redes.

El poder de la red se concibe como capacidad de acción y de transformación. Es un poder de acción conjunta frente a una concepción de la acumulación y la concentración del poder.

Esto es posible hoy con una adecuada utilización de los avances técnicos en comunicación (correo electrónico, internet,...)

La coordinación y la generación de redes en los niveles locales, regionales e internacionales se pueden construir simultáneamente. No es necesario esperar a una estrecha red local para conectarse en lo internacional, no es necesario saturar lo local para validar la necesidad en lo regional o internacional.


Los nuevos sistemas de comunicación


Durante la década de los noventa, el desarrollo de las telecomunicaciones y de las aplicaciones informáticas ha favorecido el crecimiento de la comunicación entre las personas.

Por su sencillez y bajo coste dentro de este sector, destacamos Internet. Este sistema consiste en que los ordenadores pueden comunicarse entre sí a través de las redes telefónicas. Este sistema puede aportar mejoras a nuestra organización. Una asociación puede aprovechar estas redes de comunicación de muchas formas, con las personas socias, las usuarias y con la sociedad en general.


Página web

Creando un punto de información vía ordenador (llamado página web), en el que cualquier persona pueda encontrar todo tipo de información sobre la asociación y temas relacionados con ella.

Correo electrónico

Mantenimiento, por medio del correo electrónico, una relación bidireccional con todo el colectivo, enviando mensajes sobre novedades y cuestiones importantes, y pidiendo la opinión de las personas sobre temas puntuales, que pueden contestar por el mismo medio con mucha más rapidez que por correo. El socio y el usuario pueden, así, participar más activamente en la vida de la asociación, sin moverse de casa.


Información de otros grupos

Dando y recibiendo información de otros grupos e instituciones que trabajen en el mismo terreno o similares, y estando al día de todo lo que sucede en relación con nuestro entorno (nuevas leyes, sistemas de trabajo de otras organizaciones, publicaciones que se editan en cualquier parte del mundo, etc.).

 

MEDIOS DE COMUNICACION


Introducción


Vivimos en una sociedad planetaria, la Aldea Global, en donde los medios de comunicación tienen más importancia que la que jamás hayan tenido en la historia. Se han convertido en medios de formación y creación de opinión.

En las relaciones con la sociedad las asociaciones tienen que tener esto muy presente, los medios de comunicación actúan como intermediarios pero tienen un efecto “amplificador”, multiplicador de cualquier hecho.

Los criterios para que los movimientos sociales aparezcan en los medios se basan sobre todo en valorar: 1. lo numérico, las grandes concentraciones de personas; 2.la actitud violenta de las acciones, lo morboso; 3.la originalidad y lo paradójico. Estos tres aspectos (alguno o varios) están presentes en las noticias que generan las asociaciones y movimientos sociales en los grandes medios de comunicación. Ello ha llevado a que algunos movimientos hayan reforzado el aspecto formal, vistoso y folclórico, con el riesgo de que el objeto de la reivindicación quede oscurecido en la noticia.

Ante esta situación ¿qué deben hacer las asociaciones? (propuestas del CIMS):

• Promover la difusión de sus mensajes a través de múltiples canales.

• Realizar los actos previstos y convocar a los medios. Redactar sus propios mensajes o comunicados, para facilitar a los periodistas la interpretación correcta.

• Tratar de influir en los grandes medios con una relación permanente.

• Crear redes de comunicación horizontal.


Los medios de comunicación de los movimientos sociales

El mensaje social de las asociaciones y movimientos no puede ser difundido en toda su complejidad y riqueza sólo a través de apariciones fugaces en los grandes medios de comunicación, sino que requiere medios que aseguren la continuidad del mensaje y que, por lo tanto, permitan planificar la comunicación, dosificarla y diversificarla con mensajes diferentes.

Igualmente, estos medios alternativos han permitido, en algunas experiencias, el entrenamiento en un lenguaje más adecuado para sus fines y el ensayo de otras formas de relación comunitaria (radios libres, revistas de barrio…). Han pasado de ser un medio a crearse nuevas asociaciones culturales independientes, agrupando a más personas, jóvenes sobre todo, que les interesa asociarse para estos temas, trabajando en medios de comunicación de carácter local o alternativo.

Finalmente, estos medios deben servir para recoger la opinión de los receptores de los mensajes: ser medios de comunicación en los dos sentidos, desde la redacción hacia la audiencia y al revés:

Propuestas:

• Vencer el aislamiento en que se mueven las asociaciones y sus medios, que buscan dirigirse a toda la sociedad pero con frecuencia ignoran -o compiten- con otros que tienen al lado. Son positivas las experiencias de colaboración de diferentes asociaciones en un solo medio.

• Publicar notas, artículos o comunicados simultáneamente en varios medios alternativos. Hacer revistas de zona o establecer contratos únicos de publicidad para varias publicaciones, con el fin de conseguir fondos económicos.

 


Aparición en radio y televisión


En el afán por aparecer en los medios de comunicación, salir en televisión significa, en principio, todo un éxito.

Estudios recientes indican que en nuestro país la televisión es la única fuente de información del 85% de la población. Evidentemente, es importante el impacto que los medios audiovisuales alcanzan entre el público, quizá por eso los y las responsables de cualquier institución siempre se preocupan cuando en la sala de la rueda de prensa no hay cámaras, pero cuando aparecen, se inquietan. Con la televisión hay que ser muy prudente porque quema y destruye como no lo hace ningún otro medio. A la cámara no se le puede mentir; no basta con hablar; lo importante es decir o el medio terminará por comernos, por fulminarnos.

Se dice que el secreto para superar esto radica en la naturalidad, la espontaneidad, en comportarnos como si la cámara no estuviese. En parte es verdad, y en parte no.

Tanto si se trata de una comparecencia en una rueda de prensa, la grabación de una declaraciones requeridas por el propio medio, como de una intervención en plató como invitado de un programa, conviene seguir algunas pautas:

• No improvisar. Preparar las entrevistas y si es necesario ensayarlas. Casi siempre sabemos las preguntas que nos harán, así que podemos preparar las respuestas de antemano; es difícil que nos pillen de sorpresa. Intentar evitar desde este momento algunas muletillas que utilizábamos al hablar, de forma inconsciente, y determinadas poses. La pantalla multiplica especialmente los defectos.

• Tener muy clara cual es la idea central que se quiere transmitir. Si es necesario acuñarla en una frase muy breve que la sintetice y que podamos repetir en varias ocasiones. No dejar que el entrevistador o entrevistadora nos distraiga de ese objetivo: decir lo que se va a decir, decirlo y decir lo que se ha dicho.

• Responder a las preguntas que se nos hacen de un modo directo, sin dar rodeos ni titubear. Es mejor quedarse corto. Memorizar todo lo que se pueda para no utilizar notas o papeles, porque da la impresión de poca seguridad y falta de preparación.

• Las oraciones que se empleen deben ser muy cortas y las palabras muy claras. Cuanto más coloquial y cordial resulte, más eficaz será la comunicación, puesto que la televisión tiene una audiencia muy diversa.

• A la hora de hablar, la propia voz y la imagen, el cómo, juega un papel tan importante como el qué se dice. De ahí que sea importante no atropellarse al hablar o no se entenderá, vocalizar bien y no gesticular demasiado. Lo ideal sería saber moverse ante la cámara pero, como es poco probable que suceda eso, es preferible estarse quieto o quieta y renunciar a la elegancia a favor de la comodidad.

• Algunos y algunas periodistas con años de oficio en televisión advierten que es mejor no asentir por amabilidad, porque desde el otro lado de la pantalla parece que estamos mostrando acuerdo, cuando puede que suceda todo lo contrario.

• Si son varias las personas que participan en un programa, no interrumpir a los demás ni discutir. Por muy en desacuerdo que se esté, siempre se pueden explicar las razones sin levantar la voz o despreciar al otro. En la tele, con cordialidad y elegancia, se consigue más que con frialdad y agresividad.

 


Elaboración de notas de prensa y comunicados


Título

• El título debe contener lo más importante de la información. Tiene que contar la noticia, ser noticia, ser una síntesis de la información.

• El antetítulo debe explicar o desarrollar algo de la información que se da en el título o bien abordar otro aspecto de la información que interese resaltar.

• El título debe ser lo más breve posible.

Texto

• El primer párrafo de una nota de prensa contendrá lo principal de toda la información.
  Debe responder las siguientes preguntas: Qué, Quién, Cómo, Dónde, Cuándo y Por qué.

• Una vez escrito el primer párrafo, se pasa a desglosar la información por el orden que más interese. En el segundo párrafo se desarrollará el hecho más importante o la idea que más interese destacar. Y así sucesivamente. Se trata de contar las cosas de mayor a menor interés (en periodismo, a esta técnica se la denomina pirámide invertida).

• Las frases deben ser cortas.

• Cada frase debe contener una sola idea.

• Las frases se estructuran de la siguiente forma: sujeto, verbo y complemento. Es mejor que la lectura sea monótona que romper esta regla y que la frase resulte imprecisa.

• No se debe utilizar la primera y la segunda persona ni del plural ni del singular. Para escribir se utiliza sólo la tercera persona.
  Ejemplo: Los miembros de la asociación queremos criticar….
  Lo correcto es: La asociación X critica….

• Las declaraciones deben ir entrecomilladas y se debe especificar el nombre de la persona que las realiza y quién es o el cargo que ocupa. También se entrecomillan las citas y las reproducciones literales de libros o documentos. Nunca se comienza una información por una cita o unas declaraciones, primero hay que explicar cuál es el contenido de la información.

• Los verbos se utilizan en activa y en tiempo presente.

• Cada párrafo no debe incluir más de 100 palabras.

• Se utilizarán siempre palabras comprensibles para todo el mundo. Se prescindirá de tecnicismos y de palabras eruditas.

Presentación de una nota de prensa.

Todas las notas de prensa deben llevar:

• Un membrete de la asociación o entidad que la emite.

• Un título.

• Un antetítulo.

• La fecha al final de la información.

• Un número de teléfono o una forma de contacto si no figura en el membrete o es distinto del que figura, por si algún medio de comunicación quiere ampliar la información.

• Cuando la nota de prensa tiene más de un folio, todos tendrán el mismo membrete e irán numerados. No debe de tener más de dos folios. Si existen documentos que amplían la información, se deben incluir como un anexo adjunto.

• Se escriben a máquina, a doble espacio. El texto no debe dar impresión de compacto.

• Cada información es una nota de prensa independiente.

 


Elaboracion de un comunicado a la opinión pública


Para elaborar un comunicado hay que tener en cuenta los mismos criterios que para una nota de prensa. La diferencia fundamental es que la nota de prensa va dirigida a profesionales de la comunicación, mientras que en el comunicado lo que se escribe es lo que va a leer directamente el destinatario de la información. Por ello hay que poner aún más cuidado en su elaboración. El principal objetivo de un comunicado es mantener el interés del lector hasta el final.

El comunicado, en muchas ocasiones, va dirigido a un sector determinado de la población (jóvenes, mujeres, etc.).A la hora de redactarlo hay que tener este dato en cuenta.

A través del comunicado, las asociaciones informan directamente a los ciudadanos y ciudadanas. Además de este fin informativo, el comunicado puede incluir algún tipo de propuesta o de acción determinada. El comunicado debe concluir con ese mensaje, pero es precisamente en este tipo de propuesta donde se corre el riesgo de caer en la proclama, en el panfleto, y en el lenguaje dogmático. Por lo tanto, es necesario evitar este tipo de lenguaje así como los signos de admiración. Si se explica claramente un tema, no es necesario enfatizar la propuesta. No se debe recurrir a la arenga.

Algunos rasgos del lenguaje dogmático y totalitario son: Estilo declamatorio (contra el estilo declamatorio un estilo claro y conciso); propaganda triunfalista, lo de uno es siempre bueno y lo del contrario es siempre malo (frente al estilo propagandista, la exposición de los hechos); ideologización, o que uno hace es justo y lo que hace el contrario es injusto; consignas, se dictamina lo que hay que pensar y cómo hay que pensar; lenguaje agitador, se escribe para imponer un criterio, no para exponer un hecho. Frente a las consignas y el lenguaje agitador, el lenguaje mesurado.

En definitiva, se trata de informar de un hecho y de cómo lo interpreta la asociación y cuál es su postura o qué actuaciones pretende adoptar.


La relación con el o la periodista


Es importante tener en cuenta dos cosas: primera, que nuestra relación con el medio siempre será a través de un o una periodista, y que la noticia no es lo que ocurre, sino lo que alguien dice que ha ocurrido o que sucederá. De ahí que sea muy importante cuidar la relación con la persona. La segunda tiene que ver con la prudencia y la relación de fuerzas: en el choque siempre sale perdiendo el o la más débil; de ahí la importancia de una buena relación con los profesionales.

Algunas recomendaciones

• No dejar pasar la llamada de un periodista. Contestarle lo más rápido posible.

• Decir la verdad. Afrontar los hechos y no ser evasivo o evasiva en las respuestas. Mejor ser sincero o sincera, y decir “no sé” o “por ahora me es imposible facilitarle ese dato”, lo comprenderán.

• No menospreciar a los periodistas que empiezan o a los medios que aparecen poco relevantes e influyentes. Tratar igual a todos.

• No hablar mal o con ironía de unos o unas profesionales en presencia de otros. Caerá sobre nosotros o nosotras la sospecha de que ellos también son objeto del mismo tipo de comentarios.

• No pasar por encima de ellos y recurrir a sus jefes cuando se tiene problemas con un redactor o redactora, o no hacerlo sin decírselo antes al periodista.

• No mezclar publicidad e información ni discriminar en el reparto de la publicidad.

• Escuchar a los y las periodistas; conocen el oficio y te pueden dar pistas.

• Comprender las circunstancias de la profesión y ser tolerante con ellas: las prisas, los errores involuntarios, el desconocimiento de los temas, las interferencias de los jefes y jefas...

• Es un error presionar para que una información cierta no se publique. La mejor forma de controlar la información es proporcionarla.

• Responder con rapidez. Los y las periodistas trabajan contrarreloj, la información saldrá con o sin nuestra versión, pero tenemos que estar preparados para darla de forma inmediata; mañana será demasiado tarde. No se trata de rectificar después, sino de anticiparse.

• Mantener una relación cordial, ni marcando las distancias, ni excesivamente familiar.

• Si nos equivocamos, reconocerlo y pedir disculpas al o la periodista si es necesario.


Bibliografía


• Guía fácil de Asociaciones. Autor Coacum Asociaciones Culturales.

• Asociarse para vivir mejor. Edita Fundación La Caixa.

• Manual de gestión de Entidades Juveniles. Edita Consejo de la Juventud.

• Guía de comunicación para asociaciones juveniles. Editorial Popular.

• Gestió Integral d´entitats - 1. Organització interna. Editado por el Ajuntament de Barcelona.

• La gestión de las Organizaciones No Lucrativas. Ediciones Deusto.

• Guía práctica de comunicación para organizaciones juveniles, entidades y consejos de la juventud. Edita Consejo de la juventud de España.

• La comunicación. Edita Fundación La Caixa.

• Gestión participativa de las asociaciones. Equipo claves. Editorial popular S.A.

• Manual de ayuda para la gestión de entidades no lucrativas. Fundación Luis Vives.

• Cómo fundar una asociación. Editorial CCS.

• Régimen fiscal de las fundaciones y entidades no lucrativas. Editorial UNED.

• Construyendo participación. II Jornadas sobre voluntariado de bolunta.

• Contabilidad de asociaciones y fundaciones. Editorial Dykinson.