Las bases de datos

Las bases de datos se componen de campos. Los campos son la

definición de una columna, como si fuera el encabezado de un formulario.

Las bases de datos nos sirven para clasificar datos, ya sean de alumnos,

coches, ordenadores etc.

¿Cómo crear nuevos campos?

Para crear nuevos campos, nos vamos al menú organizar y le

pedimos “Crear campo”.

Al crear un campo, nos saldrá un menú en el cual debemos introducir

el nombre del campo, el tipo de campo (letras, numérico, sumario,

formulas...) y pulsamos crear.

Si hemos elegido formula o sumario nos aparecerá otro menú en el

cual deberemos introducir la formula que deseemos crear, en este menú nos

aparecerán los campos de los que disponemos y la formulas.

¿Cómo insertamos el campo creado?

Para insertar el campo que hemos creado, tenemos que entrar en el

menú organizar y elegir “insertar campo”. Ahora nos saldrá un menú en el

cual debemos introducir el campo a introducir.

Si el campo es una suma general de otros campos, deberemos

introducir una nueva parte de sumario que explicamos más adelante.

¿Cómo retocar la base de datos?

Si queremos retocar donde van situados y como la base de datos

deberemos meternos en el menú organizar y elegir organizar. Nos

aparecerá un solo campo de toda la base de datos, estos campos, son los

común a todos los demás, si movemos un solo campo, retocaremos la base

de datos entera.

¿Cómo buscar un dato específico?

Si queremos buscar un dato concreto, (un alumno en el caso de clase)

basta con que nos introduzcamos en el menú organizar, y elijamos la

opción Buscar, inmediatamente nos saldrá un solo menú, en dicho menú,

deberemos introducir un dato, ya sea en el campo que corresponda, si

deseamos buscar alumnos de 3 de B.U.P. pues deberemos introducir “3” y

todo lo que sea común a 3 en el campo insertado nos saldrá.

Una vez escrito lo que queramos, pulsamos el botón TODOS a la

izquierda del todo.

Si deseamos buscar en una base de datos con dinero y buscamos los

que cobran más de 100000 pues deberemos introducir el símbolo mayor

que 100000 “>100000” en ese momento, el ordenador (pulsando antes el

botón TODOS nos muestra los valores mayores al número escrito.

¿Cómo introducir una parte única en la base de datos?

Lo primero, decir que con esto conseguimos una suma general, un

calculo que nos dará el resultado total.

Si tenemos una base de datos con todo lo que ganan los trabajadores

y quisiéramos tener los datos de lo que ganan todos en total, deberíamos

señalar todas las casillas e ir al menú edición seleccionar copiar, ir a una

hoja de cálculo, pegar allí lo que hemos copiado en el menú edición

“pegar” y aparecería la hoja completa, debajo de todo los números escribir

=sum(todas las columnas) y nos daría la suma total.

Esto es bastante incomodo y lento y sería un grave atraso en las bases de

datos pues sería una perdida de tiempo.

Las bases de datos como bien vimos en como se crean, tienen acceso a

formulas, estas formulas nos dan la capacidad de una hoja de cálculo, y

podemos sumar, multiplicar, etc.

Para que nos de lo mencionado en el menú organizar pedimos la opción

organizar, y nos saldrá para retocar la base de datos.

Deberíamos insertar un campo nuevo, con la operación Sum(todos los

pagos), insertar el campo en la base de datos, pero si realizamos esta

operación y la ponemos junto a las demás formulas tendríamos el problema

de que lo hemos metido en una parte donde es común para todos los datos,

de tal manera que si lo introducimos ahí y nos vamos a el menú organizar y

dentro de este a examinar veremos que nos sale el campo de la suma pero

en todas las fichas.

Como es un dato único, solo queremos que nos salga una vez, no más. De

tal manera que deberemos ponerlo abajo del todo, es el sitio ideal pero no

tiene porqué ser ahí.

Volvemos al menú organizar, organizar. Ahora en le menú organizar

damos a insertar parte, nos saldrán los tipos de partes, elegimos sumario

total o general. Aceptamos y nos parecerá lo de antes pero con una especie

de parte más. En esta parte podemos introducir un dato común que tan solo

aparecerá abajo del todo. Con este campo tendremos la opción de que tenga

la hoja un final que no sea común a los demás datos.

Si nos fijamos bien arriba del todo ahí otra parte no mencionada aquí

todavía, esta parte es la cabecera, que es el principio de la página, solo

saldrá arriba del todo y no es común con los campos.

En esa parte es ideal para plasmar el Titulo, el logotipo de la empresa,

colegio o lo que sea.

¿Cómo importar un simple archivo de texto (.txt) a una base de datos?

Si tenemos un archivo de texto .txt, podemos crear con su contenido

una base de datos de la manera más fácil, simplemente elegir abrir en el

menú archivo, seleccionar el archivo txt y en la parte derecha abajo del

programa hay una flechita si pulsamos ahí nos parecerá un submenú en el,

deberemos seleccionar base de datos y elegimos abrir, el archivo se

empieza a importar.

Finalmente nos saldrá en la base de datos, en la cual deberemos

añadirle el nombre de los campos y colocar estos de la manera que nos

venga en gana.

¿Cómo crear sub-bases de datos dentro de una misma base de datos?

Si queremos tener muchas base de datos dentro de una misma, por

ejemplo una con el curso de los alumnos, otra con su sexo, y otra con su

matricula y lo que a pagado deberemos hacer lo siguiente, lo primero es

crear una base de datos con lo que nos apetezca. Nos vamos al menú

organizar y le damos a crear presentación nueva, allí nos saldrá un menú en

el cual deberemos seleccionar duplicado. También está la opción de

columnas por si lo queremos distinto a lo que tenemos.

Ahora en el menú organizar, debajo del todo tenemos las dos

representaciones que tenemos, elegimos la última que es la que hemos

creado y la cambiamos como queramos sin alterar la primera.

Esto nos permite un manejo muy sastisfactorio por todas las hojas de

cálculo de tal manera que no tengamos que estar con todos los datos en una

misma hoja.

La hoja de cálculo es una herramienta imprescindible para una empresa y

es uno de los tres programas bases del ordenador, los otros son las hojas de

cálculo, y los procesadores de texto