Herramientas para el control de proyectos con énfasis en costos (PERT- CPM)

Un proyecto define una combinación de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden antes que el trabajo completo pueda terminarse. Las actividades están interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras hallan terminado. Una actividad en un proyecto, generalmente se ve como un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación.

La mejor herramienta conocida de “plantación” era el diagrama de barras de Gantt el cual especifica los tiempos de inicio y terminación de cada actividad en una escala de tiempo horizontal.

Su desventaja es que la interdependencia entre las diferentes actividades (la cual controla principalmente el progreso del proyecto) no puede determinarse a partir del diagrama de barras. Las complejidades crecientes de los proyectos centrales han exigido técnicas de planeación más sistemáticas y mas efectivas con el objeto de optimizar la eficiencia en la ejecución del proyecto.

Aquí la eficiencia implica efectuar la mayor reducción en el tiempo requerido para terminar el proyecto, mientras se toma en cuenta la factibilidad económica de la utilización de los recursos disponibles.

La administración de proyectos ha evolucionado como un nuevo campo con el desarrollo de dos técnicas analíticas para la planeación, programación y control de proyectos. Tales son el método de ruta crítica (CPM) y la técnica de evaluación y revisión de proyectos (Pert). Las dos técnicas fueron desarrolladas por dos grupos diferentes casi simultáneamente (l956)-l958). El cpm (critical path method) fue desarrollado primero por E.I du Pont de Nemours & Company como una aplicación a los proyectos de construcción y posteriormente se extendio a un estado mas avanzado por Mauchly Associates. El PERT (Project Evaluation and preview technique), por otra parte, fue desarrollado para la marina de USA por una organización consultora, con el fin de programar las actividades de investigación y desarrollo para el programa de misiles Polanis.

Los métodos Pert y CPM están básicamente orientados en el tiempo, en el sentido que ambos llevan a la determinación de un programa de tiempo. Quizá la diferencia más importante es que originalmente las estimaciones en el tiempo para las actividades se pusieron determinantes en CPM y probables en PERT. Ahora PERT y CPM comprenden realmente una técnica y las diferencias, si existe alguna, son únicamente históricas. La programación de proyectos por PERT-CPM consiste en 3 fases básicas:

• La fase de planeación se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas. Las estimaciones de tiempo para estas actividades se determinan luego, y se construye un diagrama de red (o flechas), donde cada uno de sus arcos (flechas) representa una actividad. El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las independencias entre las actividades del proyecto. La construcción del diagrama de flechas como una fase de planeación, tiene la ventaja de estudiar los diferentes trabajos en detalle, sugiriendo quizá mejoras antes de que el proyecto realmente se ejecute.

• La fase de programación será construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de iniciación y terminación para cada actividad, así como en su relación con otras actividades del proyecto. Además, el programa debe señalar las actividades críticas (en función del tiempo) que requieren atención especial si el proyecto se debe terminar oportunamente. Para las actividades no criticas, el proyecto debe mostrar los tiempos de holgura que pueden utilizarse cuando tales actividades se demoran o cuando deben ser usados los recursos de manera eficiente.

• La fase final en la administración de proyectos es el control. Esto incluye el uso del diagrama de flechas y la grafica de tiempo para hacer reportes periódicos del progreso. La red puede, por consiguiente, actualizarse y analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.

Todos los sistemas tipo PERT emplean una red de proyecto para visualizar gráficamente. Las interrelaciones entre sus elementos. Esta representación del plan de un proyecto muestra todas las relaciones de procedencia, respecto al orden en que se deben realizar las actividades.

Cada arco de la red (flechas) representa una actividad. Cada nodo representa un evento que por lo general se define como el momento en que se terminan todas las actividades que llega a ese nodo.

Ejemplo: Red de proyecto inicial para hacer una casa.

• Por cada actividad se tiene un tiempo.

• Se calculan los tiempos más próximos y más lejanos.

• Se calculan las holguras.

• Se calcula la ruta crítica.

• Se hace un análisis para determinar los costos del proyecto a desarrollar.