L'EXCEL

UN FULL DE CÀLCUL

Índex

Què és un full de càlcul?............................................................. pàg.3

L'àrea de treball de l'Excel (dibuix de la pantalla amb el nom dels diferents elements d'aquesta pantalla)........................................ pàg.4

Un llibre de treball amb diferents fulls de càlcul: com inserir un full nou, com eliminar un full, com canviar el nom d'un full....................... pàg.6

Modificacions en un full: altura de les files, amplada de les columnes, inserir/eliminar les columnes i files.............................................. pàg.8

Com combinar caselles o cel·les................................................. pàg.10

Com treballar amb diferents fulls de treball a l'hora.................... pàg.11

Tipus de dades a les caselles: text, números, data i hora, ròtuls numèrics (com s'ha d'introduir, on han d'estar col·locats).......... pàg.12

Com fer càlculs en les caselles (sumes, restes, multiplicació, divisió, tants per cent)............................................................................. pàg.14

Com demanar:

- Augmentar o disminuir posicions decimals........................... pàg.

- Que una quantitat expressada en moneda tingui el símbol de l' (i no s'hagi de repetir a cada casella)............................................. pàg.

- Que una data tingui un format determinant, per exemple

19-11-2002............................................................................. pàg.16

Com copiar fórmules................................................................ pàg.18

Avantatges del programa Excel............................................... pàg.19

És compatible amb els altres programes? Quins ? Perquè ?.. pàg.20

Aplicacions de l'Excel en les diferents àrees professionals..... pàg.21

Bibliografia................................................................................ pàg. 22

QUÈ ÉS UN FULL DE CÀLCUL

Un full de càlcul és un programa d'ordinador que es presenta com un full quadriculat format per files i columnes, el qual serveix principalment per fer operacions i càlculs matemàtics. Ens permet emmagatzemar dades i textos explicatius amb els que podem treballar i si variem alguna dada numèrica, s'actualitzen automàticament les altres.

Consta de 256 columnes i 65.536 files. Cada columna té un nom d'una lletra; per exemple A, B, C…o AA,BB…, i cada fila es numera des del 1 fins al 65536.

Els arxius de treball d'aquest programa s'anomenen llibres, els quals estan formats per, normalment, tres fulls de càlcul, i cadascun d'aquests està format per cel·les.

L'ÀREA DE TREBALL DE L'EXCEL

PANTALLA:

BARRES:

*

La barra de títol té el nom del document sobre el qual s'està treballant en aquell moment. Quan fem un llibre nou se li posa el nom provisional Libro1, fins que ho guardem i li posem el nom que vulguem. En la dreta estan els botons per a minimitzar, restaurar o maximitzar i tancar.

*

La barra de menús conté les operacions de l'Excel, agrupades en menús deslligables. Al fer clic en qualsevol, veurem totes les activitats possibles per fer en l'Excel. Però es fan més ràpidament a partir de les icones de les altres següents barres.

La icona amb la creu, a la dreta, serveix per a tancar el llibre actual.

Per anar a la barra de menús amb el teclat, has de prémer Alt + lletra subratllada. Exemple: Alt + a per a desplegar Archivo.

*

La barra d'eines conté icones per a la utilització de les operacions més habituals, com guardar, copiar, enganxar, autosuma... És molt més ràpid d'efectuar.

*

La barra de format conté operacions sobre els formats, com negreta, subratllar, cursiva, escollir l'estil de font, grandària...

Si les icones apareixen en un color més clar, significa que en aquell moment no es pot utilitzar per alguna causa.

*

 La barra de fórmules ens mostra la casella on estem situats. Quan modifiquem el contingut, la barra també variarà una mica.

*

 La barra d'etiquetes ens permet moure'ns per els diferents fulls del llibre de treball.

*

La barra de desplaçament ens permet moure'ns al llarg i ample dels fulls d'una manera ràpida i senzilla; només has d'arrossegar-la amb el ratolí o fer clic en els triangles.

*

La barra de tasques de Windows conté el botó Inicio, que s'utilitza per a arrancar alguns programes, i hi ha un botó per a cada document que tenim obert.

.

DIFERENTS TIPUS DE FULLS

COM INSERIR UN FULL NOU:.

Si necessitem un Full de càlcul nou, només haurem d'inserir-lo. Maneres :

• Utilitzant el menú :

• Situat en el full sobre el qual vols afegir l'altre. Vigila: els fulls sempre s'afegiran a l'esquerra.

• Selecciona en el menú Insertar.

• Escull la opció Hoja de cálculo.

Utilitzant la barra d'etiquetes, més ràpid i directe:

Fent clic amb el botó dret sobre el full en el qual es vol afegir l'altre.

Escull la opció InsertarGeneral Hoja de Cálculo Aceptar.

COM ELIMINAR UN FULL:

Per eliminar un Full només hem de fer clic amb el botó dret en el nom del Full i polsar la opció Eliminar o bé fer:

Situat en el full que vols eliminar.

Selecciona al menú Edición.

Escull la opció Eliminar hoja.

COM CANVIAR EL NOM D'UN FULL:

Els llibres de treball estan formats per diversos fulls, que per defecte es diuen Full1, Full2, Full3... Però si treballem amb diversos fulls, es millor posar-los un nom per a diferenciar-los de manera més ràpida.

La longitud màxima dels noms dels fulls és de 31 caràcters.

No pot haver-hi dos fulls dintre de mateix llibre amb el mateix nom.

Si volem modificar el nom d'un full, podem utilitzar dos mètodes:

• Utilitzant el menú:

• Estant situat en el full que vols canviar el nom, selecciones Formato.

• Esculls la opció Hoja. S'obrirà un altre menú.

• Escull Cambiar nombre.

• En l'etiqueta del full, el nom el Full1 es seleccionarà. Escriu el nou nom.

• Prem INTRO.

Utilitzant la barra d'etiquetes, més ràpid i directe:

Fes doble clic en el nom de l'etiqueta.

Escriu el nou nom.

Pulsa INTRO.

MODIFICACIONS EN UN FULL

ALTURA DE LES FILES:

L'altura de les files depèn del tipus de lletra que utilitzem i moltes vegades, l'altura estàndard no és suficientment gran com per contenir tota la informació que nosaltres volem ficar en una cel·la. Per això, hem de modificar l'altura utilitzant dos mètodes:

- Utilitzant el menú:

Selecciona les files en les que vols modificar l'altura. Si no selecciones cap, els canvis s'efectuaran en la fila en que ens trobem.

Selecciona el menú Formato.

Escull la opció Columna. S'obrirà un altre menú.

Escull la opció Alto. Apareixerà un quadre.

Escriu l'altura que vulguis.

Fes clic a Aceptar.

- Utilitzant el ratolí:

Situa el puntet del ratolí en la línia, a sota de la fila que vulguis modificar.

Manté polsat el botó del ratolí, i arrossega la línia fins a la posició que desitgis.

Deixa anar el botó dret del ratolí.

AMPLADA DE LES COLUMNES:

L'amplada de les columnes es de 8'43 caràcters i moltes vegades, l'amplada estàndard no és suficientment gran com per contenir tota la informació que nosaltres volem ficar en una cel·la. Per això, hem de modificar l'amplada utilitzant dos mètodes:

• Utilitzant el menú:

Selecciona les columnes en les que vols modificar l'amplada. Si no selecciones cap, els canvis s'efectuaran en la columna en que ens trobem.

Selecciona el menú Formato.

Escull la opció Columna.

S'obrirà un altre menú.

Escull la opció Ancho.

Apareixerà un quadre.

Escriu l'amplada que vulguis.

Fes clic a Aceptar.

• Utilitzant el ratolí:

Situa el puntet del ratolí en la línia, a la dreta de la columna que vulguis modificar.

Manté polsat el botó del ratolí, i arrossega la línia fins a la posició que desitgis.

Deixa anar el botó dret del ratolí.

INSERIR/ELIMINAR COLUMNES I FILES:

Inserir files:

En moltes ocasions, després d'haver creat un full de càlcul, ens adonem que ens falta alguna fila en mig de dades que ja hem introduït. Seguirem aquests passos:

Selecciona la fila sobre la que vols afegir una altra, ja que les files sempre s'afegeixen per sobre de la seleccionada.

Selecciona al menú Insertar.

Escull la opció Filas.

Totes les files de sota baixaran una posició. Si vols afegir més d'una, selecciona tantes files com vulguis afegir.

Inserir columnes:

També podem inserir columnes al igual que files. Seguirem les següents indicacions:

Selecciona la columna sobre la que vols afegir una altra, ja que les columnes sempre s'afegeixen a l'esquerra de la seleccionada.

Selecciona al menú Insertar.

Escull la opció Columnas.

Totes les columnes per la dreta incrementaran una posició. Si vols afegir més d'una, selecciona tantes columnes com vulguis afegir.

La inserció d'una columna i una fila produeix una cel·la.

Eliminar files:

Si tens més files de les necessàries, les has d'eliminar. Segueix el passos:

Selecciona les files que desitges eliminar.

Selecciona al menú Edición.

Escull la opció eliminar.

Eliminar columnes:

Si tens més columnes de les necessàries, les has d'eliminar. Segueix el passos:

Selecciona les columnes que desitges eliminar.

Selecciona al menú Edición.

Escull la opció eliminar.

COMBINAR CASELLES O CEL·LES

Quan volem escriure un text de tal manera que ocupi molt i no volem ampliar aquella cel·la, el que podem fer és unir cel·les. Podem connectar-les de la següent manera:

Selecciones les cel·les que vols unir.

Selecciona al menú Formato.

Escull Celdas.

Clica la opció de Alineación.

Fes un tic () en la opció Combinar celdas.

Fes clic a Aceptar.

TREBALLAR AMB FULLS A L'HORA

Hi haurà vegades que per traspassar informació, haurem de treballar amb dos o més fulls a l'hora. Per fer-ho haurem de seguir les següents indicacions:

- Utilitzant el menú:

Fes clic a Ventana.

Escull la opció Nueva ventana. En la barra de tasques veuràs com tens dos llibres amb els quals pots treballar a l'hora i traspassar informació.

Fes clic a Archivo.

Escull la opció Nuevo libro en blanco.

- Utilitzant la barra d'eines:

Fes clic a la icona de Nuevo.

INTRODUIR DADES A LES CASELLES

Text:

Per introduir un text, el qual sempre quedarà alineat a l'esquerra, excepte que sigui un títol i no l'utilitzem, llavors quedarà al centre; ens col·locarem a sobre de la cel·la on introduirem el text. Si volem podem canviar l'aspecte del text: tamany, color, font…; podem fer-ho de la següent manera:

- Amb la barra de menú:

Selecciona el rang (bloc rectangular que agrupa a una cel·la o grup de cel·les) en que vols modificar l'aspecte.

Selecciona al menú Formato.

Escull l'opció Celdas.

Fes clic a la pestanya Fuente. Allà trobaràs tot tipus de modificacions sobre l'aspecte; com per exemple la font, estil (cursiva, negreta...), tamany, color, subratllat, efectes...

Una vegada escollides, fes clic a Aceptar.

- Utilitzant la barra d'eines:

Selecciona el rang en que vols modificar l'aspecte.

En la barra d'eines trobaràs diverses icones per poder efectuar el canvi:

Font Tamany Negreta Cursiva Subratllada Color

Números:

Tots els números que introduïm, quedaran alineats a la dreta. Si nosaltres volem que quedi alineat com a text, l'únic que haurem de fer, és posar un apòstrof davant d'aquest número. Quan escrivim un nombre decimal, s'ha d'utilitzar la coma, no el punt ni l'apòstrof. Els punts de milers no s'han de posar.

Si volem inserir fórmules, abans d'escriure el número, posarem =; així l'ordinador detectarà que és una fórmula. Amb les fórmules podem obtenir resultats automàtics i també les podem copiar.

Data i hora:

Quan volem introduir una data o una hora, que quedaran situats a la dreta, el que haurem de fer serà:

Barra de menúFormato Celdas Número Categoría Fecha/Hora Aceptar

Sempre quedaran alineats a la dreta.

Mai podrem fer càlculs amb aquests números.

Ròtuls numèrics:

Els números que vulguem escriure com a dades de text i no vulguem realitzar operacions amb elles, introduirem el símbol de les cometes abans dels números, que en la cel·la no es veuran, però a la barra de fórmules sí. Es troben situats a l'esquerra.

Podem obtenir diverses classes de números en:

Barra de menúFormatoCeldasNúmeroCategoríaAceptar

I esculls el tipus que vulguis (General, Número, Porcentage, Fracción, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Científica, Texto, Especial y Personalizada)

FER CÀLCULS EN LES CASELLES

En l'Excel podem realitzar diverses operacions matemàtiques, en les que l'ordinador ens donarà el resultat directament.

Per fer qualsevol operació haurem de seguir aquestes pautes:

Introduir les dades a les quals vols aplicar una fórmula a les caselles.

En una altra casella, on volem el resultat, escriurem:

= NOM DE LA FUNCIÓ(caselles separades per ;) No has de deixar espais entre el número i el parèntesis. Ex. SUMA(9;5)

= CASELLES SEPARADES PER EL SÍMBOL DE L'OPERACIÓ

Ex. B1+B2+B6+B9-C3

=COMBINACIÓ D'OPERACIONSEx. SUMA(9;5)/SUMA(3;6)

Fes clic al INTRO.

Suma:

- Una vegada introduïdes les dades, pots fer:

• =SUMA(caselles separades per ;) Ex. SUMA(b1;b2;b3)

• =caselles separades per el signe de l'operació Ex.B1+B2+B3

• Es bloquegen les caselles i el prem la icona d'autosuma a la barra d'eines.

- Prems l'INTRO.

Resta:

- Una vegada introduïdes les dades, pots fer:

• =caselles separades per el signe de l'operació Ex.B1-B2-B3

- Prems l'INTRO.

Multiplicació:

- Una vegada introduïdes les dades, pots fer:

• =caselles separades per el signe de l'operació Ex.B1*B4*D3

• =PRODUCTO(caselles separades per ;) Ex. PRODUCTO(b1;b2;b3)

- Prems l'INTRO.

Divisió:

- Una vegada introduïdes les dades, pots fer:

• =caselles separades per el signe de l'operació Ex.B1/A2/D1

- Prems l'INTRO.

Tants per cent:

Per poder fer més ràpid els tants per cent, haurem de fer el següent:

• Has de posar el número de percentatge en la mateixa cel·la que el símbol del tant per cent (%), que no farà variar el producte.

• En una altra casella introdueix el número del qual vols fer el tant per cent.

• En la cel·la en que vols el resultat, hauràs de fer la següent fórmula:

= casella del percentatge/ casella del número del que vols fer el percentatge Ex. =B1/C5

• Prem INTRO.

L'Excel disposa d'una ajuda o assistent que ens permet treballar més fàcilment amb fórmules. Podem utilitzar-lo de la següent manera:

Situat en la cel·la on volem introduir la funció.

Selecciona al menú InsertarFunción

Categoria de lafunción

Nombre de la función

Aceptar

COM DEMANAR:

AUGMENTAR O DISMINUIR POSICIONS DECIMALS:

Augmentar decimals
Augmenta el número de dígits que es mostren després de la coma decimal. Ex. 3200,00 es mostrarà com 3200,000.

Disminuir decimals
Disminueix el número de dígits que es postren després de la coma decimal. Ex. 5200,00 es mostrarà com 5200.

Com ho fem?

Barra de menú Formato Celdas Número Categoría Número Posiciones decimales Esculls els decimals que volsAceptar

QUE UNA QUANTITAT EXPRESSADA EN UNA MONEDA TINGUI EL SÍMBOL DE L'€ (i no s'hagi de repetir a cada casella):

El símbol de l'euro sempre s'escriu en una altra casella diferent a la del número. Quedarà alineat a la dreta. Per inserir el símbol de l'euro, haurem de prémer a Alt Gr i, a la vegada, la tecla de la E.

Si tenim un munt de números, als quals hem de afegir-li el símbol de l'euro; per fer-ho més ràpid, farem:

• Amb el ratolí, seleccionem la cel·la on es troba l'€.

• Posem el puntet del ratolí en el vèrtex dret inferior.

• Sense deixar de prémer el botó del ratolí, arrossegues aquest fins on vols copiar-ho.

Si ho volem fer de la forma més comuna, seria:

• Copies el símbol de l'euro.

• Selecciones les cel·les on vols copiar-lo.

• Esculls l'opció Enganchar.

QUE UNA DATA TINGUI UN FORMAT DETERMINAT:

Quan volem introduir una data (per exemple:19-11-2002) amb un format especial, que quedarà situat a la dreta, el que haurem de fer serà:

Ves a la Barra de menú.

Esculls l'opció Formato Celdas

Clica a la pestanya Número

En la opció de Categoría, escull Fecha.

En Tipos, escull la opció que més t'agradi o et demanin, en aquest cas, 19-11-2002.

Fes clic a Aceptar.

En la cel·la, escriu la data.

COM COPIAR FÓRMULES

Quan tenim diverses caselles en les quals volem posar la mateixa fórmula, per estalviar temps farem:

Selecciona la casella de la que vols copiar la fórmula.

Escull la opció copiar a la barra d'eines o de menú.

En una altra cel·la, on la vols enganxar, ves a Barra de menúEdición.

Fes clic a Pegado especial.

Sortirà un quadre. Escull Pegar Fórmules.

Clica a Aceptar.

AVANTATGES DEL PROGRAMA EXCEL

AVANTATGES DE LA PROGRAMACIÓ AMB EXCEL

- Dades externes:

L'Excel permet utilitzar dades externes de bases de dades( per exemple SQL) o d'altres programes i ordenar-los i disposar-ho a les nostres necessitats d'una manera molt senzilla.

- Vincles entre diferents fulls i llibres:

Disposem de diversa informació distribuida en diferents llibres o fulls d'un mateix llibre, que gràcies a l'Excel ens permet treballar a l'hora i fa més eficient el nostre treball.

AVANTATGES DE LA INTERCONEXIÓ DES DE L'EXCEL

L'excel ens permet traspassar informació a altres softwares, com Word, Outlook..., tots els programes del paquet Office, amb el que és compatible.

Per exemple; podem enviar correus electrònics a partir de fórmules.

PROGRAMES COMPATIBLES

AMB L'EXCEL

L'Excel és un dels molts programes que es troba dins d'un pack: Microsoft Office. Aquest pack conté altres programes amb els quals l'Excel és compatible i pots traspassar informació. Els programes compatibles més utilitzats són:

- Acces

- Outlook

- PowerPoint

- Publisher

- FrontPage

- Word

APLICACIONS DE L'EXCEL EN

DIFERENTS ÀREES PROFESIONALS

Aquest programa és molt utilitzat en empreses en que s'utilitza per a mantenir un control sobre els beneficis, despeses…

Per això, és molt important i estalvia hores de treball, ja que els càlculs te'ls fa l'ordinador, i molts fulls, perquè la informació es guarda al software i abans, en canvi, ho havien de fer a mà.

Àrees en que es pot utilitzar:

• Educació: en les escoles t'ensenyen a informàtica, més o menys, com va aquest programa, ja que en un futur, quan treballis, et serà necessari.

• Comptables: aquestes persones que treballen fent els comptes d'empreses, utilitzen molt l'Excel, és la seva eina principal.

• Familiar: en la família, també es pot utilitzar, per portar les despeses i els guanys d'una família.

• Grans empreses: sobretot les que han de fer factures per als consumidors, utilitzen el full de càlcul.

• Administratius: per administrar dades i fer operacions, si és necessari, amb elles.

BIBLIOGRAFIA

En internet:

- http://www.tematicos.com/cgi-bin/dir/tematicos.cgi?ID=984497148

- http://www.xtec.es/

- http://www.microsoft.com/latam/office/prodinfo.mspx

- http://webs.montevideo.com.uy/gsexcel/#A3

- http://www.edu365.com

- http://usuarios.lycos.es/cursoexcel2000/b3.htm