Groupware

INTRODUCCION

Con las redes, la flexibilidad y capacidad de los sistemas de apoyo a las decisiones han crecido enormemente.

La computación de grupos de trabajo extiende las capacidades de las PC en red mas allá de los programas multiusuario simple, para permitir que grupos de personas trabajen en proyectos en conjunto y con facilidad.

EL CONCEPTO DE GDSS

Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, group decision support system) es "un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz en un entorno compartido".

¿QUÉ ES GROUPWARE?

Es el nombre que se le da al software que se usa en un GDSS. Son sistemas diseñados para asistir a grupos de trabajo en sus actividades de comunicación, colaboración y coordinación.

Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz a un ambiente compartido.

ASPECTOS RELEVANTES DE GROUPWARE

• Percepción, da la sensación de trabajo en grupo. Es decir, percibir quién está en el sistema y qué cambios se han realizado y quién los ha hecho. Además, debido a que son muchas las causas que originan un cambio, es importante saber cómo y por qué se han hecho.

• Memoria grupal, toda la información necesaria para mantener la percepción es almacenada, de alguna manera, en la memoria grupal.

• Sesiones, establecen el período de tiempo en el cual se produce una interacción entre los usuarios del sistema.

• Roles, conjunto de privilegios y responsabilidad atribuidos a las personas o módulos de un sistema.

DIMENSIONES DE GROUPWARE

El groupware puede ser categorizado en dos dimensiones principales: tiempo y espacio.

Tiempo

• Sincrónicos, soporta actividades en tiempo real

• Asincrónicos, en los cuales las personas interactúan en períodos de tiempo distintos

Espacio

• Cara a cara, mismo lugar

• Distribuidos, diferentes lugares

FUNCIONES DE GROUPWARE

• Correo electrónico

• Facsímil

• Mensajes de voz

• Acceso a Internet

• Sistema de tablero de boletines

• Agenda personal

• Agenda de grupo

• Conferencia electrónica

• Administrador de tareas

• Videoconferencia

• Acceso a base de datos

• Formatos electrónicos

• Documentos de grupo

IMPLEMENTACION DE GROUPWARE

• Designar un proponente de groupware. El proponente deberá ser un gerente del mas alto nivel quien será la fuerza impulsora para dar los pasos subsecuentes.

• Escoger un proyecto piloto. En lugar de intentar una implementacion que abarque toda la compañía, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.

• Definir el problema. ¿Quiénes deben resolver problemas? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicaran cara a cara? Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el groupware debe realizar.

• Seleccionar el groupware. Se evalúan los productos de groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las necesidades, y se escogen los mejores.

Durante la realización de estos pasos, el proponente debe reconocer que el groupware afecta la cultura corporativa, porque cambia la forma en que la gente ataca los problemas, y debe dar suficiente tiempo para que se efectúe ese cambio. Además, el proponente debe estar preparado para enfrentar la resistencia causada por las políticas de la compañía y por las necesidades individuales.

DESARROLLO DE GROUPWARE

• GROUPKIT, es muy útil para construir aplicaciones en tiempo real, tales como herramientas de dibujo, editores y herramientas para reuniones que sean compartidas entre varios usuarios simultáneamente. Permite establecer distintas sesiones de trabajo. Sin embargo, no brinda facilidades para la construcción de aplicaciones colaborativas asincrónicas ni para vincular las herramientas construidas con el Web.

• NSTP ("Notification Service Transfer Protocol"), es una infraestructura para la construcción de  sistemas colaborativos sincrónicos. Es independiente de cualquier aplicación sincrónica colaborativa. El modelo que brinda para crear estados compartidos no permite persistencia. La persistencia sería necesaria implementarla en la aplicación. No está preparado para el manejo de datos con restricciones de tiempo real, tales como audio y video. No es para trabajar en el Web.

CATEGORIAS DE GROUPWARE

Es posible clasificar las herramientas de groupware en cuatro categorías principales:

• Software de lluvia de ideas. Los responsables de resolver los problemas escriben sus ideas, ven las ideas de otros y comentan esas ideas en un formato estructurado. El producto final es un registro escrito de todas las ideas y comentarios.

• Software de calificación y clasificación de alternativas. Los responsables de resolver problemas usan una lista de soluciones alternativas y las acomodan en orden o bien les asigna calificaciones. El software toma las evaluaciones y las combina en forma de una tabla o gráfica.

• Software de consenso. El software informa a los tomadores de decisiones del grado de uniformidad de sus evaluaciones alternativas. Si no hay un acuerdo general, los que resuelven los problemas pueden continuar la discusión.

• Software de autoria y sinopsis de grupos. Los responsables de resolver los problemas pueden crear un cuadro sinóptico de un informe escrito y cada uno puede hacer contribuciones independientes escribiendo secciones o haciendo sugerencias relacionadas con las secciones escritas por otros.

LOTUS NOTES

Aplicación de groupware que permite a grupos de personas tener acceso, rastrear, actualizar, organizar y compartir información; además de que les permite participar en discusiones de grupo, distribuir informes y administrar proyectos.

Lotus Notes es un entorno abierto para el uso compartido de conocimientos y para la creación de aplicaciones vitales en el mundo empresarial. Su núcleo está constituido por una exclusiva tecnología de gestión de documentos y de objetos, que se ocupa de almacenar la información de manera segura en bases de datos compartidas situadas en servidores de red, y que facilita a toda una organización el acceso rápido a la información.

Utilizado ya como motor de aplicaciones de todo tipo, desde las tareas habituales de coordinación de grupos de trabajo, pasando por las publicaciones electrónicas, administración de sistemas de fax, gestión de llamadas telefónicas y del correo electrónico y tratamiento de documentos, hasta la gestión de proyectos: prácticamente toda la gestión de información dentro de la empresa puede ser abordada por Notes.

Lotus Notes favorece la colaboración para que el trabajo en equipo dé sus frutos, acercando a las personas entre sí, de formas hasta ahora impensables: a través de una red, mediante los principales tipos de ordenadores, entre organizaciones distintas y por todo el mundo. Lotus Notes mejora el rendimiento al reducir el tiempo necesario para realizar procesos fundamentales en las empresas, desde el desarrollo de productos hasta los departamentos de atención al cliente.

Notes salió a la venta en 1998; su configuración original solo ofrecía el correo electrónico y los documentos en grupo como funciones estándar.

La clave del éxito de Notes fue haber sido el primer producto de groupware y haber contado con el respaldo de Lotus y de IBM.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS

• Una potente aplicación para servidores que permite aumentar el rendimiento de Notes para crear y gestionar aplicaciones Web interactivas destinadas a ser utilizadas en sus principales actividades laborales diarias.

• Funciones de planificación para empresas. Utilidad que permite concertar citas con compañeros de su misma empresa y que posibilita la consulta en tiempo real de sus horas disponibles (incluidas las de los usuarios móviles).

• Integración mejorada con Windows NT para la gestión de cuentas de usuarios, el registro de actividad y las operaciones de conexión.

• Acceso a los principales datos de su empresa, sea cual sea su ubicación. Con Notes es posible intercambiar datos con sistemas de bases de datos relacionales y de transacción, incluyendo extensiones de LotusScript para ODBC, MQSeries y muchos otros.

• Componentes Lotus de alto rendimiento (opcionales). Ahora es posible crear aplicaciones y documentos Notes más complejos mediante eficaces programas laborales basados en ActiveX.