CURSO

ADMINISTRACIÓN GERENCIAL EJECUTIVA

MODULO

GESTION Y PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS

PROCESO DE LICITACIONES

I. Introducción:

Este procedimiento describe las actividades manuales a realizar en relación a la elaboración de bases de licitación para la adquisición de bienes como para la adquisición de servicios.

II. Descripción del procedimiento:

A. Solicitud de licitación y elaboración de bases.

1. Unidad Usuaria:

a. Solicitará el requerimiento para efectuar la licitación

b. Enviará las bases necesarias para este proceso, para lo cual adjuntarán antecedentes como:

Requisitos mínimos a considerar

Factores técnicos a evaluar

Otros criterios

2. Jefe Area Técnica de Licitaciones:

Una vez recepcionados la solicitud, asignará la actividad a un profesional.

3. Analistas:

a. Recibirán de su jefe las solicitudes para efectuar una revisión de las pautas de evaluación y preparará un llamado a licitación.

b. Preparará las bases de acuerdo con los antecedentes proporcionado por el usuario y las normativas para estos efectos.

c. Revisará y evaluará los criterios utilizados por el usuario.

d. Enviará al usuario la proposición de las bases de licitación y las correspondientes pautas de evaluación.

4. Usuario:

a. Revisará las bases de licitación y pautas evaluación.

b. Dará su conformidad o disconformidad mediante un memorándum, el cual deberá ser entregado al área técnica.

5. Analistas del área técnica:

a. Recibirán por memorándum las bases de licitación (conformidad o disconformidad).

Caso de disconformidad se revisara para luego ser reenviada para la conformidad del usuario.

Caso de conformidad, enviarán las bases de licitación al jefe Area técnica para su revisión.

d. Una vez obtenida la conformidad de este último se enviará al gerente Técnico para su revisión.

6. Jefe Area Técnica:

a. Revisará las bases de Licitación.

b. En caso de existir observaciones, solicitará las aclaraciones o modificaciones que correspondan.

c. Dará su conformidad vía memorando.

d. Enviara las bases a algún funcionario con experiencia en temas legales.

7. Gerente Técnico:

a. Revisará las pautas de Evaluación.

b. En caso de existir observaciones, solicitará las aclaraciones o modificaciones que correspondan

c. Dará su conformidad vía memorando.

8. Analista del Area Técnica:

Recibirá las bases de licitación con visto bueno del Gerente técnico.

b. Solicitará a la secretaria del área Técnica la impresión de las bases de licitación aprobadas por el área Técnica.

c. Invitación de oferente a participar en el proceso de licitación.

9. Analistas Area Técnica:

a. Verificará que estén todos los antecedentes actualizados para llevar cabo el proceso.

Llevará al día el Listado de Proveedores a convocar.

c. Actualizará permanentemente el Calendario de Actividades.

d. Solicitará a la secretaria de área técnica preparar las cartas invitando a al licitación a los proveedores seleccionados en conjunto por el usuario y el jefe del área técnica.

10. Secretaria:

Prepara las cartas de invitación a la licitación.

b. Enviará por carta o por mano la licitación.

c. Solicitará de acuerdo al calendario a la secretaria del gerente técnico, que cite que cite a la comisión para la apertura de sobres de oferta técnica.

d. Recepción de consultas de los oferentes participantes del proceso de licitación

11. Analista Unidad Técnica:

Para las consultas técnicas planteadas por los oferentes solicitará respuestas escritas al usuario que solicitó el proceso de licitación.

b. Preparará el documento definitivo con las respuestas, antecedentes que enviará a la secretaria del Departamento técnico.

12. Secretaria del Departamento Técnico:

a. Preparará carta por cada oferente y enviará las respuestas a las consultas formuladas en el contexto del proceso de licitación.

b. Enviará cartas que incluyan las respuestas técnicas, antecedentes que se remitirán a todos los oferentes participantes.

c. Recepcionará, verá la apertura y evaluación de las ofertas.

13. Secretaria del Gerente Técnico:

a. Coordinará con el Gerente Técnico la fijación del horario de la respectiva apertura

b. Citará a los participantes de la comisión de apertura a la fecha y horario establecido.

c. Recepcionará los sobres con las ofertas recepcionadas y los entregará al Gerente Técnico.

d. Esta actividad se efectuará en dos instancias, en la primera se abrirán sólo los antecedentes técnicos, quedando los sobres con las ofertas económicas en custodia del gerente Técnico y en la segunda instancia, los antecedentes económicos, sólo de aquellos oferentes considerados técnicamente elegibles, una vez realizado el proceso de evaluación técnica.

14. Jefe Area Técnica:

a. Participará en la apertura de los sobres con las propuestas de los referentes.

b. Dejará constancia en acta borrador de apertura de los sobres, detalle de cada una de las ofertas y cumplimiento de los antecedentes más relevantes requeridos en las bases.

15. Analista:

Solicitará a la Secretaria del Departamento Técnico que confeccione el acta de apertura definitiva de acuerdo al acta borrador.

Enviará los antecedentes a la unidad usuaria en un plazo aproximado de cinco días.

c. Entregará a un administrativo las boletas de garantía por seriedad de las ofertas recibidas.

16. Unidad Usuaria:

Recibirá del Analista del área técnica los antecedentes de las propuestas de los oferentes.

Realizará el proceso de evaluación de las ofertas, de acuerdo con la pauta de Evaluación aprobada con anterioridad.

c. Remitirá al jefe del área técnica el resultado de la evaluación, con la firma correspondiente del jefe de la unidad. Este último será responsable de la aplicación estricta de la Pauta de Evaluación.

17. Jefe Area Técnica:

a. Recibirá de la unidad usuaria la evaluación realizada para verificar la aplicación de las pautas de evaluación.

B. Resolución de Licitación

1. Jefe Area Técnica:

a. Remitirá los antecedentes al analista que coordina la licitación.

2. Analista Area Técnica:

Recibirá del jefe área técnica los antecedentes de la evaluación.

b. Solicitará a la secretaria del Departamento técnico que prepare las cartas a los oferentes informando los resultados de licitación y su correspondiente despacho.

c. Enviará al proveedor adjudicado la Orden de Compra pertinente, previa firma por parte del jefe del área técnica.

En Anexo N° 1 Diagrama de Flujo.

C. Evaluación Situación actual

1. Introducción:

a. Al evaluar la situación actual podemos detectar que el problema que surge a raíz del análisis de la situación actual es fundamentalmente la demora en la resolución de licitaciones.

2. Análisis de Causas:

Las posibles causas que pudiesen estar ocasionando los problemas serían:

• La falta de competencia en algunos funcionarios, especialmente en el área usuaria, que entraban el dinamismo del proceso y lo burocratizan en exceso.

• Excesiva carga de trabajo en algunos puestos, situación que impide una mayor expertiz y una especialización más adecuada del personal.

• Excesivos procesos manuales, aspecto que atenta en la rapidez de información adecuada para una mejor toma de decisiones, junto a ello el poco uso que se le da a la herramienta computacional, situación que permitiría la aceleración de los mismos.

• Se detectó problemas de liderazgo, aspecto que se considera va en detrimento de la adopción de medidas adecuadas y oportunas para mejorar los problemas planteados, por cuanto no hay quien tome la decisión oportuna y entregue los lineamientos necesarios para determinar que es lo que se quiere lograr, por tanto al haber muchas personas involucradas en lo mismo, se producen trabas y demoras inoficiosas.

3. Clientes y sus niveles de satisfacción:

Area usuaria:

Es identificado como el cliente final de todo el proceso de la licitación y sus niveles de satisfacción obedecen a que prioritariamente le asigna mucha importancia al tiempo de respuesta, la calidad del proceso también es un elemento de importancia, así como la atención que recibe de los analistas del área técnica.

Area Jurídica:

Este cliente les asigna bastante importancia a lo referente a la redacción, al orden y claridad de los informes que reciben.

C. Desarrollo de plan de Acción considerando los principios de calidad

1. Acciones correctivas:

Las acciones correctivas tendrán como objetivo, optimizar el tiempo total que involucra el proceso de licitación para la adquisición de Bienes y Contratación de servicios, en las instancias que nos parecen ser la causa de las demoras.

Dado lo anterior pensamos oportuno la utilización del principio de mejoramiento continuo, el cual se logra con las siguientes acciones:

P/D = Por determinar.

2. Situación de las Acciones:

Para implementar la idea planteada en el punto N° 1 del Cuadro, es fundamental la interacción entre el Departamento de RR.HH y los Jefes de Departamento y/o Secciones que cuenten con Secretarias, por cuanto en conjunto se puede lograr el efecto deseado, buscar el puesto adecuado de acuerdo al nivel de conocimientos de cada una de ellas y cual es el área o áreas especificas/generales en los cuales se requiere capacitar o mejorar el nivel de conocimientos.

Asimismo junto al Departamento Computacional, ver la implementación adecuada conforme a lo que se quiere lograr.

Referido al segundo punto, se busca como una forma de mejorar la competencia funcionaria y de acuerdo a los resultados del punto anterior, determinar el número adecuado de secretarias conforme a las necesidades que planteará la eficiencia y eficacia del trabajo a desarrollar.

Este punto está muy relacionado con la letra a., ya que se deberá estudiar en que áreas requeriremos capacitar y en que capacitar, para eliminar o minimizar al máximo los problemas detectados.

Para poder cumplir con las expectativas fijadas en el objetivo estratégico, en este punto es prioritario la asesoría del Departamento de Computación, ya que se deberá considerar cual es el equipamiento adecuado conforme a los resultados que se quieren lograr, quienes deberán establecer que tipo de redes deberemos utilizar, sistemas operativos, etc.

D. Desarrollo

Enfoque al cliente:

Las organizaciones dependen de sus clientes y esta no es la excepción, y en particular el proceso descrito anteriormente, por lo tanto debemos comprender las necesidades actuales y futuras y esforzarnos en exceder las expectativas de estos.

1.1 Clientes y sus niveles de satisfacción:

Área usuaria:

Es identificado como el cliente final de todo el proceso de la licitación y sus niveles de satisfacción obedecen a que prioritariamente le asigna mucha importancia al tiempo de respuesta, la calidad del proceso también es un elemento de importancia, así como la atención que recibe de los analistas del área técnica.

Gerente Técnico:

Para este cliente es de suma importancia la calidad, precisión y rapidez de los informes que recepciona. Las fuentes que utilizaremos serán realizar cuestionarios y encuestas periódicas, estaremos atentos a las quejas y propiciaremos la confianza que tengan nuestros clientes tanto internos como externos de comunicarnos sus inquietudes en un momento que lo requieran.

Área Jurídica:

Este cliente les asigna bastante importancia a lo referente a la redacción, al orden y claridad de los informes que recepciona.

2. Liderazgo:

a. Pensamos que los administradores del proceso de licitación el cual es de responsabilidad de los analistas del Departamento Técnico, si bien efectúan su labor en forma adecuada, pensamos que se optimizaría aún más si fomentara la formación de Lideres en los procesos de licitación.

b. Los profundos cambios en los mercados, el comportamiento de los consumidores y la tecnología representan para la empresa desafíos de adaptación. Importante resulta en consecuencia, clarificar a los administradores del proceso de licitación sus valores, desarrollar nuevas estrategias y aprender nuevas formas de operar, la tarea fundamental de ellos como los líderes por consiguiente, consiste en movilizar a la gente de toda la organización hacia el trabajo adaptativo que implica adoptar nuevos roles, relaciones, valores y maneras de hacer las cosas.

c. Se debe hacer entender especialmente a la Jefatura, que este mundo de jerarquías prácticamente, ha dejado de existir. El futuro exige que los trabajadores sean algo más que elementos mecánicos en el proceso de licitación y los líderes, algo más que personas que dan órdenes, cada empleado tendrá que aportarle al equipo del que forma parte un conjunto de habilidades y de conocimientos únicos: en algunos casos, ese aporte será aun mayor que el del líder. Este, a su vez, deberá orquestar el talento de su equipo y orientarlo hacia fines competitivos, sin ejercer su propensión al autoritarismo.

Hay que motivar e inculcar a la Jefatura, que los administradores del proceso de licitación deben ser verdaderos líderes, los que deberán no motivan en el sentido tradicional -es decir de arriba hacia abajo- sino que explotar la capacidad individual del empleado para auto motivarse, el secreto está en conseguir que los empleados se interesen por lo que hacen, y eso se logra cuando son, y se sienten, parte del proceso.

Finalmente se estima importante que los administradores del proceso de licitación sepan quiénes son y que tenga claro cuál es su papel, deben tener plena conciencia de que probablemente ignoran muchas cosas y que ese desconocimiento no es un síntoma de debilidad. Quienes son

3. Participación del personal:

De acuerdo a una capacitación que debiera obtener el personal y/o desarrollar la ya existente, de tal forma de dominar el proceso ya existente, en cuanto a su denominación actual, se hace necesaria la implementación de procedimientos computacionales para el desarrollo del proceso ya descrito.

Para lo cual, se hace presente el recurrir a la participación de las competencias personales de los colaboradores de la empresa, de tal forma de:

• Lograr que el colaborador sepa actuar, conforme a sus conocimientos adquiridos en capacitaciones, habilidades logradas con la capacitación obtenida, y el empleo práctico de lo aprendido, considerando que la experiencia es fundamental en el desarrollo de las competencias.

• Que el colaborador pueda actuar, dándole libertades de movimientos e iniciativa, considerando, que el líder de la organización entrego las herramientas y directrices de cómo quería el que funcionara la organización, con una adecuada implementación de los puestos laborales, atribuciones entregadas al personal subordinado, de tal forma que pueda ser un ente resolutivo, la experiencia, que en el punto anterior fue tratada, y que conozca el empleo de la organización para la obtención del objetivo.

• Que el colaborador se encuentre motivado en actuar dentro de la organización, considerando el empleo de la tecnología informática, como gran solucionadora de problemas y esquematizada de procedimientos, sea parte de la visión de la empresa y que su trabajo signifique parte del para que de la empresa, sea participe del cambio, adaptándose a la innovación, el reconocimiento de su buena labor, en una ambiente laboral propicio y reconocible para una rápida obtención del objetivo.

Enfoque basado en procesos:

Básicamente al desarrollar todo el trabajo que permita mejorar el proceso de licitaciones de la empresa y la forma más eficiente y eficaz de lograr los resultados esperados en la elaboración de las bases de ella, se considera que al tomar como punto de vista el utilizar las comprobaciones del proceso en este tipo de actividades, permitirá la optimización correlacionada entre el tiempo para su estudio y los recursos que se utilizarán, llevando a un mejor desarrollo de Plan (es) de Acción (es).

Enfoque de sistema para la gestión:

Se estima que este punto está muy relacionado al anterior, ya que la utilización del sistema como herramienta básica para mejorar el problema detectado, permitirá alcanzar la meta trazada, es decir, mejorar el proceso de licitaciones de la empresa.

Mejora Continua:

Considerando los objetivos estratégicos planteados, junto a las estrategias diseñadas, el tiempo considerado que está por determinarse y los actores que participarían directamente en mejorar el proceso de licitaciones de la empresa, se aprecia que debieran a lo menos organizarse entre otros -conforme necesidades-, los siguientes equipo multidisciplinarios:

• Jefes de Departamento, Departamento de RR.HH., Departamento de Capacitación y Estudio.

• Gerencia, Jefes de Departamento, Departamento de RR.HH., Departamento de Capacitación y Estudio.

• Jefes de Departamento, Departamento de RR.HH.

• Jefes de Departamento, Departamento de RR.HH., Departamento de Computación.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones:

Para lograr los mejores resultados, resultará fundamental la información que deberán proporcionar conforme a sus niveles de competencia, la Gerencia, los Jefes de Departamentos, Departamento de RR.HH., Departamento de Capacitación y Estudio, Departamento de Computación, siendo este último área fundamental en el aporte de datos, bases de datos, aserciones, etc.

Relaciones mutuamente ventajosa con el proveedor:

El estudio de la conducta humana logran encontrar determinantes de la conducta de las personas, sin duda este camino resultará más interesante ya que permitiría mejorar la calidad de las relaciones mutuamente ventajosa con el proveedor.

Se considera que a las tareas y la producción se les debe dar importancia en los aspectos técnicos o formales del trabajo, la preocupación es lograr terminar con las tareas, en este contexto esto representa un medio para lograr el objetivo. Por otro lado, se debe dar gran importancia a las relaciones interpersonales, interesarse por las necesidades de las personas y aceptar la diversidad de los miembros que componen los proveedores, ya que en estudios llevados a cabo se observó que las personas tratadas bajo el concepto descrito se obtenía de ellas una mejor productividad, una mayor satisfacción laboral y una mejor interrelación personal.

Se utilizó como base el Diagrama de Flujo “SmartDraw” bajado de internet.

Objetivo Estratégico

Estrategias

Tiempo

Responsable

Disminuir demora del proceso

Reasignar labores de secretarias

Mejorar competencia de funcionarios

Implementar sistemas computacionales

Reasignar labores a las Secretarias

Estudio de dotación de secretarias

RRHH

Mejorar competencia de funciona-

rios.

Efectuar análisis de las carencias detectadas

RRHH

Implementación de sistemas com- putacionales

Que permita la comunicación fluida

Informática

RRHH

P/D

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P/D

P/D