NOTA Ú ORDEN DE COMPRA.

La nota de compra más conocida en el ámbito comercial con el nombre de orden de compra, es el comprobante mediante el cual el comprador solicita al vendedor los artículos que necesita.

Debe contener los siguientes elementos:

• Membrete de la empresa compradora.

• Nº de comprobante.

• Fecha de emisión.

• Nombre y domicilio del proveedor a quien se remite el pedido.

• Cantidad, descripción, y precio de las mercaderías solicitadas.

• Condiciones de pago: efectivo ó cuenta corriente.

• Fecha de entrega: fecha en la cual el vendedor entregará la mercadería.

• Despachar por: ferrocarril, barco, camión, etc.

• Lugar en el cual se entregará la mercadería.

• Firma del comprador o responsable de las compras.

Su uso.

Momento: se utiliza cuando la empresa necesita artículos y debido a su organización y forma de control no puede hacerlo por teléfono, personalmente ó por medio de corredores o viajantes de comercio.

Modo: el comprador confecciona la orden de compra en original y duplicado utilizando papel carbónico.

Completa todos los datos y envía el original al vendedor, archivando el duplicado como constancia del pedido realizado y posterior control.

¿Qué representan?

Originales: los pedidos recibidos de otras empresas y tienen distintos membretes.

Duplicados: las constancias de los pedidos realizados a otras empresas y tienen el mismo membrete.

Importancia.

Comprador: obligado a recibir las mercancías si el vendedor acepta el pedido en las condiciones (cantidad, calidad, precio, formas de pago, etc.) en que ha sido realizado.

Vendedor: no esta obligado a realizar la venta si él si el pedido no se ajusta a sus condiciones de venta o no hubo oferta previa.

NOTA DE VENTA O PEDIDO

La nota de venta más conocida con el nombre de nota de pedido es el comprobante que confecciona el vendedor como constancia de la venta.

Debe contener los siguientes elementos:

• Membrete de la firma compradora

• Nº de comprobante

• Fecha de emisión

• Nombre y domicilio del comprador

• Cantidad, descripción y precio de las mercadería que se remitirán.

• Fecha de entrega: fecha en el que el vendedor debe entregar las mercaderías.

• Despachar por ferrocarril, camión, barco, etc.

• Lugar en que las mercaderías deben ser entregadas.

• Condiciones de pago: contado o cuenta corriente y descuentos

• Firma del comprador y del vendedor

Momento: se utiliza cuando el vendedor acepta la solicitud realizada por el comprador, ya sea en forma escrita o verbal, o cuando ofrece directamente las mercancías por medio de corredores o viajantes de comercio en cuyo caso no existe solicitud previa.

Modo: el vendedor emite la nota de venta en original y una copia, completa todos los datos, envía el duplicado al comprador y conserva en su poder original constancia de la venta efectuada para planificar las entregas y realizar el control.

Cuando las ventas son realizadas por medio de corredores o viajantes la nota de venta se emite en original y dos copias; el original para el vendedor, una copia para el comprador y otra copia para el corredor o viajante como prueba de la venta realizada y para controlar con la comisión liquidada por la empresa.

¿Qué representan?

Originales: las ventas realizadas y tienen todos el mismo membrete.

Duplicado: las compras efectuadas y tienen distintos membretes.

Importancia.

Obliga al vendedor a entregar las mercaderías de acuerdo con lo pactado; y al comprador a recibir las mercaderías y luego pagar.

NOTA DE REMISIÓN O REMITO

Es el comprobante que acompaña la entrega de mercaderías otras cosas muebles.

DEBE CONTENER LOS SIGUIENTES DATOS:

• Membrete de la empresa vendedora.

• Nº de comprobante

• Fecha de emisión

• Nombre y domicilio del comprador

• Cantidad y descripción de las mercaderías que se remiten.

• Nº de la orden de compra o nota de venta que da lugar al envío.

• Lugar de entrega

• Despachada por: ferrocarril, camión, barco, etc.

• Firma: la persona que recibe las mercancías.

Su uso

Momento:

Se usa cuando el vendedor remite al comprador las mercaderías.

Modo:

Vendedor: Confecciona el remito en original y una o más copias sobre la base de la nota de venta o pedido entregándolos junto con las mercaderías al repartidor.

Repartidor: Recibe las mercaderías con el original del remito y una copia para ser entregadas al comprador.

Comprador: Recibe las mercaderías y el remito, controla, firma conforme en el duplicado y conserva en su poder el original.

Vendedor: Recibe el duplicado firmado por el comprador y lo archiva provisionalmente.

¿Qué representan?

Originales: las mercaderías recibidas, y tienen distintos membretes.

Duplicados: las pruebas de las mercaderías entregadas, todos tienen el mismo membrete.

Importancia

Vendedor: Para controlar la salida de las mercaderías.

Probar la entrega de las mercaderías al comprador.

Confeccionar la factura o boleta de venta al contado.

Comprador: Controlar calidad y cantidad de las mercaderías que recibe.

Confrontar con la factura o boleta de venta al contado.

FACTURA

Es el comprobante que el vendedor envía al comprador donde le comunica lo que debe por las mercancías entregadas.

Debe contener los siguientes datos:

• Membrete de la empresa vendedora.

• Nº de comprobante

• Feche de emisión

• La expresión: “debe”

• Nombre y domicilio del comprador

• Cantidad, descripción, precio unitario y precio total de los artículos vendidos.

• Condiciones de pago: plazo y descuentos.

• Importe neto a pagar

• Despachada por: ferrocarril, camión, etc.

• Nº de nota de venta o pedido y nº de remito

NOTA DE DÉBITO

Es el documento por el cual un comerciante le notifica a su cliente que ha debitado en su cuenta un importe determinado por conceptos que en ella especifica.

Motivos por los cuales puede ser emitida:

ð Por el pago de fletes, por cuenta del cliente.

ð Para cargar intereses y sellados.

ð Para debitar comisiones y gastos bancarios a cargo del cliente.

ð Cualquier otro debito a cargo del cliente.

ð Para rectificar importes facturados de menos.

Los requisitos que debe contener son los siguientes:

ð Membrete con el nombre y dirección del comprador.

ð Lugar y fecha de emisión.

ð Nombre y domicilio del cliente.

ð Detalle del motivo por el cual se emite.

ð Importe que se debita.

La nota de debito, por extensión, también puede ser emitida por motivos no incluidos en la operación de compra-venta y, por lo tanto, no es un documento exclusivo del vendedor.

NOTA DE CREDITO

Es el documento por el cual un comerciante le notifica a su cliente que ha acreditado en su cuenta un importe determinado por conceptos que en ella le especifica.

Motivos por los cuales puede emitirse una nota de crédito:

• Devolución de mercaderías o efectos vendidos.

• Bonificaciones o rebajas sobre los importes facturados.

• Descuentos por pronto pago no deducidos en los recibos de pago.

• Importes facturados de mas, por errores de calculo o cualquier otro motivo.

La nota de crédito, por extensión, también puede ser emitida por motivos no incluidos en la operación de compra-venta y, por lo tanto, no es un documento de emisión exclusiva por parte del vendedor.

RESUMEN DE CUENTA

A los fines de proceder a la cancelación de la compra-venta a plazo los compradores suelen exigir a sus vendedores la emisión de un RESUMEN DE CUENTA, que tiene por objeto detallar todas las facturas emitidas por estos últimos, así como también los pagos realizados por aquellos ya sea en materia de anticipos o pagos de facturas determinadas.

En realidad, el RESUMEN DE CUENTA no es otra cosa que el fiel reflejo de la cuenta corriente que el vendedor ha abierto al comprador en su propia contabilidad.

Deberá contener los siguientes datos:

• Membrete con el nombre y domicilio del comerciante que lo emite.

• Nombre y domicilio del cliente.

• Fecha hasta la cual se confecciona el resumen.

• Saldo anterior, si lo hubiere.

• Fecha, referencia del documento comercial e importe que motiva los débitos y créditos al cliente.

• Nuevo saldo, que pasara al próximo resumen mensual, salvo cancelación parcial o total del mismo.

Ventajas de la emisión del resumen de cuentas:

Para el comprador, permite controlar los movimientos y el saldo que arroja el resumen de cuenta con el de sus propios libros.

Para el vendedor, a demás de facilitarle a sus clientes el cotejo de sus cuentas, le permite conocer el estado de las mismas a los efectos de formular las correspondientes reclamaciones de pago.

Características de la Factura A:

En esa forma las facturas A permiten discriminar el impuesto que se aplica sobre dicha venta en el cual se factura en forma simultanea en base al precio de la misma.

Dicho importe constituye un CREDITO FISCAL para el comprador y un DEBITO FISCAL para el vendedor.

Mensualmente se debe efectuar la liquidación del I.V.A que consiste en compensar los débitos y créditos fiscales de cada mes.

En caso de los débitos fiscales sean mayores que los créditos fiscales se deberá abonar dicho monto a la D.G.I. Si, en cambio, los créditos fiscales superan a los débitos fiscales quedara un saldo a favor del contribuyente, que será compensado en el próximo mes.

Características de la factura B:

Las facturas B son emitidas por los responsables inscriptos.

Cuando dicha factura B es emitida a un responsable no inscripto se recarga el impuesto (actualmente del 21% sobre la venta efectuada) con un 50% mas eximiendo a éste con dicho pago de realizar una declaración posterior.

Vales o Tickets:

Para los casos que la venta se formalice mediante la entrega de Tickets de máquinas registradoras, los mismos deben contener iguales exigencias que las establecidas para la factura, por lo cual sus expendedores deben resolver la impresión de todos los datos exigidos en todo vale o ticket que respalde una venta al contado.

RECIBOS

El comprobante por medio del cual se documenta la cancelación de una factura, llamado comúnmente recibo se encuentra comprendido dentro de las normas de facturación mencionadas y, por lo tanto, su emisión debe ser realizada en fórmulas con características similares a las que hemos visto para las facturas.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Las organizaciones cuentan con registros de proveedores en los que constan su razón social, tipo de bienes que comercializa, y otros datos de interés para la empresa. Son elegidos n virtus de su grado de seriedad comercial, competencia técnica, confiabilidad y solvencia. Cuando se los convoca, su contestación, según la magnitud de la compra, puede ser exigida de la siguiente forma:

• Presupuesto entregado en sobre cerrado.

• Presupuesto entregado a mano.

• Presupuesto telefónico.

• Entrega de lista de precios.

COMUNICACIÓN INTERNA

En el interior de una empresa la comunicación produce una serie de beneficios que se concretan en una mayor agilidad de las operaciones, en un mejor estado de ánimo general, en una superior actitud o disposición para el trabajo y en la eliminación de errores costosos. Por el contrario, la mala comunicación en la gestión de la empresa causa una distribución desequilibrada de las tareas, crecientes suspicacias y desconfianzas del personal y el deterioro gradual del espíritu de cooperación, tan imprescindible en cualquier equipo de trabajo.

Esto es aún más peligroso cuando ocurre en los altos niveles de la empresa, ya que como pueden los directivos informar a sus subordinados de una manera correcta si ellos mismos no lo están.

COMUNICACIÓN EXTERNA

La comunicación son los terceros interesados es tan importante como la interna, ya que para mantenerse en un mercado competitivo, la empresa ha de sostener una comunicación efectiva con clientes, comunidades, proveedores y otros grupos externos de la misma.

PROCESOS DE TRANSPORTE RECEPCIÓN Y ENTREGA

El transporte constituye una actividad fundamental para la existencia y el desarrollo del comercio. Sin esos medios de comunicación no sería posible el comercio entre distintas regiones y países. Aún dentro de una misma localidad son necesarios los medios de transporte para la realización de las operaciones mercantiles.

Clasificación de los transportes

Los transportes modernos pueden clasificarse según distintos atributos, de los cuales los más importantes, en nuestra opinión, son los siguientes:

Vía utilizada.

• Acuáticos

• Terrestres

• Aéreos

Medio o vehículo.

• Ferrocarriles

• Automotores

• Embarcaciones

• Aeronaves

Objeto de transporte.

• Personas

• Cosas

Sistema de explotación.

• Público

• Privado

• Mixto

Territorios comprendidos por los medios de transporte.

• Locales

• Nacionales

• Internacionales

PARÁMETROS DE DECISIÓN

• Elementos que intervienen en una decisión.

Toda decisión implica una serie de elementos:

El objetivo al alcanzar y la situación actual.

La información que es el comienzo del proceso de decisión.

Las restricciones propias de la organización. Ejemplo: no es posible programar el aumento de la producción en dos meses porque no hay suficiente capacidad y no es posible aumentarla en tan poco tiempo.

Las diferentes variables existentes.

Las diferentes alternativas que permiten llegar al objetivo (son variables que se pueden controlar).

Las consecuencias que son producidas por cada una de las alternativas propuestas.

El criterio utilizado para seleccionar la mejor alternativa.

La persona que decide (porque aplica sus propios valores).

• Elementos fácticos y valorativos de la decisión.

Todo proceso de decisión tiene en sí elementos fácticos y valorativos:

Elementos fácticos: son los elementos o hechos concretos los cuales pueden comprobarse con la realidad. Se toman en cuenta propiedades qu tienen los seres o cosas, en la realidad, con prescindiendo de nuestras preferencias.

Elementos valorativos: es la forma como valora el sujeto a los seres o cosas. Son subjetivos y pueden ser diferntes de acuerdo con las prioridades de cada persona.

Podemos discutir racionalmente los elementos fácticos de una decisión pero no los valorativos.

La totalidad del contexto en que debe tomar una decisión no es percibida correctamente por el ser humano. Al encontrarse condicionado por su particular visión de vida solo puede percibir una parte del mismo

Toma lo más importante del contexto y lo simplifica.

Tal vez no abarque la totalidad del problema pero tratará de encontrar el mejor camino probable.

• Variantes relevantes en la toma de decisiones

Tipo de variable:

Indpendientes: no dependen de otros. Ejemplo: tipos de combustibles que puedo usar en mi automóvil.

Dependientes: porque dependen o son el resultado de las primeras. Ejemplo: costo del kilometraje recorrido en

función del combustible utilizado.

Controlables: variables que pueden ser manejadas por la organización.

No controlables: son variables que no pueden ser manejadas por la organización.

Endógenas: se producen dentro de la organización: costos, la forma de trabajar, de remunerar al personal. Son variables controlables.

Exógenas: están en el entorno que rodea a la organización: sociales, económicas, políticas, etc. Son variables no controlables.

GESTIÓN DE INVENTARIOS

Para la gestión de inventarios existe una regla que permite administrar eficazmente los inventarios, por lo cual se ha tratado de definir distintos niveles del mismo.

Niveles de inventario: representan los límites máximo y mínimo de las cantidades a almacenar.

Inventario activo: formados por los productos cuyas existencias varían constantemente como consecuencia de los ingresos y egresos que se producen de los mismos.

Nivel de servicio:se refiere a la intensidad con la cual la empresa desea satisfacer la demanda, el cual puede concebirse como:

• La relación entre el número de unidades ofrecidas y el demandado.

• La relación entre el número de clientes que han comprado el producto y los que lo han demandado.

DEPÓSITO

Estos pueden ser hechos por una o varias personas. Si el titular del depósito es un solo individuo, el mismo está realizado a la orden individual.

Si el depósito pertenece a dos o más personas, debe indicarse quienes son las que pueden firmar al retiro de los fondos.

Existen dos formas de hacerlo:

Orden conjunta: en el documento de extracción de dinero deben figurar las dos firmas para que el banco entregue los fondos,

Orden recíproca: pueden figurar una firma u otra en el documento de extracción de dinero para que el banco entregue los fondos.

Depósitos bancarios: entre los múltiples funciones que cumplen los bancos, puede destacarse la recepción de depósitos de dinero y valores, realizados por sus clientes.

COSTOS FINANCIEROS

Abarcan los gastos vinculados con la obtención de capitales complementarios para la gestión de la empresa.

Comprende rubros tales como:

• Intereses sobre hipotecas.

• Intereses sobre documentos de crédito.

• Intereses sobre obligaciones emitidas.

• Descuento por pronto pago concedidos a clientes.

• Gastos de créditos y cobranzas.

• Pérdidas por incobrables.

COSTOS DE OPORTUNIDAD

La actividad económica puede resumirse en la tarea de asignar recursos limitados a usos alternativos, con algún propósito definido.

Por actividad económica debe entenderse a la actividad económica general, a la dirección de empresas y a la conducta de los consumidores.

Desde este punto de vista, el costo asociado a un acto cualquiera debería medirse en términos de los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Para ello se recurre al concepto de costo de oportunidad, que define el costo de destinar un recurso a un uso particular como el producto que ese recurso seria capaz de generar en otros usos alternativos. Así, por ejemplo, si con una cierta cantidad de un recurso puede producirse 20 unidades del producto A, o 10 unidades de B, se dice que el costo de una unidad de A es igual a media de B.

VALUACIÓN DE EXISTENCIAS

Uno de los aspectos más importante de la contabilidad consiste en la correcta valorización de la existencias de mercadería, como así también de todos aquellos bienes de igual naturaleza económica (materiales varios, productos en proceso, productos elaborados, etc.) y que se agrupan bajo la común denominación de bienes de cambio.

Ello tiene especial significación por cuanto los valores unitarios de compra o costo de producción de tales bienes son distintos de los de su venta o aplicación, por lo tanto, es necesario adoptar un método de valorización que responda a la realidad económica y permita la obtención de resultados que sean representativos de una verdadera ganancia o pérdida.

Para ello puede recurrirse a tres procedimientos conocidos como FIFO, LIFO o Precio Promedio, los cuales pueden ser aplicados en cada operación que se realice (sistema perpetuo) o en oportunidad de proceder a la realización de estados contables o informaciones conducentes a conocer la situación económica patronal de la empresa (sistema periódico).