Tema 1: Gestión de compra

1. Introducción al aprovisionamiento

1.1. Función de compra

Organigrama

Pirámide de poder

1.2. Objetivos del aprovisionamiento

1.3. Objetivos de la compra

2. Ciclo de la compra

2.1. Tipos de empresa

2.2. Operaciones

2.3. Almacenamiento

2.4. Recepción de la documentación

2.5. Selección del proveedor

3. Conceptos de la compra

3.1. Aspectos contables de la compra

3.2. Seguimiento de la oferta y la demanda

3.3. Realización del pedido

1. introducción al aprovisionamiento

La gestión de la empresa esta compuesta por una serie de funciones que son necesarias para coordinar su gestión, y para que actúe de una forma eficaz y eficiente.

El aprovisionamiento tiene como función distribuir y contribuir a los objetivos comunes de la empresa, a través de los materiales que ésta necesita para su producción, en las mejores condiciones y con el menor costo posible, estableciendo líneas de coordinación con los demás departamentos de la empresa, los cuales previamente se les ha debido fijar y definir cual es su función en la empresa.

Función empresa ! elementos ! objetivos ! máx beneficio y min coste

Toda empresa tiene una función, que debe ser eficiente y eficaz. Esta función tiene unos objetivos, que son comprar y vender. La compra y la venta que se realizan, se desarrollan en un mercado. Una vez comprado, se fabrica para vender. Para todo este proceso, la empresa necesita de unos recursos, que son: captación de personal, captación de capital y tecnología.

Función ! Objetivos ! Mercado

Eficiente y eficaz Comprar y vender Elaboración

Recursos

1.1. Función de la compra

La función primordial de la empresa es poder producir para vender. Esto se obtiene por medio de diferentes recursos:

Financieros ! captación de capital ! propio y ajeno

Recursos ! Humanos ! captación de personal

Tecnológicos ! maquinaria y elementos

Recursos financieros:

• Capital propio: Autofinanciación (queda dentro de la empresa, lo que se gana se reinvierte).

• Capital ajeno: créditos y prestamos.

Crédito: Es un préstamo que se recibe de entidades bancarias o financieras. Es una cantidad dada en efectivo, pero que no se saca al momento, sino que se dosifica, y se devuelve al cabo de un tiempo con unos intereses; ese tiempo recibe el nombre de vencimiento. Durante el tiempo dado, de la cuenta de crédito, se va sacando dinero o ingresando. Es decir, se va decrementando o incrementando.

Préstamo: Concesión por parte de una entidad financiera o bancaria de una cantidad de efectivo íntegramente, que se ha de devolver al cabo de un tiempo, con unos intereses.

Capital prestado + intereses = montante

Función de la empresa: Eficaz y eficiente.

• Eficacia: para que una empresa sea eficaz, debe emplear sus recursos obteniendo el máximo beneficio con el mínimo coste.

• Eficiencia: consiste en que cada elemento que componga la empresa actúe sin entorpecer a los demás elementos.

Para que la empresa realice sus funciones con el fin de obtener el objetivo fijado, se deben de conjugar esto dos elementos.

La empresa tiene que estar organizada, es decir, que cada elemento realice su función que se le ha encomendado, con lo cual, ésta se divide en departamentos. El conjunto de departamentos forma el organigrama.

Organigrama: Concepto, función y representación

El organigrama es la representación gráfica o lineal de la estructura de la empresa. El organigrama puede representar las funciones o las cargas de la empresa.

Pirámide de poder

Todo organigrama tiene una estructura piramidal, donde se aprecia la representación jerárquica de la empresa.

La jerarquía viene representada por tres elementos:

Órganos dirigentes o directivos: dicen lo que hay que hacer.

Órganos intermedios: dicen como hay que hacerlo.

Mano de obra: hacen ese trabajo.

1.2. Objetivos del aprovisionamiento

Son los objetivos a alcanzar por la empresa con las mejores condiciones económicas.

Bien

Conceptos económicos Coste

Gasto

Dentro de los objetivos de una buena política de aprovisionamiento tenemos:

Minimizar la inversión en el inventario. Que el coste de la mercancía almacenada sea el mínimo.

Bien: Todo elemento tangible o intangible, que es escaso y útil. A los bienes intangibles, se les denomina servicios (guaguas, médicos, abogados…).

Coste: Es el valor que tiene un producto o servicio. Es decir, el precio final de ese producto o servicio.

Gasto: Todo aquel valor monetario que esta directamente relacionado con el bien y que hace que se incremente el producto o el servicio.

Inventario: El primer balance que hace la empresa se llama balance-inventario. En él se pone todo lo que posee la empresa.

Reducción al máximo los costes de almacenamiento.

Minimizar las perdidas por obsolescencia (perdida de valor de un bien que por imperativos de la tecnología queda en desuso, pero que tiene utilidad) y por artículos perecederos (comida,…) y por mermas (evaporaciones de agua: pieles, grano…).

Conseguir un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros para su venta.

Dodotis (20 paquetes min)

Almacenamiento criterio máximo Condones (30 paquetes min)

Criterio mínimo vacunas gripe (2 unidades max)

Mantener un transporte eficiente para realizar las actividades de despacho y recibo.

Estos objetivos no pueden cumplirse al mismo tiempo y se pueden dar conflictos, de ahí la necesidad de buscar un equilibrio y minimizar los diferentes costes asociados con cada uno de ellos.

1.3. Objetivos de la compra

El departamento de compras es el encargado de recibir las solicitudes, de los materiales, de buscar proveedores y de realizar las gestiones oportunas.

Para realizar los objetivos anteriores es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:

Calidad de los productos, materiales y servicios: Los materiales y los productos han de ser adecuados para los fines a los que se ha de dedicar.

Los servicios deben de cumplir las exigencias para los que han sido contratados.

Plazo de recepción: Ha de ser el oportuno para que estén disponibles cuando éstos se necesiten.

Relación calidad-precio: será en función del departamento de compras encontrar al proveedor que ofrezca éste binomio.

En toda compra se ha de tener presente los productos que puedan sufrir la obsolescencia.

2. Ciclo de la compra

2.1. Tipos de empresas

Antes de analizar los ciclos de la compra, vamos a analizar los diferentes tipos de empresas atendiendo a:

2.1.1. Tipos de empresas según su actividad

Empresas industriales: Se dedican a extraer o fabricar determinados productos.

Empresas extractivas: Extraen los bienes de la naturaleza (empresas mineras, pesqueras,…).

Empresas semitransformadoras: En las cuales utilizando un bien sin elaborar, tras un proceso de transformación, obtienen un bien que tiene una utilidad determinada.

Empresas transformadoras: Utilizando un bien sin elaborar o semielaborado, obtienen un bien terminado.

Empresas comerciales: Venden el producto terminado. Estas empresas tienen un almacén y realizan el proceso de almacenamiento en función de máximo y mínimo.

Empresas de servicios: Son aquellas que comercian con bienes inmateriales o de servicio (empresas bancarias, empresas aéreas, abogados, profesores…).

Tanto las empresas industriales como las comerciales tienen un proceso de almacenaje, es decir, un almacén.

Las empresas de servicio carecen de almacenamiento propio, pero pueden tener un almacén adicional. Esto quiere decir, que ellas no producen nada tangible, pero almacenan otras cosas de otras empresas. (Ej: en una agencia de viajes puede haber un almacén para guardar folletos, papel, tinta de impresora…).

2.1.2. Tipos de empresas según su volumen

Las empresas se clasifican en:

Pequeñas empresas

Medianas empresas

Grandes empresas

2.1.3. Tipos de empresas según el tipo de contabilización de los hechos contables

Contabilidad analítica o de explotación: La finalidad es el cálculo del coste del producto. También se llama contabilidad interna.

Contabilidad financiera: Se dedica a contabilizar los hechos contables para obtener un resultado. También se llama contabilidad externa.

Las empresas industriales tienen como fundamento la contabilidad interna (analítica) y externa (financiera), ya que también tienen trato con los proveedores y clientes. Una vez hecho el cálculo interno del coste del producto, hay que añadir el gasto de la contabilidad externa.

Las empresas comerciales y de servicios solo se fundamentan en la externa (financiera).

2.2. Relaciones de empresa. Operaciones.

La empresa tiene unas relaciones internas y unas relaciones externas.

2.2.1. Proceso externo

La relación externa de la empresa es aquella que realiza la empresa con su entorno exterior. Consiste en:

• Elección del proveedor.

• Realización del pedido.

• Directo: El proveedor (comercial, representante…) va a la empresa a tomar nota del pedido.

• Propuesta de pedido: Realización del pedido pero no de forma firme.

• En firme: Pedido en donde ya se conocen las mercancías.

• Recepción de mercancías en almacén.

• Documentación de compra.

• Albarán.

• Factura.

• Documento de pago.

2.2.2. Proceso interno

La relación interna trata todo el proceso que ocurre en el interior de la empresa, desde que recibe el producto hasta que lo saca. Es decir, abarca su entorno empresarial, y consiste en:

• Análisis de sus necesidades.

• Estudio de las propuestas de los proveedores.

• Cotejar lo recibido con lo pedido.

• Realizar las reclamaciones por las anomalías en el pedido.

• Proceder a registrar administrativamente la mercancía por medio de la ficha de almacenamiento.

• Proceder a registrar contablemente.

2.3. El almacenamiento

Cuando la empresa recibe el pedido, se procede a su almacenamiento, que consta de dos etapas:

Recepción de la mercancía: Consiste en recoger físicamente la mercancía y depositarla en el almacén.

Proceso administrativo: Tiene dos etapas.

Cotejar lo recibido con lo pedido (recuento manual).

Se toma la carta de pedido y se coteja con el albarán.

Se coteja la mercancía con el albaran.

Registrar por medio de la ficha de almacén.

La ficha de almacén figura al reponer la mercancía y controla el máx y min de mercancías que hay que tener.

Los criterios para cumplimentarla son:

- P.M.P.: Precio medio ponderado

- L.I.F.O.: Última entrada, primera salida

- F.I.F.O.: Primera entrada, primera salida

- N.I.F.O.: Próxima entrada, primera salida

- P.M.S.: Precio medio estándar

Estos criterios son los que nos informan de a cuanto ha entrado el producto y cual es el valor de la existencia al final.

Los datos de los criterios son fundamentales para hacer el balance de entradas y salidas.

Media ponderada: (p=precio; c=cantidad)

Antes de tomar la decisión de que se va a comprar, hay que plantear las necesidades que tienen la empresa, ya que estas pueden afectar al proceso productivo.

Ante esto, la empresa debe hacerse tres preguntas:

¿Qué se compra?

Será la colectividad la que demande lo que hay que comprar.

La empresa tendrá que ver las necesidades de la colectividad por medio de un estudio de mercado, en el que nos indique lo que hay que comprar.

¿Cuánto se compra?

Será la colectividad lo que dice cuanto se compra, de acuerdo al nivel monetario (valor adquisitivo), gastos y expectativas de compra.

¿Cuándo se compra?

Depende del poder adquisitivo de la empresa y de los criterios de stock que tenga.

De nuevo tenemos que volver a diferenciar los tipos de suministradores en función de nuestras necesidades. Pues hay que tener en cuenta que las características de los servicios y los productos varían en función de los tipos de proveedores y de empresas.

Si los suministradores son industriales se pondrá más énfasis en los aspectos técnicos, asistencia técnica y en la atención que proporciona el proveedor, en los costes y en su financiación.

Si los suministradores son comerciales, se tendrá en cuenta la calidad del producto y la prontitud al servir la mercancía.

• Empresas industriales:

• Aspecto técnico: Reparación y asistencia técnica de la maquinaria (necesaria para producir ese bien).

• Coste: Hace referencia al valor final del producto (el bien que vamos a producir). ! Contabilidad analítica o de explotación.

• Financiación: Prestamos, Leasing (alquiler u opción de compra)

• Empresas comerciales:

• Calidad del producto

• Prontitud al servir la mercancía

2.4. Recepción de la documentación

Una vez recibido el albarán con la mercancía confeccionado por el proveedor, como justificante de haber recibido la mercancía y de haber sido entregada por el transportista se procederá a registrar la mercancía en la forma que la empresa haya decidido.

Este albarán será archivado para después cotejarlo con la factura.

Albarán ! Sólo es un impreso. No tiene valor probatorio ni jurídico.

Factura ! Tiene valor probatorio y jurídico, es un justificante de lo que hemos comprado y de lo que el proveedor ha vendido.

Documento de pago (letras) ! Tiene valor probatorio y jurídico.

2.5. Selección del proveedor

Tras el análisis de las ofertas recibidas por los proveedores, es esencial valorar al proveedor que nos va a suministrar la mercancía.

A la hora de tomar la decisión lo que habremos tenido en cuenta y lo que habremos valorado será:

Reputación del proveedor

Condiciones financieras

Plazo de financiación (cuando el cliente tiene que pagar al proveedor).

Descuentos

Bonificaciones y rappels (descuentos por volumen de pedido)

Forma de realización el transporte

Seguros

Otros elementos

Plazo de entrega

Servicios técnicos

Asistencia post-venta

3. Conceptos de la compra

3.1. Aspectos contables de la compra.

3.1.1. Elementos que intervienen en la compra

Importe de la compra/venta ( p " c) ! I.C. (ó Imp. Bruto = I.B.)

Descuento (Dto.)

Directo (%) - Se le hace al artículo en concreto (en línea)

Comercial - Aquel que a la hora de contabilizar, se hace por menor importe en la cantidad (la cantidad que se descuenta no se contabiliza).

Por pronto pago (P.P.) - Su tratamiento contable es diferente. La cantidad que se descuenta, sí se contabiliza (pq es un beneficio).

Importe Neto (I.N.) y Base Imponible (B.I.)

Importe neto de la compra/venta: (I.C. - Dto) Es la diferencia del importe de la compra y del descuento. Si no hay mas gastos de por medio, entonces coincide con la base imponible.

Base Imponible: (I.C. - Dto + Gastos). Es la suma del Importe neto y de los gastos. También es la cuota a partir de la cual se calculan los impuestos (t%) - I.G.I.C. ó I.V.A.

Si no hay Dto ! I.C. ó I.B. = I.N.

Si no hay Gastos ! I. N. = B. I.

Gastos

En una factura puede haber gastos que sean imputables a la B.I., es decir, que forman parte de ella. ! Antes de calcular la B.I. hay que sumar esos gastos al I.N.

Gastos por transporte

Lo puede realizar la propia empresa con sus propios medios ! incrementa el importe de la factura ! no se contabiliza ! forma parte de la B.I.

Lo realiza otra empresa ! va al final de la factura ! no forma parte de la factura ni de la B.I. ! Se entrega con Factura de Transporte y Nota de Gastos. (La nota de gastos es para justificar que el proveedor ha sacado dinero de la caja para pagar el transporte.)

El cliente solicita al proveedor o directamente a una empresa que le transporte la compra. El proveedor paga al transportista y se queda con el original de la factura; al cliente le da la copia cuando le pague. El proveedor deduce impuestos con la factura, ya que ha sido el que ha corrido con los gastos.

El cliente contrata al transportista independientemente del proveedor ! esto no va en factura.

Seguros

Está exento de impuestos si no forma parte la B.I. de la factura. Lo normal es que vaya al final de la factura, aunque hay excepciones en las que el proveedor lo incluye.

Seguro por transporte: puede incluirlo el proveedor o contratarlo el cliente a otra empresa o mediante el proveedor.

Seguro de mercancía: puede incluirlo el proveedor o contratarlo el cliente a otra empresa o mediante el proveedor.

Envases y embalajes

Siempre forma parte de la B.I. (aunque hay excepciones).

A retornar: Factura de rectificación. El proveedor me devuelve el importe más el impuesto.

A no retornar

3.1.2. Veamos como se calcula una factura:

I.C. = Importe de la compra

I.T.C. = Importe total de la compra

I.B. = Importe bruto

I.N. = Importe neto

I.T.F. = Importe total de la factura

B.I. = Base imponible

Importe de la compra (I.C. = I.B.)	 p " c
- Descuento	…
Importe neto (I.N.)	…
+ Gastos	…
Base imponible (B.I.)	…
+ t% (I.G.I.C. ó I.V.A.)	…
Importe total factura (I.T.F.)1	…
+ Gastos (fuera de B.I.)	…
Importe total factura (I.T.F.)2	…

Otra forma de verlo:

 p " c - Dto. + gastos = B.I. + t% = I.T.F. (1)

I.B. = I.N. si no hay Dto. (el I.B. es el I.C.)

I.B. ó I.N. + gastos = B.I.

B.I. + t% + gastos = I.T.F. (2)

Factura de transporte:

Portes: El precio del transporte sin seguro ni tasas.

Total Portes: Portes + Seguro + Tasa.

Portes debidos: El empresario lo paga cuando llegue el transporte.

Portes pagados: El empresario ya ha pagado el transporte.

Remitente: Quien envía la mercancía.

Consignatario: Quién recibe la mercancía. Aquí aparece:

El proveedor, cuando por cuenta del cliente, contrata el transporte para enviar la mercancía.

El cliente, cuando el cliente contrata el transporte.

I.T.T.= 28 € (IGIC 5% incluido)

¿Cuánto son los portes? ¿Cuánto el porcentaje?

x + 0,05"x = 28 ! x = 26,67 €

IGIC = 28 - 26,67 = 1,33 €

Prorrateo de facturas: Reparto proporcional.

A menudo nos encontramos que en una factura aparecen diferentes conceptos: descuento, embalajes, seguros, etc. Son gastos que encarecen la compra y por tanto, hay que tomarlos en cuenta para hacer el prorrateo. Son comunes a los importes de todos los artículos, por lo que tendremos que repartirlos proporcionalmente ente todos ellos.

El reparto proporcional lo hacemos mediante una formula, que esta representada por la letra K.

K= cte que hay que repartir entre cada uno de los elementos de la factura.

3.2. Seguimiento de la oferta y la demanda

Es aconsejable marcar un plazo máximo para la constatación de las ofertas en función del suministro, ya que los pedidos se realizarán a partir de la demanda.

La forma más usual consiste en disponer de una ficha por artículo, de esta forma se conocerá cuál es el grado de renovación del mencionado artículo o artículos.

Si el proceso es manual se colocarán las fichas en un fichero que tenga 12 divisiones, una por cada mes. En cada día se encontraran tantas fichas como pedidos se realicen.

Sí el proceso es informático se agilizará extraordinariamente el seguimiento ya, que la actualización de las fichas y datos se realizará de forma automática.

3.3. Realización de pedido

Una vez elegida la oferta y el proveedor, se realiza el pedido en firme, teniendo en cuenta que éste, es una solicitud de compra y a veces un contrato de compra-venta de productos o servicios, en los que se debe procurar que figuren todos aquellos puntos de interés que se hayan contratado.

Después de recibir la mercadería, esta debe de pasar una serie de controles para comprobar, tanto física, como administrativamente que cumple con las condiciones acordadas en el pedido.

Para ciertas mercancías y proveedores se citan algunos atributos a evaluar:

Reputación general del proveedor. Su seriedad y comercialización.

Condiciones de financiación.

Flexibilidad del suministro para adaptarse a las condiciones de la empresa.

Experiencia del suministrador en otras empresas.

En las empresas industriales la atención del servicio técnico y los repuestos.

Confianza en el vendedor.

Comodidad en el suministro de los pedidos.

Datos sobre la adecuación del pedido.

El precio.

Formación ofrecida por el suministro.

Formación ofrecida por el proveedor para determinados bienes o productos industriales.

Seriedad en los puntos de entrega.

Servicios post-venta.

Esquema de seguimiento de la Oferta-Demanda-Pedido:

Créditos: Es la concesión por parte de una entidad financiera de un determinado efectivo que va a ser utilizado a lo largo de un determinado tiempo. En todo crédito hay un vencimiento, tras el cual hay que devolver el capital más los intereses que recibe el nombre de montante.

Préstamo: Es la concesión por parte de un entidad financiera de una cierta cantidad de efectivo y que se concede íntegramente y que se dispone de todo el capital. Existe un vencimiento que tras el cual hay que devolver el capital más los intereses que recibe el nombre de montante.

Gestión de aprovisionamiento (GSI) Tema 1: Gestión de compra

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Administración y Finanzas

Trabajo intelectual se decrementa y el manual se incrementa.

Trabajo intelectual se incrementa y el manual se decrementa.

Ejecutantes o mano de obra

Órganos

Intermedios

Órganos

Directivos

OFERTA

Proveedor

Comprador

DEMANDA

PEDIDO

Compra

Empresa

Registro

Administrativo

Contable

Almacén

FICHA

Criterio máx.

Criterio min.

Sistema

LIFO

FIFO

Por carta de pedido

Directamente

Nos la da

Nos la da

Se establece

se

Llega

a la

Se

hace

Por

medio

Y todo

va

Se registra por medio de

según

O por

Que

son

Se hace