UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“SIMON RODRÍGUEZ”

CONVENIO IUTIRLA-UNESR

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION MENCIÓN

RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

NUCLEO BOLIVAR

ANALISIS DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL GASTO PRESUPUESTARIO DEL INSTITUTOAUTONOMO DE

POLICIA DEL ESTADO BOLIVAR (IPOLBOLIVAR),

PERIODO FISCAL 2003-2004.

CIUDAD BOLIVAR DEL 2005.

INTRODUCCION.

El presente trabajo tuvo como propósito principal analizar la gestión administrativa del gasto presupuestario del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), durante el periodo fiscal 2003-2004.

Para abordar esta situación se procedió a utilizar el esquema investigacional hipotético deductivo; de allí que se estructuro en los cinco correspondientes, comenzando con el Capitulo I, con todos sus elementos, es decir, El Problema con el Planteamiento del Problema, descripción y formulación respectiva, estableciendo los objetivos, uno general y los específicos, seguidamente se plasmó la justificación con las relevancias del caso y las limitaciones y alcance del problema.

En el Capitulo II, se desarrolló el Marco Teórico, con los antecedentes relacionados con la investigación, cuyos resultados apoyaron el propósito de este estudio; posteriormente se elaboró una perspectiva teórico que fundamento esta investigación con las variables objetivos de estudio, a saber, la gestión administrativa y el gasto presupuestario, bajo los enfoques de vanguardia establecidos en la actualidad. Igualmente se presentó la fundamentación legal que complementó y dio forma sólida a la estructura teórico de la investigación.

El Capitulo III, corresponde al Marco Metodológico, se explico detalladamente, el tipo y diseño de la investigación; ambos en el nivel descriptivo, en correspondencia con el propósito y/u objetivos de la misma. Posteriormente se detalló la población y la muestra; la cual correspondió aun total de seis (6) personas dependiente del Departamento de Planificación y Presupuesto de este Instituto. Así como el sistema de variables y su respectiva operacionalización con lo que permitió elaborar el instrumento; caso particular un cuestionario tipo encuesta, estructurada en tres partes, la primera con cinco (5) preguntas cerradas de selección múltiple; la parte II con cuatro (4) preguntas de igual condición y la tercera y ultima parte con cinco (5) preguntas cerradas e igual selección, para un total de catorce (14) preguntas.

En este mismo capitulo se desarrolló la validación del instrumento; el procedimiento de codificación y tabulación de los datos, culminando con el tratamiento estadístico.

El cuarto Capitulo comprende el análisis e interpretación de los resultados que arrojo el cuestionario, presentándose en catorce (14) cuadros de distribución de frecuencia simple; estructurado en el extremo izquierdo las alternativas, en el centro las frecuencias absolutas y en el extremo derecho la relación porcentual. Culminando la investigación con las conclusiones y recomendaciones pertinentes, ajustados al análisis de los resultados y a las interrogantes del estudio.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

En la gestión administrativa se asume la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de los objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica tanto a organizaciones grandes como a pequeñas, asimismo a empresas lucrativas y no lucrativas.

La gestión administrativa brinda un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes. En el área de diseño de estructuras organizacionales eficaces, en donde se deben tomar en cuenta siempre la planeación, organización, dirección y control, los cuales son la base fundamental para que exista una buena y eficiente gestión administrativa.

Además es indudable que, de acuerdo al volumen de las actividades; medidas ya sea en el monto o cuantía de producción de una empresa o institución pública, la gestión administrativa de la misma crecerá o disminuirá, en una forma un tanto proporcional.

Si bien algunas partidas de gastos administrativos se mantendrán invariables; habrá otras que variarán en forma directamente proporcional a la producción, y otras de forma escalonada. Esto viene a recalcar la importancia de un “Presupuesto de Gastos Administrativos”, bien concebido y correctamente elaborado: Sin despilfarros, sin mezquindades y evolutivo.

El logro de estos objetivos en el mencionado presupuesto, hace imperativo que el administrador de una empresa o institución mire su gestión a la luz de los nuevos cometidos que surjan y de frente a la actualidad; ya que la función administrativa tiene por finalidad asegurar la efectividad de todas las actividades de la organización. Por otra parte, no hay que olvidarse que los gastos administrativos intervienen, y en una proporción apreciable, en la fijación del costo estándar.(Gómez Rondón, pág.11).

Cabe destacar, que el presupuesto es una formulación de resultados esperados, que se expresa en términos numéricos, para un período futuro dado. Así, los presupuestos son etapas de resultados anticipados, ya sea en términos financieros “como los presupuestos de ingreso y gastos y de capital” o no financieros “como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas o unidades de producción”. (Harold Koontz y Heinz Weihrich, 1998, pág.662).

Mediante la formulación de planes en términos numéricos y su división en partes acordes con la estructura en que se encuentra dividida la organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin pérdida de control. En otras palabras, reducir los planes a números obliga a cierta clase de orden que permite a los administradores determinar claramente qué capital será gastado por quién y dónde y qué egresos, ingresos o unidades de insumos o productos físicos implican los planes.

Por otra parte, como bien se sabe los presupuestos tanto internacionales, nacionales, estadales como los municipales están fundamentados en una serie de instrumentos legales-jurídicos que permiten un control sistemático de los ingresos y gastos que se generan en un ejercicio económico determinado.

Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año (desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre). El presupuesto es un documento que permite a los gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.

En el caso de venezolano, los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.

El presupuesto Nacional es un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la política en la asignación de recursos financieros, los mismos que rigen la administración económica y financieros en forma anual de los diversos organismos del Estado, el cual utilizan los gobiernos con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su vez una herramienta eficaz para la administración

Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto público como privados, los gastos y las funciones, y estas a su vez sirven a los propósitos múltiples que incurren en el presupuesto.

En el presupuesto del sector público se procura la definición concreta y precisa de todos los recursos y objetivos de todos los sectores que lo componen, ya que este constituye una herramienta del sistema de planificación, el cual debe concebirse como un enfoque anticipado de lo que se va a ejecutar en un período determinado, y los gastos requeridos para dicha realización o ejecución.

El sector público ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es preciso darle forma a la multitud de datos estadísticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar estas informaciones, existe un conjunto de métodos de clasificación presupuestaria única y universalmente aceptada, pues los enfoques del análisis fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los datos.

Para que se logren los objetivos establecidos en un presupuesto es necesario que todo el personal que integra la administración pública, este bien coordinado en todos los niveles. Los presupuestos públicos están relacionados con una serie de etapas que juntos forman el sistema denominado “Proceso Presupuestario”; mediante el cual se elabora, expresa, aprueba, coordina la ejecución, y se evalúa la casi totalidad de las acciones de una institución, sector o región.

Los análisis de la incidencia distributiva de la política fiscal se sustenta en la hipótesis de que los recursos asignados provocarán el impacto buscado por las políticas públicas sociales. Sin embargo, los hechos constatados en la región advierten que se puede gastar mucho y mal, de donde se deriva que el incremento del gasto social no se traduce automáticamente de la magnitud de equidad.

Para que exista impacto redistributivo del gasto social es necesario que exista mayor racionalidad en la asignación de recursos. Este se logra a través del conocimiento del presupuesto generado.

Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido.

Entre los aspectos recomendables respecto a esta observación, para el mejor funcionamiento del presupuesto están:

• Seccionar en tantas partes el Presupuesto, y asignar responsables en la función del mismo, con autoridad precisa e individual en el control y cumplimiento del Presupuesto, de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico.

• Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.

• No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.

• Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.

En el caso de este estudio, lo anteriormente pareciera no corresponderse con la gestión administrativa del gasto público del Instituto autónomo de Policía del estado Bolívar (IPOLBOLIVAR). Caso específico en la Dirección de Planificación, Presupuestos y Sistemas, cuya unidad es la encargada de realizar el control y vigilancia de la correcta imputación de los gastos a efectuarse.

Cabe señalar que la realidad de esta Dirección se caracteriza generalmente; por existir:

• Ausencia y/o desactualización de manuales, reglamentos e instructivos sobre organización y procedimientos presupuestarios.

• Ausencia de indicadores de gestión que permitan medir los índices de eficiencia, eficacias, calidad, e impacto de gestión.

• Falta de coordinación entre el personal que labora en el Departamento de Planificación y Presupuesto, para el logro de las finalidades previstas.

• Carencia de políticas en la selección, reclutamiento y contratación de Personal.

Las deficiencias que muestra la Dirección de Planificación, Presupuesto y Sistemas de esta Organización, son fuertes indicadores del comportamiento de la Administración, dando a entender que las funciones que deben desarrollarse no son las más adecuadas; debido a que se capta una débil y mal implementación de planificación, organización, dirección y control. No existiendo una jerarquización de las prioridades del Instituto que afectan de manera negativa los esfuerzos y desarrollo de la modernización de la administración pública de este Instituto.

De igual forma se puede evidenciar en esta Dirección, que se realizan gastos que se soportan con facturas que no cumplen los requisitos exigidos por la Resolución N° 3.061 del Seniat, así como imputaciones de gastos a partidas presupuestarias incorrectas. Esta situación fue el motivo que generó la formulación de las siguientes interrogantes:

¿Que gestión administrativa se lleva a cabo para la ejecución del Gasto Presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar; para el año fiscal 2003?.

¿Cuál es el control del gasto presupuestario que se instrumenta en este Instituto?.

¿Que incidencia tiene la gestión administrativa en el gasto presupuestario de este Instituto?.

1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.2.1. Objetivo General.

Analizar la Gestión Administrativa del Gasto Presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR),del periodo fiscal 2002-2003

1.2.2. Objetivos Específicos.

• Identificar que gestión administrativa se lleva a cabo para la ejecución del gasto presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR).

• Identificar que control de gasto presupuestario instrumenta la gestión administrativa en el Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR).

• Establecer la incidencia de la gestión administrativa en el gasto presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR).

1.3. JUSTIFICACION

De acuerdo a los objetivos planteados en la Investigación, se considera importante realizar un análisis de la gestión del gasto y los procedimientos que se realizan en el gasto presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), así como controlar y vigilar la ejecución del gasto que forma parte del proceso presupuestario; todo esto con la finalidad de detectar las posibles causas que inciden negativamente en el proceso administrativo, pero a su vez tomando en cuenta todos aquellos agentes que determinan la eficacia de la ejecución del presupuesto, tales como los aspectos legales, financieros y estrategias administrativas.

Considerando la importancia que representa el gasto presupuestario para las instituciones públicas, surge la necesidad de realizar auditorías, las cuales repercuten en la eficaz ejecución e imputación del gasto, argumento que destaca la imperiosa obligación de que exista coordinación entre los planes socioeconómicos formulados y lo ejecutado en la operación del año que sé esta concluyendo.

La investigación propuesta busca resaltar la importancia de la gestión administrativa del gasto presupuestario, así como su clasificación, mostrándolo como un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico, capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la integración en las diferentes áreas que tenga el sector público la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad, y la responsabilidad expresado en términos de programas establecidos para su cumplimiento en términos de una estructura claramente definidos para este proceso, así como a su vez evaluar el desempeño laboral de las personas que trabajan en el Departamento de Planificación y Presupuesto de la Institución, la cual tiene una incidencia notable en los resultados que arrojaran las auditorías.

1.4. LIMITACIONES Y ALCANCE

Limitaciones:

Los obstáculos que se presentaron durante el desarrollo de este estudio, son los propios de las investigaciones descriptivas, es decir, los resultados que se obtengan no podrán ser generalizados a otras poblaciones distintas a los estudiados en este instituto, ya que los datos no son definitivos ni concluyentes.

Desde el punto de vista práctico, el proceso de recolección de la información presentó seria dificultades , debido a lo complicado de acceder a los documentos de la Dirección de Planificación, Presupuesto y Sistemas del Instituto. Así como la poca disponibilidad de la directiva y los empleados en la practica de brindar información.

Sin embargo, estas limitantes metodológicas y de procedimientos se solventaron a lo largo del procedimiento. Por lo que se puede afirmar que no existió obstáculo de pesos para la realización de esta investigación.

Alcance:

Este estudio se dirigió a realizar un análisis de la gestión administrativa del gasto presupuestario de la Dirección de Planificación, Presupuesto y Sistemas del Instituto Autónomo de Policía del estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), para el año fiscal 2003-2004. de allí que su enfoque principal estuvo enmarcado en el área de presupuesto de la administración de este instituto.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1. Reseña Histórica de la Institución

La comandancia general de la policía, es una institución armada, de carácter civil, obediente, disciplinada técnica y profesional adscrito a la Gobernación del Estado Bolívar, pero que a partir del 17 de diciembre del año 2.002 por disposición del Consejo Legislativo del Edo. Bolívar, en uso de las atribuciones que le confiere el numeral 1 del articulo 162 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y el numeral 1 del articulo 120 de la Constitución del Edo. Bolívar, fue decretado Instituto Autónomo de Policía del Edo. Bolívar, cuyas siglas son (IPOLBOLIVAR), el cual gozará de autonomía funcional, personalidad jurídica y patrimonio propio, distinto e independiente del fisco estatal y nacional, adscrito al poder ejecutivo del estado, a través de la secretaria de seguridad ciudadana con jurisdicción, en todo el territorio del Edo. Bolívar y cuyo domicilio principal seria Ciudad Bolívar, Municipio Heres Capital del Edo. Bolívar.

Sus objetivos principales son:

• Velar por el estricto cumplimiento de las leyes.

Mantenimiento del orden publico, del la moralidad y buenas costumbres.

• Garantizar la seguridad e integridad de las personas y bienes y la salubridad pública, de acuerdo a expresar disposiciones legales.

• Ejecutar y hacer ejecutar las ordenes emanadas del poder ejecutivo y judicial.

Su misión radica en:

Ser una organización con autonomía financiera, administrativa y funcional, integrada a la comunidad, a través de un modelo de gerencia policial que fundamenta sus procesos en el liderazgo de la defensa comunitaria, y la utilización de los mejores recursos humanos y tecnológicos, para brindar una efectiva seguridad a la sociedad, mediante una gestión interna basada en la optimización de los servicios a su personal, y la aplicación de valores éticos y morales, conforme a los lineamientos institucionales de obediencia, subordinación y disciplina, que garanticen la creación y el desarrollo de un comportamiento de trabajo en equipos, con alto sentido de pertenencia, como garantía de funcionalidad organizacional.

Filosofía:

Se constituye en una institución esencialmente profesional, de naturaleza y carácter civil, sin militancia político partidista, organizada por el Estado Bolívar para garantizar la seguridad e integridad de las personas y sus bienes, mediante la acción comunitaria, el mantenimiento del orden público y la participación activa en el desarrollo Estadal, con estricto apego a la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, la Constitución del Estado Bolívar, los Reglamentos, Manuales de funcionamiento y demás disposiciones vigentes.

Política:

Es un Órgano de Seguridad de Ciudadana, para garantizar la paz y tranquilidad social, capacitado profesionalmente, sin militancia política activa, quien actuará bajo un régimen de disciplina especial, instituido de conformidad con la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, Constitución del Estado Bolívar y de las demás Leyes y Reglamentos vigentes, en el cumplimiento de las funciones que le son propias, estará sujeto a las instrucciones y directrices que determine el Poder Ejecutivo del Estado Bolívar,; todo esto con la finalidad de establecer y ejecutar las Políticas de Organización, funcionamiento, administración y Seguridad dentro de la Jurisdicción del Estado Bolívar, en las materias de su competencia.

Visión:

implementar medidas preventivas de control de la criminalidad, dentro de los limites establecidos por las Constituciones antes mencionadas, resguardando el respecto debido a los derechos humanos.

Fines:

• Preservar la Seguridad Ciudadana respetando los Derechos y Garantías consagrados en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela y la Constitución del Estado Bolívar.

• Garantizar el mantenimiento del orden público en toda la jurisdicción del Estado Bolívar.

• Colaborar con los órganos competentes, el control sobre el ingreso, registro, permanencia, salida y actividades de extranjeros en la jurisdicción del Estado Bolívar.

• Colaborar con los organismos Internacionales, en la prevención del delito, sin menoscabo de la soberanía Nacional y Estadal.

• Coadyuvar con la Secretaria de Seguridad Ciudadana en el establecimiento y ejecución de planes de prevención del delito conforme a la política criminal de la República y del Estado Bolívar.

• Ejercer las funciones de auxiliar de los órganos de Investigación Penal que le sean atribuidas por el Código Orgánico Procesal Penal y las demás Especiales.

Prestar servicios de protección a personas en circunstancias especiales. El Reglamento determinará quienes y en que condiciones recibirán ese servicio.

• Dirigir la vigilancia del tránsito y transporte terrestre en toda la jurisdicción del Estado Bolívar, según los convenios que se celebren en esta materia con autoridades competentes.

• Dirigir los retenes o centros de retención, cuya administración le haya sido conferida al Ejecutivo del Estado Bolívar.

• Ejecutar las políticas de seguridad en el ámbito de su competencia de acuerdo a las instrucciones emanadas de la Secretaría de Seguridad ciudadana.

• Desarrollar planes dirigidos a garantizar la paz ciudadana, proteger las personas y los bienes.

• Conducir, dirigir, supervisar, controlar y evaluar las actividades de la Policía Estadal, en coordinación con otros organismos de seguridad, de conformidad con lo establecido en la ley que rige la materia.

• Velar por el bienestar del personal adscrito al IPOLBOLIVAR.

• Dictar y hacer cumplir las disposiciones administrativas reglamentarias.

• Las demás que le establezcan las Leyes Nacionales o Estadales y sus Reglamentos.

2.2. Antecedente de la Investigación:

Este estudio tiene su soporte en las conclusiones dadas por los siguientes autores: Moyano, L. (2000); Betancourt, Y. (2000) ; y González, O. (2001); los cuales estudiaron el proceso administrativo enfatizado en cada una de las funciones y en el proceso de cancelación y presupuesto de varias instituciones.

En el caso de Moyano, L. (2000), esta autora realizó un estudio sobre las estrategias para optimizar el control administrativo para la División de Administración de la Gerencia Regional de Tributos del Seniat; concluyendo lo siguiente: “que esta institución no posee un proceso administrativo bien claro y coherente que permita la agilización de los procedimientos y la obtención de información e insumos para orientar el proceso decisorial... requiriendo que se reestructure su función administrativa de planificación y control para optimizar sus resultados”(p.61).

Este resultado es clave, respecto al propósito de esta investigación, por cuanto se considera que la gestión administrativa para el control presupuestario en el Instituto Autónomo de Policía del estado Bolívar. Por cuanto este resultado permite inferir que la mayoría de los institutos de carácter público, existe procesos administrativos no cónsonos con lineamientos y principios de la moderna administración.

Por su parte Betancourt, Y. (2000), realizó un Análisis de los Procesos Administrativos en Relación a las Practicas de Cancelación a Contratistas y Proveedores de la Fundación País del Plan Bolívar 2000. en este estudio el autor comentó que: “el sistema forma parte de un proyecto de reforma administrativa con el objetivo de reformar la estructura organizacional de la Dirección de Administración, con la finalidad de superar algunas fallas importantes en el manejo de dichas partidas, ya que está incidiendo negativamente dentro de la organización”. (p.61).

Lo relevante de este estudio y su resultado, son las nuevas estrategias que el estado busca para combatir, la burocracia e ineficiencia en el manejo de la gestión administrativa de las instituciones públicas, además de concluir que las funciones administrativas se planifican y ejecutan de acuerdo a las normativas y leyes establecidas; con el propósito de maximizar el esfuerzo que el Estado realiza para alcanzar los objetivos establecidos. En el caso de esta investigación, es necesario que la directiva de Planificación, Presupuesto y Sistemas del Instituto Autónomo de Policia del estado Bolívar se ajusten y cumplan con este requisito.

González, O. (2001), en un estudio que realizó acerca del funcionamiento de la Dirección de Administración en Relación a las Partidas de Cancelación que utiliza el Hospital Universitario Ruiz y Páez de Ciudad Bolívar; concluyó que: “... el personal que labora no presenta la preparación técnica para el manejo eficiente de los procesos Administrativos, igualmente se detecto que no se llevaron a cabo en forma adecuada el seguimiento y control de las actividades Presupuestarias”. (p. 47).

De nuevo este resultado se compagina con la proposición planteada en esta investigación, ya que la Dirección de Planificación, Presupuesto y Sistemas del Instituto Autónomo de Policía del estado Bolívar, presenta idéntica o peor situación en referencia al manejo de las funciones administrativas; y deficiencia técnica en la gestión del gasto presupuestario del Instituto señalado anteriormente.

2.3. Bases Teóricas:

A través de las Bases Teóricas se desarrolló más eficazmente el presente trabajo, ya que por medio de estos se podrá ampliar todos aquellos temas que son de gran relevancia en nuestra investigación, permitiéndonos una mejor comprensión y análisis del tema en estudio.

2.3.1. Gestión Administrativa:

Sobre este aspecto, el manual de la Contraloría General de la república Bolivariana de Venezuela (1999), la define como: “un proceso continuo de planificación, dirección, control y evaluación de los recursos, sistemas y actividades, todo ello dirigido al logro de los objetivos de la entidad”. (p.49).

Como se observa esta conceptualización Administrativa, impone al gerente o administrador la necesidad de estar capacitado para obordar y pensar una serie de funciones que son claves para alcanzar los objetivos empresarial que se proponga cualquier organización.

En este mismo orden de idea Alonso, L. Y Otros (2003), la define como “Conjunto de acciones que se enmarcaron a planificar, organizar y controlar la función de la calidad en la empresa y para lograr este objetivo se deben seguir ordenadamente los siguientes pasos: Definir, la política de calidad de la empresa u organización; establecer los objetivos a lograr, los cuales deben estar lo más definidos posibles; planificar las actividades en bases a estos objetivos con sus respectivas estrategias; organizar las funciones y responsabilidad, teniendo como principio la planificación previa elaborarla; seleccionar y formar al personal, que incluya una adecuada motivación; y finalmente el obligado control de la planificación para determinar si se cumplieron los objetivos...”. (p. 184).

Esta nueva conceptualización, complementa aún más, el rol que juega el administrador o gerente como responsable del proceso administrativo en toda la organización; situación nada fácil si se percibe que este actor debe poseer una amplia gama de conocimientos que le impulsa a interrelacionarse con un equipo de profesionales que hagan armonía y articulación en base a los objetivos que la organización se plantee.

Dentro del conocimiento que se le exige al gerente, esta el dominio del presupuesto, instrumento fundamental del desarrollo normal de cualquier organización. Como bien se sabe las funciones básicas del administrador como lo señala Mercado (1998); son: “planeación, organización, dirección y control”; lo importante de ellos es que también el presupuesto como cualquier plan cumple con estas fases para su elaboración y ejecución; y finalmente su control. Lo que le asigna una mayor relevancia al rol del gerente sobre este aspecto.

2.3.2. Control de Gestión:

Este aspecto es fundamental del proceso administrativo, ya que es aquella función por la cual el gerente y su dirección se asegura que los recursos son obtenidos y aplicados eficazmente y de forma eficiente para el logro de los objetivos propuestos, el objeto del control de la gestión de los responsables, diferenciando los siguientes: Para controlar las actividades se evalúa si conviene o no para la organización un determinado proyecto.

Este proceso es quien informará que el presupuesto en el caso particular de la gestión administrativa de la Dirección de Planificación, Presupuestos y Sistemas del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar; ha sido o no aplicado eficazmente, de manera tal que es una herramienta fundamental para el logro de los objetivos planteados.

2.3.3. Presupuestos:

Es la formulación en términos numéricos de planes para un periodo futuro dado. Así los presupuestos son estados de resultados anticipados, ya sea en términos financieros (como los presupuestos de ingresos y gastos y de capital) o no financieros (como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, entre otras). (Harol Koontz y Heinz Weihrich).

2.3.4. Alcances de la Auditoría de Gestión:

Según el alcance general que se persiga, esta puede ser:

• Auditoría Global: Comprende el Examen o análisis de la totalidad de una entidad, esto es, de todos los procesos que en un periodo determinado hayan producido resultados mensurables y evaluables.

• Auditoría Parcial: Esta referida a programas, proyectos o actividades que puedan estar ubicados en una organización en particular, provenir de varias organizaciones o de la agrupación sectorial, según la afinidad de sus propósitos y actividades. ((Manual de Auditoría Nº 2, de la Contraloría General de la Republica,1999)

2.3.5. Clasificación de los Presupuestos

a) Según la Flexibilidad:

• Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público.

• Flexibles o variables: Se elaboran para diferentes niveles de la actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Tiene amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos, administrativos y ventas.

b) Según el Periodo que Cubran:

• A corto plazo: Se planifican para cubrir el ciclo de operaciones de un año.

• A largo plazo: Se ubican los planes de desarrollo del Estado y las grandes empresas, la cual detalla con amplitud el primer año y se presentan datos generales para los años restantes.

c) Según el Campo de Aplicabilidad en la Empresa:

• De operaciones económicas: Incluye la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en estado de pérdidas y ganancias proyectado.

• Financieros: Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance.

d) Según el sector en el cual se utilicen:

• Público: Cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

• Privado: Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales. (Jorge Burbano y Alberto Ortiz, 1988)

2.3.6. Control de la Gestión en el Sector Público

 

En los últimos veinte años la estructura del sector público, en todo el mundo, ha cambiado profundamente como consecuencia de la tendencia de disminución del tamaño del Estado. Por razones ideológicas, basadas en las teorías neoliberales, presupuestarias, reducción del déficit público, o de naturaleza técnico-económico, descentralización de la gestión de servicios públicos, el hecho es que una corriente de privatización ha ido extendiéndose por todo el mundo.

 

Entretanto, el estado continúa existiendo y compete a él la responsabilidad sobre el cumplimiento de las demandas sociales. Por supuesto, la responsabilidad política y legal de la Administración Pública de proporcionar determinados servicios públicos se mantiene, incluso después del proceso de cesión de la gestión del servicio público a la iniciativa privada.

 

En este sentido, ganan presencia algunas herramientas de gestión que han venido aplicándose con un desarrollo mucho mayor en el mundo privado y que ahora, con la nueva mentalidad de un sector público más ágil y eficiente, hacen falta para facilitar la toma de decisiones, beneficiando cada vez los ciudadanos que, en virtud del desarrollo tecnológico, se hacen cada vez más presentes en la fiscalización de los actos emitidos por el gobierno. Hoy en día, instrumentos como la Internet posibilitan que los ciudadanos puedan acompañar la evolución de los gastos públicos que, de manera general, son financiados por ellos mismos. Cada vez más los ciudadanos quieran una información pública gerencial de calidad, bastante más progresista que las informaciones financieras y presupuestarias que una administración pública pueda proporcionar.

 

Hay una sustancial diferencia entre el modelo de sector público prestador de servicios y propietario de empresas, que sobrevivió hasta los años 80 y la actual mentalidad del Estado Moderno, con una función más gerencial y fiscalizadora, pero manteniendo su responsabilidad por la oferta de servicios y productos dentro de determinados limites de calidad y precio.

A lo largo de los años noventa, numerosos países en el mundo han introducido reformas significativas en su contabilidad pública que, desde una perspectiva general, siguen una clara orientación: la introducción de sistemas contables más informativos y próximos del modelo empresarial.

 

De acuerdo con VIVAS (1998), estos hechos implican la necesidad de un cambio en la Administración, es decir, significan pasar de la cultura administrativa del gasto a la conciencia del coste, de la cultura del monopolio a la cultura del ciudadano-servidor, cultura de la competencia, de la cultura del ciudadano-servidor a la del ciudadano-cliente, de la cultura de la burocracia a la cultura de la adaptación, la flexibilidad, con preocupación por la productividad y la calidad en la provisión de los servicios. En definitiva, obliga a la Administración a ser competitiva en su mercado.

 

Para adecuarse a este nuevo contexto, de un sector público más eficiente y eficaz, si percibe que los Gobiernos, en todo el mundo, están adoptando dos opciones:

 

a) Estableciendo técnicas de gestión que permitan un funcionamiento más eficaz, eficiente y económico de los servicios que debe continuar prestando la Administración Pública.

b) Creando programas de privatización y descentralización de servicios públicos, visando disminuir la dimensión de la Administración Pública y reduciendo sus ámbitos de intervención, dejando a la iniciativa privada aquellas parcelas de actividad que se desarrollen mejor en un marco de libre competencia. (Gimeno, J. y Zardoya, A., 1997).

 

2.3.7. Duración Del Periodo Presupuestal

Este depende esencialmente del tipo de negocio, sin embargo su duración debe ser tal que comprenda los ciclos completos de:

1. Fluctuaciones de volumen por temporadas.

2. Producción

3. Rotación de la mercancía

4. Operaciones financieras

Se aconseja que el presupuesto no cubra un periodo demasiado extenso, ya que no pueden preverse todas las condiciones que puedan afectarlo.

Para la generalidad de las empresas se prepara un presupuesto anual, que se forma de la suma de 4 presupuestos trimestrales. Por separado, se analiza el primer presupuesto trimestral, que dando formado por tres presupuesto mensuales. Son estos los que se utilizan para compara los objetivos con los resultados reales que reporte la contabilidad (Gómez, F., 1987).

2.3.8. Proceso y control Presupuestario:

La planificación y el control son esenciales en el proceso de formulación de un presupuesto. Además la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de limites razonables. Mediante el se compara los resultados reales frente a los presupuestos, para luego aplicar cualquier acción correctiva.

2.3.9. El Presupuesto Como Instrumento De Control

El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos, pero por sí sólo, no evita las desviaciones de ése rumbo o asegura la realización de las metas. El ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado, es una de las funciones primarias de la gerencia general.

Podemos considerar que la dirección planteada por el presupuesto, se representa por una línea. Esta línea es la resultante de las fuerzas que actúan en sentido contrario, el predominio de unas o de otras trae consigo la desviación de la línea original. La función del presupuesto es trazar no solamente los resultados netos de las operaciones y su curso, sino también considera el importe y la dirección de las fuerzas determinantes, de cuya actuación resulta la directriz.

Toda desviación debe identificarse por la comparación de las diversas fuerzas reales con aquellas que se presupuestaron. La localización de las fuentes de variación señalará las posibles medidas correctivas. (Bittel, L., 1997).

2.3.10. Objetivos del Presupuesto:

Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección, y Control, es decir comprenden o están en todas las etapas del Proceso Administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la Planeación y en el Control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se aprecia, en la inicial estructura mencionada, primero se cita un concepto general de la etapa del Proceso Administrativo, para enseguida indicar el Objetivo del Presupuesto en esa etapa:

De Previsión

Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles. Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto.

De Planeación

Camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la empresa y organización necesaria para alcanzarlos. El presupuesto en sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación. Entre los métodos más usuales para conseguirlo, está el de las tendencias y el de las correlaciones. Objetivo del Presupuesto: planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos.

De Organización

Estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la Entidad divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan. Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la Organización, a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir. Objetivo del Presupuesto: adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad.

De Coordinación o Integración

Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades de la Entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización. Objetivo del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la Entidad.

De Dirección

Función ejecutiva para guiar o conducir e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo planeado. El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por excepciones, políticas a seguir, visión de conjunto, etc., es decir da lugar, El Presupuesto, a una buena dirección. Objetivo del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, toma de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados.

De Control

Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. La acción controladora del presupuesto se establece al hacer la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o desviaciones ocurridas. Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones. (Burbano Jorge, 1988).

2.3.11. Organización del Sistema Presupuestario

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley Orgánica del Régimen Presupuestario se creo la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE), como órgano rector del sistema presupuestario venezolano, con una estructura administrativa básicamente similar a la que contaba la Dirección Nacional del Presupuesto, previo a la reforma presupuestaria, con excepción del área de Presupuestos Regionales, que a partir de la creación de la OCEPRE implementó la figura de Coordinadores Regionales con sede en el interior del País, quienes tienen por obligación asistir a las Corporaciones Regionales, a las Gobernaciones de Estados y a los Concejos Municipales; Estos últimos en estrecha Coordinación con FUNDACOMUN. Se concibió dicho sistema como una etapa intermedia hacia una estructura más cónsona con las responsabilidades que dicha Ley le asignó a la OCEPRE. La estructura original fue modificada en Febrero de 1981 con el objeto de adecuarla a los esquemas globales sectoriales y regionales previstos en el Plan de la Nación. (Oficina Central de Presupuesto. OCEPRE, página Web en Línea, 2001).

2.3.12. La Revisión del Presupuesto:

Conlleva a un complejo trabajo Administrativo por lo que solo en el caso de razones justificables se debe proceder a la modificación del mismo. No obstante a lo largo del ejercicio, pueden producirse una serie de cambios que darán lugar a desajuste significativos, pero en este caso se procederá a la revisión del presupuesto con el objetivo de evaluar estos cambios antes de la finalización del ejercicio. Ormaechea Aguirre Juan 1997.

En términos sencillos la revisión del presupuesto no es más que el procedimiento mediante el cual se puede conocer cualquiera modificación antes de la finalización del ejercicio Administrativo.

2.3.13. Evaluación del Presupuesto:

Indica que este proceso debe ser conforme a una serie de objetivos y estrategias previamente establecidas, la evaluación se realiza para cálculos de desviaciones respecto a los objetivos que se fijaron cuando se realizó el presupuesto inicial (Asociación Venezolana del Presupuesto Público 1991).

Este proceso consiste en evaluar cuidadosamente cada uno de los factores del presupuesto de manera tal que pueda manejarse adecuadamente cada una de las partidas que se asigna a una institución.

2.3.14. ¿Quién Formula y Administra el Presupuesto?

Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. Si el presupuesto es la fijación de metas para alcanzar es lógico que no se pueda responsabilizar de ellas al personal a cargo de las misas, si dicho personal no ha intervenido en su determinación. Entonces básicamente son los jefes de los distintos departamentos lo que señalan dentro de ciertas condiciones, el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar. (Templar, 1978).

2.4. Definición de Términos Básicos.

2.4.1. Auditoría:

Instrumento mediante el cual se realiza el examen objetivo, sistemático, estructurado, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicado en un sector, una organización, un programa, proyecto o actividad, con la finalidad de verificarlas, evacuarlas, determinar su conformidad con los objetivos establecidos en planes y disposiciones normativas, y formular las opiniones, comentarios, observaciones y recomendaciones. (Manual de Auditoría Nº 3, de la Contraloría General de la Republica, P. 20, 1999).

2.4.2. Auditoría de Gestión:

Instrumento metodológico con el cual se practica el examen objetivo y sistemático, estructurado, consistente, profesional, posterior y documentado de la gestión de un sector gubernamental, de un organismo, programa, proyecto u operación, considerando los fines establecidos en el marco legal o normativo que lo regule, para determinar el cumplimiento de su misión, objetivos y metas, y de la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su desempeño. (Manual de Auditoría Nº 3, de la Contraloría General de la Republica, P. 21, 1999).

2.4.3. Compromiso:

Etapa en que por un acto administrativo se afecta preventivamente un crédito presupuestario para garantizar el registro de un gasto. (Instructivo de la Gobernación del Estado Bolívar, 2000, P. 27).

2.4.4. Control de Gestión:

Consiste en el examen y evaluación de las actividades realizadas en una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía de planificación, organización, dirección y control interno, la cual puede cubrir todas las actividades de la entidad en un solo examen. (Manual de la Contraloría General de la Republica, P. 48).

2.4.5. Gasto Causado:

Se considera que un gasto o compromiso se ha causado al momento de surgir una obligación de pago a terceros, ya sea por la recepción de bienes o servicios o por disposiciones de carácter contractual, por haberse cumplido con las condiciones para realizar un gasto sin contraprestación.(Material de la Fundación Latinoamericana de Desarrollo Municipal, P.15).

2.4.6. Gasto Causado y no Pagado:

Es aquel gasto reservado (precompromiso) y afectado preventivamente (compromiso), pero que su causación o momento en que se hizo exigible el pago de la obligación correspondiente al recibir conforme los bienes o servicios, no se realizó antes del cierre del ejercicio económico financiero. (Material de la Fundación Latinoamericana de Desarrollo Municipal, P.25).

2.4.7. Gasto Comprometido y no Causado:

Es aquel Gasto reservado (precompromiso) y afectado preventivamente (compromiso), pero su causación o momento en que se hace exigible el pago de la obligación correspondiente se hace necesario al recibir conforme los bienes o servicios, pero dicha causación se prevé posterior al cierre del ejercicio económico financiero en curso. (Material de la Fundación Latinoamericana de Desarrollo Municipal, P.29).

2.4.8. Gestión:

Es un proceso continuo de planificación, dirección, control y evaluación de los recursos, sistemas y actividades, todo ello dirigido al logro de los objetivos de la entidad. (Manual de la Contraloría General de la Republica, P. 49).

2.4.9. Ley de Presupuesto:

Es un instrumento legal constituido básicamente por ingresos y gastos, el cual ha de ejecutarse en el periodo de un año (desde el 01/01 al 31/12) y contiene un plan de desarrollo de la Nación, de una Región o de una Localidad. (Bittel, 1988, P. 85).

2.4.10. Partida:

Representa la clase de bienes o servicios a utilizar en el desarrollo de las acciones establecidas en la programación, cuya expresión en términos monetarios esta representada por créditos presupuestarios, incluidos en el presupuesto. (Gobernación del Estado Bolívar, 2000, P. 8).

2.4.11. Presupuestos:

Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de las empresas en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos. (Jorge Burbano y Alberto Ortiz, P.11).

2.5. Bases Legales

a continuación se citan los artículos que regulan la etapa de ejecución del proceso presupuestario, y que le dan carácter formal a las funciones que se realizan en la Dirección, objeto de estudio.

2.5.1. Artículo N° 6: “En los presupuestos se indicaran las unidades administrativas responsables del cumplimiento de los objetivos y metas de cada programa o proyecto...” confiriéndosele responsabilidad a las unidades que manejan presupuestos en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, para lo cual se les asignan recursos que posteriormente son clasificados y distribuidos, previa designación de los funcionarios responsables de los programas, quienes responderán del cumplimiento del mismo, tal y como lo establece el Artículo N° 8 de la presente Ley.(Ley Orgánica de Régimen Presupuestario con Reforma Parcial y sus Reglamentos. P.7 y 8).

2.5.2. Artículo N° 19: “La Distribución Institucional del Presupuesto de Gastos, consiste en la clasificación de los créditos presupuestarios, de acuerdo a la responsabilidad de los Organismos en el cumplimiento de los objetivos y metas de los respectivos programas, subprogramas y proyectos en que participen, así como el total de gastos por programas que corresponde ejecutar a cada organismo...”(Idem. P.15).

el citado artículo denota la discriminación del gasto por unidades administrativas, asignándosele recursos a cada organismo de acuerdo al grado de responsabilidad que tengan en el cumplimiento de sus objetivos.

2.5.3. Artículo N° 32: “En el presupuesto de gastos se incorporará una partida denominada “Rectificaciones al Presupuesto”, cuyo monto no podrá ser inferior al 0,5% ni superior al 1% de los ingresos ordinarios estimados en la Ley de Presupuesto. El Ejecutivo del estado podrá disponer del crédito asignado a la Partida “Rectificaciones al Presupuesto”, para atender gastos imprevistos que se presentan en el transcurso del ejercicio o para aumentar los créditos presupuestarios que resultaren insuficientes, sin otra condición que la contenida en el aparte siguiente.

La utilización de esta partida deberá ser autorizada por el Presidente de la Republica, en Consejo de Ministros y la decisión será publicada en la Gaceta Oficial...” (Idem. P. 21 ).

La inclusión de esta partida en la Ley de Presupuesto, es con la intención de tener créditos disponibles para atender gastos imprevistos en el ejercicio fiscal, bien sea por contingencias o para cubrir insuficiencias de otras partidas que no tengan relación con gastos de personal.

2.5.4. Artículo N° 311: “La gestión fiscal estará regida y será ejecutada con base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal...” (Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. Pág. 331).

El presente artículo establece las bases por la cual se deben formular un presupuesto, el cual debe ser elaborado en un marco equilibrado, con la finalidad de que sus ingresos cubran los gastos ordinarios, estos presupuestos deben ser elaborados anualmente y de manera clara para cada crédito presupuestario, el mismo debe cumplir los objetivos específicos y dar resultados precisos, tal como lo establece el artículo 315 de la citada Constitución.

2.5.5. Artículo 41: “...considera gastado un crédito cuando queda afectado válidamente por un compromiso...”, lo cual consagra que el hecho de comprometer un gasto, implica comprometer un crédito para luego gastarlo efectivamente; una vez que se compromete válidamente ya existe la previsión de un recurso disponible para la compra de bienes o servicios que luego se cancela con una orden de pago. Asimismo , cabe señalar que “con posterioridad al 31 de Diciembre no podrán asumirse compromisos con cargos al ejercicio fiscal que se cierra en esa fecha, y los créditos presupuestarios no afectados por compromisos caducaran sin excepción...” (Art, 42); es por ello, que no se pueden contraer compromisos con cargo al presupuesto fenecido y los créditos no comprometidos o no causados, al final del ejercicio correspondiente, se extinguen. Todos los compromisos válidamente adquiridos antes del 31 de diciembre y no pagados a esa fecha, pueden ser cancelados o pagados en el próximo año con cargo al Tesoro, denominado “año complementario”,, pues dichos gastos se sustenten por un instrumento llamado “relación de compromisos válidamente adquiridos”, que se elabora al final de cada ejercicio fiscal, donde se señalan todos los que ha de cancelar el Ejecutivo en el año siguiente.(Ley Orgánica de Régimen Presupuestario con Reforma Parcial y sus Reglamentos. P. 24).

2.5.6. Artículo 45: “El Reglamento establecerá las normas sobre la ejecución y ordenación de los compromisos, los requisitos que deban llenar las órdenes de pago, las piezas justificativas que deben integrar los expedientes en que se funden dichas ordenaciones y cualquier otro aspecto relacionado con la ejecución del presupuesto de gastos que no esté expresamente señalado en la presente Ley ...” (Idem. P. 26).

Todo compromiso adquirido sigue una secuencia de pasos que efectivamente será cancelado, siempre y cuando las ordenes de pagos vengan soportado por todos los documentos establecidos por la institución para la cancelación de los referidos pagos, con el cual se justifica el gasto.

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1. Tipo de investigación.

El estudio que se asumió, fue la conocida como descriptiva, que de acuerdo con Tamaño, M. (1996); indica que: “La investigación descriptiva comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, compresión o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o cosas, se conduce o funciona en el presente”. (P. 35).

De acuerdo con esta definición, este estudio se ajusta perfectamente, ya que su propósito fue realizar un análisis sobre la gestión administrativa del gasto presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR). Para el año fiscal 2003 - 2004.

3.2. Diseño de la investigación.

El tipo de diseño que adoptó este estudio se corresponde con el tipo de no experimental; específicamente el diseño traseccional descriptivo, que de acuerdo con Hernández y otros (1998), señalan:

“Los diseños traseccional descriptivos tienen como objetivo indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables. El procedimiento consiste en medir en un grupo de personas u objetos una o mas generalmente mas variables y proporcionar su descripción...”. (p. 194).

Tal como se capta, este tipo de diseño se correlaciona directamente, con el tipo de investigación, aquí asumida. Por cuanto se pretende medir independientemente cada variable. Es decir, la gestión administrativa y el gasto presupuestario del instituto mencionado, para establecer su descripción e inferir la incidencia que existe entre ambas variables objeto de estudio.

3.3. Población y Muestra.

Población: generalmente se define la población como: “cualquier grupo de elementos, elementos que son unidades individuales que componen la población”. (P.99). en consecuencia, la población que conforma este estudio esta conformada por seis (06) personas que laboran en el Departamento de Planificación, Presupuesto y Sistemas del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR).

Muestra: comúnmente se define como: “...Un subgrupo de la población. (Hernández, S. y Otros, 1991, p. 73). Como se puede observar el tamaño de la población es pequeño, situación que permite la no consideración de realizar el proceso de muestreo; sino incluir a todos los empleados de este Departamento. Por lo que la muestra se consideró como la conocida muestra censal. Tal como lo sostiene Naghi, M. (1992), cuando expresa que: “La muestra censal se realiza cuando el número poblacional es tomado en su integridad, debido a que el investigador o los investigadores están en capacidad de trabajar con todos los integrantes de la población” (p. 78).

3.4. Sistema de Variables.

Como una propiedad que puede adquirir diversos valores y cuyas variaciones es susceptible de medir; por tanto, son valores o propiedades cuya variación o cambio puede ser analizado, cotejado o comparado. (Hernández, S. y Otros, 1991, p.75).

Para establecer el sistema de variable, se procedió a utilizar el esquema propuesto por Ander, Egg. (1994); el cual indica que se debe llevar, tal procedimiento de la siguiente forma:

Variable Nominal: Que es el nombre propiamente de la variable que es del interés de la Investigación que se proponga el investigador. (Hernández, S. y Otros, 1991, p.77).

• Analizar la Gestión Administrativa del Gasto Presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), para el periodo fiscal 2003 - 2004

Variables Reales: Son las enumeración de las variables que es del interés de la investigación que se proponga el investigador. (Hernández, S. y Otros, 1991, p.78).

• Gestión Administrativa que se lleva a cabo para la ejecución del gasto presupuestario.

• Gasto Presupuestario.

• Control del gasto presupuestario instrumentado por la gestión administrativa.

• Incidencia de la gestión Administrativa en el gasto prespuestario.

3.6.- OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES.

La operacionalización de las variables objeto de estudio en la investigación fue esquematizada de la siguiente manera:

Variable Nominal	Variable Real	Indicadores
Analizar la Gestión Administrativa del Gasto Presupuestario del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar. (IPOLBOLIVAR), para el periodo fiscal 2003 - 2004	Gestión Administrativa que se lleva a cabo para la ejecución del gasto presupuestario. Gasto Presupuestario. Control del gasto presupuestario instrumentado por la gestión administrativa. Incidencia de la gestión Administrativa en el gasto presupuestario.	Planeación. Organización. Ejecución. Control Ejecución física del gasto presupuestario Gasto presupuestario. Imputación presupuestario Gasto causado. Disponibilidad Presupuestaria Saldos actualizados Modificaciones Presupuestarias Compromisos. Muy alta Alta Media Baja Muy baja

Fuente: Los autores

3.6. Técnica o Instrumento de Recolección de Datos.

Los instrumentos generalmente son definidos como un “conjunto de técnicas que permitirán cumplir con los requisitos establecidos en el paradigma científico, vinculados a el carácter específico de las diferentes etapas de este proceso investigativo...” (Balestrini, 1997, p. 131).

De allí que el instrumento que se utilizó fue el cuestionario, bajo la modalidad de encuesta; que de acuerdo con Much, A. (1997); afirma que “La encuesta es una técnica que consiste en obtener información acerca de una parte de la población o muestra mediante el uso del cuestionario o la entrevista”. (p.55). tal como se hizo en este estudio.

Por tal motivo, el cuestionario quedo conformado en tres (3) partes. En la primera relacionada con la gestión administrativa, con cinco (05) preguntas de tipo cerradas y varias alternativas. La segunda parte se corresponde con el gasto presupuestario con cuatro (04) preguntas de igual característica; y la tercera parte sobre el procedimiento de control del gasto administrativo con cinco (05) más, totalizando catorce (14) preguntas.

3.7. Validez del Instrumento.

Para la realización de este aspecto, se fundamentó, en el planteamiento señalado por Pick (1997), el cual expone: “que la validez del contenido se atribuye cuando el instrumento abarca adecuadamente los aspectos importantes de la conducta o situación a medir”.(p.173)

Con base a ese criterio se procedió a establecer la validez del cuestionario; bajo la técnica conocida como “Juicio de Expertos”; motivo por el cual se le entrego a cuatros especialistas en el área de presupuestos entre los cuales están: La Lic. Mahin Cova; Lic. José Luis Madriz; Lic. Noel Rodríguez; y el Lic. Ramón Siso. Todos ellos con más de diez años de experiencias en lo referente al control Interno y Auditoria aplicada, para el control presupuestario, manejados por las instituciones públicas. Revisando dicho cuestionario concluyeron que el mismo reune lo que pretende medir; es decir, existe una congruencia muy alta entre los objetivos y contenidos en el cuestionario, de allí su aprobación.

3.8. Procedimientos

Para la realización de este estudio se procedió de la forma siguiente:

• Se realizó varias visitas a la directiva del Instituto Autónomo de Policia (IPOLBOLIVAR), con el propósito de concretar entrevista con este personal; buscando presentar las intenciones que se tiene en la investigación. Situación que se logró y se fijo la fecha, día y hora para tal evento.

• Una vez alcanzada la actividad anterior, sensibilizando y concientizado sobre el propósito del estudio, y as u vez elaborado el instrumento, este fue aplicado al personal que labora en el Departamento de Planificación, Presupuesto y Sistemas de este Instituto

• Se procedió a la obtención, organización, clasificación y tabulaciones de los datos.

• Se analizó la información y se presentó en los respectivos cuadros estadísticos.

• Se elaboración de las conclusiones y recomendaciones en base a los resultados.

• Se elaboró y entregó el informe final al tutor y coordinación académica.

3.9. Codificación de los Datos.

Este proceso se entiende como: “ el procedimiento mediante el cual las características relevante del contenido de un mensaje son transferido a unidades que permitan su descripción y análisis preciso” (Hernández y Otros. 1998, p.79).

3.10. Tabulación de los Datos.

Este procedimiento se realizó siguiendo el criterio de Brito, A. (1992); quien señala que “La tabulación de los datos es otro procedimiento técnico que permitirá contar y ordenar los datos recogidos en tablas o cuadros para resumirlos o sintetizar la información”. (p.66).

Por tal motivo se procedió a la realización de forma manual, mediante la utilización de una tabla de resumen de matriz de datos de doble entrada.

3.11. Tratamiento Estadístico.

Este aspecto se realizó mediante la aplicación de la técnica análisis estadístico de carácter descriptiva porcentual, propios de las investigaciones descriptivas; motivo por el cual se procedió a utilizar la formula siguiente.

Donde:

P = porcentaje.

fr = número de frecuencia.

n = número total de observaciones.

CAPITULO IV

ANALISIS DE LOS RESULTADOS.

4.1. Análisis de los Resultados.

El análisis que se utilizó en este estudio, es conocido como descriptivo, que de acuerdo con Herrera 1992 (1992); es el que: “ … consiste fundamentalmente en caracterizar el fenómeno o situación concreta e indicar sus razones mas peculiares o diferenciales…” (p.38). por su parte Trillo, señala que este tipo de análisis es : “…porcentual e inferencial, por ser parte de la estadística de una encuesta que induce a inferir el comportamiento o características de la población de donde se procede.

4.2. Forma de presentación de los Resultados.

Los resultados fueron presentados en cuadros, de distribución de frecuencia absoluta y porcentual; ya que estos permiten organizar los datos de la encuesta aplicada al personal del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR). De forma tal que se corresponden con el tipo de análisis estadístico, así como el tratamiento estadístico de la técnica de análisis porcentual.

4.3. Análisis e Interpretación de los Resultados.

El análisis e interpretación de la información que arrojo el cuestionario, tipo encuesta, se realizó y presento de la siguiente forma:

CUADRO No. 1

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A SI CONSIDERA QUE LA GERENCIA ESTA REALIZANDO LA PLANIFICACIÓN, PARA DESARROLLAR EL GASTO PRESUPUESTARIO DE FORMA ADECUADA:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indeciso En desacuerdo Totalmente en descuerdo	01 -- 03 02 --	17 -- 50 33 100
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004

De acuerdo a los resultados obtenidos el 17% de los encuestados se encuentra totalmente de acuerdo, este porcentaje representa la parte directiva de la Institución, la cual tiene por norma la planificación para el desarrollo del gasto presupuestario, mientras que el resto, que se encuentra representado por el 50%, se mantuvo indeciso, ya que ellos no han observado que esto se realice, y 33% opina que la gerencia no realiza la mencionada planificación y en consecuencia no existe un camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de los cuales se establecerán los objetivos del instituto necesarios a ser alcanzados.

CUADRO No. 2

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A SI CONSIDERA QUE LA GERENCIA ESTA REALIZANDO UNA ORGANIZACIÓN PARA DESARROLLAR EL GASTO PRESUPUESTARIO DE LA MANERA MAS ADECUADA:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indeciso En desacuerdo Totalmente en descuerdo	01 -- 03 02	17 -- 50 33
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo, a los resultados el 17% de los encuestados dice que si se realiza una organización para desarrollar el gasto presupuestario, dándose de esta manera cumplimiento a los estipulado en la Ley Orgánica del Régimen Presupuestario. Por otra parte otro 50% se mantuvo indeciso. Mientras que un 33%, opinó que aunque se ha realizado no es la formas más adecuada de realizarse, ya que deben actualizar los métodos de Organización ejecutados por la institución de una manera mas estructurada y técnica, con el fin de lograr una máxima eficiencia de los planes y objetivos.

CUADRO No. 3

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A LA GERENCIA ESTA REALIZANDO UNA EJECUCIÓN PARA EL DESARROLLO DEL GASTO PRESUPUESTARIO DE LA FORMA MAS ADECUADA:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indeciso En desacuerdo Totalmente en descuerdo	06 -- -- -- --	100 -- -- -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo a los resultados, el 100% de los encuestados respondió que si se realiza una ejecución para el desarrollo del gasto Presupuestario, aunque no siempre esta arroje los resultados esperados por la institución, debido a que en muchos de los casos no existe coordinación en la realización de esta ejecución lo que trae como consecuencia retardo administrativo.

CUADRO No. 4.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A LA GERENCIA ESTA REALIZANDO EL CONTROL NECESARIO PARA EL DESARROLLO DEL GASTO PRESUPUESTARIO DE LA FORMA MAS ADECUADA:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indeciso En desacuerdo Totalmente en descuerdo	06 -- -- -- --	100 -- -- -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo, a los resultados arrojados en este cuadro el 100%, contestó que están totalmente de acuerdo; ya que por medio de esta es que se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo, debido a que la acción controladora del presupuesto se establece la comparación entre este y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de variaciones o desviaciones ocurridas.

CUADRO No. 5.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A LA GERENCIA REALIZA UN PROCESO COMUNICACIONAL QUE PERMITA EL DESARROLLO DEL GASTO PRESUPUESTARIO DE MANERA MAS ADECUADA:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indeciso En desacuerdo Totalmente en descuerdo	01 -- -- -- 05	17 -- -- -- 83
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004

De acuerdo, a los resultados arrojados en este cuadro el 87%, respondió que totalmente en desacuerdo, debido a que en el departamento no existe comunicación entre la gerencia y el personal encargado de la realización e imputación presupuestaria. Mientras que el 17%, el cual esta representado por el Director del Departamento opina que el se reúne con el jefe del departamento para discutir, analizar y organizar la ejecución del mismo, y que desconoce como se desarrolla la forma como el jefe del Departamento implementa este en el mencionado departamento.

CUADRO No. 6.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A SI EN LA EJECUCION DEL GASTO PRESUPUESTARIO, SE IMPLEMENTA MEDIANTE :

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Compromiso Gasto Causado Gasto Pagado Todas las Anteriores Otras	-- -- -- 06 --	-- -- -- 100 --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo a los resultados obtenidos el 100% de los encuestados implementa todas las opciones dadas, los cuales deben involucrar a todos los puestos realistas del gasto, por cada área de responsabilidad en función de la distribución., lo cual quiere decir que se cumple con los parámetros necesarios para determinar cual es la ejecución física del gasto presupuestario de la Institución, en lo que se refiere a su planeación y control, el cual es de gran relevancia como camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de los cuales se establecen los objetivo de la empresa.

CUADRO No. 7.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A CUANDO SE CONSIDERA EL PRESUPUESTO GASTADO:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Cuando se realiza créditos presupuestarios del gasto. Cuando se compromete Cuando se paga Todas las anteriores	03 -- 01 02	50 -- 17 33
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo, a los resultados el 50% de los encuestados conoce lo que se llama un presupuesto gastado, los cuales deben contemplarse al preparar el estado de los resultados, debido a que estos sustentan la evaluación del mismo, con indicadores como el valor neto y la tasa interna. Mientras que el 17%, piensa que es cuando se paga y el 33%, todas las anteriores, esto indica que ellos evalúan con base en el efectivo generado y comprometido, el cual en muchos de sus casos no tiene compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad.

CUADRO No. 8.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A SI SE IMPUTA UN GASTOS AL PRESUPUESTO CUANDO:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
Se adquiere un bien o servicio Se realiza un registro afectando el presupuesto. Se compromete Todas las anteriores Ninguna	01 04 01 00 00	16 68 16 00 00
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2003.

De acuerdo a los resultados presentados el 68% de los encuestados respondió cuando el registro afecta el presupuesto, siendo esta la mejor manera de evaluar la imputación del gasto presupuestario, ya que una vez registrado el precompromiso se afecta preventivamente el compromiso. Los demás aunque están también en lo cierto, deberían evaluar las imputaciones presupuestarias en conjunto para de esta manera evitar posibles errores en la imputación de gastos presupuestarios.

CUADRO No. 9.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A SI EL GASTO CAUSADO LLEVA LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES PARA SE REGISTRADOS EN LA DIRECCION ANTES DE REALIZAR EL PAGO:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
SIEMPRE ALGUNAS VECES POCAS VECES NUNCA	-- 06 -- --	-- 100 -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo a los resultados registrados en este cuadro el 100%, respondió que algunas veces, debido a que en la mayoría de los casos algunos gastos no presentan la documentación completa, para la realización del pago, lo cual contraviene las normativas a seguir y establecidas en la Ley de Régimen Presupuestario.

CUADRO No. 10.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A LA DISPONIBILIAD PRESUPUESTARIA SE VE DETERMINADA POR EL RETARDO DE LOS COMPROMISOS:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
SIEMPRE ALGUNAS VECES POCAS VECES NUNCA	05 00 01 --	83 00 17 --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004

De acuerdo, a estos resultados el 83%, respondió que si, ya que al no ser afectado el crédito presupuestario (la partida específica) se mantiene la disponibilidad hasta tanto no exista afectación del compromiso. Mientras que el 17%, no sabe, ya que nunca ha maneja esta área presupuestaria por lo tanto no conoce la forma como un compromiso podría de alguna manera determinar la disponibilidad presupuestaria.

CUADRO No. 11.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A EL SALDO ACTUALIZADO, ES MANETINO POR LA DIRECCION DE PLANIFICACION, PRESUPUESTOS Y SISTEMAS PARA LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
SIEMPRE ALGUNAS VECES POCAS VECES NUNCA	06 -- -- --	100 -- -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004

De acuerdo, a estos resultados el 100%, respondió que siempre, ya que ella es la encargada de controlar, planificar y organizar la ejecución del gasto presupuestario, por lo tanto son los jefes los que señalan dentro de ciertas condiciones, el volumen e importe de las operaciones que se pueden desarrollar.

CUADRO No. 12.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A LA DIRECCION DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y SISTEMAS, LLEVA EL REGISTRO Y CONTROL DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS QUE SE EFECTUAN EN LA LEY DE PRESUPUESTO

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
SIEMPRE ALGUNAS VECES POCAS VECES NUNCA	06 -- -- --	100 -- -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004

De acuerdo, a estos resultados el 100%, respondió que siempre, ya que entre sus funciones se encuentra especificada esta, con el objetivo de evitar desequilibrio entre los diferentes departamentos que integran la institución.

CUADRO No. 13.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A SI LA INSTITUCION ADQUIERE COMPROMISOS EXTEMPORANEOS:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
SIEMPRE ALGUNAS VECES POCAS VECES NUNCA	-- 06 -- --	-- 100 -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004.

De acuerdo a los resultados registrados en este cuadro el 100%, respondió que no, debido a que para el 31/12, fenece el ejercicio fiscal y no se puede adquirir ningún compromiso, debido a que los compromisos adquiridos con posteridad al treinta y uno de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargos al ejercicio que se cierra en esa fecha y los créditos presupuestarios, no afectados por compromisos, caducaran sin excepción.

Lo cual quiere decir que los compromisos validamente adquiridos y no pagados al treinta de diciembre de cada año, se cancelaran con cargo al Tesoro durante el semestre siguiente. Terminado este periodo, los compromisos no pagados, deberán pagarse con cargo a una partida del presupuesto que se preverá para cada ejercicio.

CUADRO No. 14.

DISTRIBUCIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL SEGÚN EL CRITERIO DE LOS ENCUESTADOS REFERENTE A EXISTE UNA INCIDENCIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA EN EL GASTO PRESUPUESTARIO:

ALTERNATIVAS	Frecuencia	Porcentaje
MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA	06 -- -- -- --	100 -- -- -- --
TOTAL	06	100

FUENTE: Encuesta aplicada al Personal del Departamento de Planificación y Presupuesto del Instituto Autónomo de la Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), 2004

De acuerdo, a estos resultados el 100%, respondió que muy alta, ya que este es un proceso continuo de planificación, dirección, control y evaluación de los recursos, sistemas y actividades, todo ello dirigido al logro de los objetivos de la entidad.

Este resultado es relevante, debido a que conforma de forma contundente la existencia de la gestión administrativa en el gasto presupuestario; lo que impone la necesidad de realizar las funciones básicas del proceso administrativo de forma congruente con la planificación, ejecución y control del gasto presupuestario.

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones.

En función de los resultados obtenidos en el análisis efectuado, se puede

colegir lo siguiente

• En referencia a la gestión administrativa se pudo precisar, que la misma se esta desarrollando de manera inadecuada, no cónsona con las funciones básicas de cualquier proceso administrativo; ya que la planificación no es la más adecuada para desarrollar el gasto presupuestario; igualmente la organización de esta gestión no se considera la más adecuada para el desarrollo del gasto presupuestario. Su ejecución si se realiza plenamente; como el control del mismo; pero con el agravante de que no existe un proceso comunicacional que contribuya al desarrollo del gasto presupuestario; y como se sabe si no se comunica no se sabe, y las consecuencias son negativas a este proceso.

• Los procedimientos de control análisis administrativo de la ejecución presupuestaria que involucran directamente al personal que labora en el la Dirección de Planificación, Presupuestos y Sistemas del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar, se cumple a cabalidad, debido a que las algunas imputaciones se realizan de acuerdo al Plan Único de Cuentas no obstante, la efectividad de estos procedimientos se ve afectada por factores extrínsecos que tienen estrecha relación con el funcionamiento general del Departamento tal es el caso de los gastos que ejecutan las unidades operativas sin cumplir con el trámite de la certificación presupuestaria (compromiso) respectiva, la inexistencia de canales de comunicación entre las personas encargada de la ejecución del gasto presupuestario, la falta de emisión de documentos soportes del gasto causado, antes de hacerse efectivo el pago, originándose con ello registros simultáneos de asientos, pérdida de tiempo y desorden administrativo, entre otros.

• Existe incumplimiento del marco legal en cuanto a la ejecución del presupuesto se refiere, debido a que las unidades ejecutoras no realizan los gastos de acuerdo a su asignación presupuestaria, transgrediendo las Leyes y sus disposiciones generales, lo que evidencia que las modificaciones presupuestarias son aplicadas sin fundamento y sin carácter de emergencia que prevé la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario.

• Por ultimo se puede afirmar que existe una muy alta relación directa entre la gestión administrativa en el gasto presupuestario; esto se evidencia cuando toda la población estuvo totalmente de acuerdo con esta; así como los resultados de la planificación, organización, ejecución y control y el proceso comunicacional que desarrolla la gerencia en busca de la adecuación con el control y gasto presupuestario.

Recomendaciones.

En función de las conclusiones expuestas, se pueden hacer las siguientes recomendaciones:

• Exigir a las unidades ejecutoras del gasto, la tramitación de la certificación presupuestaria (compromisos) ante la Dirección de Planificación, Presupuestos y Sistemas del Instituto, con lo que se regularizaría el procedimiento idóneo para comprometer los recursos presupuestarios.

• Reglamentar oficialmente la remisión oportuna a la Dirección de Planificación, Presupuestos y Sistemas del Instituto, de los documentos que soportan el gasto causado, a los fines de agilizar el proceso para el efectivo registro del gasto.

• Al cierre de cada ejercicio fiscal, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance del Instituto Autónomo de Policía del Estado Bolívar (IPOLBOLIVAR), deberán preparar y enviar al Departamento de Planificación y Presupuesto, una relación de los compromisos adquiridos a la fecha y no pagados, reintegrando los fondos no comprometidos.

• Realizar reuniones con el personal de otros Departamentos o Unidades, a fin de coordinar todo lo referente a la codificación presupuestaria, una vez que se adquieran gastos por parte de ellas, ya que de esta manera se evitarían posibles errores en la imputación de los mismos.

• Integrar a todo el personal en el conocimiento y manejo del sistema de control interno, con el objeto de promover el logro de metas a alcanzar por la Institución, debido a que de esta manera todo el personal estaría alerta a las posibles desviaciones y se aplicarían los correctivos de manera oportuna.

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