“APLICACIÓN DE LAS FUNCIONES EMPRESARIALES

PARA UNA SECRETARIA”

VIÑA DEL MAR, JULIO DE 2004.

El objetivo de este informe es interiorizar, brevemente, al lector de las cuatro principales funciones empresariales.

Aquí encontrará: definiciones de los conceptos, principales componentes, perspectivas de funciones, además de las principales funciones que se ejecutan por el profesional secretario.

En último término la entrevista realizada a una secretaria nos aporta los conocimientos y la destreza que se adquieren con la práctica.

El concepto de finanzas ha evolucionado permanentemente desde comienzos del siglo veinte hasta nuestros días y con seguridad seguirá evolucionando en los próximos años. Hasta finales de la década de los setenta, cuando se hablaba de finanzas, la gente lo relacionaba con contabilidad, el movimiento contable, el registro e interpretación de las transacciones económicas, ese era el estudio del pasado.

El enfoque moderno de las finanzas incluye estudios profundos. Han dejado de ser un campo preocupado fundamentalmente por la obtención de fondos para abarcar la administración de de activos, la asignación del capital y la valuación de la empresa en  el mercado global; ya no son un campo con un interés primordial en el análisis externo de la empresa, sino que dan gran importancia a la toma de decisiones dentro de la empresa. La principal característica de las finanzas actuales es su cambio continuo por nuevas ideas y técnicas”.

El estudio de las finanzas abarca tres áreas interrelacionadas, y son: Las inversiones, los mercados de dinero y de capitales y la administración financiera. Un buen administrador financiero debe preocuparse principalmente del estudio del manejo del dinero y sus equivalentes en un ente económico, para cumplir con su objetivo básico, fundamentado en tres tipos de decisiones: de Inversión, de Financiamiento y de Distribución de Utilidades.

Resumiendo, Administración Financiera se puede definir como el manejo de los fondos de una empresa con el fin de alcanzar el objetivo básico financiero y fundamentado en una serie de decisiones financieras.

Por ultimo, el objetivo básico financiero está definido, no como la maximización de utilidades, sino como la maximización de la riqueza de los dueños de la empresa, la cual viene a ser igual a la maximización del valor de la empresa.

En entidades sin fines de lucro evidentemente la obtención de utilidades no es ni debe ser el objetivo dominante. El responsable de las finanzas en estas instituciones debe tener esto siempre presente.  En este caso la función financiera debe orientarse y guiarse por la maximización de su contribución al logro de los objetivos para los cuales fueron establecidas las instituciones.

Para el manejo financiero adecuado de la empresa, se cuenta con una serie de herramientas tales como: El análisis financiero, los presupuestos, el flujo de caja, las matemáticas financieras, las técnicas de administración de activos y pasivos, el estado de fuente y aplicación de fondos y la contabilidad administrativa, entre otros.

Principales tareas que desarrolla una secretaria de área financiera.

4. CAPITULO DOS: MARKETING

En el área de Marketing o Mercadeo el objetivo básico está definido por la satisfacción de las necesidades de los consumidores, complementado con otros objetivos tales como penetración de mercados, metas de ventas, canales de distribución, etc., para lo cual se recurre a la utilización de una serie de herramientas, tales como investigación: de mercados, promoción y publicidad, sistemas de distribución y otros.

Durante mucho tiempo, el termino Marketing, ha sido asociado y muchas veces confundido principal y casi exclusivamente con las actividades de publicidad y promoción. Además de éstas, incluye diseño de productos, técnicas de ventas, etc.

El Marketing está constituido por todas las actividades tendientes a generar u facilitar cualquier intercambio cuya finalidad sea satisfacer las necesidades o Deseos Humanos

La esencia del marketing es un intercambio o transacción cuya finalidad es la satisfacción de las necesidades y deseos humanos.

La función del marketing es la de organizar el intercambio entre los productores y consumidores. En esta definición se aplica tanto a la organizaciones comerciales como a las sin fines de lucro.

Entonces llamamos marketing intraorganizacional a todo trabajo tendiente a capacitar y motivar a todos los componentes de una organización.

Llamamos marketing extraorganizacional a todo lo relacionado con la preparación, asignación de precios, distribución, promoción, etcétera; de un producto o servicio ante los clientes.

Principales tareas que desarrolla una secretaria de área Marketing.

5. CAPITULO TRES: RECURSOS HUMANOS

La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal. A la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

Significa conquistar y mantener las personas en la organización, trabajando y dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable. Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organización.

El área de Administración de personal busca fundamentalmente alcanzar la satisfacción de las necesidades de los trabajadores, complementado con la capacitación, la recreación, y el bienestar social entre otros del talento humano, recurriendo a herramientas tales como técnicas de motivación, estudios salariales, círculos de calidad y otros.

Las funciones de este departamento son:

1. Organización de personal:

Depende de la organización jerárquica y del tipo de empresa.

2. Planificación de RRHH:

Planifica a corto plazo, no hay mucho que hacer a medio plazo de un año (despidos y nuevas contrataciones) para quedarse en la empresa, mayor antigüedad, cargas familiares y ya si por ejemplo posee algo beneficioso para la empresa lleve o no mayor tiempo o mayores cargas y la otra persona tenga algo que sea beneficioso para la empresa se queda esta. Jerarquía- test de aptitudes para ocupar un nivel jerárquico.

3. Empleo / reclutamiento y selección:

Reclutamiento cuando se produce una vacante y se presenta gente para el puesto, y la selección cuando van cribando a la gente para elegirla.

Externo- cuando seleccionan gente de fuera de la empresa.

Interno- cuando seleccionan gente de dentro de la empresa.

En la actualidad las técnicas de selección del personal tienen que ser más subjetivas y más afinadas, determinando los requerimientos de los recursos humanos, acrecentando las fuentes más efectivas que permitan allegarse a los candidatos idóneos, evaluando la potencialidad física y mental de los solicitantes, así como su aptitud para el trabajo, utilizando para ello una serie de técnicas, como la entrevista, las pruebas psicosométricas y los exámenes médicos.

4. Desarrollo de RRHH o formación: Es la formación que hay que dar a la gente para enseñarla para cubrir un puesto o para ascender en la categoría donde esta situada.

5. Retribución o administración de RRHH: Como valorar los puestos de trabajo y la retribución que tengan que llevar. Valorar la importancia de la persona en el puesto de trabajo bajo la repercusión que tiene en la empresa, capacidad, iniciativa.

6. Función de relaciones laborales: Buena relación entre personas de la empresa (no malos rollos)-(nivel informal).

- Nivel formal-informal- sindicatos con recursos humanos tienen relación para mediar diferentes problemas.

- Seguridad e higiene en el trabajo o algunas condiciones laborales que tengan los trabajadores.

7. Función de servicios sociales: Todos aquellos que prestan servicios a sus empleados, residencias de verano, guarderías...

8. Control de gestión: Analiza actividades en función de los resultados para arreglar posibles fallos en el departamento.

Para redondear las funciones de este departamento, es útil citar a Margaret Butteris quien dice “ el papel y la función de Recursos Humanos de la empresa consiste en lo siguiente:

Principales labores de la secretaria de este departamento.

6. CAPITULO CUATRO: OPERACIONES

Se relaciona con la producción de bienes y servicios y es ejecutada por los gerentes de operaciones, quienes trabajan sobre el proceso de transformación de inputs en outputs. El gerente trabaja sobre el proceso de transformación, tomando decisiones sobre eficiencia y efectividad

Operaciones es responsable de la producción de los bienes o servicios de las organizaciones. Este departamento toma decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se utilizan.

Decisiones clave: proceso, capacidad, inventarios, fuerza de trabajo, calidad.

En el área de Producción el objetivo básico es la fabricación de la cantidad óptima de unidades al menor costo posible, con la mejor calidad y en un tiempo específico, los complementarios son entre otros lograr niveles mínimos de desperdicio, niveles óptimos de eficiencia en maquinaria y mano de obra. Para esto se cuenta con herramientas tales como estudios de tiempo y movimientos, programación lineal, estadísticas y diseños.

Distintas perspectivas de las Operaciones en una empresa:

Funcional: Operaciones, Marketing, RR.HH., contabilidad, etc.

Metodológico: Sistemas, análisis cuantitativo, economía, psicología, etc.

Por sector industrial: alimentos, bancos, autos.

Integrador: Empresa y sociedad; estrategia corporativa.

Componentes del sistema productivo/operativo:

Insumos.

Bienes o servicios.

Información externa.

Información de retroalimentación.

Funciones que desempeña la secretaria en Operaciones.

SEÑORA: ANA MARIA OLIVARES HIDALGO

CARGO: COBRANZAS

EMPRESA: TRANSQUIN

RUBRO: TRANSPORTE MARITIMO.

FONO CONTACTO: 32 - 933190

La señora Ana María fue la candidata elegida para realizar esta entrevista debido a sus ocho largos años de experiencia en la empresa Transquin, lugar en donde desarrolló sucesivamente tareas pertenecientes a las cuatro funciones principales de la empresa.

Es prudente para la evaluación de esta entrevista señalar que la señora Olivares, no desempeña actividad secretarial en este momento, sino que desarrolla labores de cobranza externa para la empresa referida.

Luego de nuestra conversación pude constatar que es de vital importancia manejar los conceptos, ojalá avanzados, respecto de lo que es cada uno de los departamentos abarcados en este trabajo. Ya que en la medida que conocemos las tareas del otro se nos simplifica realizar las tareas propias como por ejemplo: si como secretaria de finanzas conozco las fechas usuales de pago de nuestros clientes, labor que le compete a la secretaria del área cobranzas, puedo manejar mejor el libro de banco y la proyección de entradas y las fechas en podríamos cumplir con los compromisos que tiene la empresa (cancelación de las facturas de compra).

En primer término resulta ventajoso para nuestro currículum el tener experiencia en el desarrollo de las tareas de los cuatro departamentos, pues nos da un plus a la hora de competir con otra secretaria al momento de postular a un trabajo. En segundo término el desarrollar cualidades administrativas nos permitirá organizar nuestras tareas de manera que lleguemos a ser profesionales que no requieran mayor supervisión y con un alto grado de iniciativa, lo que redundará en un óptimo desempeño profesional.

En primer término al finalizar este trabajo de investigación y aplicación, me resultó en extremo grato, en mi calidad de trabajador-estudiante, constatar que muchas de las tareas que de manera autodidacta realizamos en nuestros trabajos se apegan a lo que la teoría dice sobre cada función empresarial. Esto resulta muy satisfactorio dado que reafirma la decisión de haber optado por esta carrera.

Por otro lado luego de esta experiencia podemos decir que es deber profesional de toda secretaria poder abarcar tantos ámbitos como le sea posible, ya que el dominio general de gran cantidad de materias diversas, elevan los méritos de él o la profesional secretario.

BIBLIOGRAFIA